Edgar Eduardo Córdoba Sarmiento – 2160325

Metodologías para la selección de un sistema ERP en pequeñas y medianas empresas

(Pymes)
En la actualidad, con el arribo de la revolución 4.0 y sus diferentes tecnologías, algunos
elementos del manejo de información se convirtieron en fundamentales y necesarios para
todas las organizaciones. Los ERPs son un claro ejemplo de esto, debido a que integran y
gestionan las partes más importantes de una compañía, englobando las diferentes soluciones
informáticas de todas las áreas funcionales y su apropiada interrelación. No obstante, en
este aspecto aún existen brechas importantes entre las grandes organizaciones y las
llamadas Pymes (Pequeñas y medianas empresas), luego es necesario para estas últimas no
solo iniciarse en el mundo de los sistemas de información, sino hacerlo de manera adecuada
para evitar importantes pérdidas de dinero que puedan poner en riesgo el futuro de la
empresa.
En general, la implementación de un ERP depende de múltiples factores críticos; para las
Pymes resulta una decisión sumamente riesgosa, debido a que estos sistemas demandan
inversiones importantes de dinero, infraestructura, material intelectual, entre otras; así pues,
este tipo de compañías gozan de pocas oportunidades de éxito en la acogida de un ERP,
luego resulta fundamental analizar a fondo cada una de las opciones disponibles antes de
tomar cualquier decisión. A continuación se describen algunas metodologías para la
implementación de ERPs en Pymes, se analizaran los enfoques descritos presentando
conclusiones al respecto.
En primer lugar, se expondrá la metodología propuesta por Raul Oltra-Badenes,
Hermenegildo Gil-Gómez y Vicente Guerola-Navarro, la cual se desarrolla en los siguientes 16
pasos:
1. Construir equipo de trabajo para la selección del ERP: No corresponde al equipo de
implantación sino al de selección del ERP. Debe conformarse por representantes de los
diferentes departamentos; así como, ser liderado por la alta gerencia de la compañía.
En ocasiones es recomendable incluir un asesor externo dentro del equipo.
2. Recopilar la información relevante del sistema ERP: El equipo conformado no es
experto en ERPs, luego resulta fundamental que a través de diferentes fuentes de
información se conviertan en uno. En este paso se recopila información referente al
concepto de ERP, sus beneficios, desventajas, riesgos y demás elementos
relacionados con él.
3. Identificar el objetivo estratégico y las características básicas del proyecto: En las
Pymes, generalmente no es claro el objetivo de la implementación de un ERP. El
equipo debe identificar el origen de la necesidad de implantación, y a partir de él
establecer objetivos estratégicos que vayan enfocados a solucionar directamente estas
necesidades. Además, en este punto deben mencionarse de forma general las
características del sistema deseado.
4. Establecer y estructurar los objetivos del proyecto: Resulta importante identificar los
objetivos fundamentales que busca la empresa con el ERP. El equipo debe
jerarquizarlos y relacionarlos mediante una estructura. Los objetivos deben cumplir con
las siguientes características: especifico, medible, alcanzable, relevantes y con un
tiempo determinado.
5. Clasificar los objetivos en función de su prioridad: El equipo debe identificar a partir de
la estructura, cuáles de estos objetivos se evidencian como mínimos requeridos para el
cumplimiento del objetivo estratégico planteado. Las Pymes cuentan con recursos
limitados que en ocasiones restringen el cumplimiento de todos los objetivos
planteados, por ello resulta fundamental definir cuáles son prioritarios y cuales son
deseables de lograr.
6. Realizar el análisis de requerimientos: A partir de la identificación de los procesos
dentro de la empresa (elemento poco claro en la mayoría de las Pymes), el equipo
establece los requerimientos detallados que el ERP debe cumplir.
7. Investigación de mercado del sistema ERP: El equipo debe buscar en el mercado los
posibles candidatos para ser implementados, estableciendo parámetros que funcionen
como filtros y buscando el mejor acople en función del proyecto que se desea plantear.
8. Establecer lista de posibles sistemas ERP: Se debe realizar una lista reducida con los
candidatos a ser implementados, para ellos el equipo debe realizar un análisis más
profundo en la búsqueda de información, recurriendo a entrevistas, artículos, etc.
9. Solicitud de propuestas: El equipo debe solicitar a los candidatos de la lista anterior una
propuesta formal, escrita, en donde se establezcan las características del ERP, tales
como costo, alcance , áreas que cubre el sistema, elementos de control y demás.
10. Demostración de los ERP: Los proveedores de los ERP seleccionados deben mostrar
sus productos ante el equipo de selección, la alta y media dirección, y algunos usuarios
finales. Se busca con este paso una muestra más profunda del funcionamiento de cada
ERP.
11. Análisis de adecuación de los ERP al negocio: En caso de dudas con respecto a la
adecuación de algún ERP con la compañía, se debe contactar al proveedor del mismo
para resolver todas y cada una de ellas.
12. Visita a empresas de referencia: Se busca con este paso evaluar el funcionamiento del
ERP en condiciones reales. Se realizan visitas a compañías con características
similares en donde el sistema se haya implementado y ya esté en funcionamiento.
13. Evaluación comparativa de los ERP: A partir de toda la información recolectada en los
pasos anteriores, se deben evaluar y comparar las diferentes alternativas de ERPs.
Esta evaluación es diferente según los criterios y la ponderación de los mismos que
establezca cada organización, luego la ejecución de este paso no es genérica para
todas las Pymes.
14. Discusión de resultados: Los resultados obtenidos son estudiados y analizados por el
equipo de proyecto y la dirección de la compañía. Se deben resolver todas las
inquietudes finales antes de pasar al siguiente paso.
15. Negociación: Seleccionado el ERP, el equipo contacta al proveedor para negociar su
implementación, atendiendo elementos finales como costos, recursos, fases requeridas
 para su uso, etc. La alta dirección debe aprobar esta decisión antes de realizar la firma
del contrato.
16. Decisión final y firma del contrato: Se firma el contrato y se inicia el proyecto de
implantación dada la planificación establecida.
Como segunda metodología se expondrá la propuesta por Chiesa, complementada por Rivera
a partir de su estudio micro sociológico. Esta consta de las siguientes 3 fases:
1. Selección del ERP/editor: Se debe iniciar por la conformación de un equipo de
proyecto, apoyado por la alta gerencia y conformado por personas con poder en la
toma de decisiones. Posteriormente debe realizarse un análisis interno de procesos, en
donde se especifiquen cada uno de ellos, las necesidades que estos generan y los
puntos posibles a mejorar a partir de la implementación del sistema. Se deben
establecer criterios para evaluar los ERPs, buscando siempre el beneficio de la
organización (beneficio común). Posteriormente, se debe realizar una búsqueda inicial
de posibles candidatos, los cuales serán estudiados bajo los parámetros establecidos.
La información de los mismos se obtendrá a partir de entrevistas con los proveedores.
Se debe crear una pequeña lista con los candidatos que aprueben los criterios iniciales,
se les pedirán demostraciones del producto con actividades de la empresa y se
realizaran visitas a compañías que ya tengan el sistema implementado. A partir de las
actividades anteriores, se toma la decisión final en la compra del ERP, llevando a cabo
la negociación y la firma de contrato con el proveedor correspondiente.
2. Selección del equipo de consultoría: Se lleva a cabo esta fase en caso de que la
selección del ERP no este enlazada con un consultor. A partir de una lista de criterios,
como fechas de inicio, fechas de entrega, costos y demás, se tendrá que evaluar y
seleccionar los candidatos. Es importante que en esta fase, se establezcan las
responsabilidades legales de cada una de las partes.
3. Presentación y planificación general del proyecto: Se les debe presentar el proyecto a
los usuarios, estableciendo cronogramas de implementación y de capacitación.
En las metodologías anteriores se observan múltiples procedimientos en común; luego
¿Habrá una metodología ideal en la selección de un sistema ERP? En definitiva, el éxito o
fracaso en la selección e implementación del sistema en una Pyme depende de elementos
más profundos que una metodología cualquiera, nuevas tecnologías requieren de nuevos
comportamientos. La decisión de implantar un ERP debe estar respaldada en todo el proceso
por la alta gerencia; así mismo, esta debe encargarse de gestionar y promover un espíritu de
cambio dentro de la compañía. La cultura organizacional debe ser modificada, los usuarios
finales deben ver la llegada de nuevos sistemas como oportunidades para mejorar su
ambiente y condición laboral, la percepción de amenazas dentro de la organización será
responsabilidad de la gerencia. Las metodologías serán exitosas si el sistema da los
resultados esperados, luego los usuarios finales y su comportamiento con el ERP implantado
conforman un punto crítico dentro del proceso. La cultura organizacional y la gestión del
cambio dentro de la empresa serán la base para cualquier metodología en la selección e
implantación de un ERP.
En conclusión, las Pymes deben hacer un análisis profundo en la decisión de implementar o
no un sistema ERP. De ser necesario deben adecuar inicialmente su cultura organizacional,
gestionando el cambio y apoyando especialmente a los trabajadores en cada uno de los
procesos. Las metodologías para seleccionar e implementar ERPs mostraran su éxito en la
medida que el sistema funcione en condiciones reales, es importante definir en estas las
necesidades a suplir a partir de los futuros usuarios del sistema, enfocando los objetivos a
beneficios comunes y no a departamentos específicos. Los ERPs reflejaran cambios
significativos dentro de cualquier Pyme, permitiendo un control estricto de cada uno de sus
procesos, proyectando resultados con un mayor grado de certeza y corroborando la
importancia del flujo transversal de información dentro de cualquier empresa.

Bibliografía
Oltra-Badenes, R., Gil-Gómez, H. y Guerola-Navarro, V. (2018). Metodología para la
selección de sistemas ERP para pymes. 3C Empresa. Investigación y pensamiento crítico,
7(4), pp. 10-33.
Rivera, I. y Pérez Salazar, M. R. (2013). Guía de selección de ERP en las pequeñas y
medianas empresas mexicanas. Arbor, 189(760):a025