SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES

SISTEMA DE GESTION INTEGRADO

PROCESO: GESTION INTEGRAL

FORMATO: PLANEACION DE PROYECTOS

NOMBRE DEL PROYECTO SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO (SGSST)

 SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES Codigo: GC-F-015

SISTEMA DE GESTION INTEGRADO Fecha: 17 de septiembre de 2014

PROCESO: GESTION INTEGRAL Version 001

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NOMBRE DEL PROYECTO SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO (SGSST)

OBJETIVO ESTRATÉGICO Fortalecer la estructura institucional y las competencias de los funcionarios

ESTRATEGIA Fortalecer el clima organizacional, mejorando la calidad de vida laboral con miras a incrementar la productividad en la organización.

TIPO
OBJETIVOS DEL PROYECTO
Diseñar, implementar y socializar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo para la Superintendencia de Sociedades
(Generales y específicos)
 SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES Codigo: GC-F-015

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NOMBRE DEL PROYECTO SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO (SGSST)

INDICADOR

DESCRIPCIÓN Número de programas ejecutados : Corresponde al total de programas ejecutados

TIPO UNIDAD DE MEDIDA META FRECUENCIA DE MEDIDA TENDENCIA FÓRMULA DEL INDICADOR

Número de programas ejecutados /

Eficacia Porcentaje 100% Trimestral Ascendente
Númeroprogramas programados
RESPONSABLE DE LA MEDICION
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RECURSOS HUMANOS

ROL NOMBRE RESPONSABILIDADES INT.-EXT. CAPACIDADES

• Proponer el proyecto y ubicarlo en la estrategia de la entidad.

• Promover el proyecto y buscar el apoyo necesario al interior de la entidad para el desarrollo del mismo.
• Gestionar la consecución de los recursos necesarios para el desarrollo del proyecto.
Patrocinador SECRETARIA GENERAL Interno
• Tomar decisiones claves en el proyecto.
• Orientar al gerente de proyecto y equipo cuando se desvíen por falta de información.
• Autorizar el cierre del proyecto, entregando previamente a la entidad los productos finales del proyecto.

• Participar en la planificación del proyecto: Definir los objetivos del proyecto y el plan de trabajo (EDT -
estructura detallada de actividades) y productos entregables.
• Identificar a las partes interesadas (Stakeholders) del proyecto.
• Elaborar y ejecutar el plan de comunicaciones del proyecto.
• Identificar y gestionar los riesgos del proyecto.
• Coordinar al equipo de trabajo del proyecto.
• Realizar el seguimiento al desarrollo del plan de trabajo definido (ejecución de actividades y entregables).
Gerente COORDINADOR DE TALENTO HUMANO Interno
• Gestionar los recursos asignados al proyecto.
• Liderar el proceso de gestión del cambio que se requiera para el desarrollo del proyecto.
• Participar en la toma de decisiones respecto a los cambios que requiera el proyecto.
• Comunicar al patrocinador (Sponsor) las novedades generadas al interior del proyecto.
• Informar a las partes interesadas en el proyecto los cambios y decisiones que afectan la planificación del
proyecto.
• Participar en la solución imprevistos con las partes interesadas y el equipo del proyecto.

• Recolectar y articular todos los requerimientos y necesidades del patrocinador (Sponsor) y de las partes
interesadas (Stakeholders) del proyecto.
• Coordinar al equipo de trabajo asignado al interior del proyecto.
• Ejecutar oportunamente las actividades asignadas y relacionadas con el desarrollo del proyecto.
• Reportar al gerente de proyecto los avances y dificultades respecto a la ejecución del plan de trabajo
propuesto.
• Comunicar oportunamente al gerente de proyecto las novedades generadas en los diferentes frentes de
Lider funcional LÍDER DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Interno
trabajo.
• Asistir al gerente del proyecto en el logro de los objetivos propuestos para el proyecto.
• Revisar y validar que el producto final cumple con requerimientos y los criterios de aceptación definidos.
• Asegurar que las partes interesadas (Stakeholders) y el patrocinador (Sponsor) aprueben los entregables del
proyecto.
• Participar en la elaboración y ejecución del plan de pruebas de aceptación de producto (cuando se requiera).
• Participar en la elaboración y ejecución del plan de capacitación (cuando se requiera).
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SISTEMA DE GESTION INTEGRADO

PROCESO: GESTION INTEGRAL

FORMATO: PLANEACION DE PROYECTOS

Gestión de las comunicaciones entre los equipo

Las comunicaciones entre el equipo de trabajo se desarrollarán de la siguiente manera:

* Radicación oficial, según las directrices de Gestión Documental para la entrega de memorandos, facturas e informes de desarrollo d
* Correo electrónico para intercambio de información del proyecto y su avance, entre el personal de la Superintendencia y el proveedo
* Reuniones virtuales (a través de herramienta de videoconferencia) y presenciales
* Llamada a teléfono fijo (entidad) y móvil (proveedor).
* Actas de seguimiento de proyecto

EQUIPO DE PROYECTO DE LA SUPERINTENDENCIA

NOMBRE ROL

Ligia Rodríguez Patrocinador

Angela Maria Caro Gerente

María Fernanda Solano Lider funcional

Patricia Chacón – Líder proceso Lider funcional

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ión de las comunicaciones entre los equipos de trabajo

nera:
de memorandos, facturas e informes de desarrollo del proyecto.
tre el personal de la Superintendencia y el proveedor.
s

EQUIPO DE PROYECTO DEL PROVEEDOR

NOMBRE ROL mail

Luis Alfredo Velandia Asesor ARL POSITIVA

bre de 2014
Página
Inicial

telefono
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INTERESADOS

NOMBRE CARGO TELEFONO CORREO ELECTRONICO INTERNO - EXTERNO POSICION FRENTE AL PROYECTO

Patricia Chacon Lider SGSST 2201000-3029 patriciac@supersociedades.gov.co Interno A favor

Hoslander Sáenz Jefe de Planeación 2201000-2079 HoslanderS@SUPERSOCIEDADES.GOV.CO Interno A favor

Luis Alfredo Velandia Asesor ARL - POSITIVA Externo Neutral

Richard Ciprian Betancourt Asesor ARL - POSITIVA Externo Neutral

Coordinadora Grupo de Desarrollo del

Maria Fernanda Solano
Talento Humano
2201000-2096 marias@supersociedades.gov.co Interno A favor

Ligia Rodríguez Secretaria General 2201000-2007 ligiarh@supersociedades.gov.co Interno A favor

Juan Camilo Correa Jimenez Funcionario OAP 2201000-1222 juancj@supersociedades.gov.co Interno A favor
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PLAN DE COMUNICACIÓN

NOMBRE DE INTERESADO TIPO DE COMUNICACIÓN OBJETIVO FRECUENCIA RESPONSABLE ENTREGABLE

Gerente proyecto Memorando Radicación de informe de Supervisión y factura Según requerimiento Gerente proyecto Informe de supervisión y cumplido

Proveedor Memorando Radicación de informe de proveedor y factura Según requerimiento Proveedor Informe de proveedor y factura

Gerente / Proveedor Acto administrativo Desarrollo del cierre del contrato. Según requerimiento Gerente / Proveedor Acta de Cierre

Actas electrónicas de las reuniones

Gerente / Proveedor Electrónica Desarrollar las actas de seguimiento del proyecto. Quincenal Gerente / Proveedor realizadas (indica temas tratados y
compromisos adquiridos)
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REQUERIMIENTOS DEL PROYECTO

CÓDIGO ALCANCE DEL PROYECTO / FECHA DE CRITERIO DE

DESCRIPCIÓN DEL REQUERIMIENTO NOMBRE DEL SOLICITANTE
REQUERIMIENTO ENTREGABLE AFECTADO CUMPLIMIENTO ACEPTACIÓN

NO APLICA N/A N/A NO APLICA N/A N/A

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SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO (SGSST)

Página
PESO DE
FECHA
FECHA PROGRAMADA
DURACIÓN DE LA
EVIDENCIA Ó AVANCES DE FECHA PORCENTAJE DE
Inicial
ACTIVIDADES ENTREGABLES METAS RESPONSABLES PROGRAMADA DE ACTIVIDAD
LA ACTIVIDAD DE FINALIZACIÓN LOS ENTREGABLES CIERRE CUMPLIMIENTO
INICIO (Semanas)

• Coordinador Grupo de Desarrollo del Talento Humano

Política SST integrarla a la Política de Gestión
Documento 1 1.1% • Funcionario Grupo de Desarrollo del Talento Humano asignado al 10 de febrero de 2016 25 de febrero de 2016 3.0 Documento con políticas 2/25/2016 1.1%
Integral
proyecto SGSST
• Coordinador Grupo de Desarrollo del Talento Humano
Objetivos del SGSST Documento 1 0.5% • Funcionario Grupo de Desarrollo del Talento Humano asignado al 10 de febrero de 2016 17 de febrero de 2016 1.4 2/17/2016 0.5%
proyecto SGSST
el 100% de las • Coordinador Grupo de Desarrollo del Talento Humano
Listas de asitencia a
Capacitación y entrenamiento del SG-SST Listas de asitencia capacitaciones 0.9% • Funcionario Grupo de Desarrollo del Talento Humano asignado al 10 de febrero de 2016 22 de febrero de 2016 2.4 2/22/2016 0.9%
capacitación
programadas proyecto SGSST

• Coordinador Grupo de Desarrollo del Talento Humano

Documentación asociada al Sistema de el 100% de la • Funcionario Grupo de Desarrollo del Talento Humano asignado al
Documentación de SG-SST 1.0% 10 de febrero de 2016 24 de febrero de 2016 2.8 2/24/2016 1.0%
Seguridad y Salud en el Trabajo documentación requerida proyecto SGSST
• Asesor Oficina Asesora de Planeación

• Coordinador Grupo de Desarrollo del Talento Humano

Identificación de peligros SG-SST Matriz de peligros 1 1.0% • Funcionario Grupo de Desarrollo del Talento Humano asignado al 10 de febrero de 2016 24 de febrero de 2016 2.8 2/24/2016 1.0%
proyecto SGSST

• Coordinador Grupo de Desarrollo del Talento Humano

Auditorias y revisión por la dirección SG-SST 1.0% • Funcionario Grupo de Desarrollo del Talento Humano asignado al 10 de febrero de 2016 24 de febrero de 2016 2.8 2/24/2016 1.0%
proyecto SGSST

• Coordinador Grupo de Desarrollo del Talento Humano

Investigación de incidentes y accidentes de trabajo Registro de investigación de accidentes el 100% de los accidentes Informes de investigación de
0.4% • Funcionario Grupo de Desarrollo del Talento Humano asignado al 10 de febrero de 2016 16 de febrero de 2016 1.2 2/16/2016 0.4%
SG-SST de trabajo de trabajo accidentes de trabajo
proyecto SGSST

• Coordinador Grupo de Desarrollo del Talento Humano

Acciones correctivas y preventivas SG-SST 0.5% • Funcionario Grupo de Desarrollo del Talento Humano asignado al 10 de febrero de 2016 17 de febrero de 2016 1.4 2/17/2016 0.5%
proyecto SGSST

• Coordinador Grupo de Desarrollo del Talento Humano

Gestión de peligros y riesgos SG-SST 1.6% • Funcionario Grupo de Desarrollo del Talento Humano asignado al 10 de febrero de 2016 2 de marzo de 2016 4.2 3/2/2016 1.6%
proyecto SGSST

• Coordinador Grupo de Desarrollo del Talento Humano

Responsabilidades del empleador en SG-SST 4.6% • Funcionario Grupo de Desarrollo del Talento Humano asignado al 10 de febrero de 2016 12 de abril de 2016 12.4 4/12/2016 4.6%
proyecto SGSST

• Coordinador Grupo de Desarrollo del Talento Humano

Prevención, preparación y respuesta ante Documento que contiene plan
Plan de emergencias 1 5.9% • Funcionario Grupo de Desarrollo del Talento Humano asignado al 10 de febrero de 2016 29 de abril de 2016 15.8 4/29/2016 5.9%
emergencias SG-SST de emergencias
proyecto SGSST

• Coordinador Grupo de Desarrollo del Talento Humano

Evaluación inicial y plan de trabajo del SGSST 7.9% • Funcionario Grupo de Desarrollo del Talento Humano asignado al 10 de febrero de 2016 26 de mayo de 2016 21.2 5/26/2016 7.9%
proyecto SGSST

• Coordinador Grupo de Desarrollo del Talento Humano

Indicadores del SG-SST Propuesta de indicadores 1 10.0% • Funcionario Grupo de Desarrollo del Talento Humano asignado al 10 de febrero de 2016 23 de junio de 2016 26.8 Documento con propuesta 6/23/2016 10.0%
proyecto SGSST

El 100% de las • Coordinador Grupo de Desarrollo del Talento Humano

Inspecciones Regisro de inspecciones inspecciones que se 16.6% • Funcionario Grupo de Desarrollo del Talento Humano asignado al 10 de febrero de 2016 20 de septiembre de 2016 44.6 9/20/2016 16.6%
requieran proyecto SGSST

• Coordinador Grupo de Desarrollo del Talento Humano

Medidas de prevención y control SG-SST 23.9% • Funcionario Grupo de Desarrollo del Talento Humano asignado al 8 de enero de 2016 25 de noviembre de 2016 64.4 11/25/2016 23.9%
proyecto SGSST

el 100% de las • Coordinador Grupo de Desarrollo del Talento Humano

Capacitaciones Listas de asitencia capacitaciones 23.0% • Funcionario Grupo de Desarrollo del Talento Humano asignado al 10 de febrero de 2016 15 de diciembre de 2016 61.8 Listas de asitencia 12/15/2016 23.0%
programadas proyecto SGSST

100% 269.0 100%

 SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES Codigo: GC-F-015

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PROCESO: GESTION INTEGRAL Version 001

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GESTION DE RIESGOS DEL PROYECTO

DESCRIPCION EVALUACION ACTIVIDADES DE MITIGACION RESPONSABLE DE GESTIONAR EL RIESGO

Elaborar la lista de chequeo al capítulo 6 del decreto 1072 de 2015,

Omitir información en la planificación de las actividades necesarias para dar
Alto con el acompañamiento de un asesor experto asignado por la ARL COORDINADOR TALENTO HUMANO
cumplimiento al alcance del proyecto.
(Positiva).

Que los funcionarios a cargo del desarrollo de las actividades del proyecto de no
Realizar el seguimiento periódico al desarrollo del plan de trabajo
entreguen oportunamente la información requerida, ocasionado retrasos en el Medio COORDINADOR TALENTO HUMANO
definido (ejecución de actividades y entregables con evidencia).
desarrollo del proyecto.

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

* El cronograma se realizara en MS Project y sera remitido junto con el presente formato a la Oficina Asesora de Planeacion.