ACTA DE CIERRE DOCUMENTAL

POR PERDIDA DE COMPETENCIA

PARA ADELANTAR EL PROCESO
DE LIQUIDACION DENTRO DE UN
PROCESO CONTRACTUAL

FECHA:

EL GERENTE GENERAL DEL -----------------

HACE CONSTAR:

1. Que en virtud a la revisión que el área jurídica de la entidad ha venido adelantando de los
expedientes contractuales, en la fecha se recibió el siguiente expediente:

A. INFORMACIÓN GENERAL DEL CONTRATO

Marque con una X el tipo de documento:
CONTRATO CONVENIO
No. de
Objeto del contrato/convenio: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

Plazo:
Supervisor:
Contratista:

Valor total del contrato/convenio: $

Fecha de suscripción del contrato/convenio de de
Fecha de inicio del contrato/convenio: de de
Fecha de terminación del contrato/convenio: de de
Terminación anticipada de de

B. ANTECEDENTES
Adiciones: (marque con una x) SI NO
Adicional No. Valor ($)
XXXXXX XXXXXX
Valor total: ( Valor suscrito en números) XXXXXXXX

Suspensiones: (marque con una x) SI NO

Adicional No. Tiempo (días calendario)
XXXXXX XXXXX
Fecha de terminación de acuerdo con la
día de mes de año
suspensión:

Página 1 de 4
 ACTA DE CIERRE DOCUMENTAL
POR PERDIDA DE COMPETENCIA
PARA ADELANTAR EL PROCESO
DE LIQUIDACION DENTRO DE UN
PROCESO CONTRACTUAL

Modificaciones (marque con una x) SI NO

Adicional No. Cláusula Nº Descripción
XXX XXXX XXX
C. CUMPLIMIENTO DEL OBJETO CONTRACTUAL

El contratista desarrolló y entregó a satisfacción del INSTITUTO el objeto contratado, según consta en el
informe final de supervisión que reposa en el expediente contractual (Folio ___________).

D. PAGOS REALIZADOS
No. DE COMPROBANTE FECHA DE PAGO VALOR

TOTAL PAGADO
E. OBSERVACIONES ADICIONALES
(en caso de existir)

2. Que el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007 estipula:

“DEL PLAZO PARA LA LIQUIDACION DE LOS CONTRATOS. La liquidación de los

contratos se hará de mutuo acuerdo dentro del término fijado en los pliegos de condiciones o
sus equivalentes, o dentro del que acuerden las partes para el efecto. De no existir tal término,
la liquidación se realizará dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiración del
término previsto para la ejecución del contrato o la expedición del acto administrativo que
ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que la disponga. En aquellos casos en que el
Contratista no se presente a la liquidación previa notificación o convocatoria que le haga la
Entidad, o las partes no lleguen a un acuerdo sobre su contenido, la Entidad tendrá la
facultad de liquidar en forma unilateral dentro de los dos (2) meses siguientes, de
conformidad con lo dispuesto en el artículo 136 del C.C.A. Si vencido el plazo anteriormente
establecido no se ha realizado la liquidación, la misma podrá ser realizada en cualquier
tiempo dentro de los dos (2) años siguientes al vencimiento del término a que se refieren los
incisos anteriores, de mutuo acuerdo o unilateralmente, sin perjuicio de lo previsto en el
artículo 136 del C.C.A. Los Contratistas tendrán derecho a efectuar salvedades a la
liquidación por mutuo acuerdo y en éste evento la liquidación unilateral solo procederá en
relación con los aspectos que no hayan sido objeto de acuerdo”.

Por su parte la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado indicó que a partir de la
vigencia de la Ley 446 de 1998 que reformó el numeral 10 del artículo 136 del C.C.A el

Página 2 de 4
 ACTA DE CIERRE DOCUMENTAL
POR PERDIDA DE COMPETENCIA
PARA ADELANTAR EL PROCESO
DE LIQUIDACION DENTRO DE UN
PROCESO CONTRACTUAL

término del liquidación del contrato es perentorio, como quiera que esta norma prevé el
cómputo del término de liquidación del contrato a partir de la liquidación del mismo o de la
fecha en que se incumple la obligación de hacerlo, manifestó que la liquidación procedía: “de
común acuerdo por las partes, en cualquier tiempo […] en forma unilateral por la entidad
contratante dentro de los dos (2) meses plazo señalado por el artículo 44, num. 10 literal d) de
la ley 446 de 1998, para que la administración haga uso de una facultad o potestad
excepcional, término que se cuenta a partir del vencimiento del plazo señalado por las partes
en el contrato para realizarla o del supletivo establecido en la le con tal fin. Judicialmente,
cuando la acción de liquidación del contrato se promueve dentro de los dos (2) años siguientes
al vencimiento del plazo del cual dispone la administración para hacerlo en forma unilateral.”

3. Que el supervisor designado por IDECUT para adelantar la vigilancia y control del contrato
/ convenio ____________ ya no se encuentra vinculado a la entidad.

4. Que el contrato / convenio __________________________ no fue liquidado dentro del

plazo contractual y legal previsto, toda vez que de conformidad con lo señalado en los
numerales anteriores, el termino para liquidar el contrato empezó a Contabilizarse el día
_________________, de tal manera que la perdida de competencia para proceder a su
liquidación se produjo el día _______________________.

5. Que así las cosas y al haber perdido la administración la competencia para liquidar el
contrato y al estar caducadas las acciones contractuales que de él se derivan se considera
extinguida la relación contractual que existió entre las partes.

6. Balance Económico del contrato / convenio:

CONCEPTO
Valor inicial del Contrato / Convenio $
Valor Adición (cuando aplique) $
Valor Ejecutado $
Saldo a favor del Contratista $
Saldo a favor de la Entidad para liberar $
SUMAS IGUALES $ $

DOCUMENTOS SOPORTES

Revisado el expediente, se encuentra que en él reposan los siguientes documentos:

xxxxxxxxxxxxxxxxx

TOTAL _----------- FOLIOS

Página 3 de 4
 ACTA DE CIERRE DOCUMENTAL
POR PERDIDA DE COMPETENCIA
PARA ADELANTAR EL PROCESO
DE LIQUIDACION DENTRO DE UN
PROCESO CONTRACTUAL

CONCLUSIÓN

Una vez revisado el expediente del CONTRATO/ CONVENIO No. _______________ suscrito
entre el INSTITUTO DEPARTAMENTAL DE CULTURA Y TURISMO DE
CUNDINAMARACA IDECUT y __________________________, se verificó que a la fecha no
ha sido liquidado, y que se perdió competencia para la liquidación el día _____________________,
razón por la cual se expide la presente acta de cierre documental.

En mérito de lo anteriormente expuesto se expide esta constancia con fundamento en la información

que reposa en la carpeta del contrato y en consecuencia se ordena archivar en el inactivo de la
Entidad.

Se ordena compulsar copias de todo el expediente contractual, a (Órganos de Control Procuraduría

General de la Nación, Oficina de Control Interno Disciplinarios de la Gobernación de
Cundinamarca, Fiscalía General de la Nación, Contraloría General de la Republica o Contraloría
Departamental), con el propósito de que, si lo considera necesario, se investigue la conducta de
quienes tuvieron a su cargo el expediente contractual. (Esto solo aplica en caso de que se
determine la necesidad de compulsar copias, caso contrario no se deberá dejar esta constancia).

Se expide en Bogotá D.C. a los

GERENTE GENERAL

Proyecto:
Revisó:

Página 4 de 4