ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

“INFORME ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL”

Introducción

Desde la perspectiva de la Ley General de Archivos, se define Gestión

documental como el “Conjunto de actividades administrativas y técnicas
tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con
el objeto de facilitar su utilización y conservación”.

El informe de administración documental se redacta con el fin de dar la

importancia de un buen manejo archivístico de las comunicaciones oficiales, ya
que esto permite facilitar la búsqueda y el acceso rápido de los documentos ya
que si no se tienen clasificados sería una tarea tediosa y que llevaría demasiado
tiempo lo cual representa un aumento significativo de costos para las empresas y
además una buena administración documental genera una buena toma de
decisiones.

Objetivos

·    Adquirir mayor conocimiento sobre la administración documental en el entorno

laboral, con relación a la importancia de informe del paso a paso para la recepción
o radicación, registro, distribución o embalaje de cinco documentos de diferente
contexto.

Reconocer que las entidades públicas cumplen y aplican las funciones básicas
para el manejo de documentos tales como recepción o radicación, registros, y
distribución o embalaje.

1.   Recepción, registro y distribución de comunicaciones oficiales externas

recibidas

Recepción

El proceso de Recepción se desarrolla en la Ventanilla Única, la cual cumple con

la tarea de administrar las comunicaciones oficiales contribuyendo con la
normalización de los servicios de recepción, registro, radicación y distribución de
los documentos como parte integral del Programa de gestión Documental.

Es este punto hablamos de tres pasos dentro del proceso de recepción: la

recepción del documento, su radicación y finalmente el registro.
Su función es la de Recibir correspondencia remitida por personas naturales o
jurídicas teniendo en cuenta los siguientes aspectos. 

• La comunicación está dirigida a la empresa o a un funcionario. 

• El sobre debe estar correctamente marcado. 

Luego de este proceso se clasifica en comunicación oficial o comunicación

personal.

Los documentos que se reciben pueden estar en diferentes soportes y

medios, tales como correo tradicional, fax, revistas, plegables, invitaciones, correo
electrónico, entre otros.

Se debe verificar que la documentación que se recibe está completa, firmada,

contiene los anexos, anunciados, datos de origen del remitente, dirección de
respuesta, y se encuentra en buen estado.

Apertura:
 Se procede a desempacar con mucho cuidado el documento para no dañarlo, se
revisa el sobre y verificar los anexos.
Una vez extraído el documento del sobre se lee con el fin de:
 Comprobar las fechas de elaboración y recibido.
 Revisar que esté firmado, verificar anexos.
En el caso de la comunicación que no cumpla con todos los requisitos
correspondientes en el proceso de revisión y verificación como por ejemplo no ir
firmada, se considera anónima y deberá ser remitida sin radicar, además de
proceder a una respectiva investigación.

Registro y radicación:

Después de recibir las Comunicaciones oficiales en Ventanilla Única, se ingresan

todas las comunicaciones producidas o recibidas, al Sistema SGD (sistema de
gestión documental de la empresa).
 Se registran los siguientes datos:
 Fecha
 Nombre del Remitente
 Dirección, teléfono y correo electrónico
 Funcionario destinatario, Dependencia y si lleva copia a otra dependencia
 Asunto
 Número de folios y anexos.
Radicación e impresión de rótulo:

Según ICONTEC, (2009) en la Guía técnica colombiana, el espacio para colocar el

sello radiador en la elaboración de cartas o de comunicaciones oficiales es en la
zona 3, que corresponde al extremo superior derecho del documento.

Al registrar las comunicaciones oficiales en el aplicativo SGD, se procede a

escanear el documento para grabarlo en la base de datos y al presionar el botón
de radicar, el aplicativo automáticamente asigna el número de radicación del
documento.  

Enseguida se imprime el rótulo con el número de radicación asignado por el

aplicativo.  Este rótulo identifica el documento dentro de la base de datos de la
Entidad, (SGD), se hace con el fin de velar por la transparencia de la actuación
administrativa asignada en estricto orden de recepción de los documentos.

Al comienzo de cada año laboral, la numeración debe ser ascendente y continua,

iniciando con el 001 y finalizando con el último consecutivo que se registre al
cierre de labores administrativas de la Institución, al finalizar el año.

Distribución o reparto:

 El paso subsiguiente al de registro, es el de proceder a la distribución o reparto

hacia las oficinas que deben realizar el proceso de atención y trámite
correspondiente.
El funcionario de la Ventanilla Única, recibe, clasifica las comunicaciones
externas en carpetas, por dependencias.
Relaciona estas comunicaciones en el formato Comunicaciones externas
recibidas. Hace entrega al mensajero interno, del documento y del formato, para
que proceda a su distribución.

El mensajero interno o patinador recoge la correspondencia en el casillero,

verificando que los datos de la planilla de relación de correspondencia coincidan
con la correspondencia física, organiza la correspondencia según el recorrido,
relaciona el formato “relación de copias” con las copias que debe entregar en el
recorrido, hace el recorrido.

El mensajero hace entrega de los documentos en las dependencias y hace firmar

el formato para verificación y control del recibido.

Comunicaciones oficiales externas

Si las comunicaciones oficiales se dirigen para entes externos se  coloca sello a la

correspondencia para controlar la fecha de recibido  encasilla la correspondencia
con el formato diligenciado según el servicio requerido donde corresponda
 Se recoge la correspondencia y el formato en el casillero se verifica el aval del
envío por parte de la Unidad y la asociación del centro de costo (formato o correo
electrónico).

Se Diligencia Guía, se registra: Nombre, dirección, empresa, teléfono contenido,

Ciudad a la que  va , tipo de servicio, Peso, volumen, forma de pago ,
Observación, Centro de costo y departamento que envió.  Llamar al Operador para
programar recogida de Correspondencia.

2.    Comunicaciones oficiales vía Fax

Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitarán teniendo

en cuenta la información que forma parte integral de las series establecidas en las
tablas de retención documental, para su radicación en la Ventanilla Única.

Cuando se recibe un fax en la Ventanilla Única dirigido a un funcionario de la

Institución, se escanea, se imprime para garantizar su permanencia, durabilidad y
conservación y se continúa el procedimiento de registro y radicación, igual que
para las comunicaciones oficiales, posteriormente se distribuye a la Dependencia
respectiva.

3.   Memorandos

 Éste deberá enviarse a través del aplicativo SGD, sin necesidad de imprimirlo, a
menos que la dependencia destinataria exija el documento impreso para un
trámite legal o administrativo.

Después de enviado el documento por el aplicativo SGD, si es requerido en forma

física por el destinatario y para confirmar su recibo, se envía con el mensajero
interno junto con el formato Comunicaciones internas despachadas, relacionando
en el Asunto, el número de radicación generado por el SGD con el fin de tener la
evidencia de que envió el documento.

 El destinatario recibe el documento física o electrónicamente y debe firmar el

formato antes mencionado y devolverlo a la dependencia remisoria para
verificación y control del envío.

4.   Peticiones quejas, reclamos

Las PQRSF deberán ser diligenciadas en lo posible en el formato diseñado para

tal efecto y deben contener la siguiente información.
 Nombre del funcionario o dependencia a la cual se dirige.
 Nombres completos del solicitante o su representante.
 Dirección o correo electrónico y teléfono a donde se debe dirigir la respuesta del
peticionario y/o apoderado.
 Los fundamentos de hecho o derecho de la PQRSF.
 La relación de los documentos que sustentan la PQRSF.
 La firma del peticionario y/o su apoderado.

Recibida la PQRSF en la dependencia competente el funcionario

encargado verificará el cumplimiento de los requisitos señalados.

Conforme al principio de Celeridad que rige las empresas de nuestro país, los
documentos deben ser tramitados en el menor tiempo posible.

Diez (10) días hábiles para contestar peticiones de información.

Quince (15) días hábiles para dar respuesta a la queja.
Quince (15) días hábiles para atender reclamos.
Quince (15) días hábiles para contestar solicitudes.
Treinta (30) días hábiles para contestar consultas.
Treinta (30) días hábiles para atender sugerencias y elogios.

Procedimiento: 

 La Dependencia recibe el documento a través de la Ventanilla Única o de

otra dependencia.

 Todas las PQRSF –peticiones, quejas, reclamos, solicitudes y felicitaciones

– deben atenderse, en los términos definidos anteriormente.

 Si el documento amerita trámite o requiere respuesta, el Jefe de la

dependencia entrega el documento al funcionario competente para que
proceda con las respectivas anotaciones de chequeo y control.

 El funcionario de la dependencia basado en el derecho de turno y los

tiempos de respuesta, analiza la solicitud, proyecta respuesta y entrega al
Jefe de la dependencia para revisión, éste la revisa y procede a firmarla.

 Si la solicitud no es clara, se solicita ampliar o precisar la información.   

 El auxiliar administrativo aplica el procedimiento para la distribución y envío

de documentos externos o internos según sea requerimiento.

 Terminado el trámite del proceso se archiva el documento en la serie

correspondiente.

5.   Correo electrónico

La dependencia recibe de otras unidades administrativas solicitudes o

documentos, para su trámite, consulta o información, utilizando los diferentes
medios y soportes de la entidad, como lo es el correo electrónico.
La receptora verifica, firmas, folios, copias, anexos, y todos aquellos datos que la
entidad haya regulado en procedimientos o reglamentos, se registra y radica en la
planilla de control de comunicaciones internas en el documento señalando datos
como él (nombre y código de la dependencia remitente, número de radicación,
fecha y hora de recibido, nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y
tiempo de respuesta, si lo amerita), y adicionalmente aquella información que la
entidad haya regulado en procedimientos vigentes.

Se hace entrega de los documentos con sus respectivos anexos si los hay a la
dependencia destinataria. La dependencia destinataria recibe el documento,
verifica y da constancia de recibido.

Webgrafía

 Manual de procesos de gestión documental.

 https://www.javeriana.edu.co/documents/17504/3422918/SC-
OD+Anexos+redise%C3%B1o+de+procesos+de+gesti
%C3%B3n+documental/59b530ed-b2bb-4e0d-8887-921a0cf2c0a9?
version=1.2
 https://sena.blackboard.com/bbcswebdav/institution/SENA/Finanzas/51130033/
Contenido/OVA/d1_s2_MaterialF_3/docs/pdf.pdf
 http://normasgtc185.blogspot.com/