INTRODUCCION

[ CITATION Cot97 \l 12298 ] Menciona “Que un sistema es un todo unitario organizado,

compuesto por dos o más partes, componentes o subsistemas interdependientes y
delineados por los límites identificables de su ambiente o supra sistema “La
información, es un recurso para las organizaciones. En toda organización, sus diferentes
áreas tienen procesos que en su operación generan flujos de información, sus sistemas y
sub sistemas la procesan y al integrarla conforman el sistema de información de la
organización. Estos sistemas integran hardware, software, información y procesos. Por
eso es que los podemos definirlos así, como sistemas y específicamente, en sistemas
contables. La información contable está referida, principalmente, al patrimonio y sus
variaciones. Adicionalmente, la contabilidad también procesa datos referidos a hechos
contingentes y a bienes de terceros en poder de la empresa o ente de que se trate. Un
sistema de información contable comprende los métodos, procedimientos y recursos
utilizados por una entidad para llevar un control de las actividades financieras y
resumirlas en forma útil para la toma de decisiones”.

Un subsistema es un sistema que se ejecuta sobre un sistema operativo, este puede ser
un Shell (intérprete de comandos) del sistema operativo primario o puede ser una
máquina virtual .

La contabilidad como ciencia que se encarga de estudiar, medir y analizar el patrimonio

de las empresas y de los individuos, presentando información previamente registrada de
manera sistemática y útil, se convierte en una herramienta necesaria ante los cambios
constantes en el sistema financiero del país y las nuevas demandas de información que
surgen con los avances, por eso es importante que los propietarios de los negocios
agropecuarios empleen sistemas contables que les permita llevar un control más exacto
sobre sus operaciones y servir de base en la toma de decisiones que se ajusten a su
realidad económica. La importancia de los sistemas de información contables radica en
la utilidad que tienen estos tanto para la toma de decisiones de los propietarios como
para los usuarios externos de la información. Para ello es necesario que los dueños o
administradores de dichos negocios conozcan conceptos elementales de la contabilidad
y una manera sencilla de poder aplicarla para obtener los mejores resultados, es parte de
nuestro propósito brindarles la información necesaria para la aplicación de un sistema
contable que se ajuste a las características y necesidades de cada negocio en estudio.
Además, con la realización de este trabajo investigativo podremos poner práctica los
conocimientos adquiridos a lo largo de los años de estudio.

PROCEDIMIENTO

Pasos para implantar un sistema Contable Mónica

1. Elige tu nuevo sistema de contabilidad con cuidado. Puedes optar por contratar
a un contador externo para revisar los procedimientos financieros y sugerir los
cambios que podrían ayudar a la empresa. Revisa las ventajas de cada cambio
con tu departamento de contabilidad o teneduría de libros, ya que tendrán que
trabajar con este sobre una base del día a día.
 Asegúrate de tener el apoyo de la gerencia y el departamento de
contabilidad antes de hacer el cambio. Es difícil hacer cambios en toda la
empresa sin el aval de las personas que capacitarán a los demás.

2. Identifica a un gerente de proyecto para dirigir el proceso de

implementación. Esta persona debe tener una amplia experiencia en proyectos
en toda la empresa. El conocimiento de los departamentos de contabilidad les
permitirá entender el presupuesto, los recursos y el apoyo que se necesita.

3. Crea un presupuesto y un cronograma. Realizar un cambio en los sistemas de

contabilidad requiere invertir en un gerente, tiempo del empleado, materiales de
capacitación y más. Establece un cronograma realista con tu gerente de proyecto
y departamento de contabilidad.
4. Diseña el nuevo sistema de contabilidad. Una vez que hayas elegido qué
sistema de contabilidad vas a utilizar, deberás tomar el tiempo para adaptarlo a
tus necesidades. Consulta con los diseñadores de la empresa donde lo vas a
comprar para elegir las funciones que necesitas.

5. Establece un programa de
capacitación. Examina tu
infraestructura actual y crea un plan de
capacitación diferente para cada
departamento que trabaje con el software de contabilidad. Si el programa de
contabilidad no te proporciona un manual de capacitación, consulta con una
empresa de redacción técnica para ofrecerte un manual preciso.

6. Establece un sistema de contabilidad piloto. Tu personal podrá probar este

sistema, pero aún debes ser capaz de sugerir cambios para procedimientos más
exitosos. Algunas empresas establecen pequeños módulos y los empleados
envían comentarios con anticipación en el proceso
7. Capacita a tus empleados en el uso del sistema. Si se necesita capacitación
para muchas personas, es posible que desees hacer esto en grupos separados.
Utiliza el sistema piloto para capacitarlos.

8. Realiza cambios y acepta el sistema de contabilidad. Una vez que el sistema

es configurado por el software o empresa financiera, puedes comenzar en tu
cronograma final para la implementación. Migra los datos de tu sistema de
contabilidad antiguo al nuevo sistema.

 Establece los procedimientos en caso de problemas con la migración de

datos históricos. Esta es una parte muy importante de tu aplicación, y el
proveedor del sistema de contabilidad debe estar disponible para
asegurarte de que el sistema está en pleno funcionamiento.

9. Comienza la transición. Comienza con los departamentos financieros e

impleméntalo en toda la compañía. Incorpora tiempo adicional para aprender el
nuevo sistema durante la jornada laboral de tus empleados.
 10. Establece procedimientos de apoyo. Cuenta con un contacto de la empresa en
donde adquiriste el software de contabilidad y crea cursos de actualización para
cualquier persona que necesite más ayuda.

 Muchas empresas ofrecen seminarios en línea o sesiones de grupo para apoyo

continuo. Considera esta valiosa característica cuando elijas tu nuevo sistema de
contabilidad.

MONICA Es un programa informático ideal para su negocio. Le permite realizar las

facturas, controlar el inventario, realizar listas de precios, tener un archivo de clientes,
proveedores, manejar las cuentas por cobrar, las cuentas corrientes, y la contabilidad
básica de su empresa. Puede ser utilizado en cualquier país del habla castellana.
RESULTADO

Mediante el sistema contable Mónica obtenemos los siguientes resultados:

 Todos los reportes pueden ser personalizados a su empresa.

 Mejoras en la interface gráfica

 Tecnología SQL en el almacenamiento de datos (usado por bancos por su

seguridad y confiabilidad).

 Mónica se instala con base de datos SQL Express 2008 R2 (almacena hasta 10
GB de información) , pero puede ser ampliada a base de datos de mayor
capacidad si su empresa lo requiere.

 Productos del inventario aceptan número de lote y devolución al suplidor (ideal

para farmacias) y números de serie (ejemplo celulares discos duros , etc.),
unidad de medida (libra, caja...)

 Contabilidad ha sido súper mejorada y se tiene mayor numero de reportes

financieros.
 Ajustes especiales para cada país, ejm. factura electrónica para México, NFC
para Republica Dominicana , etc  (vea el archivo Mejoras_paises.txt , al instalar
el software para ajustes específicos a su país)

 Cálculo de comisión para vendedores.

 Ahora es posible definir hasta tres diferentes tipos de facturas, por ejemplo Ud.
puede definir una Factura, Crédito fiscal, recibo.

 Módulo contable ahora está integrado de una manera más eficiente al resto de
módulos.

 Copias de respaldo automáticas.

 Etiquetas para los artículos del inventario.

 Productos ahora pueden ser definidos como físicos, servicios, ocasionales

 Cuentas por cobrar ahora permite pago por Nº de Factura, cliente. Puede
exportar datos a otros paquetes: Lista de precios, clientes en formato ASCII,
Excel, Lotus.