Guía Completa: Gestión de proveedores

Mejora la eficiencia y el rendimiento

del proceso de compras
Introducción
Las empresas buscan eficiencia y rendimiento para obtener mejores resultados. La planificación y
el diseño de una estrategia procurement es fundamental para lograr minimizar costes excesivos y
optimizar los procesos de compras.
Dentro de esta estrategia entran en juego muchos factores, destacando entre ellos la relación con
los proveedores.
Se deben establecer relaciones de confianza sólidas, manteniendo un seguimiento, cuidado y
buena comunicación, para favorecer las estrategias de negociación, así como la transparencia en
los procesos.
Este e-book pretende dar una visión general de la gestión de proveedores que te ayudará a
afianzar las relaciones con tus proveedores, haciéndolas sólidas y duraderas, garantizando el buen
funcionamiento del proceso de suministros.
Los beneficios de la mejora de la relación con los proveedores son: optimizar los sistemas
tecnológicos, logrando nuevas vías para cubrir nuestras necesidades, y obtener un mayor
compromiso y fidelidad con nuestros proveedores.

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Índice
1 Percepción equivocada

2 Alianza estratégica: La nueva visión de los proveedores

3 El nuevo rol funcional del responsable de compras
4 El nuevo escenario de los departamentos de compras
5 Big Data y la gestión de las relaciones con los proveedores: la información es poder
6 Ventajas de una buena relación con los proveedores en las negociaciones
7 Beneficios de una correcta gestión de la relación con proveedores
8 Nuevas tendencias y futuro del procurement: Objetivo, Proveedores
Guía Completa: Gestión de proveedores.
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Empecemos por el principio…

Los proveedores son tus aliados: conócelos y cuídalos

Los departamentos de compras de una empresa son un elemento
esencial en el balance final de resultados de gastos e ingresos.
Tradicionalmente los esfuerzos por mejorar el rendimiento y
eficiencia han sido dirigidos hacia los departamentos de ventas,
pues son sinónimos de ingresos y beneficios.
La gestión de relaciones con proveedores es un concepto que abarca
no sólo un cambio de metodología en el trabajo de los responsables de
compras, además incluye la necesidad de poseer ciertas habilidades y
destrezas para poder mantener el respeto y la confianza de los
proveedores a largo plazo.

En las últimas décadas, el área de compras o procurement ha sido
motivo de estudio y análisis continuo, confirmándose la
importancia del diseño de una buena estrategia procurement para
minimizar los costos excesivos y optimizar los procesos derivados
de la cadena de suministro.
En las nuevas tendencias del procurement los proveedores son vistos
como algo más que un socio, se trata de un recurso más de la propia
empresa el cual hay que conocer y cuidar para lograr el mayor
beneficio posible para ambas partes.

Dentro de la planificación actual de una estrategia procurement

se ha establecido la relación y gestión de los proveedores como
un factor fundamental para minimizar riesgos y aumentar la
eficiencia del proceso de compras. Si bien dentro del ciclo de vida
del negocio procurement entran en juego otros importantes
actores, la relación con los proveedores se ha convertido en pieza
clave capaz de facilitar las labores de negociación, generar un
canal de comunicación activo y construir fuetes lazos de
compromiso entre ambas partes, elementos clave para un
proceso de compras de máximo rendimiento.

Guía Completa: Gestión de proveedores.

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1
Percepción equivocada
No existen dos departamentos de compras iguales, tanto la organización de
los mismos como los objetivos a conseguir varían de forma importante de una
empresa a otra. Lo que realmente tienen en común todos los departamentos
de compras es la necesidad de trabajar con diferentes proveedores para
adquirir los bienes y servicios necesarios para lograr que el proceso productivo
siga su curso.
Por lo tanto los proveedores se convierten en la fuente Proveedores de usar y tirar. Define la
necesaria de sustento de las necesidades de una metodología de trabajo con proveedores que
empresa. El conocimiento de los mismos así como de sus consiste en escoger al mejor proveedor en cada
productos se hace esencial para poder manejar distintas momento o el más rentable sin opciones a una
ofertas y encontrar la que mejor se adapte a las posible continuidad a medio y largo plazo. La
necesidades específicas en cada momento. inestabilidad es una constante fatal para poder
dar solidez a un proceso de compras efectivo.
Trabajar con una buena cartera de proveedores es básico
para aumentar las opciones de negocio, creándose Buenos proveedores hasta el primer error. En
nuevas alternativas para cada situación. Llegados a este este caso, los responsables de compras contratan
punto se identifican dos tendencias erróneas en la los servicios de proveedores hasta cometer un
colaboración con proveedores: primer error (entregas tardías, error en el envío
de productos, etc). Al primer error se opta por
trabajar con otro proveedor sin mediar ningún
Trabajar con una buena cartera de tipo de opción.

proveedores es básico para

aumentar las opciones de negocio

Guía Completa: Gestión de proveedores 5

En ambos casos la relación con los proveedores no podemos decir que sea nula, pues es necesario
cerrar la negociación pertinente, pero no posee ninguna herramienta o solución dialéctica para
obtener el máximo rendimiento de los proveedores en el mayor espacio de tiempo posible y en las
mejores condiciones.
A través de estas dos visiones poco efectivas de los proveedores, las estrategias procurement a
desarrollar no tienen la firmeza necesaria para poder desarrollar planes a largo plazo, ni beneficiarse
de las ventajas de contar con la confianza y compromiso de los proveedores.

Guía Completa: Gestión de proveedores 6

2
Alianza estratégica: La nueva visión
de los proveedores
La nueva forma de entender las estrategias Los proveedores se convierten en una pieza más de
procurement actuales pasa, sin lugar a dudas, por la nuestro engranaje productivo, la buena marcha de los
implementación de una buena gestión y cuidado de las mismos incide directamente en el rendimiento final
relaciones con los proveedores. De esta manera la del proceso de compras. De esta manera se
visión del proveedor cambia radicalmente con el punto establecen dos puntos clave para construir relaciones
anteriormente mencionado. Así pues el proveedor es de largo plazo con proveedores:
visto como un recurso más de la empresa, un
elemento a conocer, atender para desarrollar una
perfecta simbiosis dentro de la cadena de suministro
de un proceso de compras.

Los proveedores deben convertirse en una pieza más de

nuestro engranaje productivo.

Guía Completa: Gestión de proveedores 7

 Seguimiento y Comunicación para crear una
alianza estratégica con los proveedores.

1. Elección y seguimiento de proveedores. Prevalece 2. Comunicación. La comunicación es un valor

el hecho de trabajar con menos y mejores
proveedores, con el fin de establecer relaciones
duraderas donde el compromiso y la mejora continua
son factores clave para la creación de un proceso de
compras estable y firme. El seguimiento e información
de los proveedores se ha potenciado gracias a las
nuevas tecnologías que ofrecen diferentes
aplicaciones para poder gestionar todo tipo de datos
relativos a los proveedores. De esta manera es posible
tener una idea clara del estado de los proveedores,
historial, necesidades, ventajas y desventajas, datos
importantes para desarrollar una relación de confianza
y compromiso por ambos lados.
incalculable en la gestión de la relación con los
proveedores. Desde la primera toma de contacto es
necesario entablar todo tipo de conversaciones,
mostrar empatía y preocupación por las necesidades
de los proveedores. Gracias a una comunicación fluida,
proactiva y transparente las características de los
proveedores se irán ensamblando perfectamente con
las necesidades de los compradores, aportándose
soluciones para problemas o imprevistos,
construyéndose un vínculo fuerte y duradero en el
tiempo.

Los proveedores son definidos como verdaderos aliados estratégicos, piezas vitales para el
buen funcionamiento del ciclo de vida de los procesos procurement. Tiene sentido pensar
que mantener una cuidada relación y gestión de los proveedores basada en el conocimiento,
empatía y respeto repercutirá en un mejor funcionamiento de la cadena de suministro
minimizándose el riesgo y el número de errores.

Guía Completa: Gestión de proveedores 8

3
El nuevo rol funcional del
responsable de compras
Ante esta nueva visión de las estrategias procurement
que inciden de forma importante en la gestión de las
relaciones con los proveedores, el perfil del
profesional de compras ha variado de forma
significativa. Las empresas han absorbido de manera
progresiva las nuevas tendencias procurement, los
departamentos de Recursos Humanos buscan
profesionales que sean capaces de asumir los nuevos
retos que plantea el procurement del futuro.
Incidiendo siempre en la gestión de la relación con los
proveedores, es posible enumerar dos tipos de
habilidades que marcan el futuro de los nuevos
perfiles profesionales en el área de las compras:
Los departamentos de RRHH
buscan profesionales que sean
capaces de asumir los nuevos
retos que plantea el procurement
del futuro
Guía Completa: Gestión de proveedores
Hard Skills. Son aquellas habilidades que son muy
sencillas de cuantificar, suelen ser las relativas a las
que plasma el curriculum vitae de cada profesional:
estudios, experiencias… dentro de estas habilidades
las referidas al conocimiento y uso de las nuevas
plataformas de compras o software de negociación
electrónica son especialmente interesantes para las
empresas, pues la funcionalidad de dichas aplicaciones
responden de forma directa a la nueva forma de
entender la relación con los proveedores. Un perfil
profesional abierto a la centralización de datos,
capacidad de análisis de los mismos y automatización
de procesos está en consonancia con las nuevas
tendencias procurement tan solicitadas por las
empresas.
Soft Skills. Por otro lado nos encontramos con este
otro tipo de habilidades, factores determinantes que
señalan a un candidato ideal para el puesto de
responsable de compras en una empresa. Son
aquellas habilidades complejas de cuantificar, se
refiere a conceptos relacionados con la inteligencia
emocional, habilidades en la comunicación y
comportamiento.
9
 Llegados a este punto nos detenemos en las Soft Skills, debido a su vital importancia y para una
mayor comprensión ofrecemos los siguientes rasgos que definen estas particulares
capacidades:

Soft Skills Descripción

La empatía con el proveedor es primordial para poseer una óptima estrategia de gestión y
cuidado con los proveedores. Saber ponerse en las circunstancias de la otra parte, ofrecer
soluciones ante problemas e imprevistos o saber ceder en pos de un beneficio mutuo son
Capacidad de comprensión
algunos ejemplos que integran esta habilidad. El responsable de compras debe saber los
con el proveedor
objetivos y necesidades de los proveedores con el fin de poder ofrecer respuestas positivas que
faciliten la creación de un compromiso y respeto de sus proveedores, factores esenciales para
establecer una estrategia procurement profesional y estable.
Saber lo que hay que hacer en cada momento no es lo mismo que tener la habilidad de
Comunicación óptima de trasladar estos pensamientos hacia los demás. Añadir valor, seguridad y empatía al discurso es
ideas, planteamientos, fundamental para minimizar conflictos. En relación a los proveedores no sólo generar confianza
estrategias y soluciones sino mantenerla es uno de los grandes retos que afrontan los responsables de compras de hoy
en día.
Saber dar el valor necesario a cada actor que entra en juego en todo el ciclo de vida del
proceso de compras, incentivar, crear y mantener buenas relaciones con los diferentes
Habilidades en la gestión de
departamentos y proveedores nos aporta un recurso extra para manejar con éxito cualquier
relaciones y personas
tipo de causa imprevisible que pueda suceder. La buena disposición de la otra parte puede ser
suficiente para resolver de forma rápida y práctica cualquier contratiempo.

Los responsables de compras no solo han de estar preparados para saber llevar a cabo las tareas
que ocupan los procesos internos de un departamento de compras, además es ineludible poseer la
tradicional llamada “mano izquierda” para poder manejar relaciones positivas y proactivas a medio
y largo plazo.

Guía Completa: Gestión de proveedores 10

 JEFE DE COMPRAS

Soft Skills
Capacidad de comprensión
con el proveedor

Comunicación óptima de ideas,

planteamientos, estrategias y soluciones

Habilidades en la gestión de
relaciones y personas

Negociación: Habilidades de persuadie e

influir

Pensamiento estratégico

Sin miedo al cambio

4 El nuevo escenario de los
departamentos de compras
Integrar una buena estrategia de gestión y cuidado de
las relaciones con los proveedores, implica
transformar determinados rasgos que definen a un
departamento de compras. Si bien el aspecto técnico
puede ser un rasgo fundamental, debido a la
integración de software específico para potenciar la
gestión de las relaciones con los proveedores, no es
menos importante actualizar las metodologías de
trabajo y filosofía de los profesionales de compras de
una empresa.
El conocimiento y seguimiento de proveedores implica
alejar viejas costumbres y abrazar nuevas formas de
entender las tareas rutinarias del área del
procurement, así pues podemos definir las siguientes
variaciones funcionales en los departamentos de
compras:

El conocimiento y seguimiento de proveedores implica

alejar viejas costumbres

Guía Completa: Gestión de proveedores 12

 Centralización y Colaboración: el
nuevo escenario del
departamento de compras

No más departamentos de compras aislados. Una Colaboración y trabajo en equipo. Esta nueva forma
propuesta muy común de las empresas respecto a sus de entender las tareas internas de los procesos de
departamentos de compras, muestran un completo compras estimula el trabajo en equipo y la
aislamiento y hermetismo entre unos departamentos y colaboración entre trabajadores. El acceso a la
otros. Es posible que utilicen diferentes proveedores información es mucho más natural y efectiva, las toma
con una gran diferencia de precios, sin que la de decisiones se realizan bajo una hoja de ruta bien
información fluya de manera correcta. Una de las documentada y definida. El trabajo y los objetivos de
grandes prioridades en la gestión de la relación con los los profesionales de compras forman parte de un plan
proveedores reside en la centralización de los datos, estratégico común que ahonda en el valor e
información e historial de proveedores, propuestas y identificación con la empresa.
compras realizadas para la totalidad del departamento
de compras de una empresa. De este modo se crea
una fuente de conocimiento común muy útil para
optimizar los procesos de compra, manteniendo una
línea de trabajo común y positiva, potenciando la
eficiencia en los determinados procesos internos del
negocio.

Es evidente el cambio que genera potenciar la gestión de las relaciones con los proveedores,
prácticamente se crea una nueva forma de afrontar las tareas y las relaciones en todo el área
procurement de una empresa.

Guía Completa: Gestión de proveedores 13

5
Big Data y la gestión de las relaciones
con los proveedores: la información
es poder

Como para cualquier aspecto en la vida la información
es poder, trasladado este concepto a los procesos de
compras se convierte en uno de los recursos más
valiosos para las empresas. La era de los datos masivos
y los grandes volúmenes de información ha llegado al
contexto empresarial y de ahí nace el concepto de Big
Data.
Big Data es un nuevo concepto que define la gestión y
análisis de grandes volúmenes de datos con el fin de
convertirlos en información y facilitar la toma de
decisiones. En el nuevo procurement el Big Data ha
llegado a la gestión de las relaciones con los
proveedores, identificándose las estrategias y
aplicaciones SRM (Supplier Relationship Management)
como un recurso muy común para mejorar en este
apartado.

Big Data es un nuevo concepto que define la gestión y

análisis de grandes volúmenes de datos con el fin de
convertirlos en información que facilite la toma de
decisiones.

Guía Completa: Gestión de proveedores 14

 Los sistemas SRM permiten administrar los procesos
de compra que realiza una empresa generando la
información necesaria y correcta para cada tarea. Las
aplicaciones o software SRM ayudan a mejorar la
comunicación con los distintos proveedores, compartir
información, metodologías de trabajo, análisis de
datos, historial de compras, medición de la volatilidad
de los precios, acceso en tiempo real a proveedores,
transparencia en los procesos y muchas otras
funcionalidades. El objetivo es conocer a los
proveedores y que los proveedores conozcan el
negocio central de las empresas con las que trabajan.
Con el paso del tiempo los proveedores se convierten
en verdaderos aliados de las empresas compradoras,
lo que facilita la adquisición y ayuda a mitigar el riesgo
en las operaciones.
Una buena estrategia de gestión de relaciones con
proveedores integra el uso de un buen software SRM y
de las capacidades y habilidades (Soft Skills) que
posean los responsables de compras.

Los sistemas SRM permiten administrar los procesos

de compra que realiza una empresa generando la
información necesaria y correcta para cada tarea.

Guía Completa: Gestión de proveedores 15

6
Ventajas de una buena relación con
los proveedores en las negociaciones
Al lanzar la pregunta, qué tarea es más compleja
realizar en el proceso de compras, un alto porcentaje
de responsables de compras responderán: la
Negociación. Y no se trata de una respuesta
equivocada o errónea, la negociación es uno de los
platos fuertes a los que se enfrentan diariamente los
profesionales de las compras.
Aunque se utilicen los procedimientos habituales para
el comienzo y desarrollo de una propuesta: RFP
(Request for Proposal / Solicitud de Propuestas), RFQ
(Request for Quote / Solicitud de Cotización) y RFI
(Request for Information / Solicitud de Información), a
la hora de negociar es inevitable la toma de contacto
con proveedores, el cruce de impresiones, deseos,
expectativas.
La negociación es uno de los platos fuertes a los que se
enfrentan diariamente los profesionales de las compras.
Guía Completa: Gestión de proveedores
Llega el momento de la negociación y de plasmar
hasta donde llegan los límites del área de compras y
donde se está dispuesto a ceder en las pretensiones
de los proveedores. Es aquí donde una buena gestión
de las relaciones con los proveedores puede ser
recurso más que facilita la consecución de los
objetivos.
Negociar con aquellos proveedores con los que
mantenemos una seguimiento, cuidado y
comunicación continua favorece la modificación y
utilización de determinas estrategias de negociación,
pues el vínculo de compromiso y fidelidad están en un
nivel elevado.
16
Así pues y de manera práctica se puede observar en la utilización de la popular estrategia Win-Win. En
esta estrategia las diferencias o problemas a solucionar tiene importancia para ambas partes
(comprador y proveedor). Se realizan transacciones y modelos de negocio en las que ambas partes
ceden en algún aspecto y al final todos salen ganado. La negociación Win-Win se construye en base a
una relación sólida entre compradores y proveedores, donde el compromiso y lo vínculos de confianza
y trabajo son a largo plazo, creándose una relación de conveniencia muy provechosa en determinas
situaciones.

En definitiva, mantener sólidas y positivas relaciones con los proveedores facilitan disfrutar de un oasis
de confianza y licencias para poder llevar a nuestro lado la dirección de las negociaciones,
prevaleciendo el respeto y el vínculo de confianza con los proveedores.

La negociación Win-Win se construye en base a

una relación sólida entre compradores y
proveedores

Guía Completa: Gestión de proveedores 17

7
Beneficios de una correcta gestión
de la relación con proveedores
Como hemos visto en capítulos anteriores, la gestión de las relaciones con los
proveedores se ha convertido en un recurso más a potenciar dentro de las
estrategias procurement y en las habilidades que dibujan el nuevo perfil de los
profesionales de compras.

Existen varios beneficios asociados a la buena gestión

de las relaciones con los proveedores, todos ellos

El nuevo perfil del

relacionados con mejorar la eficiencia y el rendimiento
del ciclo de vida de los procesos de compras, así pues

profesional de compras
podemos enumerar los siguientes:

debe saber gestionar la

relación con los
proveedores para obtener
beneficios

Guía Completa: Gestión de proveedores 18

 Beneficios ¿Por qué representa un beneficio?
Por lo general existe una serie de costes significativos la hora de crear nuevos acuerdos con
proveedores. Integrar una nueva estrategia de gestión de relaciones con los proveedores
Reducción de costes puede eliminar muchos de estos costes. Al generar una relación beneficiosa en el tiempo con
determinados proveedores, pueden eliminar costes a largo plazo, se reducen los problemas de
retrasos, disponibilidad o de calidades de los productos.

Gracias a una relación sólida y de compromiso se potencia y mejora la comunicación, lo que se

traduce en una mayor compresión de los determinados términos del negocio por ambas
Mejora de la eficiencia partes, permitiendo satisfacer las necesidades de manera más efectiva y resolutiva. Por otro
lado si surgen problemas o contratiempos, una saludable relación con los proveedores hará
que la resolución de los mismos sea mucho más rápida y beneficiosa.

La fluctuación de los precios de los bienes y servicios a adquirir, representa una de las grandes
preocupaciones y quebraderos de cabeza de los responsables de compras. A través de una
gestión de las relaciones con los proveedores es posible tener el control de la volatilidad de los
Control en la volatilidad
precios, es posible disfrutar de pecios fijos, aumentos escalonados, cambio de plazos o
de los precios
establecer niveles mínimos de pedidos por parte de los proveedores. Las empresas
compradoras adquieren una línea de costo clara, ideal para mantener la estabilidad en las
estrategias de compras.
El trabajo y conocimiento conjunto entre comprador y proveedor, permite una mejor
Cadenas de suministro comprensión del funcionamiento interno de cada parte. De esta manera la capacidad de
sólidas adaptación y acomodo en los distintos procesos inciden en una cadena de suministro más
sólida con un menor porcentaje de errores.

Una relación a largo plazo con los proveedores basado en la comunicación, transparencia y
compromiso genera un canal bidireccional de comunicación entre ambas partes, capaz de generar un
flujo de retroalimentación de ideas muy valioso para consolidar una estrategia procurement exitosa.

Guía Completa: Gestión de proveedores 19

8
Nuevas tendencias y futuro del
procurement: Objetivo Proveedores
Cuando se habla de las nuevas tendencias que van a
marcar el futuro del procurement en las empresas
actuales se enumeran conceptos que comienzan a ser
muy reconocibles: buenas prácticas de ética
profesional, adquisición sostenible… pero en las
diferentes convenciones del sector de compras y en
conversaciones con profesionales procurement
destacan dos tendencias que están construyendo los
nuevos departamentos de compras:

Entender quién hace qué y por qué en el proceso

de adjudicaciones puede resultar clave para
obtener éxito a largo plazo.

Guía Completa: Gestión de proveedores 20

 Tendencia ¿Por qué debemos seguir esta tendencia?
A medida que la tecnología avanza los sistemas se vuelven obsoletos, las nuevas vías por las
que camina el nuevo procurement ofrece sistemas y software de compras que vienen a
responder a las nuevas necesidades. Esta tecnología permite realizar compras de un modo más
Tecnología sencillo, aportando datos e información útil para la generación de estrategias a través del
conocimiento de los proveedores. Los software de negociación electrónica se han convertido
en un gran recurso para optimizar, centralizar y automatizar los diferentes procesos internos
del negocio, favoreciendo la comunicación y el cuidado del proveedor.

Si bien no se trata de una nueva tendencia en el área del sector de compras, si se ha convertido
en un objetivo prioritario a conseguir. La gestión de las relaciones con los proveedores potencia
Transparencia en la
la transparencia de la cadena de suministro, siendo reconocibles todos los procesos internos de
cadena de suministro negocio de empresa compradora y proveedores, fijándose una filosofía de trabajo permeable a
las necesidades que demandan los nuevos consumidores (por ejemplo, la sostenibilidad).

El conocimiento y cuidado de los proveedores, nos aportará los recursos necesarios para obtener una
relación sólida y de compromiso con los proveedores, facilitando la resolución de problemas, la
negociación y ayudando a crear una cadena de suministro más fiable y trasparente.

Guía Completa: Gestión de proveedores 21

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