INTRODUCCIÓN

Tiempo es este de turbulencias, tiempo de cambios. La Administración afronta dificultades serias de diversa clase, pero quizá la
peor de todas sea la pérdida de confianza e imagen ante los ciudadanos. Voces hay que con argumentos catastrofistas –y nada
inocentes– quieren hacerla pasar por ser un aparato mastodóntico, costoso e inoperante.

Pese a todo, la actividad que realiza sigue siendo clave en la articulación de la sociedad del bienestar; si bien es
cierto que queda camino por recorrer para alcanzar el nivel óptimo de calidad propio de una sociedad que se
pretende avanzada. Y precisamente con el fin de contribuir al avance en esta mejora del servicio que presta la
Administración, se plantea este curso programado por la Escuela de Formación e Investigación de la Administración
Pública.

¿Qué puede aportar un curso sobre la comunicación escrita para aumentar la satisfacción del ciudadano con respecto a la
Administración?

La comunicación escrita es el cordón umbilical, aunque no el único, que conecta a la ciudadanía con la Administración. Aunque
las actividades informativas presencial y telefónica son importantes, pues suponen un primer contacto directo e inmediato con
el ciudadano, es, sin embargo, mediante el documento escrito como se transmiten y comunican los actos administrativos, actos
que producen efectos de gran trascendencia individual o colectiva, promulgación de normas, regulación de actividades,
sanciones, autorizaciones, reconocimiento de derechos, etc.

Pero por distintas causas que repasaremos a lo largo de este curso, el lenguaje de la Administración, un lenguaje con
características propias, no reúne las suficientes condiciones para comunicar con eficacia esos mensajes de gran
importancia para el ciudadano. Porque al hablar de eficacia nos referimos a la propiedad de las cosas de producir el
efecto o prestar el servicio a que están destinadas.

¿Es acaso eficacia transmitir un mensaje que una persona de nivel medio comprende con dificultad por la
complejidad formal o sustantiva con que está escrito? ¿Es eficiente un documento que obliga al ciudadano a requerir
información aclaratoria sobre su contenido a terceros o a la propia Administración?

En otro orden de cosas, ¿puede deducirse de nuestro ordenamiento jurídico un derecho del ciudadano a recibir de la
Administración documentos comprensibles? Y en caso de que exista, ¿cómo podría llevarse a la práctica en la
comunicación escrita administrativa?

Este es el objetivo al que se orienta la materia de este curso: allanar las dificultades que la comunicación escrita
ocasiona a los ciudadanos que se relacionan con la Administración.

Para lograrlo, propondremos dos estrategias principales:

1. Mejorar el uso de los recursos lingüísticos que componen la base de los documentos. La
comunicación escrita administrativa ha desarrollado un estilo, unas costumbres en la redacción, cuyas
características determinan que los textos administrativos sean difíciles de comprender. Puesto que el
objetivo es intentar hacer más comprensibles los documentos, esta primera estrategia consistirá en
sugerir soluciones que disminuyan las dificultades de ese estilo administrativo.

2. Aumentar la legibilidad del documento. El material lingüístico se reproduce sobre el papel o la

pantalla (en aquellos casos en que ya esté en marcha la Administración electrónica) siguiendo una
 estructura, un orden. La comodidad con que el documento «se vea» para poder ser leído dependerá de
cómo se organice la información, de que las oraciones no se extiendan más allá de lo razonable, de que los
párrafos articulen lógicamente el texto, así como de la presencia de elementos tipográficos que ayuden al
lector a asimilar la información del documento.

En definitiva, se trata de proponer una simplificación tanto del lenguaje como de la estructura de los documentos
para avanzar en la modernización y la mejora del servicio público y, por extensión, de la Administración y la
percepción que de ella tiene el ciudadano.

1
 PRIMERA PARTE

LA REGULACIÓN LEGAL DEL USO DEL

LENGUAJE EN LA ADMINISTRACIÓN
PLANTEAMIENTO Y OBJETIVOS

¿Existe un derecho a la comunicación eficaz que obligue a la Administración a comunicarse con el ciudadano en términos que
este pueda entender?

En las páginas siguientes abordaremos los siguientes temas:

1. La regulación existente en el ámbito internacional y comunitario europeo sobre la comunicación con los
ciudadanos, en el marco de los estándares de una buena administración.

2. El derecho a la inteligibilidad de las comunicaciones escritas como elemento inseparable de la calidad y

la eficacia administrativas.

3. El lenguaje administrativo actual: características y posibilidades de mejora y modernización.

EL DERECHO A LA BUENA ADMINISTRACIÓN.

INICIATIVAS DE LA UNIÓN EUROPEA SOBRE LA REDACCIÓN DE
LEYES Y DOCUMENTOS

DESARROLLO DE CONTENIDOS

1. EL DERECHO A LA BUENA ADMINISTRACIÓN

La razón de ser de la Administración es la gestión de los intereses generales. Pero esta actividad esencial no puede
prestarse de modo insuficiente o sin un nivel aceptable de satisfacción hacia los ciudadanos, sus destinatarios.

En los últimos treinta años se ha venido reformulando el compromiso de los servicios públicos con el ciudadano. La
OCDE, por medio de su Comité de Gestión Pública, publicó un informe en el año 1981 en el que se planteaba una
reforma de la gestión pública que se adaptara al ritmo de los cambios sociales y de las nuevas demandas que estos
2
exigían1. Por su parte, la Carta Europea de los Derechos Fundamentales, de diciembre de 2000, recoge en el
artículo 41 el derecho a la buena Administración pública.

¿En qué consiste este derecho a la buena Administración?

Este derecho fundamental de los ciudadanos frente a los servicios públicos se refiere a la forma en que deben actuar
las instituciones públicas: dar prioridad a la centralidad del ser humano, abrirse a la realidad; facilitar el
entendimiento y la participación; promover la modernización permanente, y reforzar la vinculación ética de los
empleados públicos.

Más específicamente, la buena Administración es la que cumple las funciones que tiene asignadas: servicio a la
ciudadanía, racionalidad en su actividad, justificación permanente de sus actos y sus políticas; una Administración
cuyas instituciones respondan ante la ciudadanía, estén orientadas permanentemente al interés general, a la mejora
permanente de las condiciones de vida de las personas.

Consiguientemente, este derecho de los ciudadanos a la buena Administración se convierte en obligación para la Administración,
que se somete a unos principios de actuación que materializan el contenido de ese derecho. RODRÍGUEZ ARANA2 enumera los
veinticuatro principios de actuación que conforman el concepto buena Administración.

2. LAS INSTITUCIONES EUROPEAS APUESTAN POR LA

REDACCIÓN EFICAZ

En los últimos veinte años las instituciones europeas han puesto en marcha diversas iniciativas para mejorar la
redacción de las normas y los actos comunitarios. La Guía práctica común del Parlamento Europeo, del
Consejo y de la Comisión3 fue publicada en 2003 como compendio de las medidas aprobadas hasta ese
momento4.

El objetivo de la Guía es diáfano: la calidad de la redacción de las normas y documentos comunitarios es esencial
para que sean mejor comprendidos y se apliquen correctamente. Una legislación formulada de manera clara,
coherente y precisa permitirá a los ciudadanos y a los agentes económicos conocer sus derechos y obligaciones, y a
los órganos jurisdiccionales garantizar su observancia. Esta propuesta de mejora de la legislación se basa en la
redacción de textos más claros y sencillos. Ya la primera línea directriz establece:

La redacción de un acto legislativo debe ser:

• clara, de fácil comprensión;

1 RODRÍGUEZ-ARANA, JAIME (2013): El derecho a una buena Administración para los ciudadanos, INAP, Madrid.
2 Juridicidad, servicio objetivo a los ciudadanos, promoción de la libertad y la igualdad de condiciones de las
personas, racionalidad, igualdad de trato, eficacia, publicidad de las normas, seguridad jurídica,
proporcionalidad, ejercicio normativo del poder, imparcialidad e independencia, relevancia en las actuaciones
administrativas, coherencia, buena fe, confianza legítima, asesoramiento, responsabilidad, facilitación, celeridad,
transparencia y acceso a la información, protección de la intimidad, ética, debido proceso y de cooperación. Íbid.
págs. 98-102
3 Puede consultarse en http://eur-lex.europa.eu/techleg/index.html?locale=es
4 Consejo: Resolución de 8 de junio de 1993, relativa a la calidad de la redacción de la legislación comunitaria (DOC 166 de
17.6.1993); Comisión: Directrices para la política legislativa, documento SEC(1995) 2 255/7 de 18.1.1996; Acuerdo
interinstitucional de 22 de diciembre de 1998, relativo a las directrices comunes sobre la calidad de la redacción de la
legislación comunitaria (DOC 73 de 17.3.1999); Declaración n.º 39 relativa a la calidad de la redacción de la legislación
comunitaria, aneja al Acta final del Tratado de Ámsterdam. 5 http://ec.europa.eu/translation
3
 • sencilla, concisa, desprovista de elementos superfluos;

• precisa, no dejará lugar a dudas en el lector.

El contenido de la Guía se complementa con un documento breve pero muy útil, dirigido al personal de la
Comisión Europea que debe redactar documentos: Cómo escribir con claridad5. Solo el título es toda una
declaración de intenciones sobre la orientación del documento. A través de diez consejos para la redacción, la
Comisión defiende que «un documento claro será siempre más eficaz y más rápidamente comprendido».

¿EXISTE UN DERECHO DEL CIUDADANO A UNA

COMUNICACIÓN ADMINISTRATIVA
COMPRENSIBLE?

Ya hemos visto que en los países del entorno de España hay una vivificante corriente a favor de que no solo el
lenguaje de su Administración sino incluso el de las leyes se someta a una revisión que pasa necesariamente por la
simplificación y la claridad. ¿Existe realmente en nuestro ordenamiento jurídico un derecho del ciudadano a recibir
comunicaciones de calidad, que estén redactadas en un lenguaje sencillo, claro y, sobre todo, adaptado a las
características de los destinatarios a quienes van dirigidas?

Intentar responder a esa pregunta es el objeto de este apartado.

1. EL LENGUAJE EN LA MODERNIZACIÓN DE LA
ADMINISTRACIÓN

Cuando se habla de modernización de la Administración normalmente se habla de mejoras en los servicios públicos
para adaptarlos a las nuevas exigencias de la sociedad: mejora de la información y sus canales, simplificación de
trámites y estructuras... En suma, un aumento de la eficacia para ofrecer servicios de calidad.

También el lenguaje de los documentos, que es inseparable de esta actividad, debe y puede modernizarse para ser
accesible a cada uno de sus destinatarios y cumplir así la función para la que está previsto: es decir, para su eficacia.
Y modernizarse implica en este terreno facilitar la comprensión del lenguaje, hacerlo más sencillo, menos complejo.
Porque hay una característica que destaca del lenguaje de la
Administración: su dificultad para ser comprendido por buena parte de la ciudadanía.
4
Numerosos estudios sobre el lenguaje de la Administración y su comunicación escrita en general han puesto de relieve que este
lenguaje está lejos de ser accesible y sencillo para la mayoría de sus destinatarios. ¿Cómo se justifica un servicio público cuyas
manifestaciones escritas son difíciles de entender y parecen despreocuparse de su adecuada comprensión por el ciudadano, a
pesar de las consecuencias que el acto en sí puede acarrear?

2. LOS PRINCIPIOS DE ACTUACIÓN ADMINISTRATIVA Y SUS RELACIONES

CON EL LENGUAJE

La Constitución y la Ley 40/2015 (LRJSP) establecen los principios que rigen la actuación de las Administraciones
públicas. Si la Administración es actividad material enfocada a la gestión de los asuntos de interés general, sujeta al
derecho y a un procedimiento reglado, el lenguaje q ue esta utiliza como instrumento para la consecución de sus
fines estará consecuentemente sometido a los mismos principios.

La eficacia del lenguaje administrativo presenta dos aspectos, no siempre fáciles de conciliar:

a) que el acto refleje con toda precisión la voluntad de la Administración;

b) que sea comprendido por los destinatarios.

Los principios de actuación de nuestro ordenamiento unas veces refuerzan un aspecto, a veces otro. Por una arte,
hay principios que van en dirección opuesta a la simplificación y la sencillez:

Principio de objetividad. La Administración persigue el interés general. En su actuación no caben ni la arbitrariedad ni la

subjetividad. La imparcialidad y la objetividad se manifiestan en la necesidad de motivar los actos y el consiguiente uso de un
lenguaje preciso, de contenido jurídico, que resta sencillez al lenguaje.

Principio de jerarquía y competencia. La organización jerárquica de la Administración se manifiesta en los

documentos con la expresión de las normas que otorgan la competencia para actuar y también en las delegaciones
de firma. Estos datos de contenido obligatorio aumentan la complejidad y dificultan la simplificación

Principio de legalidad. La justificación obligatoria de que la actuación administrativa es conforme al derecho (motivación)
requiere un despliegue de referencias legales y, en ocasiones, citas literales de estas. Si, por un lado, la motivación sirve de
garantía de legalidad, por otro, la profusión de referencias y normas complica la legibilidad del documento.

Principio de seguridad jurídica. El lenguaje administrativo no puede ser impreciso ni ambiguo pues de sus actos
debe deducirse un mensaje denotativo y único, no sujeto a interpretaciones. Uno de los recursos lingüísticos que lo
consolida es el uso de una terminología específica y técnica. A cambio de su especialización, se dificulta la
comprensión porque solo los profesionales o los expertos dominan ese lenguaje y su difusión es más restringida.

Hay principios que pertenecen a ambos aspectos, como el principio de eficacia. La eficacia exige un resultado
concreto de la acción administrativa: comunicación objetiva, precisa y rigurosa; y también una comunicación
inteligible.

Por otra parte, hay principios de los que se puede deducir la exigencia de un lenguaje administrativo más sencillo:

5
Principio de transparencia y claridad. Obliga a la Administración a no ser oscura ni impedir la participación del
ciudadano en el ejercicio de sus derechos y deberes. La ley de transparencia 5, refuerza este principio cuando
desarrolla en su artículo 5 cómo debe ser la información que suministre la Administración y las entidades incluidas
en su ámbito subjetivo:

4. La información sujeta a las obligaciones de transparencia será publicada en las

correspondientes sedes electrónicas o páginas web y de una manera clara, estructurada y
entendible para los interesados y, preferiblemente, en formatos reutilizables. Se establecerán los
mecanismos adecuados para facilitar la accesibilidad, la interoperabilidad, la calidad y la reutilización
de la información publicada así como su identificación y localización.

5. Toda la información será comprensible, de acceso fácil y gratuito y estará a disposición de

las personas con discapacidad en una modalidad suministrada por medios o en formatos adecuados
de manera que resulten accesibles y comprensibles, conforme al principio de accesibilidad universal
y diseño para todos.

Principios como el de simplicidad, proximidad, accesibilidad e igualdad obligan a reducir la complejidad de trámites y del
lenguaje, a tratar a los ciudadanos conforme a sus condiciones (adaptación) y a despejar los obstáculos en su relación con la
Administración.

Finalmente, hay autores6 que combinando estos principios han deducido la existencia de un principio de
inteligibilidad. Este principio no expreso en las leyes, serviría como guía o criterio de interpretación del contenido y
de los principios anteriores. Se puede formular como el derecho del ciudadano a entender los documentos de la
Administración. Formulado al contrario, es el deber de la Administración de expresarse de forma inteligible para los
ciudadanos a quienes sirve.

Derecho a entender y obligación de ser inteligible son dos manifestaciones de los principios de calidad,
transparencia y simplificación administrativa. Ambos derechos afectan al lenguaje de la Administración por ser una
parte no pequeña de la actuación administrativa, en el mismo nivel que los aspectos organizativos, de simplificación
de trámites, de profesionalización, accesibilidad y modernización.

5 Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno (BOE n.º 295,
de 10 de diciembre).
6 CONDE ANTEQUERA, JESÚS (2009): Lenguaje administrativo y Derecho: el lenguaje como aspecto de la
actividad administrativa, Aranzadi, Pamplona.
6
 EL LENGUAJE ADMINISTRATIVO

¿Es verdaderamente difícil de entender el lenguaje administrativo?

La mayor parte de los estudiosos del lenguaje de la Administración, filólogos o juristas,

coinciden en señalar la dificultad del lenguaje administrativo, porque es un lenguaje para
especialistas, que no siempre se ajusta al perfil del destinatario a quien va dirigido.

Pero si un ciudadano de nivel medio no puede comprender por completo los mensajes que
recibe de la Administración, ¿se puede decir que el lenguaje administrativo cumple su función?
¿Acaso debería la ciudadanía incrementar su nivel de conocimientos sobre la Administración
para poder comprender el contenido de sus actos y sus documentos? ¿A quién corresponde el
esfuerzo de adaptación? Los apartados que vienen a continuación intentarán responder a estas
preguntas.

1. ¿QUÉ ES EL LENGUAJE ADMINISTRATIVO?

Comencemos por el principio. Podemos definir el lenguaje administrativo como el uso de la

lengua que ha ido creando la burocracia administrativa para la gestión de los servicios públicos
en sus relaciones internas y externas7.

Esta definición nos permite conocer qué es el lenguaje administrativo, por qué es así y también nos
permitirá al final preguntarnos si ha de seguir siendo así.

En primer lugar, destaca el hecho de que el lenguaje administrativo es emitido por los órganos
de la Administración y no es interactivo, sino unidireccional: va de la Administración al
ciudadano.

La segunda conclusión es que se trata de un lenguaje que «se ha ido haciendo», en cuyo
desarrollo han tenido mucho que ver la tradición jurídica y la costumbre, como veremos.

Finalmente, este lenguaje es el medio de comunicación entre la Administración y los ciudadanos

y entre las Administraciones.

2. CARACTERIZACIÓN DEL LENGUAJE ADMINISTRATIVO

Tres son los condicionantes de uso que configuran el lenguaje administrativo y determinan su
estilo:

• su carácter institucional;

7 RAMÓN SARMIENTO en «El lenguaje de la Administración», Revista de Llengua i Dret, n.º 43, 2005.
 9

• su estrecha relación con los lenguajes forense, legal y jurídico (los denominados lenguajes
del poder);
• su condición de lenguaje técnico, especializado.

2.1. Carácter institucional

La Administración, a la que las leyes han otorgado el carácter de autoridad pública, tiene como
fin satisfacer los intereses generales. Para el cumplimiento de esta función goza de unas
prerrogativas que le permiten intervenir en la esfera individual o colectiva a través de actos
normativos, prescriptivos, informativos. Una de las consecuencias de esta condición
institucional, de autoridad, es el tipo de relación que se establece entre la Administración y el
ciudadano: es una relación estrictamente profesional, funcional.

Otro hecho con importantes repercusiones en el estilo es que, como contrapartida a las
prerrogativas mencionadas anteriormente, la Administración está obligada a justificar que cada
uno de sus actos está sujeto al ordenamiento jurídico y previsto en el procedimiento
administrativo. Esta obligación impone un contenido obligatorio en los documentos,
señaladamente una multitud de referencias continuas a las leyes o normas que se han
aplicado, e incluso las citas de fragmentos literales de dichas leyes.

Estos factores imprimen un alto grado de formalidad que se manifiesta en el estilo en dos
aspectos: la impersonalidad y la solemnidad.

La impersonalidad. La Administración debe actuar con objetividad y neutralidad. Esta

pretensión de imparcialidad se manifiesta en el lenguaje difuminando del documento cualquier
referencia personal al emisor, quien se oculta tras la denominación del cargo o de la institución.
Para disipar cualquier asomo de subjetividad, el redactor recurre a las oraciones pasivas,
pasivas reflejas y otras estructuras impersonales.

Solemnidad. La función pública parece exigir unas formas de expresión reiterativas,

rebuscadas, adornadas con giros que se apartan del lenguaje común. ¿Es verdaderamente
necesario ese estilo para ejercer su papel de Administración?

¿Qué efectos provocan la impersonalidad y la solemnidad sobre el lenguaje administrativo? El

alto nivel de formalidad determina un estilo ampuloso, forzado y poco natural, que marca
excesiva distancia y frialdad con respecto a su destinatario y provoca la percepción de una
Administración anquilosada y poco accesible

Lo que se le comunica para su conocimiento y efectos, advirtiéndole que de no

realizar las actividades que han producido la paralización del procedimiento en
el plazo de tres meses, se procederá a la caducidad del mismo, archivando
todas las actuaciones, sin perjuicio de las medidas sancionadoras que
comporte la inactividad imputable a usted como interesado.

Aunque se han conseguido avances notables, aún sobreviven en el estilo administrativo algunas
expresiones que revelan el trato desigual y distante que se ha dispensado a los ciudadanos en
8
otras épocas: suplicar, elevar un escrito, rogar, tener el honor de informar; así como otras
expresiones afortunadamente derogadas por la Orden de 7 de julio de 1986, como Dios
guarde a usted muchos años, con el debido respeto y consideración, es gracia que
espera merecer del recto proceder de V. I.

2.2. El influjo de los lenguajes del poder. La tradición en el lenguaje

administrativo

El lenguaje administrativo está inevitablemente influido por los lenguajes denominados del
poder, categoría a la que pertenecen tanto el lenguaje de las leyes (lenguaje legal), el lenguaje
de los jueces (lenguaje forense) como en general el lenguaje derivado de los estudios
doctrinales sobre el derecho (lenguaje jurídico). Su influjo llena los documentos administrativos
de términos jurídicos especializados, de expresiones latinas o arcaísmos que estos lenguajes
han heredado desde siglos y cuyo uso constante ha convertido en modelos de redacción
inalterables y hasta venerados.

Este apego conservador e inmovilista se manifiesta en expresiones como hallar conforme,

venir obligado, significar (con valor de ‘comunicar’), expediente de su razón, venir en
resolver, por ende o los resultandos y considerandos, que todavía pueden observarse en
muchas resoluciones.

Algunos de los problemas de comprensión y legibilidad que plantea el lenguaje administrativo

tienen que ver con la pervivencia de estas formas anticuadas. Es necesario recordar que este
lenguaje, más que ningún otro de los denominados del poder, va dirigido a destinatarios muy
amplios, para los que son desconocidas e insólitas muchas de estas expresiones ajenas al uso
común y actual de la lengua estándar.

2.3. La tecnicidad del lenguaje administrativo

La tercera de las características deriva de la condición del lenguaje administrativo como

funcional, especializado en la transmisión de los mensajes oficiales. La necesidad de utilizar un
lenguaje preciso y denotativo, en el que no caben ambigüedades ni interpretaciones, ha creado
un conjunto de términos específicos de la actividad profesional administrativa: los tecnicismos.
Algunos son de nueva creación, otros son palabras ya existentes en la lengua que en el uso
administrativo toman acepciones particulares, no registradas en los diccionarios, como por
ejemplo decaer, caducidad, diligencia, firmeza, de plano, audiencia, dejar sin efecto, etc.

La ventaja de estas palabras técnicas es el alto grado de precisión con que permiten comunicar
los mensajes y condensar una información que, de otro modo, requeriría numerosas
explicaciones y definiciones. En cambio, tienen el inconveniente de que la comprensión efectiva
de este lenguaje se restringe a los profesionales familiarizados con sus términos. Esta
circunstancia impone una injusta desigualdad con respecto a los ciudadanos no expertos.

3. EL ESTILO ADMINISTRATIVO: LUCES Y SOMBRAS

9
Ya hemos visto que las condiciones de producción y de uso del lenguaje administrativo
establecen unas características de estilo que presentan ventajas e inconvenientes para la
eficacia de la comunicación. El estilo del lenguaje administrativo es el resultado, por un lado, de
la acentuación de los rasgos derivados de su condición institucional y técnica, y, por otro, de su
resistencia al cambio, del abuso y de la repetición de las mismas fórmulas y expresiones. A
continuación veremos cómo se reflejan estos rasgos en la lengua.

3.1. Léxico técnico, culto y poco común

Desde el punto de vista del léxico (vocabulario), se caracteriza por el empleo de palabras de uso
poco común.

Léxico técnico: los tecnicismos. La necesidad, que se transforma en obligación, de transmitir

información precisa, denotativa y sin margen a la ambigüedad, propia de los lenguajes
funcionales, impone el predominio de palabras de especialidad: los tecnicismos. Estas
palabras denominan conceptos de carácter técnico, condensan información muy precisa y
especializada y son realmente eficaces para garantizar la seguridad jurídica.

Cultismos y palabras rebuscadas. Son palabras que pertenecen al nivel culto de la lengua en
coexistencia con equivalentes más sencillos. Se adoptan por algunos grupos de hablantes (y
especialmente por el lenguaje administrativo) para distinguirse y diferenciarse de la lengua
común o para buscar nuevas formas de expresión (neologismos), que no siempre aportan
riqueza expresiva a la lengua (computar/contar; lleno/pleno; anticuado/obsoleto;
aperturar/abrir…).

El uso excesivo de este tipo de palabras puede dificultar la compresión de los documentos por
el no especialista, en la medida en que estas palabras quedan fuera del alcance de muchos
ciudadanos por su especialización y su uso restringido.

¿Qué es preferible: garantizar la precisión con la exactitud de los tecnicismos a cambio de

«desproteger» al ciudadano no especialista o, por el contrario, rebajar el grado de
especialización y de precisión a favor de una mayor claridad y mayor comprensión del
ciudadano no especialista?

3.2. Arcaísmo y solemnidad

El arcaísmo es una palabra que ya no se usa en la lengua común, que solo pervive en
determinados ámbitos del saber, en los que se mantiene por tradición. En esta categoría se
incluyen los latinismos (accésit, inter vivos, apud acta, pro indiviso, tribunal a quo…) y
otras expresiones arcaicas y al mismo tiempo solemnes, por su artificial apartamiento de las
formas de expresión del uso general (en su virtud, por cuanto antecede, a tenor de, a
mayor abundamiento, otrosí, adjunto tengo el honor de elevar a V. I., etc.).

Como en el caso visto en el apartado anterior, siempre es posible elegir palabras equivalentes
en la lengua común, que son más fácilmente comprendidas por un mayor número de
ciudadanos. Por eso es aconsejable reducir el empleo de estas expresiones a aquellos casos en

10
que sean inevitables o, al menos, cuando los interlocutores compartan conocimientos
similares.

Por su parte, la solemnidad en el estilo es consecuencia del carácter normativo e impositivo y el

afán por la objetividad propios del papel regulador de la Administración. La excesiva
solemnidad crea en el ciudadano la sensación de enfrentarse a una Administración-obstáculo
poco accesible y distante.

Las manifestaciones más evidentes de esta solemnidad las encontramos tanto en la expresión
de la autoridad (de conformidad con las competencias que me confiere el artículo…, he
tenido a bien resolver, vengo en disponer, notifíquese esta resolución a los
interesados), como en las fórmulas de mandato mediante el uso impropio de algunos tiempos
verbales (en el plazo de diez días comparecerá [por deberá comparecer]).

De forma especial hay que considerar la impersonalidad, que se manifiesta en la abundancia

de formas impersonales. Estas formas se manifiestan en las construcciones pasivas (la
ordenanza ha sido aprobada por el Pleno, en lugar de el Pleno ha aprobado la
ordenanza, las pasivas reflejas (se informa de lo siguiente, en lugar de informo de lo
siguiente) o las impersonales propiamente dichas.

También en el uso de la tercera persona o las formas no personales de los verbos (se ha
recibido en esta sección; se remite el presente expediente; se informa por este agente
medioambiental; a plena satisfacción de esta jefatura; examinado el expediente de
referencia, iniciado en virtud de la petición formulada...). La desaparición de las referencias
personales al emisor provoca distanciamiento con respecto al destinatario.

3.3. Monotonía, rigidez y formulismo

El lenguaje administrativo es poco dado a las innovaciones. Cuando una expresión se consolida,
se repetirá una y otra vez por costumbre y comodidad. Así se crean fórmulas o muletillas que
invariable y repetidamente aparecen en los documentos (se hace público para general
conocimiento; lo que comunico para su conocimiento y efectos; dispongo que se
cumpla en sus propios términos la sentencia; visto el expediente de referencia; adjunto
se remite…). Su repetición imprime monotonía y rigidez al estilo y hace perder eficacia
comunicativa.

La rigidez también se hace presente en el contenido obligatorio exigido por ley (referencias
legales en la motivación, expresión de los recursos admisibles contra el acto), que a veces
ocupa varios párrafos. Este contenido resta dinamismo al estilo y distrae la atención del lector
del mensaje esencial que intenta transmitir el documento.

4. COMPLEJIDAD Y PROLIJIDAD: ¿MÁS ES MEJOR?

El lenguaje administrativo tiende a la complejidad. Ya hemos visto más arriba que prefiere las
palabras rebuscadas y las expresiones extensas antes que las sencillas y concisas, porque cree
encontrar en ellas la precisión y la especificidad acordes con el papel institucional. Un rasgo

11
derivado de esa tendencia es la predilección por las oraciones largas, compuestas de
interminables incisos, perífrasis explicativas y reiterativas.

Las oraciones extensas, a veces de hasta doscientas palabras, se acomodan en párrafos de gran
extensión, o incluso una única oración es un solo párrafo, y ese párrafo es el texto entero.

¿Qué consecuencias acarrea esta predilección por los períodos largos?

La capacidad retentiva del cerebro en el proceso de lectura solo permite operar con una
cantidad limitada de palabras para poder entender y asimilar la información. Ese límite está en
torno a las veinte palabras de media y se reduce cuanto más abstractas e inusuales sean las
palabras empleadas. Una redacción que no tenga en cuenta estos límites obligará a varias
lecturas para poder captar el mensaje, con la consiguiente pérdida de tiempo que se inflige al
lector, si es que finalmente logra entenderlo.

5. CONCLUSIONES

La caracterización que acabamos de esbozar nos permite alcanzar una primera conclusión: el
lenguaje administrativo, como instrumento para la comunicación interna y externa de la
Administración, tiende a la complejidad y no es del todo accesible.

En primer lugar, porque se acerca más a un lenguaje de especialistas en el que abundan los
términos técnicos; en segundo, porque presenta un nivel culto por los recursos gramaticales
que elige para transmitir la información; y finalmente, porque se preocupa más por la precisión
del mensaje que por la eficacia en la transmisión.

¿Esa dificultad del lenguaje administrativo y de la redacción de documentos es intrínseca a la

acción administrativa y, por tanto, inevitable? ¿Es posible modificar estas condiciones para que
un mayor número de ciudadanos no especialistas pueda entender los escritos de la
Administración? ¿Cómo debería ser, entonces, el lenguaje administrativo?

Estas son las características ideales que debe reunir una comunicación escrita de calidad en la
Administración:

1. Eficacia en sentido doble:

• para expresar con precisión y sin ambigüedades los actos administrativos;

• para transmitirlos al destinatario de forma clara y comprensible.

2. Eficiencia y economía para conseguir cumplir los objetivos con los menores recursos por parte
de la Administración y esfuerzos por parte del destinatario.

3. Accesibilidad e inteligibilidad para la ciudadanía en general.

12
4. Desde el punto de vista del uso del lenguaje, es necesario que se adapte al destinatario y que,
además, reúna las siguientes características:

• Claridad para que se pueda entender sin dificultad.

 Precisión para que no dé lugar a ambigüedades.

• Concisión para eliminar lo que sea superfluo.  Corrección para que se ajuste a las
normas de escritura del idioma.

13
 SEGUNDA PARTE

CÓMO CONSEGUIR UNA COMUNICACIÓN ESCRITA

ACCESIBLE Y EFICAZ

PLANTEAMIENTO DE OBJETIVOS Y ESTRATEGIAS

¿Qué ventajas tiene un lenguaje administrativo más sencillo y más claro?

Un documento es claro cuando es fácil de comprender. Pero esto no significa que tenga que ser
comprendido por todo el mundo; es el destinatario específico quien tiene que comprender lo
esencial. Por tanto es fundamental adaptar el lenguaje del documento a su destinatario.

Pero en el ámbito administrativo hay materias que posibilidad de simplificación. ¿Qué se puede
hacer casos, es necesario un esfuerzo para no añadir a la materia la dificultad de la forma del
documento.

Si nos dirigimos a los ciudadanos mediante un lenguaje que comprendan sin dificultad
obtendremos un beneficio directo:

1. La imagen de la Administración será más positiva porque mejorará la relación con el

ciudadano, que se sentirá protagonista y no un simple expediente.

2. El trabajo del funcionario se simplifica pues disminuirán las dudas o consultas adicionales:
llamadas, visitas, errores de interpretación que la oscuridad del documento pueda provocar.

3. La legibilidad de aquellos documentos que tienen efectos jurídicos es aún más importante,
pues si los ciudadanos los comprenden mejor, serán más iguales ante la ley.

¿Pueden desarrollarse estrategias o habilidades que atemperen las dificultades de los textos
administrativos y facilitar la comunicación con el ciudadano?

Sí, se puede. A través de una serie de recomendaciones sobre el estilo y la redacción de

documentos, proponemos cinco estrategias para acometer la necesaria mejora de la
comunicación escrita de la Administración:

1. Cómo conseguir atraer al lector, interesarlo por el documento

2. Selección de las palabras

3. Construcción de oraciones o frases

14
 4. Destacar la estructura del texto

5. Diseño visual del documento

ESTRATEGIA PRIMERA

CÓMO INTERESAR Y ATRAER AL LECTOR

PLANTEAMIENTO Y OBJETIVOS

Interesar y atraer al lector por el contenido del documento asegura mayor disposición para la
lectura y, en consecuencia, una mejor comprensión de la información. Dentro de esta estrategia
podemos establecer los siguientes objetivos:

1. DIRIGIRSE DIRECTAMENTE AL DESTINATARIO

Los actos de la Administración pueden tener un destinatario individual o un destinatario

genérico. Cuando el lector o destinatario esté bien definido y no haya riesgo de ambigüedad, puede
entablarse un «diálogo» para que la relación sea menos fría y menos impersonal: eso lo hará sentir
bien atendido y más interesado en el mensaje.

2. ADOPTAR EL PUNTO DE VISTA DEL LECTOR

Los intereses informativos del destinatario no siempre coinciden con los de la Administración. Saber
ponerse en su lugar ayudará a decidir cuánta información necesita y en qué orden.

ESTRATEGIA PRIMERA CÓMO INTERESAR Y

ATRAER AL LECTOR

DESARROLLLO

15
 1. DIRIGIRSE DIRECTAMENTE AL DESTINATARIO

Este primer capítulo de relaciona la forma en que se presenta el emisor en el texto, y en menor
medida el destinatario, con la objetividad, la neutralidad o la subjetividad por medios lingüísticos.

El emisor de los documentos administrativos es siempre una persona que desempeña un cargo de la
Administración. Conforme a esa condición, debe actuar alejado de cualquier impulso personal o
interesado. En los escritos administrativos hay una permanente intención del emisor de distanciarse
respecto al objeto o la materia de que trata y transmitir objetividad.

Por esa razón, desde hace mucho tiempo se ha impuesto y extendido la práctica de presentar al
emisor en tercera persona del singular, como reflejo de esa imparcialidad.

No obstante, los manuales modernos de redacción administrativa, españoles y europeos,

recomiendan modificar esa costumbre y personalizar los documentos con otros recursos lingüísticos
que acerquen la distancia emisor-destinatario.

¿Cómo aparecen el emisor y el destinatario en los escritos de la Administración?

1.1. Cómo se hace presente el emisor en el texto

El emisor puede hacerse presente en el documento como «yo» o «nosotros». También puede
aparecer en estructuras impersonales de tercera persona. Veamos las consecuencias de cada una de
ellas.

Primera persona del singular

El «yo» tiene la gran ventaja de que crea una relación personal y directa con el lector/destinatario
porque reduce la distancia entre ambos. Además, con el uso de esta forma personal, el emisor se
responsabiliza sin ambages del contenido del enunciado.

Es especialmente aconsejable cuando el destinatario es una persona concreta a la que nos dirigimos
y, en especial para informar de la acción principal del documento:
autorizo, dispongo, comunico, certifico, informo, solicito, adjunto.

Sin embargo, el «yo» público presenta dos inconvenientes:

• Que puede entenderse como arrogancia o imposición al lector, cuando quien lo utiliza no
tiene otorgado el suficiente grado de autoridad o legitimidad (Le ordeno que reponga la
zona a su estado anterior…).

• Que en las peculiares circunstancias de redacción, quien redacta no suele ser la misma
persona que finalmente formaliza el documento).

16
La primera persona del plural

Tiene como ventaja dar una impresión dinámica y de labor de equipo al destinatario y evita una
imagen muy personalizada del emisor, cuya responsabilidad se reparte con el grupo.

La referencia al nosotros puede ser ambigua: ¿«nosotros» son el emisor y el destinatario o el conjunto
del servicio administrativo? Si existen dudas, mejor prescindir del «nosotros».

La tercera persona

La tercera persona ha sido hasta ahora la forma preferida –y hasta obligatoria– en la redacción de
documentos administrativos, ya que ha sido considerada modelo de formalidad y del tono neutral y
objetivo propio de la Administración.

¿Qué efectos provoca su empleo?

• Distancia al emisor con respecto a los hechos, lo que se ha entendido como un rasgo de
imparcialidad.

• Crea un efecto de objetividad al borrar cualquier referencia personal al emisor y alejarlo del
objeto que trata.

• Impone un estilo impersonal e indirecto, distante del destinatario.

Las modalidades en que puede aparecer la tercera persona son diversas y responden en cada caso a
unos objetivos diferentes:

• Las estructuras impersonales con se (…se ha solicitado la práctica de pruebas ante el

instructor del procedimiento…), pasivas y pasivas reflejas, que estudiaremos con más
detalle en la estrategia tercera.
• Referencias léxicas de personas. El locutor se refiere a sí mismo mediante grupos nominales
tales como esta dirección general; este departamento, el que suscribe…

• Estructuras copulativas compuestas del verbo copulativo estar, ser, parecer resultar…) +
adjetivo + secuencia: No es posible acceder a su petición porque…; es necesario
completar la documentación presentada con…

• Estructuras con sujetos personales cuyo verbo expresa acciones no realizadas por personas y
que no afectan a personas, en apariencia independientes del emisor y del destinatario: esta
interpretación de los hechos defiende la falta de responsabilidad del vehículo en la
colisión…

Estas estructuras hacen desaparecer cualquier rastro personal y permiten formular afirmaciones
categóricas de valor universal: una opinión genérica se convierte en afirmación general, que transmite
un alto grado de objetividad, aunque ficticia.

17
Identificación del emisor. La formalización

Para que el lector perciba que hay una persona al otro lado del documento, es necesario que, junto a
la prioridad a la primera persona del singular se identifique oficial y personalmente a quien se
responsabiliza del documento mediante su firma. Esta identificación se denomina formalización.

Se entiende por formalización la garantía de que el documento y la voluntad del emisor son
auténticos. La formalización se acredita mediante la firma manuscrita o el uso de técnicas o medios
electrónicos, como la firma electrónica (art. 3 del Real Decreto 1465/1999, de 17 de septiembre,
por el que se establecen criterios de imagen institucional y se regula la producción
documental y el material impreso de la Administración General del Estado).

La formalización es obligatoria en todo documento que contenga actos administrativos, incluidos los
de mero trámite; en los restantes, especialmente los de contenido informativo, es suficiente con que
quede constancia del órgano autor del correspondiente documento.

1.2. El destinatario

El tratamiento será preferentemente usted, ustedes, que expresa el grado de formalidad y de

respeto recomendable en la relación ciudadano-Administración. Solo en el caso excepcional de las
cartas entre cuyos interlocutores exista una relación estrecha o de los documentos internos entre
compañeros, podrá darse al destinatario el tratamiento de tú o vosotros.

Una vez más, distinguiremos los casos en que el destinatario es individualizado o genérico. En el
primer caso, es siempre recomendable que aparezcan marcas directas referidas al destinatario, como
usted/ustedes u otras palabras (verbos, pronombres…) cuyo referente será ese sujeto expreso o
elíptico:

En contestación a su nota interior de 5 de febrero de 2014, le acompaño…

La solicitud que (ustedes) habían dirigido al instructor para que se les considerase
interesados en el procedimiento se fundamentaba en…

Cuando el destinatario sea genérico, podrán utilizarse las formas impersonales vistas más arriba:

En contestación a las alegaciones presentadas en la fase de exposición pública…

expresión en la que no se especifica quiénes las han presentadas, sino que el mensaje se centra en las
alegaciones, no en el autor).

2. ADOPTAR EL PUNTO DE VISTA DEL LECTOR

¿Por qué es importante adoptar el punto de vista del lector en la organización de la información que
se comunica al lector?

18
 • porque permite adaptar la información a sus conocimientos;

• porque consigue atraer su interés hacia el contenido del mensaje al resultarle comprensible.

2.1. Ordenar la información según los intereses del lector/destinatario

En términos generales, informar es una actividad por la que un emisor se dirige a un destinatario para
modificar o ampliar sus conocimientos con datos son (o presupone que son) nuevos para el
destinatario. Cuando construye el texto, el emisor adapta la información que proporciona a los
conocimientos del destinatario: aquello que el emisor cree que el lector/destinatario debe saber. Pero
esta decisión previa implica que con más o menos precisión el emisor da por conocidos unos
conocimientos y otros no.

El orden de la información que se plasma en el documento responde a esta evaluación previa de los
conocimientos que el destinatario tiene. En cada enunciado hay una información que se da por
conocida y otra que es el aporte de nueva información:

El plazo que tiene la Administración para resolver este procedimiento es de tres meses.

Este enunciado está construido como respuesta a una pregunta inicial ¿qué plazo tiene para
resolver la Administración? La información nueva aparece por lo general después de la conocida.

Por eso, es importante que a la hora de redactar un documento se disponga la información de

acuerdo con los intereses informativos del destinatario, que no siempre coinciden con los de la
Administración. Saber ponerse en su lugar ayudará a decidir cuánta información necesita y en qué
orden.

Veamos el siguiente ejemplo:

De conformidad con el art. XX del Real Decreto…, la documentación necesaria para

obtener la exención del impuesto es la siguiente:

- Certificación R-104 (para las personas jurídicas residentes en España).

- Certificación EUR 276 (para los ciudadanos de la CEE).

Con este orden, la importancia informativa recae en la norma antes que en la situación concreta de
las personas que tendrían derecho a la exención de un impuesto, según su nacionalidad. En el
ejemplo estas posibilidades de exención se disponen en función del tipo de documento (este es el
punto de vista de la Administración), lo que obliga al ciudadano a leerlas todas para saber en qué
grupo se encuentra y cuáles son los documentos que necesita presentar.

En este otro ejemplo, hay una disposición distinta:

La documentación necesaria para obtener la exención del impuesto es la siguiente:

- Para las personas jurídicas residentes en España: certificación R104.

19
 - Para los ciudadanos de la CEE: certificación EUR 276 (Art.º XX del Real
Decreto…)

Aquí la clasificación de los documentos se ordena a partir de la categoría de las personas afectadas.
De este modo, el interesado no tiene que leer más que la línea que le afecta. En este segundo
ejemplo la información está orientada más hacia el interés del lector

De igual modo, en la formulación de situaciones o requisitos, necesario ver con los ojos del lector.
Para ello se puede utilizar la estructura Si Y, entonces haga X, en lugar de Haga X si Y. Por emplo:

El permiso por maternidad puede prolongarse si el niño ha tenido que ser hospitalizado
durante…

Si el niño ha tenido que ser hospitalizado durante… puede prolongarse el permiso por
maternidad.

2.2. Usar la forma interrogativa

La forma interrogativa es adecuada para los documentos que ofrecen información general al
ciudadano e intentan resolver sus dudas, porque:

• Establece un aparente diálogo en el texto, aunque la respuesta la dé el mismo emisor que la

formula.

• Obliga al emisor a ponerse en el lugar del destinatario para seleccionar las cuestiones
importantes que pueden interesarle.

• Dinamiza y resalta el texto, por lo que atrae la atención del lector y le incita a responder
mentalmente la cuestión planteada.

Es especialmente recomendable en sustitución de fórmulas indirectas y también para redactar

subtítulos:

Declaración responsable; mejor ¿Qué es la declaración responsable?

En el caso en que no estuviera de acuerdo con la decisión, estará asistido del derecho
a interponer un recurso… Mejor: ¿Qué recursos puede presentar si no está de
acuerdo?
ESTRATEGIA 2 ESCOGER BIEN LAS
PALABRAS

PLANTEAMIENTO Y OBJETIVOS

El uso de las palabras está sometido a dos condiciones que es necesario tener en cuenta:

20
1. La propiedad o corrección. Las palabras deben utilizarse con el significado registrado en los
diccionarios, que es el aceptado por todos los hablantes, y cumplir la función gramatical (adjetivos,
sustantivos, adverbios) que les corresponde.

2. La oportunidad. Una palabra puede ser idónea en un contexto determinado, pero inadecuada
en otro. En todo caso, el vocabulario debe adaptarse a las características del intercambio
comunicativo, del emisor y del destinatario.

La selección de las palabras de un texto o un documento será acertada si combina precisión y

claridad.

Un texto claro es el aquel cuyo destinatario específico es capaz de comprenderlo sin dificultad. No
conviene olvidar que un texto no tiene que ser comprendido por todo el mundo, sino por quienes
sean sus destinatarios o las personas a las que afecte.

Esta segunda estrategia se despliega en los siguientes objetivos:

1. MEJOR PALABRAS CORRIENTES

Es preferible utilizar las palabras más corrientes siempre que sea posible. La raras o poco habituales
son difíciles de entender.

2. USAR PALABRAS CONCRETAS

Las palabras concretas despiertan más la atención del lector y le hablan más directamente.

Hay que evitar en lo posible las palabras abstractas y equilibrar el uso de verbos y sustantivos, sin
abusar de las nominalizaciones.

3. PRECISIÓN DE TÉRMINOS Y MANTENIMIENTO DE LA

COHERENCIA

El objetivo específico de los textos administrativos es comunicar actos e información a toda clase de
destinatarios (los ciudadanos, las empresas, las otras Administraciones). Pero a veces esa información
es muy especializada.

El uso de las palabras técnicas (tecnicismos) aseguran la precisión, pero la eficacia comunicativa obliga
a utilizarlos con prudencia y en relación con las características de cada destinatario.

Si el uso de tecnicismos es inevitable, ayudaremos al lector no especializado si explicamos el

significado de los que sean más complejos.

21
El empleo de sinónimos puede producir ambigüedades e inseguridad: por lo tanto, es preferible
mantener la coherencia de los términos.

Hay que ser cauteloso también con los términos que en un mismo contexto pueden tener varios
sentidos: fallo (sentencia judicial)/fallo (equivocación); diligencia (rapidez con que se hace
algo)/diligencia (acto administrativo).

Para no dar lugar a ambigüedad o inseguridad es importante también evitar la impropiedad en el uso
del léxico.

4. USAR CON MODERACIÓN LAS ABREVIACIONES

Las abreviaciones (abreviaturas, siglas y símbolos) permiten una lectura más rápida, pero hay que
asegurarse de que todo el mundo puede conocerlas.

ESTRATEGIA 2 ESCOGER BIEN LAS

PALABRAS

DESARROLLO DE LOS OBJETIVOS

1. PALABRAS CORRIENTES Y PALABRAS REBUSCADAS

La lengua común o estándar es aquella que puede emplear un hablante español de nivel cultural
medio. Su amplitud permite una gran variedad de posibilidades de uso, desde las palabras sencillas a
otras más complicadas, sin perder por ello su condición de lengua «común».

El estilo del lenguaje administrativo tiende a prescindir de las palabras usuales y a sustituirlas por
términos poco frecuentes, como si aquellas fueran impropias de este tipo de lenguaje. Pero el
lenguaje de la Administración no necesita ser rebuscado para expresarse con formalidad.

Veamos algunas de las características de esta tendencia al rebuscamiento.

1.1. Preferencia por los términos inusuales de la lengua

Con ella el lenguaje administrativo se convierte en una jerga culta con pretensiones de elegancia,
repleta de voces difíciles de entender para el ciudadano, que solo puede formarse una idea vaga del

22
mensaje transmitido o verse obligado a buscar su significado en las acepciones marginales del
diccionario, si acaso las recoge. Ejemplos:

Término Alternativa Comentarios

Curioso el caso de esta palabra. No existe

con tal sentido en el DRAE, porque se ha
tomado del inglés to
contemplar prever, regular, establecer, contemplate. Está pasando del lenguaje
tener en cuenta
jurídico y administrativo a la lengua común.

conferir dar, otorgar, atribuir ¿Quién usa el verbo conferir fuera del
discurso administrativo o político? ¿No
sería más acertado sustituirlo por
sinónimos más comunes?
Aunque con este significado está recogida
en el DRAE, no deja de ser una
expirar
personificación, perfectamente sustituible
terminar, acabar, concluir
por verbos más comunes
Para evitar el verbo ser al que se acusa de
ser semánticamente impreciso,
se buscan sustitutos como constituir, que
constituir
puede confundirse con sus otras
ser
acepciones ‘formar, componer’

Se trata de una locución consecutiva propia

por ende en consecuencia, por tanto del lenguaje literario, de escaso
uso hoy día

1.2. Palabras esdrújulas

Las palabras esdrújulas son las menos frecuentes en la lengua y por ello más «atractivas» si se quiere
dar al texto apariencia de solemnidad y distinción de la lengua general. Ejemplos:

Término Alternativa Comentarios

ámbito o, campo, dominio, espacio
Punto de referencia,
parámetro criterio, valor constante
Ejemplo de palabra esdrújula que ha
sustituido con diferencia a las demás
posibilidades expresivas
Esta es la definición que da el DRAE:
‘Variable que, en una familia de elementos,
sirve para identificar cada uno de ellos
mediante su valor numérico’. ¿Tiene algo que
ver con el uso que se hace de ella?

Problemática es un colectivo que designa el

problemática conjunto de problemas que
problema afecta o está relacionado con algo. Es
incorrecto usarlo si se trata de un solo
problema

23
1.3. Creación de palabras: neologismos

El neologismo es una palabra de nueva creación que se incorpora al uso de una lengua. Nuestra
lengua dispone de varios procedimientos para crear palabras

• Sustitución de palabras existentes por otras nuevas creadas a partir de la derivación: con
prefijos (in-, pre-, ante-, re-, super-, intra-, etc.); infijos (concret-iz-ar, autenti-fi-car...) o
sufijos (-al, -ción, -idad, -ario, -ante…).

• Composición de palabras (todoterreno, limpiaparabrisas).

• Incorporación semántica: a una palabra ya existente se le da un significado añadido al que

tenía: evento, nominar.

¿Por qué se incorporan neologismos?

• por la necesidad real de llenar un vacío o ganar en expresividad;

• por su prestigio mal entendido: aparentan elegancia;

• por el gusto hacia la novedad y por las voces cultas no afectadas aún por el desgaste de las
palabras más comunes.

El criterio para el uso de neologismos debe tener en cuenta:

• Que esté justificada su necesidad porque no exista otra voz en el idioma con que se pueda
expresar la misma idea, o bien porque añada un matiz inexistente hasta ese momento.

• Que garanticen su eficacia semántica (precisión de su significado) y su vitalidad para generar

otras palabras.

• Que se adapten al genio del idioma, es decir, que se reconozca una palabra capaz de admitir
accidentes gramaticales como el plural, la derivación, etc.

• Que tengan respaldo social y académico.

1.4. Alargamiento de palabras

Muchas de las palabras inventadas son variantes archisilábicas de palabras ya existentes. El

alargamiento de palabras responde al gusto por apartarse de lo común (no confundir común con
vulgar): los términos con muchas sílabas resultan más prestigiosos, añaden un signo de distinción y
se identifican con la elegancia.

Neologismo Palabra ya existente Comentarios

24
 ¿Acaso no significan lo mismo?¿Cuál es
intencionalidad la diferencia entre ambas palabras? La
diferencia está
intención
únicamente en el número de sílabas

cumplimentar En la actualidad se suele ver como

cumplir sinónimo de cumplir. Una visita al
DRAE despejará tus dudas

No es correcto usarla como sinónimo de

obligatoriedad obligación obligación. Es una mera cuestión de
alargamiento de palabra

concretizar concretar Otro caso de alargamiento innecesario

uso ¿Resulta pobre la palabra uso por ser más

breve?
utilización
con anterioridad antes de adverbios de tiempo se libran de estos
a alargamientos
Caso curioso en que, por el afán de
aproximamiento acercamiento o aproximación alargar la palabra, se han combinado las
dos existentes para crear una nueva e
innecesaria

2. USAR PALABRAS CONCRETAS

El uso de palabras corrientes ayuda a comprender mejor la información, en especial en los casos de
personas poco expertas en la materia de que se trata, como suele ser frecuente en la comunicación
escrita de la Administración.

2.1. La nominalización

El lenguaje, que ayuda al pensamiento a formar los conceptos, organiza la realidad en torno a dos
núcleos o categorías esenciales:

El sustantivo, con que se designan y se caracterizan seres o entidades: personas, cosas materiales,
concretas o abstractas, cualidades físicas o morales, etc. En torno a él se forma la construcción
nominal, que carece de verbo: Los expedientes disciplinarios tramitados en el año 2012.

El verbo, palabra que designa procesos (acciones o estados) y facilita información de tiempo de la
acción y de las personas que intervienen en ella. Es el núcleo de la construcción verbal: han sido
revisados minuciosamente por la Inspección.

El predominio de una u otra repercute en la textura del estilo: la construcción nominal proporciona
información abstracta e impersonal, de estructura sencilla, breve y concisa, es más estática; la

25
construcción verbal, por su parte, es más compleja, pero menos abstracta, porque introduce las
nociones de tiempo y persona.

Compara estas dos frases:

...a efectos de la presentación de candidaturas por parte de las organizaciones

participantes en el certamen (construcción nominal)

...para que las organizaciones que participan en el certamen presenten sus

candidaturas (construcción verbal).

La nominalización es el desequilibro de sustantivos en relación con el número de verbos. Mediante

este recurso estilístico, recae sobre el sustantivo casi todo el peso semántico de la oración y se
reduce al verbo a un papel auxiliar y secundario.

La falta de notificación es determinante de la ineficacia del acto (nominal) El acto será

ineficaz si no se notifica (verbal).

Un texto que contenga abundantes sustantivos transmitirá la objetividad y la frialdad del carácter
abstracto del sustantivo. Por su parte, la reducción o desaparición de los verbos borra las nociones
de persona (agente de la acción) y de tiempo implícitas en la flexión verbal.

La búsqueda de la objetividad, la imparcialidad, la atemporalidad y la despersonalización, fines

todos ellos característicos del estilo administrativo, explica esta preferencia por el estilo nominal.

Varios son los procedimientos de nominalización frecuentes en la lengua:

1. Sustitución de formas verbales plenas por sustantivos:

…comunica que el alumno ha superado el primer curso (c. verbal);

…comunica la superación del primer curso por el alumno (c. nominal).

2. Acumulación de sustantivos en la oración. El afán de precisión y la necesidad de

pormenorizar detalles y circunstancias lleva a agrupar los sustantivos, bien en parejas
inseparables (daños y perjuicios, trabajos u obras), bien en combinaciones mayores:
«...sueldos, salarios, jornales, incluyendo en los anteriores las primas, pagas
extraordinarias, premios, pluses o cualquier otra percepción...».

3. Pero si hay un procedimiento de nominalización preferente en el lenguaje administrativo, ese es

la sustitución de un verbo sencillo por perífrasis o locuciones verbales.

Una vez cumplimentado, el beneficiario hará entrega del mismo en un plazo no

superior a diez días.

En ellas aparece un verbo vacío de significado (hará) junto a un sustantivo que concreta la acción y
sobre el que recae el peso semántico (entrega). Esta perífrasis podría ser sustituida sencillamente

26
por la forma simple y conjugada del verbo entregará. De este modo se alarga innecesariamente la
expresión, sin enriquecer el texto.

Los siguientes son ejemplos de perífrasis frecuentes en el lenguaje administrativo que es

recomendable sustituir por su forma simplificada:

Perífrasis Forma verbal simplificada

girar visita de inspección inspeccionar
conceder autorización autorizar
hacer uso de usar
ser de aplicación aplicarse
dar aviso avisar

3. PRECISIÓN DE TÉRMINOS Y COHERENCIA

3.1. El uso de tecnicismos

El lenguaje administrativo, por su relación con el mundo jurídico y con las materias específicas que
aborda, utiliza frecuentemente palabras o términos técnicos propios de cada especialidad.

Los tecnicismos pueden ser jurídicos (entre ellos se incluyen palabras o expresiones en latín y los
llamados cultismos) o de cualquier otra materia. Los tecnicismos condensan los conceptos básicos
de las ciencias y de la técnica y presentan como virtudes su significado unívoco, es decir, que tiene
un solo significado, su precisión conceptual y la economía léxica.

Se trata de palabras de registro culto, desconocidas o escasamente empleadas en la lengua normal,

pero con gran vitalidad en las lenguas profesionales, por su precisión y economía: usufructo,
xenofobia, computar, sito, pleno, íntegro, a priori, atinente, óbito, canon, débito, oneroso,
remisión, módulo, plica, prelación...

Traducción alternativa en español

Latinismos

sin pagar,
gratis sin coste alguno

grosso modo aproximadamente, más o menos

incluyendo el
inclusive último objeto nombrado

etcétera
(et caetera) y lo demás

voluntariamente,
motu proprio por propia iniciativa

27
 sine qua non condición indispensable

Cultismos Alternativa más común

existente, que se
obrante encuentra en un sitio

racismo, odio
xenofobia hacia el extranjero

computar contar,
calcular

delinquir cometer delito

débito deuda

prelación preferencia

Pero estas ventajas pueden acarrear problemas de comprensión a un destinatario no especialista.

¿Qué hacer si no hay más remedio que emplear una palabra técnica?

Si no se tiene la seguridad de que la mayoría de los destinatarios la entiendan, pueden adoptarse

estos criterios:

• Plantearse si es inevitable su uso o si puede ser sustituida por una palabra o expresión más
común.
• Si no puede remplazarse, debe ir acompañada de definiciones, reformulaciones o
explicaciones.

3.2. La imprecisión

Consiste en usar palabras con un significado impreciso o distinto del que tienen registrado en el
diccionario. No es exclusivo del lenguaje administrativo, pero demuestra que los usuarios descuidan
o desconocen el significado preciso de las palabras que emplean. A continuación se exponen
algunos ejemplos de impropiedad:

Término Significado Comentarios

puede No debe aplicarse a personas con el
asequible adquirirse, alcanzarse significado de accesible: ‘Que tiene fácil
y buen trato’,
¿Cuántos documentos han certificado que
desempeñar ilegítimamente alguien detenta un cargo, creyendo que era
algún cargo o empleo palabra más elegante y
detentar
28
 apropiada que los verbos ocupar o
desempeñar?
Aún no está admitido su significado como
sinónimo de destituir. Se cesa de trabajar,
pero el verbo de por sí no aclara si es por
propia iniciativa
cesar jar de hacer lo que se estaba
(entonces sería dimitir) o por la intervención
haciendo
de un tercero (destituir o
deponer)
¿Sorpresa? No. Simplemente se trata de
una mala aplicación de la expresión
padecer un vicio, un adolecer de falta de algo, o lo que es lo
adolecer
defecto o una enfermedad mismo, ‘padecer o sufrir la
falta de algo’
que se deshace con fica ‘que se
deleznable facilidad, despreciable, de rechaza ni que repugna’
poco valor

La precisión en el empleo de palabras o términos es necesaria para evitar la ambigüedad:

Tienen derecho de asistencia a la Junta General todos los partícipes de la comunidad

con voz y voto, así como a ser representados en ella conforme a lo dispuesto en
estas ordenanzas.

Tienen derecho de asistencia a la Junta General con voz y voto todos los partícipes
de la comunidad, así como a ser representados en ella conforme a lo dispuesto en
estas ordenanzas.

4. USO DE LAS ABREVIACIONES

La necesidad de escribir con rapidez y de encerrar en poco espacio la mayor cantidad de

información posible son razones para recurrir cada vez con mayor frecuencia al empleo de las
abreviaciones. Estas se dividen en tres clases: las abreviaturas, las siglas y, dentro del campo de la
ciencia y la técnica, los símbolos.

4.1. Abreviaturas

Una abreviatura es la representación escrita de una palabra (o un grupo de ellas) con menos letras
de las que le corresponden: admón. (administración); Sra. (señora); pág. (página).

Como norma general, para formar una abreviatura deberán suprimirse, al menos, dos letras.

Femenino. Las abreviaturas se escriben en masculino o femenino, según corresponda. Se

forma añadiendo una –a normal o volada: Dir./Dir.ª; Sra.

Plural. Se forma añadiendo una –s, o en abreviaturas formadas por una sola letra, el plural se
expresa duplicando esta: EE. UU. por Estados Unidos.

Acentuación. Las abreviaturas mantienen la tilde, si conservan la vocal que la lleva en la

palabra desarrollada: pág., íd.
29
 Mayúsculas. En general, las abreviaturas se escriben con mayúscula o minúscula, según
corresponda a las palabras o expresión abreviadas. Se escriben con mayúsculas las
abreviaturas de aquellos nombres o expresiones que se escriben de ese modo cuando se
desarrollan, mientras que los nombres comunes se escriben con minúscula (salvo por razón
de la puntuación). Entre las numerosas excepciones que existen, las abreviaturas de las
formas de tratamiento se escriben siempre en mayúscula.

Escritura. Se escribe siempre punto tras las abreviaturas, excepto en los casos en que el
punto se sustituye por una barra: c/ o c. Las abreviaturas formadas con letras voladas llevan
el punto antes de estas: Prof.ª (profesora). Las abreviaturas se leen como si se leyera la
palabra completa.

Las abreviaturas son útiles si se usan moderación y con oportunidad. Para evitar malentendidos,
debemos emplear las más usuales o en caso de utilizar alguna poco frecuente, explicar su
significado la primera vez que aparezcan.

4.2. Siglas y acrónimos

Se denomina sigla tanto a la palabra formada por las iniciales de los términos que integran una
denominación compleja, como a cada una de esas letras iniciales.

En la lengua escrita funcionan como una sola palabra que sustituye a la secuencia entera. Por lo
general, las siglas se forman solo con las iniciales de las palabras que constituyen una expresión:
DNI (documento nacional de identidad), ONG (organización no gubernamental), aunque
pueden tomar también nexos y artículos.

Hay varios tipos de siglas, según su lectura:

1. Las que por las iniciales que la componen permiten una lectura «silábica»: (OTAN, AMPA),
aunque muchas de ellas se han incorporado plenamente como palabras independientes en la
lengua: (ovni, módem [modulador demodulador], láser, talgo [tren articulado ligero
Goicoechea Oriol], sida [síndrome de inmunodeficiencia adquirida].

Las siglas de esta clase se denominan acrónimos, denominación que se aplica también a las siglas
formadas por letras iniciales o finales de una palabra o un conjunto de ellas: Info (Instituto de
Fomento).

2. Las que por su forma consonántica no puede pronunciarse silábicamente, sino que han de
deletrearse: FBI, ONG, DVD.

Reglas de uso de las siglas

• Plural. En la escritura, las siglas no tienen plural. Para indicarlo es recomendable acompañar
la sigla con determinantes que indiquen pluralidad: Numerosas ONG se concitaron en la
manifestación. Es incorrecto el uso copiado del inglés de añadir una s minúscula para
indicar el plural.

30
 • Género. Las siglas adoptan el género de la palabra que constituye el núcleo de la expresión
abreviada, que normalmente es la primera: el FMI, la UE.

• Escritura. Las siglas se escriben sin puntos ni separación entre las letras. Solo se escribirán
los puntos en el caso en que las siglas vayan integradas en textos enteramente en
mayúsculas, con un fin de resaltar su condición de siglas: MEMORIA ANUAL DEL M.A.P.

• Mayúsculas. Las siglas se escriben con todas sus letras en mayúsculas y no

llevarán tilde: CIA. Los acrónimos se escriben en mayúsculas si se trata de nombres
propios y tienen más de cuatro letras: Unicef, Renfe.

• Cursivas. Se escriben en cursiva las siglas cuya denominación completa deba

aparecer escrita en este tipo de letras, como son las siglas de títulos u obras
periódicas: DPD (Diccionario panhispánico de dudas).

Las siglas no deben darse por supuestas. La primera vez que se usen en un escrito deben
acompañarse de su significado: art. 1123 del Código Civil (en adelante, CC).

4.3. Símbolos

Un símbolo es la representación de una palabra científica o técnica con una o varias letras o signos
no alfabetizables. Son signos convencionales, invariables y han sido creados, no por las autoridades
lingüísticas de cada país, sino por instituciones de normalización con validez internacional para los
ámbitos de la ciencia y de la técnica.

Los símbolos más usuales se refieren a unidades de medida, elementos químicos, matemáticas,
monedas y puntos cardinales.

Algunas reglas útiles para el uso de los símbolos

• Escritura. Se escriben sin punto: kg, rad, ha, µs, l/s, SO, Au. No llevan tilde, aunque se
conserve la letra que en la expresión completa la lleva: a por área.

• Mayúsculas. Los símbolos de los puntos cardinales se escriben siempre con mayúscula (N,
S, SE). Los de los elementos químicos se escriben con mayúscula si están compuestos de
una sola letra (C, K, F), y con inicial mayúscula si están compuestos de dos: Ag, Mg, Fe.

• Los de las unidades de medida se escriben normalmente con minúscula (kg, kilogramo),
salvo que se trate de un símbolo derivado de un apellido o un nombre propio: W (vatio),
kW/h (kilovatio hora).

• Los múltiplos se escriben con mayúscula, menos deca- (da), hecto- y kilo-: mega (M),
giga (G), tera (T); por el contrario, los prefijos utilizados para formar submúltiplos se
escriben siempre con minúscula. Los símbolos de unidades monetarias se escriben siempre
con mayúsculas.

• Regulación legal de los símbolos. La escritura de los símbolos correspondientes al

Sistema Internacional de Medida está regulada en el Real Decreto 2032/2009, de 30 de
diciembre, por el que se establecen las unidades legales de medida.

31
 ESTRATEGIA 3 CONSTRUCCIÓN CORRECTA
DE ORACIONES

PLANTEAMIENTO Y OBJETIVOS

1. ORDEN EN LOS ELEMENTOS DE LA ORACIÓN

Las oraciones se comprenden y asimilan mejor si los elementos que la constituyen están dispuestos
según el orden lógico (sujeto + verbo + complementos; oración principal + oración subordinada).

2. EVITAR LAS ORACIONES DEMASIADO LARGAS

La longitud recomendable depende del perfil del destinatario y de la materia. Por término medio, se
recomienda una extensión de quince a veinticinco palabras.

Cuanto más amplio sea el público destinatario, más cerca de los valores mínimos (quince palabras)
debe estar la longitud. Si realmente no es posible evitar la oración larga, por lo menos que esté bien
construida.

¿Cómo se puede evitar una oración larga?

El recurso principal consiste en dividirla, buscando las ideas principales y dedicando una oración
para cada idea.

Otra posibilidad es recurrir a las enumeraciones en listas verticales.

3. DAR PRIORIDAD A LOS GIROS AFIRMATIVOS FRENTE A

NEGATIVOS

Las dificultades que entrañan los giros y oraciones negativas son su mayor dificultad para ser leídas
y que pueden crear ambigüedades:

Si no le interesa el contenido podrá no leerlo.

32
 No se podrá demostrar nunca que no es inocente.

No consta que el denunciado no haya cumplido la medida.

4. MEJOR LA FORMA ACTIVA

La voz activa se corresponde mejor con la estructura lógica que la pasiva. El estilo administrativo
abusa del se impersonal para construir las oraciones pasivas, las pasivas reflejas y las propiamente
impersonales.

ESTRATEGIA 3 CONSTRUCCIÓN CORRECTA

DE ORACIONES

DESARROLLO DE OBJETIVOS

1. ORDEN EN LOS ELEMENTOS DE LA ORACIÓN

Una oración será más fácilmente comprensible si sus constituyentes están ordenados de acuerdo
con el siguiente criterio básico:

• sujeto + predicado en las oraciones simples;

• oración principal + oración subordinada en las compuestas subordinadas.

El sujeto compone un grupo nominal cuyo núcleo es un sustantivo o palabra equivalente, que puede
ampliarse con adjetivos, demostrativos, etc. El predicado está formado por un núcleo, que es un
verbo y sus correspondientes complementos (directo, indirecto, predicativo, agente,
circunstancial…).

En el proceso de lectura se queda mejor grabada en la memoria la información que aparece al

principio de las oraciones. Por eso es conveniente colocar al principio lo que se considera más
importante para el lector, la idea que debe retener como esencial.

Este principio cognitivo es el responsable también de que se pueda alterar el orden de los
elementos oracionales para destacar al principio palabras o partes que normalmente irían en
posiciones intermedias o finales de la oración.

Pero, ante la sospecha de una excesiva complejidad, es recomendable recurrir al orden lógico, que
es el más sencillo.

Hay que evitar, por tanto, la alteración forzada como en los siguientes ejemplos:
33
 Por el reclamante, se alegaron, con fecha 23 de junio de 2013, las circunstancias…

De acuerdo con la norma citada, esta delegación en Murcia, a la vista de las

alegaciones presentadas, teniendo en cuenta las circunstancias manifestadas, con
esta fecha resuelve…

1.1. El papel de los signos de puntuación en el orden de la oración

Los signos de puntuación sirven para organizar el contenido de los escritos y de esa manera
contribuyen a que se comprendan mejor. Los signos más frecuentes en el lenguaje administrativo
tienen los siguientes usos:

El punto

El punto señala gráficamente la pausa que se da al final de un enunciado e indica que lo que
precede tiene un sentido completo. Después de punto –salvo el que se utiliza para las abreviaturas–
siempre se escribe mayúscula.

Usos lingüísticos del punto

punto y separa los distintos enunciados integrados en un mismo párrafo. La
seguido unidad a la que delimita es la oración.
punto separa dos párrafos distintos, que suelen desarrollar dentro de la
y aparte unidad del texto ideas o contenidos diferentes. La unidad a la que
delimita es el párrafo.
es la marca con que se indica que el texto ha terminado.
punto final
se escribe punto detrás de las abreviaturas.
abreviaturas

Usos especiales del punto

No debe escribirse punto para separar los millares y los millones en las
cifras. En los números de hasta cinco cifras pueden escribirse sin espacio.
Separación de cifras Pero si constan de muchas cifras, se recomienda facilitar la lectura
separándolas mediante espacios por grupos de tres: 123 829 430.

Esta recomendación no debe aplicarse a documentos contables ni en

aquellos escritos en que la separación arriesgue la seguridad

Aunque en el español peninsular y en la normativa internacional es

Decimales preferible la coma para expresar los decimales: el número π equivale
a 3,1416, se acepta que se expresen con puntos, como es costumbre el
mundo anglosajón e hispanoamericano: el número π equivale a
3.1416

34
 Expresión del tiempo En la expresión numérica del tiempo, el punto separa las horas de los
minutos; también pueden usarse los dos puntos: 15.20 o 15:20

Expresión numérica Se usa el punto para separar las indicaciones de día, mes y año:
de las fechas 27.12.2005. Para ello, se usan también el guión o la barra.

Usos incorrectos del punto

Expresión de años Los años no deben llevar punto. Así, no es correcto escribir 2.005, 1.999;
lo correcto es 2005, 1999.

Códigos postales No es correcto escribir punto en la expresión de los códigos postales ni en

el número de las vías urbanas

Numeración de De igual modo, la numeración de las páginas no debe llevar punto:

páginas véase pág. 1334 de la obra citada.

Número de decretos, Los números de artículos, decretos o leyes no usan el punto como
leyes o artículos separación de los millares: art. 1176 del Código Civil, Real Decreto
1443/1992...

Títulos y subtítulos Tampoco se coloca el punto tras los títulos o subtítulos de libros, artículos,
documentos, etc., si van aislados en el renglón.

Usos de la coma

La coma indica generalmente alguna anomalía que afecta a la linealidad de la oración. Esta
incidencia puede ser de varias clases:

• adición de elementos (incisos, locuciones) en la frase;

• omisión de verbos;

• alteración del orden lógico de la lengua.

1. Para separar los elementos de una enumeración, salvo los que vengan precedidos por
alguna de las conjunciones y, e, o, u:

Es un chico reservado, estudioso y de buena familia. Acudió toda la familia: abuelos,

padres, hijos, primos, etc.

Si la enumeración entera actúa como sujeto de la oración o complemento verbal y va antepuesta

al verbo, no se pone coma detrás del último: El perro, el gato y el canario son animales
domésticos.

Dos oraciones coordinadas con y o ni se separan por coma si tienen distintos sujetos: Se me
hacen muy largos los días, y temo no verte ya.

35
Si el sujeto es el mismo, normalmente no se pone coma, aunque podrá colocarse si la primera
oración es muy larga o cuando hay posibilidad de ambigüedad:

Mi hermana estuvo con Inés y Elena y tus primos llegaron después. (¿Quién llegó
después?)

Mi hermana estuvo con Inés, y Elena y tus primos llegaron después. Mi hermana
estuvo con Inés y Elena, y tus primos llegaron después.

2. Para separar y delimitar los incisos que interrumpen momentáneamente un enunciado, ya

sea para aclarar o ampliar lo dicho.

Son incisos las aposiciones explicativas que añaden información de forma incidental: Mateo, el
primer violín, dirigió la orquesta; los adjetivos u oraciones explicativos pospuestos que aclaran el
significado del nombre que les antecede:

El hijo, que estaba de viaje, no pudo asistir al funeral (En este caso se explica que el
único hijo no pudo asistir porque estaba de viaje).

En cambio, los adjetivos u oraciones especificativos restringen el significado del nombre al que
acompañan, y no van entre comas:

El hijo que estaba de viaje no pudo asistir al funeral. (En este otro caso, el que no asistió
fue uno de los hijos [da a entender que hay más de uno], porque estaba de viaje).
3. Para señalar una pausa debida a la alteración del orden entre los elementos de la oración: en
las oraciones simples, cuando los complementos circunstanciales preceden al verbo; en las
oraciones complejas, cuando la subordinada adverbial precede a la principal.

4. Ante adverbios, conjunciones o locuciones conjuntivas de tipo aclarativo, concesivo,

consecutivo, adversativo, etc.: pero, mas, aunque, sino; en las consecutivas con así que, de manera
que, ya que, porque, ahora bien, es decir, es más…

Puedes llevarte mi cámara, pero ten mucho cuidado.

El sol me está dando en la cara, así que tendré que cambiarme de asiento.

En muchos de los casos anteriores estas palabras o locuciones se separan del resto de la oración
mediante comas: esto es, es decir, o sea, en fin, por último, por consiguiente, sin embargo, no
obstante, además, en tal caso, asimismo, y otros adverbios modificadores oracionales como
generalmente, posiblemente, quizá...

5. Para indicar la omisión de un verbo en el enunciado porque se ha mencionado antes o porque

se sobreentiende: Mi hermano estudia Física; yo, Filosofía.

6. En la datación de las cartas y documentos, se escribe coma entre el lugar y la fecha: Murcia,
13 de enero de 2017. Igualmente, en las direcciones, se escribe coma entre el nombre de la calle y
el número del inmueble.

7. Para separar las cláusulas absolutas del resto de la oración.

36
Las cláusulas absolutas son construcciones circunstanciales que se caracterizan por tener significado
temporal, causal o condicional y por contener una forma no personal del verbo (infinitivo, participio
o gerundio). Suelen ir colocadas al principio de la oración: Siguiendo sus instrucciones, le envío
la relación de morosos. Examinadas las alegaciones, se formuló la propuesta.

8. Para separar la parte entera de la parte decimal de un número: 22,3456 hectáreas.

9. Usos incorrectos de la coma. El sujeto no se separará del verbo mediante coma, salvo que
entre ambos medie un inciso; asimismo, no debe separarse el verbo del complemento directo o del
atributo.

Usos del punto y coma

Se usa, en general, para indicar que las unidades que separa están en el mismo nivel sintáctico. Se
trata de unidades estrechamente vinculadas entre sí. En particular, tiene los siguientes usos:

1. Para separar los miembros de un período extenso o una enumeración, especialmente si tienen
entre ellos partes separadas por comas:

Elvira, la del pelo largo, vive en Murcia; Rosa, la del pelo corto, en San Javier; y
Rubén, en Lorca.

2. Para separar dos oraciones estrechamente relacionadas por el sentido, relación que puede ser
de distintas clases:

• de contraste: El martes pasado estuve en Oviedo; el jueves estaré en Lugo.

• de paralelismo: Hay quien me considera una buena persona; hay quien me considera
un villano.

• adversativa, inmediatamente antes de conjunciones como pero, mas, aunque, sin

embargo, no obstante...

• de causa-consecuencia: Mañana habrá huelga; por tanto, no circularán trenes de

cercanías.

• explicativa: suele ir delante de enlaces como es decir, o sea, en otras palabras...

3. Se pone punto y coma detrás de cada uno de los elementos de una lista o relación cuando se
escriben en líneas independientes y se inician con minúscula, salvo detrás del último, que se cierra
con punto.

Los requisitos de eficacia del lenguaje son: o la

obligación de que sea claro y sencillo; o la
garantía de que sea preciso;

37
Usos de los dos puntos

Los dos puntos es el signo de puntuación que detiene el discurso para llamar la atención del lector
sobre lo que sigue, para que lo interprete como una reformulación que completa o amplía la
información precedente. Se usa en los casos siguientes:

1. Preceden a una enumeración de carácter explicativo: Tres son los manuscritos que
subastarán mañana: uno de Borges, otro de Alfonso Reyes y un tercero de Machado.

2. Los dos puntos preceden a las citas textuales. Después de los dos puntos se suele escribe la
primera palabra con inicial mayúscula y comillas. Si el original no comienza por mayúscula, porque
se haya suprimido alguna parte, tras las comillas se comenzará la cita con tres puntos suspensivos.
Si la supresión es en medio de la cita, se usa el signo [...].

3. Tras las fórmulas de saludo en el encabezamiento de las cartas y documentos. También en este
caso la palabra siguiente se escribe con inicial mayúscula y en renglón aparte.

4. Los dos puntos se emplean para conectar oraciones o proposiciones relacionadas entre sí sin
necesidad de utilizar otro nexo o conector. Pueden señalar varias relaciones:

• Causa-efecto: Se ha quedado sin trabajo: no podrá viajar este año.

• Conclusión o resumen de la proposición anterior: Varios miembros monopolizaron la

reunión con problemas particulares: no llegaron a ponerse de acuerdo

• Verificación o explicación de la oración anterior.

5. Se utilizan para separar la ejemplificación del resto de la oración:

De vez en cuando tiene unos comportamientos inexplicables: hoy ha venido a la

oficina con las zapatillas de casa.

6. En textos jurídicos y administrativos –decretos, sentencias, bandos, edictos, certificados o

instancias– se colocan dos puntos después del verbo, escrito con todas sus letras mayúsculas, que
presenta el objetivo fundamental del documento.

7. En títulos y epígrafes es frecuente su uso para separar el concepto general del aspecto parcial
del que va a tratarse: La literatura medieval: estudio comparado de los principales motivos
recurrentes.

Usos de los paréntesis

Los paréntesis se usan para insertar en un enunciado una información aclaratoria o

complementaria, cuyo sentido interrumpen, pero no alteran. Se usan en los siguientes casos:

1. Para encerrar oraciones, frases o palabras que sirven de aclaración o de inciso, sobre todo si son
extensas o mantienen escasa relación con lo anterior:

38
 Las asambleas (la última duró casi cuatro horas sin descanso) se celebran en el salón
de actos.

2. Para intercalar algún dato o precisión, como fechas o datos toponímicos y administrativos
(términos municipales, provincias, departamentos, naciones…), que comprenden a otros de menor
entidad:

El puerto de Cartagena (Murcia) registra una creciente actividad comercial.

3. En ocasiones se usan como opción en el texto. Dentro del paréntesis puede encerrarse una
palabra completa o uno de sus segmentos:

En el documento se indicarán el (los) día (s) en que haya tenido lugar la baja.

4. Las letras o los números que encabezan clasificaciones, enumeraciones, etc., pueden situarse
entre paréntesis o seguidas del paréntesis de cierre.

5. Se encierran entre paréntesis las siglas cuando siguen a su enunciado o, a la inversa, el

enunciado sigue a la sigla:

El texto refundido de la Ley de Aguas (TRLA)…

Los signos de puntuación que corresponden al texto en el que van insertados los paréntesis deben
escribirse fuera de estos.

La coma, el punto y coma y los dos puntos nunca pueden ir delante del paréntesis de apertura, pero
sí seguir al de cierre. Los puntos suspensivos y el punto sí pueden preceder al paréntesis de
apertura.

Usos de las comillas

Existen diferentes tipos de comillas: las comillas angulares, llamadas latinas o españolas (« »), las
inglesas (" ") y las simples (' '). En los textos escritos, siempre que sea posible, deberán utilizarse las
comillas angulares, alternando las demás en ese orden, cuando dentro de un texto entrecomillado
sea necesario utilizar de nuevo comillas:

Al llegar al coche, Lola susurró: «Vaya "cacharro" se ha comprado Tomás».

Se utilizan las comillas en los siguientes casos:

1. Para reproducir citas textuales: Sus palabras fueron: «Por favor, el pasaporte». Cuando la
cita es extensa y constituye uno o varios párrafos, puede aparecer sangrada y con un cuerpo de
letra menor, pero ya sin comillas; no obstante, también puede usarse la letra cursiva cuando la cita
sea larga.

Un texto literal dentro de un enunciado indirecto es aceptable siempre y cuando no se incumpla

alguna de las condiciones impuestas por el estilo indirecto, como, por ejemplo, la correlación de

39
tiempos verbales. No sería aceptable un enunciado como el siguiente: La resolución indicaba que
«no hay indicios de infracción en la actuación de la mercantil».

2. Para expresar que una palabra o expresión es impropia, vulgar o de otra lengua, o que está
usada con sentido irónico o figurado.

3. Para destacar sobrenombres, alias o apodos.

4. Para enmarcar el significado de una palabra, cuando se comenta o se aclara: Tirar la toalla
significa «rendirse».

5. Para enmarcar los títulos de artículos, noticias o trabajos: Nuestro trabajo se llama «Dieta
mediterránea y salud».

6. No es aconsejable entrecomillar los nombres propios de instituciones, organismos, etc., pues

estos se escriben siempre con mayúscula y esta marca hace innecesarias las comillas.

Los signos de puntuación correspondientes al período en el que va inserto el texto entre comillas se
colocan siempre después de las comillas de cierre.

2. EVITAR LAS ORACIONES DEMASIADO LARGAS

La longitud media recomendable de las oraciones, siempre dependiendo de la complejidad del tema
y de las palabras empleadas, así como del perfil del lector, debe oscilar entre veinte y veinticinco
palabras. Una extensión superior obligará a hacer un mayor esfuerzo de asimilación.

En el proceso de lectura, intervienen dos niveles distintos de la memoria humana:

1. La memoria a corto plazo, que registra el sentido del mensaje. Esta memoria tiene una
capacidad y una duración limitadas: de 8 a 20 segundos, durante los cuales procesa una cantidad de
palabras que oscila entre quince y veinticinco, según la capacidad del lector y su nivel cultural. Más
allá de esos límites, la información se pierde.

2. Una vez percibido el mensaje, la secuencia se almacena en la memoria a largo plazo. El lector
retendrá e incorporará esa información a sus conocimientos si puede relacionarla con los que ya
posee.

Por estas razones, las oraciones deben ser cortas y bien construidas (lo que favorece la acción del
primer nivel de la memoria), y las palabras, sencillas, familiares y adaptadas al lector (para conseguir
que el segundo nivel de la memoria las incorpore a sus conocimientos generales).

Son varios los recursos que, por descuido o costumbre, alargan las oraciones, muchas veces sin
necesidad: palabras largas en sustitución de más concisas (que hemos visto en el capítulo anterior);
adjetivación innecesaria; locuciones preposicionales que sustituyen a las preposiciones sencillas;
fórmulas y muletillas características del lenguaje administrativo; y abuso del gerundio que empalma
oraciones que deberían ser independientes.

40
2.1. Adjetivos innecesarios

El uso del adjetivo en el lenguaje administrativo debería caracterizarse por la sobriedad, puesto que
se trata de un lenguaje técnico y objetivo, en el que no tienen lugar la subjetividad ni la implicación
personal del redactor.

Sin embargo, dado que el adjetivo se ajusta bien al afán detallista y minucioso del lenguaje
administrativo, no siempre se utiliza con moderación. Puede aparecer solo o agrupado con otros
adjetivos sin nexos, cuya reiteración acaba por consolidarlos en un orden fijo e inalterable:
autoridad administrativa competente; día siguiente hábil;
junta general extraordinaria; normas legales aplicables, procedimiento administrativo
común…

La proliferación de sustantivos, consecuencia del estilo nominal, atrae a los adjetivos, cuyo uso a
veces es superfluo, debido a la inclinación del lenguaje administrativo por la amplificación:
autoridad competente, legislación vigente.

La falta de sobriedad en el empleo de los adjetivos también se manifiesta en la anteposición de

adjetivos normalmente especificativos, con lo que el texto tiende a la expresividad más que a la
objetividad y acaban por convertirse en fórmulas invariables: preceptiva autorización, oportuno
expediente, vigente legislación, el debido trámite, urgente necesidad, cumplida cuenta...

Uso peculiar del adjetivo adjunto

Esta muletilla es una de las señas de identidad del lenguaje administrativo. Suele aparecer al
comienzo de oficios o notas interiores con dos posibles funciones:

• Como verbo, acompañado de otro verbo de significado próximo, si no idéntico: Adjunto

remito/ adjunto se acompaña el expediente.

• En este caso se trata de una redundancia, que puede ser evitada eliminando uno de los dos
verbos: Adjunto el expediente, remito el expediente o acompaño el expediente.

• Como adjetivo especificativo, aunque está sufriendo un proceso de recategorización: es

decir, cambia su inicial categoría de adjetivo por la de adverbio.

De la forma Le envío el documento adjunto (adjetivo) a adjunto se remite el pliego de

condiciones, se ha modificado la función de «adjunto», que en el segundo caso es un adverbio que
explica la forma en que se remite el pliego.

En cualquier caso, esta expresión se ha convertido en muletilla. No hay ninguna razón para
comenzar siempre del mismo y monótono modo los oficios o las notas interiores. Podemos variar el
estilo sustituyendo esta muletilla por un verbo pleno en forma personal: le remito, le acompaño,
le adjunto, le traslado, le envío. De este modo se aúnan variedad y corrección.

2.2. Locuciones preposicionales

41
En el lenguaje administrativo se tiende al uso de las locuciones preposicionales, un conjunto fijo de
palabras que desempeñan funciones equivalentes a las de las preposiciones.

El motivo de esta inclinación es el gusto por la explicación minuciosa y el detalle expositivo -que a
veces no es más que una mera amplificación-, para lo cual se considera insuficiente la preposición
simple y se sustituye por locuciones de mayor complejidad.

Sin embargo, la acumulación de estas locuciones complica la sencillez y la claridad en el lenguaje

administrativo, por lo que es recomendable no incurrir en su abuso.

LOCUCIÓN PREPOSICIONALES
ALTERNATIVA
a tenor de según
conforme a según
en materia de sobre
en virtud de por
a efectos de para
caso de si
como consecuencia de por
con el fin de para
en función de según
en orden a para

2.3. Fórmulas y muletillas

La costumbre y la comodidad han consagrado expresiones en algunos casos centenarias que se usan
más como relleno que con sentido concreto, porque nada aportan a la información:

En su virtud, para mejor

proveer en su caso cuando
lo estime oportuno.

Igualmente, se emplean numerosas fórmulas con muy diversos fines, cuya abundancia en los textos
administrativos es considerada perjudicial por la rigidez que ocasionan en el estilo, por su
monotonía y porque suponen un alargamiento de las oraciones y los períodos de los documentos
que, en la mayoría de los casos no aportan información alguna.

Y para que así conste y a petición del interesado firmo la presente... Tengo el honor
de elevar a Vd.
De conformidad con lo establecido en el vigente reglamento Contra
esta resolución cabe interponer recurso de...
Vistos los preceptos legales de general y pertinente aplicación. Se le tendrá por
notificado a todos los efectos legales.
Lo que se hace público para general conocimiento.

Estas expresiones formularias y rituales repartidas por el texto sirven de enlace con otras nuevas
hasta convertir toda la redacción en una sarta de fórmulas variadas:

42
 Lo que se le notifica... a efectos de que, dentro del plazo de... a partir del siguiente a
la recepción del presente escrito, comunique a esta...

2.4. Usos del gerundio

El gerundio forma junto al infinito y al participio la categoría de formas no personales del verbo. Es
característico del lenguaje administrativo, aunque en ocasiones se usa incorrectamente.

Junto a los usos propios del gerundio con valor de adverbio y predicativo (El ladrón entró en el
chalé saltando la valla) o como gerundio absoluto (habiéndose reunido la Mesa de
contratación en segunda convocatoria, se ha tomado la decisión de…), hay unos usos del
gerundio que deben evitarse por no considerarse correctos gramaticalmente. Estos usos son
esencialmente dos:

1. Gerundio del BOE o especificativo. Es el gerundio utilizado como adjetivo para especificar a
un sustantivo, en lugar de desempeñar su función adverbial. Este empleo es denominado «gerundio
del BOE» por la frecuencia con que aparece en dicha publicación, estándar de redacción
administrativa.

Se ha publicado un reglamento regulando la potestad sancionadora de la

Administración (correcto: un reglamento ley que regula…).

Con esta fecha la Alcaldía ha dictado un decreto aprobando las tasas de basura para
el año 2012 (correcto: …un decreto por el que se aprueba…).

2. Gerundio de posterioridad. Como modificador del verbo, el gerundio siempre debe indicar
una acción simultánea a la del verbo principal de la oración. No se considera un uso correcto ni
elegante si la acción del gerundio es claramente posterior a la del verbo. En estos casos es
recomendable sustituirlo por una oración coordinada independiente. Este uso del gerundio se
denomina gerundio de posterioridad o gerundio-empalme, porque actúa como un nexo que une
varias proposiciones y alarga y recarga la secuencia.

Se ha resuelto el recurso, notificando a los interesados las medidas adoptadas (y se

han notificado a los interesados…).

3. LA IMPERSONALIDAD

Nuestra lengua dispone de un conjunto de posibilidades que permiten ocultar parcial o totalmente
al agente de las acciones. Este ocultamiento del agente se produce cuando no es conocido, es
irrelevante mencionarlo o interesa destacar más otro elemento de la oración.

Los recursos lingüísticos de que pueden servirse los hablantes son esencialmente tres: la voz pasiva,
la pasiva refleja y la impersonalidad. A continuación comprobaremos cómo se produce la gradual
desaparición del sujeto real, desde la oración activa hasta la pasiva refleja.
43
Partimos de la oración activa, como forma más natural y lógica de expresar las acciones. Observa la
siguiente oración:

El ayuntamiento concedió toda la obra pública a la misma empresa.

Lo primero que se observa es que sus elementos sintácticos respetan el orden lógico (sujeto + verbo
+ complemento directo + complemento indirecto). Sobre el elemento que aparece en primer lugar
en la oración recae la mayor atención informativa.

Además, el orden sintáctico se traduce también en orden semántico: el sujeto sintáctico

(ayuntamiento) y el lógico (quien realiza la acción de ‘conceder’) son la misma entidad:
ayuntamiento; el complemento directo toda la obra pública se limita a «recibir» la acción
expresada por el verbo; mientras que a la misma empresa es el complemento indirecto (la
beneficiaria de la acción expresada del verbo).

La oración pasiva es el primer paso hacia la desaparición del sujeto. Se diferencia de la activa en
que el sujeto lógico pierde su papel protagonista y recae la atención sobre el proceso verbal en vez
de sobre el sujeto:

Toda la obra pública ha sido concedida por el ayuntamiento a la misma empresa.

Mediante la transformación del verbo a la voz pasiva, se modifica el orden sintáctico. Ahora, el
sujeto de la oración es Toda la obra pública y ha desplazado del principio de la oración al sujeto
lógico el ayuntamiento.

Segundo paso: la oración pasiva refleja. El desinterés informativo hacia el sujeto, por ser
desconocido o porque no interese expresarlo, conduce al segundo y definitivo peldaño hacia la
impersonalidad:

Se ha concedido toda la obra pública a la misma empresa.

Con ella no designamos que el sujeto sintáctico Toda la obra pública ejecuta una acción, sino que
«le ocurre» algo, y la oración se enfoca hacia el proceso, hacia la acción. La mención del sujeto
lógico (ayuntamiento) ha desaparecido por completo, sustituido por se. Este tipo de raciones se
construyen con se impersonal más el verbo en forma activa y en tercera persona.

Se remite la circular referida al horario de verano.

Se ha comprobado que la solicitud no cumple los requisitos exigidos.

Una particularidad del lenguaje administrativo en lo referente al empleo de las oraciones de pasiva
refleja proviene de un error gramatical, aunque persigue un fin informativo:

Por este servicio se ha comprobado que la solicitud no cumple los requisitos exigidos.

44
Esta oración está a medio camino entre la oración pasiva (en la aparición del agente (sujeto lógico)
por este servicio) y la pasiva refleja con se. En la lengua común es una falta de corrección añadir el
agente a las pasivas reflejas, porque estas últimas se caracterizan por ocultar el sujeto lógico.

¿Por qué entonces se recurre a esta fórmula híbrida?

Porque las oraciones pasivas, al enfocar la acción hacia el proceso verbal, no hacia el sujeto,
refuerzan la despersonalización, que es una característica del lenguaje administrativo, pero, al
mismo tiempo, la omisión del sujeto lógico de la pasiva refleja podría conducir a ambigüedades:

Una vez que la Administración declare la extinción de la sociedad, se procederá a la

liquidación patrimonial establecida en el art. 213 de la citada ley. (¿A quién corresponde
efectuar la liquidación, a la sociedad o a la Administración? Esa es la información que el
pronombre se no aclara).

Oraciones impersonales. Son aquellas oraciones que carecen de sujeto gramatical, pero sí tienen
un complemento directo de persona determinado, precedido de la preposición a:

Se convoca a los opositores para el próximo día 17 de junio.

En este tipo de construcción, el verbo siempre se conjuga en tercera persona del singular, ya que no
existe sujeto con el cual establecer la concordancia. Son, pues, incorrectos enunciados como el
siguiente:

*Se convocarán a los opositores para el próximo día 17 de junio.

Construcciones impersonales con los verbos hacer y haber. Con estos dos verbos,
inmovilizados en la tercera persona del singular, se construyen oraciones impersonales del tipo
hace un año, hace varios años; hace un día muy bueno, hizo unos días estupendos; hay
mucha gente, había muchas personas.

Cuando se utilizan en forma impersonal, no hay sujeto con el que hacer concordar el verbo.

Es erróneo buscar la concordancia del verbo con el complemento directo, como en las siguientes
oraciones: *Habían varias personas en la sala; *Hacen 27ºC (lo correcto es Había varias
personas en la sala; Hace 27 ºC). En los anteriores ejemplos, «varias personas» y «27 ºC» son el
complemento directo, y no puede establecerse la concordancia con ellos. El verbo de las oraciones
impersonales,en cualquiera de los tiempos y modos que se emplee, permanecerá invariable en la
tercera persona del singular.

Conclusión

El lenguaje administrativo abusa de las oraciones pasivas, pasivas reflejas e impersonales, por varias
razones:

• Porque desdibujan cualquier referencia al sujeto lógico y eso parece transmitir objetividad e
imparcialidad.
45
 • Porque desplazan el interés informativo hacia el objeto, el proceso o el resultado de la
acción.

• Porque permiten ocultar el sujeto, limitando su responsabilidad en el enunciado.

El predominio de estas construcciones distancian al emisor del destinatario y despersonaliza el

estilo: se presentan los hechos como si fueran el resultado de una decisión lejana y de la naturaleza
de las cosas, sin intervención humana.

46
 ESTRATEGIA 4 RESALTAR LA ESTRUCTURA
DEL TEXTO

PLANTEAMIENTO Y OBJETIVOS

1. ORDENAR LAS IDEAS SEGÚN LA LÓGICA DEL LECTOR

El documento debe dar una impresión de unidad y coherencia. Las ideas que contiene deben
disponerse con orden lógico, pensado desde la perspectiva del destinatario, cuando el documento
se dirija a él.

2. ORGANIZAR LA INFORMACIÓN EN PÁRRAFOS

La información se organizará en párrafos que proporcionarán la información del tema

progresivamente. La cohesión entre ellos se reforzará con el uso de conectores de texto y
organizadores de la información.

3. ESTRUCTURAR FORMALMENTE EL DOCUMENTO

El orden interno se refleja en la adecuada estructuración del documento.

Los documentos deben contener un título y un encabezamiento que informen al lector del
contenido de forma resumida.

Si el documento es extenso, podrán incluirse subtítulos que informen al lector de lo que va a leer en
el párrafo. Para que pueda leer lo que le interese.

4. APOYAR EL TEXTO CON EJEMPLOS

Un texto se comprende mejor si se ejemplifica.

5. ESTRUCTURAS TÍPICAS DE LOS DOCUMENTOS

ADMINISTRATIVOS

Esta estrategia se completa con un somero repaso a las estructuras más comunes en los
documentos administrativos: resoluciones, notificaciones, oficios, notas interiores, actas,
certificados, informes…

47
 ESTRATEGIA 4 RESALTAR LA ESTRUCTURA
DEL TEXTO

DESARROLLO DE OBJETIVOS

La inteligibilidad es una condición inexcusable de la eficacia de la comunicación escrita de calidad.

Un documento estará bien redactado y será eficaz (conseguirá sus fines) si es comprendido por su
destinatario y le permite actuar en consecuencia.

En este capítulo estudiamos las estrategias que podemos aplicar para ordenar con coherencia las
ideas, organizar su contenido en párrafos y redactar el documento con una estructura que facilite su
lectura.

1. ORDENAR LAS IDEAS DEL DOCUMENTO

Un documento o texto debe ser coherente. La coherencia es la propiedad básica que hace inteligible
un texto o documento a sus destinatarios.

Sus características más destacadas son las siguientes:

• Unidad de sentido. El texto o documento trata un tema central, alrededor del cual se
articulan las ideas que lo precisan y lo complementan.

• Orden en la información. Esta organización de las ideas aportará información de forma

lógica, articulada, progresiva y ordenada, sin repeticiones, contradicciones,
sobreentendidos ni saltos lógicos.

• Finalidad. El texto debe mostrar con claridad cuál es su finalidad: exponer, informar,
convencer, exigir, describir, contar.

• Contextualización. La información del texto debe estar contextualizada. Es decir, tiene que
adaptarse al destinatario para que pueda conectarla con sus conocimientos. Un documento
se contextualiza combinando diversos elementos: con el título, con la información del
encabezamiento, la propia información que suministra, las palabras que destacamos en
negrita como importantes, etc.

Como ejemplo de contextualización insuficiente, imagina un documento que consistiera en lo

siguiente:

48
 UNIVERSIDAD DE MURCIA

N.ª Ref.ª: SCA-23/2012

Asunto: exclusión de solicitud

D.ª Remedios Albarracín de la Torre

Avda. de la Marina Española, 12, 3
30009 Murcia

Se le comunica que su solicitud ha sido excluida provisionalmente por incumplir los

requisitos que exige la base tercera de la Resolución R-235/2011, de 27 de septiembre.

El secretario general

Un documento reducido a este contenido probablemente ofrecería poca información a la

destinataria, que puede ignorar a qué solicitud se refiere, qué requisitos incumple de los que exige
la mencionada resolución, que casi seguro que también desconoce. El mismo caso pero con una
contextualización más completa sería:

UNIVERSIDAD DE MURCIA

Notificación de exclusión provisional

N.ª Ref.ª: SCA-23/2012

Asunto: solicitud de ayuda de estudios.

D.ª Remedios Albarracín de la Torre

Avda. de la Marina Española, 12, 3
30009 Murcia

En relación con su solicitud de ayuda para estudios de hijos durante el curso académico
2011-2012, le comunico que se ha excluido provisionalmente por los siguientes motivos:

1. No se han acreditado los ingresos íntegros de la unidad familiar.

2. ...

Esta documentación está exigida por la base tercera de la convocatoria de acción social,
(Resolución R-235/2011, de 27 de septiembre de ...)

El secretario general

La combinación de la información proporcionada por el título, el asunto, junto con la explicación de

las circunstancias que han causado la exclusión y su justificación, contextualizan adecuadamente la

49
información del documento y permiten al destinatario conocer las circunstancias y las razones para
poder subsanar su petición o defenderse de una decisión que puede considerar injusta.

2. ORGANIZAR LA INFORMACIÓN EN PÁRRAFOS

La coherencia interna proporciona orden y claridad al contenido del texto, pero será de poca
utilidad si no se refleja externamente por medios lingüísticos (repeticiones, sinónimos,
pronombres...) y gráficamente. Esta es la denominada coherencia externa.

El elemento básico sobre el que recae la responsabilidad de articular y organizar la información del
conjunto del documento es el párrafo. A él dedicamos el siguiente apartado.

2.1. El párrafo

Un párrafo es la unidad fundamental de los documentos. Gráficamente, el párrafo se destaca en la

página por estar delimitado entre una mayúscula con la que se inicia una línea nueva y un punto y
aparte.

Consiste en un bloque de texto, integrado por oraciones interrelacionadas que desarrollan un

aspecto del tema central del texto. La división en párrafos permite distribuir los contenidos, facilitar
su lectura y organizar el texto visual e informativamente.

Recomendaciones para articular un texto en párrafos

1. Cada párrafo debe tratar una única idea.

2. Se comenzará un nuevo párrafo cuando se ofrezca una información diferente o un nuevo

aspecto sobre el tema central.

3. Cuanto más largo y condensado sea el párrafo, será más difícil de leer y entender. Su extensión
no superará las seis líneas. Es conveniente que el párrafo contenga más de una oración.

4. Los párrafos se sucederán de forma lógica de acuerdo con su contenido y en relación con los
demás.

5. La idea principal del párrafo aparecerá preferentemente al principio, ya que generalmente es

aquí donde está más activa la atención del lector; también es posible situarla al final, a modo de
conclusión.

Errores más frecuentes en la redacción de los párrafos

50
 1. Desequilibrio. Alternar párrafos desmesuradamente largos con párrafos muy cortos demuestra
falta de orden.

2. Repetición. Distintos párrafos desarrollan la misma idea, con lo cual se vulnera el principio «un
párrafo, una idea».

3. Condensación. Un solo párrafo expone varias ideas, lo que resta solidez al principio de unidad
del párrafo.

4. Vaguedad. Un párrafo se limita a apuntar algunas ideas, sin llegar a desarrollar ninguna en
profundidad.

5. Longitud. El párrafo coincide en la puntuación con una sola y extensa oración, con lo cual
dificultará la legibilidad y la comprensión.

2.2. Los conectores o marcadores textuales

La relación lógica entre los párrafos puede deducirse del contenido. Pero la coherencia externa se
refuerza si se colocan «señales» que expliciten esa relación y ayuden al lector a interpretarlo
adecuadamente. Esas señales son los conectores o marcadores textuales.

Son conectores palabras o grupos de palabras como asimismo, por otra parte, no obstante, por
tanto. No tienen un significado conceptual (no significan nada léxicamente); sin embargo, enlazan
partes del texto indicando la relación lógica que hay entre ellas.

Estudiamos diversas clases de conectores y marcadores, según la función informativa y el tipo de

instrucción que expresan:

1. Organización de la información
2. Adición de argumentos
3. Oposición de argumentos
4. Causa o consecuencia
5. Reformulación de lo dicho

1. Conectores que organizan y estructuran la información

Señalan las partes del texto que inician, continúan o concluyen la información de un documento o
provocan alguna desviación o excurso. De este modo organizan la información.

A esta clase pertenecen conectores como en primer lugar, por una parte, ante todo, en
segundo/tercer lugar, de igual manera/modo, de otra parte, en último lugar, finalmente, por
lo demás, por último, etc.

2. Conectores que indican adición de argumentos

Pertenecen a esta categoría los conectores que indican una relación lógica de suma o adición entre
contenidos (A + B), de modo que ambos están orientados hacia la misma conclusión.
51
A esta clase pertenecen conectores como en asimismo, igualmente, del mismo modo, además,
máxime, es más, etc.

3. Conectores con valor adversativo o contraargumentativo

Los conectores de esta clase establecen un contraste u oposición entre los argumentos que unen.

A esta clase pertenecen conectores como aunque, si bien, a pesar de que, pese a que; pero,
mas, sin embargo, no obstante, con todo, ahora bien, aun así, a pesar de todo; en cambio,
por el contrario, antes bien, de todos modos…

4. Conectores consecutivos

Son consecutivos los conectores que presentan al miembro del texto en que se encuentran como
una consecuencia o la conclusión derivada de la información del miembro anterior.

A esta clase pertenecen conectores como por ello, por eso, por tal motivo, por tal razón, por lo
que, de ahí que; en consecuencia, consecuentemente, por consiguiente, por lo tanto,
consiguientemente, por ende...

5. Reformuladores

Son los que presentan la nueva información como una reformulación de lo anteriormente dicho,
para mejorarla, explicarla, aclararla o rectificarla.

A este tipo pertenecen los reformuladores explicativos a saber, es decir, o sea; los rectificativos,
como mejor dicho, en cualquier caso, de todos modos o en todo caso, o los recapitulativos
como en suma, en definitiva, en fin, en conclusión.

3. ESTRUCTURA GENERAL DEL DOCUMENTO ADMINISTRATIVO

Lo esencial de un documento es su contenido y la claridad con que se expone, pero la manera de

presentarlo también condicionará su legibilidad. Una adecuada estructura ayudará a que el lector
capte a primera vista la información importante, reconozca su organización interna y sus diferentes
divisiones.

Examinamos a continuación las distintas partes que forman la estructura de un documento.

3.1. Encabezamiento

Es la parte superior del documento. Desde el punto de vista de la atención visual, es el lugar donde
primero se fija la vista del lector; por esa razón se reserva este espacio para la información básica
que sintetiza elementos fundamentales del documento: identificación corporativa del emisor,
información sintética del contenido e identificación del destinatario.

52
El encabezamiento aparecerá en todos los documentos que deban estar formalizados, incluidos los
de trámite, cuyos destinatarios sean los ciudadanos. En él debe constar el título y el número clave
de identificación del expediente.

Partes del encabezamiento

1. Cabecera impresa. Es la franja superior del documento donde aparecen el escudo o el

logotipo que identifican corporativamente al emisor, así como información referida a los
organismos y órganos de segundo orden, dirección postal y electrónica…, según las normas de
imagen institucional de cada Administración.

2. Título. El título es el resumen del documento. Es obligatorio en los documentos que contengan
actos administrativos, incluidos los de trámite, cuyos destinatarios sean los ciudadanos, y expresará
con claridad y precisión el tipo de documento, su contenido esencial y, en su caso, el procedimiento
en que se inserta.

Características del título

• Resumirá de forma concisa el tipo de documento y su contenido esencial.

Resolución de adjudicación de plazas vacantes

Informe sobre compatibilidad de puesto en el sector privado

Oficio de subsanación de la solicitud

• Debe estar situado en sitio visible y fácilmente identificable. El lugar idóneo será
inmediatamente después de la cabecera.

• Destacará del cuerpo por caracteres tipográficos (mayúscula o negrita).

Resolución de adjudicación de plazas vacantes

OFICIO DE SUBSANACIÓN DE LA SOLICITUD

• No ocupará más de una línea, si es posible; de lo contrario, pierde eficacia.

• No deben usarse en el título abreviaturas o siglas, y mucho menos si no son las más
comunes.

3. Datos generales del documento. Este apartado contendrá la información más significativa
para la identificación inmediata del documento y para la gestión administrativa (registro, archivo,
remisión). Incluirá todos o algunos de los siguientes apartados, siempre según las necesidades de
cada unidad administrativa:

53
 • Referencia, número o clave asignados por cada dependencia para la identificación del
documento, con objeto de facilitar el control interno administrativo.

• Asunto. Describe sucintamente el objeto del documento. El asunto complementa la

información proporcionada por el título o lo sustituye si el documento carece de título. Se
redactará de forma sintética, con claridad y precisión e idénticos criterios que se aplican al
título.

• Identificación del interesado o los interesados en el procedimiento, que puede no

coincidir con el destinatario de las notificaciones o comunicaciones.

• Fecha de inicio del procedimiento.

4. Destinatario. Es la persona a la que va dirigido el documento. Los datos que deben figurar ya se
han examinado en la unidad anterior. El espacio reservado para la identificación del destinatario se
dispone normalmente en casillas o recuadros coincidentes con la ventanilla de los sobres. Cuando el
destinatario es otra Administración, puede aparecer al pie del documento en mayúscula.

3.2. Cuerpo

Es la parte reservada al contenido específico de cada documento. Su extensión varía, según la

mayor o menor complejidad del mensaje que se transmite o del tipo de texto.

El contenido se redactará con claridad, sencillez y precisión, separando la información en párrafos

ordenados de forma lógica. En aquellos casos en que su complejidad o extensión lo aconsejen, se
utilizarán subtítulos indicativos de las distintas divisiones del documento, destacados
tipográficamente del resto.

Es costumbre arraigada en la redacción de los documentos jurídicos y administrativos, aceptada

como solución ortográfica por la Real Academia Española, destacar con mayúsculas la acción
principal del documento: autorizar, denegar, informar, sancionar, requerir, ordenar, caducar,
desestimar, trasladar... El procedimiento ortográfico se completa separando la palabra del cuerpo
del texto, a veces en renglón aparte, seguida de dos puntos: CERTIFICA:, INFORMA:,
RESUELVE:, etc.

3.3. Pie

El final del documento es el espacio reservado a las circunstancias de tiempo y lugar (data), si no se
han expresado en el encabezamiento, y a la formalización y los signos de validación del documento,
que incluyen la firma del emisor, su identificación oficial y personal, la de los autenticadores, y en su
caso, los sellos.

1. Data. La data también es un elemento esencial y un requisito para los documentos que hayan
de estar formalizados.

• Con carácter general, es recomendable escribir la data combinando letras y números, como
en el ejemplo:

54
 Murcia, 17 de mayo de 2016

• Entre el lugar y la fecha propiamente se escribe una coma, y se debe prescindir de las
preposiciones En y a, por considerarse uso anticuado.

• El día del mes y el año se escriben con cifras; el año no lleva punto (2017) es la forma
correcta; 2.017 es incorrecta).

• El mes se escribe con letras, en minúscula, precedido y seguido por la preposición de

 Cuando se escribe la data en renglón aislado, no debe llevar punto al final.

• Si en el formato del documento existen casillas para consignar la fecha de forma

exclusivamente numérica, se podrá recurrir a la separación en barras, puntos o guiones,
como en los ejemplos siguientes:

17/05/16, 17.05.2016; 17-05-16

Dependiendo de formato del documento, la data puede aparecer en los datos de identificación del
encabezamiento o inmediatamente antes de la firma como en el ejemplo:

Torrevieja, 17 de mayo de 2013

El alcalde

Luis Enciso Navarro

2. Firma. Normalmente el autor jurídico del documento asume la responsabilidad de su contenido

con el acto formal de la rúbrica o firma. Puede darse el caso de que el documento requiera la
intervención de una persona que lo legitime con su firma oficial. En diplomática se denomina
autenticador y en el documento administrativo adopta la fórmula de visto bueno (generalmente
abreviada como V.º B.º). Esta fórmula acredita que la firma que aparece en el documento en
cuestión pertenece realmente al funcionario firmante.

La firma es el signo de validación del documento por excelencia. Está compuesta de tres elementos:
antefirma, rúbrica y nombre completo del emisor. Cuando el documento tiene carácter oficial,
predomina el cargo sobre la persona, y debe guardarse el siguiente orden:

a) La antefirma expresa el cargo de quien formaliza el documento.

• Deben evitarse títulos de tratamiento o de cualquier otra clase no relacionados

específicamente con la función pública.

• No es necesario escribir el cargo enteramente con mayúsculas.

• En cuanto al uso de mayúscula inicial, si el cargo aparece junto al nombre de quien lo
desempeña (como es el caso) es opcional escribirlo en mayúsculas o minúsculas, aunque en
los documentos oficiales es costumbre escribirlos con mayúsculas.
 No debe colocarse coma al final.

55
 • No se utilizarán abreviaturas.

b) Rúbrica.

c) Nombre y apellidos. Tras la rúbrica se escribirán los nombres y apellidos de la persona que
ocupa el cargo. En la actualidad se tiende a suprimir la abreviatura Fdo.; tampoco se debe colocar
punto tras el nombre.

d) Delegación. Cuando se actúa por delegación de competencias, de firma u otras circunstancias,

el orden será el siguiente:

o Cargo que tiene atribuida la competencia o Circunstancias concretas de la delegación,

indicada con la abreviatura que corresponda (P. D.)

oCargo de quien formaliza el documento

oNorma que atribuye la delegación
o Nombre completo de la persona que formaliza.

El Consejero
P.D., la directora general del Medio Rural
(Orden de 13 de febrero de 2015)
Rúbrica
Nombre y apellidos

e) Sello. Es un signo con fin validador. Se estampa por lo general junto a la firma del autor jurídico
del documento, sobreponiéndose ligeramente a ella por la izquierda. La introducción de firmas
electrónicas y otros códigos han modificado su forma, pero no su función.

4. ESTRUCTURAS TÍPICAS DE LOS DOCUMENTOS

ADMINISTRATIVOS MÁS FRECUENTES

Los documentos administrativos pueden clasificarse según diversos criterios:

1. Según los participantes en la relación administrativa. Se distinguen dos categorías de

documentos: documentos de la Administración y documentos de los ciudadanos.

DOCUMENTOS cartas, declaraciones, quejas, solicitudes, recursos, renuncias,

DE LOS CIUDADANOS reclamaciones...
DIRIGIDOS AL anuncios, bandos, cartas, oficios,
CIUDADANO notificaciones, citaciones...
DOCUMENTOS DE LA DIRIGIDOS A LA actas, cartas, notas interiores, oficios,
ADMINISTRACIÓN ADMINISTRACIÓN informes, diligencias...

56
2. Según la normatividad del contenido del documento. Esta clasificación divide los documentos
de acuerdo con su carácter normativo o no normativo, de la que excluye los escritos de los
ciudadanos:

Son las disposiciones generales que aprueban los

Genéricos organismos públicos, cuyo destinatario es colectivo
DOCUMENTOS
NORMATIVOS O DE
DECISIÓN Son aquellos documentos que van dirigidos a
Individuales ciudadanos individualmente considerados, como las
resoluciones, acuerdos, etc.
de constancia

DOCUMENTOS NO de juicio
NORMATIVOS
de transmisión

3. Según la fase del procedimiento en que se producen:

 Acuerdo de inicio del procedimiento

 Requerimiento de subsanación de defectos de la solicitud
 Petición de mejora voluntaria de la solicitud
 Acuerdo de adopción de medidas provisionales
DOCUMENTOS DE LA 
Acuerdo de acumulación de procedimientos
FASE DE INICIACIÓN
 Acuerdo de práctica simultánea de trámites

 Acuerdo de apertura de un período de pruebas

 Acuerdo de práctica de prueba
 Acuerdo por el que se rechazan las pruebas propuestas
 Oficio de petición de informes

Citación de comparecencia

Concesión de trámite de audiencia
DOCUMENTOS DE LA 
Acuerdo de apertura de período de información pública
FASE DE INSTRUCCIÓN
 Acuerdo de ampliación de plazos

 Acuerdo de tramitación de urgencia

 Acreditación de la notificación

 Resolución de caducidad por paralización del

DOCUMENTOS DE LA FASE DE
TERMINACIÓN
procedimiento imputable al interesado
 Resolución de caducidad de procedimientos iniciados de oficio
susceptible de producir efectos desfavorables o de gravamen
Resolución tipo

Resolución de inadmisión

 Certificación de acto producido por silencio administrativo

 Acuerdo de suspensión de la ejecución de un acto

4. Según la declaración que contienen. Finalmente la clasificación que seguiremos es la propuesta

por el Manual de documentos administrativos (MAP, 2003). Esta clasificación parte de la base de
que cada documento contiene una declaración, una manifestación de un órgano administrativo
57
para cumplir un fin concreto: decidir, transmitir actos, dejar constancia y opinar o proponer
actuaciones. De este modo, se establecen cuatro categorías de documentos:

DOCUMENTOS DE DECISIÓN O RESOLUTIVOS resoluciones, acuerdos

contienen una declaración de voluntad de un órgano
administrativo sobre materias de su competencia

Notificaciones, publicaciones oficios

DOCUMENTOS DE TRANSMISIÓN comunican la notas interiores
existencia de hechos o actos a otras cartas, citaciones, convocatorias
personas, órganos o entidades

DOCUMENTOS DE CONSTANCIA O CONSTATACIÓN

contienen una declaración de conocimiento de un órgano Actas, diligencias,
administrativo, persona o entidad pública o privada, cuya certificados
finalidad es la acreditación de actos, hechos o efectos

DOCUMENTOS DE JUICIO
contienen una declaración de juicio de un órgano
administrativo, persona o entidad, sobre las cuestiones de
Informes, propuestas,
hecho o jurídicas que sean objeto de un procedimiento
dictámenes
administrativo

4.1. Documentos de decisión

Son los documentos que contienen una declaración de voluntad de un órgano administrativo sobre
materias de su competencia.

Dentro de los documentos de decisión, se distinguen dos clases:

• La resolución es el documento que contiene la decisión con la que el órgano competente

pone fin a un procedimiento.

• El acuerdo es el documento que recoge las decisiones adoptadas por el órgano

competente sobre la iniciación del procedimiento y las cuestiones que se suscitan durante
su tramitación, siempre anteriores a la resolución.

Estructura básica

La estructura de los documentos de decisión reproduce por analogía y costumbre la de las

sentencias, que ha fijado el art.º 248.3 de la Ley Orgánica del Poder Judicial: «Las sentencias se
formularán expresando, tras un encabezamiento, en párrafos separados y numerados, los

58
antecedentes de hecho, hechos probados, en su caso, los fundamentos de derecho y, por último, el
fallo. Serán firmadas por el juez, magistrado o magistrados que las dicten».

Junto con los elementos comunes vistos en apartados anteriores, sus elementos estructurales son:

a) Antecedentes. Introducen de forma resumida información sobre la forma de inicio del

procedimiento, solicitud externa u órgano que lo inicia, cuando sea de oficio.

b) Hechos (o también parte expositiva o relación de hechos). Contiene los diferentes hechos y
acciones seguidas desde el inicio del procedimiento. La descripción minuciosa de los hechos
aparecerá solo en las resoluciones o acuerdos que deban ser motivados.

c) Valoración jurídica (fundamentos de derecho o parte argumentativa). Es la valoración de los

hechos, de acuerdo con los fundamentos normativos, doctrinales o jurisprudenciales que les son
aplicables.

Los hechos y los fundamentos de derecho constituyen la motivación, un requisito con que se
garantiza que la decisión adoptada se ajusta a derecho y posibilita el control jurisdiccional de los
actos de la Administración.

d) Competencia. Esta parte identifica las normas que atribuyen la competencia al órgano
administrativo para poder actuar y decidir, y suele acompañar a la mención de las normas en la
motivación.

e) Decisión (parte dispositiva). Expresa la declaración de voluntad concreta que adopta el órgano
sobre las cuestiones planteadas en el procedimiento.

La decisión puede incluir también una serie de condiciones cuyo cumplimiento es esencial para la
eficacia de la resolución. Según su extensión, podrá incluirse en la misma parte dispositiva o en un
apartado específico convenientemente destacado.

f) Recursos. Informan al ciudadano de cómo puede impugnar la decisión adoptada si no está

conforme con ella. La información expresará con la mayor claridad posible y con orden la naturaleza
del acto (definitivo o no en la vía administrativa), qué tipo de recurso puede interponer, ante qué
órgano, en qué plazo y otros posibles efectos.

4.2. Documentos de transmisión

Son documentos de transmisión todos aquellos que comunican actos, la existencia de hechos o las
circunstancias de un procedimiento a otras personas, órganos o entidades.

Se pueden clasificar teniendo en cuenta el contenido normativo o no del acto comunicado. De

acuerdo con esto, se pueden dividir en dos subcategorías:

Comunican actos de decisión

Notificación

59
 Publicación

Comunicaciones (oficios, notas interiores,

Comunican actos no decisivos cartas, convocatorias, citaciones. anuncios...)

1. Documentos que comunican actos decisivos: notificación y publicación

La notificación y la publicación son los documentos mediante los que se comunica al interesado una
resolución o un acuerdo que afecta a sus intereses y derechos. La notificación es una condición para
la eficacia (jurídica) del acto que se comunica y al mismo tiempo garantiza la recepción de dicho
acto y el éxito de la comunicación.

Es requisito de estos documentos que reproduzcan íntegro el acto que notifican o sus elementos
esenciales. La reproducción puede consistir en:

• Notificación independiente. La notificación se ordena en un documento distinto y separado

de la resolución.

• Notificación-resolución. El mismo documento contiene la resolución y la ordenación de la

notificación

• Notificación adjunta. La notificación consiste en un mero oficio que acompaña a la

resolución.

• La publicación consiste en notificar un acto en los diarios oficiales o en la prensa de mayor

difusión cuando no se ha podido notificar por los medios ordinarios o se dan las
circunstancias previstas en los arts. 59 y 60 de la LRJ-PAC.

Estructura básica

Con ligeras diferencias, según las modalidades de notificación elegidas, su particularidad consiste en
un encabezamiento de este tipo si la notificación transcribe e inserta la resolución:

Con esta fecha, (la autoridad que corresponda en cada caso) ha dictado el/la siguiente
acuerdo/resolución:

Le notifico que, con esta fecha, (la autoridad que corresponda) ha dictado la...

Si la notificación y la resolución son el mismo documento, suele añadirse al final de la parte

dispositiva la ordenación de la notificación:

Mediante este documento, se notifica a... esta resolución/acuerdo, según lo exigido

en el art.º 58.1 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre.

60
Para la publicación existe un formato particular. Su única especificidad radica en que deben
indicarse las circunstancias que han imposibilitado la notificación ordinaria y los medios en que se
realiza la notificación, con fórmulas semejantes a las siguientes:

Al desconocerse la identidad de los posibles interesados en el procedimiento de…,

les notifico el siguiente acuerdo mediante su publicación en el Boletín Oficial de la
Región, en el tablón de anuncios del Ayuntamiento de…y en el periódico La Opinión:
[texto del acuerdo]

No se ha podido practicar la notificación a D.ª … por los medios indicados, ya que

resulta desconocida en el lugar que ha indicado como domicilio, y el número de fax
facilitado corresponde a una sociedad mercantil sin relación con la interesada. En
consecuencia, notifico la siguiente resolución mediante su publicación en el Boletín
Oficial de la Región y en el tablón de anuncios del Ayuntamiento de…

2. Documentos que comunican actos no decisivos: comunicaciones

Con el nombre comunicaciones se designan los documentos administrativos destinados a poner

en conocimiento de otras personas hechos o circunstancias de un procedimiento o de la
Administración, y siempre que no contengan actos de decisión.

En esta clase de documentos se incluyen muy diversos tipos: oficios, citaciones, notas o
comunicaciones interiores, convocatorias, cartas, saludas, etc.

Un oficio es el documento que emite un organismo oficial, cuyo fin es comunicar una actuación
administrativa prevista legalmente e integrada en un procedimiento. Su destinatario, siempre
externo al emisor, puede ser un ciudadano, una entidad privada u órganos administrativos de
distintas Administraciones.

La nota interior, de características similares al oficio, es un documento interno, que se utiliza para la
comunicación entre órganos o unidades dependientes de un mismo órgano superior o entidad.

Muy similar es la circular o nota informativa, documento mediante el cual una autoridad superior
dirige una orden, instrucciones o información general a todos o a gran parte de sus subordinados.
Tiene normalmente un destinatario colectivo, lo que la diferencia de la nota interior, que suele ser
individual. Mientras que le estructura regular del oficio se ajusta al esquema encabezamiento
cuerpo y pie, la nota interior comparte estructura con el oficio, con leves pero significativas
variaciones.

En el encabezamiento, tras el título y los datos generales de identificación, comunes a ambos, la

identificación del emisor y del destinatario se debe realizar indicando tanto el nombre como los
cargos del emisor y del destinatario:

Nota interior

Lugar y fecha (optativo en el encabezamiento) S/ref.ª:

N/ref.ª:

61
 De: Juana María Ramírez Ortigosa, jefa de la Sección de Patrimonio

Dirigido a: Luis de León Galmés, jefe del Servicio Económico

En el pie contendrá la datación, si no se ha indicado en el encabezamiento; para la firma, bastará

con la rúbrica, pues los datos identificativos del emisor ya se han expresado en el encabezamiento.

La carta es el documento empleado para las comunicaciones de carácter personal, protocolario o de

contenido general, sin relación directa con la gestión habitual o la tramitación de un procedimiento.
Consta de

• Cabecera. En la parte superior izquierda aparece el remitente, que puede identificarse

personalmente o con el membrete o logotipo institucional preimpreso; también es posible
encontrarlo en el centro o a la derecha.

• Datación. Por debajo de la cabecera, en el ángulo superior derecho, se encuentra la

datación. También puede colocarse inmediatamente antes de la firma.

• Destinatario. La identificación del destinatario se situará bien junto al margen izquierdo,

bien a la derecha, si se utilizan sobres con ventanilla.

• Saludo o encabezamiento. Es, estrictamente hablando, el inicio de la carta. Se escribe

debajo de los datos del destinatario. El saludo debe ajustarse al tono general de la carta, y
para ello se emplearán las fórmulas adecuadas según la proximidad y la formalidad de la
relación entre los interlocutores.

• Cuerpo. Es el lugar destinado al contenido propiamente dicho de la carta. Su redacción

deberá cumplir las mismas indicaciones que las expuestas en el apartado relativo al
contenido de los oficios y las notas interiores. Normalmente se estructurará en tres partes
no obligatorias: introducción del motivo de la carta o su presentación, desarrollo y la
conclusión con una síntesis o la petición concreta.

• El cierre de la carta es la última parte y consta de despedida, firma y, en ocasiones,

posdata. La fórmula de despedida guardará relación con el tono que se ha empleado en el
saludo y en el cuerpo: Cordialmente, Reciba un cordial saludo, Le saluda
atentamente...

Por su carácter más personal, en las cartas es más importante la persona que el cargo que ocupa.
Por esa razón, el orden de sus elementos es rúbrica, nombre y apellidos, cargo.

El saluda es un tipo de comunicación protocolaria dentro de la Administración, que es utilizado

exclusivamente por los altos cargos para comunicaciones breves (agradecimientos, felicitaciones,
invitaciones, saludos...), no regladas ni pertenecientes al procedimiento administrativo.

El tono y el objeto de este documento son de elevada formalidad, circunstancia que se refleja en el
uso de la tercera persona tanto para el emisor como para el destinatario. Por su uso restringido y
algo anticuado, puede ser reemplazado por la carta o la invitación.

62
 Ministerio de Agricultura y Pesca, Alimentación y Medio Ambiente
Secretaría de Estado para la Biodiversidad

El Ilmo. Sr. Secretario de Estado para la Biodiversidad

SALUDA

al profesor ........ y le agradece la colaboración prestada por la institución que

preside en las Jornadas sobre Agua y
Medioambiente, organizadas en Murcia, los días 22 y 23 de
noviembre de 2015.
Nombre
y aprovecha la ocasión para testimoniarle de su más alta consideración
Datación

4.3. Documentos de constancia

Son aquellos documentos que contienen una declaración de conocimiento de un órgano

administrativo, cuya finalidad es la acreditación de actos, hechos o efectos.

A este grupo pertenecen las actas (de reunión, de inspección), la certificación, la diligencia.

Actas de reunión

Las actas son relaciones escritas en las que se hace constar un hecho, una obligación o una reunión.
Dentro de esta categoría general, el acta de reunión o de sesión es un documento por el que se deja
constancia del desarrollo de las reuniones de los órganos colegiados: deliberaciones, acuerdos, etc.

Su estructura tipo incluye las siguientes partes:

o Título e identificación de la sesión

o Asistentes y ausentes.

o Orden del día y desarrollo de la sesión, con expresión de los puntos principales de
las deliberaciones.

o Acuerdos. En este apartado se transcribirán los acuerdos que se adopten,

señalando asimismo el procedimiento de votación (secreta, a mano alzada...) y el
resultado de la votación.
63
 o Fórmula final y firma. Suele responder a uno de estos tipos: «El presidente levanta
la sesión, de la cual extiendo esta acta como secretario» o «Sin más asuntos que
tratar, el presidente levanta la sesión a las 20:30 horas...». Las personas que firman
normalmente las actas son el secretario y el presidente, que otorga su visto bueno.

La certificación

Es el documento con que el funcionario responsable da fe de un hecho, del contenido de un

documento o de las circunstancias que constan en archivos, registros, libros de actas, etc. Consta de
las siguientes partes:

o Título descriptivo del objeto de la certificación y el encabezamiento donde se

identificará el nombre y los apellidos, el cargo y el organismo al que pertenece
quien la emite.

o Cuerpo. El cuerpo del documento consta del verbo CERTIFICO/A que designa la
acción principal del documento y los hechos y las circunstancias que constituyen
el objeto mismo del certificado

o Fórmula de certificación. El documento puede concluir con la fórmula Y para que

así conste, expido /extiendo /emito / firmo este certificado, o bien
directamente expresar el solicitante del certificado, la finalidad, los efectos
genéricos o específicos o a la validez temporal del certificado, en su caso, e incluso
la persona que da la conformidad.

o Datación. Aunque continúa siendo práctica común expresar la datación como un

elemento más de la fórmula de certificación, los manuales modernos recomiendan
que la datación figure en renglón independiente, situada bien antes o bien después
de la rúbrica. Por cuestiones de tradición podemos mantener la datación antes de
la rúbrica.

o Firma. Bastará con la rúbrica, puesto que la identidad del emisor del certificado
aparece en el encabezamiento. Si ha de aparecer el visto bueno, se escribirá junto
a la rúbrica, pero en este caso con el cargo y el nombre completo de quien da su
conformidad.

4.4. Documentos de juicio

Son los documentos que contienen una declaración de juicio de un órgano administrativo, persona
o entidad pública o privada, sobre las cuestiones de hecho o jurídicas que sean objeto de un
procedimiento administrativo. Los documentos más característicos son el informe y la propuesta.

El informe

La competencia para dictar resoluciones y acuerdos recae en órganos administrativos que, en

ocasiones, necesitan opiniones autorizadas, de contenido técnico o jurídico, sobre un tema
concreto.

64
El informe consiste en una exposición ordenada y exhaustiva sobre un tema determinado, un
problema o el estado de una cuestión. Se trata de una declaración de juicio emitida por una persona
distinta de la que debe resolver el procedimiento, cuyo fin es aportar nuevos datos al expediente o
comprobar los ya existentes, proporcionar valoraciones y opiniones necesarias para la formación de
la voluntad y la adopción de la decisión.

Su rasgo más destacado es el carácter instrumental: el informe es redactado por técnicos o

funcionarios con competencias determinadas, para que sirva de antecedente y de asesoramiento al
órgano administrativo que ha de tomar una decisión

La estructura del informe está determinada por la extensión Resumimos la estructura del informe
breve por ser el documento de juicio más frecuente en la actividad regular de la Administración:

o Datos identificativos que permiten obtener una visión sintética de su contenido,

indicaremos en esta parte los siguientes datos: título, órgano que lo solicita y asunto de
que trata.

o Cuerpo. De acuerdo con la extensión de lo que se informa, el cuerpo del informe

presentará, tras una frase introductoria el contenido, separado por párrafos numerados,
si es necesario. Si es más extenso, se podrán introducir subapartados que contengan los
hechos o antecedentes (ordenados cronológicamente y escritos en párrafos separados)
y los fundamentos legales (justificación y argumentación que prepara la conclusión,
igualmente separados en párrafos).

o Conclusión o propuesta: según la clase de informe de que se trate, la parte final puede
incluir una o varias conclusiones (necesariamente en el caso de las propuestas de
resolución), o carecer de ellas si se trata de un informe descriptivo.

o Datación, firma
o Anexos (en aquellos casos que sean necesarios).

65
 ESTRATEGIA 5 FACILITAR LA LECTURA DEL
DOCUMENTO

PLANTEAMIENTO Y OBETIVOS

1. APROVECHAR LOS MEDIOS DEL PROCESADOR DE TEXTOS

Se pueden aprovechar los distintos recursos tipográficos (cuadros, listas, tablas, distintos tipos de
letra [negrita, cursiva,…], subrayados, mayúsculas para destacar partes del texto

¿Qué es lo que debe destacarse?

Lo que pueda ayudar al lector a comprender mejor el texto. Pero con mesura: si se destaca todo, el
efecto pierde eficacia.

2. LLEGADO EL CASO, EMPLEAR TABLAS 3. PRESENTAR

ENUMERACIONES EN LISTAS

Cuando en un texto se enumeran varios elementos es preferible presentarlos en listas, precedido

cada uno de ellos de una viñeta o topo.
o Las listas son más fáciles de comprender.
o Mejoran la memorización.
o Reducen el riesgo de malas interpretaciones.
o Permite dividir las oraciones muy largas.

ESTRATEGIA 5 FACILITAR LA LECTURA DEL

DOCUMENTO

DESARROLLO DE OBJETIVOS

Los documentos no solo se leen: también se ven. Ello obliga a considerar de manera
complementaria la composición formal de los documentos para que su lectura sea cómoda y
atractiva para el lector.

66
1. APROVECHAR LOS RECURSOS TIPOGRÁFICOS

Los programas de proceso y edición de textos permiten variados recursos tipográficos para destacar
visualmente la información más importante del documento o crear efectos visuales para ayudar a la
lectura.

Pero esta variedad de recursos no debe conducir al abuso, porque la efectividad de dichos recursos
se pierde.

1.1 Tipografía

Familias de letras

Las familias de letras son el conjunto de caracteres con unos rasgos comunes. Cada una de ellas
proyecta una determinada imagen: técnica, informal, ornamental... Es recomendable no mezclar
varias familias en un mismo texto.

Estas son algunas de las más utilizadas:

Arial y Times New Roman, Verdana…: las más frecuentes en los textos administrativos y
empresariales de diverso carácter.

Courier New: tiene el mismo diseño que la letra de las máquinas de escribir, por lo que da un
aspecto algo anticuado al texto.

Comic Sans, Garamond, Book Antiqua, Arial Black: más apropiados para textos publicitarios o
de mercadotecnia que para documentos.

En cuanto al tamaño de letra, es importante tener en cuenta que en el cuerpo oscila entre 10 y 12
puntos; en los títulos el tamaño será mayor que el del resto del documento (14 puntos).

Tipos de letra

Los tipos de letra son los recursos tipográficos o variaciones que una familia de letra puede
experimentar, por su forma, figura, tamaño o grosor, en relación con la letra redonda normal. Los
más comunes en la composición de los textos son:

1. Redonda. Es el tipo normal no marcado. Se escribe derecho y circular, y se utiliza para

componer el texto general.

2. Cursiva. Letra inclinada, a imitación de la escritura manual. Conviene evitar el uso de la cursiva
en todo el texto porque deja menos espacio entre caracteres y dificulta su legibilidad.
67
Sus usos principales son:

o Reproducir una cita textual que, por su extensión, vaya destacada en párrafo
independiente.

Este uso es alternativo, pues en las citas extensas pueden emplearse también otros
métodos como las comillas, el aumento del sangrado y la reducción del tamaño de la
letra.

o Escribir las palabras extranjeras o los términos no recogidos en los diccionarios de la

lengua española.

o Resaltar aquellas palabras o frases que tengan una función especial dentro del texto.
Ejemplo:

el término resolución se emplea en este caso con el sentido de forma de terminación

de un procedimiento…

o Indicar alguna advertencia en los textos que, además, deberán ir entre paréntesis;
ejemplo: continúa en la página siguiente.

o La denominación completa de las leyes y normas que se citan, para destacarlas así del
resto del texto.

o Para destacar los títulos de publicaciones (diarios oficiales, diarios, obras literarias,
científicas, técnicas, revistas, etc.).

o Para escribir las letras a), b), c) que encabezan los apartados dentro de un párrafo.

3. Negrita. Del mismo tamaño que la redonda mayúscula o minúscula, pero con trazo más grueso.
Sus usos más comunes son los siguientes:

o Para destacar los títulos, subtítulos y epígrafes, siempre que no coincida con otros
recursos tipográficos (p. ej. mayúscula y negrita, negrita y cursiva, negrita y
subrayado…).

o Para destacar palabras o determinados conceptos, cuando se estime necesario

(plazos, palabras claves…).
o Para destacar la acción principal del documento.

4. Versalita. Letra mayúscula de igual tamaño que la minúscula, normalmente un tamaño dos
puntos menor que el tipo normal que se utiliza para el resto del escrito. En los documentos
administrativos su uso está restringido a los casos en que se haya de utilizar numeración romana o
bien para algunos casos de antefirma e identificación con nombre y apellidos del firmante en
documentos de transmisión como las notificaciones. En el campo bibliográfico tiene otros usos.

68
2. LAS LETRAS MAYÚSCULAS: ORTOGRAFÍA Y TIPOGRAFÍA

La letra mayúscula es aquella que se escribe con mayor tamaño y, por regla general, con forma
distinta de la minúscula. Tiene dos funciones principales: la ortográfica y la tipográfica.

2.1. Para escribir palabras o expresiones enteras

Por lo general, se escriben enteramente con mayúsculas las siglas y algunos acrónimos: ISBN,
ONG, OTI. Se escriben en minúscula, en cambio, los acrónimos que el uso ha convertido en
sustantivos comunes y que, por tanto, se han incorporado al DRAE: láser, radar, uvi. Cuando se
trata de nombres propios y tienen más de cuatro letras, solo se escriben con la letra inicial en
mayúscula: Imas, Unicef, Renfe.

Se utiliza la escritura en mayúsculas con el fin de destacar determinadas frases o palabras dentro de
un escrito. Los casos más comunes son:

o En los números romanos, cuando se utilizan como números ordinales o para

distinguir las personas, los siglos, los tomos, capítulos o partes de una publicación o
de las leyes, etc.

o En textos de carácter informativo, las frases que expresan el contenido

fundamental del escrito: ESTÁ PROHIBIDO FUMAR DENTRO DE ESTAS
DEPENDENCIAS. También en los carteles de aviso, para asegurar su visibilidad: SE
RUEGA NO FUMAR.

o Las palabras o frases que aparecen en las cubiertas y las portadas de los libros
impresos, así como los títulos de cada una de sus divisiones internas (partes,
capítulos, escenas, etc.).

o En textos jurídicos y administrativos, el verbo que representa el objetivo

fundamental del documento: CERTIFICA, EXPONE, SOLICITA...

2.2. Mayúsculas iniciales

Según la posición que ocupe una palabra en un escrito, la puntuación exige el uso de mayúscula
inicial en los siguientes casos:

En función de la puntuación:

1. La primera palabra de un escrito y la que vaya después de punto.

2. Después de los dos puntos, el criterio radica en el grado de dependencia entre los elementos
que este signo separa. De acuerdo con esto, debe comenzarse en mayúscula en los casos siguientes:

o Tras los dos puntos que siguen al verbo fundamental de un documento jurídico-
administrativo: CERTIFICA: Que D. José Pertusa ha seguido el curso de…

o Tras los dos puntos que anuncian la reproducción de una cita o palabras textuales:
Me miró seriamente y me dijo: «No serás capaz».

69
 o Tras los dos puntos que siguen a la fórmula de encabezamiento o saludo de una
carta: Muy señor mío: Le comunico que...

o Tras los dos puntos que cierran los epígrafes o subtítulos de un libro o documento, o
los elementos de una enumeración en forma de lista, cuando el texto explicativo
que los sigue comienza en la misma línea: Son tres las características que debe
reunir la comunicación eficaz:

Claridad: Se trata de un requisito esencial que consiste en que lo

escrito se entienda sin dificultad.

Precisión: Un requisito exigido por el contexto formal de la

comunicación administrativa.

o Tras los dos puntos que siguen a términos de carácter anunciador, como ejemplo,
advertencia, nota, etc., cuando precede a enunciados con plena independencia
sintáctica y de sentido, sea cual sea su extensión: NOTA: Agregar ejemplar
diligenciado a notificación.

En función de la condición o categoría:

La función principal de la mayúscula es distinguir los nombres propios de los nombres comunes. El
nombre común posee rasgos semánticos caracterizadores que permiten establecer una clase
formada por los seres que presentan dichos rasgos.

El nombre propio, por su parte, es un sustantivo creado para designar y referirse a seres únicos,
animados o no. Carece de significado léxico y singulariza un referente concreto: la Casa Blanca,
Ester, el Partenón…

El nombre propio puede estar representado por una palabra o expresiones denominativas,
formadas por palabras del léxico común o una combinación de léxico común y nombre propio,
referidas a entes únicos (instituciones, organismos, acontecimientos, obras…) con una función
identificadora y singularizadora, como el nombre propio genuino: Consejo Jurídico de la Región
de Murcia.

Las expresiones denominativas pluriverbales están frecuentemente compuestas por un sustantivo

(sustantivo genérico) que designa la clase a la que pertenece el referente: Ministerio de Interior,
Dirección General de Consumo, Concejalía de Deportes.

Tras él aparece el término específico, que permite identificarlo y singularizarlo: Ministerio de

Interior, Dirección General de Consumo, Concejalía de Deportes.

Se escriben con letra inicial mayúscula todos los nombres propios y los comunes que funcionan con
el valor de nombres propios, es decir, cuando designan seres o realidades únicas y su función
principal es la identificativa. En otras ocasiones, la mayúscula responde a otros factores, como la
necesidad de distinguir entre sentidos diversos de una misma palabra, o a razones expresivas o de
respeto. Así, se escribirán con inicial mayúscula:

70
1. Todos los nombres propios de persona, incluidas las designaciones familiares o afectivas
(Conchi, Pepe); nombres propios de animal (Rocinante, Babieca); y nombres de cosa
singularizada (Tizona).

2. Los apellidos, los sobrenombres, apodos y seudónimos: Alfonso X el Sabio.

3. Los nombres propios geográficos (continentes, países, ciudades, comarcas, mares, ríos, etc.). No
se deben escribir con mayúsculas los artículos o preposiciones que van entre ellos, a menos que
sean intrínsecos a los nombres, como ocurre en los topónimos: La Mancha, Los Garres, El Cairo.

Los nombres genéricos geográficos o administrativos como ciudad, río, mar, océano, sierra,
barranco, término municipal, paraje, provincia, etc., que acompañan a los nombres propios se
escriben con minúscula: La ciudad de Murcia, la sierra de Gredos, el río Ebro, el término
municipal de Lorca, la provincia de Segovia.

Excepcionalmente se escriben con inicial mayúscula algunos de estos nombres genéricos cuando se
emplean solos y, por antonomasia, funcionan como si fueran propios al designar un lugar único.

4. Los nombres de vías o espacios urbanos. Al igual que en el caso de los nombres geográficos,
solo el nombre propio debe ir escrito con mayúscula, y no los nombres genéricos que lo
acompañan: calle de Trapería, plaza de España, avenida Juan Carlos I.

5. Los elementos significativos (principalmente sustantivos y adjetivos) que forman parte del título
de documentos oficiales o de carácter legal o jurídico, como tratados, acuerdos internacionales,
códigos, leyes, órdenes o decretos: cuando se cita el nombre oficial completo: Ley 29/1998, de 13
de julio, Reguladora de la Jurisdicción Contencioso-Administrativa.

No obstante, cuando la descripción de la ley que constituye el título es demasiado extensa, el uso
de la mayúscula se limita al primer elemento: Ley 27/2006, de 18 de julio, por la que se regulan
los derechos de acceso a la información, de participación pública y de acceso a la justicia
en materia de medio ambiente. Si se citan en el interior de un texto, se escribirán además en
cursiva para delimitar su extensión.

En caso de utilizar una mención abreviada del título, deben mantenerse las mayúsculas: …de
acuerdo con la Ley 30/1992. En cambio, en las menciones genéricas o anafóricas la mayúscula no
está justificada, pues no se emplea en realidad el título sino el nombre común que designa cada tipo
de documento: la citada ley establece los motivos de abstención y recusación.

Las constituciones, normas supremas de los Estados, suelen citarse no por el título completo, sino
de forma abreviada, utilizando el sustantivo genérico constitución escrito con mayúscula inicial,
mayúscula que no debe afectar a los especificadores que lo acompañen: la Constitución
argentina, los padres de la Constitución.

6. Los tratamientos, apelativos para referirse a personas por cortesía o en función de su cargo,
dignidad, jerarquía o titulación, se escriben con mayúscula solo cuando se abrevian. Por el
contrario, si se escriben con todas sus letras, irán en minúscula: Ud., pero usted; Sra., pero
señora; Ilma., pero ilustrísima.

71
7. Las palabras significativas que componen la denominación completa de instituciones, entidades,
organismos, departamentos o divisiones administrativas, edificios, monumentos, locales o
establecimientos públicos, partidos políticos, etc.: el Tribunal Supremo, la Biblioteca Nacional,
la Universidad de Murcia, el Área de Gestión Administrativa, el Teatro Real, la Secretaría
General... También se escriben con mayúscula las denominaciones alternativas de carácter
antonomástico: Cámara Alta por Senado.

Se aplica la mayúscula también al término con que habitualmente se menciona de forma abreviada
una institución o entidad sobre el término específico: la Autónoma. También por economía y evitar
la repetición del nombre completo se suele emplear uno de los elementos de la denominación: la
Academia (por la Real Academia Española). Esta denominación es inequívoca y uso es admisible
siempre y cuando haya aparecido anteriormente con su denominación completa.

Las menciones anafóricas que se refieren mediante el nombre común a las entidades o instituciones
citadas anteriormente en el texto no deben escribirse con mayúscula, aunque coincidan con el
genérico incluido en la denominación completa: esa área, esta consejería, el organismo
citado…

8. Determinados nombres, cuando designan entidades, organismos o instituciones: la

Universidad, el Rectorado, el Estado, la Administración... Iglesia (‘institución’) / iglesia
(‘edificio’); Gobierno (‘institución’) / gobierno (‘acción de gobernar’).

La mayúscula afecta tanto al singular como al plural: los Estados europeos. En el caso de que
estas palabras vayan seguidas de un adjetivo especificador, este se escribirá en minúscula:
Gobierno chileno. Cuando estos sustantivos se emplean como nombres comunes, se escriben
siempre con minúscula.

9. Los títulos, cargos y nombres de dignidad, como rey, papa, duque, presidente, ministro,
rector, etc., normalmente deben escribirse con minúscula. No obstante, por razones de solemnidad
y respeto, se acostumbra a escribir con mayúscula inicial los nombres que designan cargos o títulos
de cierta categoría en textos jurídicos, administrativos y protocolarios, así como en el
encabezamiento de las cartas dirigidas a las personas que los ocupan u ostentan. Con todo, se
recomienda que en estos contextos se sometan a la norma general y se escriban también con
minúscula.

10. Habitualmente se escriben con mayúscula inicial los sustantivos y adjetivos de documentos que
corresponden al nombre de teorías, planes, informes, conferencias, etc.: Plan Parcial de Cabezo
Cortado, Plan Hidrológico Nacional, Plan Nacional para la Evaluación de las Universidades
de España…

11. Los sustantivos y adjetivos que forman parte de publicaciones periódicas o de la colecciones.
Estos nombres se escriben además en cursiva: Boletín Oficial del Estado, Boletín Oficial de la
Región, Boletín Oficial de la Provincia de Albacete.

2.3. Mayúscula de relevancia

Hay unos usos de las mayúsculas, no incluidos en sus funciones comunes, que responden al deseo
de poner de manifiesto la especial relevancia que quien escribe otorga al referente.

72
La razón de esta inclinación por la mayúscula como rasgo distintivo puede responder al valor
monumental y solemne de sus orígenes. De este modo, la mayúscula revela la consideración o
respeto que socialmente se otorga al referente de ciertos términos, como tratamientos o títulos y
cargos de especial dignidad o situados en los niveles más altos de la escala jerárquica.

Existe también una vertiente subjetiva en el uso de este tipo de mayúsculas que se aplica a los
términos que el que escribe considera dignos de veneración por razones religiosas o ideológicas.

Por último, hay una mayúscula enfática con la que se quieren destacar determinados conceptos
considerados importantes en contextos especializados.

Se recomienda evitar o restringir al máximo este empleo expresivo de la mayúscula pues no está
justificada lingüísticamente y presenta, además, el inconveniente de su carácter extremadamente
subjetivo que redunda en una falta de acuerdo entre los hablantes y perjudica a la homogeneidad
de las reglas ortográficas.

2.4. Casos en que no debe usarse la mayúscula inicial

Se escriben con minúscula inicial (salvo que la mayúscula venga exigida por la puntuación):

1. Los nombres de los días de la semana, de los meses y las estaciones del año, excepto cuando
formen parte de fechas históricas: Viernes Santo, Dos de Mayo, etc.

2. Los tratamientos como usted, señor, don, san/to, salvo que se escriban en abreviatura, caso
en que se escriben con mayúscula: Ud., Sr., D.

3. Los títulos, cargos y nombre de dignidad, como rey, papa, duque, presidente, ministro,
rector, etc., se escriben con minúscula cuando aparecen acompañados del nombre propio de la
persona o del lugar al que corresponden: (el rey Felipe IV, el papa Juan Pablo II, el presidente
de Nicaragua, el ministro de Trabajo), o cuando están usados en sentido genérico.

4. Cuando un nombre común se utiliza anafóricamente para referirse a un nombre propio citado
anteriormente, no debe escribirse en mayúsculas:

...la Confederación Hidrográfica del Segura. Este organismo realiza…

…según lo dispuesto en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento

Administrativo Común de las Administraciones Públicas. Esta ley establece que…

Recuerda: nuestro idioma debe tender a la minusculización y reservar las mayúsculas a aquellos
casos ortográficamente justificados y admitidos. Procura no abusar de ellas cuando redactes
documentos.

3. COMPOSICIÓN GRÁFICA DE LOS PÁRRAFOS

Desde el punto de vista gráfico, los párrafos difieren según el tipo de sangría que lleven. La sangría
es el espacio en blanco con que una línea empieza más adentro que las del resto de la página. Hay
tres clases principales:
73
1. Párrafo ordinario: lleva la sangría solo en la primera línea.

2. Párrafo francés: lleva sangría en todas las líneas excepto en la primera.

3. Párrafo moderno o alemán: no lleva sangría.

La línea final de un párrafo, si es muy corta, no debe ocupar menos espacio que el establecido para
la sangría. En general, debe evitarse una línea final con menos de cuatro caracteres.

La separación entre los párrafos de un texto varía según el tipo de párrafo que se utiliza. Si el tipo es
el ordinario (lleva sangría en la primera línea del párrafo), no es necesario intercalar un espacio en
blanco. Esta es la forma empleada en las obras impresas.

No obstante, tanto en los textos de pocas páginas como en los documentos administrativos, puede
ser recomendable separar los párrafos con una línea en blanco para mejorar su legibilidad.

En párrafos de dos o más líneas, debe evitarse que quede sola al final de una página la primera línea
del párrafo (línea viuda) o sola al inicio de la página siguiente la última línea del párrafo (línea
huérfana). Este control lo realiza de forma automática el ordenador, si se selecciona previamente
esta opción. Es conveniente, por tanto, que vayan juntas, al menos, dos líneas de cada párrafo en la
misma página, al final o al inicio, según sea el caso.

4. APARTADOS

Apartados y subapartados sirven para estructurar las partes de un texto y deben estar
correctamente marcados y jerarquizados. Los apartados se distinguen del cuerpo del texto:

o por el sangrado; o por el tipo de cuerpo o letra; y pueden organizarse de varias

formas:

o con números correlativos: 1.º; 1., 1);

o con letras: a); b)...; o con otros símbolos: rayas, viñetas o topos, etc.

Por lo general, tanto si se usan números, letras o viñetas, debe dejarse un espacio entre ellos y la
primera letra del apartado.
o Documentos de decisión
o Documentos de decisión

o Documentos de decisión

Según la relación de dependencia que tengan los apartados con el párrafo al que pertenecen, se
deben puntuar de distinta forma:

o Si empiezan por mayúscula, porque se trate de oraciones completas, los apartados

suelen terminar en punto, salvo que se trate de títulos.
74
 o En caso de palabras que no forman una oración, empezarán por minúscula y
terminarán con punto y coma, menos el último, que terminará con punto.

o En las relaciones sencillas dispuestas en columnas no se pone punto ni ningún otro

signo.

o Si los apartados van dentro de un mismo párrafo, se separan con punto y coma,
excepto el último que se separa con coma y la conjunción y.

5. FORMATO DE LA PÁGINA

Aunque suele estar preestablecido por el uso, el formato debe adecuarse a los contenidos y al tono
del documento. Hay que tener en cuenta que los espacios en blanco son tan importantes como en
texto en sí porque, según los dispongamos, el texto será más estético y su legibilidad será más alta.

Los márgenes son el espacio en blanco que queda entre los bordes de una página y la parte escrita o
impresa. Han de ser lo suficientemente amplios para dar un aspecto desahogado y limpio al
documento.

Por influjo de los libros, el margen izquierdo suele ser mayor que el derecho. Así, el izquierdo oscila
entre 3 y 4 cm, mientras que el derecho oscila entre 2,5 y 3 cm. El margen superior es algo menor
que el inferior.

DESPUÉS DE LA REDACCIÓN

1. RELEER EL TEXTO

Después de dejarlo reposar, aparecen más claras las cosas que corregir o que redactar de nuevo.

2. ELIMINAR LAS PALABRAS INÚTILES

Es necesario suprimir todo aquello que no aporte nada al significado: adjetivos o adverbios
expletivos subjetivos, muletillas…

75
 EL CORREO ELECTRÓNICO

El correo electrónico es un medio de comunicación extendido en las comunicaciones formales como

sustituto de las notas interiores y otros documentos de transmisión.

Merece la pena dedicarle atención para manejarlo convenientemente.

1. DESCRIPCIÓN Y CARACTERÍSTICAS

Es una herramienta electrónica que permite enviar y recibir cualquier tipo de información por
Internet. Una de sus ventajas es que junto al texto escrito como mensaje, se pueden acompañar
documentos, imágenes, archivos sonoros...

Este medio ha adquirido gran importancia en las relaciones personales y profesionales,

desbancando a otros medios hasta ahora habituales como el fax, el correo postal o el teléfono.

Sus características son también sus ventajas:

Rapidez y velocidad: el correo puede llegar en cuestión de segundos a cualquier parte del mundo.

Coste: una vez extendida la banda ancha, su coste es mínimo en comparación con las llamadas
convencionales de teléfono o el correo normal.

Adaptabilidad: permite adjuntar archivos de texto de imagen o de otro tipo. También se puede
enviar un mensaje a una persona en concreto o a un grupo de personas (mediante las listas de
distribución) y reenviar un mensaje.

2. CRITERIOS PARA EL USO DEL CORREO ELECTRÓNICO

¿Es preferible un correo electrónico a otra forma de comunicación (llamada o escrito)?

La elección de un medio u otro de comunicación depende, en la actividad profesional, del grado de

formalidad de la información que queremos enviar, de la materia, de la conveniencia de su
constancia por escrito o de la posibilidad de interactuar con el destinatario. La ponderación de estas
circunstancias determinará que nos inclinemos por facilitar la información en un documento escrito
de tipo convencional, que formulemos una llamada telefónica para intercambiar opiniones o que
recurramos al correo electrónico.

Hasta que no se generalice la implantación de los sistemas electrónicos de autenticación de firma, el

correo electrónico queda limitado a las comunicaciones de carácter interno que transmiten o
solicitan información de tipo general, convocatorias, anuncios, etc.

76
En el caso de las relaciones con los ciudadanos, se puede usar para facilitar información general o
responder consultas.

3. ELEMENTOS DEL CORREO ELECTRÓNICO

Como cualquier documento, el correo electrónico debe contener una serie de elementos esenciales.

1. Remitente o destinatario. En la bandeja de entrada del destinatario y en la parte superior del

correo electrónico aparece tanto la identidad de la persona que envía el correo como la de su
destinatario. Esta operación se realiza de forma automática. Para evitar la frialdad derivada de ese
automatismo, se recomiendan algunas fórmulas de salutación que estudiaremos en el apartado
siguiente.

2. Asunto. Avanza de forma sintetizada el contenido del texto. Se debe rellenar esta casilla con la
mayor claridad posible, por respeto al destinatario.

3. Texto. Es el contenido específico que se transmite. Sus características se estudian en el apartado

siguiente.

4. Copias. Corresponde al emisor decidir si conviene remitir copias del correo a una o a varias
personas.

5. Opción de respuesta. En los correos que responden a otro anterior, es aconsejable acompañar
el texto del correo al que se contesta, para que el destinatario comprenda mejor la respuesta.

4. REGLAS DE ESTILO

El correo electrónico, al igual que otras herramientas de comunicación electrónica, está a medio
camino entre lo verbal y lo escrito. Por esa razón, el tono general de los correos electrónicos debe
corresponder a ese término medio: ni tan coloquial como una conversación ni tan formal como un
documento escrito.

A continuación se señalan otros aspectos recomendables:

1. Distribución ordenada de la información. Como hemos señalado para las páginas web, la lectura
de los textos en la pantalla es más costosa que en el papel. Por eso se facilita la lectura, si se
distribuye el espacio con párrafos, espacios en blanco, dando prioridad a la visualización.

2. Claridad y concisión. El contenido del texto debe ser lo más claro posible. Mejor ser conciso y
escueto que superfluo. Si es necesario transmitir mucha información, es preferible adjuntar un
archivo al texto del correo. Pero cuidado con los archivos adjuntos que, por su tamaño (imágenes,
presentaciones, sonidos...), pueden ralentizar la transmisión e incluso bloquear la bandeja de
entrada del destinatario.

77
3. Tono. El tono del escrito debe acomodarse al grado de confianza con el destinatario. En una
comunicación profesional, hay que evitar la frialdad de los documentos que suele redactar la
Administración.

a) Un modo de personalizar el correo es comenzar por un saludo (hola o buenos días), con
mención expresa del nombre o apellidos de destinatario, según la familiaridad en la relación. Evita
en lo posible la falsa construcción no sexista Hola a tod@s.

b) Al acabar el correo la despedida consistirá también en una sencilla salutación ( Un saludo),

acompañada del nombre del remitente.

c) Pero al mismo tiempo, es necesario evitar la excesiva cordialidad si no hay confianza entre los
interlocutores. Si los emoticonos u otras expresiones coloquiales creadas ex profeso son admisibles
en los correos entre amigos, son, sin embargo, desaconsejables en otros contextos.

4. Tipo de texto. Depende de lo que se quiere comunicar. Si enviamos un correo como una carta,
una nota interior, una circular, un oficio, adaptaremos el formato al de las características
convencionales de cada uno de esos tipos de documentos.

5. Homogeneidad tipográfica. En una comunicación profesional no se debe juguetear con la grafía.

En cualquier caso, es recomendable que sea homogénea (mantener el mismo tipo, el tamaño y el
color de letra).

6. Corrección lingüística. Un correo electrónico debe respetar también las normas ortográficas y
gramaticales de la lengua. Que sea un medio algo más informal no significa que exista libertad para
escribir de cualquier manera. Una redacción descuidada, con faltas y errores, transmitirá una mala
imagen del remitente y de la organización a la que representa.

7. Usos ortográficos especiales y convencionales. Cuidado con las mayúsculas. Una palabra escrita
por completo en mayúsculas equivale a grita

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