Unidad 2

Consolidar y subtotales
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· Prof. Ing. Lorena Carballo · 29 ·

Temario
 Consolidar
o Estática
o Dinámica
o Comparación
 Subtotales
o Pasos para aplicarlo
o Fórmulas
o Esquema

Introducción
Obtener totales en los datos es una tarea frecuente en las empresas, el total vendido por
turno, fecha, mes, vendedor, artículo, entre otros; es solamente un ejemplo en el que nos
referimos a los mismos valores de detalle pero cambiamos el criterio de agrupación que
necesitamos, las personas que no saben emplear técnicas como consolidar o subtotales
invierte mucho tiempo en realizar estos cálculos, tiempo que se incrementa si tenemos
muchos datos; con técnicas básicas nos llevará mucho más tiempo obtener el total si
tenemos 10000 datos que si tenemos 1000; con la aplicación de las herramientas de
Excel1 en esta unidad nos llevará el mismo tiempo independientemente de la cantidad de
datos que trabajemos, esto hace que nuestras técnicas sean “escalables” significa que no
importa la cantidad de valores tendremos que emplear el mismo tiempo para aplicarla y
es considerablemente menor al tiempo que necesitaríamos si lo resolviéramos con
fórmulas y funciones en forma manual.

Relación con otras Unidades

En esta segunda unidad trabajaremos las herramientas de análisis de datos de nivel
intermedio, tengamos en cuenta que estamos avanzando en la complejidad de las
herramientas no en cuanto a la dificultad de uso o aplicación, sino que estamos
profundizando en la potencia de las herramientas presentadas. Específicamente
trataremos las herramientas consolidación tanto estática como dinámica y subtotales.

Objetivos específicos
 Consolidar en forma estática y dinámica datos.
 Emplear subtotales de diferentes niveles y tipos de fórmulas.

Esquema de contenidos

1
“Excel” es marca registrada, propiedad de Microsoft.
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Unidad 2

Consolidar Subtotales

Pasos para
Estática
aplicarlo

Dinámica Fórmulas

Comparación Esquema

Consolidar
Une los datos que tengan igual el contenido de la primer columna y
aplican alguna función a los números de las columnas siguientes. Por
lo tanto para consolidar necesitamos dos columnas (podemos tener
más de dos columnas, solamente aplicamos una fórmula).
Tenemos dos tipos de consolidaciones:
 Estáticas: Si cambian los valores de origen no se modifican los
totales consolidados obtenidos.
 Dinámicas: Al cambiar los valores de origen se actualiza el total.

En principio tenemos que analizar que ambas alternativas son útiles dependiendo
del uso que les daremos, por ejemplo imaginemos que tenemos en una hoja de
Excel cada artículo y la cantidad en nuestro stock, a medida que vendemos o
realizamos transferencias tipeamos los valores; si quiero saber la cantidad
actualizada en stock tendremos que utilizar una consolidación dinámica, en
cambio si queremos saber a una fecha determinada la cantidad en stock para
hacer las reposiciones o pedidos usaremos una consolidación estática para que no
cambien los valores.

Con el uso de consolidaciones podemos obtener el total adeudado por cada

cliente en menos de 10 clics sin importar la cantidad de clientes que tengamos, o
el monto total que le debemos a cada proveedor, o el total vendido por cada
vendedor.
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CONSOLIDACIÓN ESTÁTICA
Podemos tener por archivo de Excel la cantidad de consolidaciones
estáticas que deseemos, la única restricción es que las columnas que
usemos estén una al lado de la otra.

En el caso que las columnas a trabajar no se encuentren juntas podemos

mover las columnas de lugar, copiar y pegar en otra hoja para que estén
juntas.

Un error frecuente es ocultar las columnas intermedias, en tal caso las

columnas siguen existiendo de forma que la consolidación no funcionará;
las columnas deben ser adyacentes (estar una junto a la otra).

Consolidación estática Paso a paso

Actividad de aprendizaje
1. Ejemplo: Consolida las deudas de los clientes.
2. Queremos obtener el total en que adeuda cada uno de los
clientes de un listado.
Ingrese un listado de valores con fechas, cliente, monto vendido,
pagado, adeuda.
3. Copiaremos los datos que nos interesan
para trabajar, seleccione la hoja1
seleccione la columna Cliente, haciendo
clic sobre el indicador de columna con la
letra C; mantenga presionada en el
teclado la tecla CONTROL y haga clic en
Adeuda, columna con la letra G.
4. En el menú Inicio seleccione Copiar.
5. Haga clic en la hoja 2 (donde queremos
los resultados), en la celda A1.
6. Presione el botón secundario del mouse
(es el derecho si tiene configurado el
mouse para diestros) seleccione
Pegar/Pegado Especial y luego marque
Valores. Aceptar. Utilizamos esta
alternativa de pegado porque los
valores de la columna Adeuda
provienen de un cálculo, por lo tanto si
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pega y modifica los valores o los borra es probable que le devuelva un

error en su hoja 2.
7. Haga clic en la hoja 2 (donde queremos los resultados), en la celda F1.
8. Desde Datos, haga clic en Consolidar.
9. En el cuadro de diálogo Consolidar, asegúrese de que el recuadro Función
contiene Suma (observe que puede aplicar otras funciones).

10. En Referencia, haga clic en la fecha roja y seleccione la hoja 2, las celdas A1
hasta B26 (donde se encuentran los nombres de los clientes y el monto
que adeudan).
11. Haga clic en Agregar.
12. Hay texto está en la fila superior
(A1 Cliente y en B1 Adeuda),
marque Usar rótulos en fila
superior.
13. Como tiene texto en la columna
izquierda (en la columna A están
los nombres) seleccione Usar
rótulos en la columna izquierda.
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14. Haga clic en Aceptar. Le debería quedar como se muestra en la figura

siguiente.

CONSOLIDACIÓN DINÁMICA
Es recomendable colocarnos siempre en una hoja vacía antes de iniciar la
consolidación y las dos columnas a emplear también tienen que estar
adyacentes como en el caso anterior.

Consolidación dinámica Paso a paso

Actividad de aprendizaje
1. Ejemplo: Consolida las deudas de los clientes. Observe que la
mayoría de los pasos son similares al procedimiento anterior:
2. Empleando los mismos datos. Seleccione la hoja1 seleccione la
columna Cliente, haciendo clic sobre el indicador de columna con la
letra C; mantenga presionada en el teclado la tecla CONTROL y haga clic en
Adeuda, columna con la letra G.
3. En Inicio seleccione Copiar.
4. Haga clic en la hoja 2 (donde queremos
los resultados), en la celda A1.
5. Botón derecho del mouse seleccione
Pegado Especial y luego marque Valores.
Aceptar. Utilizamos esta alternativa de
pegado porque los valores de la columna
Adeuda provienen de un cálculo, por lo
tanto si pega y modifica los valores o los
borra es probable que le devuelva un
error en su hoja 2.
6. En una hoja vacía, puede ser la hoja 3,
haga clic en la celda A1. Puede iniciar
directamente en este paso si ya tenía
copiados los datos del ejercicio de
consolidación estática.
7. Desde el menú Datos, haga clic en
Consolidar.
8. En el cuadro de diálogo Consolidar,
asegúrese de que el recuadro Función
contiene Suma (observe que puede aplicar otras funciones).
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9. En Referencia, haga clic en la fecha roja y seleccione la hoja 2, las celdas A1

hasta B26 (donde se encuentran los nombres de los clientes y el monto
que adeudan).
10. Haga clic en Agregar.

11. Hay texto está en la fila superior (A1 Cliente y en B1 Adeuda), marque Usar
rótulos en fila superior.
12. Como tiene texto en la columna
izquierda (en la columna A están los
nombres) seleccione Usar rótulos en la
columna izquierda.
13. Tilde Crear vínculos con los datos de origen
para que sea una consolidación
dinámica.
14. Haga clic en Aceptar. Le debería quedar
como se muestra en la figura siguiente.
15. Observe que ahora tenemos a la
izquierda números pequeños donde al
hacer clic en el signo + de cada cliente
podemos ver el detalle que compone ese
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total.
16. Si presiona el número 2 de esquema (número chiquito que se encuentra a
la izquierda de la columna A) podrá ver el detalle y el total de todos los
clientes.

Si en lugar de la función SUMA hubiéramos empleado

CUENTA obtendríamos la cantidad de operaciones de cada
cliente.

Comparación estática vrs dinámica

Ahora vamos a comparar los resultados:

1. Observe que los totales son iguales por ejemplo para Ballo, Sol tenemos
2090 en la consolidación estática de la hoja 1 y en la dinámica de la hoja 2.
2. Cambie el monto de alguna de las compras de Ballo, por ejemplo en la hoja
1 cambie el valor B4 a 1000 y presione enter.
3. Observe que en total en la consolidación estática no se modifica, sin
embargo la consolidación dinámica ha cambiado automáticamente su
valor.

Estos informes son muy útiles los dos, podríamos usar la

consolidación dinámica para obtener a fin de mes el total que nos
debe cada cliente para enviarles un “recordatorio”; y la
consolidación dinámica podríamos usarla para tener en todo
momento el saldo pendiente actualizado.

Subtotales
Cuando trabajamos con listas de valores es interesante poder agrupar los datos y
calcular totales por grupos y totales generales, podríamos
resolverlo mediante operaciones algebraicas, pero tardaríamos
mucho tiempo si tenemos muchos datos; para obtener totales
por grupos y generales Excel nos provee de la herramienta
Subtotales, donde agruparemos valores en forma de esquemas y
visualizaremos totales para cada grupo.

Subtotales Paso a paso

Actividad de aprendizaje
1) Ingrese una lista de valores. Antes de aplicar subtotales siempre
es necesario Ordenar los valores, porque los totales se calcularán a
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partir de los datos actuales de la hoja, por lo tanto si están desordenados

Excel tendrá valores parciales.
Haga clic en una de las celdas de su lista, en Datos/Ordenar y filtrar
seleccione Ordenar.
Seleccione Ordenar por el campo que quiere agrupar, en este caso
Vendedor; presione Aceptar.

2) Haga clic en alguna de las celdas con datos y en Datos/Esquema elija

Subtotal.
En la ventana de Subtotales seleccione el campo Para cada cambio en:
Vendedor, es el campo que controla el corte en los totales parciales; en
Usar función: Suma, puede elegir la Cuenta (cantidad de celdas con
contenido), Promedio de los valores, Máx (máximo) o Mín (mínimo), con
Contar números obtiene la cantidad de celdas que tienen números.
Agregar subtotal a: Monto y Adeuda, son las celdas a las que se les aplicará
la función, en este caso sumará el monto vendido y el adeuda, obteniendo
el total para cada vendedor.
Tilde Reemplazar subtotales actuales y Resumen debajo de los datos para obtener
el total general.
Presione Aceptar.
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3) Obtiene los totales para cada vendedor y el total general debajo. En el

margen izquierdo dispone de un esquema con números con diferentes
niveles, al presionar 3 visualizará todos los detalles y los totales, al
presionar 2 los totales por vendedor y el total general, y con 1 solamente el
total general.
Presionando los símbolos + y – en el esquema o mediante los comandos
Datos/Esquema/Mostrar detalle u Ocultar detalle podrá ver los detalles de
cada vendedor para analizarlos.
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Podemos aplicar más niveles de Subtotales repitiendo el procedimiento para

obtener la cantidad de ventas por ejemplo, en este caso seleccionaremos la
función de Cuenta y destildaremos Reemplazar subtotales actuales para no perder los
subtotales realizados.

Es factible agrupar varias celdas seleccionando en el

detalle las filas y accediendo a Datos/Esquema/Agrupar para
mostrar otro nivel, organizar las celdas que ya fueron
analizadas o para el uso que necesitemos; para quitar la
agrupación utilizamos el comando Desagrupar.

Para eliminar todo el esquema, los subtotales y total general en

Datos/Esquema/Subtotal presionamos Quitar todos.

Podemos analizar la efectividad de cada vendedor, analizando su

promedio de ventas, hacemos clic en uno de los datos, volvemos a
aplicar subtotales y elegimos la función promedio, solamente
tildaremos monto (ya que no nos interesa el promedio que nos
adeuden). En este ejemplo le damos las indicaciones generales para que usted
mismo aplique los pasos intermedios y vaya obteniendo dominio en la
herramienta.

Es evidente que requiere el mismo tiempo aplicar esta técnica con 5

clientes o con 1000 clientes, cuando la aplicación de una técnica
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conlleva el mismo esfuerzo independientemente de la cantidad de valores se dice

que es ESCALABLE.

Reflexionemos sobre el tiempo y la cantidad de errores que podríamos cometer si

tubiéramos que obtener los totales con 1000 clientes.

Todas las herramientas de análisis de datos ofrecidas en este seminario son

escalables, nos permiten obtener resulados confiables (estamos seguros que se
aplicó la misma suma, promedio, etc a todos los valores) y en forma rápida.

Este tipo de herramientas le permiten tomar mejores decisiones ya que al obtener

informes más rápidos podemos emplear el tiempo en analizar los resultados y
hasta crear más informes.

Actividad de aprendizaje
Subtotales Ejercicio integrador

1. Antes de realizar los siguientes ejercicios tendrá que quitar

los subtotales anteriores (no borre las celdas) siga los pasos
anteriores para eliminar el esquema y los subtotales.
2. Copiar los datos a una hoja nueva donde queremos obtener
por vendedor y por cliente el total vendido, y pagado. La cantidad de
compras que nos hicieron.
3. Volvemos a copiar los datos a otra hoja y ahora nos interesa por cliente el
total comprado, el total pagado y el total adeudado; además obtener el
máximo valor comprado y el promedio de los pagos.

Resolución:

Compara esta secuencia con los pasos que realizaste para comprobar
vos mismo que resolviste en forma correcta.

1. Hacer clic en una de las celdas, en subtotales hacer clic en el botón quitar
todos.
2. Seleccionamos los datos presionamos copiar clic en otra hoja y pegar.
Recuerda ordenar por los campos que vas a usar en este caso vendedor y
cliente antes de aplicar subtotales. En ordenar y filtrar clic en ordenar,
luego en Ordenar por elegir vendedor, clic en Agregar nivel y elegir Cliente
verificar en ambos que tengan criterio A a Z. Luego en Datos Subtotales
elegimos para cambio en Vendedor, función suma y tildamos monto y
pago, clic en aceptar. Como además queremos por cliente los totales
tenemos que hacer una “segunda vuelta” de subtotales, hacemos clic en
Subtotales, en para cambio en colocamos cliente, función suma y tildamos
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monto y pago, es muy importante destiltar reemplazar subtotales actuales

(porque perderíamos los totales por vendedor), ahora podemos presionar
aceptar.
3. Seleccionamos los datos de la primer hoja presionamos copiar clic en otra
hoja y pegar. En este caso tenemos que ordenar únicamente por cliente,
vamos a Ordenar y filtrar elegimos Ordenar seleccionamos cliente (en este
caso tendremos un único orden) revisamos que tenga criterio A a Z. Luego
tenemos que aplicar 3 vueltas de subtotales, ya que tenemos tres
funciones a aplicar (suma, máximo y promedio) todas por cliente. En
Datos/Subtotales elegimos en para cambio en cliente, en función suma
(vamos a calcular los totales) tildamos los campos monto, pago y adeuda,
presionamos aceptar. En la 2 vuelta vamos a subtotales el campo para
cambio en lo dejamos en cliente, cambiamos la función a máximo y
solamente tenemos que tener tildado el campo monto (destiltamos pago y
adeuda), revisemos que esté destildado reemplazar subtotales actuales
para no perder los de la 1 vuelta, presionamos aceptar. En la 3 y última
vuelta de subtotales cambiamos la función a promedio, tildamos pago
(destildamos monto si está tildado) y verificamos que esté destildado
reemplazar subtotales actuales, presionamos aceptar para finalizar.

Resumen
En esta unidad trabajamos las herramientas de consolidación estátita, dinámica y
subtotales. Realizamos la secuencia paso a paso para aplicar cada una de las técnicas y
analizamos el uso de otras fórmulas para obtener otro tipo de totales.

Es indispensable identificar que el tiempo que nos lleva realizar por ejemplo subtotales
será el mismo trabajemos con mil o cienmil valores, esto nos permite potenciar mucho
nuestro trabajo y emplear mucho mejor nuestro tiempo. Esta cuestión provoca que
podamos obtener muchos más totales que si realizamos sumas en forma manual y de esta
forma tener más información para tomar mejores decisiones.

Si resolviste todos los ejercicios te invitamos a pasar a la unidad siguiente donde

realizaremos tablas y gráficos dinámicos.