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Archivo General de la Nación
Créditos
Consejo Directivo
Ministerio de Cultura
Ministra: Mariana Garcés Córdoba
Viceministra: María Claudia López Sorzano
Presidenta del Consejo
Colciencias
Juanita León Peñarenas Coordinadores de publicación:
Delegada de la Sra. Directora Jhon Alexander González Flórez
Jorge William Triana Torres
Archivo General de la Nación Wilson Ramiro Sánchez Yopaza
Carlos Alberto Zapata Cárdenas Alba Fabiola Rincón Herrera
Director General
ISBN
Comité Editorial 978-958-8242-33-0
Carlos Alberto Zapata Cárdenas
Claudia Ivonne Fáctor Lugo Archivo General de la Nación de Colombia
Mauricio Tovar González Carrera 6 No. 6-91
Jhon Alexander González Flórez Teléfono: 328 2888 Fax: 337 2019
John Francisco Cuervo Alonso E-mail: contacto@archivogeneral.gov.co
Natacha Eslava Vélez Página web: www.archivogeneral.gov.co
Dania Paola Asprilla Yurgaqui Bogotá D.C., Colombia - 2014
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Manual para la implementación de un Programa de Gestión Documental -PGD
Tabla de Contenido
Presentación 5
Introducción 7
I. Carátula 15
II. Cuerpo y contenido 17
1. Aspectos Generales 17
a. Introducción 17
b. Alcance 17
c. Público al cual está dirigido 18
d. Requerimientos para el desarrollo del
PGD 18
1. Normativos 18
2. Económicos 19
3. Administrativos 19
4. Tecnológicos 20
5. Gestión del cambio 22
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4. Programas Específicos 37
a. Programa de normalización de formas y formu-
larios electrónicos 37
b. Programa de documentos vitales o esenciales 38
c. Programa de gestión de documentos electró-
nicos 38
d. Programa de archivos descentralizados 38
e. Programa de reprografía 38
f. Programa de documentos especiales 39
g. Plan institucional de capacitación 39
h. Programa de auditoría y control 39
III. Anexos 41
a. Diagnóstico de gestión documental 41
b. Cronograma de implementación del PGD 41
c. Mapa de procesos de la entidad 41
d. Presupuesto anual para la implementación del
PGD 42
e. Referentes normativos 42
Glosario 49
Bibliografía 55
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Presentación
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Introducción
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2.
COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 1712 (6, marzo, 2014). Por medio de la
cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública
nacional y se dictan otras disposiciones. Bogotá D.C., 2014.
3.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN (Colombia). Acuerdo 07 (29, junio, 1994). Por medio
del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación, organización,
control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones: Regla-
mento general de archivos. Artículo 67. “Servicios de archivo: Proceso mediante el cual
se pone a disposición de los usuarios la documentación de una entidad, con fines de
información”. Bogotá D.C.: El Archivo, 1994. p. 19.
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4.
UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA. Guía análisis DOFA. “Análisis DOFA es una he-
rramienta de diagnóstico y análisis para la generación creativa de posibles estrategias
a partir de la identificación de los factores internos y externos de una entidad, dada su
actual situación y contexto”. Bogotá D.C.: La Universidad, 2012.
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5.
PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. [Institución fundada en 1969 en EEUU por y para
profesionales de la Dirección de Proyectos. Tiene entre otros objetivos el establecer es-
tándares de Dirección de Proyectos].
6.
KAPLAN, Robert S. y NORTON, David P. El cuadro de mando integral “herramienta de
gestión que ayuda a la toma de decisiones directivas al proporcionar información perió-
dica sobre el nivel de cumplimiento de los objetivos previamente establecidos mediante
indicadores”. Barcelona: Fundació per a la motivació dels recursos humans, 2005.
7.
COLOMBIA. MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 2578 (13, diciembre, 2012). Por el cual se
reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos,
se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la admi-
nistración de los archivos del Estado. Bogotá D.C.: El Ministerio, 2012. Artículos 4, 14-16.
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8.
Ibid. Artículo 4.
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9. COLOMBIA. MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 2609 (14, diciembre, 2012). Por el cual
se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 589 de la
Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de gestión documental para
todas las entidades del Estrado. Bogotá D.C.: El Ministerio, 2012. Artículo 12.
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1. Aspectos Generales
a. Introducción:
b. Alcance:
10. CRUZ MUNDET, José Ramón. La gestión de documentos en las organizaciones. Ma-
drid: Pirámide, 2006. p. 24.
11. Decreto 2609 de 2012. Op. Cit., Artículo 2.
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1. Normativos:
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2. Económicos:
3. Administrativos:
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4. Tecnológicos:
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18. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 005 (15, marzo, 2013). Por el cual se
establecen los criterios básicos para la ordenación, clasificación y descripción de los ar-
chivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan
otras disposiciones. Bogotá D.C: El Archivo, 2013. Artículo 9.
19. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Cartilla de ordenación documental. Bogotá
D.C.: El Archivo, 2001, p.16–20.
20. Acuerdo AGN No. 005 de 2013. Op. Cit. Parágrafo único del Artículo 11.
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Fase de elaboración:
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Fase de seguimiento:
Fase de mejora:
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4. Programas Específicos
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III. ANEXOS
24. UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA. Guía análisis DOFA. “Análisis DOFA es una
herramienta de diagnóstico y análisis para la generación creativa de posibles estra-
tegias a partir de la identificación de los factores internos y externos de una entidad,
dada su actual situación y contexto”. Bogotá D.C.: La Universidad, 2012.
25. PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. [Institución fundada en 1969 en EEUU por y para
profesionales de la Dirección de Proyectos. Tiene entre otros objetivos el establecer es-
tándares de Dirección de Proyectos].
26. KAPLAN, Robert S. y NORTON, David P. El cuadro de mando integral “herramienta
de gestión que ayuda a la toma de decisiones directivas al proporcionar información
periódica sobre el nivel de cumplimiento de los objetivos previamente establecidos me-
diante indicadores”. Barcelona: Fundació per a la motivació dels recursos humans, 2005.
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Legislación colombiana:
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Contencioso Administrativo”.
• Ley 1564 de 2012 “Por medio de la cual se expide
el Código General del Proceso y se dictan otras dis-
posiciones”.
• Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposicio-
nes generales para la protección de datos perso-
nales”.
• Decreto 2609 de 2012. Por el cual se reglamenta
el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los
artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan
otras disposiciones en materia de Gestión Docu-
mental para todas las Entidades del Estado.
• Decreto 2578 de 2012 “Por el cual se reglamen-
ta el Sistema Nacional de Archivos, se establece
la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto
4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas
a la administración de los archivos del Estado”.
• Decreto 1515 de 2013 “Por el cual se reglamenta
la Ley 80 de 1989 en lo concerniente a las transfe-
rencias secundarias y de documentos de valor his-
tórico al Archivo General de la Nación, a los Archi-
vos generales de los entes territoriales, se derogan
los decretos 1382 de 1995 y 998 de 1997 y se dictan
otras disposiciones”.
• Decreto 2758 de 2013. “Por el cual se corrige el
artículo 8° y los literales 5 y 6 del artículo 12° del De-
creto 1515 de 2013 que reglamenta las trasferencias
secundarias y de documentos de valor histórico al
Archivo General de la Nación y a los archivos gene-
rales territoriales”.
• Decreto 019 de 2012 “Por el cual se dictan normas
para suprimir o reformar regulaciones, procedimien-
tos y trámites innecesarios existentes en la Adminis-
tración Pública”.
• Decreto 2364 de 2012 “Por medio del cual se re-
glamenta el artículo 7 de la Ley 527 de 1999, sobre
la firma electrónica y se dictan otras disposiciones”.
• Decreto 2482 de 2012 “Por el cual se establecen
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Normas generales
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* Buenas prácticas
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Glosario
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Bibliografía
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