TRAMITE DE DOCUMENTOS

EVELYN ELIANA ALVAREZ MIER

LUZ DARY FIGUEROA VASQUEZ
MELISSA CASTILLO DIAZ
PAULA ANDREA ACOSTA CELIS

Trabajo escrito presentado como requisito para obtener nota del módulo
Organización Documental

DOCENTE:
YENNIS ARGUELLO PALLARES

CORPOTECC
CORPORACION EDUCATIVA TECNICA Y EMPRESARIAL DE COLOMBIA
TECNICO LABORAL EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
BARRANCABERMEJA
 2020
TRÁMITE DE DOCUMENTOS

Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de

su función administrativa.

En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de

documentos objeto de trámites administrativos, dichos documentos integran sus
respectivas series documentales. De acuerdo con la normatividad existente en el
país, se deben tener en cuenta los tiempos máximos establecidos para el trámite
oportuno de las comunicaciones

MARCO NORMATIVO

Constitución Política de Colombia

Artículo 23: Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las
autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta
resolución.

Ley 58 de 1982
Reglamentación Trámite de Peticiones

 Reglamentar la tramitación interna de las peticiones que le corresponda

resolver y la manera de atender las quejas por el mal funcionamiento de los
servicios a su cargo.
 15 días para resolver dicha solicitud, sino es así se informará al solicitante el
motivo de la demora.
 Retardo injustificado puede llevar a sanciones disciplinarias.
 Actuaciones administrativas son públicas, excepto las que establezca la ley y la
constitución.

DECRETO 01 DE 1984 CODIGO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO

DERECHO DE PETICIÒN

 Toda persona podrá hacer peticiones respetuosas a las autoridades,

verbalmente o por escrito, a través de cualquier medio.
 Pueden ser de interés particular o general.
 Pueden ser quejas, reclamos, manifestaciones, peticiones de información y
consultas.
 La falta de atención a estas solicitudes sanciones disciplinarias (Causal de
mala conducta).
DECRETO 2150 DE 1995
TRÁMITES INNECESARIOS EXISTENTES EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

Artículo 16: Solicitud oficiosa por parte de las entidades públicas. Cuando se
requiera comprobar la existencia de alguna circunstancia necesaria para la
solución de un procedimiento o petición ciudadana, que obre en otra entidad
pública, procederán a solicitar oficialmente a la entidad el envío de dicha
información.
Será permitido el intercambio de información entre distintas entidades oficiales, en
aplicación del principio de colaboración.

Artículo 17: Antecedentes judiciales o de policía, disciplinarios y profesionales.

Previa autorización escrita del mismo, se solicita directamente a la entidad
correspondiente. Para este efecto, el interesado deberá cancelar los derechos
pertinentes si es del caso.

Artículo 25: Utilización del correo para el envío de información. Modifíquese el

artículo 25 del Decreto 2150 de 1995

Recepción y envío de documentos por medio de correo certificado, Adpostal. Las

entidades de la Administración Pública deberán facilitar la recepción y envío de
documentos, propuestas o solicitudes y sus respectivas respuestas por medio de
correo certificado y por correo electrónico.
En ningún caso, se podrán rechazar o inadmitir las solicitudes o informes enviados
por personas naturales o jurídicas que se hayan recibido por correo dentro del
territorio nacional.

ACUERDO 060 DE 2001

ADMINISTRACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES DE LAS ENTIDADES
PUBLICAS Y PRIVADAS

Artículo 3:

 Establecer unidad de correspondencia.

 Recepción, radicación y distribución.
 Contribuyen al PGD.
 Personal suficiente y capacitado.

Artículo 6:
 Numeración de actos administrativos.
 Consecutiva. Controles
 No tachaduras ni enmendaduras
 No numerar oficios que no se encuentren debidamente firmados

Artículo 8:

 Control comunicaciones oficiales.

 Elaboración de planillas, formatos, controles manuales o automatizados.

CONTROL DE CORRESPONDENCIA EN TRÁMITE

Este control consiste en vigilar que las comunicaciones sigan su curso normal sin
demora ni extravío en toda la secuencia del trámite.

Una vez entregadas las comunicaciones recibidas a la dependencia u oficina que

debe atender el asunto, es función de la oficina encargada del recibo y despacho
de documento hacer el seguimiento de su tramitación, para ello se utiliza un
formato recordatorio de correspondencia y en tramitación.

ACTIVIDADES

Cada dependencia genera un conjunto de documentos objeto de trámites

administrativos, estos integran las SERIES DOCUMENTALES. De acuerdo con la
normatividad existente en el país, se deben tener en cuenta los tiempos máximos
establecidos para el trámite oportuno de las comunicaciones.

En este proceso se señalan las actividades de:

RECEPCIÓN DE SOLICITUD O TRÁMITE

 Confrontación y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trámite.

 Identificación del trámite.
 Determinación de competencia, según funciones de las dependencias.
 Definición de los períodos de vigencia y tiempos de respuesta.

RESPUESTA

 Análisis de antecedentes y compilación de la información.

 Proyección y preparación de respuesta.
 Trámite de la producción de documentos (respuesta) hasta la culminación del
asunto.

BENEFICIOS

 Disminuir el tiempo promedio en el trámite o atención de un documento, debido

a que se eliminan tareas repetitivas, se evitan olvidos y/o documentos
extraviados.
 Al ubicar rápidamente un documento ya sea que se encuentre este en trámite o
con su proceso concluido y ya almacenado, ahorrando tiempo de búsquedas al
no tener que sumergirse en voluminosos archivos físicos para ubicar un
determinado documento.
 Se estandariza la documentación emitida.
 Todo se realiza legal y organizadamente.

ELEMENTOS DEL PROCESO DE TRÁMITE

 Implementar un sistema de distribución de los documentos que ingresan a la

Organización de manera que sus destinarios puedan darle tramite.
 Facilitar la distribución de los documentos que deben fluir entre las diferentes
áreas de la entidad.
 Manejar esquemas operativos que garanticen la ejecución de los trámites y el
control de tiempos de respuesta o de generación de acciones.
 Contar con mecanismos que faciliten la consulta de los documentos según se
requiera
 Contar con políticas que reglamenten el acceso a los documentos de archivo.
 Asegurar la capacidad de las herramientas usadas para localizar, recuperar, y
consultar cualquier documento o información en el menor tiempo posible,
independientemente del medio en el cual haya sido creado o la fecha de
creación.

El trámite documental simula un escritorio virtual con bandejas de entrada y

salida y área de trabajo, envía avisos a las personas a las que se derivan las
carpetas virtuales y les permite actuar solo sobre ellas. la seguridad del trámite
documental impide accesos no autorizados a los documentos y accesos de solo
lectura o modificación cuando se requiera. si los tiempos de atención son
excedidos puede configurarse avisos a los usuarios o a sus jefes.