IMPLEMENTACIÓN DE TEKLA STRUCTURES EN GVS CONSTRUCCIONES

PLAN DE GESTION DE LOS INTERESADOS

ELAN DAVID SÁNCHEZ MÉNDEZ

UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y EMPRESARIALES

ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS

BOGOTÁ D.C.

2020
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÒN................................................................................................................3

OBJETIVO..........................................................................................................................3

ALCANCE...........................................................................................................................3

PLAN DE GESTION DE LOS INTERESADOS POR PROCESO.....................................4

Contenido del plan de los interesados............................................................................4

Identificación preliminar..................................................................................................4

Categorización de Involucrados......................................................................................5

Matriz de Registro de Involucrados................................................................................6

Planificar el Involucramiento...........................................................................................6

Matriz de evaluación de involucramiento........................................................................6

Análisis de causa raíz.....................................................................................................8

Matriz de estrategias.......................................................................................................9

GESTION Y MONITOREO DEL PLAN DE INVOLUCRAMIENTO....................................9

Gestionar involucramiento de interesados.....................................................................9

Monitorear involucramiento de interesados..................................................................10

Apéndice...........................................................................................................................10

Apéndice A (Registro de involucrados)........................................................................10

REFERENCIAS................................................................................................................13
 INTRODUCCIÒN

Dentro de los interesados del proyecto podemos encontrar a patrocinadores,

proveedores, la organización ejecutante y el público que está activamente involucrado
en cada una de las etapas de este. También aquellos cuyos intereses pueden ser
afectados, positiva o negativamente por la ejecución o la terminación del proyecto y los
que pueden ejercer influencias sobre el proyecto y sus entregables. Los interesados del
proyecto pueden estar a niveles diferentes dentro de la organización y pueden poseer
niveles de autoridad diferentes. Además, poder ser externos al proyecto incluso de
fuera de la organización ejecutante.

El propósito de este proceso es, además de identificar a todas las personas y

organizaciones afectadas por el proyecto (actores interesados o stakeholders),
documentar cualquier información relevante acerca de su interés, influencia, actitud y
compromiso con el éxito de este. Es crítico para el éxito del Proyecto identificar los
actores interesados temprano, a comienzos del Proyecto, y analizar sus niveles de
interés, expectativas, importancia e influencia.

OBJETIVO

Elaborar estrategias de gestión apropiadas, para que los interesados participen

de manera efectiva en todo el ciclo de vida del proyecto.

ALCANCE

El alcance del plan de gestión de los interesados está enfocado a gestionar las
comunicaciones a fin de satisfacer las necesidades de los interesados en el proyecto, la
gestión activa hacia a los interesados con el fin de aumentar la probabilidad de que el
proyecto no se desvíe de su curso, mejorar la capacidad de trabajar de manera
sinérgica y limitar las interrupciones durante el proyecto.
PLAN DE GESTION DE LOS INTERESADOS POR PROCESO

Contenido del plan de los interesados

El plan de gestión de interesados tiene como finalidad incrementar el apoyo y/o

minimizar su oposición durante todo el ciclo vital de proyecto, este plan incluye:

 Registro de interesados
 Clasificación de interesados (Se registra nivel de participación de los interesados
en el proyecto)
 Matriz de evaluación de involucramiento (Se registra nivel de participación
adecuado por cada interesado en el proyecto)
 Análisis de causa-raíz
 Estrategias de involucramiento

Identificación preliminar

Para la identificación de los involucrados del proyecto (Implementación de Tekla

Strcutures en GVS Construcciones) se ha seleccionado como herramienta el juicio de
expertos, teniendo como entradas el acta de constitución, documentos de adquisición y
los factores ambientales.

A continuación, se presentan los involucrados del proyecto, dándole un rol a su

clasificación y mencionando el poder o influencia que estos tendrán sobre la ejecución.

INVOLUCRADOS INTERNA/EXTERNA PODER

Junta directiva GVS Construcciones Interna Alto
Director del proyecto Interna Alto
Departamento de ingeniería GVS Construcciones Interna Bajo
Departamento de compras GVS Construcciones Interna Bajo
Proveedor de equipos de computo Externo Bajo
Proveedor de licencias de software Externo Bajo
Instructor del software a implementar Externo Bajo
Tabla1. Identificación preliminar de los involucrados (Implementación de Tekla structures en GVS)- Fuente de elaboración propia
Categorización de Involucrados

Luego de completar la identificación de los involucrados o grupos de interés, se

analiza a los involucrados individualmente a través de matrices que permiten la
agrupación y clasificación para entender su relación entre ellos y el proyecto.

Para la categorización de involucrados se tienen en cuenta los siguientes aspectos:

 Poder de cada involucrado

 Influencia que tiene sobre el proyecto
 Nivel de interés de involucrado
 Nivel de involucramiento deseado en el proyecto

Teniendo en cuenta los aspectos mencionados anteriormente se clasificarán a través

de una matriz donde se refleje el nivel de poder e influencia de cada uno de ellos

AUTORIDAD SOBRE EL PROYECTO

BA AL
JO TO
INFLUENCIA SOBRE EL PROYECTO

Patrocinador:
Junta Directiva GVS
Construcciones
Director del proyecto:
ALTA

E. Sánchez

Departamento de Ingeniería GVS

Construcciones

Departamento de Compras GVS

Construcciones

Proveedores de equipos de
computo

Proveedores de licencias de
software

Instructor de software a
implementar
 Tabla 2. Matriz poder- influencia (Implementación de Tekla structures en GVS)- Fuente de elaboración propia

Matriz de Registro de Involucrados

La matriz desarrollada permite ubicar gráficamente a los involucrados y estudiar

sus intereses, actitud, influencia e interrelación entre interesados y el proyecto, a partir
de estas se diseñarán estrategias, teniendo como punto de partida el posicionamiento
cualitativo de características en función de las respectivas variables de estudio,
obteniendo finalmente una agrupación de interesados con criterios comunes.

Ver matriz de registro de interesados en (Apéndice A)

Planificar el Involucramiento

Planificar la gestión de los interesados consiste en la elaboración de estrategias

de gestión apropiadas, para que los interesados participen de manera efectiva en todo
el ciclo de vida del proyecto. Esto se basa en el análisis de sus necesidades, intereses
e impacto potencial en el éxito del proyecto.

La gestión de los interesados es más que mejorar las comunicaciones y requiere algo
más que la gestión de un equipo. Planificar la gestión de los interesados es acerca de la
creación y el mantenimiento de las relaciones entre el equipo del proyecto y los
stakeholders. Con el objetivo de satisfacer sus respectivas necesidades y
requerimientos dentro de los límites del proyecto.

Matriz de evaluación de involucramiento

En esta matriz se comparan los niveles actuales de participación de los

involucrados con los niveles deseados para que el proyecto tenga éxito. Según este
nivel de participación que se mide de la siguiente forma:

Desconocedor: Sin conocimiento del proyecto.

Reticente: Tiene información del proyecto y los cambio que esté genera, pero actúa
con desconfianza y se resiste a cualquier alteración.
Neutral: Conocen el proyecto, y no están a favor ni en contra.

De apoyo: También se conoce como partidario. Apoya el proyecto y sus implicaciones,

conoce el estado de este. Este es el nivel deseado de involucramiento de interesados.

Líder: Activamente involucrado en asegurar el éxito del proyecto.

INTERESADO
DESCONOCEDOR RETICENTE NEUTRAL DE APOYO LIDER

Junta directiva
GVS
Construcciones         A/D

Director del
proyecto
        A/D

Departamento de
ingeniería GVS
Construcciones       A/D  

Departamento de
compras GVS
Construcciones       A/D  

Proveedor de
equipos de       A/D  
computo

Proveedor de
licencias de
      A/D  
software

Instructor del
software a
implementar       A/D  

Tabla 3. Matriz de involucramiento (Implementación de Tekla structures en GVS)- Fuente de elaboración propia

Cabe destacar que este proyecto tiene una gran aceptación en cada uno de los
miembros de GVS Construcciones por lo que estos han manifestado su apoyo de
manera unilateral, ya que los beneficios que traerá la implementación de este software
será que la compañía sea más competitiva en el mercado y se mejore la imagen
corporativa, de esta manera creando alianzas estratégicas para la construcción de
proyectos de infraestructura en la región. Al observar la matriz de involucramiento se
puede observar que no existen brechas entre la posición actual de los involucrados y la
posición deseada de los mismos, por ende, las estrategias de involucramiento estarán
enfocadas en mantener en esa posición.

Análisis de causa raíz

Teniendo en cuenta el apoyo unilateral que se presenta por cada uno de los
miembros de GVS Construcciones se realiza el análisis causa raíz haciendo énfasis en
el departamento de Ingeniería, el departamento de compras y todos los sobrecostos
presentados por GVS construcciones en proyectos ejecutados con anterioridad.

Imagen 1. Análisis Causa -Raíz (Implementación de Tekla structures en GVS)- Fuente de elaboración propia

Como se mencionó anteriormente se deben establecer estrategias enfocadas en

mantener el apoyo y aceptación del proyecto a ejecutar.
Matriz de estrategias

Interesado
Situación Razones de su situación Situación Estrategias para alcanzar la situación
actual actual deseada deseada

Junta directiva GVS Se realizará reunión de apertura con los

Construcciones El proyecto tiene una importancia
relevante y tiene una influencia
LIDER
significativa en el futuro de la
compañía
miembros del equipo del proyecto con la
finalidad de mostrar cada uno beneficios a
LIDER
corto, mediano y largo plazo de la correcta
ejecución del proyecto.

Director del proyecto Se realizará reunión de apertura con los

El proyecto tiene una importancia
miembros del equipo del proyecto con la
relevante y tiene una influencia
LIDER LIDER finalidad de mostrar cada uno beneficios a
significativa en el futuro de la
corto, mediano y largo plazo de la correcta
compañía
ejecución del proyecto.
Departamento de Con la implementación del software
ingeniería GVS el departamento de Ingeniería Se realizará reunión de apertura con los
Construcciones emplearà un tiempo menor en la miembros del equipo del proyecto con la
DE APOYO ejecución de la Ingeniería conceptual DE APOYO finalidad de mostrar cada uno beneficios a
de un proyecto, generando de esta corto, mediano y largo plazo de la correcta
manera menores tiempos de ejecución del proyecto.
producción.
Departamento de Departamento de compras ejecutarà
Se realizará reunión de apertura con los
compras GVS las adquisiciones de una manera
miembros del equipo del proyecto con la
Construcciones más eficiente, al tener listados de
DE APOYO DE APOYO finalidad de mostrar cada uno beneficios a
materiales más claros y con
corto, mediano y largo plazo de la correcta
especificaciones técnicas incluidas
ejecución del proyecto.
en el mismo
Proveedor de equipos Con la implementación del software en GVS
Proveedor generarà una venta
de computo Construcciones se pretende ampliar la
significativa a la compañía y este es
capacidad de producción de esta, razón por
DE APOYO conciente de los beneficios que DE APOYO
la cual se debe contratar más personal por lo
traerà esta adquisición por parte de
que se hace inminente una compra de
la compañía
equipos significativa a corto plazo
Proveedor de
Con la implementación del software en GVS
licencias de software Proveedor generarà una venta Construcciones se pretende ampliar la
significativa a la compañía y este es capacidad de producción de esta, razón por
DE APOYO conciente de los beneficios que DE APOYO la cual se debe contratar más personal por
traerà esta adquisición por parte de qué se hace inminente una compra de
la compañía licencias de software por un valor similar en
un corto plazo
Instructor del software Proveedor generarà una venta GVS ofrecerà el servicio de capacitaciones de
a implementar significativa a la compañía y este es Tekla structures a compañías
DE APOYO conciente de los beneficios que DE APOYO metalmecánicas e la región generando una
traerà esta adquisición por parte de alianza estratégica con el instructor en este
la compañía servicio.
Tabla 4. Matriz de estrategias (Implementación de Tekla structures en GVS)- Fuente de elaboración propia

GESTION Y MONITOREO DEL PLAN DE INVOLUCRAMIENTO

Gestionar involucramiento de interesados

La gestión del involucramiento de los interesados del proyecto se realiza durante

el proceso de ejecución, aquí se busca una correcta aplicación del plan de gestión de
los interesados. El director de proyecto es el encargado de llevar a cabo este proceso,
el cual consiste en comunicarse y trabajar en conjunto con los interesados teniendo en
cuenta las etapas del proyecto y sus necesidades para mantener su participación de
manera activa en la ejecución.

Acorde a lo plasmado en el plan de gestión de los involucrados se realizarán reuniones

de manera semanal en las instalaciones de GVS Construcciones con los involucrados
en el proyecto haciendo énfasis en los beneficios que la implementación de este
proyecto traerá a mediano, corto y largo plazo

Monitorear involucramiento de interesados

El apoyo o rechazo por parte de los interesados al proyecto o la aparición de

nuevos puede ocurrir en cualquier momento del ciclo de vida del proyecto, por lo que la
dirección del proyecto toma una perspectiva observadora sobre el entorno con la
finalidad de actualizar la categorización y registro de interesados las veces que sea
necesario, acorde a las reuniones que se realizarán de manera semanal con los
involucrados se decide si se actualiza el plan de gestión, siendo este un proceso
iterativo a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

Apéndice

Apéndice A (Registro de involucrados)

 REGISTRO DE INVOLUCRADOS

INFORMACIÒN DE LA IDENTIFICACIÒN
INFORMACIÒN DE EVALUACIÒN CLASIFICACIÒN DE LOS INTERESADOS

INTERESADO DESCONOCEDOR
RETICENTE
EXPECTATIVAS FASE DE REACCION NEUTRAL
UBICACIÒ PODE INTERE
RESPONSABILIDAD EN EL MAYOR ANTE EL INLFUENCIA INTERNO/EXTERNO APOYO
N R S
PROYECTO INTERES PROYECTO LIDER

Junta directiva Que se generen

GVS competencias
Construcciones necesarias en el
departamento de
Sponsor del proyecto, Ingeniería para la
aprueba recursos y implementación del
presupuesto necesario software y se
ARMENIA TODO EL
para la ejecución del reduzcan los Apoyo Alto Alto Alta Interno Líder
QUINDIO PROYECTO
proyecto, realiza sobrecostos de
seguimiento para mano de obra de
correcta ejecución. fabricación y
montaje de proyecto
adjudicados

Director del Que se generen

proyecto competencias
necesarias en el
departamento de
Cumplimiento del plan del Ingeniería para la
proyecto acorde a las implementación del
ARMENIA TODO EL
restricciones del mismo software y se Apoyo Alto Alto Alta Interno Líder
QUINDIO PROYECTO
(Calidad, cronograma y reduzcan los
presupuesto) sobrecostos de
mano de obra de
fabricación y
montaje de proyecto
adjudicados
Departamento de
Ingenieria GVS
Construcciones Implementación del
software presentará
mejora en tiempos
de entrega de la Adquisición de
Recibe las
Ingeniería equipos
capacitaciones
conceptual y Adquisición de
ARMENIA necesarias para tener las
detallada, licencia de Apoyo Bajo Alto Baja Interno Apoyo
QUINDIO competencias básicas y
mejorando así la software
poner en marcha el
productividad de la Programa de
software seleccionado
compañía capacitaciones
haciéndola más
competitiva en el
mercado

Departamento de ARMENIA Gestión de adecuada del Que se genere la Adquisición de Apoyo Bajo Alto Baja Interno Apoyo
compras GVS QUINDIO proceso de compras y Ingeniería equipos
Construcciones adquisiciones de conceptual y Adquisición de
proyecto durante su detallada de los licencia de
ejecución proyectos con un software
tiempo de entrega
menor y de esta
manera tomar
mejores decisiones
administrativas en
cuanto a
proveedores gracias
a la correcta gestión
 de información
Proveedor de Proveer de equipos
equipos de de cómputo con
computo especificaciones
técnicas adecuadas
a GVS
Construcciones con Adquisición de
Cumplimiento del equipos
BOGOTA D.C la finalidad de llevar Apoyo Bajo Alto Baja Externo Apoyo
contrato asignado
a cabo del proyecto
de manera
adecuada

Proveedor de
Proveer de licencias
licencias de
de software de
software
Tekla structures con
sus respectivos
Toolboxes
Cumplimiento del Adquisición de
BOGOTA D.C adecuados para la Apoyo Bajo Alto Baja Externo Apoyo
contrato asignado licencia de
correcta ejecución
software
de la Ingeniería de
detalle de proyectos
de construcción en
acero
Instructor del
software a Generar en el
implementar departamento de
Ingeniería de GVS
Construcciones las
competencias
Cumplimiento del Programa de
BOGOTA D.C necesarias para la Apoyo Bajo Alto Baja Externo Apoyo
contrato asignado capacitaciones
ejecución de la
Ingeniería de detalle
en proyectos de
construcción en
acero.
REFERENCIAS

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Pampliega: Project Management) Recuperado de
http://salineropampliega.com/2013/10/gestion-de-interesados-en-los-proyectos.html

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Samboni, A., Blanco, J. (2015). Herramientas de Gestión de Interesados Utilizadas en

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