PRÁCTICA GUIADA DE DFD - EN GRUPOS DE NO MÁS CUATRO PERSONAS

FECHA DE ENTREGA: SÁBADO 14/Marzo/2020

La oficina de Acción Social de la Alcaldía de Villa del Rosario, se encarga de llevar el

control de las ayudas otorgadas por parte de la máxima autoridad del municipio.

1.0 REGISTRAR LA SOLICITUD DE AYUDA

La persona interesada (Ciudadano) en obtener una ayuda del Municipio llega a la oficina
de Acción Social para solicitar y registrar en la Planilla de Solicitud de Ayuda los siguientes
datos:
Datos Personales del Ciudadano: [Cédula(C12), Apellidos(C30), Nombres(C30),
Sexo(C1), Estado Civil(C1, SSoltero, CCasado, V--Viudo, D-Divorciado, O--
Otro), Fecha de Nacimiento(Fecha), Edad(N2.0), Dirección de habitación(C50),
Teléfono de Habitación(C12) y Teléfono Celular(C12)]
Datos de cada familiar: [Cédula(C12), Apellidos(C30), Nombres(C30), Sexo(C1),
Estado Civil(C1, SSoltero, CCasado, V--Viudo, D-Divorciado, O--Otro),
Fecha de Nacimiento(Fecha), Edad(N2.0), Parentesco(C10), Dirección de
habitación(C50), Teléfono de Habitación(C12) y Teléfono Celular(C12)]
Datos de la Ayuda: [Tipo de Ayuda(1----Medicamentos, 2---Materiales de
Construcción, 3-Dotación de libros, 4- Apoyo para transporte, 5-Dinero en
Efectivo), Monto(N13.2), Fecha de la solicitud(Fecha) y Observaciones(C50)]

El funcionario del Municipio al recibir la planilla conjuntamente con los documentos que el
Ciudadano solicitante tenga a bien entregar, verifica que todos los datos sean legibles,
para registrar en la Planilla de Solicitud de Ayuda los siguientes datos:
Datos del Funcionario que recibe la planilla: [Cédula(C12), Apellidos(C30),
Nombres(C30), Sexo(C1), Cargo(C20), Observaciones(C50), Fecha de la entrega de
la solicitud(Fecha), y Hora de entrega de la solicitud(Hora)].

Para terminar esta actividad el funcionario debe almacenar la Planilla de Solicitud de

Ayuda con todos los documentos consignados por el ciudadano en una carpeta llamada
Solicitudes y registrar en el Libro de Entrada los siguientes datos:
Datos del Ciudadano: [Cédula(C12), Apellidos(C30), Nombres(C30), Sexo(C1),
Estado Civil(C1, SSoltero, CCasado, V--Viudo, D-Divorciado, O--Otro),
Fecha de Nacimiento(Fecha), Edad(N2.0), Teléfono de Habitación(C12), Teléfono
Celular(C12)]
Datos de la Ayuda: [Tipo de Ayuda(1----Medicamentos, 2---Materiales de
Construcción, 3-Dotación de libros, 4- Apoyo para transporte, 5-Dinero en
Efectivo), Monto(N13.2)]
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Sergio Capacho – DFD (Entrega de Ayudas)
 Datos del Funcionario: [Cédula(C12), Apellidos(C30), Nombres(C30), Cargo(C20),
Observaciones(C50), Fecha de la solicitud del ciudadano(Fecha), Fecha del registro
en el libro de Entrada(Fecha) y Hora de registro en el libro de Entrada(Hora)]

2.0 ELABORAR LISTADOS INICIALES

Para elaborar los listados iníciales, los 15 de cada mes se reúnen los funcionarios de la
Oficina de Acción Social para buscar el Libro de Entrada, el Libro de Salida (donde se
registran las ayudas entregadas) y la carpeta Solicitudes. Con dichos documentos en la
mano, se procede a buscar en el Libro de Salida los datos de aquellas personas que han
recibido ayudas en los últimos 6 meses, para cotejarlas con los datos de las personas que
han solicitado ayuda nuevamente y descartarlas, pues por normativa interna una persona
no puede recibir dos ayudas en un periodo de 6 meses. Seguidamente se toma la carpeta
de solicitudes para elaborar dos listados:
El primero con los datos de las personas que solicitan un monto superior
400’000,00.pesos y se envía a otra institución pública que le pueda dar la ayuda
solicitada; por ejemplo Bienestar Familiar, La Gobernación, etc.
El segundo listado se clasifica por Tipo de ayuda solicitado-Monto y es entregado a
la visitadora social de la Alcaldía de Villa del Rosario.

3.0 REGISTRAR VISITA

La visitadora social realiza las visitas correspondientes, y en cada vez que realiza una visita
busca la carpeta Solicitudes para registrar en la Planilla Solicitud de Ayuda los siguientes
datos:
Del trabajo del solicitante: [Nombre de la Empresa(C30), Dirección(C50),
Teléfono(C12), Fecha de ingreso(Fecha), Años de Servicio(N2.0), Cargo(C12) y
Sueldo Mensual(N13.2)]
De la Vivienda: [Tipo(1Casa, 2-Apartamento, 3-Vecindad, 4Otra),
Valor(N13.2), Alquilada(Si o No), Propia(Si o No), en caso de ser alquilada-Monto
Mensual(N10.2), Estrato (N1.0), Observaciones(C50)]
Datos de la Visitadora Social: [Cédula(C12), Apellidos(C30), Nombres(C30),
Cargo(C20), Observaciones(C50), Fecha de la visita(Fecha), y Hora de la
visita(Hora)]

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4.0 ELABORAR LISTADO OPCIÓN DE AYUDA
Los funcionarios de la Oficina de Acción Social se reúnen nuevamente el 25 del mes para elaborar
el Listado de Opción de Ayuda. Para ello se evalúan los datos recolectados por la visitadora
social, se registran en la Planilla de Solicitud de Ayuda las observaciones finales (C50), se elabora
un listado clasificado por Tipo de ayuda solicitado-Monto de las personas con posibilidad de recibir
ayuda por parte de la Alcaldía y se envía dicho listado con su planilla respectiva al Alcalde para
que tome la decisión de asignar la ayuda.

5.0 ENTREGAR CHEQUES DE AYUDA

Después que el Alcalde toma la Decisión, envía de retorno a la Oficina de Acción Social las
Planillas (Aprobadas/Rechazadas) y el listado de Ayudas aprobadas. Allí se almacenan las
planillas de las ayudas rechazadas en una carpeta llamada Rechazadas; además se
elaboran los cheques respectivos y se busca el Libro de salida para registrar los siguientes
datos:
Datos Personales de la persona que le fue aprobada la ayuda: [Cédula(C12),
Apellidos(C30), Nombres(C30), Sexo(C1), Estado Civil(C1, SSoltero, CCasado, V-
-Viudo, D-Divorciado, O--Otro), Fecha de Nacimiento(Fecha), Edad(N2.0),
Dirección de habitación(C50), Teléfono de Habitación(C12), Teléfono Celular(C12)]
Datos de la Ayuda: [Tipo de Ayuda(1----Medicamentos, 2---Materiales de
Construcción, 3-Dotación de libros, 4- Apoyo para transporte, 5-Dinero en
Efectivo), Monto Solicitado(N13.2) y Fecha de la solicitud(Fecha)]
Del cheque:[Número(C12), Nombre del Banco(C30), Número de Cuenta(C12),
Número de Partida(C12), Fecha de la elaboración(Fecha), Cédula del Funcionario
que firma(C12) y Monto aprobado(N12.2)]

Además el funcionario registra los siguientes datos:[Cédula(C12), Apellidos(C30),

Nombres(C30), Observaciones(C50), Fecha de Entrega(Fecha), y Hora de entrega(Hora)].
Luego el día 28 del mes en acto público el alcalde hace entrega de la ayudas y cada
persona firma el Libro de salida en señal que le fue entregada una ayuda; por último se
almacenan las planillas y los documentos correspondientes a las ayudas entregadas en un
carpeta llamada Cierre.

6.0 GENERAR REPORTES

Cada tres meses se envía al Alcalde los siguientes listados:
Monto de ayudas solicitados por mes
Monto de ayudas entregados por mes
Monto de ayudas rechazadas por mes
Monto de las ayudas enviadas a otras instituciones por mes

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 PROCESOS
1 0 Nombre del Proceso: Registrar la Solicitud de una Ayuda
Proceso para registrar los datos de una solicitud de ayuda en la Alcaldía del Municipio Villa del Rosario por parte de un ciudadano interesado,
en el Cuaderno de Entrada

Entrada Pasos Salida

Planilla de Solicitud de Ayuda
 Datos Personales del
Ciudadano Interesado
 Datos de cada Familiar del
Ciudadano Interesado
 Datos de la Ayuda Solicitada
 Datos del Funcionario que
Recibe la solicitud de ayuda
Frecuencia: Todos los días
¿Quién lo hace?: El Funcionario que atiende al Ciudadano
Errores
1.1) El Ciudadano interesado Entrega la Solicitud de una Ayuda Libro de Entrada
A través de la Planilla de Solicitud de Ayuda + Documentos  Datos del Ciudadano Solicitante
1.2) El Funcionario Verifica que los datos de la Planilla sean  Datos de la Ayuda
Legibles + los Documentos  Datos del Funcionario que Recibe
1.3) El Funcionario Registra en la Planilla de Solicitud de
Ayuda sus Datos personales en señal que recibió la Solicitud Carpeta de Solicitudes
1.4) El Funcionario Registra en el Libro de Entrada los datos  Planilla de Solicitud de Ayuda
De la solicitud  Documentos
1.5) El funcionario Almacena en la Carpeta Solicitudes la
Planilla de Solicitud de Ayuda y los Documentos entregados
Por el ciudadano
Volumen: 50 Solicitudes
¿Quién supervisa?: El Jefe del departamento de Acción Social
Sugerencias

¿Excepciones, Por qué y cada cuánto?

¿Qué tan eficiente es el proceso? 1.- Deficiente .......5:- Excelente: 4 Tiempo(Segundos/Minutos/Horas/Dias....): 7 Minutos

Controles: Se Verifica que los datos sean legibles en la Planilla de Solicitud de Ayuda

Observaciones:

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 PROCESOS
2 0 Nombre del Proceso: Elaborar listados Iníciales
Proceso para elaborar dos listados, el Primero de las personas con Solicitud de Ayuda con Monto > 400’000 que es enviado
a otra Institución Pública; y el Segundo listado con los datos de las personas con un monto < 400’000
para ser enviado a la Visitadora Social
Entrada Pasos Salida
Datos del Libro de Entrada 2.1) El Funcionario Busca Libro de Entrada, Libro de Salida Listado de Solicitudes con
Datos del Libro de Salida Y Carpeta Solicitudes Monto > 400’000.
Carpeta Solicitudes 2.2) Los Funcionarios Toman cada solicitud de la Carpeta
 Planillas de Solicitudes Solicitudes Listado de Solicitudes con
 Documentos de cada Solicitud 2.3) Los Funcionarios Descartan las Solicitudes a cuyas personas Monto < 400’000.
Aparecen registradas en el Libro de Salida en los últimos
6 meses
2.4) Los Funcionarios Registran en una hoja los datos de las
Solicitudes con Monto>400’000
2.5) Los Funcionarios Registran en otra hoja los datos de las
Solicitudes con Monto<400’000
2.6) Los Funcionarios Envían los Listados a otra Institución
Pública y a la Visitadora Social
Frecuencia: Los días 15 de cada mes Volumen: 1000
¿Quién lo hace?: Los Funcionarios de la Oficina de acción social ¿Quién supervisa?: El Jefe del departamento de Acción Social
Errores Sugerencias

¿Excepciones, Por qué y cada cuánto?

¿Qué tan eficiente es el proceso? 1.- Deficiente .......5:- Excelente: 4 Tiempo(Segundos/Minutos/Horas/Días....): Una semana

Controles:

Observaciones:

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 PROCESOS
3 0 Nombre del Proceso: Registrar datos de la Visita Social
Proceso para donde la Visitadora Social registrar los datos obtenidos en la visita social
en la Planilla de Solicitud respectiva de la persona interesada

Entrada Pasos Salida

Datos de la Visita 3.1) La Visitadora Social Busca la Carpeta Solicitudes Planilla de Solicitud de Ayuda
 Datos de Trabajo del 3.2) La Visitadora Social Registra los datos de la Visita Social  Datos de Trabajo
Solicitante En la Planilla de Solicitud de ayuda respectiva del Solicitante
 De la Vivienda  De la Vivienda
 Datos de la Visitadora  Datos de la Visitadora Social
Social

Frecuencia: Todos los días Volumen: 14 Solicitudes

¿Quién lo hace?: La Visitadora Social ¿Quién supervisa?: El Jefe del departamento de Acción Social
Errores Sugerencias

¿Excepciones, Por qué y cada cuánto?

¿Qué tan eficiente es el proceso? 1.- Deficiente .......5:- Excelente: 4 Tiempo(Segundos/Minutos/Horas/Días....): 2 Semanas

Controles:

Observaciones:

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 PROCESOS
4 0 Nombre del Proceso: Elaborar listado de Opción de ayuda
Proceso para elaborar un listado clasificado por el tipo de ayuda solicitado y Monto respectivo de las personas
con posibilidad de recibir ayuda de La Alcaldía del Municipio Villa del Rosario.

Entrada Pasos Salida

Carpeta Solicitudes
 Planillas de Solicitudes de
Ayuda
4.1) Los Funcionarios Buscan en la carpeta Solicitudes Listado de las Personas con opción
4.2) Los Funcionarios Evalúan las observaciones de la De Recibir ayuda
Visita Social
4.3) Los funcionarios Registran las observaciones finales en la Planillas de Solicitud de Ayuda
Planilla de Solicitud de Ayuda Respectiva
4.4) Los Funcionarios Clasifican las solicitudes por tipo de
Ayuda y Monto
4.5) Los Funcionarios Registran en una hoja los datos de las
Personas clasificadas por Tipo y Monto
4.6) Los Funcionarios Envían el Listado al Alcalde

Frecuencia: los días 25 de cada mes Volumen:

¿Quién lo hace?: Los funcionarios del Departamento de acción Social ¿Quién supervisa?: El Jefe del departamento de Acción Social
Errores Sugerencias

¿Excepciones, Por qué y cada cuánto?

¿Qué tan eficiente es el proceso? 1.- Deficiente .......5:- Excelente: 4 Tiempo(Segundos/Minutos/Horas/Días....): 8 horas

Controles:

Observaciones:

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Sergio Capacho – DFD (Entrega de Ayudas)

5 0 Nombre del Proceso:
Proceso para registrar la entrega de las ayudas aprobadas.
Entrada
Planillas de Solicitud de Ayuda
(Aprobadas/Rechazadas)
Listado de Ayudas Aprobadas
Por el Alcalde
Frecuencia: Los 28 de cada Mes
¿Quién lo hace?: El Alcalde y los funcionarios de Acción Social
Errores
PROCESOS
Registrar la entrega de cheques de Ayuda
Pasos Salida
5.1) Los Funcionarios Reciben del Alcalde el Listado de Carpeta Rechazadas
Ayudas aprobadas y todas las Planillas de Solicitud  Planillas de solicitud de Ayuda
5.2) Los Funcionarios Almacenan las Planillas de Solicitud Rechazadas
De Ayuda Rechazadas en la Carpeta Rechazadas.
5.3) Los funcionarios Elaboran los cheques de ayuda Libro de Salida
5.4) Los funcionarios Registran en el Libro de Salida los datos  Datos de las personas
De la ayuda entregada que reciben La Ayuda
5.5) El Alcalde el día 28 de cada mes Entrega el cheque de  Datos de la Ayuda
Ayuda  Datos del Cheque
5.6) El Ciudadano Recibe el Cheque de ayuda  Datos del Funcionario
5.7) El Ciudadano Registra su firma en el Libro de Salida que registra Los datos
En señal que recibió una ayuda de la alcaldía  Datos de la fecha de entrega
5.8) Los Funcionarios Almacenan las Planillas de Solicitud de  Detalle de la firma
Ayuda y los documentos correspondientes a las ayudas de la persona
Entregadas en la carpeta llamada Cierre Carpeta Cierre
Volumen:
¿Quién supervisa?: El Jefe del departamento de Acción social y el
Alcalde
Sugerencias

¿Excepciones, Por qué y cada cuánto?

¿Qué tan eficiente es el proceso? 1.- Deficiente .......5:- Excelente: 4 Tiempo(Segundos/Minutos/Horas/Días....): 2 horas

Controles:

Observaciones:

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 PROCESOS
6 0 Nombre del Proceso: Generar Reportes
Proceso para enviar al Alcalde los siguientes listados: 1.- Monto de ayudas solicitadas por mes
/ 2.- Monto de ayudas entregadas por mes/ 3.- Monto de ayudas rechazadas por mes
/ 4.- >Monto de las ayudas enviadas a otras instituciones

Entrada Pasos Salida

Datos del Libro de Entrada
Datos de las Solicitudes Rechazadas
Datos del Libro de Salida
6.1) Los Funcionarios Buscan el Libro de Entrada, Reportes por mes de:
La Carpeta Rechazadas y el Libro de Salida  Monto de ayudas solicitadas
6.2) Los funcionarios Elaboran los reportes solicitados  Monto de ayudas entregadas
6.3) los Funcionarios Entregan los Reportes solicitados  Monto de ayudas rechazadas
 Monto de las ayudas enviadas
A otras instituciones

Frecuencia: Cada tres meses Volumen: 4

¿Quién lo hace?: Los funcionarios de la oficina de acción social ¿Quién supervisa?: El Jefe del departamento de Acción Social
Errores Sugerencias

¿Excepciones, Por qué y cada cuánto?

¿Qué tan eficiente es el proceso? 1.- Deficiente .......5:- Excelente: 4 Tiempo(Segundos/Minutos/Horas/Días....): 1 Semanas

Controles:

Observaciones:

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Diagrama de Flujo de Nivel 1

V is ita d o r a
C iu d a d a n o O t r a I n s t it u c ió n A lc a ld e C iu d a d a n o A lc a ld e
S o c ia l

L is t a d o L is ta d o d e C la s if ic a d o
C heque
S o lic itu d d e A y u d a C la s if ic a d o p o r p o r T ip o d e A y u d a - M o n to +

( P la n illa d e s o lic it u d d e A y u d a lle n a ) T ip o d e A y u d a - P la n illa d e A y u d a

R e p o rte s
M o n to

L is ta d o d e P la n illa s ( A p r o b a d a s / R e c h a z a d a s ) + D e t a lle d e f ir m a
A y u d a > 4 0 0 ’0 0 ,0 0 B s . L is ta d o d e A y u d a s A p r o b a d a s en señal de
D e ta lle s d e la
r e c ib ir e l c h e q u e
V is it a r e a liz a d a

E la b o r a r
R e g is tr a r la E la b o r a r R e g is t r a r E n tre g a r
L is t a d o d e G e n e ra r
S o lic itu d d e L is ta d o s D a t o s d e la C heques de
o p c ió n d e R e p o rte s
Ayuda In ic ia le s V is ita Ayuda
A yuda 6 .0
1 .0 2 .0 3 .0 5 .0
4 .0

P la n illa s d e
S o lic tu d + D o c u m e n t o s
P la n illa d e D e ta lle s d e l T r a b a jo y D e ta lle s d e D e ta lle s d e la a y u d a P la n illa s +
S o lic itu d d e A y u d a V iv ie n d a d e l s o lic it a n t e + O b s e r v a c io n e s q u e s e e n tre g a : D e l D o c u m e n to s d e la s
D e ta lle s d e V is it a d o r a S o c ia l F in a le s B e n e f ic ia r io + T ip o d e a y u d a s e n tre g a d a s
V e r if ic a d a +
S o lic itu d d e Ayuda + C heque
D o c u m e n to s
A yuda D e t a lle d e
D e ta lle s d e D e ta lle s d e S o lic itu d D e ta lle d e f ir m a m o n to d e
Ayudas P la n illa s d e lo s e n s e ñ a l d e la
D e t a lle s d e s o lic it u d d e de A yudas Ayudas
E n tre g a d a s R echazados a y u d a e n tre g a d a
Ayuda E n tr e g a d a s

C ie r r e
R echazadas L ib r o d e s a lid a
S o lic itu d e s L ib r o d e E n tr a d a L ib r o d e S a lid a S o lic itu d e s

D e ta lle s d e M o n t o d e
A y u d a s re c h a z a d a s p o r m e s

D e ta lle s d e la s a y u d a s
s o lic it a d a s e n e l m e s

Página 10 de 10 - Miércoles, 11 de Marzo de 2020 - 10:23 a.m.

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