Gestión De La Información

Proyecto Documental

Integrantes:
Grupo # 15

Sandra Milena Espitia Ramírez

Maira Alejandra Fernández Quintana
Natalie Sanabria
Luis Carlos Rojas Álvarez

Profesora:
Gina Patricia Flórez Canosa

Fundación Universitaria del Área Andina

Administración de Empresas
Grupo: 704
2018
 Tabla de contenido

1. Para que sirve un proyecto de gestión

documental……………………………………………………………………….….5
2. Características y ventajas………………………………..
……………………………………………..6
3. Donde, en que momento y por qué se aplica un proyecto de gestión
documental……………………………………………………………………..……7
4. Resultados que se pueden obtener en un proyecto de gestión
documental…………………………………………………………………………11

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 Introducción

Para comenzar, la gestión documental es un proceso en el cual se tiene en cuenta, el manejo

de los archivos durante cada etapa del ciclo de vida. Para ello es necesario que el archivista

tenga conocimiento de las técnicas y procedimientos a realizar.

Además de esto, es importante tener en cuenta que, a la hora de manejar la documentación,

debe respetar los principios de originalidad y procedencia, así como debe tener una ética a

la hora de manejar la documentación y al facilitar el acceso a los mismos.

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 Objetivos

|Es importante decir que todos los sistemas de gestión documental usualmente ofrecen una

gama de servicios adicionales orientados a maximizar los recursos, incluyendo medios de

almacenamiento, opciones de seguridad, así como opciones para la recuperación de

información e indexación.

No solo eso, toda la información requerida por la empresa tiene que estar disponible en

cualquier momento del día y además el acceso a ella debe ser rápido e intuitivo. Si se trata

de seguridad, hay claramente dos aspectos fundamentales que ofrece un sistema de gestión

documental; una es el garantizar la total integridad de la información, evitando cualquier

tipo de pérdidas o deterioros en los documentos, y también el restringir el acceso no

autorizado a toda esta información. Por lo que respecta a la indexación, en este caso la

información tiene que ser fácilmente recuperable por los usuarios empleando la menor

cantidad de tiempo en ello.

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 1. Gestión Documental En Las Organizaciones

La gestión de la documentación y de la información de una organización tiene que ir

orientada a las personas que utilizaran, sea proveedor, cliente o trabajador de la empresa

dependiendo de su procedencia, la información de una organización se puede categorizar en

tres tipologías.

 Ambiental: son la fuente de información que se utilizan. Es el material que forma el

conjunto de documentación de la empresa, normalmente en el centro de documentación

o biblioteca aporta información externa.

 Interna: Es la documentación operativa (ofertas, facturas, recibos etc.) aporta

información interna.

 Corporativa: es la información que la empresa comunica al exterior, por ejemplo,

encontramos folletos, presentación corporativa. Catálogos, memorias públicas, la web,

etc.

2. Porque Realizar Una Buena Gestión Documental

Con la evolución de las tecnologías y con el gran dinamismo que rodea a las

organizaciones, es importante que la documentación que se maneja dentro de ella esté

debidamente organizada pues a la medida del tiempo, las empresas están recopilando no

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solo documentos en forma física sino también en formatos electrónicos y por esta razón la

importancia de tener en orden la información de los procesos de la organización.

Figura 1, Gestión documental

Tomado de Gestión documental Nivel 1

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 3. Se Debe Realizar Una Gestión Documental Dentro De La Empresa.

Para realizar este proceso dentro de una organización se deben tener en cuenta

varios aspectos relacionados con la documentación de esta, documentos en papel, en

electrónicos, si hay una base de datos, etc.

Así también. Es importante conocer muy bien de que se trata una buena gestión

documental ara así poder conocer el momento adecuado para hacer su implementación.

Donde Realizar La Gestión Documental

Este proceso se puede realizar en cualquier organización y sin importar el sector o las

actividades a las que se dedican la empresa. En cuanto a las áreas funcionales, todas tienen

igual involucramiento dentro de un proceso de recolección de datos y documentos pues

cada una de ellas conforma sus propios procesos y manera de documentar los mismos.

El objetivo de la gestión, es entonces unificar la información de la empresa de forma tal que

cada colaborador tenga un rápido acceso a la información que necesita y en el momento

que lo requiere.

Algunos de los aspectos a tener en cuenta cuando se realiza un proceso de gestión

documental dentro de las áreas de la organización son:

 Almacenamiento:

Es aquí cuando se recopila toda la información que se utilizará, a través de distintos

medios y desde todos los usuarios. Se debe considerar dónde se guardarán los documentos

y el precio que estamos dispuestos a pagar por almacenarlos.

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  Clasificación:

La información obtenida anteriormente pasa por un filtro donde se determina la calidad de

ésta y su utilidad. De acuerdo a lo más conveniente, se organizarán los documentos y se

archivarán, para que estén disponibles cuando se necesiten de forma rápida.

 Distribución:

Los documentos se propagan mediante diversos canales hasta llegar a sus receptores. Aquí

hay que considerar cómo los haremos llegar a la gente y también cuál es el tiempo máximo

que se puede demorar esta función.

 Seguridad:

Este ítem es uno de los más importantes, pues tiene relación con la protección de la

información de la empresa y se debe tener especial atención con la confidencial. Algunos

puntos fundamentales son evitar la pérdida de documentos, mantener ocultos algunos datos

a ciertas personas o restringirlos.

 Recuperación de documentos:

Esta área del sistema de gestión documental se encarga de que todos los colaboradores

puedan encontrar los documentos necesarios a tiempo, se determina cuál es el período

máximo que se puede tardar en encontrar un archivo y qué opciones están disponibles para

recuperarlo en caso de ser necesario.

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  Creación de nuevos documentos:

La creación de documentos puede nacer desde una sola persona, pero también puede ser un

acto conjunto. En este caso, se debe establecer quiénes podrán modificar un archivo, cómo

se podrá colaborar, cuántas personas, etc.

 Autenticación:

La autenticación se refiere a validar los documentos necesarios de nuestra empresa

frente a los entes legales correspondientes. En esta parte, se tiene que considerar cómo se

van a proporcionar los requisitos para la validación, se debe defender la originalidad de los

documentos y demostrar el cumplimiento de los estándares para la autenticación.

 Flujo de trabajo:

El flujo de trabajo quedará establecido por el reglamento interno que haya para el manejo y

traspaso de los documentos. Si la información debe pasar de una persona a otra o

propagarse a modo de cadena, debe quedar definido el modus operandi bajo el cual se va a

regir toda la empresa.

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  Custodia:

Mantener los documentos guardados conlleva un costo, por eso es necesario establecer cada

cuánto tiempo serán eliminados ciertos documentos obsoletos, cómo se decidirá cuáles

conservar y de qué manera serán desechados.

Características Y Ventajas De Un Sistema De Gestión Documental

Características:

Para implementar un sistema de gestión documental debemos mirar la documentación en

todos los estados

 Documentos en papel

 Documentos en papel que pasas a ser electrónicos

 Documentos electrónicos que pasan a papel

 Documentos de una base de datos

El SGD debe basarse en el modelo de negocio y debe plantearse desde el origen, ayuda a la

corporación a la organización de la documentación, su ciclo de vida y recuperación.

Ventajas:

 Reduce la necesidad de manipular, almacenar y recuperar la documentación en

papel.

 Reduce el costo del proceso de creación, almacenamiento y conservación de los

documentos.

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  Asegura la eficiencia de los documentos al facilitar su recuperación y su acceso.

 Permite la reutilización de la información ya obtenida y permite compartirla con

toda la organización.

 Reduce costes de operaciones.

 Agiliza los procesos de trabajo y mejora la productividad.

 Acelera el flujo de la información dando más oportunidades de respuesta al servicio

de los clientes.

 Asegura la óptima utilización de los recursos y el espacio físico.

 Reduce costes de mantenimiento y apoyo.

 Ofrece apoyo en la toma de decisiones.

 Documenta las actuaciones en la empresa.

 Asegura su preservación histórica.

4. Resultados que se pueden obtener de un proyecto de gestión documental

Según la Asociación para la Información y Gestión de Imágenes (Association for

Information and Image Management), organismo mundial de las empresas de gestión de
contenidos, la Gestión Documental o ECM (Enterprise Content Management) se define
como las estrategias, herramientas y métodos utilizados para capturar, gestionar, almacenar,
preservar y difundir contenidos y documentos relacionados con los procesos organizativos.
Es decir, la gestión del ciclo de vida de la documentación desde su creación / ingesta, su
gestión, su paso normalizado al archivo, su publicación y, finalmente, su preservación y
eliminación, indistintamente se presenten en formato papel o electrónico, como un flujo de
trabajo, una base de datos o incluso un correo electrónico.

Siguiendo esta corriente, en los últimos años estamos viendo que son muchos los
documentos que nacen ya en formato electrónico y que conviven con los documentos en

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 papel. Su gestión es primordial para cualquier organización para no sumirse en un caos
generado por una falta de control y normalización, es decir, la falta de un gestor
documental en las empresas. Aún, en los tiempos que corren, hay organizaciones que
todavía no tienen un sistema de Gestión Documental y aunque seguiremos unos años con
una gestión mixta de la documentación, papel y electrónico, es necesario tener una buena
gestión en papel para que se herede este modelo en la gestión electrónica.

Desde Baratz, con más de 25 años de experiencia gestionando el conocimiento en más de

25 países, queremos insistir en los múltiples beneficios que tiene inherentes la implantación
de un Gestor Documental / Expedientes Electrónicos como BKM plus:

 Mayor productividad. Eficacia y eficiencia en la búsqueda y recuperación de

documentos y expedientes. Acceso rápido y seguro a la información de la empresa
reduciendo los tiempos de búsqueda de información y por consiguiente de respuesta.

 Ahorro de costes. En general se reducen los espacios donde preservar la

documentación, ya que no está en papel, con los diferentes ahorros que esto también lleva
asociados (archivar, imprimir, fotocopiar, buscar,…)

 Ahorro de  tiempo. Al tener toda la documentación en un solo repositorio y con las

mismas reglas de descripción, creación, clasificación, captura, etc. toda la documentación
es más fácil de encontrar y recuperar, agilizando las tareas dentro de la organización y de
respuestas a los clientes. Además al ser ya un documento electrónico también se gana
tiempo evitando todo el proceso de archivado de los documentos físicos.

 Mejora del roi. Numerosos estudios ya realizados demuestran que existe una
mejora del ROI al implantar un gestor documental ya que se reducen los costes, aumenta
la calidad y se da una respuesta segura a las demandas documentales de la organización
mejorando la productividad.

 Homologación. En muchas ocasiones una misma tarea puede ser realizada de

diferentes maneras por diferentes personas, departamentos… que imposibilitan poder
medirlas de una forma eficaz. Con un gestor documental que administre tus procesos, se
pueden unificar los procedimientos para realizar todas las tareas, estableciendo un mismo

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 modelo para toda la empresa, esto permitirá poder cuantificar los resultados de dichas
tareas. Además si estas tareas se generan desde el gestor documental, llegará el momento
que todos los trámites dentro de la organización sean electrónicos, desapareciendo en
gran medida el papel.

 Mejora en los procesos. La automatización de los procesos permite el control del

propio proceso y de los documentos que se generan en ellos, lo que mejora los tiempos
de tramitación y gestión. Esto provoca un aumento de la eficacia del trabajador además
de poder gestionar la trazabilidad y auditoría de todos los procesos de trabajo de la
empresa.

 Cumplimiento de las normativas de seguridad. Trabajar con un gestor

documental ya trae implícito el cumplimiento de varias normativas de seguridad, por
ejemplo ya están diseñados para el cumplimiento de la LOPD (Ley de Protección de
Datos) a través del acceso controlado al repositorio. A día de hoy nuestro BKM plus
también cumple las ISO referentes a la descripción y gestión de la documentación,
incluyendo la que ya es electrónica. (ISO 15489 – ISO 27001- ISO 30300 – ISO 30301,
Esquema Nacional de Seguridad, Esquema Nacional de Interoperabilidad, Ley 11/2007)

 Reducción del riesgo profesional. Manejar grandes volúmenes de papel implica un

riesgo de perderlo, duplicarlo, el deterioro… e incluso siniestros… y si hablamos de
documentación sensible o restringida con mayor razón. Un buen sistema de gestión
documental, como BKM plus, tiene las medidas de solución antes estos riesgos, con la
premisa de decir adiós al papel.

 Movilidad. La incesante y continua mejora de las tecnologías ha determinado que

la movilidad sea un elemento indispensable en el día a día, es decir, estar conectados en
cualquier momento y en cualquier lugar. Y el mundo empresarial y documental tampoco
escapa a esto, por lo que nuestro gestor documental  ya está desarrollado
como plataforma 100% web para poder adaptarse y cumplir con este requisito, pudiendo
acceder a tus documentos desde cualquier dispositivo que se conecte a la red.

 Preservación a largo plazo de los documentos electrónicos. El empuje de las

nuevas tecnologías y la clara tendencia actual es llegar a la oficina sin papeles y que

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 todos los documentos desde que nacen sean electrónicos. El veloz ritmo innovador de
estas permiten y a la vez impiden la consecución de ese objetivo. Unas de las grandes
incógnitas a día de hoy es la preservación y conservación a largo plazo de los formatos de
los documentos que ya se generan electrónicamente en cumplimiento con las leyes de
conservación y más importante, recuperación futura del contenido de las mismas. La
existencia de esta plataforma, y poder contar con ella dentro de tu gestor documental,
supondría saber que tu información estará disponible durante todos los años de vida del
documento a salvo de los cambios tecnológicos que se produzcan en ese tiempo ya que
asegurará el contenido de los mismos independientemente del momento de recuperación
y del formato con el que se conservó.

En esta línea, Baratz está trabajando para contar en su porfolio y tener como módulo de su

Sistema de Gestión Documental y Archivo Electrónico la Plataforma de Conservación de
Documentos Electrónicos.

Enlace actividad Trello

https://trello.com/b/F63G5aQn/gesti%C3%B3n-documental-en-las-organizaciones

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 Conclusiones.

 Con el desarrollo del trabajo se buscó entender la importancia de

implementar un programa de gestión documental dentro de una

organización.

 Las empresas al contar con un sistema de gestión documental el flujo de

información mejora notablemente, de esta manera mejora las decisiones ya

que ofrece una información organizada.

 Por otra parte permite tener la información inmediata de gerente a personas

cuando requieren la información.

 El uso adecuado de las nuevas tegnologias permite una evolución más

rápida de las mercancías y más aún cuando se hace de acuerdo a los

requerimientos empresariales.

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 Referencias Bibliográficas.

Gallo, P. R. (2011). Gestión documental en las organizaciones. Editorial UOC.

https://books.google.es/books?
hl=es&lr=&id=AOkL0OYJp54C&oi=fnd&pg=PA9&dq=proyecto+de+gestion+documenta
l&ots=XuTM_NqQeo&sig=G6Uew2U93h94LA8quYqZdr37dcQ#v=onepage&q=proyecto
%20de%20gestion%20documental&f=false

http://redc.revistas.csic.es/index.php/redc/article/view/762

http://www.comunidadbaratz.com/blog/los-10-beneficios-de-la-gestion-documental-en-las-
organizaciones/

Enlace actividad Trello

https://trello.com/b/F63G5aQn/gesti%C3%B3n-documental-en-las-organizaciones

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