Excel N1 PDF

MANUAL DEL ESTUDIANTE
Excel 2002
1er Nivel
ALLISON K. P. CLARK
JEANNINE P. PRAY
Excel 2002
1er Nivel
Allison K. P. Clark
Jeannine P. Pray
Excel 2002: 1er Nivel
Número de parte: 084215
Edición: del curso 2.0
RECONOCIMIENTOS
Equipo en el proyecto
Preparadora de Planes de Estudio y Redactora Técnica: Allison K. P. Clark • Desarrolladora de Currícula Decano y
Redactora Técnica: Jeannine P. Pray • Editor de Copias: Taryn Chase • Editora Técnica: Dominique Fantuzzo • Diseñador de
Impresión: Daniel Smith • Gerente de Contenido: Cheryl Russo
AVISOS
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ii Excel 2002: 1er Nivel

CONTENIDO
EXCEL 2002: 1ER NIVEL
LECCIÓN 1: PARA EMPEZAR

A. Identificar lo que se puede hacer con Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
B. Ingresar datos en una hoja de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Familiarizarse con el entorno del libro de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
¿Qué es el indicador de modo? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
C. Editar datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Navegar entre celdas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
D. Cambiar la apariencia de los datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
¿Qué es un intervalo? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Trabajar con rangos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
¿Qué es dar formato? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
E. Guardar un libro de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Guardar como y Guardar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Nombrar un archivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
F. Obtener Ayuda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
LECCIÓN 2: EDITAR LA HOJA DE TRABAJO

A. Mover datos hacia otras celdas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
Paneles de tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
B. Copiar datos en otras celdas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
Etiquetas inteligentes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
C. Llenar celdas con una serie de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Autorrellenar. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
D. Insertar y borrar filas y columnas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
E. Deshacer y rehacer un ingreso de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
Las características Deshacer y Rehacer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
Contenido iii
CONTENIDO
F. Buscar y reemplazar números . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
Buscar y reemplazar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
G. Ingresar datos en un rango . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
H. Verificar datos en un rango . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
LECCIÓN 3: EFECTUAR CÁLCULOS

A. Sumar un rango de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
Fórmulas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
Orden de operaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
B. Utilizar una función incorporada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68
Funciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68
C. Copiar una fórmula . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
D. Crear una referencia absoluta. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
Referencias absolutas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
LECCIÓN 4: DAR FORMATO

A. Especificar formatos numéricos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82
Formatos numéricos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82
B. Crear un formato numérico personalizado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
C. Cambiar el tipo y tamaño de letra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89
Fuentes de letra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89
D. Aplicar estilos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92
Estilos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92
E. Agregar bordes y color a las celdas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
F. Buscar y reemplazar formatos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
G. Cambiar ancho de columna y altura de fila . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103
H. Alinear contenido de celda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105
I. Combinar y centrar celdas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107
J. Aplicar un Autoformato . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109
Autoformato . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109
iv Excel 2002: 1er Nivel

CONTENIDO
LECCIÓN 5: TRABAJAR CON MÚLTIPLES HOJAS DE TRABAJO
A. Formatear pestañas de hojas de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114
B. Reposicionar hojas de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117
C. Copiar hojas de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121
D. Cambiar el número de hojas de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124
LECCIÓN 6: CREAR Y MODIFICAR GRÁFICOS

A. Crear un gráfico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128
Terminología en gráficos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129
B. Formatear un gráfico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133
Opciones de formato . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133
C. Cambiar el tipo de gráfico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138
LECCIÓN 7: ESTABLECER CONFIGURACIÓN DE PÁGINA Y OPCIONES DE

IMPRESIÓN
A. Inmovilizar filas y columnas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144
B. Establecer un título de impresión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146
Qué es un título de impresión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146
C. Establecer márgenes de página. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148
¿Qué es un margen? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148
D. Crear un encabezado y pie de página . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152
Encabezados y pies de página . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152
E. Cambiar la orientación de la página . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156
Orientaciones disponibles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156
F. Insertar y eliminar saltos de página . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158
¿Qué es un salto de página? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158
G. Imprimir un intervalo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160
LABORATORIOS DE LA LECCIÓN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165

SOLUCIONES. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173
GLOSARIO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179
Contenido v
CONTENIDO
ÍNDICE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183
vi Excel 2002: 1er Nivel

INTRODUCCIÓN
ACERCA DEL CURSO

Este curso, Excel 2002: 1er Nivel, es el primer curso de una serie. Este curso le conferirá las
habilidades para crear, editar, imprimir y dar formato a gráficos y hojas de trabajo básicos en
Excel.
Probablemente sabe que, trabajar regularmente con datos numéricos puede ser un proceso
tedioso, especialmente si se tienen tablas que contienen muchas filas y columnas de datos enu-
merados en papel. El más mínimo cambio puede resultar en tiempo perdido, escribir
nuevamente y corregir cálculos incorrectos. Usando Excel puede crear una versión electrónica
de los datos en papel (hoja de trabajo), gran parte del trabajo se automatiza, haciendo más fácil
el manejar números y cálculos. Esos mínimos cambios ya no son más una carga. Además, sus
hojas de trabajo lucirán limpias y tendrán formato, haciendo los datos fáciles de leer e
interpretar.
Descripción del curso
Estudiante en mira
Personas que deseen prepararse para recibir el certificado Microsoft Office User Specialist
(MOUS) en Excel, y que ya tienen conocimientos del sistema operativo Microsoft Windows 98
o superior, y deseen desarrollar las habilidades necesarias para crear, editar, imprimir y dar
formato a hojas de trabajo y gráficos básicos en Excel.
Prerrequisitos del curso

Para asegurar el éxito, le recomendamos que tome primero el siguiente curso de Element K o
que tenga conocimientos equivalentes:
• Windows 2000: Introducción
Introducción vii
INTRODUCCIÓN
Cómo usar este libro
Como Guía de aprendizaje
Cada lección abarca un amplio tema o conjunto de temas relacionados. Las lecciones guardan
una secuencia acorde con el progreso de su destreza con Microsoft Excel; las habilidades que
adquiere en una lección se usan y desarrollan en lecciones posteriores. Por esta razón debe
realizar las lecciones en secuencia.
Se ha organizado cada lección en temas orientados a resultados. Los temas incluyen toda la
información relevante que necesita para dominar Microsoft Excel, las actividades le permiten
aplicar esta información en ejemplos prácticos.
Se practica cada nueva habilidad en un archivo de muestra especialmente preparado. Esto le
ahorra tiempo de tecleo y le permite concentrarse en la destreza en turno. Mediante el uso de
archivos de muestra, actividades prácticas, ilustraciones que le guían en los pasos importantes,
e información de fondo como apoyo, este libro le proporciona el fundamento y estructura para
aprender Microsoft Excel rápida y facilmente.
Como Herramienta de revisión

Todo método de instrucción es tan eficaz como el tiempo y esfuerzo que se esté dispuesto a
invertir en él. Además, la información que aprende en clase puede parecer no muy importante
al principio, pero puede serlo después. Por esta razón le animamos a pasar tiempo repasando
los temas y actividades después del curso. Para un mayor reto cuando repase las actividades,
intente con la columna ¿Qué hacer? antes de ver la columna ¿Cómo hacerlo?.
Como Referencia
La organización y composición del libro lo hacen fácil de utilizar como herramienta de apren-
dizaje y como referencia para después de clase. Puede utilizar este libro como primera fuente
para la definición de términos, la información de apoyo de los temas y los resúmenes de los
procedimientos.
Objetivos del curso

En este curso, podrá: Crear hojas de trabajo y gráficos básicos.
Usted podrá:
• Crear una hoja de trabajo básica ingresando texto y valores.
• Trabajar con celdas y datos de celda, usando una variedad de técnicas para mover y
copiar.
• Efectuar cálculos en los datos usando fórmulas, incluyendo funciones.
• Cambiar la apariencia de los datos de la hoja de trabajo al utilizar una variedad de técni-
cas de formato.
• Trabajar con múltiples hojas de trabajo mediante el formateo, reposicionamiento, copiado
y movimiento, y agregando y eliminando hojas de trabajo dentro de un libro de trabajo.
• Crear y modificar gráficos.
viii Excel 2002: 1er Nivel

INTRODUCCIÓN
• Establecer la configuración de página y las opciones de impresión.
Requisitos para el curso

Hardware
• Para todos los sistemas operativos se requiere un procesador de 133 MHz o mayor.
• Se recomienda como mínimo 64 MB de RAM para Windows 2000 Professional; además,
8 MB de RAM por cada aplicación que esté ejecutándose simultáneamente. (Nota: Los
requisitos de memoria pueden diferir para otros sistemas operativos.)
• Un mínimo de espacio libre en disco duro de 516 MB. (Bajo Windows 2000, debe haber
disponible al menos 4 MB de espacio en Registro.)
• Ya sea una unidad de CD-ROM local o acceso a una unidad de CD-ROM en red.
• Una unidad de disco flexible.
• Un ratón de dos botones, un IntelliMouse o un dispositivo de señalamiento compatible.
• Un monitor VGA o de mayor resolución; se recomienda Super VGA.
• Un controlador de impresora instalado.
• Una tarjeta de sonido.
Software
• Una instalación personalizada de Microsoft Office XP Professional- véase Preparación de
la clase para instrucciones adicionales.
Preparación de la clase
Este libro se escribió usando el sistema operativo de Windows 2000 Professional. Utilizar este libro con otro sis-
tema operativo puede afectar la manera en que funcionan las actividades. Nota: El fabricante afirma que
Microsoft Office XP Professional con FrontPage sí funciona con Microsoft Windows 98, Microsoft Windows ME y
Microsoft Window NT Workstation 4.0. Office XP Professional con FrontPage no funcionará en los sistemas
operativos Microsoft Windows 3.x, Microsoft Windows NT 3.5x, o Microsoft Windows 95.
1. Instale Windows 2000 en un disco duro recién formateado.

2. Si se muestra la ventana Introducción a Windows 2000, deseleccione Mostrar esta pantalla
al comienzo y haga clic en Salir.
3. Instale un controlador de impresora.
No es necesario tener impresora para la clase, sin embargo debe tener un controlador de impresora
instalado.
4. Una instalación completa de Microsoft Office XP Professional con FrontPage.
Los pasos 1 al 4 deben realizarse una sola vez. Los pasos 5 al 7 deben terminarse antes de cada clase
para asegurar una configuración apropiada.
Introducción ix
INTRODUCCIÓN
5. En las computadoras de los estudiantes, restablezca los datos de uso. (Escoja
Herramientas→ Personalizar y haga clic en Restablecer mis datos para restaurar la confi-
guración predeterminada).
6. Borre la carpeta C:\Mis documentos\Excel.
7. Ejecute el archivo de datos auto-extraible localizado en el disco de datos. Esto pondrá los
datos en la carpeta Mis documentos. (Verifique dónde quiere poner los datos).
Lista de archivos adicionales

Con cada actividad, viene impresa una lista de archivos que los estudiantes abrirán para com-
pletar esa actividad. Muchas actividades también requieren archivos adicionales que los
estudiantes no necesitan abrir, pero son necesarios para apoyar los archivos en uso. Estos
archivos de apoyo están incluidos
x Excel 2002: 1er Nivel

LECCIÓN 1
LECCIÓN 1 Duración de la lec-

ción
35 minutos
Para empezar
Objetivos de la lección:
En esta lección, podrá Crear una hoja de trabajo básica ingresando texto y valores.
Usted podrá:
• Identificar los posibles usos de Excel.
• Abrir Excel y utilizar el teclado y el ratón para ingresar datos en una hoja de trabajo.
• Editar los datos en una hoja de trabajo usando una diversidad de técnicas de edición.
• Dar formato a los datos para cambiar su apariencia.
• Guardar un archivo nuevo usando el comando Guardar como.
• Utilizar el cuadro Formular una pregunta para abrir la Ayuda.
Lección 1: Para empezar 1

LECCIÓN 1
Introducción
Probablemente ya habrá trabajado con tablas de datos sobre papel- quizás incluso en un libro
mayor como el que se ve en la Figura 1-1, pero no con Microsoft Excel. En esta lección,
creará una versión electrónica de los datos en papel. Específicamente, ingresará datos, los
reemplazará, editará y cambiará.
Tiene este valioso software en sus manos y una tabla de valores ingresados en filas y columnas
en papel para ingresar en Excel. Hay un ejemplo de los datos en papel en la Figura 1-1. Sin
embargo, no está seguro de cómo utilizar el software. El primer paso es ingresar los datos.
Después, puede editar y dar formato a los datos. En poco tiempo, los datos estarán ingresados
en un formato electrónico de Excel.
Figura 1-1: Un ejemplo de una hoja de trabajo en papel.
2 Excel 2002: 1er Nivel

LECCIÓN 1
TÓPICO A
Identificar lo que se puede hacer
con Excel
Excel está instalado en su PC, pero no está seguro de cómo lo puede utilizar en el trabajo. En
este tema, identificará qué es lo que puede hacer con Excel.
El programa Excel está abierto. Está viendo la pantalla diciéndose a sí mismo, “¿Ahora qué
hago?”. Saber qué es lo que puede hacer en Excel es el primer paso hacia completar su pri-
mera hoja de trabajo.
Identificar qué es lo que se puede hacer con

Excel
Si ha usado una hoja de trabajo en papel, sabe lo tedioso que puede ser. Hacer cambios puede
consumir tiempo e incrementar las probabilidades de cometer errores en los cálculos.
Definición
Excel es una aplicación de software que proporciona una hoja de trabajo electrónica u
hoja de trabajo, en un ambiente donde se suelen utilizar números y cálculos. Un
archivo de Excel, llamado un Libro de trabajo, puede contener varias hojas de trabajo.
La Hoja de trabajo es donde se ingresa texto, números y fórmulas. De manera prede-
terminada, cada libro de trabajo contiene tres hojas de trabajo.
Ejemplo
A diferencia de una hoja de trabajo en papel, se puede configurar un libro de trabajo
de Excel como un ágil y dinámico entorno de trabajo. Excel ofrece un muchas caracte-
rísticas útiles que le ayudan a:
• Crear fómulas que se actualizan automáticamente cuando se modifican los datos.
• Organizar listas de datos ordenandos, filtrando y resumiendo los datos.
• Graficar datos numéricos en gráficos.
• Automatizar y personalizar procedimientos usando macros.
No ejemplo
No debe utilizar Excel para:
• Procesar palabras.
• Crear una Base de datos de información.
• Crear una presentación de diapositivas.

LECCIÓN 1
ACTIVIDAD DE DESCUBRIMIENTO 1-1
Identificar los usos de Excel
Objetivo:
Identifique ejemplos donde se usa Excel correctamente.
Situación:
El jefe le da una lista con las tareas a terminar al final de la semana. No está seguro si debe
utilizar Excel para realizar cada tarea o utilizar otra aplicación de software. En esta actividad,
decidirá en qué situaciones es mejor utilizar Excel en la tarea asignada.
1. En la siguiente tabla, indique Sí si piensa utilizar Excel para realizar la tarea o No si piensa
utilizar otra aplicación de software para realizar la tarea.
Tarea Su respuesta
Necesita crear un gráfico que esté enlazado a un
intervalo de datos.
Necesita crear una lista de datos de ventas con
cálculos de comisión y después ordenar y filtrar
esos datos en diferentes maneras.
Necesita crear un memorandum para todos los
jefes de departamento.
Necesita crear una base de datos para los clien-
tes y sus direcciones.
Necesita redactar un escrito para uno de los
socios.
Necesita crear un presupuesto mensual para su
departamento.
2. ¿Qué tarea es la que mejor se realizaría usando Excel?

a) Crear una base de datos para los clientes de su compañía.
b) Calcular datos de ventas para tres divisiones de su compañía.
c) Crear una tabla que incluye reconocimientos por servicio de parte de los empleados,
y sus premios correspondientes.
d) Crear una presentación que incluye una tabla con datos numéricos.

LECCIÓN 1
TÓPICO B
Ingresar datos en una hoja de
trabajo
Ahora que ya conoce las tareas que se pueden realizar con Excel, estará ansioso por comenzar.
En este tema ingresará datos en la hoja de trabajo.
A menos que ingrese información en la hoja de trabajo, esta no le será de utilidad. Una hoja
de trabajo sin datos es como un estante sin libros. Sin embargo, una vez que ingrese datos en
la hoja de trabajo, ahora puede comenzar a manipularlos según sus necesidades.
Familiarizarse con el entorno del libro de trabajo

Ahora está listo para iniciar Excel. Cuando lo haga, aparecen dos ventanas, una dentro de la
otra. La ventana externa es la ventana de aplicación y la ventana interior es la ventana del
libro de trabajo. La Ventana de aplicación llena la pantalla entera y suministra una interfaz
para interactuar con Excel. La Ventana del libro de trabajo aparece dentro de la ventana de
aplicación y muestra un libro de trabajo en donde se ingresan y almacenan los datos.
El El Libro de trabajo predeterminado de Excel contiene tres hojas de trabajo llamadas Hoja1
a Hoja3. Los nombres de las hojas aparecen sobre pestañas en la parte inferior del libro de
trabajo. Un libro de trabajo nuevo de Excel puede contener hasta 255 hojas de trabajo
distintas.
Toda hoja de trabajo está conformada por celdas. Una Celda es la intersección de una columna
y una fila. Cuando abre un nuevo libro de trabajo, la celda seleccionada es la Celda activa.
La hoja de trabajo de Excel es una cuadrícula de 256 columnas por 65,536 filas. Una Columna
es una demarcación dentro de una hoja de trabajo que se extiende verticalmente a través de
todas las filas y que contiene datos. Una Fila es una demarcación dentro de una hoja de tra-
bajo que se extiende horizontalmente a través de todas las columnas y que contiene datos. De
manera predeterminada, Excel designa las columnas con letras a lo largo de la parte superior
de la hoja de trabajo, y designa las filas con números de arriba a abajo por el borde izquierdo
de la hoja de trabajo. Los títulos de las columnas empiezan con la letra “A” y continúan hasta
la letra “Z” Después de la 26ta. columna (columna Z), los títulos son de doble letra, desde
“AA” hasta ″IV″ Los títulos de las filas empiezan con el número 1 y continúan hasta el
número 65536. La Figura 1-2 muestra la posición en el entorno de cada elemento en la aplica-
ción de Excel.

LECCIÓN 1
Figura 1-2: El entorno del libro de trabajo.

La Tabla 1-1 define las características de un libro de trabajo con las que necesita familiarizarse
cuando esté usando Excel.
Tabla 1-1: Elementos de la ventana de Excel

Elemento de la ven-
tana Ubicación Definición
Ventana de la aplicación Comúnmente ocupa La mayor de las dos ventanas de incio; proporciona
toda la pantalla una interfaz para que interactúe con la aplicación
Excel.
Barra de título A lo largo de la parte Muestra el nombre de la aplicación y del libro de
superior de la ventana trabajo activo.
de aplicación
Barra de herramientas Abajo de la barra de La barra de herramientas Estándar proporciona un
menús -la barra de acceso rápido a los comandos de Excel que se usan
herramientas Estándar con más frecuencia. La barra de herramientas For-
está a la izquierda; la mato proporciona acceso a características de
barra de herramientas formato comunes.
Formato está a la dere-
cha
Barra de Fórmula Abajo de la barra de Muestra el contenido de la celda activa en un libro
herramientas Formato de trabajo.
Area de referencia a Arriba del título de la Muestra el nombre de la celda activa o actual.
celda columna A

LECCIÓN 1
Elemento de la ven-
tana Ubicación Definición
Celda activa De manera predetermi- La celda que está seleccionada actualmente.
nada, la celda A1
Celda Dentro del libro de tra- Intersección de una columna y una fila.
bajo
Columna Dentro del libro de tra- Una demarcación dentro de una hoja de trabajo que
bajo se extiende verticalmente por todas las filas y que
alberga datos.
Fila Dentro del libro de tra- Una demarcación dentro de una hoja de trabajo que
bajo se extiende horizontalmente por todas las columnas
y que alberga datos.
Barra de estado En la parte inferior del Muestra información sobre un comando seleccio-
libro de trabajo nado y el estado actual de Excel.
Libro de trabajo Dentro de la ventana de La más pequeña de las ventanas de inicio; un área
aplicación donde puede trabajar y almacenar datos.
Pestañas de las hojas En la parte inferior del Le permite cambiarse de una hoja a la otra en un
libro de trabajo libro de trabajo.
Botones de desplaza- A la izquierda de las Desplazan la visibilidad de las pestañas de hoja,
miento de las pestañas pestañas de las hojas una a la vez, o muestran la primera o última agru-
pación de pestañas de hoja dentro de un libro de
trabajo.
¿Qué es el indicador de modo?

Definición
El Indicador de modo aparece en el lado izquierdo de la barra de estado e indica el
estado de la celda activa. Cuando ingresa datos, quizá desee consultar el indicador de
modo. Sus tres modos se delinean en la siguiente tabla:
Modo Descripción
Listo Aparece cuando está seleccionada la celda activa.
Introducir Aparece cuando está ingresando datos en la celda activa.
Modificar Aparece cuando está editando el dato de la celda activa.
Ejemplo
Supongamos que está seleccionada la celda A3. Aparece el indicador de modo.
Comienza a teclear en la celda A3. El indicador de modo cambia a Introducir. Después
de ingresar los datos, decide que necesita modificarlos. Presiona [F2]. El indicador de
modo cambia a Modificar.
A veces, pensará que Excel no está funcionando. Tal vez solo olvidó presionar la tecla [Intro].

LECCIÓN 1
Ingresar datos en una hoja de trabajo
Referencia de procedimiento:
Cuando esté listo para ingresar datos en una hoja de trabajo de Excel, el orden suge-
rido es:
1. Teclear la información de texto para crear una estructura.
2. Teclear la información numérica dentro de la estructura.
3. Agregar las fórmulas, copiando donde sea posible.
4. Agregar un título a la hoja de trabajo.
5. Dar formato al texto, los números y las fórmulas.
Formato de datos predeterminado

Para crear su propio libro de trabajo en Excel, necesitará ingresar datos. Las celdas de
hojas de trabajo pueden contener valores constantes (texto o números) o fórmulas. En
una hoja de trabajo, puede utilizar texto para organizar e identificar información
numérica. De manera predeterminada, el texto aparece alineado a la izquierda en una
celda y los números aparecen alineados a la derecha en la celda.
ACTIVIDAD 1-2
Ingresar datos
Puesta a punto:
Se muestra el escritorio de Windows 2000.
Situación:
Se acaba de sentar en el escritorio para comenzar el día de trabajo y el jefe le entrega un hoja
de trabajo en papel escrita a mano, que quiere que ingrese en Excel para las 2 PM de esta
tarde. Aparece una copia de esa hoja de trabajo en la Figura 1-3. En esta actividad, ingresará
los datos en una hoja de trabajo nueva.

LECCIÓN 1
Figura 1-3: Ejemplo de una hoja de trabajo en papel.
Qué se hace Cómo se hace
1. Inicie Excel. a. Desde la barra de tareas de Windows,

haga clic en Inicio.
b. Seleccione Programas→Microsoft Excel.

LECCIÓN 1
2. En el siguiente gráfico, identifique las columnas, las filas y las celdas de la hoja de
trabajo.
Columna
Fila
Celda
3. Identifique la celda activa.
4. Identifique el texto en elárea de referencia a celda.
5. ¿Cuál es el estado del indicador de modo?

LECCIÓN 1
6. En la celda A2, teclee Meses, pero a. Coloque el puntero del ratón en la celda
no presione [Intro]. A2. Aparece como una cruz delineada.
b. Haga clic con el botón del ratón para

seleccionar la celda A2. Ahora, está listo
para ingresar texto.
c. Teclee Meses, no presione [Intro]. Es

uno de los encabezados para la hoja de
trabajo. La palabra aparece tanto en la
Barra de fórmulas como en la celda, más
no la ha ingresado aún.
7. Identifíque los botones en la Barra a. En la Barra de fórmulas, identifique los

de fórmulas y el estado del indica- botones Cancelar, Introducir, e Insertar
dor de modo. función.
Puede utilizar estos botones para entradas

de datos.
b. Identifique el estado del indicador de

modo. El modo es Introducir puesto que
se encuentra en el proceso de ingresar
datos.
Para ingresar datos, puede tambíen utilizar el botón Ingresar o seleccionar otra celda. Existen métodos adiciona-
les para ingresar datos lo cual se explicará después.
8. Termine de ingresar el texto. a. Presione [Intro] para ingresar el texto y
moverse una celda hacia abajo. De
manera predeterminada, el texto aparece
alineado a la izquierda en la celda. La
celda A3 ahora es la celda activa. Ingrese-
mos más datos.
9. En la celda B2, ingrese Ventas. a. Seleccione la celda B2. Puede hacer clic
en la celda o utilizar las teclas [→] y [↑]
para seleccionar la celda B2.

LECCIÓN 1
b. Teclee Ventas y presione [Intro] para
ingresar el texto en la celda B2. La celda
activa es ahora B3.
Ahora, ingrese un número.
10. En la celda B3, ingrese 120 y a. Verifique que se seleccione la celda B3.
observe la entrada alineada a la
derecha .
b. Tecleee 120 y presione [Intro].
c. Observe el número en la celda B3. Excel

muestra el número alineado a la derecha.
Ahora, puede ingresar datos por sí mismo.
ACTIVIDAD PRÁCTICA 1-3

Terminar la hoja de trabajo
Duración de la actividad:
15 minutos
Situación:
Ahora que sabe ingresar texto y números en una hoja de trabajo, acabará de ingresar los datos.
Figura 1-4: La hoja de trabajo finalizada.

LECCIÓN 1
1. Utilizando la Figura 1-4 como guía, termine de ingresar los datos en la hoja de
trabajo.
TÓPICO C
Editar datos
Después de que ingrese el texto y datos numéricos en la hoja de trabajo, puede encontrarse
con que necesita hacer algunos cambios a los datos. En este tema, editará datos existentes.
Se siente muy bien porque ha ingresado todo el texto y datos numéricos a la hoja de trabajo.
Sin embargo, analiza cuidadosamente los datos y se da cuenta que necesita hacerles cambios.
Ahora que sabe que el editar la hoja de trabajo es un paso importante hacia el resultado final-
una hoja de trabajo completa que está correcta, es fácil de leer, y se ve bien.
Navegar entre celdas

Existen varias maneras de moverse en Excel. Para moverse a una celda o intervalo (grupo de
celdas) específicos, puede utilizar el ratón o el teclado. La Tabla 1-2 describe la navegación en
Excel usando el ratón y la Tabla 1-3 describe la navegación en Excel usando el teclado.
Tabla 1-2: Utilizar el ratón

Técnica Acción
Hacer clic en las flechas de desplazamiento Para mover la visibilidad de la hoja de trabajo hacia
verticales arriba o hacia abajo una fila por cada vez que hace clic.
Hacer clic en las flechas de desplazamiento Para mover la visibilidad de la hoja de trabajo a la
horizontales izquierda o a la derecha una columna por cada vez que
hace clic.
Hacer clic en el botón del ratón señalando Para mover continuamente la visibilidad de la hoja de
las flechas de desplazamiento vertical u trabajo horizontal o verticalmente.
horizontal
Hacer clic en una barra de desplazamiento, Para mover la visibilidad de la hoja de trabajo una panta-
entre el cuadro de desplazamiento y la fle- lla a la vez.
cha de desplazamiento
Arrastrar los cuadros de desplazamiento Para moverse rápidamente, ya sea vertical u horizontal-
mente, por el área de la hoja de trabajo.
Hacer clic en el cuadro de texto Nombre, Para mover la celda especificada en la referencia a celda.
teclear la referencia a celda y presionar
[Intro]

LECCIÓN 1
Tabla 1-3: Utilizar el teclado
Técnica Acción
Presionar las teclas de flecha Para mover la celda activa una celda hacia la izquierda, derecha,
arriba o abajo.
Presionar [Inicio] Para mover la celda activa a la columna A de la fila actual.
Presionar [Av Pág] o [Re Pág] Para mover la celda activa hacia abajo o hacia arriba una pantalla
entera de filas.
Presionar [Tab] Para mover la celda activa a la derecha, una celda a la vez.
Presionar [Mayúsculas][Tab] Para mover la celda activa a la izquierda, una celda a la vez.
Presionar [Ctrl][Inicio] Para mover la celda activa a A1 en la hoja de trabajo activa.
Presionar [Alt][Re Pág] o [Alt][Av Para mover la celda activa una pantalla a la izquierda o la dere-
Pág] cha, respectivamente.
Editar datos
Cuando ingresa datos en una celda, ¿Qué pasa si teclea alguna información incorrecta-
mente en una celda? Si no ha presionado [Intro], puede cambiar el ingreso. Esta
característica puede ahorrarle tiempo al editar hojas de trabajo. Para cambiar un dato
antes de ingresarlo en una celda, puede realizar cualquiera de las siguientes dos opcio-
nes:
1. Presionar la tecla [Retroceso] para borrar caracteres individuales.
2. Presionar [Esc] o hacer clic en el botón Cancelar (la X en la Barra de fórmula)
para eliminar todo el ingreso.
Si ya ha ingresado el dato en la celda, aún puede modificarlo llevando a cabo cual-
quiera de las siguientes tres opciones:
1. Hacer doble clic en la celda. Esto lo pone en modo Modificar, donde puede editar
el texto de la celda.
2. Presionar [F2]. Esto también lo pone en modo Modificar, donde puede editar el
texto de la celda.
3. Teclear el nuevo texto o dato.

LECCIÓN 1
ACTIVIDAD 1-4
Editar datos
Puesta a punto:
Si no terminó la actividad termine la hoja de trabajo al final del tema ″Ingresar datos en una
hoja de trabajo″, abra el archivo Hoja de trabajo completa y úselo para continuar con esta
lección.
Situación:
Ya ha ingresado los datos básicos para la hoja de trabajo. No obstante, después de ver con
detenimiento lo que ha ingresado, nota que algunos de los datos necesitan modificarse. En esta
actividad, reemplazará la palabra Totales con Utilidades, el número 100 con 154 y los meses
abreviados con los nombres completos de los meses.
1. Reemplace la palabra “Totales” con a. Seleccione la celda D2. Contiene actual-

la palabra “Utilidades” mente la palabra “Totales”
b. Teclee Utilidades. Excel muestra el

nuevo texto en la barra de fórmula y en la
celda.
c. Presione [Intro]. La palabra“Utilidades”

reemplaza a la palabra “Totales” y la
celda D3 ahora es la celda activa.
2. Reemplace el número 100 con el a. Seleccione la celda C4.

número 154.
b. Teclee 154.
c. Presione [Intro]. El número 154 reem-

plaza el número 100. La Celda C5 es la
celda activa.
Ahora, utilice un método diferente para

editar el texto.

LECCIÓN 1
3. Use la tecla [F2] para cambiar la a. Seleccione la celda A3.
palabra Ene a Enero.
b. Press [F2]. En el indicador de modo apa-
rece Modificar. El punto de inserción
aparece después de la letra e en la pala-
bra “Ene”
c. Teclee ro para completar la palabra.
d. Presione [Intro] para ingresar el texto

editado.
4. Use la tecla [F2] para cambiar la a. Verifique que esté seleccionada la celda
palabra″Feb″ a ″Febrero″ A4.
b. Use el método abreviado del teclado

para cambiar “Feb” a “Febrero” e
ingrese el cambio.
5. Use la tecla [F2] para cambiar la a. Verifque que la celda A5 esté

palabra “Mar” a “Marzo” seleccionada.
b. Use el teclado para cambiar “Mar” a

“Marzo” e ingrese el cambio.

LECCIÓN 1
TÓPICO D
Cambiar la apariencia de los datos
Una vez que se ingresen los datos en la hoja de trabajo, quizá quiera modificar su apariencia.
En este tema cambiará la apariencia de los datos usando formatos.
Supongamos que se han ingresado todos los datos en una hoja de trabajo. No obstante, cuando
ve bien la hoja de trabajo, nota que le falta algo. Sí, los datos están correctos, pero lucen muy
simples. Lo que desea es enfatizar ciertos datos y hacerlos más fácil de leer para que llamen la
atención de quien los lea. ¡Imagine lo que sería una hoja de trabajo sin ningún formato! La
Figura 1-5 ilustra la diferencia entre datos con formato y sin formato.
Figura 1-5: Datos sin formato (a la izquierda) contra datos con formato (a la
derecha).
¿Qué es un intervalo?
Definición
Un Rango es un grupo rectangular de celdas adyacentes en una hoja de trabajo.
Ejemplo
Algunos ejemplos de rangos, incluyendo los siguientes, se ven en la Figura 1-6.
• A1:D2
• A5:A10

LECCIÓN 1
• C7:F12
Figura 1-6: Rangos seleccionados.
Trabajar con rangos

Antes de cambiar la apariencia del texto, es bueno saber cómo seleccionar un rango.
Para seleccionar un rango de celdas, puede utilizar cualquiera de los siguientes métodos:
• Con el puntero del ratón, señale el centro de la celda en una esquina del rango; presione y
sostenga el botón del ratón mientras arrastra hacía la esquina opuesta del rango; y suelte
el botón del ratón.
• Seleccione una esquina del rango; presione y sostenga la tecla [Mayúsculas]; y haga clic
en la esquina opuesta del inrtervalo para seleccionar todas las celdas que encierra.
• Usando solo el teclado, seleccione una esquina del rango; y presione la tecla [Mayúscu-
las]; y presione las teclas de flecha para resaltar el rango.
Rangos adyacentes y no adyacentes

En Excel, puede seleccionar más de un rango al mismo tiempo. Sin embargo, los ran-
gos no tienen porqué ser adyacentes. Por ejemplo, puede seleccionar el rango A1:D2,
presionar [Ctrl], y seleccionar el rango A5:D6. Para seleccionar un grupo de rangos
distintos (no adyacentes) a los que desea hacer la misma modificación al mismo
tiempo, seleccione el primer rango; presione y sostenga la tecla [Ctrl]; y seleccione el
siguiente rango.
¿Qué es dar formato?

Definición
Formato cambia la manera en que aparecen los números y el texto en la hoja de
trabajo.
Ejemplo
Por ejemplo, suponga que desea poner en negrita el texto de la celda A1. Seleccionaría
la celda A1, y haría clic en el botón Negrita en la barra de herramientas para aplicar el
atributo de negrita al texto de la celda A1. La Figura 1-7 muestra un ejemplo de texto
sin formato y texto en negrita.

LECCIÓN 1
Figura 1-7: Texto con formato y texto en negrita.
Barras de herramientas adaptables

Excel 2002 incluye Barras de herramientas adaptables, las cuales muestran
dinamicamente los botones de la barra de herramientas. La aplicación identifica los
botones utilizados con más frecuencia y muestra estos botones en la barra de herra-
mientas, a la vez que oculta bajo la flecha Opciones de la barra de herramientas los
botones menos usados. Siempre que se usa la lista Opciones de la barra de herramien-
tas para hacer clic en un botón que no se muestre actualmente en una barra de
herramientas, ese botón se coloca en la barra de herramientas apropiada y desplaza un
botón que no se use (o el que tiene más tiempo de haberse usado). Esto crea un
entorno personalizado o adaptable. Por ejemplo, si frecuentemente inserta gráficos y
raramente pone texto en negritas, el botón Asistente para gráficos aparece en la barra
de herramientas Estándar y el botón Negrita se coloca en la lista Opciones de la barra
de herramientas. Puede inhabilitar esta característica (para que parezca más como
Excel 97) seleccionando Herramientas→Personalizar y después seleccionando la eti-
queta Opciones. Deseleccione los primeros dos cuadros de selección, Las barras
Estándar y Formato se muestran en dos filas y Mostrar siempre los menús completos.

Para cambiar la apariencia de los datos de la hoja de trabajo:
1. Seleccione la celda o rango de celdas a las que desee dar formato.
2. Use la barra de herramientas Formato o el menú Formato para aplicar el formato
deseado.
Comúnmente, se aplica solo un formato para dar énfasis. De otro modo, podría amontonar la
apariencia de los datos con demasiado formato.
El controlador para mover

El controlador para mover sirve como línea divisoría entre las barras de herramientas
acopladas. Cuando el puntero del ratón está sobre éste, el puntero se convierte en una
flecha de cuatro puntas. Puede arrastrar el controlador hacia la izquierda o a la derecha
para reajustar cualquier barra de herramienta acoplada que comparta el renglón con
cualquier otra barra de herramienta acoplada. Puede volver a arrastrarlo para ponerlo
en su posición original.

LECCIÓN 1
ACTIVIDAD 1-5
Situación:
El texto y los datos se ingresan en la hoja de trabajo. Ahora le gustaría aplicar formato como
el que se muestra en la Figura 1-8 para que la hoja de trabajo sea visualmente llamativa y más
fácil de leer.
Figura 1-8: Datos con formato.
Como Excel incluye menús y barras de herramientas adaptables, lo que aparezca en pantalla conforme va
tecleando por todo este curso quizás difiera de las tomas de pantalla de este curso.
Los botones que aparecen en la lista Opciones de la barra de herramientas son los que menos utilizados. Una
vez que use un botón de una lista Opciones de la barra de herramientas, aparece en la barra de herramientas
principal.
1. Identificar los siguientes elementos:
• Barra de herramientas Estándar.
• Barra de herramientas Formato.
• El controlador para mover las barras de herramientas Estándar y Formato.
• Botones en la barra de herramientas Estándar acoplada.
Puede utilizar las Sugerencias en pantalla para identificar los botones en las barras de herramientas.
2. Subraye el número 230 y observe a. Seleccione la celda B5.

los resultados.
b. En la barra de herramientas Formato,
haga clic en el botón Subrayado
para subrayar el texto.

LECCIÓN 1
c. Deseleccione el texto para observar los
resultados.
También, observe que aparece el botón

Subrayado con un fondo y un borde azul
claro, indicando que se seleccionó.
3. Quite el atributo Subrayado del a. Seleccione la celda B5.

número 230.
haga clic en el botón Subrayado. Excel
quita el atributo Subrayado.
Ahora, ponga en negrita algún texto.
4. Ponga en negrita el texto del título a. Ponga el puntero del ratón en el centro
de columna. de la celda A2.
b. Presione y sostenga el botón del ratón.

Arrastre a lo largo hasta que Excel selec-
cione la celda D2.
La celda activa está en blanco. Si tecleara algo, apa-

recería en la celda activa.
c. Suelte el botón del ratón. Excel selec-

ciona las celdas A2:D2. Las celdas
seleccionadas son el rango de celdas.
d. En la barra de herramientas Formato,

haga clic en el botón Negrita .
Excel aplica el atributo de negrita a las
celdas del rango seleccionado.
Ahora, ponga en cursiva algún texto.
5. Aplique el atributo de cursiva al a. Seleccione las celdas A3:A5.

texto de mes.

LECCIÓN 1
haga clic en el botón Cursiva . Excel
aplica el atributo de cursiva a las celdas
del rango seleccionado.
6. Aplique los atributos cursiva y a. Seleccione la celda A7.

negrita a la palabra Totales.
b. Haga clic en los botones Negrita y
Cursiva.
TÓPICO E
Guardar un libro de trabajo
Ahora que la hoja de trabajo está completa, querrá guardarla. En este tema, guardará un libro
de trabajo por primera vez.
Digamos que usted está satisfecho con esta hoja de trabajo terminada. Sin embargo, no se ha
guardado todavía. La hoja existe solo temporalmente en memoria. Si no la guarda, se perderá
para siempre cuando cierre Excel o si algo terrible sucediera, como un corte de luz. Entonces,
tendría que crearla otra vez a partir de cero. Por lo tanto, necesita guardarla.
Guardar como y Guardar

Definición
El comando Guardar como le permite guardar un archivo en una unidad de almacena-
miento permanente, tal como en el disco duro o en un disco de 3.5”, por primera vez,
o guardar los cambios en un archivo bajo otro nombre (uno distinto al que aparece en
la barra de título), o en una ubicación diferente o en un formato diferente.
El comando Guardar le permite actualizar en el mismo lugar de almacenamiento y
con el mismo nombre un archivo que ya estaba guardado. Para actualizar un archivo,
haga clic en el botón Guardar sobre la barra de herramientas Estándar, o seleccione
Archivo→Guardar.
Después de guardar un archivo, la barra de título muestra el nombre completo del archivo.

LECCIÓN 1
Después de guardar un archivo por primera vez, debe seguir guardando su trabajo continuamente. Si
algo le pasara al archivo en memoria, tendrá en el disco una copia reciente del archivo, para no tener
que volver a ingresar todos los datos.
Ejemplo
Cuando esté listo para guardar un archivo por primera vez, querrá utilizar el comando
Archivo→Guardar como. También puede utilizar el comando Archivo→Guardar como
para guardar los cambios en un archivo bajo otro nombre (un nombre distinto al que
aparece en la barra de título), en una ubicación diferente o en un formato diferente. De
manera predeterminada, Excel guarda los archivos en C:\Mis documentos. Sin
embargo, puede guardar su archivo en la carpeta de su preferencia.
Menús adaptables
Para todo comando que se puede ejecutar usando botones, puede también utilizar los
menús de Excel para ejecutar el mismo comando. Excel 2002 tiene Menús adaptables,
lo que significa que cambian según se utilizan. Los elementos del menú son dinámicos.
Los menús desplegables muestran solo los comandos usandos comúnmente. Todos los
menús se expanden cuando se detiene el puntero del ratón sobre ellos, hace doble clic
sobre el nombre del menú o hace clic sobre las flechas de expandir ubicadas en la
parte inferior del menú corto. Por ejemplo, cuando se abre por primera vez un menú,
éste aparece en forma de menú corto. Algunas opciones no aparecen. Los menús en
Excel 2002 se extienden para mostrar los comandos menos usados, que tienen un
fondo gris oscuro en el área de botón del comando de menú.
No confunda las opciones de menú en tono gris con las opciones ocultas, las cuales tienen un fondo
gris oscuro en el área de botón del comando de menú. Como en todas las aplicaciones de Office, las
opciones en tono gris del menú significan que esa opción no está disponible. Las aplicaciones de
Office usan efectos en 3D para mostrar la diferencia entre las opciones visibles y las ocultas del menú.
Nombrar un archivo
Los nombres de archivo pueden contener hasta 255 caracteres;letras, números y los siguentes
caracteres especiales: ! @ # % ( ) - _ { } ’; ~ ; incluso se permiten espacios. Puede hacer que
los nombres de archivos sean tan descriptivos como desee. De manera predeterminada, Excel
guarda todos los libros de trabajo con la extensión .xls.
Guardar un libro de trabajo

Para guardar un archivo con un nombre nuevo:
1. Seleccione Archivo→Guardar como del menú.
2. Si es necesario, cree una nueva carpeta o navegue a la carpeta a donde desea
guardar el archivo.
3. Ingrese el nombre de su archivo en el cuadro de texto Nombre de archivo.
4. Haga clic en Guardar.

LECCIÓN 1
ACTIVIDAD 1-6
Guardar un archivo de libro de trabajo
Situación:
Ha terminado la hoja de trabajo para el jefe. Ahora, lo único que necesita es guardarla. En esta
actividad, guardará una hoja de trabajo por primera vez usando el comando Guardar como.
Nombrará la hoja de trabajo “Mi informe de ventas” y la guardará en una carpeta recién
creada.
1. Identificar los comandos disponibles a. Seleccione Archivo para mostrar el menú

en el menú adaptable Archivo. Archivo. Puede utilizar el menú Archivo
para administrar sus archivos.
b. Vea las opciones disponibles. Excel no

muestra todas las opciones de menú.
c. Note la flecha que apunta hacia abajo en

la parte inferior del menú.
Esto indica que hay otras opciones dispo-

nibles y que puede mostrarlas.
Todos los menús de Excel tienen formas similares, cortos o completos.
El menú puede estar ya extendido.

LECCIÓN 1
2. Identificar la lista completa de a. Sitúe el puntero del ratón sobre la fle-
comandos disponibles. cha que apunta hacia abajo en la parte
inferior del menú. El menú se expandirá
para mostrar todas las opciones de
Todos los menús se extienden cuando se
Archivo.
detiene, hace doble clic sobre el nombre
del menú o clic sobre las flechas de
expandir ubicadas en la parte inferior del b. Con el menú Archivo aún extendido,
menú corto. apunte hacia Edición para mostrar el
menú Edición.
c. Vea el menú. El menú Edición ahora apa-

rece extendido, revelando todos los
comandos de edición.
No confunda las opciones de menú en tono

gris con las opciones ocultas, las cuales
tienen un fondo gris oscuro en el área de
botón del comando de menú. Como en
todas las aplicaciones de Office, las opcio-
nes en tono gris significan que esa opción
no está disponible. Las aplicaciones de
Office usan efectos en 3D para mostrar la
diferencia entre opciones de menú visibles
y las ocultas.
3. Si desea guardar la hoja de trabajo por primera vez, ¿utilizará el comando Guardar o
Guardar como?

LECCIÓN 1
4. Guarde su archivo como Mi informe a. Desde el menú Archivo, seleccione Guar-
de ventas en una carpeta nueva lla- dar como para mostrar el cuadro de
mada Excel, en la carpeta C:\Mis diálogo Guardar como.
documentos.
Puede utilizar este cuadro de diálogo para
guardar un archivo por primera vez.
Puede utilizar el nombre de archivo pre-
determinado que queda seleccionado en
el cuadro de texto Nombre de archivo o
puede ingresar el que prefiera.
De manera predeterminada, Excel mues-

tra la carpeta Mis documentos. Suponga
que desea crear una nueva carpeta para
guardar un libro de trabajo. Inténtelo.
b. En el cuadro de diálogo Guardar como,

haga clic en el botón Crear nueva car-
peta para mostrar el cuadro de
diálogo Nueva carpeta.
c. En el cuadro de texto Nombre, teclee

Excel y haga clic en Aceptar.
d. Teclee Mi informe de ventas para nom-

brar el archivo. Se reemplaza el texto
predeterminado en el cuadro de texto
Nombre de archivo.
e. Haga clic en Guardar. Excel guarda una

copia del archivo en la carpeta Mis
documentos\Excel. Esto le permite conti-
nuar trabajando con el mismo archivo.
5. Verifique que el nuevo nombre de a. Vea la barra de título. Excel muestra el

archivo aparezca en la barra de nuevo nombre de archivo.
título.
Como ya terminó con el archivo Mi
informe de ventas, cierrelo.

LECCIÓN 1
6. Cierre todos los archivos abiertos. a. Haga clic en el botón Cerrar
ventanaadecuado para cerrar todos los
archivos abiertos.
Excel permanece abierto.
Puede también seleccionar Archivo→Cerrar.
TÓPICO F
Obtener Ayuda
Ahora que ya sabe cómo guardar un archivo de libro de trabajo, tal vez quiera llevar su
próxima hoja de trabajo un paso más adelante. Sin embargo, no está completamente seguro de
cómo realizar una tarea específica en Excel. En este tema, utilizará el cuadro Formular una
pregunta para obtener ayuda.
Así que, su primer archivo de Excel está a salvo en el disco duro en la carpeta Mis
documentos. Está listo para crear la siguiente hoja de trabajo, pero esta vez, quiere dar un paso
más adelante. Suponga que quiere mover y copiar datos, pero no está seguro de cómo hacerlo.
Puede utilizar el cuadro Escribir una pregunta para ingresar su pregunta y obtener posibles res-
puestas a su pregunta. Entonces, sabrá exactamente cómo llevar a cabo esta tarea en Excel.
Obtener Ayuda
Cuando esté trabajando en Excel, habrá veces en que necesitará ayuda adicional para una tarea
en particular.
Hay varias maneras de obtener ayuda en Excel. Para obtener ayuda, escoja alguno de
los métodos siguientes:
1. Presione [F1].
2. Seleccione Ayuda del menú.
3. Haga clic en el botón Ayuda en un cuadro de diálogo.
4. Use el cuadro Formular una pregunta.
5. Use el Asistente de Office.

LECCIÓN 1
El Asistente de Office
El Asistente de Office es un asistente animado en línea que le ayuda a utilizar el sis-
tema de Ayuda de una aplicación. El Asistente de Office puede responder a sus
preguntas, ofrecerle consejos y suministrar ayuda para una variedad de características
específicas de Excel.
Cuando inicia Excel 2002, de manera predeterminada el Asistente de Office está oculto.
El cuadro Formular una pregunta

En Excel 2002, puede utilizar el cuadro Formular una pregunta para escribir una pre-
gunta sin abrir el Asistente de respuestas o el Asistente de Office. Para hacer eso,
simplemente haga clic en el cuadro Formular una pregunta que aparece sobre la barra
de menú, escriba su pregunta, y presione [Intro]. Posiblemente las respuestas a su pre-
gunta se muestren en un cuadro del Asistente de respuestas aún si el Asistente de
Office está desactivado u oculto.
Ayuda sensible al contexto

De estas posibilidades, aquellas que le suministran ayuda sensible al contexto- a la
cual en ocasiones se le denomina ayuda “cuando la necesita”, son la tecla [F1], el
comando de menú Ayuda→¿Qué es esto?, los botones de ayuda en cuadros de diálogo,
el cuadro Formular una pregunta y el Asistente de Office.
ACTIVIDAD 1-7
Obtener Ayuda
Puesta a punto:
No hay archivos abiertos.
Situación:
Suponga que crea una nueva hoja de trabajo e ingresa todos los datos. Después, observó la
hoja de trabajo con detenimiento y encontró que desea mover algunos datos a otras celdas. No
está completamente seguro de cómo mover los datos, así que decide utilizar el cuadro Formu-
lar una pregunta para encontrar la respuesta. En esta acitividad, utilizará una característica de
ayuda en Excel para obtener ayuda en una tarea que no está seguro cómo llevar a cabo.

LECCIÓN 1
1. Use el cuadro Formular una pregunta a. En el lado derecho de la barra de menus,

para hacer la pregunta ¿Cómo se identifique el cuadro Formular una
mueven datos? pregunta.
En el cuadro aparece un mensaje que le

pide teclear una pregunta para pedir
ayuda.
b. Haga clic en el cuadro Formular una pre-

gunta y teclee ¿Cómo se mueven datos?
c. Presione [Intro]. Aparece el Asistente de

respuestas con la lista de temas.

LECCIÓN 1
2. Muestra el contenido del primer a. En la parte superior del cuadro, ubique el
tema, Mover o copiar celdas. puntero del ratón sobre el texto Mover o
copiar celdas. El puntero del ratón cam-
bia a una mano. Esto indica que las
palabras son un vínculo a hipertexto.
b. Haga clic en Mover o copiar celdas. La

ventana de ayuda aparece en el lado
derecho de la pantalla. Excel muestra más
opciones.
Usted desea mover o copiar datos de

celdas.
3. Muestra el contenido del subtema a. Haga clic en el hipervínculo Mover o

Mover o copiar el contenido de las copiar el contenido de las celdas para
celdas. mostrar el contenido de ese tema. La
ayuda enumera los pasos relacionados.
4. Cierre la ventana de Ayuda de a. Haga clic en el botón Cerrar.

Microsoft Excel.

LECCIÓN 1
Lección 1 Seguimiento
En esta lección, aprendió cómo crear una hoja de trabajo básica. Ingresó y editó los datos,
cambió la apariencia del texto y guardó un libro de trabajo. Utilizó la Ayuda para aumentar su
conocimiento de una característica de Excel. Ha dado el primer gran paso en crear hojas de
trabajo en Excel. ¡Felicidades!
1. ¿Cómo utilizará Excel en su trabajo?
2. ¿Qué habilidades aprendió en esta lección que le serán de más utilidad cuando use
Excel en el trabajo?

NOTAS

LECCIÓN 2

ción
45 minutos
Editar la hoja de trabajo
En esta lección, podrá Trabajar con celdas y datos de celda, usando una variedad de técnicas
para mover y copiar.
Usted podrá:
• Mover datos hacia otras celdas.
• Copiar datos hacia otras celdas.
• Utilizar la característica Autorrellenar para llenar celdas con una serie de datos.
• Insertar y borrar filas y columnas.
• Utilizar los comandos Deshacer y Rehacer.
• Buscar y reemplazar números.
• Ingresar números en un rango seleccionado.
• Utilizar la barra de herramientas Texto a voz para verificar datos de la hoja de trabajo.
Lección 2: Editar la hoja de trabajo 33

LECCIÓN 2
Introducción
En la lección anterior, creó una hoja de trabajo básica. Ya que creó la hoja de trabajo, sin duda
querrá hacer cambios de edición para modificar o añadir a los datos que contiene. En esta lec-
ción, hará varios cambios de edición a una hoja de trabajo.
Está sentado en su escritorio disfrutando del éxito por haber terminado con anticipación la hoja
de trabajo que el jefe le había asignado. Está pensando: ″lo bueno es que esa hoja de trabajo
está terminada″ sintiéndose muy aliviado. De pronto, alguien le da una palmada en el
hombro...no, no puede ser él. Se da vuelta...y ¡es él! ¿Y ahora qué querrá? Adivinó, ¡cambios a
la hoja de trabajo! ¡¡¡Ugh!!!
TÓPICO A
Mover datos hacia otras celdas
Una de las carecterísticas que utilizará para editar datos en la hoja de trabajo es mover datos.
En este tema, abrirá un libro de trabajo existente para editar y mover datos a otras celdas.
Ya ha ingresado texto y datos numéricos en una hoja de trabajo. Revisa lo que ingresó y se da
cuenta de que ingresó texto en el lugar equivocado. En lugar de borrar y volver a teclear esos
datos en el lugar correcto, puede ahorrarse tiempo moviendo los datos al nuevo lugar.
Paneles de tareas
Definición
Quizá ha notado que cuando abre Excel 2002, aparece un panel nuevo en el lado dere-
cho de la ventana de aplicación. Este nuevo panel se llama panel de tareas. Un Panel
de tareas es una ventana que le permite abrir comandos usados con frecuencia. Con-
forme va trabajando en Excel, notará que el panel de tareas se muestra
automáticamente cuando ejecuta un comando que se usa con frecuencia.
Ejemplo
Por ejemplo, cuando abre Excel por primera vez, se muestra el panel de tareas Nuevo
libro, proporcionándole opciones tales como abrir un libro de trabajo existente o crear
un libro de trabajo nuevo y en blanco. Estas son tareas que desearía efectuar tan
pronto como se abre Excel. Un ejemplo del panel de tareas Nuevo libro se muestra en
la Figura 2-1. También puede utilizar los paneles de tarea para ver el contenido del
portapapeles, hacer búsquedas e insertar dibujos prediseñados.

LECCIÓN 2
Figura 2-1: Un ejemplo del panel de tareas Nuevo libro.

Después de abrir una hoja de trabajo, puede hacerle cambios de edición. Puede mover y copiar
datos entre hojas de trabajo, libros de trabajo u otras aplicaciones.
Cuando se mueven los datos, Excel remueve el contenido de la celda y lo pega en
otra ubicación. Al pegar el contenido de otras celdas, se sobreescribe el contenido exis-
tente de la celda. Para mover datos:
1. Seleccione los datos.
2. Una vez que los datos están seleccionados, puede utilizar cualquiera de los
siguientes métodos para moverlos:
• Seleccione Edición→Cortar, seleccione el destino, y seleccione Edición→
Pegar. (O desde el menú corto, seleccione los comandos Cortar y Pegar.)
• Haga clic en el botón Cortar, seleccione el destino, y haga clic en el botón
Pegar.
• Sitúe el puntero del ratón en una orilla de la selección, arrastre (presione y
sostenga el botón del ratón) hacia el nuevo destino y suelte la selección
(suelte el botón del ratón).

LECCIÓN 2
Puede utilizar el método de copiar, arrastrar y soltar para mover datos entre diferentes
hojas de trabajo.
ACTIVIDAD 2-1
Objetivo:
Mover los datos a otra celda arrastrando.
Archivos de datos:
• Edicion
Situación:
Está listo para hacer cambios a la hoja de trabajo que le solicitó el jefe. El primer cambio es
mover los datos dentro de la hoja de trabajo. En esta actividad, moverá el encabezado Totales
una celda hacia la izquierda y el texto de datos para la Región Noreste una celda hacia la
izquierda.

LECCIÓN 2
1. Use el panel de tareas Nuevo libro a. Si es necesario, seleccione Ver→Panel de

de trabajo para tener una vista pre- tareas para mostrar el panel de tareas del
liminar y abrir el archivo Edicion en nuevo libro de trabajo.
la carpeta Mis documentos.
El panel Nuevo libro le proporciona un fácil
También puede hacer clic en el botón acceso a los comandos para administrar libros
Abrir. de trabajo.
b. En el panel de tareas Nuevo libro bajo

Abrir un libro, haga clic en Más libros.
Aparece el cuadro de diálogo Abrir.
Se ve la carpeta Excel por que es la última car-

peta que guardó.
c. Haga clic en el botón Subir un nivel

. Se ve el contenido de Mis
documentos.
d. Vea la vista preliminar del archivo para

verificar que es el correcto haciendo
clic en la flecha que apunta hacia abajo
junto al botón Vistas y seleccione
Vista previa. Excel muestra una vista pre-
liminar del archivo seleccionado en el
panel derecho.
Puede utilizar el comando Vista previa para ver

el contenido de un archivo antes de abrirlo.
Una vez que seleccionó una vista, esa vista
permanece activa hasta que se seleccione otra.
e. Seleccione Edición y haga clic en Abrir

para abrir un archivo.
2. Mueva el texto de encabezado a. Seleccione la celda H4.

Totales una celda hacia la izquierda
desde H4 a G4.
b. Ubique el puntero del ratón sobre el
borde de la celda H4. El puntero del
ratón se convierte en una flecha de cuatro
puntas.

LECCIÓN 2
c. Presione y sostenga el botón del ratón.
Arrastre hacia la celda G4.
Aparece una Sugerencia en pantalla indicando la

celda destino.
d. Suelte el botón del ratón. Excel mueve el

texto Totales hacia la celda G4.
3. Mueva el texto de fecha para la a. Seleccione la celda B2.

Región Noreste una celda hacia la
izquierda de B2 hacia A2.
b. Ubique el puntero del ratón sobre el
borde de la celda B2.

Arrastre hacia la celda A2.
d. Suelte el botón del ratón. El texto de

fecha aparece ahora en la celda A2.
4. Guarde el archivo como Mi edicion. a. Abra el cuadro de diálogo Guardar como.
b. En el cuadro de texto Nombre de archivo,

teclee Mi edicion.
c. Haga clic en Guardar.

LECCIÓN 2
TÓPICO B
Copiar datos en otras celdas
Mover datos es un método para trasladar datos desde un área de la hoja de trabajo hacia otra.
Copiar datos es otro método. En este tema, copiará datos a otras celdas.
Ha ingresado información en la hoja de trabajo y decidió que desea utilizar los mismos datos
en otra área. La característica mover no le ayudará por que ésta borra los datos de su ubica-
ción original. Quiere que aparezca en ambas, en la ubicación original y en la nueva ubicación.
En vez de teclear esos mismos datos en la nueva ubicación, se puede utilizar la característica
Copiar para ahorrar tiempo.
Etiquetas inteligentes
Definición
Cuando está copiando datos en la hoja de trabajo, encontrará etiquetas inteligentes.
Una Etiqueta inteligente es un botón que aparece cuando se ejecuta una acción o se
comete un error -tal como al pegar datos- que le da opciones relativas a la acción o al
error.
Ejemplo
Encontrará una variedad de etiquetas inteligentes mientras trabaja en Excel 2002,
incluyendo las etiquetas inteligentes de Opciones de pegado. Por ejemplo, si selecciona
la celda A1, haga clic en el botón Copiar, seleccione la celda A15 y seleccione el
botón Pegar, las etiquetas inteligentes de Opciones de pegado aparecerán debajo de los
datos pegados.
Figura 2-2: La etiqueta inteligente Opciones de pegado.

El botón Opciones de pegado le indica que seleccione una de las siguientes opciones:
• Conservar el formato de origen.
• Coincidir con el formato destino.
• Formatos de valores y numéricos.
• Conservar el ancho de la columna origen.
• Solo dar formato.
• Celdas de vínculo.
Otras etiquetas inteligentes comunes que encontrará mientras trabaja con Excel son la
etiqueta inteligente Opciones de Autocorrección y la etiqueta inteligente Opciones de
composición automática.

LECCIÓN 2
Copiar datos hacia otras celdas
Aparte de mover datos, se pueden copiar datos en las hojas de trabajo. Cuando copia
datos, Excel copia el contenido de las celdas y lo pega en otra ubicación. Para copiar
datos:
1. Seleccione los datos.
2. Una vez que los datos están seleccionados, puede utilizar cualquiera de los
siguientes métodos para copiarlos:
• Elegir Edición→Copiar, seleccionar el destino, y elegir Edición→Pegar.
Puede también seleccionar los comandos Copiar y Pegar desde el menú corto.
• Hacer clic en el botón Copiar, seleccionar el destino y hacer clic en el botón

Pegar.
• Señale el borde del rango de celdas, mientras presiona la tecla [Ctrl], arrastre
hacia la nueva ubicación y suelte el botón del ratón.
• Arrastre el controlador de llenado sobre la selección de celdas adyacentes
donde desea copiar los datos y suelte el botón del ratón.
Aprenderá más sobre el controlador de llenado en el siguiente tema.
ACTIVIDAD 2-2
Copiar datos a otras celdas
Objetivo:
Copiar texto por medio de varias técnicas.
Puesta a punto:
Está abierto el archivo Mi edicion.
Situación:
Al jefe le gustó como configuró la hoja de trabajo. Quiere una columna con los totales en la
Región Medioeste tal como la de la Región Noreste. Usted ya sabe cómo mover datos. Los
pasos para copiar datos son muy similares. En esta acitividad, copiará datos a otras celdas.

LECCIÓN 2
1. Use los comandos Copiar y Pegar a. Seleccione la celda G4. Copiará la pala-
para copiar los datos de la palabra bra Totales a la celda O4.
Totales desde la Región Noreste
hacia la misma ubicación de los
b. Sobre la barra de herramientas Estándar,
datos de la Región Medioeste.
haga clic en el botón Copiar . Un
marco rodea las celdas seleccionadas.
c. Seleccione la celda O4.
d. Sobre la barra de herramientas Estándar,

haga clic en el botón Pegar .
Excel copia el texto Totales a la celda O4.
Aparece una etiqueta inteligente debajo de la

celda O4.
2. Muestra la lista desplegable Opcio- a. Haga clic en la flecha desplegable de

nes de pegado y señala las opciones Opciones de pegado para mostrar la lista
de pegado. desplegable de Opciones de pegado.
La lista incluye diferentes opciones de

formato para pegado de información
copiada en la hoja de trabajo.
b. Vea las opciones de pegado. Desea guar-

dar el formato de origen.
3. Cierre la lista desplegable de Opcio- a. Selecccione Mantener formato de origen

nes de pegado sin hacer para cerrar la lista deplegable sin hacer
modificaciones. modificaciones (o haga clic sobre la lista
desplegable de Opciones de pegado).

LECCIÓN 2
4. Arrastre el título ID y sus cuatro IDs a. Seleccione las celdas B4:B8.
acompañantes a las celdas B16:B20
y guarde los cambios en el archivo.
b. Presione y sostenga [Ctrl]. Señale el
borde de la celda B8. El puntero del
ratón cambia a una flecha con un signo de
adición (+).

Arrastre hacia la celda seleccionada B16
para copiar el título ID y cuatro IDs a las
celdas B16:B20.
Conforme arrastra, aparece una Sugerencia en

pantalla para guiarlo hacia el destino correcto.
d. Suelte el botón del ratón. Suelte [Ctrl].

Excel copia el texto.
Si suelta primero [Ctrl], los datos selecciona-

dos serán movidos, no copiados.
e. Sobre la barra de herramientas Estándar,

haga clic en el botón Guardar para
guardar los cambios al archivo con el
mismo nombre y ubicación.
TÓPICO C
Llenar celdas con una serie de datos
Ha aprendido que puede copiar datos idénticos de un lugar a otro. En este tema, aprenderá
cómo copiar datos de un lugar a otro y alterar su valor solo ligeramente.
¿Alguna vez ha necesitado ingresar una serie de datos en una hoja de trabajo, tal como los
días de la semana o los meses del año? Si así es, probablemente notó que puede ser una tarea
que se lleva tiempo. Al ingresar datos, siempre se corre el riesgo de ingresarlos
incorrectamente. Pues bien, si desea ahorrar tiempo, ahora puede utilizar la característica
Autorrellenar. Le permite ingresar datos en una celda para establecer un patrón y arrastrar para
llenar otras celdas sin tener que especificar ninguna información adicional.

LECCIÓN 2
Autorrellenar
Definición
La característica Autorrellenar le permite llenar con una serie de datos un rango de
celdas seleccionado. Ingresa los datos en una o más celdas y arrastra para llenar otras
celdas sin tener que especificar ninguna información adicional. Excel hace algunas
hipótesis cuando ingresa los valores iniciales para la serie con que desea llenar las
celdas. Dependiendo del tipo de datos que esté ingresando (texto o numérico), tal vez
solo tenga que ingresar un dato en una celda, para que Excel interprete el tipo de serie
que desea llenar.
Ejemplo
Por ejemplo, puede llenar celdas con fechas, números y combinaciones de texto y
números.
Controlador de llenado
Puede utilizar el controlador de llenado para copiar datos. El Controlador de llenado
es el cuadro en la esquina de una celda o rango, que puede utilizarse para activar la
característica Autorrellenar de Excel. Cuando una celda o rango de celdas, contiene
datos en incrementos, arrastre el controlador de llenado hacia abajo, arriba, a la
izquierda o a la derecha, para llenar un rango con datos.

Para llenar celdas con una serie de datos:
1. Ingrese en una celda el primer o los primeros dos valores de su serie de datos.
2. Seleccione la celda.
3. Arrastre el controlador de llenado de esa selección hasta que ya no quiera llenar
más celdas con los datos.
4. Suelte el botón del ratón. Excel llena el rango con los datos apropiados, exten-
diendo el patrón que comenzó con su primer ingreso.

LECCIÓN 2
ACTIVIDAD 2-3
Puesta a punto:
Está abierto Mi edicion.
Situación:
Ya está listo para agregar algunos datos nuevos para lo que va de Enero a Abril y para todos
los trimestres en la hoja de trabajo. Necesita ingresar los títulos de cada mes en los cuatro
trimestres. Decide utilizar la característica Autorrellenar para ahorrarse tiempo y reducir errores
de escritura.
1. Ingrese Enero en la celda C16. a. Seleccione la celda C16.
b. Teclee Enero y presione [Intro].
2. Use la característica Autorrellenar a. Seleccione la celda C16.

para llenar las tres celdas a la dere-
cha de Enero con Febrero, Marzo y
b. Ponga el punto de inserción en el con-
Abril, respectivamente.
trolador de llenado. Es el cuadro negro
que aparece en la esquina inferior dere-
cha de la celda seleccionada, la celda
C16.
El punto de inserción cambia a una cruz

negra delgada.

LECCIÓN 2
c. Arrastre el controlador de llenado hasta
la celda F16. Conforme va arrastrando,
Excel muestra los meses del año. Excel
llena automáticamente las celdas selec-
cionadas con los meses del año.
También se muestra el botón Opciones de

autorrelleno.
3. Identifique las opciones proporcionadas por el botón Opciones de autorrelleno.
4. Ingrese 1er trim. en la celda C26. a. Seleccione la celda C26.
b. Teclee 1er trim. y presione [Intro].
5. Use la característica Autorrelleno a. Seleccione la celda C26.

para llenar las tres celdas a la dere-
cha de 1er trim. con 2do trim, 3er
b. Ponga el punto de inserción en el con-
trim. y 4to trim., respectivamente.
trolador de llenado.
c. Arrastre el controlador de llenado hasta

la celda F26.
6. Identifique las opciones proporcionadas por el botón Opciones de autorrelleno para la

serie de trim.

LECCIÓN 2
TÓPICO D
Insertar y borrar filas y columnas
Otro aspecto de la edición de los datos de la hoja de trabajo es agregar o borrar de la hoja de
trabajo filas o columnas completas.
Efectuó cambios a la hoja de trabajo. Al verla, se da cuenta de que le faltaron unos datos y
necesita agregar unas cuantas filas más de información en la parte superior. Podría utilizar su
habilidad para mover datos, pero existe una manera más fácil de llevar a cabo esta tarea.
Puede insertar y borrar filas y columnas sin tener que mover datos existentes. En este tema
aprenderá cómo insertar y borrar tanto filas como columnas.

Al agregar una fila o columna a la hoja de trabajo se inserta una fila o columna en
blanco dentro de la hoja de trabajo y se mueven todos los datos existentes hacia abajo
o a la derecha. Para insertar o borrar filas o columnas enteras:
1. Seleccione una o más filas o columnas.
2. Haga clic con el botón derecho en las filas o columnas seleccionadas.
3. Elija Insertar o Eliminar del menú de métodos abreviados.
Seleccionar filas y columnas

El primer paso para insertar o borrar una fila o columna es seleccionar una fila o
columna en la hoja de trabajo. Hay diferentes técnicas de selección que puede utilizar
cuando inserta y borra filas y columnas.
• Para seleccionar toda una columna o fila, haga clic en el título de la columna o
fila (la letra de la columna o el número de la fila).
• Para seleccionar un grupo de columnas o filas, arrastre a lo largo de los títulos.
• Para seleccionar columas o filas no adyacentes, presione [Ctrl] cuando haga clic
en los títulos de las filas o columnas después de haber seleccionado la primera
columna o fila.

LECCIÓN 2
ACTIVIDAD 2-4
Puesta a punto:
Está abierto el archivo Mi edicion.
Situación:
Aunque no lo crea, aún hay modificaciones por hacer a la hoja de trabajo. El jefe no está a
gusto con el espaciado de la hoja de trabajo. Quiere que inserte dos filas en la parte superior
de la hoja de trabajo, una columna antes de las columnas A e I, y una fila entre el texto de
título y las ventas individuales para hacer que los datos se vean menos aglomerados.
1. Inserte dos filas arriba de la fila 1. a. Arrastre hacia abajo sobre los títulos de
las filas 1 y 2 para seleccionar dos filas
abarcando toda la hoja de trabajo.
b. Haga clic con el botón derecho en el

área seleccionada y elija Insertar. Excel
inserta dos filas arriba de las filas
seleccionadas.
Inserte otra fila.
2. Inserte una fila entre las filas 8 y 9. a. Seleccione el título de la fila 9.

LECCIÓN 2
área seleccionada y elija Insertar. Excel
inserta una fila. Ahora la fila 9 está en
blanco.
3. ¿Cuál fue el efecto en los datos de la Región Noreste y la Región Medioeste?
4. Borre la fila 9. a. Verifique que esté seleccionada la fila 9.
b. Haga clic con el botón derecho en la fila

9 y elija Eliminar. Excel borra la fila.
Ahora, inserte una columna.
5. Inserte una columna antes de la a. Seleccione el título de la columna A.

columna A.
b. Haga clic con el botón derecho en la
columna seleccionada y elija Insertar.
Excel inserta una nueva columna.

LECCIÓN 2
Insertar filas y columnas adicionales
5 minutos
Situación:
Necesita insertar unas cuantas filas y columnas más.
1. Inserte una columna entre las columnas H e I.
2. Inserte una fila entre las filas 6 y 7.
3. Guarde el archivo.
TÓPICO E
Deshacer y rehacer un ingreso de
datos
Cuando trabaja en una hoja de trabajo de Excel, quizás efectúe cierta acción y después quiera
revertir lo que acaba de hacer. En tales circunstancias, puede utilizar los comandos Deshacer y
Rehacer para revertir sus acciones. En este tema, utilizará esos comandos.
¿Ha borrado datos alguna vez en Excel, u otra aplicación de software, y deseó que hubiera una
manera de deshacer esa eliminación? Afortunadamente, puede utilizar el botón para devolver
esos datos a la hoja de trabajo sin tener que teclearlos nuevamente. De igual manera, si usa el
comando Deshacer y después cambia de parecer, puede utilizar el comando Rehacer.
Las características Deshacer y Rehacer

Deshacer le permite revertir una o más de sus acciones más recientes. Rehacer le permite can-
celar una o más de sus acciones más recientes.
No todas las acciones se pueden deshacer en Excel. Por ejemplo, no puede deshacer la acción Archivo→Guardar.
Además, una vez que guarda un archivo, no puede deshacer cosas que hizo antes de guardarlo.

LECCIÓN 2
Suponga que está eliminando el contenido de una celda, y después se da cuenta de que borró
los datos equivocados. Puede utilizar el comando Deshacer para revertir su última acción.¿Qué
tal si deshace un comando pero cambia de parecer? Por ejemplo, ingresa cierto texto en una
celda, presiona Deshacer porque decide que no necesita ese texto, y después se da cuenta de
que en realidad sí lo necesita. Puede utilizar el comando Rehacer para cancelar su última
acción deshacer.
Deshacer y rehacer un ingreso de datos

Puede utilizar el comando Deshacer para revertir su última acción y el comando
Rehacer para cancelar el último deshacer.
1. Para revertir su última acción, haga clic en el botón Deshacer (o elija Edición→
Deshacer).
2. Para cancelar su última acción de deshacer, haga clic en el botón Rehacer (o elija
Edición→Rehacer).
ACTIVIDAD 2-6
Utilizar los comandos Deshacer y Rehacer
Puesta a punto:
Si no terminó la Actividad 2-4 en el Tema 2D, abra el archivo, Edicion completa, y úselo para
continuar con esta lección. Está abierto el archivo Mi edicion.
Situación:
Otro cambio que el jefe necesita que le haga a la hoja de trabajo es eliminar un rango de
datos. Selecciona los datos y los borra. Después se da cuenta que borró los datos equivocados,
de modo que usa el botón Deshacer para revertir la eliminación. Después de un momento, el
jefe le dice que cometió una equivocación. En realidad sí desea los datos que acaba de borrar.
Usa el botón Rehacer para cancelar su última acción.
1. Elimine los títulos 1er trim. hasta a. Seleccione las celdas D29:G29.
4to trim.
b. Presione [Suprimir] para borrar el conte-
nido de las celdas seleccionadas.
Simplemente se da cuenta que borró el

contenido equivocado.
También puede elegir Edición→Borrar→

Contenido.

LECCIÓN 2
2. Deshacer la eliminación de los títu- a. En la barra de herramientas Estándar,
los de trimestre. haga clic en el botón Deshacer
. Excel regresa el texto borrado a
las celdas seleccionadas.
Suponga que el jefe viene a su escritorio y

le dice que después de todo desea borrar
los datos de las celdas D29:G29.
3. Use el comando Rehacer para borrar a. En la barra de herramientas Estándar,

los títulos de trimestre. haga clic en el botón Rehacer para
eliminar el contenido de las celdas
D29:G29.
4. Identifique el contenido de la lista desplegable del historial de comando Deshacer.
¿Cree que puede deshacer más de una acción a la vez?
TÓPICO F
Buscar y reemplazar números
El primer paso para editar los datos es buscar dichos datos en la hoja de trabajo. Hasta ahora,
identificó los datos visualmente en la hoja de trabajo. En este tema, utilizará la característica
Buscar y reemplazar de Excel para ubicar y modificar los datos incorrectos.
Se acaba de dar cuenta que algunos de los datos de la hoja de trabajo están incorrectos. No
está seguro dónde se ubican los datos erróneos. Podría buscarlos manualmente, examinando
visualmente cada celda, comenzando desde el principio de la hoja de trabajo, pero eso le toma-
ría demasiado tiempo. En lugar de eso, decide utilizar la característica Buscar y reemplazar
para buscar y reemplazar el valor incorrecto con el valor correcto. En las hojas de trabajo
grandes, sería más rápido que hacerlo manualmente, y si sucede que existen otros lugares con
los mismos datos sin que lo sepa, podría modificar ese valor al mismo tiempo.
Buscar y reemplazar
Tal vez se encuentre en una situación en la que insertó un texto específico o un número en una
o más celdas de una hoja de trabajo y necesita modificarlo. El comando Edición→Reemplazar
le permite hacer que Excel busque celdas que contengan texto o números específicos dentro de
la hoja de trabajo y reemplace el contenido de la celda con un valor nuevo.

LECCIÓN 2
Para buscar y reemplazar texto o números:
1. Para buscar en toda la hoja de trabajo, seleccione en la hoja de trabajo cualquier
celda.
Para buscar en un rango de celdas específico, seleccione solo el rango.

2. Elija Edición→Reemplazar para mostrar el cuadro de diálogo Buscar y
reemplazar.
3. En el cuadro de texto Buscar, ingrese el texto o número que desa buscar.
4. En el cuadro de texto Reemplazar con, ingrese el texto o número con el que desea
reemplazar el texto encontrado.
5. Haga clic en Buscar siguiente.
6. Para reemplazar el ejemplar seleccionado de los caracteres encontrados, haga clic
en Reemplazar. Para reemplazar todas las repeticiones de los caracteres encontra-
dos, haga clic en Reemplazar todos.
7. Cuando haya acabado con la búsqueda, haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro
de diálogo Buscar y reemplazar.
Cuando usa la característica Buscar y reemplazar, puede establecer cierto número de
opciones diferentes dependiendo de qué es lo que está buscando y reemplazando. Esas
opciones incluyen las siguientes:
• Puede buscar y reemplazar datos en la hoja de trabajo activa o en todas las hojas
de trabajo dentro de un libro de trabajo. Lo predeterminado es buscar y reempla-
zar dentro de la hoja de trabajo activa.
• Puede buscar y reemplazar por filas o por columnas. Por filas es lo
predeterminado.
• Puede ver en las fórmulas cuando está buscando y reemplazando datos.
Aprenderá más sobre las fórmulas en la siguiente lección.
• También puede buscar entre los valores y comentarios. Lo predeterminado es bus-

car y reemplazar fórmulas.
• Puede diferenciar entre mayúsculas y minúsculas y/o hacer que coincida con todo
el contenido de la celda cuando está buscando y reemplazando datos. Ambas
opciones están desactivadas de manera predeterminada.

LECCIÓN 2
ACTIVIDAD 2-7
Situación:
El jefe se acaba de dar cuenta de que uno de los números en la hoja de trabajo está incorrecto.
Le dio el valor 295.44 como la suma de ventas en Abril para el empleado 789012345. La
suma verdadera de ventas es 314.04. Quiere que los datos lo corrija inmediatamente. Decide
utilizar Buscar y reemplazar porque ubicará rápidamente todos los valores que el jefe desea
modificar.
1. Abra el cuadro de diálogo Buscar y a. Verifique que esté seleccionada una sola
reemplazar. celda.
b. Seleccione Edición→Reemplazar para

mostrar el cuadro de diálogo Buscar y
reemplazar. Buscará y reemplazar un
número específico.
2. Busque la suma de ventas inco- a. En el cuadro de texto Buscar, teclee

rrecta de Abril para el empleado 295.44 y presione [Tab] para moverse al
789012345 y reemplaze 295.44 con cuadro de texto Reemplazar con.
el número 314.04.
b. En el cuadro de texto Reemplazar con,
teclee 314.04.
c. Haga clic en Buscar siguiente. Se selec-

ciona la celda P10.
d. Verifique que este sea el valor que

corresponde a la suma de ventas inco-
rrecta de Abril para el empleado
789012345.
e. Haga clic en Reemplazar. Excel reem-

plaza 295.44 con 314.04.

LECCIÓN 2
3. Busque todas las demás repeticio- a. Haga clic en Buscar siguiente. Se muestra
nes de 295.44 para verificar que no un mensaje que indica que Excel no puede
se hayan registrado más datos de encontrar el dato que busca.
ventas incorrectos de Abril en la
hoja de trabajo, para el empleado
b. Haga clic en Aceptar para eliminar el
mensaje.
c. Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro

de diálogo Buscar y reemplazar.
d. Guarde el archivo.
TÓPICO G
Ingresar datos en un rango
Además de ingresar datos navegando hacia cada celda y seleccionándola individualmente,
puede ingresar datos seleccionando un rango de celdas y después navegar solo dentro del
rango. En este tema, ingresará números en un rango seleccionado.
¿Ha estado alguna vez muy concentrado ingresando datos en una hoja de trabajo u otro docu-
mento, y de pronto se da cuenta que el punto de inserción estaba en el lugar equivocado?
Seleccionando primero el rango, el punto de inserción se mueve solo dentro del rango selec-
cionado, eliminando la posibilidad de que el punto de inserción termine en una celda
indeseada.
Ingresar datos en un rango

Se puede seleccionar un rango antes de ingresar los datos y establecer los límites de
los bordes de la celda activa del rango seleccionado. Cuando se ingresan datos en un
rango seleccionado, Excel le permite ingresar datos y cambiar la ubicación del puntero
de la celda con el rango en la manera aquí indicada:
1. Seleccione un rango de celdas.
2. Teclee un ingreso en una celda con el rango seleccionado.
3. Navegue hacia la siguiente celda en el rango mediante:
• Presionar [Intro], o haciendo clic en el botón Introducir, para mover la celda
activa por las columnas en el rango seleccionado, comenzando por la
columna actual y moviéndose a la derecha.
• Presionar [Mayúsculas][Intro] para mover hacia atrás la celda activa por las
columnas en el rango seleccionado.
• Presionar [Tab] para mover la celda activa por todas las filas del rango selec-
cionado, comenzando por la fila actual y desplazándose hacia abajo.

LECCIÓN 2
• Presionar [Mayúsculas][Tab] para mover la celda activa de derecha a
izquierda por todas las filas en el rango seleccionado.
Si usa cualquiera de las teclas de flecha, o el ratón, para navegar dentro del rango seleccionado,
deseleccionará el rango.
Cuando el puntero de celda alcanza la esquina inferior derecha del rango, puede mover la celda
activa nuevamente hacia la esquina superior izquierda del rango presionando [Intro] o [Tab].
ACTIVIDAD 2-8
Ingresar datos en un rango seleccionado
Puesta a punto:
Está abierto el archivo Mi edición.
Situación:
Termina las modificaciones de la hoja de trabajo que le pidió el jefe. Una de las últimas tareas
que necesita llevar a cabo es ingresar los datos para Enero y Febrero para sus primeros cuatro
IDs, como se muestra en la Figura 2-3. Como los datos están contenidos en un rango, su com-
pañero de trabajo, quien usa Excel de manera regular, sugiere que seleccione el rango antes de
ingresar los datos para mantener la celda activa dentro del rango, haciendo la navegación y el
ingreso de datos más fáciles y más exactos. Estos datos están contenidos dentro del rango
D20:E23.
Figura 2-3: El rango de datos terminado.

LECCIÓN 2
1. Usando un rango seleccionado, a. Seleccione el rango D20:E23.

ingrese los datos para Enero y
Febrero como se muestra en la
Figura 2-3 y guarde el archivo. b. En la celda D20, teclee 200 y presione
[Intro].
c. Ingrese 325 en la celda D21.
d. Usando la Figura 2-3 como guía, ingrese

los números restantes en el rango
seleccionado.
e. Guarde el archivo.
TÓPICO H
Verificar datos en un rango
Parte de ingresar y editar datos es revisar que los datos que ingresó sean correctos. En este
tema, utilizará la característica Texto a voz para revisar datos seleccionados.
¿Alguna vez ha estado en una reunión con un impreso de una hoja de trabajo en Excel y le
hizo modificaciones? Si así es, entonces probablemente también incorporó esos cambios en la
versión electrónica de esa hoja de trabajo. Algunas veces, este proceso de revisión puede ser
tedioso, porque los tipos de letra en la hoja de trabajo a menudo son muy pequeños y aglome-
rados porque hay muchos números. La característica Texto a voz le permite revisar fácilmente
esas entradas en unos cuatos pasos rápidos. Antes de que se dé cuenta, los datos estarán verifi-
cados y se habrá asegurado de su exactitud.

LECCIÓN 2
Puede utilizar la característica Texto a voz para verificar audiblemente los datos
seleccionados. Excel le proporciona la barra de herramientas Texto a voz, que incluye
varias herramientas que puede utilizar cuando verifique datos. Para hacerlo:
1. Elija Ver→Herramientas→Texto a voz para mostrar la barra de herramientas
Texto a voz.
2. Selecciona las celdas que desea verificar.
3. Elija cómo desea que Excel lea los datos mediante hacer clic en Por filas o en Por
columnas en la barra de herramientas Texto a voz.
4. En la barra de herramientas Texto a voz, haga clic en Celdas de voz para hacer
que Excel lea cada celda de su selección.
5. Si es necesario, puede utilizar el botón Detener voz en la barra de herramientas
Texto a voz para detener la reproducción y corregir un error.
Opciones de Texto a voz

Antes de verificar los datos seleccionados, puede hacer clic en el botón Por filas o Por
columnas para elegir cómo desea que se verifiquen los datos. Para verificar datos en un
rango seleccionado, haga clic en el botón Celdas de voz. Cada celda se ilumina con-
forme se pronuncia su contenido. Todo lo que esté visible en la celda se lee. Si
necesita detener la verificación durante el proceso, simplemente haga clic en el botón
Detener voz. Puede continuar la verificación haciendo clic en el botón Celdas de voz
nuevamente.
Si se desea, puede hacer que las celdas se verifiquen después de que haya ingresado
los datos en cada celda. Simplemente haga clic en el botón Voz al tener acceso antes
de que ingrese cualquiera de los datos en el rango seleccionado. En cada celda, des-
pués de ingresar los datos, esos datos se verificarán.

LECCIÓN 2
ACTIVIDAD 2-9
Puesta a punto:
Para utilizar la característica Texto a voz, su computadora debe estar equipada con una tarjeta
de sonido y bocinas. No necesita un micrófono para utilizar esta característica. El archivo Mi
edicion se muestra en la ventana de la hoja de trabajo. Si no completó la actividad “Ingresar
datos en un rango seleccionado” al final del Tema 2G, abra el archivo Verificación completa y
úselo para seguir adelante con esta lección.
Situación:
Finalmente está en el último paso de todas las modificaciones de edición que le pidió el jefe.
Acaba de ingresar un grupo de números en un rango seleccionado. Ahora, desea regresar y
verificar la exactitud de esos números. Conforme verifica, se da cuenta de que el número en la
celda E21 es incorrecto. Así que tendrá que dejar de verificar, corregir el número, y continuar
verificando.
1. Muestre la barra de herramientas a. Elija Verw→Barras de herramientas→

Texto a voz, y use los Consejos en Texto a voz. Aparece la barra de
pantalla para ver el nombre de cada herramientas Texto a voz.
botón de la barra de herramientas.
b. En la barra de herramientas Texto a voz,

señale el primer botón. El nombre del
botón aparece en un cuadro de texto.
c. Señale los botones restantes en la barra

de herramientas para mostrar los
nombres.
2. En la barra de herramientas Texto a a. En la barra de herramientas Texto a

voz, establezca la opción para hacer vozhaga clic en el botón Por columnas
que Excel lea los datos por columna . Las celdas se leen por columna.
y hacer que Excel lea el contenido
de cada celda hasta el número 98.
b. Haga clic en el botón Celdas de voz
. Excel comienza a leer el contenido
de cada celda.
c. Cuando se seleccione el número 98, haga

clic en el botón Detener voz .

LECCIÓN 2
3. Reemplace el número 134 con el a. Presione dos veces [Mayúsculas][Tab]
164. para regresar a la celda E21.
b. Presione la tecla [Retroceso] para remo-

ver el contenido de la celda E21.
c. Teclee 164 y presione [Intro].
4. Haga que Excel lea los datos restan- a. Haga clic en el botón Celdas de voz.
tes de la selección, y cierre la barra
de herramientas Texto a voz.
También puede elegir Ver→Barras de
herramientas→Texto a voz.
b. En la barra de herramientas Texto a voz,

haga clic en el botón Cerrar.
5. Guarde y cierre todos los archivos a. Haga clic en el botón Guardar.

abiertos.
b. Haga clic en el botón Cerrar ventana.
En esta lección, hizo algunos cambios de edición básicos en la hoja de trabajo. Movió y copió
datos, llenó celdas con una serie de datos, insertó y borró filas y columnas, usó las característi-
cas deshacer y rehacer e ingresó y verificó datos en un rango. Haciendo estos cambios de
edición adquirió las habilidades que puede utilizar para editar rápidamente el contenido de las
hojas de trabajo.
1. ¿Qué tipos de cambios de edición hará en sus hojas de trabajo?
2. ¿Qué habilidad de edición aprendió y cuál será de más útilidad cuando regrese a la ofi-
cina?

NOTAS

LECCIÓN 3

ción
25 minutos
Efectuar cálculos
En esta lección, podrá Efectuar cálculos en los datos usando fórmulas, incluyendo funciones.
Usted podrá:
• Crear e ingresar una suma.
• Utilizar una función para crear una fórmula.
• Copiar fórmulas.
• Crear una referencia absoluta.
Lección 3: Efectuar cálculos 61

LECCIÓN 3
Introducción
Ahora que sabe cómo ingresar y editar datos en la hoja de trabajo, está listo para comenzar a
efectuar cálculos en los datos. En esta lección, utilizará los datos que ya ingresó y efectuará
cálculos con ellos.
Quizás esté pensando que será difícil efectuar cálculos en datos. Se imagina estar sentado con
su hoja de trabajo, una calculadora y sumando, restando, multiplicando y dividiendo
manualmente. No obstante, usando fórmulas permite que Excel haga el trabajo de calcular. Las
fórmulas son estupendas porque le ahorran tiempo en calcular datos y actualizar
automáticamente cada vez que hace cambios en los números de la hoja de trabajo.
TÓPICO A
Sumar un rango de datos
La hoja de trabajo contiene una gran cantidad de datos numéricos, pero estos no tienen mucho
significado si no realiza el cómputo para obtener resultados específicos. En este tema, sumará
un rango de datos mediante la creación de una simple fórmula.
Los datos que contiene la hoja de trabajo son buenos, pero serán de más valor si realiza cálcu-
los con ellos. Usando fórmulas para calcular los datos, ahorra tiempo, y si efectuá algún
cambio a los datos, esos cambios se reflejarán en las fómulas. Por ejemplo, tiene que calcular
su cuenta de banco personal de manera regular, sumando los depósitos y restando los retiros.
Si cometiese un error, no lo sabrá hasta que realice la reconciliación de la cuenta. Usando las
fórmulas en Excel, los cómputos son automáticos y libres de errores de cálculo, aún si cambia
un número o añade nuevos datos a la fórmula.
Fórmulas
Definición
Una Fórmula es un conjunto de instrucciones que se ingresan en una celda para reali-
zar cálculos.
Ejemplo
Por ejemplo, ingrese el número 350 en la celda B1; ingrese el número 450 en B2;
ingrese la fórmula =B1+B2 en la celda B3. Excel muestra el valor 800 en la celda B3.
Cada vez que cambie el valor en la celda B1 o B2, Excel recalcula el valor de la celda
B3.
Puede crear fórmulas usando números (por ejemplo, 350+450). Sin embargo, es preferible construir
fórmulas que hagan referencia a celdas de la hoja de trabajo. En Excel, puede crear fórmulas prece-
diendo las expresiones con un signo de igual (=).

LECCIÓN 3
Orden de operaciones
Definición
Cuando esté examinando o creando fórmulas, debe tener en mente que existe una
secuencia específica que sigue Excel cuando realiza los cálculos. Esta secuencia se
conoce como el Orden de las operaciones y se realiza como sigue:
1. Paréntesis: Los cálculos encerrados entre paréntesis se realizan primero, no
importa donde aparezcan en la fórmula.
2. Exponentes: Los cálculos que impliquen exponentes se realizan en segundo lugar.
3. Multiplicación y división: Excel realiza estas operaciones después. Dado que son
“iguales” con respecto al orden en que Excel los realiza, Excel los efectúa en el
orden en que los va encontrando (de izquierda a derecha).
4. Adición y substracción: Excel realiza estas operaciones al final. Excel también las
realiza en el orden en que las encuentra (de izquierda a derecha).
Por cada uno de los pasos en el orden de las operaciones, si hubiese más de una de cada una,
Excel las calcula en el orden en que las encuentra en la fórmula. Por ejemplo, si hay dos pares
de paréntesis, Excel los calcula en el orden en que las encuentra en la fórmula de izquierda a
derecha. Si los paréntesis están dentro de otro par de paréntesis, Excel los calcula desde adentro
hacia afuera.
Una manera que tiene de recordar el orden de las operaciones es mediante el mnemónico ″Para
Encontrar Mis Difíciles Arduas Soluciones″ Las máyusculas en el mnemónico (PEMDAS) corres-
ponden a los nombres de las operaciones en su orden correcto.
Símbolos matemáticos
Cuando esté construyendo fórmulas, use:
• El signo más (+) para sumar.
• El signo menos (-) para restar.
• El asterisco (*) para multiplicar.
• La diagonal (/) para dividir.
• El símbolo circunflejo (^) para exponentes.
• Los paréntesis ( ) para grupos de instrucciones de cálculo.
Ejemplo
Aquí un ejemplo de una fórmula, seguida por el orden en que Excel la calculará:
= (A1 + B2) / 100 - C3 * D4^2
1. (A1 + B2)- El contenido de la celda A1 más el contenido de la celda B2.
2. D4^2- El contenido de la celda D4 al cuadrado.
3. Step 1 / 100- El resultado del paso 1 dividido por 100.
4. C3 * paso 2- El contenido de la celda C3 multiplicado por el resultado del paso
2.
5. Paso 4 - paso 3- El resultado del paso 4 menos el resultado del paso 3.

LECCIÓN 3
Los pasos para ingresar una fórmula se delinean aquí:
1. Seleccione la celda donde desea ingresar la fórmula.
2. Teclee = (el signo de igual).
3. Ingrese las referencias de celda adecuadas junto con los símbolos matemáticos
para realizar el cálculo.
Cuando ingresa una fórmula, puede ingresar referencias o hacer clic sobre las celdas deseadas.
Haciendo clic sobre las celdas puede eliminar errores de tecleo y prevenir equivocaciones cuando
determine las referencias de celdas visualmente.
4. Presione [Intro] o haga clic en el botón Introducir sobre la barra de fómulas.
Puede utilizar la barra de fórmulas para ingresar, editar valores o fórmulas en las celdas. También
muestra el valor establecido o la fórmula almacenada en la celda activa.
Contenido verdadero contra el que se muestra en las celdas

Si está usando fórmulas para calcular números, se dará cuenta que no se ve el verda-
dero contenido de la celda. Lo que se ve es el número que Excel calcula como el
resultado de la fórmula. Para ver el verdadero contenido de una celda, seleccione la
celda y observe su contenido en la barra de fórmulas.
Recálculo automático
El recálculo automático actualiza los resultados de las fórmulas que contienen referen-
cias a celdas cuando se modifica el contenido de la celda a la cual hacen referencia
tales fórmulas. Por ejemplo:
La celda A1 contiene el valor 2.
La celda B1 contiene el valor 2.
La celda C1 contiene la fórmula =A1+B1 mostrando el valor de 4.
Si cambia a 3 el valor de la celda A1, la fórmula en la celda C1 se recalcula
automáticamente y C1 se actualiza para mostrar el valor 5.

LECCIÓN 3
ACTIVIDAD 3-1
Objetivo:
Sumar un rango de datos usando referencias de celda.
Archivos de datos:
• Calculos
Puesta a punto:
Situación:
Tiene una hoja de trabajo que contiene muchos datos. Como números simples, los datos no
son tanútiles como necesita que sean. Uno de los elementos que necesita identificar de los
datos es el total de ventas del año hasta la fecha (Enero a Abril) para el empleado 123456789.
Después obtener el total del año hasta la fecha, decide que también le gustaría un total del pri-
mer trimestre para ese mismo empleado. Su primera tarea es crear fórmulas que sumen el
rango de datos y que así constituyan los totales del año hasta la fecha y del trimestre, y
mostrarlos.

LECCIÓN 3
1. En el archivo C:\Mis documentos\ a. En la barra de herramientas Estándar,

Calculos, en la celda G7, ingrese una haga clic en el botón Abrir . Apa-
fórmula que sume los resultados de
rece el cuadro de diálogo Abrir.
ventas desde Enero hasta Abril para
el ID de empleado 123456789.
b. Desde la carpeta Mis documentos, selec-
cione Cálculos y haga clic en Abrir.
c. Seleccione la celda G7.
d. Teclee =c7+d7+e7+f7.
Conforme ingresa cada referencia a celda,

Excel pone código de colores a cada refe-
rencia a celda en la fórmula y su celda
correspondiente. Además, la fórmula apa-
rece en la celda y en la barra Formula.
e. En la Barra de fórmula, haga clic en el

botón Introducir para ingresar la
fórmula en la celda G7.
2. ¿Cuál es el total de ventas desde Enero hasta Abril para el empleado 123456789?
3. Cambie a 123,75 el total de ventas a. Seleccione la celda C7.

de Enero para el ID de empleado
123456789.
b. Teclee 123,75 y presione [Intro]. Excel
recalcula el resultado de la fórmula en la
celda G7 para reflejar este cambio. El
nuevo total es 575.51.
4. En la celda H7, ingrese una fórmula a. Seleccione la celda H7.

que sume las ventas del primer tri-
mestre para el ID de empleado
b. Teclee =g7- f7 y presione [Intro]. El
123456789.
resultado es 440,36.

LECCIÓN 3
ACTIVIDAD 3-2
Ejecutar las fórmulas
Situación:
Ahora, querrá ingresar el resto de los totales trimestrales y cuatrimestrales para cada empleado
de la región Noreste.
Figura 3-1: Las fórmulas terminadas.
1. Ingrese las fórmulas para calcular a. En la celda G8, ingrese =c8+d8+e8+f8.

los valores de Total trimestral y
Total cuatrimestral para los
b. En la celda H8, ingrese =g8- f8.
empleados restantes. Cuando haya
acabado, la hoja de trabajo lucirá
como la Figura 3-1. Cuando haya ter- c. En la celda G9, ingrese =c9+d9+e9+f9.
minado, guarde el archivo como Mis
cálculos.
d. En la celda H9, ingrese =g9- f9.
e. En la celda G10, ingrese

=c10+d10+e10+f10.
f. En la celda H10, ingrese =g10- f10.
g. Guarde el archivo como Mis cálculos.

LECCIÓN 3
TÓPICO B
Utilizar una función incorporada
Ahora que sabe cómo ingresar fórmulas básicas de adición y substracción, probablemente se
dé cuenta de que puede ser una tarea que le toma mucho tiempo, especialmente si necesita
ingresar muchas. Excel le proporciona funciones para ayudarle a realizar cálculos. En este
tema, creará fórmulas usando funciones.
Ha ingresado unas cuantas fórmulas y parece muy sencillo. No obstante, aún requiere de
mucho tecleo, especialmente si se incluye cierto número de celdas en su fórmula. Quizás está
pensando en que debe haber una manera más fácil y rápida para ingresar fórmulas, y sí, ha
acertado. Puede utilizar funciones para simplificar el proceso de ingresar fórmulas, e inclusive
recibir sugerencias conforme va construyendo la fórmula. ¿Cómo podría ser más fácil?
Funciones
Definición
Una Función es una fórmula incorporada. Las funciones comienzan con el signo de
igual (=) y generalmente tienen dos componentes:
• el Nombre de función o una abreviación del nombre; y
• los Argumentos, que requieren datos en paréntesis.
Excel suministra más de 200 fórmulas incorporadas llamadas funciones. Se puede utili-
zar una función por sí misma o en conjunto con otras fórmulas o funciones.
Ejemplo
Por ejemplo:
Funciones Lo que hace

=SUMA(A4:A10) Esta función le indica a Excel que sume todos los valores
en la celda A4 hasta A10.
=PROMEDIO(A4:A10) Esta función le indica a Excel que calcule el promedio de
los valores de las celdas A4 hasta A10.
=MIN(A4:A10) Esta función le indica a Excel que encuentre el valor
mínimo de los valores de las celdas A4 hasta A10.
=MAX(A4:A10) Esta función le indica a Excel que encuentre el valor
máximo de los valores en las celdas A4 hasta A10.
=CONTAR(A4:A10) Esta función le indica a Excel que encuentre el número
de ingresos en las celdas A4 hasta A10.

LECCIÓN 3
La característica Autocalcular
Como ya sabe, la barra de estado está ubicada en la parte inferior de la ventana de la
hoja de trabajo y suministra constante retroacción sobre lo que está pasando en cual-
quier libro de trabajo activo. Una porción de la barra de estado, la cual muestra
Suma=0, revela las búsquedas de la característica Autocalcular de Excel. Esta
carecterística está siempre operando en el fondo, trabajando en conjunto con el rango
seleccionado.
De manera predeterminada, Autocalcular muestra la suma de los valores en el rango
seleccionado. Puede utilizar Autocalcular para realizar otras cosas, tales como el cál-
culo del promedio de un grupo de valores o contar el número de ingresos en un rango
seleccionado.
Es importante observar que la caracterísitica Autocalcular solo muestra un valor. No está presente
donde quiera de manera permanente en la hoja de trabajo y cuando deselecciona el rango, el valor
desaparece.
Para cambiar el cálculo hecho por Autocalcular, haga clic con el botón derecho sobre
la barra de estado para accesar a un menú corto que contiene los ingresos Promedio,
Contar, Contar núm., Máx, Mín, y Suma; seleccione la función que desee utilizar;
seleccione un rango de celdas y vea la barra de estado. Excel ejecuta la función sobre
el rango seleccionado.
Obtener ayuda sobre argumentos de funciones

La Argumento de función o sugerencia de herramientases característica nueva que hace
mucho más fácil el uso de funciones. Cuando comienza a teclear una fómula usando
una función, Excel le muestra información acerca de argumentos de función. Esto
ayuda a los usuarios a recordar qué necesitan teclear para que esa función trabaje.
Sirve cómo referencia. La sugerencia de herramienta que aparece también contiene
enlaces hacia temas relacionados. Se pueden ver estos enlaces sobre la parte de la fun-
ción de la sugerencia de herramienta y entonces haga clic en el enlace.
Utilizar una función incorporada

Para ingresar funciones:
1. Seleccione la celda donde desea la función.
2. Ingrese la función en la celda mediante uno de los siguientes métodos:
• Teclee la función entera directamente en la celda.
• Escriba el nombre de la función y el paréntesis izquierdo, use el ratón para
seleccionar tanto el(los) rango(s) como el(los) argumento(s), separando argu-
mentos múltiples con comas, y escriba el paréntesis derecho.
• Use el botón Insertar función ubicado sobre la barra de fórmulas.
3. Presione [Intro].

LECCIÓN 3
ACTIVIDAD 3-3
Utilizar funciones incorporadas
Puesta a punto:
Está abierto Mis calculos. Si no terminó la actividad Completar las fórmulas al final del tema
3A, abra el archivo Formulas completas y úselo para continuar en esta lección.
Situación:
La hoja de trabajo está realmente comenzando a tener forma. Ya ha ingresado unas cuantas
fórmulas básicas. Sin embargo, ahora necesita añadir algunas más y puede ser una tarea que
consuma mucho tiempo. Quiere calcular el total de ventas de Enero de la Región Noreste, para
determinar que empleados tuvieron las ventas más altas y las ventas más bajas de ese mes. Su
compañero de trabajo quien lo ha ayudado anteriormente con Excel le suguiere que use
funciones.
1. Use la característica Autocalcular a. Selecione el rango C7:C10.

para mostrar la suma sobre la barra
de estado de las ventas de Enero
b. En la barra de estado, vea Suma=755. Si
para Región Noreste.
selecciona un rango de celdas que contie-
nen datos numéricos, entonces verá
Suma= el total de los números selecciona-
dos actualmente. La característica
Autocalcular le permite realizar diferen-
tes tipos de cálculos usando funciones por
selección de un rango de celdas en la hoja
de trabajo.
2. Usando la función SUMA, ingrese una a. Seleccione la celda C12. Estará por ingre-
fórmula en la celda C12 que sume sar una fórmula mediante utilizar la
las ventas de Enero para la Región función SUMA.
Noreste.
Puede ubicar el puntero del ratón sobre SUMA
en la sugerencia de herramienta para mostrar
el enlace y hacer clic sobre el enlace para mos-
trar la Ayuda de Microsoft Excel y suministrarle
información adicional sobre la función SUMA.

LECCIÓN 3
b. Teclee =suma( para comenzar a ingresar
la fórmula.
Note que tan pronto como Excel reconoce

la función, aparece un argumento de fun-
ción o sugerencia de herramienta.
La sugerencia de herramienta muestra

qué información necesita proveer para
completar esta función.
c. Usando el ratón, seleccione el rango

C7:C10. Al seleccionar el rango, Excel le
indica cuantas filas y columnas
seleccionó.
El rango que selecionó aparece con una

marquesina azul parpadeando alrededor.
d. Teclee ) y presione [Intro] para comple-

tar la fórmula. Excel calcula la suma de
las celdas C7:C10 y ubica el total en la
celda C12, el cual es 755.
Cree otra fórmula usando una función

diferente.
3. Usando la función MAX, ingrese una a. Seleccione la celda C14.

fórmula en la celda C14 que calcule
la suma de ventas máximas de
b. Teclee =max(.
Enero para la Región Noreste.

LECCIÓN 3
c. Seleccione el rango C7:C10.
d. Presione [Intro]. El resultado es 220,15.
Observe que ya no necesita añadir el paréntesis

que cierra. Excel ya lo hizo.
4. Usando la función MIN, ingrese una a. Seleccione la celda C16.

fórmula en la celda C16 que calcule
la suma de las ventas mínimas de
b. Teclee =min(.
Enero para la Región Noreste.
c. Seleccione el rango C7:C10.
d. Ingrese la fórmula. El resultado es 123.

75.

LECCIÓN 3
Efectuar cálculos
15 minutos
Situación:
Ha ingresado las fómulas usando funciones para realizar los cálculos que necesita sobre las
cifras de ventas de Enero. Ahora, necesita calcular los mismos valores de las cifras de ventas
para Febrero, Marzo y Abril. Cuando haya terminado de ingresar las funciones, los valores de
la hoja de trabajo deberán concordar con los de la Figura 3-2.
Figura 3-2: Las funciones terminadas.
1. Para la Región Noreste, use funciones para calcular los Totales, Máximo y Mínimo de
Febrero, Marzo y Abril.

LECCIÓN 3
TÓPICO C
Copiar una fórmula
Ha creado fórmulas en las hojas de trabajo y decide tal como con sus valores de datos, que
desea volver a utilizar algunas de las fórmulas que ha creado, en otras áreas de la hoja de tra-
bajo sin tener que volver a teclear. El proceso de copiar fórmulas es el mismo como copiar
datos. En este tema, copiará fórmulas usando la manija de llenado.
Ha creado varias fórmulas. Le duele la cabeza y las manos de tanto teclear todos los datos.
Debe haber una manera más fácil de ingresar todas las fórmulas, especialmente por que
muchas de ellas son similares. Está en lo cierto - hay una manera más fácil. Puede copiar fór-
mulas tal como copiar texto en una hoja de trabajo. Por copiar fórmulas, ahorra tiempo valioso
y sus fórmulas contendrán pequeños errores, por que no está tecleando manualmente las
fórmulas.
Copiar una fórmula

Además de copiar texto en una hoja de trabajo, puede copiar las fórmulas usando el
controlador de llenado. Para copiar una fórmula usando la característica Autorrellenar:
1. Seleccione la celda que contiene la fórmula que desea copiar.
2. Ubique el puntero del ratón sobre el controlador de llenado.
3. Cuando el puntero del ratón cambie a un + (signo de más), arrastre para seleccio-
nar las celdas a las cuales desea copiar la fórmula.
Excel ajusta las fómulas copiadas de tal modo que las referencias de celdas cambian
en relación con sus nuevas ubicaciones. Estas referencias “ajustables” se conocen
como referencias relativas. Tenga en mente que los valores constantes (números y
texto) son solo eso- constantes. No cambian cuando los copia a otro lugar.
Copiar a celdas no adyacentes

La característica Autorrellenar es magnífica para copiar fórmulas en celdas adyacentes.
Sin embargo, ¿qué hace si desea copiar fórmulas en celdas no adyacentes? Puede
copiar fórmulas a ubicaciones no adyacentes usando tanto los botones o comandos
Copiar y Pegar, o el método de arrastre con [Ctrl].

LECCIÓN 3
ACTIVIDAD 3-5
Copiar fórmulas
Objetivo:
Copiar fórmulas mediante el uso del controlador de llenado.
Puesta a punto:
Esta abierto el archivo Mis cálculos. Si no terminó la actividad Completar los cálculos al final
del tema 3B, abra el archivo, Funciones completas y úselo para continuar sobre esta lección.
Situación:
Ha ingresado varias fórmulas que incluyen funciones. Sin embargo, tiene muchas más por
ingresar. Se le está agotando el tiempo y está perdiendo la paciencia. Entonces comprende que
puede volver a utilizar las fórmulas al copiarlas. Ya ha creado los totales, máximos y mínimos
desde Enero hasta Abril. De modo que decide copiar esas fórmulas para los trimestres y totales
del trimestre.
1. Usando el controlador de llenado, a. Seleccione la celda F12. Va a copiar la

copie la fórmula para del Total de fórmula en esta celda a la celda adya-
Abril para la Región Noreste para el cente en la fila.
Total trimestral y Total
cuatrimestral para la Región
Noreste. b. Ubique el puntero del ratón sobre el
controlador de llenado.
c. Con el puntero del ratón sobre el contro-

lador de llenado, arrastre para
seleccionar el rango G12:H12 para copiar
la fórmula.
2. Examine los contenidos de las celdas G12 y H12.
¿Cambio Excel la dirección relativa de las celdas a sus nuevas ubicaciones?

LECCIÓN 3
3. Use el controlador de llenado para a. Seleccione la celda F14.
copiar las fórmulas para el máximo
de Abril y el mínimo ventas de Abril
para la Región Noreste para calcular b. Ubique el puntero del ratón sobre el
controlador de llenado.
el Máximo total del trimestre y el
Máximo total del cuatrimestre para
la Región Noreste. Guarde el c. Con el puntero del ratón sobre el contro-
archivo. lador de llenado, arrastre para
seleccionar el rango G14:H14 para copiar
la fórmula.
d. Use el controlador de llenado para

copiar los contenidos de la celda F16 a
G16:H16.
e. Haga clic en el botón Guardar.
TÓPICO D
Crear una referencia absoluta
Ya ha visto que Excel automáticamente ajusta las referencias de celda de las fórmulas durante
el procedimiento de copiar para asegurar que las fórmulas copiadas refieran a las celdas correc-
tas en relación a su nueva posición; dentro de la hoja. Sin embargo, hay veces en que no
querría ajustar todas las referencias de celdas. En este tema, copiará fórmulas sin cambiar las
referencias de celda usando referencias absolutas.
Ahora que ha copiado algunas fórmulas, quiere copiar más. Suponga que copió una fórmula y
no obtuvo el resultado deseado. Las referencias de celda han cambiado en relación a su nueva
posición. No quiso que ocurriera eso. En este caso, puede cambiar la fórmula que va a copiar
para que las celdas no se actualicen automáticamente y las fórmulas copiadas muestren los
valores correctos.
Referencias absolutas
Una Referencia absoluta es una referencia de celda en una fórmula que no cambia cuando
copia la fórmula. Para evitar que cambien las referencias de columnas o filas cuando copia una
fórmula que las contiene, debe escribir la fórmula usando referencias absolutas. Para crear una
referenca absoluta, inserte signos de dólar ($) antes de la designación de la columna y fila. Por
ejemplo, F22 se convierte en $F$22.

LECCIÓN 3
Crear una referencia absoluta
Habrá ejemplos donde querrá hacer una referencia de celda absoluta en vez de
relativa. Para hacer eso:
1. Haga doble clic sobre la celda que contiene la fórmula donde desea que contenga
la referencia absoluta.
2. Ubique el punto de inserción en la referencia de celda.
3. Presione [F4], la Tecla absoluta.
4. Ingrese la fórmula.
ACTIVIDAD 3-6
Crear referencias absolutas
Objetivo:
Editar una fórmula para que una porción, de la misma no cambie al copiarla.
Puesta a punto:
Está abierto el archivo Mis cálculos.
Situación:
Con toda esta práctica, ya es un genio para copiar fórmulas. Creó una fórmula que calcula las
comisiones del empleado 123456789. Trata de copiar la comisión para los ID de empleado de
123456789 a 234567890 para ahorrarse tiempo y no consigue los resultados que esperaba.
Comprende que las referencias de celda cambian relativamente a la nueva ubicación de la
fórmula. Sin embargo, necesita cada fórmula para hacer referencia a la celda específica que
contiene el porcentaje de comisión de ventas. Decide que necesita crear referencias absolutas
antes de copiar.
1. Cree una fórmula que calcule la a. Seleccione la celda I7. Ingresará una fór-
comisión para el ID de empleado mula que calcula las ganancias por
123456789 al multiplicar la tasa de comisión para el empleado listado en la
comisión por el Total cuatrimestral. fila 7.
b. Teclee = para comenzar la fórmula. Ter-

minará la fórmula mediante seleccionar
celdas en la hoja de trabajo.

LECCIÓN 3
c. Haga clic en la celda H3. Esta celda con-
tiene la tasa de comisión. Excel añade la
celda H3 a la fórmula.
d. Teclee *. Va a multiplicar dos valores.
e. Haga clic en la celda G7.
Estas celdas contienen la suma de los

totales de ventas para el empleado listado
en la fila 7.
f. Presione [Intro] para mostrar el resul-

tado, 97,8367, en la celda I7.
2. Copie la comisión para el ID de empleado 123456789 en el resto de los empleados de

la Región Noreste.
¿Cuál es el resultado?
3. Usando la barra de Formula y la tecla a. Haga doble clic sobre la celda I7 y borre
de referencia absoluta, corrija los su contenido.
errores de cálculo creando una
referencia absoluta para la comi-
sión del ID de empleado
123456789.

LECCIÓN 3
b. En la Barra de fórmula, teclee la fórmula
=G7*H3, como se muestra en el gráfico.
c. Presione [F4]. Excel inserta signos de

moneda en frente de la H y del 3. La refe-
rencia H3 es ahora una referencia
absoluta, en vez de una referencia
relativa.
d. Ingrese la fórmula. Las otras comisiones

debajo de esta continúan reflejando los
resultados de la copia previa.
Vuelva a copiar la fórmula nuevamente y

vea que pasa.
4. Copie la comisión para el ID de empleado 123456789 al resto de los empleados de la

Región Noreste.
¿Cuál es el resultado?
5. Guarde y cierre todos los archivos a. Guarde el archivo.

abiertos.
b. Cierre cualquier archivo abierto.
En esta lección, trabajó con cálculos. Tomó los datos numéricos que ya estaban contenidos en
una hoja de trabajo y efectuó cálculos en ellos, tales como sumar y restar, creando fórmulas
mediante la selección de rangos y usando funciones incorporadas. También copió fórmulas y
creó referencias absolutas. Ahora puede estar seguro de que sus cálculos sean exactos y se
actualizarán automáticamente si cambian los datos numéricos.
1. Identificar ventajas de utilizar las funciones incorporadas de Excel.
2. En sus hojas de trabajo, ¿qué tipos de fórmulas creará?

NOTAS

LECCIÓN 4

ción
55 minutos
Dar formato
En esta lección, podrá Cambiar la apariencia de los datos de la hoja de trabajo al utilizar una
variedad de técnicas de formato.
Usted podrá:
• Utilizar el cuadro de diálogo de formato de celdas para dar formato a las celdas que con-
tengan datos numéricos.
• Crear un formato numérico personalizado.
• Cambiar el tamaño y el tipo de fuente de los datos en la hoja de trabajo.
• Utilizar el comando Formato→Estilo para aplicar estilos a datos en la hoja de trabajo.
• Agregar bordes a celdas.
• Buscar y reemplazar datos y formatos en una celda.
• Cambiar el ancho de columna y la altura de fila.
• Alinear el contenido de las celdas utilizando una variedad de opciones de alineación.
• Utilizar el botón Combinar y centrar.
• Dar formato a las celdas en una hoja de trabajo usando la característica Autoformato.
Lección 4: Dar formato 81

LECCIÓN 4
Introducción
Ha terminado las hojas de trabajo con ambos datos de texto y numéricos, más los valores que
ha calculado de los datos numéricos. Ahora, desea mejorar la apariencia de los datos. En esta
lección, cambia la apariencia a los datos de la hoja de trabajo usando una variedad de técnicas
de formato.
Todos los datos están ingresados en la hoja de trabajo, junto con las fórmulas para calcular los
datos. Está orgulloso del trabajo que ha terminado. Sin embargo, la hoja de trabajo será más
valiosa si algunos de los datos cruciales fueran de alguna manera enfatizados. Excel le provee
de numerosas opciones para formato de datos seleccionados en sus hojas de trabajo. Al dar
formato, estará en camino de que una hoja de trabajo sea mostrada efectivamente e
interpretada.
TÓPICO A
Especificar formatos numéricos
Cuando esta trabajando con formatos en Excel, uno de los formatos más comunes que puede
aplicar a los datos es el formato numérico. En este tema, especificará un formato numérico
para un rango de datos seleccionado.
Algunas veces los datos en la hoja de trabajo no aparecen en la manera que desea que se
muestren. Si eso pasa, es posible que no se interpreten de la manera esperada. Por ejemplo, el
número 200 puede que no se interprete como $200.00. Se puede cambiar fácilmente el formato
de datos específicos para mejorar la manera en que aparecen y asegurarse de que se interpreten
correctamente. Puede cambiar el formato numérico de un número usando unos cuantos pasos
rápidos.
Formatos numéricos
Definición
Un Formato numérico cambia la apariencia de los números que se muestran en la
celda sin cambiar el verdadero número ingresado en la celda.
Este es el valor mostrado contra el valor verdadero, que aprendió en la lección sobre fórmulas.
Excel le suministra una variedad de formatos numéricos para escoger. La Tabla 4-1
describe esos formatos numéricos.
Tabla 4-1: Los formatos numéricos disponibles en Excel

Categoría Descripción
General No tiene formato específico. Los contenidos de la celda se mues-
tran tal como los ingresa.
Número Se usa para mostrar los números en general. De manera prede-
terminada, se ven dos posiciones de decimales.
Moneda Se usa para valores monetarios en general. Los números apare-
cen con un signo de dólar ($) y dos posiciones de decimal.

LECCIÓN 4
Categoría Descripción
Contabilidad Es el mismo formato que moneda, pero sitúa el símbolo de
moneda y los decimales en la columna.
Fecha Muestra la fecha y hora en serie como valores de fecha. De
manera predeterminada, lo muestra como dd/mm/aaaa.
Hora Muestra los números de la fecha y hora en serie como valores
de hora. De manera predeterminada, los muestra como hr:min
AM/PM.
Porcentaje Multiplica el valor de la celda por 100 y lo muestra con un sím-
bolo de porcentaje.
Fracción Lo muestra como una fracción.
Científica Lo muestra como un formato científico.
Texto Lo toma como texto aún si hay un número en la celda.
Especial Se usa para llevar cuenta de las listas y valores de datos.
Personalizada Se usa como un punto de partida cuando crea un código a su
medida.
Ejemplo
Por ejemplo, suponga que tiene una celda que contiene el valor 75.25. Cuando es
formateado como moneda con cero posiciones decimales, Excel muestra el valor $75
en su hoja de trabajo. Sin embargo, el valor actual usado por Excel es 75.25. Cuando
selecciona esta celda, el número que se muestra en la barra de fórumlas es 75.25. Por
añadidura, Excel usa el valor actual, 75.25, cuando se hace referencia a la celda en la
fórmula.
Especificar formatos numéricos

De manera predeterminada el formato numérico para las hojas de trabajo de Excel es
el formato General. Tradicionalmente, cuando ingresa un número en una celda con el
formato General, el número aparece de la manera como lo ingresó. Puede utilizar los
formatos incorporados de Excel par cambiar la apariencia de los números.
1. Seleccione el rango de números a los cuales desea aplicar el formato.
2. Elija Formato→Celdas para mostrar el cuadro de diálogo Formato de celdas.
3. Si es necesario, seleccione la pestaña Número.
4. Seleccione el formato de categoría deseado.
5. Si es aplicable, seleccione el número de posiciones de decimales deseados para el
formato numérico que seleccionó.
Cuando selecciona una categoría de formato que le da posiciones para decimales, de manera
predeterminada puede utilizar dos o utilizar el cuadro de texto Posiciones decimales para cambiar
el número de posiciones de decimales de acuerdo a sus necesidades.
6. Haga clic en Aceptar.

LECCIÓN 4
El texto explicativo de Columna angosta
De manera predeterminada, Excel ajusta el ancho de la columna para colocar un incre-
mento del espacio, necesario cuando un formato numérico es aplicado a una celda. Sin
embargo, si cambia el ancho de columna manualmente, cuando el total de números de
caracteres para datos numéricos es mayor que el ancho de columna, el signo de
número (#####) aparece en la celda. Esto es para evitar uso inadvertido de un número
truncado sin darse cuenta. Por ejemplo, el número en la celda es 123456, pero solo
12345 se mostrará en la celda. Usted no desea ver 12345 si el valor en realidad es
123456.
Para mostrar el número, puede cambiar el formato, alargar el ancho de la columna o
utilizar el texto explicativo de Columna angosta. Este texto explicativo le permite ver
los contenidos de las celdas que son mostradas como signos de número por que el
ancho de la columna es demasiado chico para mostrar el valor completo.
ACTIVIDAD 4-1
Especificar un formato numérico
Objetivo:
Cambiar el formato numérico predeterminado de un rango de celdas de General a Moneda o
Número.
Archivos de datos:
• Formato
Puesta a punto:
Situación:
El jefe analiza todos los cambios de edición que ha hecho a la hoja de trabajo y está
satisfecho. Sin embargo, él desea mejorar la hoja de trabajo al realizar algunos cambios de
formato. El primer cambio que desea que haga es aplicar el formato Número a todos los datos
numéricos en la hoja de trabajo (excepto a las fechas) y el formato Moneda a las comisiones.
1. En el archivo Formato , cambie el a. Abra el archivo Formato.

formato de número del rango
C7:I10 a Número.
b. Seleccione el rango C7:I10.
c. Elija Formato→Celdas para mostrar el

cuadro de diálogo Formato de celdas.
Puede utilizar este cuadro de diálogo para
cambiar el número, alineación, letra,
borde y diseño de celdas.

LECCIÓN 4
d. Sobre la etiqueta Número, seleccione
Número y verifique que la configura-
ción; para Posiciones decimales sea 2.
Haga clic en Aceptar para cerrar el cua-

dro de diálogo Formato de celdas y
aplique el formato.
2. ¿Cómo aparecen los números formateados?
3. Cambie el formato numérico del a. Seleccione las celdas C12:H16.

rango C12:H16 a Moneda y observe
cómo aparecen los números.
b. Elija Formato→Celdas.
c. De la lista del cuadro Categoría, selec-

cione Moneda.
d. Haga clic en Aceptar. Excel muestra

todos los números en el formato Moneda
con dos posiciones decimales. Todas las
columnas han sido agrandadas
automáticamente para mostar los caracte-
res adicionales formateados, excepto la
columna H. Excel muestra los signos de
número (#####) en la celda H12, lo cual
indica que el número es demasiado largo
para ajustarse en la columna.
4. ¿Qué pasa cuando ubica el puntero del ratón sobre la celda H12?
Arreglará el ancho de la columna después en esta lección.

LECCIÓN 4
5. Aplique el formato Moneda a las a. Seleccione las celdas L7:O10.
celdas K7:O10 y guarde el archivo
como Mi formato.
b. Usando el cuadro de diálogo Formato de
celdas, aplique el formato Moneda.
c. Guarde el archivo como C:\Mis

documentos\Mi formato.
TÓPICO B
Crear un formato numérico
personalizado
Una vez que sabe cómo aplicar formato numérico a los datos, quizas quiera crear su propio
formato numérico. En este tema, creará un formato numérico personalizado.
Suponga que tiene un rango de datos numéricos que desea formatear de modo que sea fácil de
leer. El ID de empleado es de hecho el número de seguro social, pero es difícil saberlo sin
ningún formato. Sin embargo, Excel no le suministra el formato exacto que desea para esos
datos. Usando el formato de categoría Personalizada, puede crear sus propios formatos. Crear
sus propios formatos le hace más fácil ingresar datos numéricos específicos a sus aplicaciones
unicas.
Crear un formato numérico personalizado

Uno de los formatos numéricos que suministra Excel es Personalizada. Usted puede
utilizar uno de los formatos personalizados como un punto de partida para crear su
porpio formato numérico. Para crear un formato personalizado:
1. Muestre el cuadro de diálogo Formato de celdas.
2. Del cuadro de lista de Categoría, seleccione Personalizada.
3. De la lista Tipo, seleccione el tipo adecuado.
4. Usando el cuadro de texto Tipo, añada o remueva códigos de formato según sea
necesario.

LECCIÓN 4
ACTIVIDAD 4-2
Crear y aplicar un formato personalizado
Objetivo:
Crear y aplicar un formato de número personalizado, construido sobre el formato de número
de seguro social.
Puesta a punto:
Está abierto el archivo Mi formato.
Situación:
Tiene un rango que incluye ID de empleados. Desea formatear los datos, pero ninguna de las
categorías de formato numérico de Excel es adecuada. Decide crear su propio formato numé-
rico personalizado basado en el estilo de formato numérico de Excel para el seguro social.
Desea añadir el texto SS antes de la secuencia de los números.
1. Identifique formato numérico per- a. Seleccione las celdas B7:B10.

sonalizado de Excel, deberá basar
su formato personalizado para
b. Muestre el cuadro de diálogo Formato de
seguro social en él.
celdas para todos los ID de empleados de
la Región Noreste.
c. Seleccione la categoría Personalizada.
2. ¿Qúe tipo de formato mostrará los números como el número de seguro social?
3. Usando el cuadro de texto Tipo, a. En el cuadro de texto Tipo, haga clic para
edite el tipo seleccionado para mos- ubicar el punto de inserción antes del
trar como “SS” 000- 00- 0000 y primer “0”
aplique el formato personalizado.
Guarde el archivo.

LECCIÓN 4
b. Teclee “SS” Presione la barra de espacio
para incluir un espacio antes del número
de seguro social.
Necesita incluir la doble comilla para el texto para

que aparezca cuando el formato personalizado sea
aplicado.
Una vista preliminar del formato personalizado apa-

rece en el cuadro Muestra.
c. Haga clic en Aceptar para aplicar el for-

mato personalizado para el rango de
celdas seleccionado.
d. Guarde el archivo usando el mismo

nombre.

LECCIÓN 4
TÓPICO C
Cambiar el tipo y tamaño de letra
Ahora, sabe como aplicar algunos formatos básicos en Excel, incluso aplicar los atributos
negrita, cursivas y subrayado, más formatos de número para datos. Otros cambios que puede
hacer a los datos es alterar el tamaño y tipo de letra. En este tema, cambiará el tamaño y tipo
de letra de datos seleccionados.
¿Alguna vez ha visto un documento y ha notado que el texto o números son difíciles de leer?
¿Tal vez el tamaño de letra era muy chico, la tipografía estaba muy aglomerada o la informa-
ción crítica no se identificaba claramente? Cambiando el tamaño o tipo de letra, puede cambiar
la apariencia de los datos en Excel para hacer más fácil de leer y encontrar datos importantes.
Fuentes de letra
Una fuente es la tipografía y tamaño de un conjunto de caracteres. La tipografía es un diseño
para un conjunto de caracteres, tal como Times New Roman. El tamaño es una medida dise-
ñada en puntos. En Excel la fuente predeterminada es 10 puntos, Arial. Suponga que desea
cambiarla a Times New Roman, 12 puntos. Puede cambiar la fuente para toda la hoja de tra-
bajo o para celdas seleccionadas.
Cambiar el tipo y tamaño de fuente

Para cambiar la fuente:
1. Seleccione las celdas que desea formatear.
2. En la barra de herramientas Formato, desde el listado desplegable Fuente, selec-
cione una fuente.
3. En la barra de herramientas Formato, desde el listado desplegable Tamaño de
fuente, seleccione un tamaño de fuente.
Puede utilizar los botones Copiar y Pegar para copiar el formato solo entre celdas.

LECCIÓN 4
ACTIVIDAD 4-3
Cambiar el tamaño y tipo de fuente
Puesta a punto:
Mi formato está abierto.
Situación:
Ya ha aplicado formato negrita a una parte del texto en la hoja de trabajo para que resalte. Sin
embargo, los títulos y encabezados no logran el impacto visual que quisiera. Decide cambiar el
tamaño y tipo de fuente de los títulos Región Noreste y Región Medioeste a Book Antiqua, 18
puntos.
1. Usando el listado desplegable a. Seleccione la celda A1.

Fuente, cambie el tipo de fuente
del título de Región Noreste a Book
Antiqua.
haga clic en la flecha desplegable junto
al cuadro de texto Fuente. Excel muestra
un listado de fuentes disponibles.
c. Seleccione Book Antiqua. Excel aplica la

fuente Book Antiqua al texto en la celda
A1. El cuadro de texto Fuente muestra la
fuente seleccionada.

LECCIÓN 4
2. Cambie el tamaño de fuente para el a. Haga clic en la flecha desplegable junto
título de Región Noreste a 18. al cuadro de texto Tamaño de fuente.
Excel muestra un listado de fuentes
disponibles.
b. Seleccione 18 para incrementar el

tamaño del texto. Excel muestra el
tamaño de fuente seleccionado en el cua-
dro de texto Tamaño de fuente.
3. Cambie el tamaño y tipo de fuente a. Seleccione la celda J1.

del título Región Medioeste a 18
puntos, Book Antiqua, negrita.
b. Desde el listado desplegable Fuente,
Cuando termine, guarde el archivo.
seleccione Book Antiqua.
c. Desde el listado desplegable Tamaño de la

fuente, seleccione 18.
d. Guarde el archivo usando el mismo nom-

bre

LECCIÓN 4
TÓPICO D
Aplicar estilos
Ha aprendido cómo aplicar opciones de formato individual a los datos. Aprenderá cómo aplicar
un grupo de formatos individuales, denominados estilo, a una serie particular de datos.
Suponga que tiene series de datos repetidas a lo largo de la hoja de trabajo. Además, una de
esas series tiene cierto formato aplicado el cual desea aplicar a otros datos. Puede crear un
estilo que incluya todas esas opciones de formato individuales y después aplicar dicho estilo a
todos los otros datos similares. Por ejemplo, suponga que tiene un listado de meses, enero
hasta junio, en tres lugares en una hoja de trabajo. Quiere formatearlos en negrita, después en
el formato cursiva, puede aplicar un estilo simple a los tres rangos que incluya los dos atribu-
tos deseados. Los estilos le ahorrarán tiempo y le asegurarán que los datos en la hoja de
trabajo sean consistentes cuando se les necesite.
Estilos
Un Estilo es una colección de opciones de formato individual que puede aplicar a la vez a cel-
das seleccionadas. Cada estilo puede incluir los siguientes elementos:
• Número
• Alineación
• Fuente
• Bordes
• Tramas
• Protección
Por ejemplo, de manera predeterminada, el estilo Normal se aplica a todas las celdas en una
hoja de trabajo nueva. Ese estilo incluye el formato de números General, Alineación en la
parte Inferior, tamaño de punto 10, fuente tipo Arial, sin bordes ni sombreado, y la protección
está activada.
Aplicar estilos
Para crear un estilo:
1. Aplique el formato que desee en su estilo a una celda.
2. Verifique que se seleccione la celda y elija Formato→Estilo.
3. En el cuadro de texto Nombre del estilo, teclee un nombre para su estilo.
4. Haga clic en Agregar.
5. Haga clic en Cerrar.
Para aplicar un estilo:
1. Seleccione las celdas que desee formatear.

LECCIÓN 4
2. Elija Formato→Estilo para mostrar el cuadro de diálogo Estilo.
3. Seleccione un estilo desde el listado desplegable Nombre del estilo.
ACTIVIDAD 4-4
Crear y aplicar un estilo
Puesta a punto:
Situación:
Ha aplicado un formato de números personalizado a ID de empleados de la Región Noreste.
Decide que los datos se verían mejor en cursiva también. Sabe que estará aplicando ambas
opciones a las otras identificaciones de empleados que ingrese, así que decide crear un estilo
para incluir tanto el formato numérico personalizado y el atributo cursiva. Una vez creado el
estilo, lo utiliza para dar formato a las ID de empleados de la Región Noreste.
1. Aplique el atributo cursiva a ID de a. Seleccione las celdas B7:B10.

empleados de la Región Noreste.
b. Haga clic en el botón Cursiva.
2. Cree un estilo, llamado Mi estilo, a. Elija Formato→Estilo para mostrar el

basado en el formato de las celdas cuadro de diálogo Estilo.
B7:B10.
b. En el cuadro de texto Nombre del estilo,
teclee Mi estilo.
c. Haga clic en Agregar para definir el estilo

sin aplicarlo a las celdas seleccionadas.
d. Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro

de diálogo Estilo.

LECCIÓN 4
3. ¿Qué elementos se incluyen en el estilo?
4. Aplique el estilo Mi estilo a ID de a. Seleccione las celdas K7:K10.

empleados de la Región Medioeste y
observe los resultados.
b. Elija Formato→Estilo para mostrar el
cuadro de diálogo Estilo.
c. Desde el listado deplegable Nombre del

estilo, seleccione Mi estilo.
d. Haga clic en Aceptar.
e. Observe las celdas seleccionadas. El

estilo que indicó ha sido aplicado, inclu-
yendo el formato numérico personalizado
y el atributo cursiva.

LECCIÓN 4
TÓPICO E
Agregar bordes y color a las celdas
Podría estar pensando que probablemente ha aplicado la mayoría de las opciones de estilo dis-
ponibles en Excel. No exactamente- existen muchas más. Una de esas opciones es Bordes. En
este tema, agregará bordes a las celdas seleccionadas.
De acuerdo, así que los formatos aplicados hasta ahora a la hoja de trabajo no lo sorprenden
aún. Necesita aplicar un formato que en verdad haga resaltar celdas específicas. Decide utilizar
bordes, puesto que siente que en verdad darán el énfasis neceseario a dichas celdas.
Agregar bordes y color a celdas

Para enfatizar datos, puede agregar líneas de borde o color a las celdas. Una variedad
de tipos de bordes, ancho, y colores están disponibles en Excel. Para aplicar bordes o
colores:
2. Haga clic en la flecha desplegable junto a los botones Bordes o Color de relleno
en la barra de herramientas Formato.
3. Seleccione una opción desde la paleta de colores.
Puede utilizar la barra de herramientas Bordes para dibujar y eliminar bordes y cambiar el estilo
de línea y el color de los bordes.
ACTIVIDAD 4-5
Agregar bordes y color a celdas
Objetivo:
Aplicar bordes y colores a celdas seleccionadas.
Puesta a punto:
Situación:
El jefe ha pedido que celdas específicas en la hoja de trabajo sean enfatizadas más que las
otras. Ya sabe que algunas de las opciones de formato más comúnes, tales como negrita y cur-
siva, no lograrán los resultados esperados por él. Para Región Noreste, decide aplicar un borde
grueso y relleno de color turquesa para el encabezado Tasa de comisión y un borde en la parte
inferior bajo los encabezados para la región.

LECCIÓN 4
1. Aplique un borde más grueso a Tasa a. Seleccione la celda H3.

de comisión de la Región noreste y
visualice la celda recién
formateada. b. En la barra de herramientas Formato,
al botón Bordes . Se muestra una
paleta de bordes desde la que puede ele-
gir un estilo.
c. Seleccione Borde de cuadro grueso.
d. Haga clic en cualquier otra celda para

deseleccionar la celda H3.
e. Observe el énfasis que el borde le da a

la celda H3.

LECCIÓN 4
2. Aplique el relleno color Turquesa al a. Seleccione la celda H3.
encabezado de Tasa de comisión de
la Región Noreste y visualice el
formato. b. En la barra de herramientas Formato,
al botón Color de relleno . Se
muestra una paleta de colores.
c. Usando sugerencias en pantalla para iden-

tificar los colores, seleccione Turquesa.
d. Haga clic en cualquier otra celda para

deseleccionar la celda H3.
e. Visualice el formato. Ahora, dibuje unos

bordes.
3. Dibuje un borde en la parte inferior a. Haga clic en la flecha desplegable junto

bajo los encabezados de los datos al botón Bordes y haga clic en Dibujar
para la Región Noreste. bordes. Aparece la barra de herramientas
Bordes.
Observe cómo el puntero del ratón ha

cambiado a un lápiz.

LECCIÓN 4
b. Haga clic en el borde inferior de la celda
B5 y arrastre hasta la celda I5.
c. En la barra de herramientas Bordes, haga

clic en el botón Dibujar bordes para
desactivar la característica Dibujar
bordes.

Aplicar bordes y colores de relleno
10 minutos
Situación:
Ahora que sabe cómo aplicar bordes y colores de relleno a las celdas, puede aplicar el mismo
formato a la tasa de comisión y encabezados de la Región Medioeste, en la hoja de trabajo.
Figura 4-1: Los bordes y colores finalizados.
1. Aplique Borde de cuadro grueso y el color de relleno Turquesa a la celda Q3.
2. Aplique un borde inferior a las celdas K5:R5 usando el método de su elección.
3. Compare resultados con los de la Figura 4-1.

LECCIÓN 4
TÓPICO F
Buscar y reemplazar formatos
Ya tiene todos los datos en una hoja de trabajo y ha aplicado formato a datos numéricos y de
texto. ¿Qué pasaría si se diera cuenta de que necesita cambiar un formato en específico que
aparece en todo el documento? Ha utilizado el comando Buscar y reemplazar para buscar datos
numéricos. Lo puede utilizar para buscar el formato, tambíen. En este tema, utilizará el
comando Buscar y reemplazar para buscar y reemplazar el formato de celdas.
Suponga que tiene una hoja de trabajo que contiene los mismos datos de manera repetida en
todo el documento. Se da cuenta que el formato aplicado a los datos es incorrecto. Necesita
reemplazar el formato de todas las instancias. La característica Buscar y reemplazar puede aho-
rrarle tiempo encontrando y reemplazando los formatos de celda. Usando la característica
Buscar y reemplazar, puede estar seguro de que ninguna instancia se pasará por alto, lo cual
podría ocurrir si tratara de hacerlo manualmente.

Para buscar y reemplazar formatos de celda:
1. Haga clic en cualquier celda en la hoja de trabajo para buscar en la hoja entera.
Para buscar en un rango específico de celdas, seleccione solo dicho rango.
2. Elija Edición→Reemplazar para mostrar el cuadro de diálogo Buscar y
reemplazar.
3. Puede realizar por igual una de las acciones siguientes para las opciones Buscar y
Reemplazar con:
Para especificar un formato:
A. Haga clic en Opciones.
B. Haga clic en Formato.
C. Elija opciones en el cuadro de diálogo Buscar formato.
Para utilizar un formato de celda específico como un ejemplo:
A. Haga clic en Formato.
B. Seleccione Elejir formato de celda.
C. Seleccione el ejemplo desde la hoja de trabajo.
4. Haga clic en Buscar siguiente.
5. Para reemplazar la ocurrencia seleccionada de formato, haga clic en Reemplazar.
Para reemplazar todas las ocurrencias de formato, haga clic en Reemplazar todos.
6. Cuando acabe de buscar, haga clic en Cerrar.

LECCIÓN 4
ACTIVIDAD 4-7
Puesta a punto:
Está abierto Mi formato. Si no completó la actividad de práctica que aparece después de la ,
abra el archivo Formato completo, y úselo para continuar con la lección.
Situación:
Otro cambio de formato que el jefe desea que haga es al formato personalizado de la Identifi-
cación del empleado. Quiere cambiar la imagen del formato personalizado de SS 000-00-000 a
SS # 000-00-000. Piensa que esta modificación va a llevarle tiempo, porque tendrá que cambiar
todas las celdas manualmente o utlizando copiar y pegar. No quiere saltarse ninguna celda. Su
compañero de trabajo sugiere que utilice el comando Buscar y reemplazar para hacer los cam-
bios de formato de manera rápida y eficiente.
1. Muestre el cuadro de diálogo Buscar a. Elija Edición→Reemplazar para mostrar

y reemplazar y haga que el cuadro el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar.
de texto Buscar incluya el formato
de la celda B7.
b. Haga clic en Opciones.
c. Muestre el menú de métodos abreviados

Formato.
Seleccione Elegir formato de celda. El

puntero del ratón cambia a un símbolo
con una cruz. Se oculta temporalmente el
cuadro de diálogo Buscar y reemplazar.

LECCIÓN 4
d. Haga clic en la celda B7. El cuadro de
diálogo Buscar y reemplazar aparece
nuevamente. El formato de la celda B7 ha
sido colocado en la casilla Buscar.
2. Haga que el cuadro de texto Reem- a. Haga clic en el botón Formato .

plazar con e incluya el formato
numérico personalizado SS # 000-
00-0000.
Se abre el cuadro de diálogo Reemplazar

formato.
b. Seleccione Categoría Personalizada.
c. Seleccione el tipo “SS” 000-00-0000.
d. Cambie el tipo para que diga “SS” 000-

00-0000.
e. Haga clic en Aceptar.

LECCIÓN 4
3. Con la celda A1 activa, use el cuadro a. Presione [Ctrl][Inicio] para regresar a la
de diálogo Buscar y reemplazar celda A1.
para buscar y reemplazar todas las
instancias de los formatos
b. Haga clic en Buscar siguiente. Está activa
seleccionados.
la celda B7.
c. Haga clic en Reemplazar. Excel reubica

el contenido de la celda B7 con signos de
número (#####) indicando que el conte-
nido de la celda es demasiado grande para
que pueda aparecer en la columna.
d. Use el texto explicativo Columna

angosta para mostrar el contenido de la
celda B7.
En el siguiente tema se encargará de los signos de

número (#####).
e. Haga clic en Reemplazar todos para

reemplazar las instancias restantes del
formato. Una casilla de mensaje se mues-
tra indicando el número de reemplazos.
Fueron 7.
f. Haga clic en Aceptar para eliminar la

casilla de mensaje.
g. Haga clic en Cerrar.

LECCIÓN 4
TÓPICO G
Cambiar ancho de columna y altura
de fila
La característica Buscar y reemplazar es una herramienta muyútil. Sin embargo, y como vió en
el ejercicio pasado, al buscar y reemplazar datos, podría terminar con columnas o filas que no
son lo suficientemente anchas para los datos contenidos en ellas. En este tema, cambiará el
ancho de columna y la altura de fila.
Digamos que tiene una hoja de trabajo que contiene datos muy importantes. Sin embargo,
algunos datos están mostrados con signos de números (#####) puesto que sus columnas corres-
pondientes no son lo suficientemente amplias para mostrar los datos. Al hacer más amplias
dichas columnas, los datos aparecerán tal y como se quiere. Además, algunos datos en la
columna están con aspecto recortado. Se verían mucho mejor si ampliara la altura de la fila.
Cambiar ancho de columna y altura de fila

Una vez que aplique formato a la hoja de trabajo entera, una columna podría no ser
suficientemente ancha para el contenido de algunas celdas. Si el número en la celda
activa es demasiado ancho para la columna, el ancho de la columna se ajusta
automáticamente a fin de que aparezca el número. A su vez, puede cambiar manual-
mente el ancho de una columna.
1. Para cambiar el ancho de columna, puede realizar alguna de las siguientes accio-
nes
• Coloque el puntero del ratón en el límite a la derecha de un encabezado de
columna, y arrastre el divisor a la derecha (para expandir la columna) o a la
izquierda (para contraer la columna).
• Coloque el puntero del ratón en el límite a la derecha de un encabezado de
columna y haga doble clic con el botón del ratón. Excel calcula el ancho de
columna para acomodar la entrada más grande en la columna.
• Seleccione una celda en una o más columnas, elija Formato→Columna→
Ancho, teclee el nuevo ancho, y haga clic en Aceptar.
Podría encontrarse que, después de cambiar el texto en una fila, la altura de la misma
necesita ser cambiada. Por ejemplo, tal vez rotó un texto en una fila y ahora el texto
luce recortado. Al igual que al cambiar el ancho de columna, Excel ofrece un número
de maneras para cambiar la altura de fila, incluyendo las siguientes:
1. Para cambiar la altura de una fila, puede realizar cualquiera de las siguientes
opciones:
• Coloque el puntero del ratón en el límite del encabezado de la fila apropiada,
y arrastre el divisor hacia arriba o abajo según se requiera.
• Coloque el puntero del ratón en el límíte del encabezado de la fila apropiada
y haga doble clic con el botón del ratón. Excel calcula la altura de la fila
para acomodar la entrada más grande en la columna.

LECCIÓN 4
• Seleccione una celda en una o más filas, elija Formato→Fila→Altura, teclee
la nueva altura, y haga clic en Aceptar.
Para cambiar la altura de fila en múltiples filas, seleccione las filas que desea cambiar, y arrastre
un límite debajo del encabezado de fila seleccionado.
ACTIVIDAD 4-8
Cambiar el ancho de columna y la altura de fila en la
hoja de trabajo
Puesta a punto:
Situación:
Tiene una hoja de trabajo que muestra series de signos de números (#####) en las columnas
ID de empleado y necesita obtener los valores de celda verdaderos para que se muestren. En
particular, desea incrementar el ancho de la columna ID de empleado para la Región Noreste a
15,29 y hacer que Excel autocalcule los anchos de columna para las columnas Total cua y ID
de empleado de la Región Noreste. También desea que la altura de fila de los encabezados se
incremente a 19,5. Decide cambiar los anchos de columna y las alturas de fila.
Para cambiar el ancho de columna de múltiples columnas, seleccione las filas que desea cambiar, y arrastre un
límite a la derecha del encabezado de columna seleccionado.
1. Cambie el ancho de la columna ID a. En el encabezado de columna, señale el
de empleado de la Región Noreste a límite entre los encabezados para las
15,29. columnas B y C. Se muestra una flecha de
dos puntas.
b. Arrastre el límite a la derecha hasta que

la Sugerencia en pantalla muestre
15,29.
Ahora, se muestra todo el contenido de la

columna B. Arregle la columna H.

LECCIÓN 4
2. Cambie el ancho de la columna H a. Haga doble clic en el límite entre los
hasta que se muestre Total cua. encabezados para las columnas H e I. La
para la Región Noreste. columna H se ajusta automáticamente con
los datos más anchos en la columna.
3. Cambie el ancho de la columna K a. Haga doble clic en el límite entre los

hasta que aparezcan todos los ID de encabezados para las columnas K y L.
empleado.
4. Cambie la altura de la fila 5 a a. En el encabezado de la fila, señale hacia

19,50. el límite entre los encabezados para las
filas 5 y 6.
b. Arrastre el límite hacia abajo hasta que

la Sugerencia en pantalla muestre
19,50.
Ahora, hay un poco más de espacio para

los títulos.
c. Guarde el archivo usando el mismo

nombre.
TÓPICO H
Alinear contenido de celda
Un cambio de formato adicional que podría hacer es cambiar la alineación de los datos en una
celda. En este tema, alineará el contenido de las celdas.
¿Alguna vez examinado una copia impresa de un documento o a una hoja de trabajo y se ha
dado cuenta de que la alineación de algunos datos no es la correcta? Por ejemplo, tiene un
encabezado para una columna de datos la cual no está alineada con los datos subyacentes. El
título parece perdido sobre los datos. Con las opciones de alineación en Excel, puede alinear
contenido de celda para que el encabezado se aprecie de una manera adecuada.

LECCIÓN 4
Alinear contenido de una celda
Puede cambiar la alineación de texto o números en una celda. Las alineaciones más
comunes son alinear a la derecha, alinear a la izquierda y centrar. Para alinear el conte-
nido de una celda:
1. Seleccione la celda.
2. Haga clic en el botón de alineación deseado en la barra de herramientas Formato.
ACTIVIDAD 4-9
Alinear el contenido de una celda
Puesta a punto:
Situación:
Ahora que ha cambiado la altura de una fila que contiene el encabezado para la Región
Noreste, decide que no está satisfecho con la manera en que el encabezado se muestra para esa
fila con relación a los datos. Así que, decide centrar los encabezados.
1. Cambie la alineación de los encabe- a. Seleccione el rango B5:I5. Alineará a la

zados para la Región Noreste al derecha el contenido de las celdas
centro y observe los resultados. seleccionadas.

haga clic en el botón Centrar .
c. Observe las celdas seleccionadas.
Los datos se ven mejor. Sin embargo, la

columna I es demasiado pequeña para
mostrar todo el texto en la celda I5.
d. Cambie el ancho de la columna Comisión

para la Región Noreste para que el texto
más ancho se ajuste en la columna.

LECCIÓN 4
2. Cambie la alineación hacia el centro a. Seleccione el rango K5:R5.
para los encabezados de la Región
Medioeste y guarde el archivo.
haga clic en el botón Centrar.
Al igual que la columna I, la columna R es

demasiado pequeña para mostrar el texto
completo en la celda R5.
c. Cambie el ancho de la columna Comisión

para la Región Medioeste a fin de ajustar
el texto más ancho en la columna.
d. Guarde el archivo usando el mismo

nombre.
TÓPICO I
Combinar y centrar celdas
Ahora que ha centrado datos en una misma celda, otra opción de alineación que podría aplicar
a los datos es centrar el texto en un rango. En este tema, combinará y dividirá celdas.
Los datos de los títulos de la hoja de trabajo están contenidos en una celda, pero el texto es
tan largo que se extiende a través de un número de ellas. Todo cambio de alineación que haga
se aplica a la celda en sí y no al rango en el cual el título se extiende. El título se ve terrible
puesto que no está centrado en las celdas en las cuales se muestra. Puede utilizar el botón
Combinar y centrar para centrar texto a lo largo de un rango de celdas, mejorando así la apa-
riencia de la hoja de trabajo.

Puede querer centrar texto a lo largo de un rango de celdas; por ejemplo, un encabe-
zado para un grupo de números. Para ello:
1. Seleccione el rango a centrar.
Para dividir las celdas seleccionadas, haga clic de nuevo en el botón Combinar y centrar.
2. Haga clic en el botón Combinar y centrar.
Almacenaje de contenido de celda

Aunque Excel centre el título a lo largo del rango, Excel guarda el texto en una sola
celda. Recuerde, la Barra de fórmula siempre muestra el verdadero contenido de una
celda, mientras que la hoja de trabajo puede mostrar una imagen distinta.

LECCIÓN 4
Utilizar el comando Ir a
Cuando hace cambios a una hoja de trabajo, puede ser útil utilizar el comando Ir a.
Simplemente presione [F5] o elija Edición→Ir a, y en el cuadro de diálogo Ir a,
ingrese la referencia de celda apropiada y haga clic en Aceptar.
ACTIVIDAD 4-10
Puesta a punto:
Situación:
Suponga que ha terminado de dar todo el formato que el jefe le ha solicitado. Sin embargo,
mientras observa la hoja de trabajo completada, algo le molesta. Los títulos de cada sección de
datos se están mostrando a lo largo de un rango de celdas, más no están centradas dentro del
rango de celdas. Decide centrar los títulos de cada sección a lo largo del grupo de celdas
donde se muestra el título.
1. Regrese al comienzo de la hoja de a. Presione [F5] para mostrar el cuadro de

trabajo usando la característica Ir a. diálogo Ir a.
b. En el cuadro de texto Referencia, teclee

a1.
c. Haga clic en Aceptar. La celda activa es

ahora A1.
2. Usando el botón Combinar y centrar, a. Seleccione las celdas A1:G1.

centre el título Región Noreste.
haga clic en el botón Combinar y centrar
.
c. Observe el texto. El texto del título en la

celda A1 está centrado a lo largo del
rango seleccionado.

LECCIÓN 4
3. Usando el botón Combinar y centrar, a. Seleccione las celdas J1:O1.
centre el título Región Medioeste.
b. Haga clic en el botón Combinar y
centrar.
4. Usando el botón Combinar y centrar, a. Seleccione las celdas F3:G3.

centre el texto Tasa de comisión
para la Región Noreste.
centrar.
Decide que este cambio no le agrada.
5. Usando el botón Combinar y centrar, a. Verifique que se seleccionen las celdas

divida el texto Tasa de comisión de F3:G3.
la Región Noreste.
centrar. De nuevo el texto se divide a lo
largo de las celdas seleccionadas.
c. Guarde el archivo usando el mismo

nombre.
TÓPICO J
Aplicar un Autoformato
Ahora que ha hecho todos estos cambios de formato a la hoja de trabajo, podría preguntarse si
existe una manera más fácil de formatear la hoja de trabajo. Sí la hay. En este tema, utilizará
la característica Autoformato.
¿Alguna vez ha tenido una hoja de trabajo o documento que haya deseado formatear rápida-
mente? Suponga que deseaba que el texto del encabezado incluyese bordes y todos los datos
numéricos en color, más no sabía cómo, o la única manera que sabía era hacer cada cambio de
formato de manera individual. Bien, Excel, le brinda la característica Autoformato que le per-
mite cambiar rápidamente el formato de las celdas seleccionadas, ahorrándole tiempo y
logrando que la hoja de trabajo se vea muy bien.
Autoformato
Autoformato es un grupo de formatos de celda elaborado que puede aplicarse a un rango de
datos. Entre los Autoformatos se pueden incluir opciones tales como tamaño de fuente, patro-
nes, y alineación Por ejemplo, suponga que desea aplicar a un rango seleccionado Autoformato
“Simple” Dicho Autoformato incluiría un texto y bordes en negrita.

LECCIÓN 4
Si no desea aplicar formatos individualmente a las celdas seleccionadas o si solo
quiere ahorrar tiempo, puede utilizar la característica Autoformato. Con Autoformato,
puede cambiar rápidamente el formato de las celdas seleccionadas al elegir de una
variedad de formatos predefinidos que Excel le ofrece.
Para aplicar un Autoformato:
2. Elija Formato→Autoformato para mostrar el cuadro de diálogo Autoformato.
3. Seleccione el formato de su agrado.
ACTIVIDAD 4-11
Puesta a punto:
Situación:
Ahora puede respirar tranquilo. Acabó de hacer todos los cambios que le pidió el jefe. Sin
embargo, ahora que sabe cómo hacer todos estos formatos, un compañero de trabajo le da una
sugerencia. Puede formatear fácilmente un rango de celdas usando la característica
Autoformato. Usted le agradece la sugerencia (más vale tarde que nunca). Qué buena suerte,
que su compañero le haya dado esta sugerencia, porque el jefe le ha dado ahora la hoja de
trabajo, y quiere que cambie rápidamente el formato para que los datos de cada región se vean
más profesionales. Decide utilizar Autoformato Lista 2.
1. Aplique Autoformato Lista 2 a los a. Seleccione las celdas B5:I10.

encabezados de columna y cada fila
de datos para cada empleado en la
b. Elija Formato→Autoformato para mos-
Región Noreste y arregle todo lo
trar el cuadro de diálogo Autoformato.
relacionado con tamaños de
Puede utilizar este cuadro para seleccio-
columna que pueda surgir durante
nar un formato predefinido para un rango
el proceso de formato.
de celdas seleccionado.

LECCIÓN 4
c. Despliegue hacia abajo y seleccione el
autoformato Lista 2.
d. Haga clic en Aceptar para cerrar el cua-

dro de diálogo y aplicar el Autoformato.
e. Haga más ancha la columna Total cua.

de la Región Noreste y así mostrar el con-
tenido de todas las celdas.
2. Aplique un Autoformato de su a. Seleccione las celdas K5:R10.

agrado para los encabezados de
columna y cada fila de datos para
cada empleado en Región b. Elija Formato→Autoformato.
Medioeste.
c. Seleccione el Autoformato que le
agrade.
3. Guarde y cierre todos los archivos. a. Guarde los archivos usando el mismo
nombre.
b. Cierre todos los archivos.

LECCIÓN 4
En esta lección, ha aplicado formato a la hoja de trabajo. Algunos de estos formatos incluyen
aplicar formato numérico a los datos numéricos, cambiar el tamaño y tipo de letra, añadiendo
bordes y colores a las celdas, cambiar el ancho de columna y la altura de fila y aplicar un
Autoformato. Ahora puede tomar las habilidades de formato que aprendió en esta lección y
aplicarlas a sus hojas de trabajo, mejorar su apariencia y hacer que los datos sean más fáciles
de interpretar.
1. ¿Qué tipo de formatos aplicará a sus hojas de trabajo?
2. ¿Aplicará formatos individuales a sus hojas de trabajo o utilizará la característica

Autoformato? ¿Por que?

LECCIÓN 5

ción
40 minutos
Trabajar con múltiples

hojas de trabajo
En esta lección, podrá Trabajar con múltiples hojas de trabajo mediante el formateo,
reposicionamiento, copiado y movimiento, y agregando y eliminando hojas de trabajo dentro
de un libro de trabajo.
Usted podrá:
• Formatear las pestañas de las hojas de trabajo.
• Mover las pestañas de las hojas de trabajo.
• Copiar hojas de trabajo.
• Agregar y eliminar hojas de trabajo.
Lección 5: Trabajar con múltiples hojas de trabajo 113

LECCIÓN 5
Introducción
Ya ha aprendido lo básico de Excel, cómo realizar cálculos y dar formato a hojas de trabajo
sencillas. Ahora, trabajará con múltiples hojas de trabajo. Dará formato a las pestañas de las
hojas de trabajo, moverá, copiará, insertará, y eliminará hojas de trabajo.
La mayoría de libros de trabajo Excel tienen múltiples hojas de trabajo. Saber cómo
formatearlas, moverlas, copiarlas, insertarlas, y eliminarlas es una necesidad si desea ser un
usuario de Excel eficiente. Aunque no tenga múltiples hojas de trabajo en su libro de trabajo,
si le envían un libro con múltiples hojas, ya sea un colega o el jefe, querrá saber cómo trabajar
con ellas.
TÓPICO A
Formatear pestañas de hojas de
trabajo
Ahora que ha creado y modificado la hoja de trabajo, puede haberse percatado de que existen,
y pueden haber, múltiples hojas de trabajo en un libro de trabajo. Una manera de organizarlas
es formateando las pestañas de las hojas de trabajo. Nombrará las pestañas y cambiará su
color.
Cambiar el nombre y color de las pestañas de la hoja de trabajo permite organizar su trabajo
posteriormente. Por ejemplo, si tuvo un libro de trabajo que contenía información sobre los
diferentes departamentos en la empresa, podría cambiar el color de la pestaña de la hoja de
trabajo que represente los datos de cada departamento. Agregar nombres a las pestañas de las
hojas de trabajo permite identificar fácilmente el contenido de cada hoja de trabajo y hace más
fácil la navegación en un libro de trabajo de múltiples hojas.
Formatear pestañas de una hoja de trabajo

Ahora sabe que la hoja de libro de trabajo predeterminada Excel contiene tres nombres Hoja1,
Hoja2, y Hoja3. El nombre de una hoja de trabajo aparece en su pestaña. Cuando la hoja está
activa, el nombre aparece en negrita en la pestaña de la hoja.
Puede cambiar el color de la pestaña de una hoja de trabajo como manera de aplicar
formato a la pestaña a fin de hacerla más fácil de distinguir entre las otras pestañas.
Para darle formato:
1. Para cambiar el color de la pestaña de la hoja de trabajo:
A. Haga clic con el botón derecho en la pestaña de la hoja de trabajo.
B. Elija Color de etiqueta.
C. Seleccione el color que le agrade.
D. Haga clic en Aceptar.
2. Para cambiar el título de una pestaña de una hoja de trabajo:
A. Haga clic con el botón derecho en la pestaña de la hoja de trabajo.

LECCIÓN 5
B. Elija Cambiar nombre.
También puede hacer doble clic en la pestaña de la hoja de trabajo para poner el modo
Modificar y cambiar el título de la pestaña.
C. Teclee el nuevo nombre de la pestaña de la hoja.

D. Presione [Intro].
ACTIVIDAD 5-1
Dar formato a las pestañas de las hojas de trabajo
Archivos de datos:
• Libro de varias hojas
Puesta a punto:
Situación:
El jefe le acaba de dar la tarea de mantener organizada y actualizada la información del depar-
tamento (contenida en una hoja de trabajo). La hoja consiste de cuatro divisiones en el
departamento así como una página de índice. Los datos para cada división están contenidos en
hojas de trabajo separadas. Una forma en la que le gustaría organizar las hojas es poniendo
color, agregando color a cada área para una fácil identificación. También le gustaría renombrar
las pestañas de las hojas para identificar más fácilmente la información en cada hoja. Comen-
zará por renombrar las hojas de trabajo basándose en el título de las mismas y después les
agregará distintos colores. Una vez que acabe, el libro de trabajo deberá verse como la Figura
5-1.
Figura 5-1: Libro terminado de varias hojas
1. En el archivo Libro de varias hojas, a. Abra el archivo Libro de varias hojas.

use el menú de métodos abreviados
para la Hoja1 renombrela como
b. Haga clic con el botón derecho en Hoja1
División Australiana.
y elija Cambiar nombre.
También puede hacer doble clic en la

pestaña de una hoja para renombrar c. Teclee División Australiana.
dicha pestaña.
d. Presione [Intro].

LECCIÓN 5
2. Renombre las hojas 2, 3, 4, y 5 a. Formatear pestañas de una hoja de tra-
según el título de cada una. bajo
b. Renombre la hoja 3 como División

Norteamericana.
c. Renombre la hoja 4 como División

Sudamericana.
d. Renombre la hoja 5 como Resumen.
3. Use el menú de métodos abreviados a. Haga clic con el botón derecho en la

para la pestaña de la hoja División pestaña de la hoja División Australiana y
Australiana para así cambiar el elija Color de etiqueta.
color de la pestaña de la hoja de la
División Australiana a un color azul
que le agrade.
b. En el cuadro de diálogo Formato de color

de etiqueta, seleccione cualquier som-
breado azul y haga clic en Aceptar.
4. Cambie el color de la pestaña de la a. Haga clic con el botón derecho en la

hoja División europea a un som- pestaña de la hoja División Europea y
breado verde. elija Color de etiqueta.
b. En el cuadro de diálogo Formato color de

etiqueta, seleccione un sombreado gris y
haga clic en Aceptar.

LECCIÓN 5
5. Cambie la pestaña de la hoja Divi- a. Muestre el menú de métodos abreviados
sión Norteamericana a un para la pestaña de la hoja División Nor-
sombreado púrpura, la pestaña de teamericana y elija Color de etiqueta.
la hoja División Sudamericana a un Seleccione un sombreado púrpura y
sombreado amarillo, y la pestaña de haga clic en Aceptar.
la hoja Resumen a un sombreado
rojo.
b. Muestre el menú de métodos abreviados
para la pestaña de la hoja División Sud-
americana y elija Color de etiqueta.
Seleccione un sombreado amarillo y
c. Muestre el menú de métodos abreviados

para la pestaña de la hoja Resumen y
elija Color de etiqueta. Seleccione un
sombreado rojo y haga clic en Aceptar.
TÓPICO B
Reposicionar hojas de trabajo
Además de cambiar los colores de las pestañas, otra manera de organizar la hoja de trabajo
para hacerla más fácil de utilizar es reposicionar las pestañas de las hojas. Reposicione las
hojas de trabajo moviendo las pestañas de las mismas.
Muchos de los libros de trabajo Excel que elabore tendrán múltiples hojas de trabajo. Proba-
blemente habrá algunas que use más que otras. ¿No sería agradable si pudiera hacer esas hojas
más usadas más accesibles moviendo sus pestañas al comienzo de las pestañas de las hojas de
trabajo, en vez de tenerlas esparcidas por el libro de trabajo? Bien, Excel le permite mover
más hojas de trabajo dentro de un libro, haciendo más accesibles las más usadas.
Reposicionar hojas de trabajo

Hay cuatro maneras distintas de reposicionar hojas de trabajo. El camino que elija dependerá
de cuántas hojas de trabajo desee reposicionar y de si son consecutivas o no.
Para reposicionar una hoja de trabajo sencilla:
1. Seleccione la pestaña de la hoja de trabajo.
2. Presione y sostenga el botón del ratón.
3. Arrastre la pestaña de la hoja hasta que el indicador de posición esté en el lugar
deseado.
4. Suelte el botón del ratón.

LECCIÓN 5
Para reposicionar más de una hoja de trabajo consecutiva:
1. Seleccione la primera hoja de trabajo.
2. Presione y mantenga presionada la tecla [Mayúsculas].
3. Seleccione la última hoja de trabajo.
4. Sin soltar el botón del ratón, suelte [Mayúsculas] y arrastre hasta que el indicador
de posición esté en el lugar deseado.
Para reposicionar múltiples hojas de trabajo que no son consecutivas:
1. Seleccione la primera hoja de trabajo.
2. Presione y mantenga presionada la tecla [Ctrl].
3. Mientras presiona [Ctrl], seleccione las otras hojas de trabajo a reposicionar.
4. Suelte [Ctrl].
5. Arrastre las hojas de trabajo a la posición deseada.
Para mover una hoja de trabajo de un libro de trabajo a otro:
1. Seleccione la o las hojas a ser movidas.
2. Haga clic con el botón derecho para mostrar el menú de métodos abreviados.
3. Elija Mover o copiar.
4. Termine la información del cuadro de diálogo.
Cuando mueve una hoja de trabajo a un nuevo libro de trabajo, tenga en mente que la hoja de
trabajo se mueve de manera predeterminada. Si deseaba copiar, debe especificar copiar, en vez
de mover.

LECCIÓN 5
ACTIVIDAD 5-2
Reposicionar las hojas de trabajo
Archivos de datos:
• Libro de varias hojas
Puesta a punto:
Está abierto Libro de varias hojas.
Situación:
Ahora que ha nombrado y agregado color a las pestañas de sus hojas para organizarlas, quiere
organizarlas reordenándolas. Dado que las pestañas de las hojas División Norteamericana y
División Europea son las que más usa, desea colocarlas primero en las pestañas de las hojas.
El jefe también le ha pedido iniciar un libro de trabajo Resumen, que contendrá la información
resumida de cada hoja de trabajo de cada departamento. Para hacer esto- moverá la hoja de
trabajo Resumen a un nuevo libro de trabajo y así los otros departamentos pueden agregar su
propia información. Cuando termine, su libro de trabajo deberá verse como el ejemplo mos-
trado en la Figura 5-2.
Figura 5-2: Libro de varias hojas finalizado después de la actividad.
1. Mueva la pestaña de la hoja División a. Haga clic en la pestaña de la hoja Divi-

Australiana a la derecha de la pes- sión Australiana y mantenga presionado
taña de la hoja División Europea el botón del ratón hasta que el puntero
arrastrándola. del ratón cambie a una flecha con un
papel anexo.
b. Observe que a la izquierda de D División,

hay una pequeña flecha apuntando hacia
abajo. Es el indicador de posición. Arras-
tre el ratón a la derecha hasta que el
indicador de posición esté entre las pes-
tañas de las hojas División Europea y
División Norteamericana.
c. Suelte el botón del ratón.

LECCIÓN 5
2. Seleccione las pestañas de las hojas a. Haga clic en la pestaña de la hoja Divi-
División Europea, División Austra- sión Europea. Presione la tecla
liana y División Norteamericana y [Mayúsculas] y seleccione la pestaña de
muévalas a la derecha de la pestaña la hoja División Norteamericana para
de la hoja División Sudamericana. seleccionar múltiples pestañas de hoja.
b. Arrastre las tres pestañas de hojas a la

derecha hasta que el indicador de posi-
ción esté entre las pestañas de las hojas
División Sudamericana y Resumen.
3. Seleccione División Sudamericana y a. Haga clic en la pestaña de la hoja de tra-

División Australiana y muévalas a la bajo División Sudamericana.
izquierda de la pestaña de la hoja
Resumen.
b. Mientras presiona la tecla [Ctrl], haga
clic en la pestaña de la hoja División
Australiana para seleccionar las dos pes-
tañas de las hojas no adyacentes.
c. Haga clic en la pestaña de la hoja Divi-

sión Australiana y arrastre ambas
pestañas a la derecha hasta que el indi-
cador de posición esté entre las
pestañas de las hojas Norteamericana y
Resumen.
Al mover una hoja de trabajo a un nuevo libro de trabajo, tenga en cuenta que la hoja de trabajo se mueve de
manera predeterminada. Si deseara copiarla, debe especifica copiar, en vez de mover.
4. Usando el menú de métodos abrevia- a. Haga clic con el botón derecho en la
dos, mueva la hoja Resumen hacia pestaña de la hoja Resumen para mostrar
un nuevo libro de trabajo. Guarde el menú de métodos abreviados.
el nuevo libro de trabajo como Mi
hoja de trabajo movida y cierre el
b. Seleccione Mover o copiar. Aparece el
archivo.
cuadro de diálogo Mover o copiar.
c. Desde el listado desplegable Al libro,

seleccione (nuevo libro).
d. Haga clic en Aceptar. La hoja Resumen se

mueve a un nuevo libro de trabajo que
está abierto.
e. Guarde el archivo como Mi hoja de tra-

bajo movida. y ciérrelo.

LECCIÓN 5
TÓPICO C
Copiar hojas de trabajo
Hasta ahora, ha cambiado el color de una pestaña de una hoja de trabajo y cambiado la posi-
ción de la hoja de trabajo en un libro de trabajo para organizar mejor el libro de trabajo. Ahora
copiará una hoja de trabajo para utilizar la hoja de trabajo existente y comenzar una nueva
pestaña de hoja para el departamento.
¿Alguna vez ha deseado crear una hoja de trabajo nueva y utilizar muchos de los mismos
datos, formatos, y diseños de una hoja existente? Bien, cuando copia una hoja de trabajo,
puede utilizar la hoja de trabajo copiada como base. Puede hacer los cambios a la nueva hoja
como en cualquier otra. Esto le permite copiar la información de una hoja a otra y utilizarla.
Copiar hojas de trabajo

Existen dos técnicas que se pueden utilizar para copiar una hoja de trabajo. La primera solo se
puede utilizar cuando se copia una hoja dentro del mismo libro de trabajo. La segunda solo se
puede utilizar para copiar una hoja dentro del mismo libro o hacia otro libro de trabajo.
Para copiar una hoja de trabajo dentro del mismo libro de trabajo:
1. Seleccione la hoja de trabajo a ser copiada.
2. Presione y sostenga la tecla [Ctrl] y arrastre la pestaña de la hoja a lo largo de la
pestaña hasta que el indicador de posición señale a la izquierda de la pestaña de
la hoja en la que desea insertar la nueva hoja.
Para copiar una hoja de trabajo a otro libro de trabajo:
1. Haga clic con el botón derecho en la hoja.
2. Elija Mover o copiar.
3. Termine el cuadro de diálogo y seleccione Crear una copia.

LECCIÓN 5
ACTIVIDAD 5-3
Copiar una hoja de trabajo existente
Puesta a punto:
Libro de varias hojas está abierto.
Situación:
Se ha agregado una nueva división a su departamento. Ahora existe una división llamada
Centroamericana. Mucha de la información a ser incluida en la hoja de trabajo para esta divi-
sión es la misma que para la hoja División Australiana. Así, desea copiar la hoja División
Australiana, renombrar la pestaña a División Centroamericana, editar el título de la hoja a
División Centroamericana, y después eliminar los datos copiados de División Australiana, así
que da espacio para ingresar los datos para la nueva División Centroamericana.
Figura 5-3: El libro de varias hojas está terminado después de la actividad.

LECCIÓN 5
1. Use el menú de métodos abreviados a. Seleccione la pestaña División Austra-

para la pestaña División Australiana liana y haga clic con el botón derecho
para copiar la pestaña División Aus- sobre la pestaña.
traliana, y copiarla a la izquierda de
la pestaña División Europea.
b. Elija Mover o copiar.
c. En el cuadro de diálogo Mover o copiar,

seleccione la casilla Crear una copia.
d. En el listado Antes de la hoja, seleccione

División Europea y haga clic en Aceptar.
2. Renombre la pestaña de la nueva a. Haga clic con el botón derecho en la

hoja de trabajo División pestaña División Australiana (2).
Centroamericana.
b. Elija Cambiar nombre.
c. Teclee División Centroamericana y pre-

sione [Intro].
3. Renombre el título en la hoja de a. Seleccione la celda A1. Es el título de la

trabajo División Centroamericana y hoja de trabajo.
reemplace el contenido de los tota-
les usando la Figura 5-3 como guía.
Cuando termine, guarde el archivo b. Teclee División Centroamericana y pre-
como Mi libro de varias hojas. sione [Intro].
c. Seleccione el rango B4:E7 y presione

[Suprimir]. La información en la hoja de
trabajo se ha eliminado.
d. Rellene el rango eliminado usando la

Figura 5-3 como guía.
e. Guarde el archivo como Mi libro de

varias hojas.

LECCIÓN 5
TÓPICO D
Cambiar el número de hojas de
trabajo
Ahora sabe cómo organizar el libro de trabajo cambiando el color de la pestaña de la hoja,
moviendo una hoja, y copiando una hoja de trabajo. Sería útil ahora poder agregar y eliminar
hojas de trabajo para organizar mejor el libro de trabajo y hacerlo más fácil de utilizar. Es lo
que hará. En este tema, aprenderá cómo cambiar el número de hojas de trabajo en su libro de
trabajo agregando y eliminando hojas.
Frecuentemente encontrará que cuando trabaja en un libro de trabajo de Excel, necesitará agre-
gar una hoja de trabajo nueva o eliminar una obsoleta. Agregar hojas de trabajo es algo que
hará frecuentemente al crear un libro de trabajo. Eliminar hojas de trabajo sin uso ayuda a
tener un libro más organizado.
Cambiar el número de hojas de trabajo

Para insertar una hoja de trabajo:
1. Haga clic con el botón derecho en la hoja de trabajo existente.
2. Elija Insertar. La nueva hoja se inserta antes de la hoja original y se convierte en
la hoja activa.
Para eliminar una hoja de trabajo:
1. Seleccione la hoja a eliminar.
2. Haga clic con el botón derecho en la pestaña de la hoja.
3. Elija Eliminar. Se le advertirá que la hoja se eliminará permanentemente.
4. Haga clic en Eliminar.

LECCIÓN 5
ACTIVIDAD 5-4
Agregar y eliminar hojas de trabajo
Situación:
La división Sudamericana de su departamento se ha cambiado recientemente a otro
departamento. Dado que se le ha dado la responsabilidad de actualizar el libro de trabajo de
ese departamento, necesita eliminar la hoja de trabajo que contiene la información sobre la
división recién cambiada. El jefe le ha pedido también agregar un par de hojas de trabajo en
blanco al libro de trabajo porque él está anticipando algunas divisiones adicionales a ser agre-
gadas al departamento. Cuando termine con la actividad, las pestañas de las hojas de trabajo
deberán verse como la Figura 5-4.
Figura 5-4: El libro de trabajo actualizado se pagina una vez terminada la actividad.
1. Use el menú de métodos abreviados a. Seleccione la pestaña de la hoja

de la pestaña de la hoja para elimi- Sudamericana.
nar la hoja de trabajo
Sudamericana.
b. Haga clic con el botón derecho en la
pestaña de la hoja seleccionada.
c. Elija Eliminar. Se muestra un mensaje de

advertencia, diciéndole que se están eli-
minado hojas de trabajo que contienen
datos.
d. Haga clic en Eliminar.

LECCIÓN 5
2. Agregue dos hojas de trabajo en a. Haga clic con el botón derecho en la
blanco al libro de trabajo después pestaña de la hoja Divisón Australiana y
de la pestaña División Australiana. elija Insertar. Aparece el cuadro de diá-
logo Insertar y le permite seleccionar una
plantilla de hoja de trabajo.
b. Si es necesario, seleccione Hoja de tra-

bajo y haga clic en Aceptar
c. Haga clic en la recién creada hoja de

trabajo y arrástrela a fin de posicionarla
después de la pestaña Divisón
Australiana.
d. Haga clic con el botón derecho en la

pestaña de la hoja 1.
e. Elija Insertar.
f. Haga clic en Aceptar. Ahora se inserta la

pestaña de la segunda hoja
3. Guarde y cierre todos los archivos. a. Elija Archivo→Guardar.
b. Haga clic en el botón Cerrar.
En esta lección, ha aprendido cómo trabajar con múltiples hojas. Primero, aprendió cómo
formatear las pestañas de las hojas de trabajo. Después, aprendió cómo reposicionar las pesta-
ñas de las hojas, copiar las pestañas, y moverlas. Finalmente, aprendió cómo agregar y
eliminar hojas de trabajo dentro de su libro de trabajo.
1. ¿Cuáles son las razones por las que encontraríaútil el reacomodar y cambiar el número
de hojas de trabajo dentro de su libro de trabajo?
2. ¿Cómo utilizará las habilidades aprendidas para trabajar con múltiples hojas de trabajo
cuando regrese a su oficina?

LECCIÓN 6

ción
45 minutos
Crear y modificar gráficos
En esta lección, podrá Crear y modificar gráficos.
Usted podrá:
• Modificar elementos en un gráfico.
• Dar formato al gráfico.
• Cambiar el tipo de gráfico.
Lección 6: Crear y modificar gráficos 127

LECCIÓN 6
Introducción
Hasta ahora, ha aprendido a trabajar con datos numéricos en una hoja de trabajo. En esta lec-
ción, aprenderá lo relativo a utilizar gráficos para representar gráficamente los datos,
mejorando así las hojas de trabajo. Creará un gráfico, editará los datos del mismo, modificará
sus elementos, dará formato al gráfico, y finalmente cambiará el tipo del mismo.
Los gráficos son de gran ayuda visual. ¿Alguna vez ha estado en una junta en la que alguien
está dando una presentación con muchos números? ¿Ha pensado,“Sería agradable si pudiera
ver cómo los números se relacionan”? Los gráficos lo hacen. Son una representación gráfica de
números y ayudan a mostrar la relación entre ellos. Utilizar gráficos en la hoja de trabajo
Excel puede ayudarle así como a otras personas a visualizar mejor los datos, en vez de leerlos.
TÓPICO A
Crear un gráfico
Ha trabajado con datos en forma numérica. Ahora trabajará con sus datos en forma gráfica. Lo
primero que debe saber cuando trabaja con gráficos es crear uno. En este tema, especificará los
datos que se quieren mostrar gráficamente y creará un gráfico.
A menudo, los datos en Excel se pueden entender mejor representados gráficamente. Observe
las siguientes figuras. La Figura 6-1 muestra datos mostrados numéricamente. Le dice los valo-
res para cada grupo, pero determinar cómo se relacionan los grupos es más difícil. Al observar
los datos a la izquierda, tiene que imaginarse cómo se relacionan los totales anuales uno con
otro. Ahora observe la Figura 6-2. Esto es dando la misma información que los datos, pero
más fácil de entender puesto que se muestra gráficamente. Puede ver cómo se relaciona cada
grupo uno con otro y cómo cada uno se refleja en el total.
Figura 6-1: Datos numéricos mostrados en una hoja de trabajo.

LECCIÓN 6
Figura 6-2: Representación gráfica de datos numéricos en una hoja de trabajo.
Terminología en gráficos
Cuando crea un gráfico, los valores se obtienen de las celdas de hojas de trabajo, llamados
Puntos de datos que crean marcadores de datos que pueden aparecer como barras, columnas,
líneas, circulares, o en otras figuras. Un Marcador de datos es un símbolo de gráfico que
representa un punto de datos sencillo. Todos los puntos de datos en una columna o fila en la
hoja de trabajo se combinan en el gráfico para crear Series de datos, que aparecen en el grá-
fico como un grupo de marcadores de datos distinguidos por el mismo color o patrón. Por
ejemplo, todas las entradas en la fila Australia de la hoja de trabajo corresponden con las series
de datos Australia en el gráfico.
Una muestra del marcador y patrón de cada serie aparece en la leyenda junto con el nombre de
cada serie. La Leyenda permite identificar las series en el gráfico para poder comparar el grá-
fico con los datos de la hoja de trabajo de manera fácil. El Nombre de series es simplemente el
título de una fila o columna en la hoja de trabajo donde los datos fueron tomados.
Un gráfico común tendrá dos ejes, el Eje de valores y el Eje de categorías. El Eje de valores
comúnmente es el eje vertical en el gráfico. También se conoce como eje-y. Excel traza gráfi-
camente valores para puntos de datos contra este eje. El Eje de categorías comúnmente es el
eje horizontal en el gráfico. También se conoce como eje-x. Excel traza gráficamente etiquetas
de categorías a lo largo del eje-x, y grupos de marcadores de datos para todas las series en
estas categorías. Si el gráfico es tridimensional, tendrá también un eje-z. También puede haber
una cuadrícula en el gráfico. Cuadrícula son las líneas dibujadas en el área de trazado gráfico,
comúnmente para el eje de valores, para que los marcadores puedan compararse fácilmente
con un valor de eje. La
Figura 6-3 muestra un gráfico de columnas con indicadores a cada uno de los componentes de
este gráfico.

LECCIÓN 6
Figura 6-3: Terminología en los gráficos.
Modificar elementos en un gráfico

Para modificar los elementos de un gráfico:
1. Haga clic con el botón derecho en el elemento que desee modificar.
2. Elija Formato.
La opción Formato cambiará dependiendo del elemento seleccionado. Por ejemplo, si seleccionó
la leyenda, el menú de métodos abreviados será Formato de leyenda. Si hace clic con el botón
derecho en el área del gráfico, la opción de métodos abreviados será Formato de área de gráfico.

LECCIÓN 6
ACTIVIDAD 6-1
Modificar elementos en un gráfico
Puesta a punto:
Mis gráficos está abierto.
Situación:
Ha decidido hacer cambios al gráfico de columnas que está en la hoja Gráfico1 para hacerlo
más atractivo visualmente y más fácil de entender. Desea:
• Cambiar el título del gráfico a Libros y algo más: Resultados trimestrales.
• Reubicar la leyenda en la parte inferior del gráfico.
• Mostrar líneas de división principales y secundarias. Cuando termine, su gráfico
se verá como el ejemplo en la Figura 6-4.
Figura 6-4: Después de la actividad, Mis gráficos ha sido terminado.

LECCIÓN 6
1. Cambie el título del gráfico de a. Seleccione la hoja Gráfico 1.

columnas a Libros y algo más:
Resultados trimestrales.
b. Elija Gráfico→Opciones de gráfico.
c. Seleccione la pestaña Títulos.
d. En el cuadro de texto Título del gráfico,

cambie el título a Libros y algo más:
Resultados trimestrales.
2. Cambie la posición de la leyenda a a. Elija Gráfico→Opciones de gráfico.

fin de que esté en la parte inferior
del gráfico.
b. Seleccione la pestaña Leyenda.
c. Bajo Ubicación, seleccione Abajo.
Note que puede colocar la leyenda en un número de

lugares distintos en el área del gráfico, y también
puede elegir no mostrar la leyenda.

LECCIÓN 6
3. Muestre las cuadrículas mayores y a. Elija Gráfico→Opciones de gráfico.
menores para el eje de valores.
Cuando termine, guarde el archivo y
compare su gráfico con la muestra b. Seleccione la pestaña Líneas de división.
terminada.
c. Bajo Eje de categorías (Y), seleccione
Líneas de división segundarias. Habrá
que seleccionar Líneas de división princi-
pales y Líneas de división secundarias.
e. Haga clic en el botón Guardar.
f. Compare su gráfico terminado con la

muestra en la Figura 6-4.
TÓPICO B
Formatear un gráfico
Después de haber terminado de crear y hacer modificaciones al gráfico, la siguiente acción que
puede hacer es formatearlo para hacerlo más atractivo visualmente. En este tema, aprenderá a
darle formato a un gráfico.
Formatear gráficos es otra manera de modificar su gráfico y hacerlo más profesional y
atractivo. Puede agregar colores y patrones, y modificar los tipos de fuente. Todo esto ayudará
a personalizarlo y a llamar la atención de la audiencia.
Opciones de formato
Para hacer más atractivos sus gráficos, puede agregar formato a elementos en los gráficos. En
Excel, puede formatear todos los elementos de un gráfico. Cada elemento tiene su propia serie
de propiedades que pueden modificarse. La Tabla 6-1 describe las distintas opciones de for-
mato disponibles para los gráficos.
Tabla 6-1: Opciones de formato para elementos en un gráfico

Elemento de un gráfico Opciones de Formato
Titulo de un gráfico Para el título de un gráfico, puede cambiar el color, estilo, tamaño, ali-
neación, y orientación del texto. También puede agregar un borde al
título y cambiar el color, estilo, grosor, efecto de sombreado, y efecto
de relleno del borde.

LECCIÓN 6
Elemento de un gráfico Opciones de Formato
Etiquetas de datos Para las etiquetas de datos, puede agregar un borde y cambiar el estilo,
color, grosor, efecto de sombreado y efectos de relleno para dicho
borde. También puede ajustar la fuente, estilo de fuente, tamaño de
fuente, color de fuente, fondo, y efectos del texto de las etiquetas de
datos. Puede ajustar el estilo de números si las etiquetas de datos con-
sisten de valores. Finalmente, puede ajustar la alineación y orientación
de las etiquetas de datos.
Series de datos Para las series de datos, puede agregar un borde y cambiar el estilo,
color, grosor, efecto de sombreado, y efectos de relleno de dicho borde.
También puede elegir invertir las series de datos si los valores fuesen
negativos. Puede trazar gráficamente las series en el eje primario o
secundario, ajustar la imagen de las barras de error, indicar cómo se
mostrarán las etiquetas de datos, y determinar el orden en el que apare-
cerán las series de datos en el gráfico.
Leyenda Para la leyenda, puede agregar un borde y cambiar el estilo, color, gro-
sor, efecto de sombreado, y efectos de relleno de dicho borde. También
puede ajustar la fuente, estilo de fuente, color de fuente, fondo, y efec-
tos del texto de leyenda. También, puede ajustar la colocación de la
leyenda en el área del gráfico.
Ejes de valores y de catego- Para el eje de valores, puede ajustar el estilo, color y grosor de las
rías líneas en el eje. También puede determinar dónde las marcas de gradua-
ción mayores y menores serán mostradas así como definir si mostrar las
etiquetas de marca de verificación. Puede ajustar también el tipo de
fuente, estilo, tamaño, color, y efectos del eje. Si el eje es numérico,
puede especificar el formato numérico y también ajustar la orientación
del eje.
Cuadrícula Para la cuadrícula, puede ajustar el estilo de línea, color, y grosor. Tam-
bién puede ajustar la escala y las unidades de imagen de la cuadrícula.
Area del gráfico Para el área del gráfico, puede agregar un borde y cambiar el estilo de
línea, color, ancho del borde, así como agregar relleno de color y cam-
biar los efectos de relleno en el área de un gráfico. También, puede
ajustar el tipo de fuente, estilo, tamaño, color, y efectos del texto del
área de un gráfico. Finalmente, puede posicionar objetos en dicha área.
Area de trazado gráfico Para el área de trazado gráfico, puede agregar un borde y cambiar el
estilo de línea, color, ancho del borde, así como agregar relleno de
color y cambiar los efectos de relleno del área de trazado.
Para formatear un gráfico:
1. Elija Gráfico→Opciones de gráfico.
2. Seleccione la pestaña correspondiente al elemento del gráfico que desea formatear.
3. Use las opciones en la página para realizar las opciones de formato.

LECCIÓN 6
También puede hacer clic con el botón derecho en un objeto de gráfico y elegir Formato de
objeto_de_gráfico o hacer doble clic en el objeto de gráfico, para formatear cada objeto de
gráfico.
ACTIVIDAD 6-2
Puesta a punto:
Situación:
Ha creado su gráfico, pero observándolo, decide que no es tan llamativo visualmente como
podría serlo. Decide agregar formato al gráfico antes de enviárlo al jefe y compañeros de
trabajo. Elige:
• Agregar un borde rojo, punteado alrededor del título para llamar la atención.
• Cambiar la fuente de las etiquetas de los ejes a Times New Roman dado que
piensa que es una fuente con aspecto más profesional.
• Cambiar la trama de relleno de las series de datos Australia a una trama verde.
Cuando termine, la hoja de trabajo se verá como la Figura 6-5.
Figura 6-5: Después de la actividad, Mis gráficos está terminado.

LECCIÓN 6
1. Agregue una línea roja punteada a. Haga clic con el botón derecho en el
como borde al título del gráfico. título del gráfico y elija Formato del
título del gráfico.
También puede mostrar el cuadro de diá-
logo Formato para cualquier elemento de b. Si es necesario, seleccione la pestaña
gráfico haciendo doble clic en el Tramas.
elemento.
c. Desde el listado desplegable Estilo, selec-

cione la tercera selección a partir de la
parte superior.
Tome en cuenta que también puede cambiar la

Fuente y la alineación del Título del gráfico en
este cuadro de diálogo.
d. Haga clic en la flecha desplegable Color

y seleccione cualquier sombreado rojo.
2. Dé formato a las etiquetas del eje a. Haga doble clic en el eje de valores.
de valores a fin de que sean Times Aparece el cuadro de diálogo Formato de
New Roman y de color azul. ejes.
b. Seleccione la pestaña Fuente.

LECCIÓN 6
c. Desde el listado Fuente, despliegue hacia
abajo y seleccione Times New Roman.
d. Desde el listado desplegable Color, selec-

cione cualquier sombreado azul.
3. Cambie el relleno de las series de a. Seleccione las series de datos Australia

datos Australia a verde y agregue haciendo clic en el gráfico de barras. Elija
un patrón de su elección. Guarde el Formato→Serie de datos seleccionada.
archivo al terminar y compare su
gráfico con el ejemplo mostrado en
la Figura 6-5 b. Seleccione la pestaña Tramas.
c. Seleccione un sombreado verde y haga

clic en Efectos de relleno.
d. Seleccione la pestaña Tramas, y selec-

cione un patrón que le agrade.
e. Haga dos veces clic en Aceptar.
f. Guarde el archivo y compárelo con el

ejemplo mostrado en la Figura 6-5.

LECCIÓN 6
TÓPICO C
Cambiar el tipo de gráfico
Además de las técnicas de formato que ha aprendido, el modificar un gráfico puede incluir
cambiar su tipo. En este tema, cambiará el tipo de gráfico.
Imagíne que ha creado un gráfico circular con base en algunos datos de la hoja de trabajo
Excel. Tiene algunos valores de datos muy grandes en el rango y algunos muy pequeños,
haciendo que los datos pequeños sean difíciles de leer en un gráfico circular. Necesita cambiar
el tipo de gráfico a uno que represente de mejor manera valores pequeños junto con valores
grandes. Puede hacer esto fácilmente en Excel. Puede cambiar el tipo de un gráfico a fin de
que muestre gráficamente los datos de la mejor manera.

Los tipos de gráficos disponibles cuando cambia un tipo de gráfico son los mismos
que cuando crea un gráfico partiendo de cero. Para cambiar el tipo de gráfico:
1. Seleccione el gráfico.
2. Elija Gráfico→Tipo de gráfico.
3. Seleccione el tipo de gráfico deseado.
Otra manera de cambiar el tipo de gráfico es:
1. Seleccione el gráfico y haga clic en el área de gráfico.
2. Elija Tipo de gráfico y seleccione el tipo de gráfico al cual desea cambiar.

LECCIÓN 6
ACTIVIDAD 6-3
Puesta a punto:
Situación:
Ha creado gráficos y les ha hecho cambios. Sin embargo, no piensa que un gráfico de colum-
nas sea la mejor manera de representar los datos en el Gráfico 1. Así que decide cambiarlo a
un tipo de gráfico de barras agrupadas. También desea agregar un poco más de retoque a los
gráficos circulares Total trimestral y Total de ubicación agregando tercera dimensión. Alemania
tenia el mejor total de ubicación, así que desea enfatizar el aporte circular de Alemania en el
gráfico Total por lugar resaltandolo.
1. Cambie el gráfico de columnas en la a. Seleccione el área de trazado gráfico.

hoja Gráfico a un gráfico de barras Puede ser confuso- use el gráfico mos-
agrupadas. trado como una buena forma para
determinar si se selecciona o no el Area
de trazado.
b. Haga clic con el botón derecho en el grá-

fico de columnas.
c. Elija Tipo de gráfico.
d. Desde el listado Tipo de gráfico, selec-

cione Barras.

LECCIÓN 6
e. En la casilla Subtipo de gráfico, verifique
que se seleccione Barra agrupada.
f. Haga clic en Aceptar. El gráfico de

columnas ahora es un gráfico de barras
agrupadas.
2. Cambie el gráfico circular Total tri- a. Seleccione la hoja Datos de gráfico.

mestre a un gráfico circular en 3D.
área del gráfico Total trimestre.
c. Elija Tipo de gráfico.
d. En la sección Subtipo de gráfico, selec-

cione Circular con efecto 3D.

LECCIÓN 6
3. Cambie el gráfico circular Total de a. Cambie el gráfico circular Total de lugar
ubicación a un gráfico circular 3D y a un gráfico circular con efecto 3D.
haga que la pieza Alemania salga
del gráfico. Guarde el archivo y cié-
b. Haga clic en la porción Alemania del grá-
rrelo al terminar.
fico circular. La primera vez que haga clic
en él, se selecciona todo el círculo.
c. Haga clic de nuevo en la porción Alema-

nia para seleccionar solo la mitad de esa
porción.
d. Haga clic en la porción Alemania para

sacarla del gráfico. Ahora tiene un gráfico
circular entresacado.
e. Guarde el archivo y ciérrelo.
En esta lección, creó una representación gráfica de datos específicos en la hoja de trabajo para
ayudar a mostrar la correlación y relación entre datos de la hoja de trabajo creando tanto un
gráfico incorporado en una hoja con un gráfico por separado. También aprendió cómo hacer los
gráficos más atractivos visualmente modificando sus elementos, formateando el gráfico y modi-
ficando el tipo del mismo.
1. ¿Cuáles son algunos tipos de datos que se beneficiarían de ser mostrados como un grá-
fico?
2. ¿Cuáles son los tres o cuatro tipos de gráficos que puede utilizar con más frecuencia?

NOTAS

LECCIÓN 7

ción
1 horas
Establecer configuración
de página y opciones de
impresión
En esta lección, podrá Establecer la configuración de página y las opciones de impresión.
Usted podrá:
• Inmovilizar filas y columnas.
• Establecer los títulos de impresión.
• Modificar los márgenes predeterminados de página.
• Agregar un encabezado y pie de página a la hoja de trabajo.
• Cambiar la orientación de la página de vertical a horizontal.
• Insertar y eliminar un salto de página
• Especificar un intervalo de impresión
Lección 7: Establecer configuración de página y opciones de impresión 143

LECCIÓN 7
Introducción
Ahora que sabe cómo crear y modificar su libro de trabajo, necesita establecer la configuracón
de página y la impresión de la hoja de trabajo. En esta lección movilizará e inmovilizará filas
y columnas, establecerá un título para impresión, establecerá los márgenes de la página, creará
un encabezado y pie de página, cambiará la orientación de la página, insertará y eliminará un
salto de página, y finalmente imprimirá un intervalo.
Ha creado un libro de trabajo, pero a menos que todo mundo vaya a visualizar el archivo vía
electrónica, querrá imprimirlo. Antes de imprimir el libro de trabajo, necesita ajustar las opcio-
nes de impresión. Al hacer esto, puede imprimir partes o todas las hojas de trabajo.
TÓPICO A
Inmovilizar filas y columnas
A fin de visualizar el libro de trabajo de manera más fácil en pantalla, puede cambiar las
opciones de imagen de la página. Una manera de hacerlo es inmovilizar filas y columnas. En
este tema, aprenderá cómo inmovilizar filas y columnas para facilitar la visualización de gran-
des cantidades de datos.
¿Alguna vez ha trabajado en una hoja de trabajo y no ha podido verla totalmente en pantalla?
Al desplegar los datos, no puede ver la información que se encuentra en la parte superior de la
columna y fila. Habrá un momento en el que al trabajar con Excel trabajará con una hoja de
trabajo demasiado grande como para que se ajuste en la pantalla. Cuando la hoja es demasiado
grande para ajustarse en pantalla es útil inmovilizar filas y columnas para que los encabezados
y títulos sean visibles mientras se trabaja con una gran cantidad de datos.
Inmovilizar filas y columnas

Para inmovilizar columnas o filas:
1. Seleccione una celda en la fila y/o columna que esté debajo o a la derecha de las
filas y/o columnas que desee inmovilizar.
2. Elija Ventana→Inmovilizar paneles.
Para movilizar de nuevo columnas o filas, elija Ventana→Movilizar paneles.

LECCIÓN 7
ACTIVIDAD 7-1
Inmovilizar y movilizar columnas y filas
Archivos de datos:
• Pagina
Puesta a punto:
Situación:
Necesita hacer algunos cambios a la hoja de trabajo, así que tendrá que hacer visualización en
pantalla. La hoja de trabajo contiene distintas pantallas llenas de datos, así que para facilitar su
visualización, desea visualizar todo el tiempo los encabezados de columna, si se desplaza por
toda la hoja de trabajo. Por ello, decide inmovilizar la fila de encabezados de columna y todo
lo que se encuentre por encima; mientras se desplaza a través de los datos, los encabezados
siempre están visibles.
1. En el archivo Página, inmovilice las a. Seleccione la celda A5.

cuatro filas superiores de la hoja de
trabajo.
b. Elija Ventana→Inmovilizar paneles.
Note que la línea negra que aparece, indica el

lugar donde se inmovilizaron las ventanas.
2. Experimente navegar por los datos.
¿Qué nota en sus encabezados?
3. Movilice las ventanas. Guarde el a. Desplácese a través de los datos y

archivo como Mi página cuando haya observe cómo las ventanas han sido
terminado. inmovilizadas.
b. Elija Ventana→Movilizar paneles.
c. Guarde el archivo como Mi página.

LECCIÓN 7
TÓPICO B
Establecer un título de impresión
Inmovilizar columnas y filas como un encabezado es una opción de imagen profesional. Una
vez que esté listo para imprimir su documento, tal vez quiera establecer algunos títulos de
impresión. En este tema, establecerá títulos de impresión para sus columnas y filas.
¿Alguna vez ha tenido una hoja de trabajo ya impresa que consiste de múltiples páginas? ¿Ha
tenido una hoja de trabajo multipágina en la que las filas de encabezado no están impresas en
cada página, por lo que tiene que consultar la primera página para saber lo que contiene cada
columna y cada fila? Esto puede ser muy molesto si desea buscar algo rápidamente en una
hoja de trabajo impresa. Establecer títulos de impresión evitará que esto pase. Al hacerlo,
puede imprimir la clumna y el encabezado de fila en cada página para que siempre sirvan
como referencia.
Qué es un título de impresión

Un título de impresión es un intervalo de celdas específico que se imprime en la parte superior
de cada página o bien, en su lado izquierdo. Comúnmente, utilizará esto si la hoja de trabajo
tiene muchas páginas y desea que el encabezado de fila o columna aparezca en cada pagina
impresa.
Establecer título de impresión

Para establecer títulos de impresión para la hoja de trabajo:
1. Elija Archivo→Configurar página.
2. Seleccione la pestaña Hoja.
3. Usando el indicador de selección junto al cuadro de texto Repetir filas en extremo
superior, seleccione las filas que desea establecer como título de impresión.
También puede establecer columnas para títulos de impresión usando la opción Repetir columnas
a la izquierda
4. Presione [Intro].

LECCIÓN 7
ACTIVIDAD 7-2
Establecer títulos de impresión
Puesta a punto:
Mi pagina está abierto.
Situación:
La hoja de trabajo es de múltiples páginas. Desea imprimirlas todas a fin de que los encabeza-
dos de columna se repitan en cada página. Decide establecer la primera fila en la hoja de
trabajo a manera de título de impresión.
1. Establecer el título de impresión en a. Elija Archivo→Configurar página.

el intervalo A1:E1.
b. Seleccione la pestaña Hoja.
c. Haga clic en el indicador de selección

junto al cuadro de texto Repetir filas en
extremo superior.
d. Haga clic en la celda A4. Presione

[Intro]. Se ha establecido el Título de
impresión.

LECCIÓN 7
2. Realice una vista preliminar de la a. Haga clic en el botón Vista preliminar.
hoja de trabajo para verificar que
los títulos de impresión estén
establecidos. Cuando termine, b. Desplácese por la hoja de trabajo. Se
repite en cada página la fila 4.
guarde el archivo.
c. Haga clic en el botón Cerrar para salir de

Vista preliminar.
TÓPICO C
Establecer márgenes de página
Ahora que tiene ya listos los títulos de impresión, puede alterar los márgenes de página de la
hoja de trabajo para incrementar la cantidad de datos que se impriman en cada página.
¿Alguna vez ha imprimido una hoja de trabajo y deseo tener mayor espacio en blanco
rodeando la hoja para poder así tomar notas? Ajustar los márgenes haría esto posible. Puede
incrementar y disminuir el espacio alrededor de los datos en la hoja de trabajo si ajusta los
márgenes.
¿Qué es un margen?
Un margen determina la cantidad de espacio entre los datos de la hoja de trabajo y el extremo
del papel. Existen seis márgenes ajustables. Los márgenes izquierdo y derecho determinan la
cantidad de espacio en el extremo derecho e izquierdo del papel. Los márgenes superior e infe-
rior determinan la cantidad de espacio en la parte superior e inferior de la página. Los últimos
dos márgenes, encabezado y pie de página, determinan la cantidad de espacio entre el encabe-
zado y pie de página y el cuerpo principal de la impresión de la hoja de trabajo.

LECCIÓN 7
Figura 7-1: Un ejemplo de una hoja de trabajo con márgenes superior e inferior de 1
1/2 pulgadas.

LECCIÓN 7
Puede cambiar los márgenes de página desde la ventana Vista preliminar del modo
siguiente:
1. Haga clic en el botón Márgenes.
Los márgenes aparecen como líneas en la vista preliminar de la hoja de trabajo.
2. Arrastre las líneas de margen al lugar deseado.
También puede cambiar los márgenes usando el cuadro de diálogo Configurar página
del modo siguiente
1. Elija Archivo→Configurar página.
2. Seleccione la pestaña Márgenes.
3. Ajuste cada número de pestaña según desee.
ACTIVIDAD 7-3
Puesta a punto:
Situación:
Ha creado, formateado, y editado el libro de trabajo Página , y ahora le gustaría imprimirlo.
Quiere distribuirlo durante una junta y ha decidido incrementar la cantidad de espacio en
blanco en la hoja de trabajo impresa a fin de que la gente pueda escribir notas en la página.
Decide proporcionar 1 1/2 pulgadas de espacio de margen en la parte inferior de la página para
notas. Se percata de que el incrementar el espacio en blanco en la parte inferior quita espacio
disponible para que los datos se impriman en cada página individual. Decide disminuir los
márgenes izquierdo y derecho a un cuarto de pulgada para compensar el margen incrementado
en la parte inferior de la página.

LECCIÓN 7
1. Use el cuadro de diálogo Configurar a. Haga clic en el botón Vista preliminar.

página, para ajustar los márgenes
izquierdo y derecho a 1/4”.
b. En la ventana Vista preliminar, haga clic
en el botón Configurar.
c. Seleccione la pestaña Márgenes.
d. Seleccione el número en el cuadro de

texto Margen izquierdo y teclee 0.25.
e. Presione la tecla [Tab], y teclee 0.25

para cambiar el margen derecho.
f. Haga clic en Aceptar. Los márgenes

izquierdo y derecho ahora son más peque-
ños y permiten mayor información en una
página.
2. Use los indicadores Guía de margen a. En la ventana Vista preliminar, haga clic
para ajustar el margen inferior a fin en el botón Márgenes. Aparecen los
de que haya 1 1/2 pulgadas de indicadores Guía de margen.
espacio en la parte inferior para
poder tomar notas.
b. Coloque el puntero del ratón sobre la
segunda fila a partir de la parte inferior.
Estos son los márgenes inferiores.
c. Haga clic y mantenga el botón del ratón.

Vea que la barra de estado indica que ha
seleccionado el margen inferior y también
especifica la ubicación de los márgenes.
Arrastre el borde inferior hacia arriba
hasta que el indicador muestre aproxima-
damente 1.5.
d. Suelte el botón del ratón.
3. Cierre la ventana Vista preliminar y a. Haga clic en el botón Cerrar para cerrar
guarde el archivo. la ventana Vista preliminar.
b. Guarde el archivo.

LECCIÓN 7
TÓPICO D
Crear un encabezado y pie de
página
Además de establecer títulos de impresión para los datos que se imprimirán en cada página,
también puede crear encabezados y pies de página que aparecerán en los márgenes superior e
inferior.
¿Alguna vez ha deseado colocar la fecha en la parte superior de su hoja de trabajo? ¿Qué tal el
agregar número de página a una hoja de trabajo multipágina? Estos son ejemplos de encabe-
zado y pie de página respectivamente.
Encabezados y pies de página

Un encabezado y un pie de página consisten en texto que se imprime en la parte superior e
inferior de cada página del libro de trabajo. El encabezado se imprime en la parte superior,
mientras que el pie de página en la parte inferior. Los encabezados y pies de página contienen
tres secciones. La primera alinea el contenido con el extremo izquierdo de la página; la
segunda centra el contenido en la página; y la tercera sección alinea su contenido con el
extremo derecho de la página. La Figura 7-2 muestra un ejemplo de cómo se ven un encabe-
zado y un pie de página en Vista preliminar.

LECCIÓN 7
Figura 7-2: Un ejemplo de una hoja de trabajo con encabezado y pie de página

LECCIÓN 7
Crear un encabezado y pie de página
Para insertar un encabezado o pie de página en una hoja de cálculo Excel:
1. Muestre el cuadro de diálogo Configurar página. (Elija Archivo→Configurar
página).
2. Seleccione la pestaña Encabezado y pie de página.
3. Para crear un encabezado o pie de página personalizados:
A. Haga clic en el botón Personalizar encabezado o Personalizar pie de página.
B. Coloque el punto de inserción en la sección donde quiere que aparezca el
texto del encabezado o del pie de página.
C. Teclee el texto y haga dos veces clic en Aceptar.
4. Para insertar un encabezado o pie de página existentes:
A. Mostrar el listado desplegable Encabezado o Pie de página.
B. Seleccione el texto del encabezado o pie de página que desee.
C. Haga clic en Aceptar.
ACTIVIDAD 7-4
Crear un encabezado y pie de página
Puesta a punto:
Situación:
Los datos son sensibles al tiempo y quiere imprimir la fecha en la parte superior de las página
a imprimirse a fin de que todo mundo sepa la fecha de impresión. Piensa que sería útil tam-
bién agregar su nombre puesto que estará distribuyendo la hoja de trabajo a compañeros de
trabajo en la junta. Así sabrán quien hizo la hoja. Decide agregar un encabezado con la fecha
centrada y un pie de página con su nombre alineado a la izquierda y el número de página ali-
neado a la derecha.

LECCIÓN 7
1. Agregue un encabezado personali- a. Haga clic en el botón Vista Preliminar.

zado que contenga la información
de la fecha en el centro del mismo.
b. En la ventana Vista preliminar, haga clic
en el botón Configurar.
c. Seleccione la pestaña Encabezado y pie

de página.
d. Haga clic en Personalizar encabezado.
e. Coloque el punto de inserción en el cua-

dro de texto Sección central.
f. Haga clic en el botón Fecha .
g. Haga clic en Aceptar. Observe que la

fecha aparece en la sección de Vista preli-
minar del encabezado.
2. Agregue un pie de página personali- a. Haga clic en Personalizar pie de página.

zado que contenga su nombre
alineado a la izquierda y el número
de página a la derecha. Cuando ter- b. Con el punto de inserción en el cuadro de
mine, guarde el archivo. texto Sección izquierda, teclee su
nombre.
c. Coloque el punto de inserción en el cua-

dro de texto Sección derecha y haga clic
en el botón Número de página .

LECCIÓN 7
d. Haga clic en Aceptar. Observe la sección
vista previa del pie de página
e. Haga clic en Aceptar para cerrar el cua-

dro de diálogo Configurar página y aplicar
el encabezado y pie de página. Observe
que ahora aparecen en la ventana de la
vista preliminar.
f. Cierre Vista preliminar y guarde el

archivo.
TÓPICO E
Cambiar la orientación de la página
Está listo para imprimir la hoja de trabajo. Lo único que necesita es verificar que la orienta-
ción de la página sea adecuada para mostrar los datos. En este tema, cambiará la orientación
de la página para la hoja de trabajo.
¿Alguna vez ha tenido una hoja de trabajo que fuera más ancha que larga? ¿O la hoja de tra-
bajo ha sido más larga que ancha? Ambas situaciones pueden llevar a una mala impresión, a
menos que cambie la orientación de la página.
Orientaciones disponibles
Hay dos tipos de orientaciones de página para elegir en Excel. La primera es Vertical. Esta
mostrará los datos con el papel posicionado verticalmente. La otra es Horizontal, donde el
papel se posiciona horizontalmente. La Figura 7-3 muestra las opciones en el cuadro de diá-
logo Configurar página.

LECCIÓN 7
Figura 7-3: Opciones de orientación de página.
Cambiar orientación de página

Para cambiar la orientación de la página de la hoja de trabajo:
1. Muestre el cuadro de diálogo Configurar página.
2. En la pestaña Página, bajo Orientación, seleccione la orientación de página
deseada.
ACTIVIDAD 7-5
Cambiar la orientación de la página
Puesta a punto:
Mi página esta abierto y todas las actividades previas se han terminado.
Situación:
Ya está listo para imprimir su documento, pero al verlo en vista preliminar se percata de que
los datos en la hoja de trabajo son demasiado anchos para ajustarse en la página. Desea cam-
biar la orientación de la página de Vertical a Horizontal para solucionar esto,
1. Cambie la orientación de la página a a. Elija Archivo→Configurar página.

Horizontal.
b. Seleccione la pestaña Página.
c. Bajo Orientación, seleccione Horizontal.

LECCIÓN 7
2. Abra la vista preliminar del docu- a. Haga clic en el botón Vista preliminar.
mento y guarde el archivo.
b. Desplácese por la hoja de trabajo.
Observe los cambios realizados.
c. Haga clic en el botón Cerrar.
TÓPICO F
Insertar y eliminar saltos de página
Ha aprendido a controlar la impresión desde el punto de agregar componentes adicionales a su
impresión. En este tema, va a insertar algunos saltos de página en la hoja de trabajo para con-
trolar qué tantos datos se imprimirán en cada página.
Tiene una hoja de trabajo con múltiples páginas. El único problema es que las páginas se están
separando en lugares no deseados, separando datos que en realidad deben estar juntos. Inser-
tando sus propios saltos de página, puede controlar el lugar en el que las páginas se dividen.
¿Qué es un salto de página?

Cuando la impresión de una hoja de trabajo es demasiado larga para ajustarse en una hoja de
papel, Excel inserta saltos de página automáticos según el tamaño del papel, márgenes estable-
cidos y opciones de escala en el cuadro de diálogo Configurar página. Si no le parece bien la
manera en que los saltos de página automáticos dividen los datos, puede insertar sus propios
saltos de página, llamados saltos de página manuales.
Insertar y eliminar un salto de página

Para ajustar un salto de página al estar en Vista preliminar:
1. Haga clic en el botón Saltos de página.
2. Arrastre el salto de página hasta la fila correcta.
Para insertar saltos de página directamente en la hoja de trabajo:
1. Seleccione la celda en la columna A, o una fila entera, que desee imprimir en la
página nueva.
2. Elija Insertar→Salto de página. Aparece una línea punteada sobre la fila de la
celda seleccionada.

LECCIÓN 7
Para eliminar un salto de página:
1. Seleccione la celda o fila que fue seleccionada para crear el salto de página.
2. Elija Insertar→Quitar salto de página.
ACTIVIDAD 7-6
Agregar y eliminar saltos de página
Puesta a punto:
Mi pagina está abierto y se han terminado todas las actividades previas.
Situación:
Tiene una hoja de trabajo con muchas páginas. El salto de página automático que Excel usa
está separando datos que necesitan imprimirse conjuntamente. Decide que la página necesita
saltarse antes de la fila 31 o tal vez la fila 28. No está totalmente seguro cuál se vería mejor al
imprimise. Decide intentar con las dos para ver cuál queda mejor.
1. Inserte un salto de página antes de a. Seleccione la celda A31.

la fila 31 usando el menú Insertar.
b. Elija Insertar→Salto de página. Tome en
cuenta la línea punteada que indica un
salto de página.
2. Elimine el salto de página que a. Elija Insertar→Quitar salto de página.

insertó.
3. Usando la ventana Vista preliminar, a. Muestre la ventana Vista preliminar.

haga una vista preliminar de los sal-
tos de página y ajústelos a fin de
b. Haga clic en el botón Saltos de página.
que haya uno después de la fila 28.
c. Si es necesario, en la ventana Vista previa

de salto de página, seleccione la casilla
de selección No mostrar este diálogo
nuevamente y haga clic en Aceptar.
d. Haga clic en la línea azul horizontal y

arrástrela hacia arriba hasta que la sitúe
debajo de la fila 28
e. Elija Ver→Normal.

LECCIÓN 7
4. Abra la vista preliminar del archivo a. Haga clic en el botón Vista Preliminar.
y vea el efecto que tiene el nuevo
salto de página. Guarde el archivo al
terminar. b. Desplácese por la hoja de trabajo.
c. Elija Vista preliminar.
TÓPICO G
Imprimir un intervalo
Ha aprendido a prepararse para imprimir una hoja de trabajo entera en Excel, ahora está listo
para aprender a imprimir solo una parte de la hoja.
¿Alguna vez ha deseado imprimir parte de una hoja de trabajo, pero no toda la hoja? Dado que
las hojas de trabajo a veces pueden ser muy grandes y llenas de datos, en algún momento que-
rrá imprimir solo una parte de una hoja de trabajo. Especificar un intervalo de página permite
imprimir solo un área especifica de la hoja de trabajo.
Imprimir un intervalo
Hay dos maneras de especificar el área a imprimir. La primera es:
1. Seleccione el área a imprimir en la hoja de trabajo.
2. Elegir Archivo→Imprimir.
3. En la casilla Imprimir, seleccionar Selección.
La segunda manera de especificar un área de impresión es:
1. Elegir Archivo→Configurar página.
2. Seleccionar la pestaña Hoja.
3. Junto al cuadro de texto Area de impresión, hacer clic en el indicador de
selección.
4. Seleccionar el área que desea imprimir y presionar [Intro]. Ello conservará el área
de impresión hasta que lo cambie o elimine.

LECCIÓN 7
ACTIVIDAD 7-7
Establecer e imprimir un intervalo de impresión
Puesta a punto:
Mi pagina está abierto y todas las actividades previas han sido terminadas.
Situación:
Ahora está listo para imprimir la hoja de trabajo para esa junta tan importante. Sin embargo,
no desea imprimir toda la hoja y saturar a la audiencia con datos que no les interesan. Decide
imprimir solo el intervalo que contiene los datos criticos para la junta- A1:H31.
1. Usando el cuadro de diálogo Configu- a. Elija Archivo→Configurar página.

rar página, establezca el área de
impresión hacia el intervalo A1:I31.
b. Seleccione la pestaña Hoja.
Puede tambien establecer un área de

impresión seleccionando el área que c. Junto al cuadro de texto Area de impre-
desee imprimir en la hoja de trabajo y sión, haga clic en el indicador de
eligiendo Archivo→Imprimir. Después, selección.
bajo Imprimir, seleccione Selección y
d. Seleccione el intervalo A1:H31 y pre-
sione [Intro].
2. Inicie el proceso de impresión de la a. Haga clic en el botón Imprimir.

hoja de trabajo, pero cancele la
acción antes de imprimir. Guarde y
cierre el archivo.

LECCIÓN 7
b. Observe las opciones en el cuadro de
diálogo Imprimir. Puede especificar el
número de copias a imprimir, el intervalo
a imprimir, y después puede abrir la vista
preliminar desde el cuadro de diálogo
Imprimir.
c. Haga clic en el botón Cancelar.
d. Guarde y cierre el archivo.
En esta lección, aprendió cómo establecer la configuración de página y las opciones de impre-
sión a fin de imprimir libros de trabajo Excel. Aprendió a inmovilizar y movilizar filas y
columnas para fines de imagen y mejorar la navegación en los datos que cubren más de una
pantalla. Para preparar la impresión, estableció el título de impresión, cambió los márgenes, y
estableció un encabezado y pie de página. Hizo modificaciones finales para imprimir al cam-
biar la orientación de la página, e insertando y eliminando saltos de página. Después aprendió
cómo imprimir solo una parte de los datos en vez del libro de trabajo entero.
1. ¿Cuáles son algunas de las opciones para configurar página que le serán más útiles una
vez que regrese a la oficina y por qué?
2. ¿Qué técnicas para preparar una hoja de trabajo para impresión ha aprendido que le
serán másútiles?

Seguimiento SEGUIMIENTO
En este curso, aprendió a crear hojas de trabajo y gráficos básicos. Ahora tiene las habilidades
para ingresar datos, editarlos, darles formato y realizar cálculos con ellos. Puede trabajar con
múltiples hojas de trabajo y configurar el aspecto de la página y las opciones de impresión.
Además, puede crear, editar y dar formato a gráficos. Ahora, cuando cree sus hojas de trabajo,
será rápido y fácil.
¿Qué sigue?
En cuanto conozca lo básico de Excel 2002, tal vez desee considerar adentrarse aún más en las
capacidades, características y usos de este software. Encontrará todo eso y más en Excel 2002:
2do Nivel.
163
NOTAS

LABORATORIOS
DE LA LEC-
CIÓN
LABORATORIOS DE LA
LECCIÓN
Debido a limitaciones derivadas de la configuración del aula, algunos de los laboratorios no se
pueden abrir en secuencia inmediatamente posterior a la lección asociada. Su instructor le dirá
si sus laboratorios se pueden practicar inmediatamente después de la lección o si requieren una
configuración independiente del contenido de la lección principal. La información sobre el
laboratorio a nivel de la lección se enumera en el frente de este manual, en la sección referida
a la configuración del curso.
LECCIÓN 2 LABORATORIO 1
Ingresar y editar datos en una hoja de trabajo
Archivos de datos:
• Practice - Office Supplies
Situación:
Recientemente se le designó como secretario de la junta administrativa de una organización sin
fines de lucro. Para llevar cuenta del inventario de suministros para oficina, ya creó una hoja
de trabajo electrónica, Practica - suministros. No obstante, hay varias modificaciones que hacer
en este archivo, de modo que lo abre y efectúa los cambios necesarios de modo que su archivo
coincida con la Figura 2-1. Después guarda el archivo como “Mi practica - suministros” y
finalmente lo cierra.
Figura 2-1: El archivo terminado, “Mi practica - suministros” .
Laboratorios de la lección 165

LABORATORIOS
DE LA LEC- 1. Use el panel de tareas para abrir Practica - suministros.xls desde la carpeta Mis
documentos.
CIÓN
2. Usando la Figura 2-1 como guía, cambie el número de lápices a 40 y el costo de las
notas autoadheribles 0.75.
3. Mueva el título de Suministros de oficina de la celda A1 a la celda B1.
4. Inserte una fila entre las filas 3 y 4.
5. Antes de la columna A, inserte una columna que contenga el texto de título ID.
6. Use Autorrellenar para agregar una serie de números en la columna A.
7. Aplique negritas a la hoja de trabajo y al texto del título de la columna.
8. Guarde el archivo como Mi practica - suministros.xls.
9. Cierre el archivo.
Efectuar cálculos
Archivos de datos:
• lculos
Situación:
La mesa directiva le pidió que informe el costo total del inventario en su siguiente reunión.
Así que abre el archivo llamado “Practica - formulas” y crea fórmulas que calculen los costos
del inventario para elementos individuales, al igual que un costo del inventario total. Use la
Figura 3-1 para revisar las sumas de costos. Después guarda el archivo como “Mi practica -
formulas” y finalmente lo cierra.
Figura 3-1: El archivo terminado, Mi practica - formulas.

LABORATORIOS
1. Abra Practica - formulas.xls. DE LA LEC-
2. En la celda G5, ingrese una fórmula que calcule el costo total del inventario de CIÓN
lápices.
3. Para calcular los costos restantes del inventario, copie la fórmula de la celda G5 al
rango G6:G9.
4. En la celda G10, use una función incorporada para calcular el costo total del
inventario. Sus costos deberán coincidir con los de la Figura 3-1.
5. Guarde el archivo como Mi practica - formulas.xls.
6. Cierrre el archivo.
Dar Formato
Archivos de datos:
• Practica - formatos
Situación:
Ahora que tiene todos los datos y cálculos en la hoja de trabajo, desea mejorar el aspecto de
esta. De modo que abre el archivo Practica - formatos y aplica los formatos de texto y numé-
rico, resalta una celda al añadir bordes y color, reduce el ancho de columna y alinea los
contenidos de un rango. Use la Figura 4-1 para hacer esas mejoras a la hoja de trabajo. Enton-
ces guarda el archivo como “Mi practica - formatos” y finalmente lo cierra.
Figura 4-1: El archivo terminado, Practica - formatos.
1. Abra Practica - formatos.xls.

LABORATORIOS
2. Cambie el tamaño y tipo de letra del texto del título en la celda C1 a Times New
DE LA LEC- Roman y 16 pt.
CIÓN 3. Cambie el tamaño y tipo de letra del texto del título para el rango A3:G3 a Times
New Roman y 12 pt.
4. Cambie el formato numérico de los rangos E5:E9 y G5:G9 por Número con dos
decimales.
5. Cambie el formato numérico de G10 por Moneda con dos decimales.
6. Para resaltar la suma total, aplique un borde y un color de relleno de su elección a la

celda G10.
7. Reduzca el ancho de la columna A a 5,00 píxeles.
8. Alinee a la izquiera los contenidos del rango A5:A9.
9. Guarde el archivo como Mi practica - formatos.xls.
Trabajar con múltiples hojas de trabajo
Archivos de datos:
• Practice - Travel Report
Situación:
Se le ha dado un archivo, Práctica - viajes, que tiene múltiples hojas de trabajo que ahora ten-
drá que actualizar. Al revisar, renombra la Hoja3 como “Junio” mueve la hoja Abril a fin de
que sea la primera en el libro, y después copia la hoja Junio al final del libro y hace algunos
cambios para preparar el ingreso de las figuras de viaje de julio. Después guarda el archivo
como “Mi practica - viajes” y después lo cierra.
1. Abra Practica - viajes .xls.
2. Renombre la Hoja3 como Junio.
3. Para reordenar las hojas, mueva la pestaña de la hoja Abril antes de la hoja Mayo.
4. Haga una copia de la hoja Junio, y colóquela al final del libro.

LABORATORIOS
5. Renombre la hoja nueva como Julio.
DE LA LEC-
6. En la hoja Julio, elimine el rango B5:D14 y edite el texto del encabezado de la hoja
para que se lea Gastos de viajes de julio. CIÓN
7. Guarde el archivo como Mi practica - viajes.xls.
Crear y modificar gráficos
Archivos de datos:
• Practice - Chart
Situación:
Se le ha pedido crear un gráfico incorporado en el archivo Practica - gráficos que represente
las unidades vendidas en el 2002 por territorio. Así que abre el archivo, usando la Figura 6-1
como guía, puede crear un gráfico circular, modificarlo mediante un redimensionamiento y
moviendo la información de las leyendas, y después cambiar el tipo a un gráfico Circular 3D.
Entonces guarda el archivo como “Mi practica - gráficos” y finalmente lo cierra.

LABORATORIOS
DE LA LEC-
CIÓN
Figura 6-1: El archivo terminado, “Mi practica - gráficos”.
1. Abra Práctica - gráficos.xls.
2. Usando el Asistente para gráficos, elabore un gráfico circular incorporado que muestre
los totales anuales por territorio. Incluya un título para el gráfico, etiquetas las cate-
gorías, y etiquetas los datos, como se muestra en la Figura 6-1.
3. Usando la Figura 6-1 como guía, redimensione y mueva el gráfico.
4. Usando la Figura 6-1 como guía, redimensione y mueva la información de la leyenda.
5. Cambie el tipo de gráfico a un gráfico Circular 3D.
6. Guarde el archivo como Mi practica - gráficos.xls.

LABORATORIOS
LECCIÓN 7 LABORATORIO 1 DE LA LEC-
CIÓN
Establecer configuración de página y opciones de
impresión
Archivos de datos:
• Practice - Sales
Situación:
Tiene una hoja de trabajo, Practica - ventas, que necesita imprimir. Después de mostrar el
archivo en Vista preliminar, decide establecer la configuración de página y las opciones de
impresión. Inserta saltos de página a fin de que cada división se imprima en una hoja de tra-
bajo, establecerá un título de impresión a fin de que el título de la hoja de trabajo en la celda
B1 se imprima en cada página, creará un encabezado personalizado que incluya el número de
página y la fecha, y después ajustará los márgenes. Entonces decide guardar el archivo como
“Mi práctica - ventas” y finalmente lo cierra.
Figura 7-1: Página 1 del archivo terminado, “Mi práctica - ventas”.
1. Abra Práctica - ventas.xls.
2. Haga una vista preliminar de la impresión de la hoja de trabajo. La hoja de trabajo se

imprimirá en una página.
3. Cierre Vista preliminar e inserte los saltos de página necesarios a fin de que cada
una de las tres divisiones se imprima en páginas separadas.
4. Establezca un título de impresión para la celda B1.

LABORATORIOS
5. Desde Vista preliminar, elabore un encabezado personalizado que incluya la fecha
DE LA LEC- actual en la sección izquierda y el número de página en la sección central. Elimine el
encabezado predeterminado en la sección central.
CIÓN
6. Elimine el pie de página central predeterminado.
7. Ajuste los márgenes a fin de que el informe se imprima centrado horizontalmente en

la página.
8. Cierre Vista preliminar y guarde el archivo como Mi practica - ventas.xls. Su archivo

deberá verse como la Figura 7-1.

SOLUCIONES
SOLUCIONES
Lección 1
Actividad 1-1
1.
Tarea Su respuesta
Necesita crear un gráfico que esté enlazado a un Sí.
intervalo de datos.
Necesita crear una lista de datos de ventas con Sí.
cálculos de comisión y después ordenar y filtrar
esos datos en diferentes maneras.
Necesita crear un memorandum para todos los No.
jefes de departamento.
Necesita crear una base de datos para los clien- No.
tes y sus direcciones.
Necesita redactar un escrito para uno de los No.
socios.
Necesita crear un presupuesto mensual para su Sí.
departamento.
2. ¿Qué tarea es la que mejor se realizaría usando Excel?

a) Crear una base de datos para los clientes de su compañía.
✓ b) Calcular datos de ventas para tres divisiones de su compañía.
c) Crear una tabla que incluye reconocimientos por servicio de parte de los empleados,
y sus premios correspondientes.
d) Crear una presentación que incluye una tabla con datos numéricos.
Soluciones 173
SOLUCIONES
Actividad 1-2
2. En el siguiente gráfico, identifique las columnas, las filas y las celdas de la hoja de
trabajo.
Columna C
Fila A
Celda B
3. Identifique la celda activa.
La celda con el borde más oscuro es la celda activa- celda A1.
4. Identifique el texto en elárea de referencia a celda.
Ubicado encima del título de la columna A, Excel muestra el nombre de la celda actual, o
activa, en el área de referencia a celda.
5. ¿Cuál es el estado del indicador de modo?
En la esquina izquierda de la barra de estado, el indicador de modo muestra Listo.
Actividad 1-5
1. Identificar los siguientes elementos:

SOLUCIONES
• Barra de herramientas Estándar.
• Barra de herramientas Formato.
• El controlador para mover las barras de herramientas Estándar y Formato.
• Botones en la barra de herramientas Estándar acoplada.
Puede utilizar las Sugerencias en pantalla para identificar los botones en las barras de herramientas.
Use la Figura 1-2 y la Tabla 1-1 como ayuda para identificar los elementos.
Actividad 1-6
3. Si desea guardar la hoja de trabajo por primera vez, ¿utilizará el comando Guardar o
Guardar como?
Deberá utilizar el comando Guardar como cuando guarde por primera vez un archivo.
Lección 2
Actividad 2-3
3. Identifique las opciones proporcionadas por el botón Opciones de autorrelleno.

Puede copiar celdas, llenar la serie, llenar solo con formato, llenar sin formato y llenar
meses.
6. Identifique las opciones proporcionadas por el botón Opciones de autorrelleno para la

serie de trim.
Observe que las opciones son diferentes a las de la serie de llenado anterior.
Actividad 2-4
3. ¿Cuál fue el efecto en los datos de la Región Noreste y la Región Medioeste?

La fila insertada se extiende a todo lo ancho de la hoja de trabajo, dividiendo los datos
para estas dos divisiones.
Actividad 2-6
4. ¿Cree que puede deshacer más de una acción a la vez?

Puede utilizar esta lista para deshacer varias acciones a la vez.
Soluciones 175
SOLUCIONES
Lección 3
Actividad 3-1
2. ¿Cuál es el total de ventas desde Enero hasta Abril para el empleado 123456789?
El valor es 562,01.
Actividad 3-5
2. ¿Cambio Excel la dirección relativa de las celdas a sus nuevas ubicaciones?

Sí.
Actividad 3-6
2. ¿Cuál es el resultado?
Como la fórmula fue copiada, las referencias relativas cambiaron hacia sus nuevas
ubicaciones. En esta situación,éste no fué el resultado deseado. Como la tasa de comisio-
nes reside solo en la celda H3, cada fórmula de comisión necesita hacer referencia a la
celda H3.
4. ¿Cuál es el resultado?
Las fórmulas copiadas hacen referencia a la celda H3. El signo de dólar evita las referen-
cias de celda de cambios cuando las copia.
Lección 4
Actividad 4-1
2. ¿Cómo aparecen los números formateados?

Excel muestra todos los números en el formato Número con dos posiciones decimales. La
mayoría de las columnas ya han sido agrandadas automáticamente para mostrar los carac-
teres formateados adicionales.
4. ¿Qué pasa cuando ubica el puntero del ratón sobre la celda H12?
Aparece un texto explicativo indicando el contenido de la celda.

SOLUCIONES
Actividad 4-2
2. ¿Qúe tipo de formato mostrará los números como el número de seguro social?
000-00-0000
Actividad 4-4
3. ¿Qué elementos se incluyen en el estilo?

La opción Número especifíca la categoría numérica personalizada. La opción Fuente
incluye el atributo cursiva que aplicó en el paso 1. Los otros elementos son opciones
predeterminadas.
Lección 7
Actividad 7-1
2. ¿Qué nota en sus encabezados?

Permanecen estacionarios, siempre mostrados en pantalla sin importar en qué parte del
archivo se encuentre.
Soluciones 177
NOTAS

GLOSARIO
GLOSARIO
Area de referencia a celda Base de datos
Muestra el nombre de la celda actual o activa. Una colección de información organizada.
Esta difiere de una simple lista en el sentido
Argumento de que los elementos están agrupados colecti-
datos en paréntesis (incluidos en las vamente bajo un mismo tema de entre los
funciones). varios de la base de datos. Una lista solo
muestra un número cualquiera de elementos,
Argumento de función o sugerencia de
sin tener en cuenta su relación.
herramientas
Un enlace, el cual se muestra cuando Botones de desplazamiento de las pestañas
comienza a teclar una fómula, que contiene Se usan para desplazar la visibilidad de las
una función que puede utilizar para obtener pestañas de la hoja de trabajo una a la vez o
más información acerca de cómo utilizar una mostrar la primera o última agrupación de
función específica. pestañas de hojas dentro de un libro de
trabajo.
Autoformato
Un grupo de formatos de celda elaborado que Celda
puede aplicarse a un rango de datos. La intersección de una columna y una fila.
Barra de estado Celda activa
Muestra información acerca de un comando La celda que queda seleccionada cuando
seleccionado y el estado actual de Excel. Excel crea una nueva hoja de trabajo.
Barra de fórmulas Columna
Muestra el contenido de la celda activa en un Una demarcación dentro de la hoja de trabajo
libro de trabajo. que se extiende verticalmente a través de
todas las filas y que contiene datos.
Barra de herramientas
Botones que permiten un acceso rápido a los Controlador de llenado
comandos más comunes de Excel. El cuadro en la esquina de una celda o rango,
que puede utilizarse para activar la caracterís-
Barra de título
tica autorrelleno de Excel. Cuando una celda,
Ubicada a lo largo de la parte superior de la
o rango de celdas, contiene datos en incre-
ventana de la aplicación, la barra de título
mentos, arrastre el controlador de llenado
muestra el nombre de la aplicación y del libro
hacia abajo, arriba, a la izquierda o a la dere-
de trabajo activo.
cha, para llenar un rango con datos.
Barras de herramientas adaptables
Controladores para mover
La barra de herramientas de una aplicación de
Se usan para reajustar las barras de herra-
Office XP que muestra dinámicamente los
mientas acopladas.
botones, basandose en los botones utilizados
con más frecuencia.
Glosario 179
GLOSARIO
Cuadrícula Indicador de modo
Líneas que están dibujadas en el área de tra- Aparece en el lado izquierdo de la barra de
zado gráfico para que los marcadores de datos estado e indica el estado de la celda activa.
puedan ser fácilmente comparados con un
valor de eje. Leyenda
El texto que identifica las series en un gráfico.
Eje de categorías
El eje horizontal en un gráfico, también cono- Libro de trabajo
cido como eje-x. Una carpeta que de forma predeterminada
contiene tres hojas de trabajo. Estas hojas de
Eje de valores trabajo pueden ser de diferentes tipos, tales
El eje vertical en el gráfico, tambien conocido como hojas de trabajo, hojas de macro u
como el eje-y. hojas de gráfico.
Encabezado Marcadores de datos

Texto que se imprime en la parte superior de Un símbolo de gráfico que representa un
cada página. punto de datos sencillo.
Estilo Menús adaptables

Una colección de opciones de formato indivi- Un menú de Office XP que muestra
dual que puede aplicar al mismo tiempo a las dinámicamente las opciones del menú, basado
celdas seleccionadas. en las opciones utilizadas con más frecuencia.
Etiqueta inteligente Nombre de series

Un botón que aparece cuando se ejecuta una El título de una fila o columna desde la cual
acción o se comete un error -tal como al los datos fueron tomados.
pegar datos- que le da opciones relativas a la
acción o al error. Orden de las operaciones
La secuencia que sigue Excel cuando realiza
Fila cálculos en fórmulas con más de un operador.
Una demarcación dentro de la hoja de trabajo
que se extiende horizontalmente a través de Panel de tarea
todas las columnas y que contiene datos. Una ventana que, de manera predeterminada,
se muestra en el lado derecho de Excel 2002
Formato y que le permite abrir fácilmente comandos
cambia la manera en que aparecen los núme- importantes.
ros y el texto en una hoja de trabajo.
Pestañas de hoja de trabajo
Fórmula Se usan para navegar entre las hojas de tra-
Un conjunto de instrucciones que se ingresan bajo dentro de un libro de trabajo.
en la celda para realizar cálculos.
Pie de página
Fuente Texto que se imprime en la parte inferior de
La tipografía y tamaño de un conjunto de cada página.
caracteres.
Puntos de datos
Función Valores en hojas de trabajo que aparecen en
Una fórmula incorporada. un gráfico.
Hoja de trabajo Rangos

Una sola hoja de un libro de trabajo que con- Un grupo rectangular de celdas adyacentes en
tiene texto, números y fórmulas. la hoja de trabajo.

GLOSARIO
Recálculo automático
Actualiza los resultados de las fórmulas que
contengan referencias a celdas cuando modi-
fica el contenido de la celda a la que hacen
referencia estas fórmulas.
Referencia absoluta
Una referencia de celda en una fórmula que
no cambia cuando copia la fórmula.
Referencias relacionadas
Una referencia de celda en una fórmula que
cambia cuando la copia con relación a su
nueva ubicación sobre la hoja de trabajo.
Series de datos
Columnas o filas de datos desde una hoja de
trabajo que Excel usa para crear un gráfico.
Ventana de la aplicación
Usualmente llena la pantalla entera y suminis-
tra una interfaz para que interactúe con Excel.
Ventana del libro de trabajo

Aparece dentro de la ventana de aplicación y
muestra un libro de trabajo en donde se ingre-
san y almacenan los datos.
Glosario 181
NOTAS

ÍNDICE
ÍNDICE
A Columnas, 104
Agregar Cambiar el tamaño de
Hojas de trabajo, 124, 125 Fuentes, 89
Saltos de página, 158, 159 Cambiar el tipo de
Alineación, 106 Fuentes, 89
Aplicar Gráficos, 138
Estilos, 92, 93 Característica Autocalcular, 70
Archivos Característica Autoformato, 109, 110
Guardar, 23, 24 Característica Autorrellenar, 43, 75
Area de referencia a celda, 5 Característica Autorrelleno, 43, 74
Area de trazado gráfico, 133 Característica Bordes, 95, 98
Area del gráfico, 133 Característica Buscar y reemplazar, 51, 52, 53,
Argumento de función o sugerencia de 99, 100
herramientas, 69 Característica Color de relleno, 95, 98
Argumentos, 68 Característica Deshacer, 49, 50
Asistente de Office, 28 Característica Opciones de pegado, 39, 40
Asistente de respuestas, 28 Característica Rehacer, 49, 50
Ayuda, 28 Característica Texto a voz, 57, 58
Elegir un método, 27 Caracterítica Autocalcular, 69
Obtener, 28 Celdas, 5
Ayuda sensible al contexto, 28 Ajustar alineación, 106
Buscar y reemplazar datos, 52, 53, 100
B Buscar y reemplazar formatos, 99
Barra de estado, 5 Copiar, 74, 75
Barra de fórmulas, 5 Copiar datos, 40
Barra de título, 5 Dar formato a datos, 18, 19
Barras de herramientas, 5 Editar datos, 14, 15
Barras de herramientas adaptables, 19 Encontrar y reemplazar datos, 51
Bases de datos, 3 Formato numérico, 82, 83, 84, 86, 87
Botón Combinar y centrar, 107, 108 Ingresar datos, 54, 55
Botones desplazadores de las pestañas, 5 Ingresar una fórmula, 64, 65, 67
Llenar con Autorrellenar, 43, 44
C Llenar con la característica autorrelleno, 43
Cambiar Modificar datos, 89, 90, 92, 93, 95, 98
Orientaciones de página, 157 Mover datos, 35, 36
Cambiar altura de Hojas de trabajo
Filas, 103, 104 Hojas de trabajo
Cambiar ancho de Navegación, 13
Columna, 103 Seleccionar un rango, 18
Índice 183
ÍNDICE
Utilizar el botón Combinar y centrar, 107, 108 F
Ver contenidos, 64 Filas, 5
Verificar datos, 57, 58 Agregar, 46, 47, 49
Celdas activas, 5 Borrar, 47
Celdas no adyacentes, 74 Cambiar altura, 103
Columnas, 5 Seleccionar, 46
Agregar, 46, 47, 49 Formato, 18
Borrar, 47 Formato de
Cambiar ancho, 103 Pestañas de hojas de trabajo, 114
Seleccionar, 46 Formato numérico
Comando Guardar, 22 Identificar, 82
Comando Guardar como, 22, 23, 24 Formatos numéricos
Comando Ir a, 108 Applicar un formato personalizado, 87
Controlador de llenado, 43, 74, 75 Crear un formato numérico, 87
Controladores para mover, 19 Crear un formato personalizado, 86
Copiar Utilizar el cuadro de diálogo Formato de
Hojas de trabajo, 121, 122 celdas, 83, 84
Crear Fórmulas, 62
Encabezados, 154 Copiar, 74, 75
Estilos, 93 Crear, 63, 77
Pies de página, 154 Editar, 77
Cuadrícula, 129, 133 Ingresar, 65, 67
Utilizar símbolos matemáticos, 63
D Fuentes, 89
Dar formato a Cambiar el tipo de letra, 90
Pestañas de hojas de trabajo, 115 Cambiar tamaño, 90
Definir Funciones, 68
Imprimir títulos, 146 Crear una fórmula, 69, 70, 73
E G
Eje de categorías, 129, 133 Gráficos, 129
Eje de valores, 129, 133 Cambiar el tipo, 139
El Asistente de Office, 28 Utilizar opciones de formato, 133, 134, 135
El cuadro Formular una pregunta, 28
Eliminar H
Hojas de trabajo, 124, 125 Hoja de trabajo
Saltos de página, 159 Ingresar datos, 12
Encabezados, 152 Hojas de trabajo, 3, 5
Especificar Agregar encabezados y pies de página, 154
Intervalos de impresión, 160 Agregar filas y columnas, 46, 49
Establecer Agregar saltos de página, 158, 159
Intervalos de impresión, 161 Ajustar alineación, 106
Márgenes, 150 Borrar filas y columnas, 47
Títulos de impresión, 146, 147 Buscar y reemplazar datos, 52, 53, 100
Estilos, 92 Buscar y reemplazar formatos, 99
Etiqueta inteligente, 39 Cambiar altura de fila, 103, 104
Etiquetas de datos, 133 Cambiar ancho de columna, 103, 104
Etiquetas inteligentes, 39 Cambiar la orientación de la página, 157
Copiar datos, 40

ÍNDICE
Copiar fórmulas, 74, 75 Menús adaptables, 23
Crear una fórmula, 65, 67 Modificar
Dar formato a datos, 18, 19, 20 Márgenes, 150
Editar datos, 14, 15 Saltos de página, 158
Encontrar y reemplazar datos, 51 Modificar elementos en
Formato numérico, 82, 83, 84, 86, 87 Gráficos, 130, 131
Guardar, 24 Modo Introducir, 7
Ingresar datos, 8, 54, 55 Modo Listo, 7
Inmovilizar/movilizar filas y columnas, 145 Modo Modificar, 7
Modificar datos, 89, 90, 92, 93, 95, 98 Mover datos, 35, 36
Movilizar/inmovilizar filas y columnas, 145 Movilizar
Navegar entre celdas, 13 Columnas, 145
Revertir cambios, 50 Filas, 145
Seleccionar filas y columnas, 46
Seleccionar rangos, 54 N
Seleccionar un rango, 55 Nombrar
Utilizar el botón Combinar y centrar, 107, 108 Archivos, 23, 24
Utilizar funciones, 69, 70, 73 Nombres de series, 129
Utilizar la Ayuda, 28
O
Utilizar la característica Autorrellenar, 43, 44
Orden de las operaciones, 63
Verificar datos, 57, 58
Orientación de página Horizontal, 156
Hojas de trabajor
Orientación de página Vertical, 156
Inmovilizar/movilizar filas y columnas, 144
Orientaciones de página, 156
I
P
Imprimir
Panel de tareas Nuevo libro, 34
Hojas de trabajo, 161
Panel de tareas Nuevo libro de trabajo, 36
Intervalos de impresión, 161
Paneles de tareas, 34, 36
Indicador de modo, 7
Pestañas de la hoja, 5
Ingresar
Pies de página, 152
Fórmulas, 64
Puntos de datos, 129
Inmovilizar
Columnas, 144, 145 R
Filas, 144, 145 Rangos, 17
Insertar Seleccionar celdas, 18, 54, 55
Encabezados, 154 Celdas
Pies de página, 154 Rangos adyacentes, 18
Rangos no adyacentes, 18
L
Recálculo automático, 64
Leyendas, 129, 133
Referencias absolutas, 76, 77
Libros de trabajo, 3, 5
Referencias relacionadas, 74
Copiar hojas de trabajo, 121, 122
Reposicionar
Guardar, 23
Hojas de trabajo, 117, 118, 119
Trabajar con múltiples hojas de trabajo, 115,
118, 119
S
Trabajar con múltiples libros de trabajo, 117
Saltos de página, 158
M Seleccionar un rango, 18
Marcadores de datos, 129 Series de datos, 129, 133
Márgenes, 148
Índice 185
ÍNDICE
T
Técnicas de navegación
Utilizar el ratón, 13
Utilizar el teclado, 13
Texto explicativo de Columna angosta, 84
Títulos de gráficos, 133
V
Ventana de la aplicación, 5
Ventana del libro de trabajo, 5

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MANUAL DEL ESTUDIANTE

ii Excel 2002: 1er Nivel

LECCIÓN 1: PARA EMPEZAR

LECCIÓN 2: EDITAR LA HOJA DE TRABAJO

LECCIÓN 3: EFECTUAR CÁLCULOS

LECCIÓN 4: DAR FORMATO

iv Excel 2002: 1er Nivel

LECCIÓN 6: CREAR Y MODIFICAR GRÁFICOS

LECCIÓN 7: ESTABLECER CONFIGURACIÓN DE PÁGINA Y OPCIONES DE

LABORATORIOS DE LA LECCIÓN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165

vi Excel 2002: 1er Nivel

ACERCA DEL CURSO

Descripción del curso

Prerrequisitos del curso

Como Herramienta de revisión

Objetivos del curso

viii Excel 2002: 1er Nivel

Requisitos para el curso

1. Instale Windows 2000 en un disco duro recién formateado.

4. Una instalación completa de Microsoft Office XP Professional con FrontPage.

Lista de archivos adicionales

x Excel 2002: 1er Nivel

LECCIÓN 1 Duración de la lec-

Lección 1: Para empezar 1

Figura 1-1: Un ejemplo de una hoja de trabajo en papel.

2 Excel 2002: 1er Nivel

Identificar qué es lo que se puede hacer con

Lección 1: Para empezar 3

2. ¿Qué tarea es la que mejor se realizaría usando Excel?

4 Excel 2002: 1er Nivel

Familiarizarse con el entorno del libro de trabajo

Lección 1: Para empezar 5

Figura 1-2: El entorno del libro de trabajo.

Tabla 1-1: Elementos de la ventana de Excel

6 Excel 2002: 1er Nivel

¿Qué es el indicador de modo?

Lección 1: Para empezar 7

Formato de datos predeterminado

8 Excel 2002: 1er Nivel

Figura 1-3: Ejemplo de una hoja de trabajo en papel.

Qué se hace Cómo se hace

1. Inicie Excel. a. Desde la barra de tareas de Windows,

b. Seleccione Programas→Microsoft Excel.

Lección 1: Para empezar 9

3. Identifique la celda activa.

4. Identifique el texto en elárea de referencia a celda.

5. ¿Cuál es el estado del indicador de modo?

10 Excel 2002: 1er Nivel

b. Haga clic con el botón del ratón para

c. Teclee Meses, no presione [Intro]. Es

7. Identifíque los botones en la Barra a. En la Barra de fórmulas, identifique los

Puede utilizar estos botones para entradas

b. Identifique el estado del indicador de

Lección 1: Para empezar 11

Ahora, ingrese un número.

c. Observe el número en la celda B3. Excel

Ahora, puede ingresar datos por sí mismo.

ACTIVIDAD PRÁCTICA 1-3

Figura 1-4: La hoja de trabajo finalizada.

12 Excel 2002: 1er Nivel

Navegar entre celdas

Tabla 1-2: Utilizar el ratón

Lección 1: Para empezar 13