2018

GUÍA DE USUARIO
PAGINA WEB SYSTRAM ERP
PROVEEDORES

ELABORADO POR: DIANA MARCELA UPEGUI PANIAGUA

LOGÍSTICA, TRANSPORTE Y SERVICIOS ASOCIADOS

S.A.S | Calle 43 sur # 48-127 Envigado – Colombia
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INTRODUCCIÓN
El objetivo de la presente guía es brindar los conocimientos necesarios y orientar a los proveedores para que a
través de la página web SYSTRAM ERP puedan interactuar de manera correcta y eficaz.

DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA PÁGINA WEB

La página web SYSTRAM ERP permite a los proveedores de Logística, Transporte y Servicios Asociados S.A.S.,
programar sus solicitudes de recogida de manera ágil, oportuna y segura, revisar el vencimiento de las órdenes
de compra, consultar históricos de recogidas, novedades y estar al tanto de cómo se encuentra la solicitud
correspondiente a recogidas y envío de mercancía en tiempo real visualizando en línea los estados del proceso.

A continuación se detallan cada uno de sus componentes:

1. ¿CÓMO REGISTRARSE EN LA PLATAFORMA?

Ingresar al enlace que se muestra a continuación: https://systramerp.systram.com.co/

Al acceder te muestra la siguiente pantalla:

Nota: Podrá acceder a la página web a través de cualquier navegador, excepto Internet Explorer.

Para registrarse ingresa al botón , allí aparece un formulario el cual tendrá que diligenciar

obligatoriamente, luego dar clic en

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Al dar clic en el botón ,

escoger Proveedor

En este campo se agrega el correo

corporativo de la persona que realiza las
solicitudes de recogida a LTSA

Al dar clic en el botón

, Seleccionar señor o
señora

Este campo es opcional, aquí

puede agregar la URL de la
página web de su empresa
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Una vez allá dado clic en registrarse te mostrará un aviso de Validación de Correo Electrónico

Debes ingresar al correo que registraste y verificar si efectivamente recibió la validación del registro en la
plataforma.
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Para seguir con el proceso haz clic en

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La información recibida por el proveedor una vez se haya validado el correo por parte de los Auxiliares de
Transporte de Entrada es:

2. ¿CÓMO INGRESAR A LA PLATAFORMA?

Accede por el mismo enlace https://systramerp.systram.com.co/ , cuando ingrese en la parte superior derecha

hay un encabezado , clic en Iniciar Sesión.

Para acceder es necesario colocar el Correo Electrónico (el ingresado cuando realizó el registro) y la Contraseña

personal, luego dar clic en el botón

En caso de ingresar un Correo Electrónico sin su debido registro le informará

3. MENÚ PRINCIPAL
Al ingresar a la pantalla principal se encuentra un menú en la parte superior izquierda donde se puede elegir la
opción requerida:
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A continuación se describen de manera detallada las opciones de consulta:

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Estas opciones no se encuentran en funcionamiento por los desarrollos

que se están implementando.

Esta opción te permite cambiar la contraseña cada vez que sea necesario.

Esta opción no se encuentra en funcionamiento.

Esta opción te permite salir de la plataforma.

Este icono muestra información relacionada a los indicadores que se miden en el

proceso del mes actual.
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Total Unidades: Este indicador mide la cantidad de unidades Entregadas y Pendientes de las ordenes de compras
generadas en el mes actual.

Ordenes: Este indicador mide la cantidad de órdenes de compras generadas en el mes actual.

Unidades Este Mes: Este indicador representa en % la cantidad de unidades Entregadas y Pendientes de las
ordenes de compras generadas en el mes actual.

Ordenes Estados: Este indicador representa los estados (Ordenada, Pendiente, Recibidas, Canceladas) de las
órdenes de compra generadas en el mes actual.

Ordenes Negociación: Este indicador representa en un diagrama de barras el % de negociación de las órdenes
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de compra generadas en el mes actual (Firme y V.M.I.).

Ordenes Género: Este indicador mide el % de las órdenes de compra generadas en el mes actual por grupo de
mercancía (Frescos, Gran consumo, Textil, Hogar bazar, Suministros, etc.).

El botón de la columna Detalle permite visualizar N° Orden, Sub linea, Fecha Inicio, Fecha Fin, Género:

Ordenes Flujo: Este indicador mide el % de las órdenes de compra generadas en el mes actual por flujo logístico
(Predistribuido, Consolidado, Almacenamiento, Entrega Directa).
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Unidades Pedidas Mes a Mes: Este indicador muestra las unidades pedidas mes a mes y los picos más altos
durante el año. Para visualizar la cantidad de unidades deberá ubicar el cursor sobre el punto que representa
cada mes.

Ordenes Responsable Prórroga: Este indicador muestra la cantidad de prórrogas realizadas por responsable
(Prórroga Éxito, Prórroga Ninguno, Prórroga Proveedor).

El botón permite visualizar N° Orden, Sub linea, Fecha Inicio, Fecha Fin, Responsable Prórroga
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Este icono permite visualizar dos opciones de consulta, es

necesario dar clic para que se desplieguen:

 Consultar: Esta opción carga todas las órdenes de compra generadas en el año.
Nota: Puede tardar algunos minutos mientras carga.

 Búsqueda masiva: Esta opción permite consultar el estado de las órdenes de compra. Para llevar a cabo
la consulta deberá tener en cuenta lo siguiente:

1. Tener el archivo de excel “ORDENES” e insertar en la columna Orden las órdenes de compra a
consultar.
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Nota: Las órdenes de compra a consultar deben ser del proveedor, estas pueden consultarse en
cualquier momento no importa la vigencia.

2. Cargar archivo de excel, clic en el botón , automáticamente se abre una

ventana que muestra las carpetas del equipo, buscar el archivo donde lo almaceno, seleccionarlo,

clic en Abrir, una vez cargado el archivo dar clic en el botón

La información que arroja es la siguiente: Compra, GEN, Sublínea, Flujo, Mercancía, Prórroga, Fecha inicio, Fecha
fin, Estado, XLS, Recogida.
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El botón indica que la orden de compra no ha sido importada o procesada desde el archivo de excel
“SOLICITUD”.

El botón indica que la orden de compra no ha iniciado proceso para solicitud de recogida por parte del
proveedor, es decir no ha confirmado el despacho de la mercancía en el icono del Cargue.

Este icono permite realizar las solicitudes de recogida de mercancía, solo deberá

dar clic en el botón

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Al ingresar deberá diligenciar el formato y dar clic en para finalizar.

Seleccionar la fecha con un día antes de la recogida

Estos campos
son opcionales

En este campo se ingresan solo números sin

caracteres especiales (signos de puntuación y letras)

Una vez da clic en el botón se muestra:

Luego deberán cargar las órdenes de compra en el archivo de excel “ORDENES”, dando clic en el botón
Allí aparece la siguiente pantalla:
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Para cargar el archivo, deberá tener en cuenta que este creado en un documento de excel, se podrá nombrar
como quiera, su contenido no puede modificarse y la información que debe contener es la siguiente: Orden,
Cajas, Unidades, Estibas, Peso, Mts 3, Valor de la Orden de Compra. Estos campos se digitan con números, sin
caracteres especiales (signos de puntuación y letras):

Ejemplo:

Al tener la información descrita anteriormente se procede a cargar el archivo de excel de la siguiente manera:

Clic en el botón , automáticamente se abre una ventana que muestra las carpetas del
equipo, buscar el archivo donde lo almaceno, seleccionarlo, clic en Abrir.
Ejemplo:
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Después de estar cargado el archivo, clic en , automáticamente le mostrará un aviso

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Luego de importar el archivo deberá dar clic en el botón

Allí le mostrará la vigencia de las órdenes de compra a recoger, estas deben estar en estado ordenado y proceder

dando clic en el botón , de no ser así comunicarse con el Auxiliar de Transporte de

Entrada. Ejemplo:
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Una vez realizado el paso anterior el estado cambiará a confirmada:

A continuación se explican los botones de la columna Opciones:

Este botón permite modificar la solicitud antes de ingresar las órdenes de compra.

Este botón permite eliminar la solicitud antes de ingresar las órdenes de compra.

Este botón permite visualizar las órdenes de compras las cuales se les solicitó recogida.

Al Auxiliar de Transporte de Entrada le llegará un correo automático el cual le va permitir programar la solicitud
del proveedor, el correo recibido le informa:
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El proveedor deberá esperar respuesta de la asignación del vehículo:

Este icono permite visualizar los vehículos confirmados por el Auxiliar de Transporte de
Entrada y realizar el proceso para generar la órden de cargue para despachar el vehículo.
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Este botón permite confirmar cuales son las órdenes de compra a despachar, relacionar las facturas,
modificar la información Cajas, Estibas, Peso, Mts 3 y Valor Mercancía.

El botón ubicado en la columna Opciones permite modificar la información de cada orden de compra:
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El botón ubicado en la última columna de la parte derecha permite confirmar las órdenes de
compra a despachar.
Nota: Tener presente que estas se deben seleccionar en la misma columna, para ello podrá utilizar el botón

El botón permite importar las facturas de cada orden de compra, para llevar a cabo
el proceso deberá seguir los siguientes pasos:

1. Diligenciar el formato “FACTURA.

2. Al tener la información descrita anteriormente se procede a cargar el archivo de Excel de la siguiente

manera: Clic en el botón , automáticamente se abre una ventana que muestra las
carpetas del equipo, buscar el archivo donde lo almaceno, seleccionarlo, clic en Abrir. Después de estar

cargado el archivo, clic en

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Una vez importadas las facturas se procede a diligenciar los precintos de seguridad y observaciones hacer en el

despacho, estos se realizan ingresando al botón

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Una vez realizados los procesos mencionados anteriormente, dar clic en el botón

Este botón permite descargar en formato PDF la orden de cargue o documento legal donde se relaciona
la información de la carga a despachar.

Para descargar deberá dar clic en el botón , allí le mostrará un aviso donde deberá
elegir, si escoge la opción Si automáticamente se descarga la orden de cargue y se le envía al Auxiliar de
Transporte de Entrada, en caso de elegir la opción No, descarga la orden de cargue pero no se envía al Auxiliar.
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Este icono permite visualizar los estados de la operación, a continuación se muestran:

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Este icono permite visualizar y descargar el resumen de indicadores del

proveedor en el cual se muestra el OTIF general y al detalle por mes y el cumplimiento de citas en los Centros
de Distribución.

El botón ubicado en la parte inferior derecha permite visualizar al detalle la información general
de los indicadores:
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Este icono permite visualizar dos opciones de consulta, es necesario

dar clic para que se desplieguen:

 Indicadores: Este botón permite cargar el indicador del mes anterior, para ello deberá seleccionar el
Mes y Año de acuerdo a la necesidad de consulta.
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 Consultar: En este botón se visualizan todas las recogidas que se han realizado a través de la página,
permitiendo descargar la orden de cargue en la columna PDF.

4. DESCONEXIÓN
Para salir de la plataforma se ubica al lado derecho parte superior, clic en salir.