PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA

FACULTAD DE INGENIERÍA

INGENIERÍA INDUSTRIAL

GERENCIA DEL TALENTO HUMANO

GSI SYSTEM

ING HUMBERTO PEÑALOZA HORTEGA

GABRIEL FORERO

BOGOTÁ, ABRIL DEL 2020

Contenido
INTRODUCCION:............................................................................................................................4
PORTAFOLIO DE PRODUCTOS O SERVICIOS......................................................................4
VISION..............................................................................................................................................5
MISION.............................................................................................................................................5
ORGANIGRAMA.............................................................................................................................5
POLITICAS DEL TALENTO HUMANO........................................................................................6
Reporte de novedades a Talento Humano..............................................................................7
Novedades de Nómina...........................................................................................................7
Novedades de Personal.........................................................................................................7
PLANEACION ESTRATEGICA.....................................................................................................8
FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO...........................................................................................8
DIRECTRICES ESTRATÉGICAS.............................................................................................8
DIRECTRICES OPERATIVAS..................................................................................................8
Perspectiva de Infraestructura...............................................................................................8
Perspectiva de aprendizaje y conocimiento.........................................................................9
Perspectiva financiera.............................................................................................................9
Perspectiva del cliente............................................................................................................9
Perspectiva comercial.............................................................................................................9
Perspectiva proceso interno...................................................................................................9
MAPA ESTRATEGICO.................................................................................................................10
ANÁLISIS DE CARGOS...............................................................................................................10
RECLUTAMIENTO:......................................................................................................................10
PROCESO DE SELECCION:......................................................................................................11
ACTIVIDADES DEL PROCESO:................................................................................................11
Identificación de la persona a contratar:................................................................................11
Reclutamiento de personal por la División.............................................................................11
Entrevista y evaluación técnica por la División......................................................................12
Reclutamiento de personal Talento Humano........................................................................13
Entrevista y evaluación para determinar competencias.......................................................14
Contratación de Personal.........................................................................................................16
INDICADOR DE ROTACION:..................................................................................................17
CAPACITACION Y DESARROLLO:...........................................................................................17
ACTIVIDADES DEL PROCESO..............................................................................................17

2
Elaborar presupuesto anual para capacitación o formación...........................................17
Establecer plan anual de capacitación o formación.........................................................18
Seguimiento al plan de capacitación o formación.............................................................19
Organizar, realizar y evaluar la capacitación o formación...............................................19
Registro capacitación en Talento Humano........................................................................21
Solicitar autorización capacitaciones o formación............................................................22

3
INTRODUCCION:
GSI SISTEMS, es una microempresa familiar constituida el 5 de enero del 2017
por la ingeniera de sistemas Indira Liliana Ortiz y su hijo, estudiante de ingeniería
industrial Gabriel Fernando Forero Ortiz. La idea nació cuando Indira se quedo sin
trabajo y decidió independizarse con el fin de obtener buenos ingresos a su hogar,
así que puso a disposición todo su conocimiento en calidad y todas las
certificaciones que había obtenido.
Por esta razón GSI, nació como una empresa de tecnología que ofrece diversos
servicios como son capacitaciones, preparación para certificaciones, gerencia de
proyectos y sistemas de gestión. Con el fin, de ayudar a las empresas
colombianas en su desarrollo y mejora constante.

PORTAFOLIO DE PRODUCTOS O SERVICIOS

 Consultoría en procesos: La transformación de las empresas es

constante, por lo tanto, es necesario el diseño y re diseño de sus procesos
para mejorar la eficacia empresarial y permanecer alineados a sus objetivos
estratégicos.
 Proceso operativo vs TI: Los procesos operativos de la organización
deben alinearse a los sistemas de información o viceversa según lo
requiera la organización, es por ello que realizamos análisis y diseño de
procesos para lograr esta sinergia con el fin de mejorar la gestión de su
empresa
 Sistemas de gestión: Somos expertos en el manejo de sistemas de
gestión basados en la familia de normas ISO. Desarrollando actividades de
implementación, mantenimiento y auditorías internas para lograr
certificaciones de sistemas de gestión
 Capacitación: Para garantizar la adopción del cambio tenemos un
portafolio de capacitaciones, con el fin que el personal interiorice los
conocimientos y aplicación correcta de los procesos y logrando una
adecuada implementación dentro de la organización.
 Gestión del cambio: Apoyaos en campañas de comunicaciones en las
diferentes áreas de la organización con la adopción de gestión del cambio
por la implementación de sistemas de gestión o sistemas de información al
interior de la compañía
 Gerencia de proyectos: Realizamos gerencia de proyectos con las
mejores practicas de PMI. Contamos con personal certificado como PMP
Análisis: Sin el portafolio de productos o servicios, no es claro lo que ofrece la
empresa o mejor dicho de donde obtienen los ingresos. Sin tener claro esto, seria

4
muy complicado atraer clientes ya que, no se tendría conocimiento sobre como
vender

VISION
Para el 2022 crecer la planta personal un 200% y consolidarnos como grupo
estratégico líder de servicios de consultoría en procesos, gestión de calidad,
capacitación y gerencia de proyectos.

MISION
Prestar servicios de consultoría en procesos, gestión de la calidad, capacitación,
gerencia de proyectos que contribuyan en el desarrollo empresarial e impulsen la
gestión productiva de nuestros clientes y su satisfacción
Análisis misión-Visión: La misión y la visión son de los primeros aspectos que
uno crea en una empresa, es el norte. Es donde se va a llegar y es la razón de ser
de la organización, una empresa que no tenga esto simplemente estará perdido
pues no tiene claro que ofrece o que los prepara para el futuro, y esto afecta las
decisiones que puedan llegar a tomar la alta gerencia.

ORGANIGRAMA

Ilustración 1: Organigrama

Análisis: El área de Talento Humano (Recursos Humanos) es muy importante en

todas las organizaciones. Pues tener a los colaboradores motivados, en buenas
condiciones y con beneficios hacen que sean más productivos, ofrezcan mejor los
servicios y permiten que el clima laboral sea excelente. En GSI systems el área de
recursos humanos se enfoca en buscar el bienestar de los colaboradores y a su
vez en todo el proceso de selección, donde se busca personas que tengan los
mismos valores que la empresa, cosa que no afecte el clima laboral establecido.

5
POLITICAS DEL TALENTO HUMANO

GSI systems se preocupa por generar un buen clima organizacional, creando

lazos de confianza y una cultura de participación y construcción colectiva, que
apoye el crecimiento de la organización. Es por esto que nos regimos por una
política de puertas abiertas y de buen trato personal, que frente la libre expresión y
la actuación de todos los colaboradores de acuerdo a nuestros valores
corporativos.

Asunto Temas Relacionados

Contratación Documentos: Copia contrato y Otro sí.
Contratación de personal (ver los siguientes documentos)
Proceso de Selección y Contratación de Personal.
Requisitos Ingreso de Personal.
Verificación de Datos Hoja de Vida
Evaluación Una vez se cumple dos meses se deben diligenciar estas
periodo de evaluaciones.
prueba
Evaluación Periodo de Prueba realizada por el jefe.
Evaluación Periodo de Prueba del nuevo empleado
Novedades Proceso administración de personal
Formato descripción de cargo
Certificaciones Solicitud de certificaciones o Referencias laborales.
Carnet Solicitud Carnet GSI SYSTEMS, ARL.
Afiliaciones Novedades de afiliaciones, traslados de pensiones, cesantías y
EPS. Planillas de seguridad social.
Vacaciones Averiguar número de días y diligenciar la solicitud de
vacaciones, esta debe ser aprobada por el jefe inmediato.
Solicitud de Vacaciones (condiciones).
Cesantías Solicitud de cesantías personas activas e inactivas

6
 Asunto Temas Relacionados
Retiro Cesantías
Nómina Desprendibles de nómina, novedades de nómina, inquietudes
de nómina.
Actualización Actualización de datos, estudios, documentos a la hoja de vida.
Bonos Inquietudes bonos de dotación.
Capacitación Proceso de Capacitación, Inducción y Re Inducción.
Registro de Capacitación.
Registro de Inducción y Reinducción.
Evaluación Capacitación.
Evaluación Capacitado.
Tabla 1: políticas del talento humano.

Reporte de novedades a Talento Humano

Novedades de Nómina

GSI SYSTEMS realiza el pago correspondiente a nómina el último día hábil del
mes y el pago de parafiscales y seguridad social el cuarto día hábil del mes. La
fecha máxima para informar las novedades la comunicará la Coordinación de
Talento Humano por medio de un correo electrónico cada mes. Es importante que
tengas en cuenta que las novedades que afectan la nómina después de la fecha
estipulada, aplicarán para el siguiente mes
Novedades de Personal

Se producen por la administración de personal como: aumentos salariales,

sanciones, capacitaciones, retiro de personal, ingreso del nuevo personal.
Análisis: Las políticas del talento humano son importantes para la organización
dado que permite a los colaboradores generar confianza con la alta gerencia,
saber que hacer en caso de que tengan duda con algún proceso. Es importante
por toda la protección que le brinda a los empleados y a su vez a todas las
oportunidades. Estas políticas afectan la producción de una organización de
manera positiva, pues protegen al colaborador en aspectos legales, si no se tienen
ellos se pueden sentir desmotivados o que simplemente no están protegidos
legalmente.

7
PLANEACION ESTRATEGICA

FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO

1. Capacidad de innovación.
2. Actualización tecnológica.
3. Calidad del servicio.
4. Personal calificado y comprometido.
5. Sostenibilidad económica.
6. Comunicación.
7. Evaluación continuada.
8. Toma de decisiones eficiente.
9. Alianzas.

DIRECTRICES ESTRATÉGICAS
1. Fortalecer la búsqueda de nuevos negocios a nivel nacional.
a) Por profundización de nuestros clientes
b) por referencia de nuestros clientes a empresas que pertenezcan a su mismo
grupo
c) por referencia de nuestros clientes a otros clientes y
d) por alianzas con empresas que nos puedan llevar a sus clientes actuales o
potenciales.
2. Actualizar nuestras soluciones con las nuevas tendencias tecnológicas y
mejorar su alcance y desempeño.
3. Realizar investigación de tendencias del mercado con respecto a nuestros
productos, en especial escuchando a nuestros clientes actuales o potenciales,
para actualizar nuestro producto y ofrecer nuevas funcionalidades.
4. Revisar la competencia nacional e internacional de nuestros productos y
servicios.
5. Buscar siempre mejorar la calidad de nuestros productos y servicios. Hacer
revisiones permanentes de nuestras soluciones y de nuestro servicio al cliente.

DIRECTRICES OPERATIVAS
Perspectiva de Infraestructura.
a. Hacer cambio de sede para contar con un mejor ambiente de trabajo
para los ingenieros y la gerencia con posibilidad de crecimiento, sitios
para hacer reuniones, data center con mejor seguridad y control y sitios
para manejar información confidencial. Corto Plazo.
b. Mejorar nuestros equipos y plataforma tecnológica. Corto, mediano y
largo plazo.

8
Perspectiva de aprendizaje y conocimiento.
c. Mejorar la capacitación de las personas que nos prestan sus servicios,
profundizando el conocimiento en sus herramientas y en nuevas
herramientas y/o metodologías. Corto y mediano plazo.
Perspectiva financiera.
a. Conseguir nuevos ingresos y hacer una adecuada planeación tributaria.
Corto y mediano plazo.
b. Buscar la recuperación de la cartera de nuestro aliado en Puerto Rico, por
los servicios que le hemos prestado. Mediano plazo.
c. Buscar apalancamiento financiero con créditos nacionales o en el exterior o
inversión extranjera. Largo Plazo.
Perspectiva del cliente.
a. Mejorar la atención a nuestros clientes en calidad y prontitud del
servicio. Corto y mediano plazo.
b. Mejorar la presencia de la empresa a nivel nacional e internacional.
Largo plazo.
Perspectiva comercial.
c. Buscar que nuestros clientes que tengan presencia internacional nos
ayuden a ofrecer nuestros productos y servicios en las otras sedes a
nivel internacional. Corto y mediano plazo.
d. Buscar que nuestros clientes nacionales que pertenezcan a un grupo
nos ayuden a ofrecer nuestros productos y servicios a otras empresas
del grupo. Corto y mediano plazo.
e. Buscar contactos que nos lleven a nuevos clientes. Corto y mediano
plazo.
Perspectiva proceso interno
f. Mejorar la capacidad de innovación. Corto y mediano plazo.
g. Mejorar la comunicación interna en especial entre los grupos de trabajo.
Corto y mediano plazo.
h. Mejorar la administración y seguridad de nuestro software. Corto plazo.
i. Mantener versión estándar de nuestro producto actualizada, que recoja
lo más importante para el producto de los desarrollos y actualizaciones
que se hacen para cada uno de nuestros clientes. Mediano y largo
plazo.
j. Hacer cambios en la organización para el crecimiento y la
administración de nuevas líneas de negocio. Mediano y largo plazo.
k. Empoderar a líderes dentro del grupo de ingenieros que, al manejar
directamente la relación con el cliente, permitan que la respuesta sea
más rápida al igual que la toma de decisiones. Corto y mediano plazo.

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Análisis: La planeación estratégica es importante para una empresa ya que le
permite saber que medidas tomar en cada área, a su vez permite tomar acciones,
presupuestos y decisiones que beneficiaran a la organización a corto y largo
plazo. Es importante que esto se alinee con la misión y la visión de la empresa
para que este acorde con los objetivos organizacionales.

MAPA ESTRATEGICO
En GSI sistems no se maneja un mapa estratégico.
Análisis: El hecho de que GSI no tenga un mapa estratégico hace que no pueda
ver de manera gráfica, las actividades que puede realizar. Cosa que hace que sea
más difícil de entender la planeación estratégica. Pues con anterioridad se deben
conocer a fondo los objetivos organizacionales, así como la misión y visión
- Beneficios que puede tener. ¿Cómo se afecta la producción?

ANÁLISIS DE CARGOS
Los cargos están en el Excel análisis de cargos adjunto al proyecto.
Análisis Talento Humano: La experiencia laboral es poca, pues es mínimo de un
año, a su vez la educación ya que solo se necesita un pre grado, tecnólogo o ser
estudiante de los últimos semestres. La evaluación es un periodo de prueba de
solo dos meses. Sus funciones son muy mecánicas como digitar documentos,
formularios, informar y utilizar herramientas
Gerente de proyecto: La experiencia laboral es de 3 años, se necesita un
profesional con especialización en tecnología informática o empresarial. La
evaluación del periodo de prueba son dos meses y sus funciones son: Coordinar
personas, dirigir recursos, participar procesos y verificar la rentabilidad de la
unidad.
Análisis: Es importante tener especificados cada función, esto para evitar mal
entendidos y que los colaboradores tengan claros sus objetivos en la organización.
También para tener un sistema de gestión adecuado. En caso de que no se
tengan las cartas descriptivas esto puede afectar la producción, puesto que los
empleados no tendrían claras sus funciones y en caso de una nueva contratación,
no se podría hacer una buena capacitación

RECLUTAMIENTO:
El reclutamiento se hace mediante la publicación de puestos de trabajo por el
Tiempo (elempleo.com), LinkedIn, CompuTrabajo y hojas de vida por personas
recomendadas.

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PROCESO DE SELECCION:

Proporcionar a la organización el mejor personal de acuerdo con los perfiles

planteados por cada división de la organización, brindando elementos claros y
válidos que permitan tomar una decisión objetiva y acertada sobre los ingresos, y,
por ende, contribuir a través del talento humano en el logro de las metas
corporativas.

ACTIVIDADES DEL PROCESO:

Identificación de la persona a contratar:
Responsable : Gerentes de División o Gerentes de Unidad
Objetivo : Identificar qué tipo de contratación requiere.
Acciones : - El Gerente de División o Unidad evalúa el tipo de contratación:
Individual: requiere contratar una persona para cubrir un cargo
específico.
Masiva: requiere contratar un grupo de personas.

- El Gerente de División, Gerente de Unidad, Gestor de Apoyo o

Líder de Servicio diligencian “Requisición de personal”,
“Requisición” los datos de acuerdo al tipo de contratación a
realizar.
o Si el cargo es nuevo debe seguir el Proceso de creación
de cargo.
- Una vez diligenciado el formato continúa con la actividad
Aprobación requisición de personal.
Entregable : “Requisición de personal”.
“Descripción de Cargos”. Cuando aplica.
Plazo : No aplica
Trazabilidad : “Requisición de personal”.
“Descripción de Cargos”. Cuando aplica.

Reclutamiento de personal por la División

Responsable : Gerentes División, Gerente Unidad o Gestor del servicio
Objetivo : Reclutar candidatos para iniciar proceso de selección del personal
requerido por la División.

11
Acciones : - El Gerente de la División, Gerente de Unidad o Gestor del
Servicio de acuerdo a la aprobación de la Gerencia General realiza
el reclutamiento de hojas de vida, para ello se utilizan diferentes
métodos como:
o Convocatoria Interna
o Periódico.
o Aviso a las Universidades.
o Recomendaciones.
o Páginas de empleos electrónicas.
- Preselecciona las hojas de vida de acuerdo al perfil requerido y
continuo con la actividad Entrevista y evaluación técnica por la
División.
Entregable : Hojas de vida reclutadas.
Plazo : No aplica
Trazabilidad : Hojas de vida reclutadas.

Entrevista y evaluación técnica por la División

Responsable : Gerente División, Gerente Unidad o Gestor del servicio
Objetivo : Seleccionar candidatos que cumplen con los requerimientos de la
división.
Acciones : Contrataciones Individuales:
- Realizar entrevista a los candidatos, cada división define quienes
deben entrevistar al candidato.
- Aplicar pruebas de conocimiento técnico de acuerdo al perfil
requerido. El entrevistador puede verificar el cumplimiento del
conocimiento técnico del aspirante por medio de experiencia o
estudios. Para lo cual debe emitir un correo electrónico a Talento
Humano en donde avala que el aspirante tiene conocimiento y
experiencia técnica requerida para el desarrollo de sus funciones.
Contrataciones Masivas:

- La División identifica el personal a contratar.

- Diligencia la Pág. 2 “Masiva” antes de enviar a Talento
Humano.
- Realiza entrevista y emite su concepto.
- Evalúa si requiere prueba técnica, esta es homologable en caso
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 de que desarrolle la misma función con el otro proveedor de lo
que se requiere en GSI SYSTEMS (se aplica en caso de
retoma del personal).

 Si el resultado no es favorable se termina el proceso de

selección para estos candidatos y se debe ejecutar
nuevamente la actividad Reclutamiento de personal por la
División.
 Si el resultado es favorable continúa el proceso de
selección.
 Para dar celeridad a la contratación entregan los
formatos versión actualizada a los candidatos para su
debido diligenciamiento y consecución de documentos.
 Requisitos Ingreso de Personal
 Verificación de Datos Hoja de Vida
 Envía a Talento Humano:
 Descripción de cargos (solo cargos nuevos).
 Aprobación por la Gerencia para la contratación.
 Resultados de las pruebas técnicas y
entrevistas.
 Pasa actividad Entrevista y evaluación para determinar
competencias.
Entregable : - Descripción de cargos (solo cargos nuevos)
- Aprobación por parte de la Gerencia.
- Resultados de las pruebas técnicas y entrevistas
Plazo : No aplica
Trazabilidad : Mail enviado a Talento Humano.

Reclutamiento de personal Talento Humano

Responsable : Coordinador de Talento Humano
Objetivo : Reclutar candidatos para iniciar proceso de selección de personal
del área administrativa o cuando se requiera por solicitud.
Acciones : - El Coordinador de Talento Humano, revisa el perfil del cargo
solicitado y se realiza el reclutamiento de hojas de vida, para ello
se utilizan diferentes métodos como:
 Convocatoria Interna
 Periódico.

13
  Aviso a las Universidades.
 Recomendaciones.
 Páginas de empleos electrónicas.

- Preselecciona las hojas de vida de acuerdo al perfil requerido.

- Envía por correo electrónico las hojas de vida al Gerente de la
División.
- Gerente División realiza entrevista.
- El Coordinador de Talento Humano aplica pruebas técnicas.
 Si el resultado no es favorable se termina el proceso de
selección para estos candidatos y se debe ejecutar
nuevamente la actividad Reclutamiento de Talento Humano.
 Si el resultado es favorable continúa el proceso de selección
actividad Entrevista y evaluación por Talento Humano.
Entregable : Hojas de vida reclutadas.
Resultados de las pruebas técnicas y entrevistas
Plazo : No aplica
Trazabilidad : Resultados de las pruebas técnicas y entrevistas

Entrevista y evaluación para determinar competencias

Responsable : Coordinador de Talento Humano y/o Psicóloga
Objetivo : Realizar entrevista, pruebas sicotécnicas, estudio de seguridad y
visita domiciliaria para determinación de competencias.

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Acciones : Con base en la información del perfil el coordinador de Talento
Humano y/o Psicóloga:
 Aplica pruebas psicotécnicas a los candidatos (los
resultados de la prueba son analizados por la Psicóloga).
 Realiza entrevista a los candidatos, en el formato “Formato
Entrevista”.
o Si el resultado no es favorable se termina el proceso
de selección para estos candidatos
o Si el resultado es favorable continúa el proceso de
selección.
 Se realiza estudio de seguridad o visita domiciliaria si este
no es aprobado termina el proceso de selección para el
candidato, de lo contrario se continúa con el proceso de
selección.
 La Psicóloga determina la competencia del personal en
cuanto a educación, formación, habilidades y experiencia de
acuerdo a los resultados obtenidos de:
o Datos registrados en el formato Verificación datos hoja
de vida.
o Resultado de la entrevista en Formato Entrevista.
o Resultado de las pruebas psicotécnicas y entrevista
(formato libre Psicóloga).
o Resultado del estudio seguridad (formato libre psicóloga
y proveedor)

Si el resultado emitido por la Psicóloga es:

NO APTO: Se termina el proceso de selección para el
candidato, y se archivan los resultados en un AZ por un
periodo de tres meses y luego se envía a archivo inactivo.
APTO:
o El Coordinador o Analista de Talento Humano
entrega al candidato el formato registro ingreso
personal”, donde se detalla la documentación
requerida por GSI SYSTEMS.
o El candidato pasa a la contratación del personal.

 Coordinador o Analista de Talento Humano informa al

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 Gerente de División resultado del proceso de selección.
Entregable : Formato Entrevista
Verificación datos hoja de vida
Informe de la Psicóloga.
Plazo : Un día
Trazabilidad : Correo electrónico con candidatos seleccionados
AZ candidatos No aptos.

Contratación de Personal
Responsable : Coordinador de Talento Humano o analista de Talento Humano.
Objetivo : Realizar contratación del personal con documentos legalizados.
Acciones : - El Coordinador de Talento Humano o Analista de Talento
Humano, realiza contratación:
 El Coordinador de Talento Humano o Analista de Talento
Humano recibe la documentación solicitada por GSI
SYSTEMS.
 De acuerdo al tipo de contrato se realizan las afiliaciones
correspondientes:
 Contratos Freelance
o Afiliación ARP
 Contratación directa
o Afiliación a seguridad social (EPS, AFP, ARP, Caja
de Compensación.)
 Firma el contrato.
 Se crea carpeta de hoja de vida con los soportes del
proceso de selección, documentos del candidato y soportes
de las afiliaciones. La carpeta es confidencial y solo puede
ser revisada por Talento Humano y no puede ser
digitalizada.
 Se diligencia los siguientes formatos:
o “Evaluación Periodo de Prueba realizada por el jefe”
o “Evaluación Periodo de Prueba del nuevo empleado”
 El Analista de Talento Humano crea en “Designer” al nuevo
empleado e ingresa los datos básicos.
 La auxiliar administrativa de Talento humano completa los
datos de la hoja de vida en “Designer” registra estudios

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  La analista de gestión integral registra el examen médico de
ingreso en “Designer”
 Una vez contratada la persona se le entregará el kit de
inducción y se le informa que persona lo recibirá en el
puesto de trabajo.
 La inducción al puesto de trabajo es responsabilidad del jefe
inmediato programarla con el fin de que realice eficazmente
sus labores, ver Proceso de Capacitación, Inducción y Re
Inducción
Entregable : Evaluación Periodo de Prueba realizada por el jefe
Evaluación Periodo de Prueba del nuevo empleado
Plazo : Un día
Trazabilidad : Carpeta de Hoja de Vida del personal contratado.

INDICADOR DE ROTACION:
No se puede medir por ser una micro empresa.

CAPACITACION Y DESARROLLO:
Establecer el procedimiento para realizar el plan y seguimiento de la capacitación
y formación del personal con el fin de fortalecer las competencias para el
desarrollo de las funciones asociadas al cargo
Análisis proceso de selección y capacitación: Es uno de los procesos más
importantes de la empresa, ya que este dictamina la calidad de personal que
ingresa a la empresa y a su vez la cantidad de personas. Se debe tener un
proceso amplio y completo con el fin de disminuir el indicador de rotación en las
empresas. En caso de que no haya proceso de selección ni capacitación afecta
significativamente la producción por dos razones, la primera es que no se sabría si
el personal que se contrata está calificado para la operación y segundo que los
empleados no estarían actualizados, por lo tanto no pueden aumentar la calidad

ACTIVIDADES DEL PROCESO

Elaborar presupuesto anual para capacitación o formación.
Responsabl
: Gerente de División / Unidad / Producto
e
Objetivo : Planificar las necesidades de capacitación del personal.
Acciones : - Analizar las directrices del proceso presupuestario enviado

17
 desde la Gerencia General de GSI SYSTEMS de Colombia.
- Los Gerentes de Unidad/Producto realizar un presupuesto
proyectado de capacitación para el personal a cargo.
o Si el presupuesto de capacitación es aprobado, el
Gerente de Unidad/Producto incluye en el presupuesto
de la división.
o Si el presupuesto no es aprobado, el Gerente de
Unidad/Producto debe realizar los ajustes necesarios y
enviar nuevamente el presupuesto a la Gerencia de la
División.
Entregable : Presupuesto de Capacitación.
Plazo : De acuerdo a las directrices de la Gerencia General
Trazabilidad : Correos.

Establecer plan anual de capacitación o formación.

Responsabl :
Gerentes de División o Gerente de Unidad.
e
Objetivo : Establecer el plan de capacitación anual de acuerdo al
presupuesto aprobado para la División, con el objeto de
desarrollar habilidades y competencias para el desarrollo de las
funciones de los colaboradores.
Acciones : Gerente de Unidad:
- Verificar el presupuesto asignado para la División para
capacitación.
- Verificar que la necesidad de capacitación o formación está
alineada con la estrategia de la División y la Compañía.
- Identificar todas las capacitaciones que deben dictarse en el
año.
- Identificar el personal que requiere la capacitación o
formación.
- Diligenciar el formato Plan de capacitación División XXXX –
Año XXXX Hoja 1.
- Es necesario especificar claramente el presupuesto por
capacitación.
- Determinar si aplica la firma de otro sí, reflejando las
condiciones de montos y tiempos de permanencia, de manera
consistente con la capacitación entregada.

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 - Enviar mail al Gerente de División para aprobación del plan de
capacitación de la unidad.
Gerente de División:
- Emite su concepto por medio de correo electrónico al Gerente
de Unidad:
o Si lo aprueba lo envían al delegado de capacitación
para consolidar el plan anual de la División.
o Si no lo aprueba lo devuelve para las respectivas
correcciones.
- El delegado de capacitación consolida el plan de la división,
envía el formato Plan de capacitación División XXXX – Año
XXXX Hoja 1, completamente diligenciado a Talento Humano
- Talento Humano consolida el plan de capacitación general de
la compañía en el mes de enero.
Entregable : Plan de capacitación División XXXX – Año XXXX Hoja 1
Plazo : Anual
Trazabilidad : Plan de capacitación División XXXX – Año XXXX Hoja 1

Seguimiento al plan de capacitación o formación.

Responsabl :
Encargado por división del plan de capacitación.
e
Objetivo : Realizar seguimiento al cumplimiento del plan de capacitación de
la división.
Acciones : - El encargado de capacitación por división envía durante los 5
(cinco) primeros días de cada mes a Talento Humano la
actualización al plan de capacitación anexando los siguientes
registros:
o Plan de capacitación División XXXX – Año XXXX
actualizado.
o Registro de Capacitación debe estar completamente
diligenciados, legibles y claramente se deben tener los
siguientes campos “No. IDENTIFICACIÓN”, “NOMBRE
COLABORADOR”, “NOTA DE LA COMPETENCIA” y
“FIRMA”.

Entregable : Plan de capacitación División XXXX – Año XXXX Actualizado.

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 Registro de Capacitación.
Plazo : Mensual
Trazabilidad : Plan de capacitación División XXXX – Año XXXX Actualizado.
Registro de Capacitación.

Organizar, realizar y evaluar la capacitación o formación.

Responsabl :
Capacitador y/o Instructor y Capacitado
e
Objetivo : Coordinar la logística correspondiente a la capacitación con el fin
de que esta se desarrolle con éxito, realizar la capacitación con
el fin de lograr los objetivos para la cual fue programada y
asistencia por el capacitado.
Acciones : - Todos los gastos relacionados con la logística de la
capacitación deben estar incluidos dentro del presupuesto, si
esta se lleva a cabo en un lugar externo a GSI SYSTEMS se
debe coordinar con el respectivo proveedor.
- Si el instructor es externo debe existir una persona al interior
de GSI SYSTEMS que coordine la logística de la
capacitación.
- Las siguientes son actividades logísticas requeridas para
realizar la capacitación:
o Enviar citación por correo electrónico.
o Recibir al instructor.
o Refrigerios (solo con autorización del Gerente de
Unidad).
o Materiales.
o Llevar el registro de los asistentes Registro de
Capacitación.
o Una vez termine la capacitación entrega el formato
diligenciado al delegado de capacitación, para la
actualización del plan.
- Las personas capacitadas deben:
o Comprometerse con la asistencia puntual, entrega de
compromisos y estudiar para el logro de los objetivos
de la capacitación.
o Diligenciar el Registro de Capacitación, con sus datos
completos y firma (capacitaciones dictadas al interior

20
 de GSI SYSTEMS) o registros de asistencia de los
proveedores externos.
o Entregar copia de los soportes de la capacitación como
diplomas o certificaciones a Talento Humano, los
soportes permiten mantener las hojas de vida
actualizadas, emite correo
- El instructor dicta la capacitación o formación y evalúa la
eficacia a través de talleres, actividades o evaluación escrita,
registra la nota en el Registro de Capacitación, por cada
participante en la “NOTA DE LA COMPETENCIA”.

La calificación de la eficacia de la capacitación se puede

llevar a cabo de las siguientes maneras:
Cuantitativa: Las notas pueden ser numéricas (1 a 5 /1 a
10)
Cualitativa: Deficiente, Aceptable, Bueno y Excelente.
Asistencial: Lograr una participación importante del grupo
80%.
Entregable : Registro de Capacitación. Y soportes de capacitación.
Plazo : 15 días antes de la capacitación.
Trazabilidad : Registro de Capacitación. Y soportes de capacitación.

Registro capacitación en Talento Humano

Responsabl :
Talento Humano.
e
Objetivo : Garantizar la actualización de las capacitaciones en
“DESIGNERr” y generación del indicador.
Acciones : - Del 5 al 10 de cada mes con la información recibida se
actualiza el plan de capacitación general de la compañía.
- Todos los soportes Registro de Capacitación se deben
archivar en un AZ organizados por fecha.
- Los soportes como diplomas y certificaciones se actualizan en
las hojas de vida de los colaboradores una vez sean
entregadas por los colaboradores.
- El auxiliar de Talento Humano registra la capacitación en
“Designer”, módulo de capacitación con los datos registrados
21
 en Registro de Capacitación, incluida la evaluación.

Cualitativa 1-5 1-10

Deficiente 1.0 a 1.0 a
2.9 5.9
Aceptable 3.0 a 6.0 a
3.5 7.5
Bueno 3.6 a 7.6 a
4.5 8.9
Excelente 4.6 a 9.0 a
5.0 10.0

- Coordinador de Talento Humano genera los respectivos

indicadores y se publican en la intranet.

Entregable :
Plazo : Mensual
Trazabilidad :

Solicitar autorización capacitaciones o formación.

Responsabl :
Gerentes de División o Gerente de Unidad
e
Objetivo : Solicitar autorización a la Gerencia General para el desarrollo de
la capacitación o formación.
Acciones : - El Gerente de la División o Gerente de Unidad envía un mail
anexando la información necesaria para soportar la
capacitación (propuesta especificando el costo total, nombre
funcionarios, centros de costo, certificaciones (cuando
aplique) y fechas a realizar capacitación) al Gerente General
para autorización, en caso de ausencia del Gerente General
quien autoriza es el Gerente Administrativo y Financiero.
- El Gerente General o Gerente Administrativo y Financiero
evalúan la necesidad de capacitación y responde vía mail su
concepto.
Entregable : Correo electrónico con anexa información necesaria.

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 Plazo : 5 días
Trazabilidad : Correo electrónico

Formatos de evaluación de desempeño:

El formato de evaluación de desempeño se encuentra en el archivo “Evaluación de desempeño”
adjunto al proyecto.

Análisis: No tener una evaluación de desempeño puede afectar significativamente a la compañía y

el área de producción. Esto se debe a que no se puede medir la calidad de los empleados frente al
trabajo impidiendo que haya una mejora continua en la organización. Tampoco se podrían
determinar capacitaciones para los colaboradores.

Formatos de entrevista:
El formato de entrevista se encuentra en el archivo “entrevista” adjunto al proyecto

Análisis: No tener un formato de entrevista puede afectar significativamente a la compañía. No se

tendría un control de los candidatos y de la misma manera, no se podría determinar que se le
evaluaría al entrevistado, por lo tanto, el proceso de selección seria mucho mas complicado. Esto
puede afectar la producción, puesto que el personal contratado puede que no este calificado para
la organización

Formato de clima organizacional:

El formato de entrevista se encuentra en el archivo “Cuestionario clima organizacional” adjunto al
proyecto. Este formulario se obtuvo de la cámara de comercio de Bogotá.

Análisis: No tener un formato de clima organizacional afecta a la organización y a la producción de

diversas maneras. En primer lugar, un mal clima organizacional hace que los empleados estén
desmotivados, que indicadores como alta rotación sean muy altos y que trabajar sea mucho mas
estresante de lo que uno espera.

Análisis de datos:
El primer paso es analizar los datos de los 3 formularios:

 Entrevista: Se medirá la calidad de los entrevistados y posteriormente se tomará una

decisión con los jefes a cargo. La decisión más importante es cuales candidatos pasan a ser
empleados de la empresa y como va a ser su plan de capacitación.
 Evaluación de desempeño: Con los datos, se buscará aumentar el desempeño en los
empleados, esto con el objetivo de que mejores y que la organización pueda prosperar.
También se espera generar un plan de capacitaciones anuales, el objetivo es que los
empleados mejoren mas no despedirlos

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 Clima organizacional: El objetivo del clima organizacional es determinar como esta el clima
laboral en la organización y dependiendo de los datos se pueden tomar decisiones, ya
sean positivas o negativas. Las positivas seria buscar que el clima siguiera como esta, pero
si es negativo entraríamos a ver las razones y buscar como mejorar para aumentar la
productividad de los empleados

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