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Guía Taller I PDF
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Taller LOD – Versión junio 2017
Tabla de Contenido
Un cuaderno
Con hojas numeradas
Se escribe manualmente
Sirve para comunicar cualquier cosa entre Mandante y el
Contratista
Quien encuentre el Libro, puede leer lo que quiera
Ambas partes tienen acceso para ingresar contenidos a
comunicar
Pero…
No existe clasificación de lo que se quiere comunicar
Si el Libro se pierde, no hay pruebas para demostrar lo que
ocurrió en caso de diferencias entre Mandante y el Contratista.
Esto se aplica tanto para contratos vigentes, como para
contratos históricos, donde aún es más probable que el acceso
al Libro de Obra sea imposible (muchos administradores se
deshacen de estos libros después de un cierto número de
años, o al cambiarse de trabajo se los llevan consigo, etc.)
Al ser manuscrito, la legibilidad depende de la caligrafía del
usuario
Al registrarse firmas manuales, es posible imitarlas
No conforma las características de ser un elemento de prueba
irrefutable
No permite realizar estudios, estadísticas ni gestión sobre los
tipos de comunicaciones entre las partes
No provee un sistema de control automático para verificar el
cumplimiento en los plazos de respuestas
No permite ser visualizado por varios usuarios a la vez,
ubicados en lugares distintos
No permite efectuar búsquedas por múltiples argumentos.
Por eso…
Ejecutivo
Auditor
Superior
Administrador
Libros Libros
Históricos Vigentes
Debe utilizarse para contratos nuevos que en la licitación y/o adjudicación así lo indiquen.
También puede utilizarse para contratos ya iniciados donde existe la voluntad de las partes
y resulta conveniente.
Menú de
Navegación
Detalle de
opción elegida
2. Actualización en línea 3.
Requiere de una mínima
capacitación
La seguridad de las transacciones está dada por la forma técnica en que opera la firma
electrónica. La gran virtud que tiene la firma electrónica avanzada es que permite identificar
fehacientemente al autor del documento signado y adicionalmente garantiza la integridad
del mismo, haciéndolo no repudiable.
Para comprender cómo opera la Firma Digital Avanzada, es preciso saber que en este
proceso intervienen ciertos mecanismos de seguridad, que son:
La Firma Digital Avanzada encuentra respaldo en la Ley 19.799, que es la "Ley sobre
documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma". Su
fecha de publicación es el 12 de abril de 2002 y fue promulgada el 25 de marzo del mismo
año, el organismo que patrocina es el Ministerio de Economía Fomento y Reconstrucción,
Subsecretaría de Economía.
Proceso de Transacciones
Dada la variedad de participantes, el Libro de Obra Digital regula las comunicaciones entre
estas partes, permitiendo a cada una de ellas el acceso a ciertos Libros:
1.- Libro de Obras Maestro: Cualquier tipo de comunicación que sea entre el Administrador
de Contratos del Mandante y el Administrador de Contratos del Contratista.
2.- Libros Auxiliares: Regula la comunicación que se produce entre expertos de Mandante
y los expertos del Contratista. Estos expertos pueden ser Prevencionistas, Especialistas
Medioambientales, o cualquier otro que participe en calidad de “Asesor Técnico” en la Obra
o Servicio. La creación de este Libro Auxiliar no es obligatoria, sino que sólo se realiza si la
Obra o Servicio requiere la participación de este tipo de expertos.
Con objeto de establecer diferentes materias dentro de un mismo libro, sean estas etapas,
dentro de un proyecto, especialidades que serán administradas por los únicos
administradores, se puede asociar una lista de prefijos a un libro, a cualquier tipo de libro:
Multimaestro, Maestro, Auxiliar.
El Libro, al tener una lista de prefijos asociados, obliga a que al realizar una transacción, se
deba elegir una opción de la lista de prefijos.
Al generar una respuesta a un folio que utilizó un prefijo de la lista, esta hereda el prefijo
seleccionado por el Administrador Emisor.
Los prefijos utilizados serán un argumento más en las búsquedas dentro de un libro.
Ver al Maestro
Ver otros Auxiliares
Esta característica permite referenciar múltiples folios de otros libros del mismo contrato en
la transacción que se está preparando, estableciendo vínculos a los folios seleccionados.
Esta opción es unidireccional, si se especifica Ver a otros Auxiliares, no implica que los
otros Auxiliares puedan ver a este.
A cada libro se le debe establecer un tipo de firma electrónica: Firma Electrónica Avanzada
(FEA), Firma Electrónica simple o Firma vía Credenciales (RUT y Contraseña).
El tipo de firma está asociado al libro, es decir ambas partes de ese libro siempre utilizarán
el mismo tipo de firma.
El tipo de firma se puede modificar a lo largo de la vida del libro, quedando siempre la huella
de con qué tipo de firma se firmó cada anotación o folio.
b) Contratos “Marco”: Cada Orden de Servicio usará un libro auxiliar como medio de
comunicación entre Mandante y el Contratista. En este caso, el Administrador del Contrato
especificado en el Libro Maestro opera como un “Ejecutivo Comercial” ya que estará
administrando la relación global con el Contratista. Esta situación es muy similar a la
anterior; opera de la misma manera ya que el contrato tiene tareas que se realizan por
separado. Cada una de estas tareas u Órdenes de Servicio tiene un administrador que se
comunica con el Administrador del Contrato para que éste se comunique con su contraparte
a través del Libro Maestro. Para graficar el Flujo de Comunicaciones que se produce en
este caso se diseñó el siguiente esquema:
De Relaciones Laborales
De Seguridad y Ambiente
Técnica
Administrativa
Genérica
Estado de Pago: Estado de pago,
Planos
Informes: Resúmenes mensuales, Avances,
Actas: Reuniones, minutas, etc.
Insistencia: Las emiten ambas partes. Esta transacción deja formalmente registrado en el libro de
obra digital (LOD) la Insistencia del Solicitante por obtener una respuesta, frente a la ausencia de
ésta por la contraparte, dentro de las fechas especificadas.
Orden de Cambio: Se usa cuando se ha producido un cambio en las condiciones iniciales del
contrato. La emite solo el Mandante y da cuenta de:
Ejercicio 1
Indique al lado de cada situación, aquella transacción que sea más apropiada. Recuerde que
existe una y sólo una transacción posible para cada caso.
Una o algunas transacciones puede(n) usarse en más de una situación; y por el contrario,
puede darse el caso que alguna quede sin usarse.
Puede utilizar el esquema de los tipos de transacciones como ayuda en caso que tenga dudas.
Menú de Transacciones:
Instrucción Orden de Cambio Reclamo
Apertura Libro Maestro Apertura Libro Auxiliar Cierre Libro Maestro
Cierre Libro Auxiliar Constancia Solicitud
Entrega de Información Respuesta Genérica Consulta
Solicitud de Notificación de Solicitud de
Compensación Incumplimiento Compensación
(Sustanciación) (Notificación)
Insistencia
Ejercicio 2
Los usuarios podrán practicar usando diversas funcionalidades del sistema, cuyo objetivo es
aprender el tipo de comunicación que existirá entre el Contratista y el Mandante al usar el
Libro de Obra Digital.
2. Conceptualmente cada transacción, tan pronto se firma queda como folio pendiente a
su contraparte.
www.capacitacion.lod.cl
Anote las credenciales de ingreso al sistema LOD de Capacitación, le serán de utilidad durante
todo el ejercicio:
Los usuarios del Mandante y de Contratistas harán todos los roles, tanto Mandante como
Contratista:
Administrador Mandante:
Ingresar contrato
Abrir libro Maestro
Iniciar Acta de Inicio
Administrador Contratista:
Abrir libro Maestro
Firmar Acta de Inicio
En el Libro de
Obra Digital
Administrador de Sistemas
En el Sistema
(no accede al
contenido del
LOD)
Mandante Contratista
Ingreso
Estado
Contrato Ingresado
Borrador
Manual
Selecciona:
- Tipo de Libro a abrir: (Maestro / Múltiple).
- Empresa
Apertura Libro Estado Apertura Pendiente Apertura Libro Libro Auxiliar abierto
Auxiliar Borrador por la Contraparte Auxiliar por ambas partes
Selecciona: Firma Firma
- Superior
- Administrador.(Debe ser diferente al del libro Padre)
Cierre Libro Estado Apertura Pendiente Cierre Libro Cierre del Libro por
Auxiliar Borrador por la Contraparte Auxiliar ambas partes
Firma
NOTA: Puede quedar con folios Pendientes Firma
Cierre Libro de Estado Apertura Pendiente Cierre Libro de Cierre del Libro por
Obra Borrador por la Contraparte Obra ambas partes
Firma Firma
Nota: Si existieran libros auxiliares, estos deberan ser
cerrados primeramente antes de cerrar el libro padre.
- Puede quedar con folios pendientes.
(*) (*)
(*) (*)
(*) Cada uno de los perfiles tiene acceso a un determinado número de transacciones, que veremos
en el capítulo a continuación.
Para graficar las transacciones a las cuales tiene acceso cada Perfil, se ha creado el siguiente
esquema:
En la gráfica es posible observar que para cada Perfil existe un conjunto de transacciones
predefinido. Así entonces podemos ver que para un Administrador de Contrato existen ciertas
transacciones habilitadas, las cuales son distintas a las que tiene un Superior o un ejecutivo.
Ahora bien, entre los Administradores de Contratos también existen diferencias respecto a la
composición del conjunto de transacciones; dependerá si es de Mandante o es Contratista si tiene
acceso a ciertas transacciones o no. En todo caso, tal como puede observarse en la gráfica adjunta,
las herramientas de comunicación con que cuenta cada una de las partes están equiparadas, sin
privilegiar ni perjudicar a ninguno de los participantes del contrato.
Transacciones:
Para el Inicio del Contrato, las transacciones posibles de realizar son:
o Acta de Inicio: estipulación de las condiciones en las cuales se inicia el contrato
o Apertura de Libro: aperturas del Libro, que pueden ser simples, por especialidad o
Multidivisionales
o Constancia: Se aplica sólo sobre hechos Pasados. Esta transacción se usa sólo cuando
se quiere formalizar, notificar, registrar o constatar cierto hecho o situación, y que se
considera relevante para el desarrollo del proyecto.
CONSTANCIA
o Solicitud: Se aplica sólo sobre hechos Futuros, y requiere Respuesta. Se usa cuando una de
las partes requiere tener “algo” de la otra. Lo requerido puede ser un bien físico (zapatos de
seguridad, ciertas herramientas, etc.) y también puede ser un informe, archivo, plano, etc.
Esta transacción se utiliza cuando la contraparte debe enviar algo más que la simple
respuesta.
SOLICITUD
Esta transacción
Solicitud SI REQUIERE RESPUESTA Lee y responde puede ser usada por:
A B Mandante
Lee y termina la
Contratista
Responde
transacción
Solicitud de
Compensación
o Instrucción: Se aplica sólo sobre hechos Futuros, y requiere Respuesta (sólo para constatar
que el Contratista leyó la Instrucción). Sólo puede usar esta transacción el Administrador de
Contratos de Mandante, y sirve para comunicarle al Contratista que debe ejecutar una
determinada acción, seguir un determinado procedimiento, o actuar de acuerdo a lo que se
ha establecido. Una Instrucción es una orden para actuar de determinada manera.
INSTRUCCIÓN
o Orden de Cambio: Se aplica sólo sobre hechos Futuros, y requiere Respuesta (porque
el Contratista debe aceptar dicho cambio; si no lo acepta, debe generar una “Solicitud
de Compensación”). Se usa cuando se ha producido un cambio en las condiciones
iniciales del contrato, producto de una “Solicitud de Compensación” por parte del
Contratista, o producto de la iniciativa del Administrador de Contratos de Mandante si lo
estima conveniente. Si se ha modificado por alguna razón el plazo, el monto, o se ha
cambiado el Administrador del Contrato, es necesario “actualizar” el contenido
contractual, para lo cual se utiliza esta transacción de “Orden de Cambio”.
ORDEN DE CAMBIO
Lee y termina la
No requiere respuesta
transacción
Esta transacción
Notificación de puede ser usada por:
Incumplimiento
MULTA (OPTATIVO)
SI REQUIERE RESPUESTA Lee Mandante
Contratista
A B
Lee y termina la Responde
transacción
Solicitud de Genera
Compensación
Solicitud de
Si Requiere Respuesta
Compensación Lee y responde Esta transacción puede
- Requiere Plazo en días o Monto en$, UF, US$ ser usada por:
No hay acuerdo A B
Lee y responde Si Requiere Respuesta Mandante solamente
Orden de
Cambio
o Reclamo: Se aplica sólo sobre hechos Pasados, y requiere Respuesta. Sólo los
Administradores de Contratos de empresas Contratistas pueden realizar esta
transacción, la cual nace necesariamente como consecuencia del rechazo a una
Solicitud de Compensación, o por la ausencia de respuesta a una Solicitud de
Compensación. Sólo si sucede alguno de los eventos anteriores es posible usar esta
transacción, donde se manifiesta la disconformidad ante la negativa de Mandante de
realizar las modificaciones contractuales propuestas.
(Es una transacción que sólo se gatilla como consecuencia de otra)
Esta transacción
Lee y responde Consulta
puede ser usada por:
- En caso que no requiera respuesta Mandante
Contratista
Lee y termina la
transacción
Seguridad: Cada una de las transacciones se realizará utilizando un sistema de Firma Digital.
Esto está compuesto de una clave privada, una clave pública y un certificado emitido por una
entidad independiente; todo esto es comparado entre sí, y confirmado con el “RUT” y la “clave”
del usuario, de modo de confirmar con absoluta certeza la identidad e integridad de la
transacción registrada.
Búsquedas: La búsqueda debe ser flexible y amigable. Debe ofrecer una respuesta inmediata,
permitiendo a los usuarios encontrar folios ya sea por Números de Contratos predefinidos o por
diversos Criterios de Búsqueda.
o Folios pendientes, por mes, antigüedad, tipo de transacción usada, autor, tipo de
perfil, y división.
o Emisor y Receptor de la Información, donde se listan las comunicaciones para un
determinado receptor, y/o de un determinado emisor.
o Tipo de transacción, por consultas, reclamos, etc.
o Asunto tratado en las transacciones
o Fecha de inicio de la transacción
Escritura del
Mensaje
Clave
P ú blica
Al conectar el eToken al
puerto USB, el sistema
compara la clave p ú blica del
FIRMA certificado con la clave
privada del eToken .
Clave Si no son compatibles, arroja
P ú blica
el mensaje de ERROR.
INTEGRIDAD
Si son compatibles, el
sistema cuenta ciertos
valores contenidos en el
Calcula ?
mensaje por enviar.
Clave
P ú blica
Se env ía el mensaje
Env ío del Firmado, Íntegro y con la
Mensaje ?
Calcula
Calcula
?
Clave
Clave Privada
Clave
Clave
Privada firma Encriptada a un
blica ública
Pú P
del Operador
Calcula ?
Clave
Se verifica la integridad del P ú blica
documento a trav és de la cuenta
de ciertos valores contenidos en
el mensaje recibido. Si los
valores contados en el mensaje Verificación de
recibido no los iguales a los INTEGRIDAD
contados en el mensaje enviado,
Calcula ?
arroja el mensaje “ERROR,
Clave
Documento no es el Original ” P ú blica
Lectura del
Mensaje
Clave
P ú blica
De este modo, se ha verificado que el mensaje recibido es fiel al original, y fue realizado y enviado
por el usuario identificado, el cual tiene todas las atribuciones y permisos para realizar la transacción
ejecutada.