Santiago López Hernández 904

INSTITUCION EDUCATIVA CENTRO DE COMERCIO

TALLER TECNICAS DE OFICINA TERCER PERIODO

GRADO NOVENO
COMPETENCIA: Aplicar los sistemas de clasificación archivística a la realidad empresarial

2. Los principios de ordenamiento hacen referencia a la organización de carpetas, fichas, tarjetas

etc.; siguiendo un proceso lógico y determinado.

Es importante seguir un sistema de clasificación archivística, el cual constituye una metodología

que permite organizar los documentos de una empresa.

Todos los sistemas de clasificación archivística se basan en tres principios:

- Alfabético
- Numérico
- Cronológico

2.1 SISTEMA ALFABETICO: El sistema alfabético se determina también nominativo, porque

consiste en ordenar los nombres por las letras del alfabeto. Este principio es directo porque los
documentos se pueden consultar leyendo el nombre en la carpeta, bolsa, ficha, tarjeta etc.

El Sistema alfabético nominativo se divide en:

 Por nombre de personas naturales

 Por nombre de razones sociales
 Por nombre de lugares geográficos
 Por nombre de asunto, concepto o temas

2.1.1 POR NOMBRE DE PERSONAS NATURALES: Según el código civil son personas naturales
“todos los individuos” de la especie humana cualquiera que sea su edad, sexo, estirpe o
condición.

Las personas naturales se clasifican en domiciliadas y transeúntes. Las segundas son las
personas residentes en el extranjero.

Normas para ordenar nombres de personas naturales:

2.1.1.1 Los nombres de individuos constan de dos unidades

Primera unidad los apellidos

Segunda unidad los nombres

Los apellidos se separan de los nombres con una coma. Ejemplo:

Gabriel Alberto, Jaimes Torres

PRIMERA UNIDAD SEGUNDA UNIDAD

Primer elemento Segundo elemento Primer elemento Segundo elemento

Jaimes Torres Gabriel Alberto

Para facilitar el ordenamiento de cada unidad de clasificación, especialmente cuando los nombres
y apellidos son similares, es importante descomponerlas por letras. Ejemplo:

José Ortiz García ORTIZ García José

Josefa María Ortiz García ORTIZ García Josefa María

María Ana Ortiz García ORTIZ García María Ana

PRIMERA UNIDAD SEGUNDA UNIDAD

Primer elemento segundo elemento primer elemento segundo elemento

ORTIZ GARCIAJ O S E

ORTIZ GARCIA J O S E F A MARIA

ORTIZ GARCIA M A R I A ANA

2.1.1.2 Si los nombres tienen la primera unidad igual, se tiene en cuenta la segunda. Ejemplo:

Juan Manuel Rodríguez Pérez RODRÍGUEZ Pérez Juan Manuel

Rosa María Rodríguez Pérez RODRIGUEZ Pérez Rosa María

Carmen Rodríguez Pérez RODRIGUEZ Pérez Carmen

RODRIGUEZ Pérez Carmen

RODRIGUEZ Pérez Juan Manuel

RODRIGUEZ Pérez Rosa María

2.1.1.3 Si los nombres son totalmente iguales, se considera el documento de identidad o de

identificación, la dirección o cualquier otro dato del cual se disponga para diferenciarlos. Este
elemento no es una unidad. Ejemplo:

Jaime González Rueda Calle 24 No. 40A-16

Jaime González Rueda Calle 10 No. 40-18

GONZALEZ RUEDA Jaime Calle 10 No. 40-18

GONZALEZ RUEDA Jaime Calle 24 No. 40ª-16

2.1.1.4 Apellidos con prefijos y apellidos compuestos.

Las preposiciones, contracciones, artículos y otras voces que hacen parte de algunos apellidos,
forman parte integral de cada elemento. Ejemplos:

Los apellidos con prefijos de, del se organizan en este orden y en forma alfabética.

De´Costa, De Bedout, De Greiff, De la Torre, De los Rios, De Villa, Del Mar.

Roció Del Mar López DEL MAR LÓPEZ Roció

José De la Fuente Duarte DE LA FUENTE DUARTE José

Carmen Díaz-Granados Suárez DIAZ GRANADOS SUÁREZ Carmen

Richard Smith-Browm SMITH BROWM Richard

Jhon L Freyre FREYRE Jhon L

Paul M Mac Arthur MAC ARTHUR Paul M

William O´Neil O’NEIL William

Cesar De’Costa DE’COSTA Cesar

María de la Fuente Gómez DE LA FUENTE GÓMEZ María

ORDENARLOS ADECUADAMENTE.

ACTIVIDAD 1

Organiza alfabéticamente 15 recetas de cocina.

Arroz con pollo

Carne sudada

Deditos de jamón

Lasaña

Papas fritas

Pasta con atún

Pizza

Pollo a la jardinera

Pollo en coca cola

Postre de limón

ACTIVIDAD 2

La empresa ABC desea organizar su archivo y para ello tiene la siguiente lista de clientes:

Mariana López Acevedo

Juan Manuel Ríos Contreras
Laura Del Valle Roa
Francisco Díaz-Granados Pérez
Leonor Rodríguez de Gómez
Esmeralda Torres Jaimes
María del Carmen Rojas Cáceres
Enrique Lozano Ochoa
Flor María Rey de Linares
Alberto Linares Pérez

Instrucciones para desarrollar la actividad.

1. Señalar la palabra de orden

2. Determine las guías
3. Establezca el orden prioritario de los marbetes
4. Desarrolle el ejercicio.

DESARROLLO:

Alberto Linares Pérez

Enrique Lozano Ochoa
Esmeralda Torres Jaimes
Flor María Rey de Linares
Francisco Díaz-Granados Pérez
Juan Manuel Rios Contreras
Laura Del valle Roa
Leonor Rodríguez de Gómez
Mariana López Acevedo
María del Carmen Rojas Cáceres

ACTIVIDAD 3

Siguiendo las instrucciones de la actividad 2, organizar el archivo con la siguiente lista de

clientes.

Gustavo F Jaimes Rodríguez

Dagoberto Jaimes Rodríguez

William Fernando Rojas Pérez

Beatriz Mora de Anaya

Miguel De’Costa

Mercedes De la Fuente Obando

Sara Inés Rey Flórez

Horacio Méndez Sarmiento

Ernesto Méndez Ochoa

Marina Méndez Lun

DESARROLLO