Informe Técnico SIG (PROPUESTA SIG)

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Propuesta para la Código: ME-PRSIG-FO-006

estrucutración del Sistema Versión: 0
Integrado de Gestión para
Phoenix Confecciones S.A.S. Fecha de emisión: 05/12/2018
PHOENIX CONFECCIONES S.A.S.
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO
GRUPO PROYECTO
Yeider Fabián Briñez Rojas

Luis Alberto Carrión
Daniela Alejandra Castillo Silva
Jhon Carlos Guerrero Ahumada
Katherine Jambooz Morales
Deivis Antonio Páez Gómez
Semestr Instructor Competencia Fecha revisión

e
Garantizar el cumplimiento de la
normatividad y legislación vigente,
I Andrés Francisco Carrillo Alvarado relacionados con los sistemas de 2018/12/7
gestión según la naturaleza de la
organización.
Documentar los procesos
necesarios para la implementación
y mejora de los sistemas de
I Andrés Francisco Carrillo Alvarado 2018/12/7
gestión, de forma individual
integrada, según procedimiento
establecidos por la empresa.
Garantizar el cumplimiento de la
normatividad y legislación vigente,
II Luis Miguel Levete relacionados con los sistemas de 2019/06/30
gestión según la naturaleza de la
organización.
II Luis Miguel Levete Documentar los procesos 2019/06/30
necesarios para la implementación
y mejora de los sistemas de
gestión, de forma individual
integrada, según procedimiento
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Propuesta para la Código: ME-PRSIG-FO-006
estrucutración del Sistema Versión: 0
establecidos por la empresa.
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA CENTRO DE GESTIÓN

INDUSTRIAL TECNOLOGÍA EN SISTEMAS DE GESTIÓN INTEGRADOS
Ciudad, Fecha (2018 – 12 - 05)
2
TABLA DE CONTENIDO
0. INTRODUCCIÓN.......................................................................................................7
1. OBJETIVOS...............................................................................................................7
1.1 OBJETIVO GENERAL........................................................................................7
1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS...............................................................................7
2. REFERENCIAS NORMATIVAS................................................................................8
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES..................................................................................8
4. ALCANCE..................................................................................................................8
4.1. ANÁLISIS I y PLANEACIÓN I.............................................................................8
4.1.1. Caracterización de la empresa.....................................................................8
4.1.2. Contexto interno y externo de la organización objeto del proyecto.............9
4.1.3. Matriz de las normas técnicas aplicables a la organización........................9
4.1.4. Herramienta didáctica que facilite la i Se hace referencia a la empresa
proyecto Phoenix confecciones s.a.s donde se evidencia que no cuenta con un
sistema integrado de gestión donde se elabora una propuesta para la
estructuración del sistema.nterpretación de requisitos de las normas técnicas del
SGI de acuerdo con la naturaleza de la organización...............................................9
4.1.5. Misión, Visión, valores, principios y objetivos estratégicos de la
organización...............................................................................................................9
4.1.6. Política integrada, objetivos de calidad, medio ambiente, S&SO................9
4.1.7. Mapa de procesos de la organización objeto del proyecto..........................9
4.1.8. Caracterización de los procesos según mapa de procesos........................9
4.1.9. Matriz de requisitos relacionados con el producto y partes interesadas.. .10
4.1.10. Matriz de identificación y valoración de aspectos e impactos ambientales,
peligros y riesgos asociados a la organización objeto del proyecto.......................10
4.2 ANÁLISIS II y PLANEACIÓN II.........................................................................10
4.2.1 Flujograma que describa la metodología para identificar, consultar,
acceso, seguimiento y evaluación del cumplimiento de los requisitos legales
aplicables a la organización objeto de proyecto......................................................10
3
4.2.2 Matriz de los requisitos legales aplicables a la organización objeto de
proyecto...................................................................................................................10
4.2.3 Informe de resultados obtenidos del análisis de la información en cuanto al
cumplimiento de los requisitos legales de la organización objeto de proyecto..........10
4.2.4 Propuesta del plan de acción para cumplimiento legal en la organización.. 11
4.2.5. Matriz de la información documentada solicitada por las normas de los
sistemas de gestión.................................................................................................11
4.2.7. Documento que describa el SGI................................................................11
4.2.8 Procedimientos, instructivos y formatos del Sistema de Gestión aplicables
a la organización objeto del proyecto......................................................................11
4.2.9 Programas de gestión de medio ambiente y SST.....................................11
4.2.10. Listado maestro del sistema de gestión..................................................11
4.3. EJECUCIÓN........................................................................................................11
4.3.1. Informe técnico del diagnóstico del sistema de gestión integrado de la
organización objeto del proyecto.............................................................................12
4.3.2. Plan de implementación del SGI para la organización objeto del proyecto..12
4.3.3. Determinación de los recursos necesarios para el SGI................................12
4.3.4. Competencia de personal que realizan, bajo su control, un trabajo que afecte
el desempeño y la eficacia del SGI.............................................................................12
4.3.5. Matriz o herramienta de comunicación, participación y consulta en la
organización objeto del proyecto. (Mecanismos para las comunicaciones internas y
externas).....................................................................................................................12
4.3.6. Plan de calidad integrando controles operacionales del producto y el proceso
a nivel calidad, medio ambiente y S&SO (Determinación de la planificación y control
operacional).................................................................................................................12
4.3.7. Plan de diseño y desarrollo y sus respectivos formatos (Establecimiento de la
planificación, control y salidas del diseño y desarrollo)..............................................13
4.3.8. Criterios para seleccionar, evaluar y reevaluar proveedores. (Mecanismos de
control de los procesos, productos y servicios suministrados externamente)...........13
4.3.9. Propuesta de plan de emergencias y contingencia teniendo en cuenta las
emergencias más vulnerables, de la organización objeto del proyecto (Diseño del
plan de emergencia del SGI)......................................................................................13
4.3.10. Informe del estado de avance del plan de implementación...........................13
4
4.4. SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN.............................................................................13
4.4.1. Informe estadístico sobre los resultados del seguimiento y medición de los
sistemas de gestión integrados en la organización objeto del proyecto. (Metodologías
para medir y hacer seguimiento a la percepción del cliente) (Análisis y evaluación de
datos del SGI)...........................................................................................................13
4.4.2 Plan de calibración de equipos de seguimiento y medición...............................14
4.4.3. Programa, plan, listas de verificación e informe de auditorías internas. (Desarrollo
de auditoria interna)...................................................................................................14
4.4.4. Procedimiento y formatos para la implementación y seguimiento de acciones
correctivas. (Tratamiento a no conformidad, acciones correctivas y de mejora.)..........14
4.4.5. Informe de la revisión por la dirección en la organización objeto del
proyecto (Informe de entrada para la revisión por la dirección y las salidas de
generadas)...............................................................................................................14
4.4.6. Propuesta de plan de mejora como resultado de la revisión por la dirección del
SGI de la organización. (Demostrando la mejora en la adecuación conveniencia, y
eficacia del SGI)........................................................................................................14
5. CONCLUSIONES....................................................................................................14
6. RECOMENDACIONES............................................................................................14
7. BIBLIOGRAFIA y CIBERGRAFÍA............................................................................14
8. ANEXOS..................................................................................................................15
5
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Propuesta para la
estrucutración del Sistema Código: ME-PRSIG-FO-018
Integrado de Gestión para Versión: 0

PROPUESTA PARA LA ESTRUCTURACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN

INTEGRADO PARA LA ORGANIZACIÓN
1. INTRODUCCIÓN
Phoenix Confecciones S.A.S., está ubicada en la Carrera 69 B 18 A 54, zona

industrial de Montevideo, localidad de puente Aranda en la ciudad de Bogotá. D.C,
tiene una trayectoria de 30 años en el mercado, desde entonces se ha destacado en
el sector manufacturero como una empresa de dotaciones empresariales, cuya
actividad principal es la confección, en cualquiera de sus versiones, como son el
diseño, corte, patronajes, bordado, estampación de prendas o partes de prendas de
vestir, sean producidas en material textil, cuero, plástico y metal. destinados al
comercio en general como en particular encaminadas a servir como medio de
publicidad promocional, pudiendo en consecuencia desarrollar programas y planes
publicitarios para terceros para sí y el desarrollo de cualquiera de sus posibilidades,
bien sea por medio de la adquisición, producción, fabricación, procesamiento,
distribución al por mayor y al detal.
Estructurar un Sistema Integrado de Gestión le permitirá a Phoenix Confecciones

S.A.S, mejorar el desempeño, coordinación y productividad en todos sus procesos, lo
cual le permite mejorar la calidad de sus productos, permitiéndole no solo la
oportunidad de competir con otras empresas del sector, sino la apertura de nuevos
mercados.
Como resultado del diagnóstico del contexto de la organización y utilizando la

metodología árbol de problemas, se plantearon tres (03) situaciones problémica en
referencia a la Norma Técnica Colombiana ISO 9001:2015 “Falta de estandarización
del proceso productivo”, ISO 14001:2015 “Inadecuada gestión integral de residuos
sólidos” e ISO 45001:2018 “Inexistencia en controles operacionales”, las cuales le
permitirán a la organización establecer los objetivos general y específicos del
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Propuesta para la

programa de trabajo, para plantear alternativas de solución que sirvan para

establecer más acertadamente la estructuración e implementación del Sistema de
Gestión Integrada de Phoenix Confecciones S.A.S..
2. OBJETIVOS
1.1 OBJETIVO GENERAL
Elaborar la propuesta para la estructuración e implementación de los Sistemas de

Gestión Integrada (SGI) en sus fases de: diagnóstico, planeación, implementación y
evaluación, en organizaciones.
1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
 Identificar la situación actual del SGI de la organización, de acuerdo con los

requisitos normativos, legales y reglamentarios.
 Elaborar la documentación del SGI, de acuerdo con la naturaleza de la

organización.
3. REFERENCIAS NORMATIVAS
 NTC-ISO 9000:2015, Sistemas de gestión de la calidad - fundamentos

y vocabulario.
 NTC-ISO 9001:2015, Sistemas de gestión de la calidad. Requisitos.
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Propuesta para la

 NTC-ISO 14001:2015, Sistema Gestión Ambiental - Requisitos con

orientación para su uso.
 NTC-ISO 45001:2015, Sistema Gestión de Seguridad y Salud en el

Trabajo - Requisitos con orientación para su uso.
 GTC 45:2012, Guía para la identificación de los peligros y la

valoración de los riesgos en seguridad y salud ocupacional.
4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Para el propósito del presente informe técnico, se aplican los siguientes términos y
definiciones.
ALTA DIRECCIÓN: “Persona o grupo de personas que dirige y controla una

organización al más alto nivel” (NTC-ISO 9000:2015).
ASPECTO AMBIENTAL: “Elemento de las actividades, productos o servicios de una

organización que interactúa o puede interactuar con el medio ambiente” (NTC-ISO
14001:2015).
CONDICIÓN AMBIENTAL: “Estado o característica del medio ambiente, determinado

en un punto específico en el tiempo” (NTC-ISO 14001:2015).
EFICACIA: “Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se logran los
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Propuesta para la

resultados planificados” (NTC-ISO 9000:2015).
INFORMACIÓN DOCUMENTADA: “Información que una organización tiene que

controlar y mantener, y el medio que la contiene” (NTC-ISO 9000:2015).
IMPACTO AMBIENTAL: “Cambio en el medio ambiente, ya sea adverso o

beneficioso, como resultado total o parcial de los aspectos ambientales de una
organización” (NTC-ISO 14001:2015).
LESIÓN Y/O DETERIORO DE LA SALUD: “Efecto adverso en la condición física,

mental o cognitiva de una persona” (NTC-ISO 45001:2018).
MEDIO AMBIENTE: “Entorno en el cual una organización opera, incluidos el aire, el

agua, el suelo, los recursos naturales, la flora, la fauna, los seres humanos y sus
interrelaciones” (NTC-ISO 14001:2015).
OBJETIVO: “Resultado a lograr” (NTC-ISO 9000:2015).
ORGANIZACIÓN: “Persona o grupo de personas que tiene sus propias funciones

con responsabilidades, autoridades y relaciones para el logro de sus objetivos” (NTC-
ISO 9000:2015).
PARTE INTERESADA: “Persona u organización que puede afectar, o verse afectada,

o percibirse como afectada por una decisión o actividad” (NTC-ISO 9000:2015).
PELIGRO: “Fuente con un potencial para causar lesión y/o deterioro de la salud”
(NTC-ISO 45001:2018).
POLÍTICA: “Intenciones y dirección de una organización, como las expresa

formalmente su alta dirección” (NTC-ISO 9000:2015).
PROCEDIMIENTO: “Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un

proceso” (NTC-ISO 9000:2015).
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Propuesta para la

PROCESO: “Conjunto de actividades interrelacionadas o que interactúan, que

transforma las entradas en salidas” (NTC-ISO 9000:2015).
REQUISITO: “Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u

obligatoria” (NTC-ISO 9000:2015).
RIESGO: “Efecto de la incertidumbre” (NTC-ISO 9000:2015).
SISTEMA DE GESTIÓN: “Conjunto de elementos de una organización

interrelacionados o que interactúan para establecer políticas y objetivos y procesos
para lograr esos objetivos” (NTC-ISO 9000:2015).
5. ALCANCE
El alcance del proyecto va desde el diagnóstico de la situación actual de la empresa

hasta el desarrollo de la estructura y diseño de la propuesta de implementación del
Sistema Integrado de Gestión, basado en las Normas Técnicas Colombianas ISO
9001:2015, 14001:2015 y 45001:2018, en la empresa Phoenix Confecciones S.A.S.
4.1. ANÁLISIS I y PLANEACIÓN I
La fase Análisis I, trata las Normas Técnicas Colombianas ISO 9001:2015,

14001:2015 y la 45001:2018 en sus Numerales 4.1 el cual indica que la organización
debe realizar el análisis del contexto de la organización, es decir, se debe determinar
en qué punto se encuentra, cuáles son sus puntos fuertes con respecto a la
competencia, cuáles son sus debilidades y en qué pueden influirle cuestiones como
la situación política, mercados proveedores y productos, así mismo el numeral 4.2
cita que se debe definir quiénes son las partes interesadas que debido a su influencia
(positiva o negativa) sobre nuestro producto, como debemos controlar y darles
seguimiento; por último el numeral 4.3 nombra como determinar cuáles son los
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Propuesta para la

límites de nuestro Sistema y qué es lo realmente “aplicable” a la organización.
Por otra parte, la Norma Técnica Colombiana ISO 45001:2018 en el capítulo 7.4.1
indica que la organización deberá determinar la necesidad interna y externa de la
información relativa a la Seguridad y Salud de los Trabajadores y de sus respectivas
comunicaciones y el capítulo 7.5.3 le facilitara a la organización optimizar y minimizar
la documentación la cual es necesaria para el correcto funcionamiento del sistema de
SST.
En la fase de Planeación I, la Norma Técnica Colombiana ISO 9001:2015,

14001:2015 y la 45001:2018 en sus numerales 4.4 se indican los requisitos
asociados a la determinación de los aspectos que rodean a la gestión basada en
procesos como por ejemplo: Entradas, salidas, roles, responsabilidades, métodos,
riesgos, evaluación y mejora, en el numeral 6 se indican las acciones alrededor de la
planificación dentro de la organización para garantizar el éxito que permitan
determinar los riesgos y oportunidades.
4.1.1. Caracterización de la empresa.
Se hace referencia a la empresa proyecto Phoenix Confecciones S.A.S., donde se

evidencia que no cuenta con un sistema integrado de gestión donde se elabora una
propuesta para la estructuración del sistema.
Anexo A Presentación empresa proyecto
PRESENTACION
EMPRESA PROYECTO PHOENIX.pptx
11
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Propuesta para la

4.1.2. Contexto interno y externo de la organización objeto del proyecto.
Se elaboró una MATRIZ DOFA para poder identificar las diversos causales de
problemas tanto en el contexto interno como en el externo como interno de la
organización.
Dicha matriz se enfocó a identificar características relacionadas con las normas ISO
9001 e ISO 1400.
Anexo B matriz DOFA
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Propuesta para la

MATRIZ D.O.F.A.
ANALISIS INTERNOS PROCESOS ANALISIS EXTERNO PROCESOS

DEBILIDADES OPORTUNIDADES
Acceso preferencial a un mercado con alta población, capacidad adquisitiva y altos
D1 Baja capacidad asociativa F1
niveles de demanda
D2 Informalidad laboral F2 Nichos de mercados inexplorados
Programas gubernamentales de apoyo (en términos de acceso a mercados,
D3 Emprendimientos en solitario-individuales, poca conformación societaria F3
financiación y apoyo en comercialización y fortalecimiento empresarial)
D4 Obsolescencia tecnológica F4 Posibilidades de flujos de inversiones financiera en el sector
D5 Baja inversión en innovación y desarrollo F5 Buenas relaciones
Reconocimiento político-económicas
y valoración con
positiva del Estadosamericano
mercado Unidos
D6 Mano de obra poco calificada y mal remunerada F6 hacia el producto colombiano
D7 Desconocimiento de competencia y poca investigación e inteligencia de mercado F7 Cercanía y afinidad cultural
D8 Atraso en diseño F8 Desarrollo de programas de cooperación a través de entidades especializadas
D9 Baja diversificación en diseño y en producto F9 Cercanía geográfica (mejora tiempos de entrega)
D10 Bajo relacionamiento con socios estratégicos F10 Nuevos puestos de trabajo
Informalidad empresarial(no llevan contabilidad, no manejas flujos de caja ni
D11 F11 Aumento de productividad
Presupuestos)
Nivelación de las condiciones de competencias frente a los países quien ya habían
D12 Plantas de trabajo con inadecuaciones técnicas F12
suscrito TLC
modernización de las entidades vinculadas al comercio exterior y con ello
D13 Bajo nivel de acceso a capital de trabajo F13 disminución de los costos de transacción gracias a una mayor eficiencia en las
operaciones y procedimientos
D14 Poco conocimiento de normas internacionales F14 Mercado potencial ilimitado
D15 Baja Productividad. Bajo nivel de capacidad de respuesta F15 Entrada al país de grandes empresas
D16 Restricción por calidad de insumos y servicios intermedios F16 Oferentes del mercado sin innovación en cuanto al servicio
D17 Precios menos competitivos F17 Acuerdos comerciales con otros países, como Canadá
D18 Poco desarrollo del concepto de diseño y moda F18 Necesidad de las empresas de mejorar su imagen corporativa a través de uniformes
D19 Falta planeación estratégica F19 Crecimiento del mercado nacional y desarrollos tecnológicos en este sector
D20 Los objetivos no están definidos F20 Los competidores locales tienen productos de mayor precio
D21 Ausencia de planes de ventas y de crecimiento F21 Extender el mercado fuera del entorno capitalino
Los cambios permanentes en tecnología con respecto a lo textiles lo que permite una
D22 Fuerza de ventas no definida y no comprometida F22
constante innovación en producto.
D23 Problemas de liquidez F23 Mejora en la tecnología de la información
D24 Protocolos de servicio y acompañamiento al cliente no definidos F24 Implementar un plan de publicidad en el año 2019
D25 Las actividades de comunicación para generar recordación y fidelización sin establecer
D26 No existe una estrategia clara para medios de comunicación
D27 Presencia nula del producto en otras regiones del país
D28 Bajo nivel educativo en los empleados
D29 Pocas capacitaciones
ANALISIS INTERNOS PROCESOS ANALISIS EXTERNO PROCESOS
DEBILIDADES OPORTUNIDADES
D30 No existe un plan de mercadeo.
D31 No existen estrategias de comercialización
Actualmente nunca se ha realizado una investigación de mercados, por lo cual no se
D32
conocen hábitos de consumo y compra para futuros clientes potenciales
D33 Tampoco se conoce los sistemas de comercialización de la competencia
No existe política para la selección de nuevos proveedores, para los otros insumos
D34
textiles
D35 No existe una clara estrategia de distribución del producto
D36 Centralizacion de actividades administrativas en una sola persona
FORTALEZAS AMENAZAS
Tradición textil confeccionista a nivel del país hemos desarrollado una capacidad
F1 A1 Baja participación en los mercados internacionales
instalada y una experiencia valiosa en el sector
F2 Mano de obra disponible A2 Modelos de bajo valor concentrados en la maquila y no en colección completa
F3 Alto nivel de adaptación a nuevas exigencias del mercado A3 Costos de producción que no le permiten al sector ser competitivos
Crecimiento de importaciones de materias primas y productos terminados
F4 Marcas propias A4
provenientes de países como china
Colombia, al ser el segundo país más biodiverso del mundo según Earth Trends y al
F5 contar con variedad de pisos térmicos, permite la producción, estudio y desarrollo de A5 Alta participación de informalidad y contrabando
diferentes fibras naturales.
Colombia es sede de importantes ferias de textiles y confecciones, como Colombiatex,
F6 A6 Proliferación de nuevos competidores
Colombiamoda, Footwear and Leather Show, entre otras.
F7 Ubicación geográfica estratégica A7 Prácticas agresivas de reducción de precios por parte de los competidores
F8 Régimen de zonas francas competitivo en la región A8 Reducciones en las plantas de personal de las empresas
Consumo interno en incremento que jalona el crecimiento de la industrial textil y de Legislaciones futuras para el sector textil, como lo pueden ser las ambientales en
F9 A9
confección cuanto a reglas de los desperdicios o del manejo del plástico
F10 Empresa comprometida con la calidad A10 Falta de regulación por parte del gobierno
F11 Personal de producción comprometido con la empresa A11 Altos precios en los costos indirectos
F12 Flexibilidad en la oferta del producto y de los servicios requeridos 13
A12 Falta de sistematización en los procesos administrativos y productivos
F13 Experiencias positivas con los clientes
Este documento es propiedad de Phoenix A13
Confecciones S.A.S
F14 Personal de ventas y gerencia con disposición de servicio al cliente A14
No está
F15 Fidelización de los clientes por la calidad de los productos autorizado su reproducción
A15 total o parcial
F16 Conocimiento de los clientes y proveedores A16
F17 Bajo endeudamiento con entidades financieras A17
F18 Capital de trabajo propio A18
F19 Instalaciones propias A19
DIAGNOSTICO / ESTRATEGIAS Y ACTIVIDADES
ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS DO ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS DA
EL Gobierno nacional ha generado programas de apoyo y asesoría en aspectos (D1-D2-D3-D7-D10 – A1-A2-A3-A6) Se deben agremiar las empresas del sector a través
financieros, empresariales y comerciales, adicional a las creadas por el sector financiero de los organismos que actualmente existen para fortalecer y recibir apoyo, los
DO1 DA1
para el apoyo del empresario que deben ser acogidas por el sector para organizar cada esfuerzos individuales no generan retornos altos y no aportan conocimiento,
núcleo productivo y lograr el ingreso al mercado americano.
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investigación y desarrollo al sector.
Propuesta para la
Los programas de cooperación y las entidades vinculadas al comercio exterior generan
El diseño y la implementación de un sistema de información y lineamientos
DO2 estrucutración del Sistema

investigación en mercados, adicionalmente el acompañamiento necesario para la
estructuración y formalización empresarial debe ser acogido como estrategia de las
Código: ME-PRSIG-FO-018
administrativos. permitirá enfrentar las debilidades de carácter administrativo, en
DA2 compras, inventarios, financiero y de mercadeo se contará con las herramientas
necesarias para eludir al máximo la amenaza que genera la competencia en cuanto al
PYMES creando un cargo o designado un área para el aprovechamiento de este recurso. Versión: 0
fortalecimiento de la relación de los clientes actuales y los nuevos clientes
Phoenix Confecciones S.A.S.

La compra de servicios de software, permitirá mejorar los procesos de compra, Fecha de emisión: 20/06/2019
DO3 inventarios y financiero, todo esto generará resultados en disminución de tiempos, DA3
bases de datos eficientes, control de los ingresos, agilidad administrativa y de servicio.
Con los conocimientos adquiridos durante la carrera en las diferentes áreas y en

4.1.3. Matriz de las normas técnicas aplicables a la organización.
especial en el ámbito administrativo se facilita la creación de los lineamientos
DO4 administrativos que brindarán el horizonte a la empresa, para la Misión, la Visión, los
Objetivos y los Principios, generando la estructura formal de planeación y que orientará
su accionar.
Se identifican 87 Normas Técnicas. Las cuales se encuentran dentro de las
siguientes categorías:
ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS FO ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS FA
Por medio de los programas gubernamentales, las relaciones positivas con el gobierno
de los Estados Unidos de América, la aceptación del producto colombiano y el acceso La comercialización de marcas no originales y la baja participación del mercado
preferencial a este mercado se debe aprovechar la experiencia en el sector y la internacional se deben contrarrestar con la promoción y participación de los eventos
FO1 FA1
capacidad instalada. Se recomienda generar planes de mercadeo desde las empresas referentes al sector y responder a las exigencias que propone el mercado con la
enfocado a cautivar los consumidores finales para motivar a los importadores adaptación que posee la infraestructura local.
americanos a incrementar los volúmenes de compras.
DIAGNOSTICO / ESTRATEGIAS Y ACTIVIDADES

ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS DO ACCIONES Y/O ESTRATEGIAS DA
El desarrollo de nuevos mercados de acuerdo a las tendencias en moda, generaría un

incremento productivo que puede ser atendido por la mano de obra disponible, al
mismo tiempo se generaría nuevos puestos de trabajo.
Con una tendencia de crecimiento por la llegada a estos nuevos mercados se posibilita El sector debe aprovechar las zonas francas para establecer plantas de producción y
FO2 FA2
la inversión financiera por un tentativo retorno favorable para los inversionistas. optimizar sus costos.
Es recomendable iniciar análisis de tendencias en mercados no tradicionales para
identificar nuevos canales de comercialización con el apoyo de los programas
gubernamentales y llegar con nuevos productos y marcas propias.
Generar investigación y desarrollo a través del sector educativo para aprovechar la

Aprovechar la fortaleza financiera con el fin de realizar inversiones en tecnología, biodiversidad en Colombia. La tendencia del consumo interno es creciente y las
FO3 FA3
capacitación y en la ampliación del portafolio de productos. marcas propias deben expandirse por todas las ciudades principales para
contrarrestar la llegada de productos chinos.
La inversión en tecnología estará orientada a la adquisición e implementación de un Implementar un sistema administrativo y sistematizado, permitirá contar con una
FO4 software especializado, que permita el control de los procesos desarrollados y de la FA4 ventaja competitiva que debilitará el actuar de los competidores, aumentando la
adecuada sistematización de las operaciones fidelización de los clientes actuales y conseguir nuevos clientes
La inversión en capacitación tendrá como objetivo aprovechar los programas La estrategia de servicio permitirá brindar facilidades ya establecidazas, pero
FO5 desarrollados por el Fondo Emprender, la Cámara de Comercio, el SENA, entre otros, con FA5 documentadas y parametrizadas para no correr riesgos de no pago y precios acordes
el fin de tener una mayor preparación en el desarrollo de todas las actividades. al sector y estructurado por la empresa.
FO6 Ampliación de un portafolio de productos
Anexo C Matriz de normas técnicas Phoenix ME-PRSIG-FO-009
009. MATRIZ DE
NORMAS TECNICAS PHOENIX ME-PRSIG-FO-009.doc
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Propuesta para la

4.1.4. Herramienta didáctica que facilite la interpretación de requisitos de las

normas técnicas del SGI de acuerdo con la naturaleza de la organización
Como herramienta didáctica que busca concientizar a la empresa la importancia de

la implementación de un sistema de gestión integrado creamos una aplicación web la
cual mediante un sistema de videos informativos y reforzando a través de un juego
tipo trivial busca mejorar los conocimientos sobre las importancias de la
implementación de SGI.
Anexo D Juego trivia ganadora
Juego de trivia.docx
4.1.5. Misión, Visión, valores, principios y objetivos estratégicos de la

organización.
Cuando se busca identificar la filosofía de la empresa encontramos que no se había

desarrollado aun una misión, visión valores, principios y objetivos estratégicos
establecidos, por lo cual parte de nuestra formulación de un SGI incluye estos ítems.
Anexo E Misión, Visión y Valores corporativos
021. MISION 022. VISION

ME-PRSIG-MI-021.docx ME-PRSIG-VI-022.docx
Nuestra Organización sustenta su accionar en función a los siguientes valores:
RESPETO: Estimación y consideración a todas las personas en la empresa, por ello cum
internas, velando por el buen clima laboral.
CALIDAD: Buscamos la calidad integral 15 de nuestros colaboradores, procesos y productos, de

del mercado yEste
la globalización.
documento es propiedad de Phoenix Confecciones S.A.S
INNOVACIÓN: Somos abiertos a los cambios, buscamos la mejora continua y diferen

investigación, análisis y creatividad.
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Propuesta para la

Nuestra Organización sustenta su accionar en función a los siguientes valores:
RESPETO: Estimación y consideración a todas las personas en la empresa, por ello cum
internas, velando por el buen clima laboral.
CALIDAD: Buscamos la calidad integral de nuestros colaboradores, procesos y productos, de

del mercado y la globalización.
INNOVACIÓN: Somos abiertos a los cambios, buscamos la mejora continua y diferen

investigación, análisis y creatividad.
TRABAJO EN EQUIPO: Ponemos a disposición del equipo nuestra confianza, talentos y entu
comunes con resultados superiores.
RESPONSABILIDAD SOCIAL: Estamos comprometidos con el uso racional y responsable de

que mejoren la calidad de vida de nuestros colaboradores, clientes, sociedad y el cuidado
crecimiento económico y competitividad de nuestra empresa.
4.1.6. Política integrada, objetivos de calidad, medio ambiente, SST.
Se desarrollan mediante la implementación del sistema integrado de gestión de la

calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo, dentro del proceso de
mejora continua
Anexo F Política Integrada Phoenix Confecciones S.A.S.
023. POLITICA
INTEGRADA DE GESTION ME-PRSIG-PO-023.docx
16
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Propuesta para la

4.1.7. Mapa de procesos de la organización objeto del proyecto.
De acuerdo con la Norma técnica ISO 9001 nos indica un requisito para establecer e
implementar y mantener la mejora de un sistema de gestión determina los procesos
necesarios y sus interacciones para identificar entradas, salidas, responsables para
abordar los riesgos y mantener como información documentado.
Anexo G Mapa de Macroprocesos Phoenix Confecciones S.A.S.
MAPA DE
MACROPROCESOS.docx
4.1.8. Caracterización de los procesos según mapa de procesos.
De acuerdo con el mapa de proceso realizado con anterioridad se formulan nueve

caracterizaciones de Macroproceso de Phoenix confecciones S.A.S donde se
identificaron sus principales actividades e interacciones entre sí.
Anexo H Caracterización de Procesos.

Control de Actualiz aciones
001. Procedimiento control de documentos ME-PRSIG-

Actualización a
Actualización realizada Fecha de emisión
la Versión No.
0 Pro ced imiento inicial 2018/10/16
PR-001
011. Caracterización de proceso Gestión Gerencial ME-

PRGGE-CA-011 011.
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO GESTION GEREN
012. Caracterización de proceso Gestión Comercial ME-

PRGCO-CA-012 012.
CARACTERIZACION DE PROCESO GESTION COME
17
Pag 1 de 22
Propuesta para la

013. Caracterización de proceso Sistema Integrado de

Gestión ME-PRSIG-CA-013 013.
CARACTERIZACION DE PROCESO SISTEMA INTEGR
014. Caracterización de proceso Gestión de Ventas MM-

PRGVE-CA-014 014.
CARACTERIZACION DE PROCESO GESTION DE VEN
015. Caracterización de proceso Gestión de Producción

MM-PRGPR-CA-015 015.
CARACTERIZACION DE PROCESO GESTION DE PRO
016. Caracterización de proceso Talento Humano MA-

PRGTH-CA-016 016.
CARACTERIZACION DE PROCESO TALENTO HUMA
017. Caracterización de proceso Gestión Financiera MA-

PRGFI-CA-017 017.
CARACTERIZACION DE PROCESO GESTION FINAN
018. Caracterización de proceso Gestión de Compras

MA-PRGCP-CA-018 018.
CARACTERIZACION DE PROCESO GESTION DE CO
019. Caracterización de proceso Gestión Logística MA-

PRGLO-CA-019 019.
CARACTERIZACION DE PROCESO GESTION LOGIST
4.1.9. Matriz de requisitos relacionados con el producto y partes interesadas.
Debido a su efecto o efecto potencial en la capacidad de la organización de

proporcionar regularmente productos y servicios que satisfagan los requisitos del
cliente y los legales y reglamentarios aplicables, la organización debe determinar:
a) Las partes interesadas que son pertinentes al sistema de gestión de la

calidad;
b) Los requisitos pertinentes de estas partes interesadas para el sistema de
gestión de la calidad.
18
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Propuesta para la

La organización debe realizar el seguimiento y la revisión de la información sobre

estas partes interesadas y sus requisitos pertinentes.
Anexo I Matriz de expectativas y partes interesadas
020. MATRIZ DE
PARTES INTERESADAS ME-PRSIG-FO-020.xlsx
4.1.10 Matriz de identificación y valoración de aspectos e impactos

ambientales, peligros y riesgos asociados a la organización objeto del
proyecto.
024. MATRIZ DE 025. MATRIZ

ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES
IDENTIFICACION
ME-PRSIG-FO-024.xlsx
DE PELIGROS VALORACION Y EVALUACION ME-PRSIG-FO-025.xlsx
4.2. ANÁLISIS ll y PLANEACIÓN ll
La fase Análisis lI, la Norma Técnica Colombiana ISO 9001:2015, 14001:2015 y la

45001:2018 en sus Numerales 4.2 indica que la organización debe cumplir y obtener
la satisfacción de las partes interesadas respecto al servicio y producto que se
ofrece, haciendo cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios aplicables a
la organización 4.3 de debe determinar cuáles son los límites de nuestro Sistema y
qué es lo realmente “aplicable” a la organización.
La Norma Técnica Colombiana ISO 45001:2018 en el capítulo 7.4.1 indica que la

organización deberá determinar la necesidad interna y externa de la información
relativa a la Seguridad y Salud de los Trabajadores y de sus respectivas
comunicaciones y el capítulo 7.5.3 le facilitara a la organización optimizar y minimizar
la documentación la cual es necesaria para el correcto funcionamiento del sistema de
19
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Propuesta para la

SST.
En la fase de Planeación I, la Norma Técnica Colombiana ISO 9001:2015,

14001:2015 y la 45001:2018 en sus numerales 4.4 se indican los requisitos
asociados a la determinación de los aspectos que rodean a la gestión basada en
procesos como por ejemplo: Entradas, salidas, roles, responsabilidades, métodos,
riesgos, evaluación y mejora, en el numeral 6 se indican las acciones alrededor de la
planificación dentro de la organización para garantizar el éxito que permitan
determinar los riesgos y oportunidades.
4.2.1 Flujograma que describa la metodología para identificar, consultar,

Acceso, seguimiento y evaluación del cumplimiento de los requisitos legales
aplicables a la organización objeto de proyecto.
Se realiza un diagrama de flujo que describe las actividades, relacionadas a

continuación: Matriz de requisitos, lista de chequeo, informe, plan de acción; en las
Actividades escritas anteriormente se identifica, accede, comunica, evalúa y cuenta
con su respectiva aprobación.
Anexo A Flujograma
PROCEDIMIENTO
REQUISITOS LEGALES (FLUJOGRAMA).doc
4.2.2 Matriz de los requisitos legales aplicables a la organización objeto de

proyecto.
Para poder identificar el cumplimiento de requisitos legales se hizo necesario

estructurar los principales decretos, leyes y reglamentaciones para el sistema
integrado de gestión organizados por medio de una matriz denominada Matriz de
20
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Propuesta para la

requisitos legales.
Anexo B Matriz de requisitos legales
matriz de requisitos
legales.xlsx
4.2.3 Informe de resultados obtenidos del análisis de la información en cuanto

al cumplimiento de los requisitos legales de la organización objeto de
proyecto.
Se diseñó una Lista de verificación, con la que se realizó un seguimiento para

determinar el cumplimiento normativo, legal y reglamentario de la organización
proyecto, Con la información obtenida se realizó un informe final respecto a dicha
lista, en el cual se obtuvo un porcentaje de cumplimiento por cada sistema de
gestión.
Anexo C Lista de verificación e Informe final
LISTA DE INFORME DE LISTA

VERIFICACIÓN.xlsx DE VERIFICACIÓN.docx
4.2.4 Propuesta del plan de acción para cumplimiento legal en la organización.
De acuerdo con los resultados obtenidos en cada uno de los componentes del
sistema de gestión, y analizando los resultados plasmados en el informe realizados
posteriormente, se evidencia que la organización no cumple en su totalidad con la
normatividad aplicable, por lo tanto, se diseñó un plan de acción para que la
organización obtenga un mejoramiento continuo y pueda normalizar el cumplimiento
de los requisitos legales.
21
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Propuesta para la

Anexo D Plan de acción
PLAN DE ACCIÓN
PHOENIX.xlsx
4.2.5 Matriz de la información documentada solicitada por las normas de los

sistemas de gestión.
Respecto a la información obtenida a través del estudio que se ha venido realizando

en la organización, se realizó la propuesta para la implementación de la
documentación requerida para el SIG (Sistema integrado de gestión), quedando
estructurada por medio de una matriz la cual se presenta a continuación:
Anexo E Matriz de la información documentada
027. MATRIZ PARA

EL CONTROL DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA ME-PRSIG-FO-027.xlsx
4.2.7 Documento que describa SGI.
Con el firme propósito de una mejor compresión de este documento, se ha utilizado

un formato que consta de una serie de contenidos explicados a continuación:
OBJETIVO
Es el fin común hacia el cual se dirige la operación de
este proyecto específicamente.
22
Pag 1 de 22
Propuesta para la

DEFINICIONES
Son procedimientos lógicos que nos permiten de alguna manera diferenciar, hallar
y/o montar un objetivo común.
CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN
Se ha tenido la oportunidad de evaluar a la organización y su contexto así cómo se
refleja en el Sistema de Gestión según las normas ISO 9001:2015 e ISO
14001:2015, al conocer, la cultura, los objetivos, las metas, sus productos, sus
procesos, el tamaño de la empresa, la competencia, el mercado, los clientes, el ciclo
de vida del producto, los aspectos e impactos ambientales, la gestión de residuos
sólidos, entre otros. Con toda esta información encontramos fallas y oportunidades
que relacionamos en el contexto de la organización.
LIDERAZGO
Se establece la dirección al crear una visión de la organización a través de los
líderes.
PLANIFICACIÓN
Está orientada a crear unos objetivos específicos los procesos y recursos necesarios
para cumplir con las metas trazadas.
EVALUACION DE DESEMPEÑO
Inicialmente se realiza un diagnóstico de la situación actual de la organización y
previa evaluación de su funcionamiento.
MEJORA
Se prioriza y se planifican todas las acciones de mejora.
Anexo E Manual SIG
MANUAL SIG
2019.docx
23
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Propuesta para la

4.2.8 Procedimientos, instructivos y formatos del Sistema de Gestión

aplicables a la organización objeto del proyecto.
Se elaboró un manual de procedimientos documentados donde se estipularon los

lineamientos para los siguientes registros: formatos, listas de chequeo y Matrices
donde se realiza una descripción detallada.
Anexo G Manual de Procedimientos
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PHOENIX S.A.S.docx
4.2.9 Programas de gestión de medio ambiente y SST.
De acuerdo al problema central que se dedujo en el Sistema gestión de medio

ambiente y SST, se elaboraron 4 programas, 2 para cada sistema, con el fin de hacer
una revisión a la infraestructura, realizar un diagnóstico y traerle mejores beneficios
tanto a los trabajadores como a la organización, se les da dicha propuesta para
obtener una medida de ahorro y un mejoramiento en cada área.
Anexo H Programas de gestión de medio ambiente y SST.
PROGRAMA AGUA Y PROGRAMA DE PROGRAMA DE PROGRAMA DE

ENERGIA.docx GESTIÓN DE RESIDUOSINSPECCIÓN
SÓLIDOS DEFINITIVO.doc
SST.docx ORDEN Y ASEO.doc
24
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Propuesta para la

4.2.10 Listado maestro del sistema de gestión
Se elaboró un listado maestro de documentos y registros que indican cada uno de

los documentos establecidos que apoyan el control y la operación de los procesos
garantizando su actualización, disponibilidad y su uso.
En este listado usted puede encontrar el nombre y el tipo de documento y el proceso
al cual pertenece el documento en el Sistema Integrado de gestión, los cuales se
muestran a continuación;
 Manuales
 Procedimientos
 Instructivos
 Formatos
Anexo I Listado maestro de documentos
027. MATRIZ PARA

EL CONTROL DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA ME-PRSIG-FO-027 (1).xlsx
25

Informe Técnico SIG (PROPUESTA SIG)

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Propuesta para la Código: ME-PRSIG-FO-006

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO

PHOENIX CONFECCIONES S.A.S.

Yeider Fabián Briñez Rojas

Semestr Instructor Competencia Fecha revisión

establecidos por la empresa.

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA CENTRO DE GESTIÓN

Integrado de Gestión para Versión: 0

Phoenix Confecciones S.A.S. Fecha de emisión: 20/06/2019

PROPUESTA PARA LA ESTRUCTURACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN

Phoenix Confecciones S.A.S., está ubicada en la Carrera 69 B 18 A 54, zona

Estructurar un Sistema Integrado de Gestión le permitirá a Phoenix Confecciones

Como resultado del diagnóstico del contexto de la organización y utilizando la

Integrado de Gestión para Versión: 0

Phoenix Confecciones S.A.S. Fecha de emisión: 20/06/2019

programa de trabajo, para plantear alternativas de solución que sirvan para

1.1 OBJETIVO GENERAL

Elaborar la propuesta para la estructuración e implementación de los Sistemas de

1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Identificar la situación actual del SGI de la organización, de acuerdo con los

 Elaborar la documentación del SGI, de acuerdo con la naturaleza de la

 NTC-ISO 9000:2015, Sistemas de gestión de la calidad - fundamentos

 NTC-ISO 9001:2015, Sistemas de gestión de la calidad. Requisitos.

Integrado de Gestión para Versión: 0

Phoenix Confecciones S.A.S. Fecha de emisión: 20/06/2019

 NTC-ISO 14001:2015, Sistema Gestión Ambiental - Requisitos con

 NTC-ISO 45001:2015, Sistema Gestión de Seguridad y Salud en el

 GTC 45:2012, Guía para la identificación de los peligros y la

ALTA DIRECCIÓN: “Persona o grupo de personas que dirige y controla una

ASPECTO AMBIENTAL: “Elemento de las actividades, productos o servicios de una

CONDICIÓN AMBIENTAL: “Estado o característica del medio ambiente, determinado

EFICACIA: “Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se logran los

Integrado de Gestión para Versión: 0

Phoenix Confecciones S.A.S. Fecha de emisión: 20/06/2019

resultados planificados” (NTC-ISO 9000:2015).

INFORMACIÓN DOCUMENTADA: “Información que una organización tiene que

IMPACTO AMBIENTAL: “Cambio en el medio ambiente, ya sea adverso o

LESIÓN Y/O DETERIORO DE LA SALUD: “Efecto adverso en la condición física,

MEDIO AMBIENTE: “Entorno en el cual una organización opera, incluidos el aire, el

OBJETIVO: “Resultado a lograr” (NTC-ISO 9000:2015).

ORGANIZACIÓN: “Persona o grupo de personas que tiene sus propias funciones

PARTE INTERESADA: “Persona u organización que puede afectar, o verse afectada,

POLÍTICA: “Intenciones y dirección de una organización, como las expresa

PROCEDIMIENTO: “Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un

Integrado de Gestión para Versión: 0

Phoenix Confecciones S.A.S. Fecha de emisión: 20/06/2019

PROCESO: “Conjunto de actividades interrelacionadas o que interactúan, que

REQUISITO: “Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u

RIESGO: “Efecto de la incertidumbre” (NTC-ISO 9000:2015).

SISTEMA DE GESTIÓN: “Conjunto de elementos de una organización

El alcance del proyecto va desde el diagnóstico de la situación actual de la empresa

4.1. ANÁLISIS I y PLANEACIÓN I

La fase Análisis I, trata las Normas Técnicas Colombianas ISO 9001:2015,

Integrado de Gestión para Versión: 0

Phoenix Confecciones S.A.S. Fecha de emisión: 20/06/2019

límites de nuestro Sistema y qué es lo realmente “aplicable” a la organización.

En la fase de Planeación I, la Norma Técnica Colombiana ISO 9001:2015,

4.1.1. Caracterización de la empresa.

Se hace referencia a la empresa proyecto Phoenix Confecciones S.A.S., donde se

Anexo A Presentación empresa proyecto

Integrado de Gestión para Versión: 0

Phoenix Confecciones S.A.S. Fecha de emisión: 20/06/2019