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idioma Ingles identificando el vocabulario técnico en los tiempos presente simple y

verbo To Be.
Nombre: Oscar Alvear Ruano

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Fecha: 06/Junio/2019

La importancia de una buena gestión documental

La globalización significa que los lugares de trabajo están cada vez más dispersos
geográficamente. Esto significa que los documentos también son utilizados más que
nunca por personas en varios países y continentes para comunicarse y colaborar.
Verá problemas de comunicación incluso entre empleados en la misma oficina porque
no tienen acceso fácil a los documentos que necesitan. Encontrará algunos
documentos guardados fácilmente en la oficina de cuentas, directorios compartidos que
sirven a todos, algunos documentos en papel, otros en formato electrónico, bastante
gratis para todos.
Una explosión en el número de documentos que necesita una empresa no ayuda. Si su
proveedor y la indexación están mal, estos documentos se vuelven inútiles porque son
casi imposibles de encontrar.
Los resultados de una mala gestión de documentos pueden llevar a una pérdida
significativa de tiempo. Pregúntate con qué frecuencia te encuentras buscando:
• Un catálogo de proveedores que se ha enviado a un gerente de compras,
• Un contrato de cliente firmado hace varios meses,
• El conjunto final de Términos y Condiciones ofrecidos a un cliente específico,
• Los documentos requeridos para emplear a un nuevo miembro del personal,
• Una confirmación de pedido enviada por un cliente a uno de sus vendedores o, quizás
incluso más común, cuando el vendedor relevante se haya ido de vacaciones, si alguna
vez recibió dicha confirmación de pedido,
• Un procedimiento de su manual de calidad si ha habido una falla en el proceso,
• Un correo electrónico que fue enviado a uno de sus colegas,
• Un documento que debe ser una plantilla para un tipo específico de contrato,
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• Un historial completo de comunicaciones entre ustedes y un proveedor sobre un
contrato determinado.
Incluso peor que la pérdida de tiempo, tal vez, la falta de una buena gestión de
documentos es mala para la calidad de su organización y el servicio prestado por su
empresa. En tal empresa es probable que:
• los conjuntos de documentos no siguen un diseño estándar,
• todos los vendedores preparan las cotizaciones a su manera y cambian gradualmente
la forma en que lo hacen por sí mismos pero no para el grupo,
• La corrección de un tipo de contrato se mantiene con un pequeño grupo de personas
y no se filtra hacia el resto de la empresa para beneficiar a otros usuarios,
• La gestión de versiones es caótica o incluso inexistente.
Por lo tanto, un buen sistema integrado de administración de documentos puede ser
una herramienta poderosa para ayudar en la administración diaria de la compañía. Con
él también podrías fácilmente:
• Continuar el trabajo iniciado por un colega si ella se ha ido de vacaciones y responder
a sus clientes si es necesario.
• Consiga una copia de Word Start s de todos los tipos de documentos con solo unos
pocos clics, para que pueda seguir los estándares de la compañía en áreas tales como
confirmación de pedidos, solicitudes de precios, actas de reuniones, entregables de
clientes, ejemplos de contratos y modelos de faxes y cartas.
• Recupere procedimientos y otros documentos asociados si no sabe cómo realizar una
determinada tarea, como las cosas que debe hacer al contratar a un nuevo empleado,
organizar una conferencia o estructurar actas de reuniones.
• Reutilizar el trabajo realizado por un colega para satisfacer necesidades similares y
aprovechar todo el trabajo individual realizado en su propia empresa.
• Encuentre todos los pedidos de un cliente o de un proveedor en solo unos segundos
para responder preguntas o para continuar una discusión cuando el punto de contacto
inicial de su empresa no esté disponible.
• Desarrolle sus métodos de trabajo y permita que sus colegas se beneficien de cada
mejora en un tipo de documento o un procedimiento.
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A partir de estos ejemplos, puede ver la importancia de un buen sistema de gestión de
documentos y lo que podría contribuir a la mejora de la productividad y la calidad de los
resultados de cada empleado