INSTRUCTIVO PROCESO ANULACION

MODULO 1106

Dando alcance a las nuevas funcionalidades del sistema y en pro de agilizar, controlar y tener
estadísticas en los procesos, el software a hoy cuenta con la herramienta de Anulación de
documentos directa en el sistema, la cual, consiste en realizar el proceso de anulación
bajo un esquema de aprobaciones, omitiendo el envío de correo electrónico con el soporte y el
motivo de anulación, ya que esta información quedará registrada en el sistema por el usuario que
solicita dicha anulación, con su respectivo motivo. Cabe aclarar, que la funcionalidad aplica para
los documentos registrados en el Módulo 1106 SW 99 – 05 – 06 – 21 – 23 – 31 – 33 – 51.

Recomendaciones:
1. Los documentos no deben presentar cruce, si es así se debe solicitar primero la anulación
del cruce.
2. Si el periodo del documento que se va a anular esta cerrado, deben solicitar la apertura de
dicho periodo al Departamento Financiero.
3. No aplica para el SW 7 cruces.

1. Solicitud Anulación de Documentos

PASO 1: Ingresar al módulo 1106, seleccionar el SW al cual pertenece el documento que se
desea anular, el usuario puede cargar el documento con el ID del documento o número (ver
imagen):
 PASO 2: Una vez el documento se encuentre cargado en la pantalla ir a la pestaña Opciones
opción Solicitar anulación.

Al dar clic el sistema solicitará el motivo de anulación, en el cual se deberá indicar el motivo de
anulación de forma detallada, por ejemplo, ERROR DEL USUARIO DEBIDO A QUE ELEGIÓ EL TIPO
DE DOCUMENTO QUE NO ERA. al dar clic en aceptar, el sistema mostrará un mensaje que indica
que la solicitud ha sido radicada, y de igual forma confirma al usuario, que si desea ver los usuarios
a los cuales les llegará la solicitud de anulación emitida.
PASO 3: Los usuarios autorizados para anular seguirán con el respectivo proceso, y se le informará
al usuario una vez el documento se encuentre anulado, si el usuario consulta el documento en el
módulo 1106 aparecerá con la observación de Documento se encuentra en proceso de anulación.

PASO 4: El usuario recibe una notificación vía chat, a través de la cual se confirma que su
documento ha quedado anulado, es decir que su solicitud ha sido tramitada.
 2. Cancelar Solicitud de Anulación

El sistema permite retirar la solicitud de anulación si el documento no se encuentra anulado. El

proceso a seguir es: ingresar al módulo 1106/cargar el documento respectivo/el sistema en la
parte de notas indica Documento se encuentra en proceso de anulación o Documento
aprobado/dar clic en la opción ocultar/opciones/retirar solicitud.

3. Consulta de Documentos Pendientes de Anulación

El usuario puede revisar los documentos que están pendientes por autorizar y/o por anular. Esta
validación se realiza así: ingresar al módulo 1106/elegir el SW que se desee revisar/dar clic en la
pestaña de opciones/clic en solicitados (ver imagen) /Se activa la pantalla con las siguientes
opciones: pendientes de autorizar, pendientes de anular, anulados después de autorizar/se elige la
opción deseada dando clic.
Es así, como funciona la herramienta de anulación de documentos en el software ADVANCE.