MINISTERIO PÚBLICO – OFICINA DE SISTEMAS

Project Charter
Acta de Constitución del Proyecto

Versión 1.00 ● Julio del 2013

Hecho por: JTATAJE GG – OCTI - OSIS

MINISTERIO PUBLICO PROJECT CHARTER – 0001 Sistema Administrativo
Oficina de Sistema PROYECTO: A-001-2013 V1.00 - MAYO 2013

MINISTERIO PÚBLICO

PROJECT CHARTER
A0001-2013

Sistema Administrativo

SISTEMA DEL FONDO PARA PAGO

EN EFECTIVO
“SIFPPE”
[EN PLATAFORMA WEB]

Ministerio Público -OCTI- Oficina de Sistemas

VERSION: 1.00 FECHA DE INICIO: 20 de Mayo del 2013

Elaborado por: JTATAJE Página i Area de Proyecto

MINISTERIO PUBLICO PROJECT CHARTER – 0001 Sistema Administrativo
Oficina de Sistema PROYECTO: A-001-2013 V1.00 - MAYO 2013

REQUERIDO Y APROBADO POR:

Nombres del que aprueba Cargo Firma Fecha

Carlos A. Macazana García Sub Gerente 31-07-2013

Segundo J. Barba M. Coordinador de FPPE 31-07-2013

Jose Codarlupo Alejo Gerente de Sistemas

Johanna Acosta Sánchez Sub Gerente de Sistemas

Antonia Salas Chávez Administradora de D.F. Cañete

Documento(s) que sustentan el Oficio: De Gerencia de Contabilidad y

Requerimiento: Oficio: 1289-2013-MP-AD-CAÑETE

Elaborado por: JTATAJE Página ii Area de Proyecto

 MINISTERIO PUBLICO PROJECT CHARTER – 0001 Sistema Administrativo
Oficina de Sistema PROYECTO: A-001-2013 V1.00 - MAYO 2013

Revisiones

Nro. Descripción Solicitada por: Fecha

1. Revisión del Project Chart

2. Análisis - Prototipo

Interesados

Dependencia Nombre Departamento Teléfon E-mail

o-
Anexo

GERENCIA DE CPP Bertha Cevallos Gerenta de Contabilidad 6040 bcevallos@mpfn.gob.pe

CONTABILIDAD

GERENCIA DE Carlos A. Macazana 6042 cmacazana@mpfn.gob.pe

Sub Gerente
CONTABILIDAD García

GERENCIA DE 6042 jbarbaran@mpfn.gob.pe

Segundo J. Barba M. Coordinador de FPPE
CONTABILIDAD

ADMINISTRADORA D.F. Antonia Salas Administradora de D.F.

CAÑETE Chávez Cañete

Otros: (otros interesados importantes o influyentes )

ADMISTRADORES DE
LOS DISTRITOS
FISCALES Y UNIDADES
EJECUTORAS

Elaborado por: JTATAJE Página iii Area de Proyecto

MINISTERIO PUBLICO PROJECT CHARTER – 0001 Sistema Administrativo
Oficina de Sistema PROYECTO: A-001-2013 V1.00 - MAYO 2013

Contenidos
Sección 1. Vista Preliminar del Proyecto.............................................................1

1.1 Datos Generales................................................................................1

1.2 Justificación del proyecto...................................................................1
1.3 Descripción del Proyecto...................................................................2
1.4 Metas y Objetivos del Proyecto..........................................................2
Objetivos del Proyecto.................................................................................2
1.5 Alcance del Proyecto.........................................................................3
1.6 Hitos y entregables del proyecto........................................................4
1.7 Factores Críticos de Éxito..................................................................5
1.8 Asunciones........................................................................................ 5
1.9 Restricciones.....................................................................................5

Sección 2. Organización del Proyecto.................................................................6

2.1 Estructura del Proyecto......................................................................6

2.2 Roles and Responsabilidades............................................................6
2.3 Matriz de Responsabilidades.............................................................7
2.4 Instalaciones y Recursos del Proyecto..............................................7

Sección 3. Costos Estimados del Proyecto.........................................................8

Sección 4. Cronograma del Proyecto..................................................................9

Elaborado por: JTATAJE Página iv Area de Proyecto

Sección 1. Vista Preliminar del Proyecto
1.1 Datos Generales

Nombre del Proyecto: Iníciales de Identificación:

SISTEMA DE FONDO PARA PAGO EN EFECTIVO
SIFPPE
Fecha de Constitución: 15/05/2013
Patrocinador:
Nombres y Apellidos: Área y Cargo:
Carlos A. Macazana García Sub Gerente

Segundo J. Barba M. Coordinador de FPPE

Documentos de Referencia: Fecha :

Oficio: De Gerencia de Contabilidad y
14/05/2013
Oficio: 1289-2013-MP-AD-CAÑETE

Nivel de Prioridad:
1.Muy alta 2. Alta 3. Intermedia 4. Baja

1.2 Justificación del proyecto

La Gerencia de Contabilidad de la Gerencia Central de Finanzas, es la unidad orgánica
responsable del seguimiento del gasto realizado por conceptos del Fondo Para Pago en
Efectivo de los diversos Distritos Fiscales a nivel nacional. Para ello cada Distrito Fiscal
remite sus rendiciones (resúmenes de gastos) por los tipos y subtipos de caja que ejecutan,
así como la documentación sustentatorio que permite al personal de contabilidad de la sede
Lima, poder fiscalizar el gasto ejecutado, seguidamente realizan el registro en el sistema
SIGA a nivel de específica del gasto para luego realizar el pre compromiso, compromiso,
devengado, para que Oficina de Tesorería le emita su reembolso.

En el proceso actual de control, los analistas de la Gerencia de Contabilidad realizan el

registro de cada rendición en el sistema SIGA – FPPE, actividad que ocasiona una pérdida de
tiempo muy considerable, así mismo los administradores de cada distrito fiscal no cuentan
con una herramienta informática que les apoye en el control de sus gastos que realizan por
diversos tipos y subtipos de gastos definidos por las aéreas financieras y contables para las
gestiones de controles respectivas.
1.3 Descripción del Proyecto
Este proyecto busca desarrollar una herramienta informática en plataforma Web que
permita mejorar lo siguiente:

 Los Distritos Fiscales puedan contar con un sistema que les permita el control de su
gestión en el registro diario de los gastos realizados en los diversos tipos de gasto, así
como el control de los saldos por metas y especificas.

 Así mismo, la información registrada pueda ser remitida vía web (en línea) a la Gerencia
de Contabilidad, para su fiscalización con los documentos físicos respectivos.

 Que Gerencia de Contabilidad pueda realizar las fiscalizaciones, ajustes y/o devoluciones
de gastos que no esté bien sustentados con sus documentos, el cual se realizara
empleando el Sistema SIFPPE.

 Poder realizar, interfaz de carga con al SIGA y continúen con su demás procesos de pre-
compromiso, compromiso y devengado.

Todo ello en busca de mejora de los tiempos de respuesta para los reembolsos de los
Distritos Judiciales.

1.4 Metas y Objetivos del Proyecto

Objetivos Estratégicos Propósitos y Metas

Brindar una herramienta informática Desarrollo de una aplicación web con

que permita el control del gasto del funcionalidades enfocadas al proceso del Fondo
Fondo Para Pago en Efectivo. Para Pago en Efectivo por Tipo de caja.

Mejorar tiempo de respuesta en los Desarrollar una aplicación que apoye a la gestión
procedimientos de fiscalización y de de fiscalización y control del gasto, que permita
reembolso. poder la carga de la información de las
rendiciones aprobadas al SIGA-FPPE.

Objetivos del Proyecto

- Cumplir con el cronograma que será establecido, teniendo en consideración los posibles
contratiempos que demande las demás atenciones requeridas a OSIS así como la falta de
los recursos humanos.

- Desarrollar y alcanzar las metas establecidas en el proyecto.

1.5 Alcance del Proyecto
El presente proyecto como fue expuesto en párrafos precedentes tiene como finalidad el
desarrollo de un sistema web, que servirá como herramienta de apoyo al trabajo en los
distritos judiciales así como de las unidades ejecutoras.

Según alcance funcional del Sistema del Fondo Para Pago En Efectivo (SIFPEP) se espera
contar con las opciones de:

 Mantenimiento (Configuración de tablas maestras y aperturas anuales)

o Apertura Anual: Registro de los montos dispuestos por tipo de caja según
resolución mensual y anual, considerando los ajustes que se realiza en algún
periodo.

o Reposición de Caja: Registro de las reposiciones mensuales registrándose su

monto y número de cheque.

o Tipos de Gasto: Registro y creación de las cajas a trabajar.

o Tipos de Documentos: Registro de los tipos de documentos que manejara en

el proceso de los ingresos del gasto ejecutado.

o Registro de encargados: Registrar los encargados, la resolución y su fecha

por el periodo anual vigente.

o Registro del Inmueble: Debe permitir el registro de los inmuebles con los que
cuenta cada D.F. especificando su tipo, de muebles a trabajar

o Situación del Inmueble: Registro los tipos de Situación que tiene los
Inmuebles

o Proveedores: Registro de los proveedores y su data

 Registro del Movimiento diario de los gastos de forma individual por mnemónico,
específica del gasto y por Tipo de Caja.

 Registro de viáticos de los comisionados, por mnemónico, específica del gasto y por Tipo
de Caja.

 Registró de los Servicios Básicos, por mnemónico, específica del gasto y por Tipo de
Caja.

 Registro de los Presupuestos por Resultados que tiene cada Distrito Fiscal.

 Obtener información brindada por el registro de oficios y documentos relacionados a los

procesos involucrados en el requerimiento.
  Cumplir con los requerimientos solicitados con Oficios de la Gerencia de Contabilidad y
del Distrito Fiscal de Cañete, de su desarrollo e implementación.

 Emitir información consolidada para el COA-Sunat.

1.1.1. El Proyecto incluye

 Diseño de procesos involucrados en el requerimiento.

 Codificación del aplicativo bajo estándares de calidad.

1.1.2. El Proyecto Excluye

 Desarrollo y rediseño de procesos externos al requerimiento.

 El Procedimiento de Control de las Cajas Chicas de Sede Lima.

1.6 Hitos y entregables del proyecto

Fase de
Hitos Entregable
seguimiento
1. Iniciación  Presentación del  Project Charter
Project Charter
2. Análisis y diseño  Aprobación del  Diseño del aplicativo principal
del área de Diseño del aplicativo  Diseño de interfaces a nivel de
Sistemas Principal detalle.

 Aprobación del
diseño de interfaces.
3. Elaboración  Asignación de  Cuadro de asignación de
responsabilidades por responsabilidades por cada fase del
cada fase del ciclo de ciclo de vida.
vida.
 Aplicativo Web en Producción
 Proyecto
Implementado
4. Pruebas e  Conformidad con el  Acta de conformidad con el usuario
implementación usuario  Acta de implementación aprobada

5. Cierre del  Cierre del proyecto  Manuales de usuario.

proyecto  Documentos de cierre del proyecto
 Lecciones aprendidas
1.7 Factores Críticos de Éxito
Nro. Factor Crítico de éxito Responsable

1 El compromiso de cada uno de los interesados. Gerencia de Contabilidad

2 Diseño y construcción del aplicativo web. Diseñador, Analistas

Desarrolladores.

3 Aprobación de requerimientos. Coordinador y Subgerente

4 Aprobación de funcionalidades nuevas. Gerencia de Sistemas, Sub-

Gerencia de Sistemas.

5 Disponibilidad y apoyo según sea el requerimiento en Oficina de redes y

configuración de servicios en los servidores web Comunicaciones.
tanto en ambientes de desarrollo y pruebas.

1.8 Asunciones
 Se cuenta con el acceso a internet

 Participación activa de los interesados.

 Participación activa de los Administradores de cada Distrito Fiscal

 Procedimientos y reglamentación definida para la automatización.

1.9 Restricciones
 Se cuenta con una línea de tiempo de dos meses y medio para la implementación del
desarrollo, considerando solo días hábiles.

 El tiempo de atención no será al 100%: El tiempo dedicado por parte de los analistas y
desarrolladores será ha tiempo compartido por diversos proyectos o atenciones diarias
que merman el tiempo real establecido en cronograma planificado, el cual se estima un
porcentaje promedio que variara entre un 25% a 50% más.

 Falta de Recursos Humanos: El tiempo de inicio del desarrollo del aplicativo estará en
función a la disposición de los programadores que realizan paralelamente mantenimientos
y ajustes a sistemas en producción.

 Se dará cumplimiento a la norma NTP 12207 que obliga la elaboración de la documentación

propia la de gestión de proyectos y del desarrollo de software.

 Dar cumplimiento a lo establecido en la norma Interna vigente en la Resolución: 489-

2007-MP-FN-GG 489-2007-MP-FN-GG y su Directiva 005-2007-MP-FN-GG.
Sección 2. Organización del Proyecto
2.1 Estructura del Proyecto
Describe la estructura organizacional del equipo de proyecto y los interesados, adjuntando el
organigrama funcional tentativo.

GERENCIA DE SISTEMAS DE TI

SUB-GERENCIA DE SISTEMAS DE TI

INTERESADOS
PROYECTOS ANALISIS Y DISEÑODESARROLLO E IMPLEMENTACION
(Gerencia de Contab.) Contabilidad

2.2 Roles and Responsabilidades

Rol Responsabilidad
GERENCIA DE
Aprobación de Framework y calidad del producto.
SISTEMAS

SUB-GERENCIA DE
Preparación y asignación de los equipos.
SISTEMAS

PROYECTOS Desarrollar el plan de proyecto y seguimiento del proyecto,

ANALISTAS Análisis Diseño del producto

DISEÑO Desarrollo de presentaciones, imágenes y estilos..

PROGRAMADORES Desarrollo del aplicativo web.

 Rol Responsabilidad
INTERESADOS Aprobación de diseños y contenidos.

2.3 Matriz de Responsabilidades

Las responsabilidades asignadas para los hitos y actividades más resaltantes serian;

SUB-GERENCIA

INTERESADO
DE SISTEMAS
GERENCIA DE

PROYECTOS

ANALISTAS
SISTEMAS

DISEÑO
Hito Importante

S
Project Charter A C I E I I

Aprobación del la
actualización al Sistema de C C E I I A
Tramite Documentario.
Aprobación del diseño del
I A E E C E
nuevo aplicativo.

Asignación de
responsabilidades por cada I A E C C I
fase del ciclo de vida.

Acta de implementación
A E I I I A
aprobada

Puesta a Producción del

A C I I I E
Aplicativo Web.
Plan de Cierre A C I E E I

Leyenda
E = responsable de la ejecución (la responsabilidad puede ser compartida)
A = Aprobación final por la Autoridad Competente
C = debe ser consultado
I = debe ser informado

2.4 Instalaciones y Recursos del Proyecto

Requisitos del
Responsabilidad
Recurso
1 Ambiente de reuniones GERENCIA/ SUB GERENCIA DE SISTEMAS
Sección 3. Costos Estimados del Proyecto
Información de los Recursos Financieros

* Fuente de Financiamiento: RO-Recurso Ordinarios, No Presupuestado, se gasta del

presupuesto programado a Sistemas 2013.

Actividad NO incluida en el Plan de Trabajo Institucional 2013

* Estimado del Costo de Implementación

Días estimados : 104 d

Horas de Labores : 832 h

Recursos :

Diseñador Grafico (01)

Analista (01)

Desarrolladores (01)

Analista de Calidad (01)

Project manager (01)

Materiales de Escritorio

Equipos de Desarrollo (05)

Servicios (Agua, Energía Eléctrica, Comunicaciones)

Costo Estimado Ideal : S/. 60,000 (Inc. costo horas de los Interesados y Gerencias)

Costo de Riesgo : S/. 2,500 (Duplicar el esfuerzo de un Analista )

Costo Total

de Implementación : S/.62,500
Sección 4. Cronograma del Proyecto
Se presenta un cronograma tentativo, el cual deberá de ser ajustado a la fecha real de inicio del
proyecto.

Nombre tarea Duración Comienzo Fin

Iniciación 07 días 20/05/2013 28/05/2013

Análisis y diseño del Sistema 37 días 30/05/2013 23/07/2013

Construcción y Pruebas 30 días 12/08/2013 23/09/2013

Seguimiento y Control 15 días 24/09/2013 14/10/2013

Cierre del proyecto 15 días 15/10/2013 31/10/2013

TOTAL 104 días

 Nota: El cronograma estará desarrollado a medio tiempo, por otros encargos que se tiene
que atender. Los días son hábiles (no incluye sábado, domingo ni feriados)

Firmas de Aprobación

Elaborado por: Aprobado por: Aprobado por:

____________________________ ____________________________ _________________________

Especialista en Sistemas Sub Gerencia Oficina de Sistemas Gerencia Oficina de Sistemas
José Tataje Rosales Ing. Johana Acosta Ing. Jose Codarlupo Alejos