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Manual de usuario

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MANUAL DE USUARIO DEL REGISTRO DE EMPRESAS DE PRODUCCION SOCIAL

Manual de usuario ndice Introduccin Acceder al Sistema desde la Internet y/o Intranet de PDVSA Caractersticas de la Pgina de Ingreso al Sistema Enlace a Direccin de los REPS. Datos Empresa: Informacin General -- Informacin General Datos Empresa: Informacin Legal Oficinas y Sucursales Datos Empresa: Informacin Legal Registro Mercantil

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Datos Empresa: Informacin Legal Registro Mercantil Modificar Objeto Social Datos Empresa: Informacin Legal Registro Mercantil Agregar Modificaciones Datos Empresa: Informacin Legal Comisarios Datos Empresa: Informacin Legal Representantes y Asociados Datos Empresa: Informacin Financiera Estados Financieros Datos Empresa: Informacin Tcnica Actividades Tcnicas Datos Empresa: Informacin Tcnica Distribuidor Autorizado Datos Empresa: Informacin Tcnica Relacin Cliente Datos Empresa: Informacin Tcnica Relacin Obras Datos Empresa: Planilla Planilla Resumen REPS 18 20 21 22 25 26 26 27 28 17

Manual de usuario Datos Empresa: Planilla / Declaracin Jurada Datos Empresa: Planilla Observaciones

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Inscripcin/Actualizacin: Solicitar Inscripcin/Actualizacin REPS Bandeja de Mensaje: Bandeja de Mensaje Bandeja de Mensaje: Detalle de Mensaje Otros enlaces en el REPS Enlace a RNC en lnea Enlace a SUNACOOP Enlace a COMPRAS Enlace a SENCAMER

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Introduccin
En vista que las actividades relacionada con el desarrollo de las Empresas de Produccin Social, representan la voluntad del Accionista y de la Junta Directiva de PDVSA de garantizar la existencia de un mayor compromiso y aporte al desarrollo nacional de sus empresas ejecutoras de obras, prestadoras de servicios y proveedoras de bienes, se constituy el registro de Empresas de Produccin Social, REPS (Contratistas, Proveedoras y/o consultoras), el cual ayudar a fomentar e impulsar la inscripcin de las empresas, que se comprometan con el programa a travs del Sistema de Registro de Empresas de Produccin Social (REPS), el cual tiene como

objeto el registro e inscripcin de las Empresas que informen la cualidad de Produccin Social, ( EPS). A travs del Sistema se centraliza y suministra informacin necesaria para las organizaciones contratantes de PDVSA y sus Empresas Filiales a ser considerada en los procedimientos de contratacin, en los cuales se debe promover la participacin de naturaleza y complejidad del contrato. El REPS fue elaborado para el ambiente WEB, permitiendo el acceso al sistema desde cualquier punto de nuestra geografa nacional o internacional que tenga acceso a la Internet facilitando a las empresas contratista la carga, modificacin y/o actualizacin de su informacin, mediante el uso de un esquema de seguridad, donde cada usuario tiene un cdigo nico y una contrasea que verifica su entrada al sistema. La base de datos se ha diseado para almacenar los siguientes aspectos: Informacin General, Oficinas, Registro Mercantil, Representantes, Estados Financieros, Actividades Tcnicas entre otros. EPS, de acuerdo a la

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Acceder al Sistema desde la Internet y/o Intranet de PDVSA

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Para acceder al sistema, se debe tener instalado en la computadora, un explorador para visualizar pginas Web (tambin denominado "browser" en su terminologa

anglosajona). Los exploradores ms usados en PDVSA son: el Internet Explorer versin 4.0 o superior, y el Netscape Navigator 4.3 o superior. Si no se cuenta con alguno de estos productos, hay que solicitar su instalacin a la persona de soporte en Tecnologa de la Informacin del departamento. Se sugiere para el uso del sistema, las versiones de Internet Explorer 5 y Netscape Navigator 4.7. Para acceder al Registro de Empresas de Produccin Social (REPS) directamente desde la barra de direcciones del explorador o browser, se debe hacer lo siguiente: Abrir un explorador, ya sea Internet Explorer o Netscape Navigator, haciendo doble clic sobre el icono correspondiente en el escritorio de Windows o en la Barra de Tareas. Borrar el contenido de la lista de direcciones. http:www.pdvsa.com/ (Internet) y acceder a la opcin de REGISTRO DE EPS (REPS) Pulsar la tecla Intro . Nota: Se debe recordar que el explorador es el mismo que se usa para navegar en internet. La lista de direcciones se encuentra en la parte superior del explorador, y es el sitio donde se escriben las direcciones web a las que se quiere acceder en internet.

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Esta es la pantalla que se despliega cuando se pulsa Registro de EPS (REPS)

Pantalla de ingreso al Sistema:

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Caractersticas de la Pgina de Ingreso al Sistema

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La pgina de Ingreso del Sistema contiene diversos enlaces hacia otros sitios de inters que se encuentran en la Internet o intranet de PDVSA. Esta pgina est dividida de la siguiente manera:

En su lado izquierdo contiene dos secciones :

Opciones para Usuarios no Registrados: Aplica para las empresas que ingresan por vez primera al sistema, a travs del botn Registrarse deben botn

ingresar las empresas que requieran inscribirse en el REPS, en el Requisitos, se consultan los requisitos de inscripcin. Registrarse:

En esta pantalla debe escribir su Nmero de RIF (sin espacios, ni caracteres especiales. Ejemplo: J100000007) en la caja de texto correspondiente, la cual se encuentra adjunta a la etiqueta "RIF: ". Escribir la contrasea en la caja de texto correspondiente, la cual se encuentra adjunta a la etiqueta "Contrasea.

Indicar correo electrnico, este ser el medio a travs del cual se le notificara a la empresa en el caso que haya lugar observaciones del anlisis efectuado a la documentacin, as como el recordatorio de contrasea, en caso de olvido de la misma.

Al presionar Aceptar el sistema genera el siguiente mensaje de Confirmacin de Registro

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Requisitos:

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Opciones para Usuarios Registrados

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Estas opciones solo proceden para usuarios registrados y contempla las opciones de Recordar Contrasea la cual apoya a las empresas en caso de

olvido de la misma, al presionar esta opcin el sistema le enviara al correo electrnico de la empresa la contrasea indicada al momento de ingresar al sistema y Cambiar Contrasea esta opcin le permite modificar la contrasea ingresada inicialmente.

Recordar Contrasea: Cuando ingrese al sistema si olvido su contrasea


deber presionar sobre este botn, y el sistema le generar un mensaje al

correo electrnico con la informacin de la contrasea:

Cambiar Contrasea: Para cambiar la contrasea debe colocar el nmero de


RIF luego la contrasea anterior, despus la nueva contrasea y verificar la nueva

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En esta pantalla se dispone del Instructivo de uso del sistema, Direccin de los REPS el cual contiene informacin de la ubicacin, das de atencin y telfonos de las oficinas REPS a nivel nacional

Enlace a Direccin de los REPS.

HACER CLICK EN CUALQUIER PUNTO VERDE PARA VER LAS UBICACIONES DEL REPS

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Acceso de Usuario: Una vez registrado debe ingresar a travs de esta seccin
con su RIF y contrasea y presionar Entrar, proceder en el mismo momento del ingreso al sistema a cargar la totalidad de la informacin requerida, de lo contrario se eliminar la informacin y deber realizar el procedimiento nuevamente como usuario no registrado.

Datos Empresa: Informacin General -- Informacin General: Una vez


autorizado el acceso al Sistema, se despliega la siguiente pantalla

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En la seccin de Informacin General debe proceder a cargar los siguientes datos: Nro. RIF: Registro de Informacin Fiscal, viene preestablecido. Siglas: En caso de poseer siglas debe indicarla Nombre o Razn Social: Indicar el nombre o razn social de la empresa
a inscribir, tal como aparece en el acta constitutiva o en la modificacin estatutaria.

Objetos: Seleccionar el objeto de acuerdo si es Proveedor, Obras o


Servicios e indicar cual de las actividades corresponde a su Objeto comercial

Principal. Tipo Razn Social: Seleccionar la denominacin

correspondiente a la empresa segn lo establecido en el acta constitutiva o modificacin estatutaria.

Tipo de Empresa EPS: En este campo debe seleccionar el tipo de


Empresa de Produccin Social correspondiente.(EPS Promotora de EPS).

Nmero de Empleados: Indicar el nmero de empleados. Pgina WEB: En caso de poseer pagina Web debe indicarla Actividad Econmica: Si la empresa obtuvo ingresos debe indicarlo en
este campo.

Los campos identificados con * deben contener obligatoriamente informacin En el extremo derecho presenta los siguientes estatus:

Estatus de empresas: es el estado que tiene una empresa al ser evaluada


dentro del sistema REPS.

Edicin: Corresponde a la inclusin de informacin en el sistema por parte de


la empresa.

Estatus del Proceso: es el estado del proceso por donde va pasando la


empresa al tener toda la informacin desde el momento de su inscripcin hasta que es aprobada o rechazada.

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La pantalla presenta tres (03) mdulos :
Datos Empresa Inscripcin/Actualizacin Bandeja de Mensaje

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Datos Empresa: Al pulsar sobre este modulo se despliega un men


clasificado por aspectos la legales, financieros y tcnicos, en cada requerida en su totalidad,

seccin debe ingresar

informacin

asimismo, presenta una seccin de Planillas en la cual debe imprimir la Planilla contentiva de la informacin anterior y por ltimo una seccin de Observaciones en la cual podr consultar las observaciones realizadas por los analistas a la documentacin presentada.

Nota: todos los campos que lleven (*) son obligatorios


Una vez cargada la informacin aparecer una pantalla con el mensaje que dice estatus de empresa por asignar y estatus de informacin informacin

actualizada:

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Datos Empresa: Informacin Legal Oficinas y Sucursales


En esta seccin debe seleccionar el botn Crear Nueva e inmediatamente se desplegar una pantalla en la cual deber indicar los datos de la direccin

principal de las empresa y de la sucursal en caso de poseer la misma, esta pantalla esta compuesta por los siguientes campos: Ciudad, Municipio, Calle/Esq./Av, Nro Piso/Oficinas, Cdigo de Area, Nros de telfonos, cdigo postal, una vez ingresado la informacin debe presionar el botn Guardar.

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Datos Empresa: Informacin Legal Registro Mercantil

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En esta seccin deber incluir la siguiente informacin: Fecha de Duracin de la Empresa, Fecha de cierre de ejercicio fiscal, Capital Suscrito, Capital Pagado, Porcentaje de participacin nacional (se debe indicar el porcentaje del capital suscrito de origen nacional).

Datos Empresa: Informacin Legal Registro Mercantil Modificar Objeto Social


Informar el Objeto Social de la empresa presionando la pestaa Incluir Objeto Social, seleccione Guardar y luego volver, para cargar los datos del Acta

Constitutiva y Modificaciones Estatutarias. Si desea imprimir presione sobre el botn correspondiente

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Datos Empresa: Informacin Legal Registro Mercantil Agregar Modificaciones


En la seccin Registro Original de Acta Constitutiva, presione sobre el botn Incluir Nuevo y cargue los datos correspondientes al tipo nmero, tomo, folio, fecha y circunscripcin judicial del registro luego presione Guardar.

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El Acta Constitutiva viene por defecto,

debe seleccionar del campo la

modificacin correspondiente, indicando el Tipo, Nmero, Tomo, Folio, Fecha y Circunscripcin Judicial del registro, debe repetir el procedimiento de acuerdo al nmero de modificaciones a ingresar.

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Datos Empresa: Informacin Legal Comisarios


Para efectos de cargar los datos debe presionar en el botn Incluir Nuevo Comisario, tiene la opcin de Modificar y Eliminar los datos en casos de omisiones de equivocaciones. Indicar los datos del comisario luego presione Guardar. La figura del comisario no es obligatoria para el caso de Cooperativas

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Datos Empresa: Informacin Legal Representantes y Asociados


Indicar el Nombre del Representante, Documento de Identidad,(cdula de identidad, nmero de pasaporte, seleccionar si es Accionista Asociado, Participacin, si es miembro de la Junta Directiva, Cargo, seleccionar si es Representante Legal, Tipo Firmas, luego presione Guardar

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Pantalla de Inclusin de Representante

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Datos Empresa: Informacin Financiera Estados Financieros


En esta seccin debe indicar los datos del Balance General, presionando sobre el botn Nueva Hoja de Trabajo iniciando la carga con la fecha del cierre en

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caso de presentar actividad debe seleccionar el botn Ganancias y Perdidas, proceder a cargar la informacin, presionar Guardar. Seleccione el tipo de Balance General correspondiente (Apertura, Cierre al Revisin Limitada) e indique la fecha, seguidamente ingrese los datos del Balance General, luego presione Guardar. El sistema genera el mensaje Datos Cargados con xito, debe proceder en caso de ser una empresa con actividad a presionar sobre el botn Ir a Ganancias y Prdidas a fin de ingresar los datos correspondientes, posteriormente seleccionar Guardar.

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Datos Empresa: Informacin Tcnica Actividades Tcnicas

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Esta seccin se dispone de un buscador, el cual permite ubicar rpidamente la actividad a ingresar, el sistema de acuerdo al objeto seleccionado despliega las actividades asociadas al mismo. Puede ingresar tantas actividades como sea necesario con solo seleccionarlo de la lista y presionar en el botn Guardar. Pantalla de buscar o agregar nueva

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Datos Empresa: Informacin Tcnica Distribuidor Autorizado

Datos Empresa: Informacin Tcnica Relacin Cliente


En caso de empresas proveedoras y fabricantes que presenten experiencia deben informar el Ao, Cliente, Direccin, Telfono/e-mail y el tipo de Producto que suministraron.

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Datos Empresa: Informacin Tcnica Relacin Obras


En caso de empresas prestadoras de servicios, ejecutoras de obras

consultoras que presenten experiencia deben informar el Nmero de Contrato, Cliente, nombre de la empresa u organismo a quin se le prest el servicio, Descripcin de la Obra/Servicio/Consultora, importe en Bs. del Monto del

contrato, fecha de inicio y de terminacin y porcentaje ejecutado.

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Datos Empresa: Planilla Planilla Resumen REPS

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Esta planilla contiene la totalidad de la informacin ingresada al sistema, debe presionar sobre el botn Imprimir

Datos Empresa: Planilla / Declaracin Jurada


Se despliega la siguiente ventana en la cual debe seleccionar al (los) Representantes Legal (es) de la empresa de acuerdo a tipo de firma, si es

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conjunta debe seleccionar a dos (02) como mnimo, si es separada solo a uno, seguidamente se despliega la Declaracin Jurada

La Declaracin Jurada se encuentra anexa a la Planilla Resumen, la misma debe ser firmada por el (los) representante (s) legal (es) de la empresa.

Datos Empresa: Planilla Observaciones

Inscripcin/Actualizacin: Solicitar Inscripcin/Actualizacin REPS

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Una vez que se a ingresado la informacin requerida en cada aspecto se debe proceder a pulsar sobre la opcin Solicitar Inscripcin/Actualizacin al REPS, a fin de enviar la solicitud va electrnica al Registro de Empresas de Produccin Social REPS, es recomendable que verifique detenidamente la informacin cargada, a fin de garantizar que la misma se encuentre en su totalidad y sin errores, ya que una vez enviada la solicitud no podr modificar los datos. Una vez pulsado sobre la opcin Solicitar Inscripcin/Actualizacin al REPS se despliega la siguiente pantalla, contentiva de un formulario que le servir para chequear los documentos que debe consignar ante la oficina REPS ms cercana a su domicilio principal dentro de los cinco (05) das hbiles siguiente de haber realizado la solicitud en el sistema, de no consignar dentro de dicho lapso la solicitud se eliminar y deber realizar el registro nuevamente. Seguidamente debe presionar sobre el botn Planilla Resumen REPS.

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Bandeja de Mensaje: Bandeja de Mensaje

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En este mdulo la empresa recibir mensajes del sistema referente al estado de su proceso, as como informacin de inters sobre el Programa de EPS

Pantalla con lista de Empresas

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Bandeja de Mensaje: Detalle de Mensaje
Pantalla con detalle de una empresa

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Otros enlaces en el REPS El sistema REPS tiene otros enlaces que nos ayudan a ver en lnea otros sistemas de informacin como es el RNC, EL SUNSCOOP, el de COMPRAS y el SENCAMER

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Enlace a RNC en lnea

Enlace a SUNACOOP

Manual de usuario

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Enlace a COMPRAS

Enlace a SENCAMER

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