Formularios - Escondida - Guia Generica Taller I V 30012014

Guía del Alumno
Taller de Capacitación
Libro de Obra Digital
Sesión 1
(Junio 2013)
Copyright Internext S. A. Página 1
2
Taller LOD – Versión enero 2014

Tabla de Contenido
Descripción Situación Actual................................................................................. 4

El Libro de Obra Digital…mucho más que un Libro de Obra....................................... 5
Ventajas del Libro de Obra Digital ......................................................................... 6
Estructura Jerárquica del LOD .............................................................................. 7
Ámbito de Acción: ¿Dónde se usa?........................................................................ 7
Características del Diseño .................................................................................... 9
Funcionalidades del LOD .................................................................................... 11
Firma Digital .................................................................................................... 11
Características de las Firmas Digitales ................................................................. 12
Acciones Disponibles según Sistema Operativo y Tipo de Firma .............................. 13
Proceso de Transacciones .................................................................................. 13
Configuración de las Comunicaciones .................................................................. 14
Libro de Obra Digital Comparación de Atributos .................................................... 21
Atributos / Ventajas / Beneficios ......................................................................... 22
Transacciones: Ejemplos de Uso ......................................................................... 24
Ejercicio 1........................................................................................................ 25
Ejercicio 2........................................................................................................ 27
Anexo I: Tipos de Usuarios ................................................................................ 28
Anexo II: Tipos de Transacciones ....................................................................... 33
Anexo III: Sistema ........................................................................................... 39

Descripción Situación Actual

Actualmente, el Libro de Obra es:
 Un cuaderno
 Con hojas numeradas
 Se escribe manualmente
 Sirve para comunicar cualquier cosa entre Mandante y el
Contratista
 Quien encuentre el Libro, puede leer lo que quiera
 Ambas partes tienen acceso para ingresar contenidos a
comunicar
Pero…
 No existe clasificación de lo que se quiere comunicar
 Si el Libro se pierde, no hay pruebas para demostrar lo que
ocurrió en caso de diferencias entre Mandante y el
Contratista. Esto se aplica tanto para contratos vigentes,
como para contratos históricos, donde aún es más probable
que el acceso al Libro de Obra sea imposible (muchos
administradores se deshacen de estos libros después de un
cierto número de años, o al cambiarse de trabajo se los
llevan consigo, etc.)
 Al ser manuscrito, la legibilidad depende de la caligrafía del
usuario
 Al registrarse firmas manuales, es posible imitarlas
 No conforma las características de ser un elemento de
prueba irrefutable
 No permite realizar estudio, estadísticas ni gestión sobre los
tipos de comunicaciones entre las partes
 No provee un sistema de control automático para verificar el
cumplimiento en los plazos de respuestas
 No permite ser visualizado por varios usuarios a la vez,
ubicados en lugares distintos
Por eso…
Libro de Obra Digital Libro de Obra Tradicional

El Libro de Obra Digital…mucho más que un Libro de

Obra

Ventajas del Libro de Obra Digital

Elementos generadores de valor para el negocio
• Beneficios tanto para el Mandante como para sus Contratistas. Mayor valor para el
negocio a través de un mejor servicio integral (calidad, oportunidad, costo y
seguridad).
• Transforma la Información en un Activo de la Empresa:
• Accesibilidad y Disponibilidad. Se dispone de acceso universal al libro,

desde cualquier lugar, a través de las facilidades propias de Internet.
• Visibilidad y Transparencia.
• Seguridad. Al almacenarse la información en un servidor independiente, se
resguarda de pérdidas o accidentes que podrían destruir los datos
ingresados.
• Información restringida. Provee acceso seguro, personalizado y restringido
a la información.
• Alertas Tempranas de Incidentes.
• Facilita la clasificación de los temas que las partes ingresen al libro, por la
vía de ingresar información conforme a opciones acotadas de los tipos de
transacciones factibles para cada usuario. Esto permite realizar
estadísticas según los tipos de comunicaciones, y gestionar.
• Contribuye al control, seguimiento y escalamiento de las transacciones
originadas por ambas partes.
• Asegura la validez legal a través del uso de certificados y firmas digitales
avanzadas imposibles de imitar, lo anterior posibilita que el Libro de Obra
Digital se transforme en un instrumento de prueba irrefutable.
• Relevancia en la Relación con Contratistas:
• Comunicación Efectiva, integrando en tiempo real a los múltiples usuarios:

administradores del mandante y contratista, ejecutivos superiores de
ambas partes, especialistas y usuarios especiales.
• Mejor Calidad en la Sustentación de Reclamos.
• Mejor Nivel de cumplimiento de Formalidades Mandatorias.
• Se impone como el único canal de comunicación entre Mandante y sus
contratistas, evitando así confusiones y malos entendidos.
• Fortalece la Imagen de Liderazgo en Innovación y Tecnología de la Empresa.
• Incrementa el Nivel de Cumplimiento de Compromisos.
• Facilita una Efectiva Gestión del Conocimiento.
• Evita problemas con la Caligrafía de los usuarios, ya que toda información se

ingresa a través del computador.

Estructura Jerárquica del LOD
Ejecutivo
Auditor
Superior
Administrador
de Contratos
Asistentes
Asistentes
Contratos Contratos
Históricos Vigentes

Ámbito de Acción: ¿Dónde se usa?

El Libro de Obra Digital se utiliza como elemento único de comunicación formal durante la
ejecución del Contrato; es decir, desde que se Inicia hasta que se da término a éste.
Debe utilizarse para contratos nuevos que en la licitación y/o adjudicación así lo indiquen.
Puede utilizarse para contratos ya iniciados donde existe la voluntad de las partes y
resulte conveniente.
Requerimiento Aprobación Licitación Evaluación Adjudicación Contrato
Inicio Ejecución Término

Características del Diseño

1. Despliegue y Navegación amistosa
Menú de
Navegación
Detalle de
opción elegida
2. Actualización en línea 3. Requiere de una mínima

capacitación
4. Dispone de una Mesa de Ayuda 5. Provee a los usuarios la

información ordenada (por
Folio, por tipo de comunicación,
etc.)

6. Acceso desde Internet, proveyendo de acceso fácil y rápido a través de su RUT y

Contraseña, que habilita menús según el perfil o tipo de usuario definido.

Funcionalidades del LOD

Firma Digital
Cada tipo de Usuario tendrá acceso a un conjunto predefinido de transacciones. Una vez
ingresada la transacción, el usuario deberá firmarlas digitalmente; esto consiste en la
conexión del “Token” al puerto USB del computador. Adicionalmente y a modo de
confirmación, el usuario deberá ingresar su password. El sistema cruza la información
tanto del Token (que es personalizada a cada usuario) como la de la clave ingresada, de
modo de asegurar que quien está firmando la transacción sea la persona indicada.
De este modo, la transacción ha sido ingresada, y dados los mecanismos de seguridad
existentes, la transacción se considera “segura” (sin posibilidad de intervención o
manipulación). Esto hace que sea legalmente tan válido, como si se hubiese firmado ante
un Notario Público. Esta característica de la Firma Digital, permite que el Libro de Obra
sea usado como prueba irrefutable ante un Tribunal.
¿Cómo opera la Firma Digital Avanzada?

Firma Digital Avanzada es un mecanismo tecnológico que permitirá identificar al usuario
cuando realice trámites a través de Internet o redes cerradas.
La seguridad de las transacciones está dada por la forma técnica en que opera la firma
electrónica. La gran virtud que tiene la firma electrónica avanzada es que permite
identificar fehacientemente al autor del documento signado y adicionalmente garantiza la
integridad del mismo, haciéndolo no repudiable.
Para comprender cómo opera la Firma Digital Avanzada, es preciso saber que en este
proceso intervienen ciertos mecanismos de seguridad, que son:
1. e Token: Dispositivo externo donde se almacena la Clave
Privada. Cada vez que se realicen las transacciones, se deberán
“firmar”. Esta firma consiste en la conexión del e Token al puerto
USB, y la introducción de la clave de seguridad.
2. Certificado de Firma Digital Avanzada: Es un registro en alguna entidad de

Certificación Electrónica (e Cert Chile, por ejemplo), en donde se registra la
información personal del usuario de la Firma Electrónica. Este certificado almacena la
Clave Pública. El certificado electrónico constituye una verdadera "cédula de
identidad" digital, que permite al usuario demostrar su identidad.
1.- Identidad de las partes

2.- Confidencialidad e integridad de los contenidos
3.- No repudio de los compromisos adquiridos

Características de las Firmas Digitales

¿Cuál es el respaldo Legal que tiene la Firma Digital Avanzada?

La Firma Digital Avanzada encuentra respaldo en la Ley 19.799, que es la "Ley sobre
documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma". Su
fecha de publicación es el 12 de abril de 2002 y fue promulgada el 25 de marzo del mismo
año, el organismo que patrocina es el Ministerio de Economía Fomento y Reconstrucción,
Subsecretaría de Economía.
Acciones Disponibles según Sistema Operativo y Tipo de Firma

Proceso de Transacciones

Configuración de las Comunicaciones

El LOD fue diseñado para ser el medio de comunicación entre Mandante y los
Contratistas. En esta relación, quienes comunican pueden ser los Administradores de
Contratos, los Ejecutivos, Superiores, o algún especialista que esté participando en el
desarrollo de la Obra o Servicio.
Dada la variedad de participantes, el Libro de Obra Digital regula las comunicaciones

entre estas partes, permitiendo a cada una de ellas el acceso a ciertos Libros:
1.- Libro de Obras Maestro: Cualquier tipo de comunicación que sea entre el
Administrador de Contratos de Mandante y el Administrador de Contratos del Contratista.
La creación de este Libro Maestro es obligatoria.
Para contratos simples, el modelo de comunicaciones se refleja en el siguiente diagrama:

2.- Libros Auxiliares: Regula la comunicación que se produce entre expertos de Mandante
y los expertos del Contratista. Estos expertos pueden ser Prevencionistas, Especialistas
Medioambientales, o cualquier otro ente que participe en calidad de “Asesor Técnico” en
la Obra o Servicio. La creación de este Libro Auxiliar no es obligatoria, sino que sólo se
realiza si la Obra o Servicio requiere la participación de este tipo de expertos.
La existencia de un Libro Maestro y Libros Auxiliares permite participar en el uso de esta

herramienta a una amplia variedad de tipos de contratos. Cada uno de estos tipos de
contrato utilizará los libros auxiliares según sea sus necesidades:
a) Contratos que requieran la participación de expertos: Cada especialidad tendrá su libro

auxiliar como medio de comunicación entre Mandante y el Contratista. Para graficar el
Flujo de Comunicaciones que se produce en este caso se diseñó el siguiente esquema:

b) Contratos “Marco”: Cada Orden de Servicio usará un libro auxiliar como medio de
comunicación entre Mandante y el Contratista. En este caso, el Administrador del
Contrato especificado en el Libro Maestro opera como un “Ejecutivo Comercial” ya que
estará administrando la relación global con el Contratista. Esta situación es muy similar a
la anterior; opera de la misma manera ya que el contrato tiene tareas que se realizan por
separado. Cada una de estas tareas u Órdenes de Servicio tiene un administrador que se
comunica con el Administrador del Contrato para que éste se comunique con su
contraparte a través del Libro Maestro. Para graficar el Flujo de Comunicaciones que se
produce en este caso se diseñó el siguiente esquema:

d) Contratos Transversales: Se usa este modelo de comunicación cuando un contratista
presta servicios simultáneos en dos o más Áreas. En este caso, el Libro Maestro es el que
gestiona la administración Comercial, es decir, regula las comunicaciones entre los
Administradores encargado del contrato y los Libros Maestros por Área se usan para
gestionar la comunicación que existe en cada uno de los Contratos ejecutados por el
Contratista en cada Área.

e) Contratos con Contratistas ITO: Este modelo de comunicación se utiliza cuando
participa la Inspección Técnica de Obras (ITO). Tal como puede apreciarse en la gráfica,
es posible que la ITO participe inspeccionando varios contratos simultáneamente, y en
cada uno de ellos utilizará un Libro Auxiliar para comunicarse con el Contratista y
Mandante. Por otro lado, la ITO podría actuar como contraparte directa de Mandante, en
cuyo caso utilizará un Libro Maestro.

f) Contratos con Contratistas EPCM: En este caso, la contraparte directa de Mandante es
el Contratista EPCM y por eso utilizan el Libro Maestro. A su vez, en contratista EPCM
utilizará un Libro Maestro con su otra contraparte (empresa contratista encargada de
desarrollar la obra). El Libro Auxiliar regulará las comunicaciones que se produzcan entre:
 Mandante y un especialista convocado por su contraparte (EPCM)
 El especialista convocado por la contraparte de Mandante (EPCM), y el especialista
convocado por la empresa contratista encargada del desarrollo de la obra).

Libro de Obra Digital

Comparación de Atributos

Atributos / Ventajas / Beneficios
Atributo Ventajas Beneficios

Nada que instalar en el PC Rápido de Entender y Fácil de usar
Disponible de inmediato
Siempre Vigentes,
Aplicación accesible vía Web Minimos requerimientos IT
Acceso Universal Información disponible en cualquier lugar
Colaboración Eficiente
Acceso Concurrente Visible y Transparente a todo el equipo
Sin restricción horaria tipo oficina Información disponible en cualquier momento
Disponible 24 x 7
Permite enfrentar emergencias
Restringida a Registrados Solo autorizados pueden ver
Facultades según Perfiles Solo autorizados pueden actuar
Seguridad de la Información
No Modificable Lo registrado es lo que fue: Contenido, adjuntos y autor
No se Pierde Todo lo registrado es todo lo que hay
Date and Time Stamp por sistema Fechas y hora siempre fiables
Oportunidad de la Información
Al firmarse una Tx se asume conocida por las partes Toma de conocimiento inmediata
Permite conocer atrasos, deudas, urgencias, etc.
Transacciones Tipificadas Facilita Gestión
Mejora Claridad de la Comunicación
Alertas vía Mail Facilita Control y Seguimiento Mejora Nivel de Cumplimiento Contractual
Facilita Encontrar en base a múltiples argumentos Mejora Gestión del Conocimiento
Búsqueda en Formato Digital Ahorro en encontrar lo requerido
Mejor calidad en sustentar posiciones
Facilita incorporar al equipo del contrato Mejora el trabajo en equipo
Múltiples Perfiles Acceso Concurrente Mejora Nivel de Cumplimiento Contractual
Comunicación Efectiva
Elimina tiempo y gastos de firmas y despacho de
Validez Legal Prueba irrefutable múltiples copias físicas
Disminuye el nivel de disputas
No hay fuentes paralelas de información válida
Comunicación Integral
Todo está en los libros del contrato Todo en el mismo Repositorio Central
Mejora Gestión del Conocimiento
Facilita incorporar elementos solo soportados Mejora Claridad de la Comunicación
Almacenamiento en Formato Digital digitalmente: Videos, Audio, Multimedia, etc. Integrable con otras Plataformas
Vínculos a Múltiples Referencias Fortalece Imagen de Innovación Tecnológica
Trazabilidad de Diálogos Mejor calidad en sustentar posiciones
Mejora Claridad de la Comunicación
Facilita incorporar AdC, Especialistas, etc. Permite Configurar Contratos Complejos
Soporta Múltiples
Facilita incorporar al equipo del contrato Mejora el trabajo en equipo
Configuraciones Contractuales
Mejora nivel de cumplimiento
Comunicación Efectiva


Transacciones: Ejemplos de Uso

Instrucción: Solo la emite el Mandante y sirve para la entrega de Procedimientos, Instructivos,
Manuales.
Constancia: La emiten ambos y sirve para la entrega de: Supervisiones, Fiscalizaciones,

Verificaciones.
Notificación de Incumplimiento: Las pueden emitir ambos, Mandante y Contratistas. En las

emitidas por el Mandante, puede contener multas, hay de varios tipos:
 De Relaciones Laborales
 De Seguridad y Ambiente
 Técnica
 Administrativa
Entrega de Información: Las emiten ambas partes, hay de varios tipos:
 Genérica
 Estado de Pago: Estado de pago,
 Planos
 Informes: Resúmenes mensuales, Avances,
 Actas: Reuniones, minutas, etc.
Insistencia: Las emiten ambas partes. Esta transacción deja formalmente registrado en el libro de
obra digital (LOD) la Insistencia del Solicitante por obtener una respuesta, frente a la ausencia de
ésta por la contraparte, dentro de las fechas especificadas.
Orden de Cambio: Se usa cuando se ha producido un cambio en las condiciones iniciales del
contrato. La emite solo el Mandante y da cuenta de:
 Aumento o Disminución de Obras
 Modificación de Obras
 Obras Extraordinarias
 Otras

Ejercicio 1
Indique al lado de cada situación, aquella transacción que sea más apropiada. Recuerde
que existe una y sólo una transacción posible para cada caso.
Una o algunas transacciones puede(n) usarse en más de una situación; y por el contrario,
puede darse el caso que alguna quede sin usarse.
Puede utilizar el esquema de los tipos de transacciones como ayuda en caso que tenga dudas.
Menú de Transacciones:
 Instrucción  Orden de Cambio  Reclamo
 Apertura Libro Maestro  Apertura Libro Auxiliar  Cierre Libro Maestro
 Cierre Libro Auxiliar  Constancia  Solicitud
 Entrega de Información  Respuesta Genérica  Consulta
 Solicitud de Compensación  Notificación de  Solicitud de Compensación
(Sustanciación) Incumplimiento (Notificación)
 Insistencia
Situación Tipo de transacción a usar en el LOD

1. Pedir Resultados del Laboratorio 1.
2. Comunicar que la entrega de los materiales no se hizo 2.

según lo acordado
3. Indicar que no se ha recibido respuesta a una consulta 3.
cuya fecha máxima ya fue excedida
4. Usted requiere los planos de la máquina XX 4.
5. Incluir la contratación de servicios adicionales, no 5.

considerados inicialmente en el contrato
6. Pedir un Pase (o Tarjeta) para circular libremente por 6.
todas las instalaciones (incluso sector restringido)
7. Necesita confirmación respecto de ciertas 7.
especificaciones del modelo XX
8. Indicar que el horario para hacer dicho trámite es de 10 8.
a 12 (previamente la contraparte había preguntado el
horario para realizar ese trámite)
9. Enviar estadística de Prevención de Riesgos. 9.
10. Preguntar si puede usar el botadero (de basura) 10.

asignado para botar cajas de plástico
11. Envía resultado de verificación de especificaciones 11.
efectuada en terreno

12. Necesita que le manden el último Informe de Gestión 12.
13. Pedir mayores especificaciones o detalles de algo ya 13.

comunicado
14. Indica que la próxima semana se realizarán trabajos 14.
con explosivos en las áreas industriales, por lo que será
necesario que cada uno de los trabajadores que circule
por las inmediaciones use tapones para los oídos
15. Enviar un Estado de Pago a aprobación 15.
16. a- Indicar al administrador Mandante que los cambios 16. a-

accidentales de voltaje quemaron un transformador de
mi empresa, y no es posible seguir operando.
16. b- Indicar al administrador Mandante que el costo de la 16. b-
reparación del transformador de mi empresa asciende a
US$ 7.400, y que éste estará disponible recién dentro
de 12 días.
17. Indicar que en caso de activarse la alarma para iniciar 17.
la operación DAYSE, todo trabajador que se encuentre
en instalaciones del Mandante deberá participar.
18. Pedir Boleta de Garantía a la contraparte 18.
19. Comentar el Estado de Pago recibido 19.
20. Llegó el momento de incluir la participación de 20.

especialistas en los servicios contratados.
21. Pedir antecedentes a la Inspección Técnica de Obras 21.
respecto de la Obra XXX
22. Dado que los especialistas terminaron el trabajo para el 22.
cual fueron requeridos, es necesario concluir su
participación en el proyecto.
23. Revisar y aceptar el servicio ejecutado. 23.
24. Dar por finalizado el contrato, pues la obra se terminó, 24.

se recibió conforme, se realizó la evaluación al
contratista, y se le cancelaron sus facturas.

Ejercicio 2
Los usuarios podrán practicar usando diversas funcionalidades del sistema, cuyo objetivo
es aprender el tipo de comunicación que existirá entre el Contratista y el Mandante al usar el
Libro de Obra Digital.
1. Existen roles que definen privilegios y obligaciones:
 Administradores de contrato Libro Maestro

 Administradores de Libros Auxiliares
 Asistentes
 Superiores
 Ejecutivos
 Auditores
2. Conceptualmente cada transacción, tan pronto se firma queda como folio pendiente a
su contraparte.
3. Cada transacción preparada, pero no firmada es un borrador a la espera de su firma.
Durante el ejercicio práctico usaremos el sistema LOD de Capacitación, ubicado en:
www.capacitacion.lod.cl
Anote las credenciales de ingreso al sistema LOD de Capacitación, le serán de utilidad

durante todo el ejercicio:
RUT Administrador Mandante:

RUT Superior Mandante:
RUT Asistente Mandante:
RUT Empresa Contratista:
RUT Administrador Contratista:

RUT Superior Contratista:
RUT Asistente Contratista:
Los usuarios del Mandante y de Contratistas harán todos los roles, tanto Mandante como
Contratista:
Administrador Mandante:
 Ingresar contrato
 Abrir libro Maestro
 Iniciar Acta de Inicio
Administrador Contratista:
 Abrir libro Maestro
 Firmar Acta de Inicio

Anexo I: Tipos de Usuarios

Los usuarios podrán utilizar diversas funcionalidades del sistema, dependiendo del Perfil o
Tipo de Usuario que posean. Esto significa que dependiendo del Perfil que posean, son las
transacciones a las cuales podrá tener acceso, y dependiendo también del Perfil es el tipo
de acceso que tendrán (sólo lectura, lectura y modificación, lectura y preparación de
borradores, etc.)
Actualmente existen 7 perfiles o tipos de usuarios definidos. Quien crea y modifica nuevos
usuarios, y sus respectivos privilegios de acuerdo a su perfil, es el Administrador de
Sistema.
Los Perfiles o Tipos de Usuarios definidos son:
1. Administración del Sistema

2. Superior Mandante
3. Administrador Mandante
4. Asistente Mandante
5. Ejecutivo Mandante
6. Superior Contratista
7. Administrador Contratista
8. Asistente Contratista
9. Ejecutivo Contratista
10. Auditor
Asistente Administrador de Contrato Superior y Auditor
En el Libro de
Obra Digital
Administrador de Sistemas
En el Sistema
(no accede al
contenido del
LOD)

Perfil Administrador de Contratos:
ADMINISTRADOR MANDANTE está ADMINISTRADOR CONTRATISTA está
facultado para realizar las siguientes facultado para realizar las siguientes
transacciones: transacciones:
1. Ingresar Contratos
2. Apertura Libro de Obra 1. Apertura Libro de Obra
3. Abrir Actas de Inicio 2. Abrir Actas de Inicio
4. Apertura Libros Auxiliares 3. Apertura Libros Auxiliares
5. Cerrar Libros Auxiliares 4. Cerrar Libros Auxiliares
6. Cerrar Libros de Obra 5. Cerrar Libros de Obra
7. Realizar Transacciones 6. Realizar Transacciones
Mandante Contratista
Ingreso
Estado
Contrato Ingresado
Borrador
Manual
Selecciona:
- Tipo de Libro a abrir: (Maestro / Múltiple).
- Empresa
Apertura Apertura Pendiente de:

Libro Estado - Libro por la contraparte.
A
Maestro Borrador - Acta de inicio
Firma
Selecciona: Apertura Pendiente de:
- Superior Apertura Estado - Libro por la contraparte.
- Asistente (opcional) Libro Div. 1 Borrador - Acta de inicio Apertura realizada:
Apertura del
Apertura Firma Contrato Vigente
Contrato
Estado Apertura Estado Apertura Pendiente de:
B Libro Firma Cumplido este proceso el
Borrador Libro Div. 2 Borrador - Libro por la contraparte. Selecciona:
Multidivisional - Acta de inicio
contrato se encuentra
Firma Firma - Su Superior vigente, con pendiente de
Selecciona: Apertura - Asistente (opcional)
- Superior Estado Apertura Pendiente de:
Abrir acta de inicio.
Libro Div. 3
- Asistente (opcional) Borrador - Libro por la contraparte.
Firma
Selecciona: - Acta de inicio
- Administrador (debe ser distinto al del libro Padre).
- Asistente (opcional)
Estado Apertura Pendiente

A Abrir Acta de Inicio
Borrador por la Contraparte
- Para contratos con Tipo de Firma Libro abierto por
Servicio: Ingeniería y Asesoría Abrir Acta de Inicio
ambas partes
Servicios Generales
Firma Cumplido este proceso el
Abrir Acta de Inicio y Estado Apertura Pendiente contrato se encuentra
B aperturado para comenzar
Entrega de Terreno Borrador por la Contraparte
a operar en el sistema
- Si el contrato es de Tipo de Servicio Construcción Firma
se especifíca la entrega de terreno.
Opcional Opcional
Apertura Libro Estado Apertura Pendiente Apertura Libro Libro Auxiliar abierto
Auxiliar Borrador por la Contraparte Auxiliar por ambas partes
Selecciona: Firma Firma
- Superior
- Administrador.(Debe ser diferente al del libro Padre)
Cierre Libro Estado Apertura Pendiente Cierre Libro Cierre del Libro por
Auxiliar Borrador por la Contraparte Auxiliar ambas partes
Firma
NOTA: Puede quedar con folios Pendientes Firma
Cierre Libro de Estado Apertura Pendiente Cierre Libro de Cierre del Libro por
Obra Borrador por la Contraparte Obra ambas partes
Firma Firma
Nota: Si existieran libros auxiliares, estos deberan ser
cerrados primeramente antes de cerrar el libro padre.
- Puede quedar con folios pendientes.
Set de Transacciones habilitadas Set de Transacciones habilitadas
(*) (*)

- Acta de inicio
diente Firma Apertura Libro Apertura Pendiente
Libro Auxiliar
Estado
de:
parte Apertura porPendiente de: abierto
la Contraparte
Apertura Libro Libro Auxiliar abierto
orrador
te. Apertura Auxiliar
Estado por ambas partes
- Libro por la contraparte. Auxiliar por ambas partes
Libro Div. 1Apertura
Firma Borrador
del - Acta de inicio Apertura realizada:
Firma Apertura del Firma Apertura realizada:
Firma Contrato Vigente Contrato Vigente
del libro Padre)Apertura
Contrato Contrato
Taller LOD – Versión enero
Apertura2014
alde: Estado Pendiente de:
Firma Cumplido este proceso el Firma Cumplido este proceso el
te. Libro Div. 2Selecciona:
Borrador - Libro por la contraparte.
contrato se encuentra Selecciona: contrato se encuentra
dienteFirma - Acta de inicio
Apertura Pendiente
Estado Perfil SuAsistente
- Cierre
Superior
Libro de
Firma
Apertura - Asistente (opcional) Administrador de
Cierre
vigente, Contratos:
condel Libro por
pendiente de - Su Superior
Cierre Libro
- Asistente (opcional)
Cierre
vigente, condel Libro por
pendiente de
parte
orrador Estado
Auxiliar por la Contraparte
Abrir acta de inicio.
ambas partes Auxiliar Abrir acta de inicio.
ambas partes
de: Libro Div. 3
Firma
Apertura Pendiente de:
te. Borrador Firma
- Libro por la contraparte. Firma
Pendientes
Asistente MANDANTE está facultado para
Selecciona:
Firma
- Acta de inicio Asistente CONTRATISTA está facultado para
diente realizar las siguientes transacciones:
- Administrador (debe ser distinto al del libro Padre).
Cierre Libro de Apertura Pendiente
Cierre del Libro por
realizar las siguientes transacciones:
Cierre Libro de Cierre del Libro por
Estado - Asistente (opcional)
parte
orrador 1. RealizarObra y responder transacciones
por la Contraparte
ambas partes 1. RealizarObra y responder transacciones
ambas partes
diente
Estado
s,
Firma
estos deberan ser
dejándolas en estado de
Firma “Borrador”
Apertura Pendiente dejándolas en estado de “Borrador”
Firma
parteel libro padre. 2. El Asistente NO firma transacciones
Borrador
cerrar por la Contraparte (uso 2. El Asistente NO firma transacciones (uso
ntes.
exclusivo
Firma del Administrador)
Abrir Acta de Inicio
Libro abierto por exclusivo del Administrador)
Abrir Acta de Inicio
Libro abierto por
ambas partes ambas partes
Set de Transacciones habilitadas
Set de Transacciones
Firma habilitadas
Cumplido este proceso el Set de Transacciones
Firma habilitadas
Cumplido este proceso el
diente
Estado contrato
Apertura se encuentra
Pendiente contrato se encuentra
aperturado para comenzar aperturado para comenzar
Borrador
parte (*) por la Contraparte (*)
a operar en el sistema a operar en el sistema
rvicio Construcción Firma
no.
Opcional Opcional
Perfil Superior:
diente
stado Apertura Libro Apertura Pendiente
Libro Auxiliar abierto Apertura Libro Libro Auxiliar abierto
parte
orrador Superior
AuxiliarMANDANTE está por lafacultado
Contraparte para
por ambas partes Superior CONTRATISTA está facultado
Auxiliar para
por ambas partes
realizar las siguientesFirma
Firma transacciones: realizar las siguientes Firma
transacciones:
al del libro Padre) 1. Ver los administradores a su Cargo. 1. Ver los administradores a su Cargo. (Cartera
(Cartera de administradores) de administradores)
diente
stado 2. Ver losLibro
Cierre Apertura
contratos Históricos Pendiente
Cierre del Libro por 2. VerCierre
los contratos
Libro Históricos Cierre del Libro por
parte
orrador Auxiliar por la Contraparte
ambas partes Auxiliar ambas partes
Firma3. Ver las aperturas y cierres realizados en 3. Ver las aperturas y cierres realizados en los
Pendientes Firma Firma
los Libros de Obra Libros de Obra
diente
stado
4. Ver los Reclamos Vigentes
Cierre Libro de
e Históricos
Apertura Pendiente
Cierre del Libro por
4. Ver los Reclamos Vigentes e Históricos
Cierre Libro de Cierre del Libro por
parte
orrador 5. Ver Folios
Obra Pendientes por la Contraparte
ambas partes 5. Ver Folios
Obra Pendientes ambas partes
Firma6. Ver Folios Generados Firma 6. Ver Folios Generados Firma
s, estos deberan ser
errar el libro padre. 7. Generar la constancia de cambio de 7. Generar la constancia de cambio de
tes.
Administrador Administrador
Set de Transacciones habilitadas
Set de Transacciones habilitadas Set de Transacciones habilitadas
(*) (*)
(*) Cada uno de los perfiles tiene acceso a un determinado número de transacciones, que
veremos en el capítulo a continuación.

Para graficar las transacciones a las cuales tiene acceso cada Perfil, se ha creado el siguiente
esquema:

En la gráfica es posible observar que para cada Perfil existe un conjunto de transacciones
predefinido. Así entonces podemos ver que para un Administrador de Contrato existen ciertas
transacciones habilitadas, las cuales son distintas a las que tiene un Superior o un ejecutivo.
Ahora bien, entre los Administradores de Contratos también existen diferencias respecto a la
composición del conjunto de transacciones; dependerá si es de Mandante o es Contratista si tiene
acceso a ciertas transacciones o no. En todo caso, tal como puede observarse en la gráfica
adjunta, las herramientas de comunicación con que cuenta cada una de las partes están
equiparadas, sin privilegiar ni perjudicar a ninguno de los participantes del contrato.

Anexo II: Tipos de Transacciones

Cada uno de los Perfiles anteriormente descritos tendrá acceso a un determinado set de
transacciones habilitadas. Por otro lado, cada etapa del contrato tiene definido un conjunto
de transacciones posibles de ser realizadas. A continuación se detalla cada una de ellas.
 Transacciones:
 Para el Inicio del Contrato, las transacciones posibles de realizar son:
o Acta de Inicio: estipulación de las condiciones en las cuales se inicia el contrato
o Apertura de Libro: aperturas del Libro, que pueden ser simples, por especialidad o
Multidivisionales
 Para la Ejecución del Contrato, las transacciones posibles de realizar son:

o Consulta: Se aplica a hechos Pasados o Futuros, y requiere Respuesta. Se usa cuando
cualquiera de las partes tiene una duda o requiere información general, ya sea del
proyecto, de las partes, o del algún evento o hito. Es la instancia de comunicación más
abierta posible, donde se permite preguntar libremente respecto de cualquier tema. Esta
transacción se usa cuando se quiere saber algo; no cuando se quiere tener algo.
CONSULTA
ADMINISTRADOR MANDANTE ADMINISTRADOR CONTRATISTA

Esta transacción
Consulta
puede ser usada por:
SI REQUIERE RESPUESTA Lee y responde
 Mandante
 Contratista
A B
Lee y termina la Responde
transacción
Solicitud de Genera
Compensación
o Constancia: Se aplica sólo sobre hechos Pasados. Esta transacción se usa sólo
cuando se quiere formalizar, notificar, registrar o constatar cierto hecho o situación, y
que se considera relevante para el desarrollo del proyecto.
CONSTANCIA

Lee y termina la
No REQUIERE RESPUESTA
transacción Esta transacción
Constancia
SI REQUIERE RESPUESTA Lee
 Mandante
A B  Contratista
transacción
Solicitud de Genera
Compensación

o Entrega de Información: Se aplica sobre hechos Pasados o Futuros, y requiere respuesta.
Se usa cuando una parte desea entregar proactivamente cierta información a la otra. Esto
puede ser un determinado reporte, un plano específico, o algún otro documento
considerado importante para el desarrollo del proyecto.
ENTREGA DE INFORM ACIÓN
NO REQUIERE RESPUESTA Lee y termina la

transacción
Entrega Información
Esta transacción
SI REQUIERE RESPUESTA
Lee puede ser usada por:
A B  Mandante
Lee y termina la Responde  Contratista
transacción
Solicitud de Genera
Compensación
o Solicitud: Se aplica sólo sobre hechos Futuros, y requiere Respuesta. Se usa cuando una
de las partes requiere tener “algo” de la otra. Lo requerido puede ser un bien físico (zapatos
de seguridad, ciertas herramientas, etc.) y también puede ser un informe, archivo, plano,
etc. Esta transacción se utiliza cuando la contraparte debe enviar algo más que la simple
respuesta.
SOLICITUD
Esta transacción
Solicitud SI REQUIERE RESPUESTA Lee y responde puede ser usada por:
A B  Mandante
 Contratista
transacción
Solicitud de
Compensación
o Instrucción: Se aplica sólo sobre hechos Futuros, y requiere Respuesta (sólo para constatar
que el Contratista leyó la Instrucción). Sólo puede usar esta transacción el Administrador de
Contratos de Mandante, y sirve para comunicarle al Contratista que debe ejecutar una
determinada acción, seguir un determinado procedimiento, o actuar de acuerdo a lo que se
ha establecido. Una Instrucción es una orden para actuar de determinada manera.
INSTRUCCIÓN

Lee y muere la
No REQUIERE RESPUESTA
transacción Esta transacción puede
Instrucción
ser usada por:
SI REQUIERE RESPUESTA Lee y responde
 Mandante solamente
A B
transacción
Solicitud de Genera
Compensación

o Orden de Cambio: Se aplica sólo sobre hechos Futuros, y requiere Respuesta (porque
el Contratista debe aceptar dicho cambio; si no lo acepta, debe generar una “Solicitud
de Compensación”). Se usa cuando se ha producido un cambio en las condiciones
iniciales del contrato, producto de una “Solicitud de Compensación” por parte del
Contratista, o producto de la iniciativa del Administrador de Contratos de Mandante si
lo estima conveniente. Si se ha modificado por alguna razón el plazo, el monto, o se ha
cambiado el Administrador del Contrato, es necesario “actualizar” el contenido
contractual, para lo cual se utiliza esta transacción de “Orden de Cambio”.
ORDEN DE CAMBIO
Esta transacción puede

Orden de Cambio Lee y responde ser usada por:
- Requiere Respuesta  Mandante solamente
- Requiere Plazo en días o Monto en$, UF , US $
Lee y termina la
No requiere respuesta
transacción
o Notificación de Incumplimiento: Se aplica sólo sobre hechos Pasados, y requiere

Respuesta. Se utiliza solamente para avisarle a la contraparte que ha violado alguna
norma interna de Mandante, alguna norma medio ambiental, algún procedimiento,
alguna instrucción, alguna normativa de seguridad, o cualquier tipo de acuerdo
adquirido en virtud del Libro de Obra Digital. Para las faltas de carácter menor, puede
efectuarse una Constancia. declaración de no haber respetado cierta norma
NOTIFICACIÓN DE INCUMPLIMIENTO
Esta transacción
Notificación de puede ser usada por:
Incumplimiento
MULTA (OPTATIVO)
SI REQUIERE RESPUESTA Lee  Mandante
 Contratista
A B
transacción
Solicitud de Genera
Compensación
o Solicitud de Compensación: Se aplica sobre hechos Pasados o Futuros, y requiere

Respuesta. Es una transacción que sólo puede ser usada por el Administrador de
Contratos de la empresa Contratista, cuando considera que procede una
compensación por cambios en las condiciones contractuales (ya sea por modificación
en los plazos o en los montos involucrados). Para esta transacción se generan dos
instancias:
 Notificación: Donde sólo se reporta el hecho, y se dispone de 5 días para
dimensionar el daño. En este caso se genera la “Solicitud de Compensación”, pero
se deja en blanco el monto y el plazo.
 Sustanciación: Donde se evalúa el impacto del daño que se va a reclamar (En Monto
y en Plazo). En este caso se especifica el monto a solicitar y el plazo.
Cabe señalar que el Administrador de Contratos de Mandante no tiene acceso a esta
transacción porque en caso de incumplimientos que provoquen compensaciones, lo

que se hará es cobrar la Boleta de Garantía otorgada por el Contratista al inicio de la
Obra o Servicio.
( NOTIFICACIÓN) SOLICITUD DE COMPENSACIÓN
ADMINISTRADOR CONTRATISTA ADMINISTRADOR MANDANTE
Esta transacción puede

ser usada por:
Solicitud de  Contratista solamente
No Requiere Respuesta Lee y responde
Compensación
- Se deja en blanco el impacto

solicitado.
(SUSTANCIA) SOLICITUD DE COMPENSACIÓN
Solicitud de Si Requiere Respuesta

Compensación Lee y responde Esta transacción puede
- Requiere Plazo en días o Monto en$, UF, US$ ser usada por:
No hay acuerdoA B
Lee y responde Si Requiere Respuesta  Contratista solamente
Orden de
Cambio
Lee y fija la primera
Genera Reclamo Si Requiere Respuesta
reunión
- Recluta los mienbros de la mesa y envía
Solo lee y pasa al libro de reclamos
o Respuesta a una Solicitud de Compensación: Se aplica sobre hechos Pasados o

Futuros, y requiere Respuesta. El Administrador de Contratos de Mandante usa este
tipo de transacción solamente como réplica o respuesta a la “Solicitud de
Compensación” realizada por el Administrador de Contratos de la empresa Contratista.
La respuesta a la Solicitud de Compensación puede ser:
 Para aceptar la “Solicitud de Compensación”, lo cual derivaría en la transacción
“Orden de Cambio”.
 Para rechazar la “Solicitud de Compensación”, situación en la cual el Contratista
debe decidir si interpone o no un “Reclamo”
RESPUESTA A UNA SOLICITUD DE COMPENSACIÓN
Solicitud de
Compensación
Si Requiere Respuesta Lee y responde Esta transacción puede
- Requiere Plazo en días o Monto en$, UF, US $ ser usada por:
No hay acuerdo A B
Lee y responde Si Requiere Respuesta  Mandante solamente
Orden de
Cambio
Genera Reclamo Si Requiere Respuesta Lee y fija la primera

reunión
- Recluta los mienbros de la mesa y envía
Solo lee y pasa al libro de reclamos

o Reclamo: Se aplica sólo sobre hechos Pasados, y requiere Respuesta. Sólo los
Administradores de Contratos de empresas Contratistas pueden realizar esta
transacción, la cual nace necesariamente como consecuencia del rechazo a una
Solicitud de Compensación, o por la ausencia de respuesta a una Solicitud de
Compensación. Sólo si sucede alguno de los eventos anteriores es posible usar esta
transacción, donde se manifiesta la disconformidad ante la negativa de Mandante de
realizar las modificaciones contractuales propuestas.
(Es una transacción que sólo se gatilla como consecuencia de otra)
o Respuesta genérica: Se aplica sobre hechos Pasados o Futuros. Estas transacciones

se producen como consecuencia del uso de otras transacciones que requieren una
respuesta de la Contraparte.
RESPUESTA GENERICA
Esta transacción
Lee y responde Consulta
- En caso que no requiera respuesta  Mandante
 Contratista
Lee y termina la
transacción
 Para el Término del Contrato, las transacciones posibles de realizar son:

o Cierre de Libro: que pueden ser simples, por especialidad o Multidivisionales.
 Seguridad: Cada una de las transacciones se realizará utilizando un sistema de Firma Digital.
Esto está compuesto de una clave privada, una clave pública y un certificado emitido por una
entidad independiente; todo esto es comparado entre sí, y confirmado con el “RUT” y la “clave”
del usuario, de modo de confirmar con absoluta certeza la identidad e integridad de la
transacción registrada.
 Búsquedas: La búsqueda debe ser flexible y amigable. Debe ofrecer una respuesta inmediata,
permitiendo a los usuarios encontrar folios ya sea por Números de Contratos predefinidos o
por diversos Criterios de Búsqueda.
 Informes de Gestión: Esta herramienta permite realizar estudios y manejar estadísticas

referentes a la información contenida en el LOD. Se pueden hacer consultas por:
o Folios pendientes, por mes, antigüedad, tipo de transacción usada, autor, tipo de
perfil, y división.
o Emisor y Receptor de la Información, donde se listan las comunicaciones para un
determinado receptor, y/o de un determinado emisor.
o Tipo de transacción, por consultas, reclamos, etc.
o Asunto tratado en las transacciones
o Fecha de inicio de la transacción
 Control, seguimiento y escalamiento: El sistema genera automáticamente correos por alertas y

escalamientos. Ellos son:

o Alertas por ingreso de un borrador o de una transacción
o Alertas por Inactividad.
o Alerta fechas próximas (boletas, respuestas, etc.).
o Escalamiento por fechas vencidas.
o Alertas por Ingreso de Reclamos.

Anexo III: Sistema

Acceso desde Internet: Para que la página web del Libro de Obra Digital pueda ser visualizada
desde su computador, es necesario verificar ciertas condiciones:
 Sistema Operativo Windows XP, Windows 2000

o superior:
Para verificar esto, ir al Escritorio, hacer clic con
el botón derecho en el ícono Mi PC, y verificar el
sistema en la lengüeta General
 Browser Internet Explorer 6.0 o superior

Para verificar esto, abra cualquier página de
Internet.
1. En la barra de herramientas diríjase a

“Opciones de Internet”
2. Selecciones la viñeta “Seguridad”, y

seleccione zona “Internet”. Haga clic en el botón
“Nivel Personalizado”.

3. En “Controles y complementos de ActiveX”, en
la opción “Descargar los controles firmados para
ActiveX”, marque la opción “Pedir Datos”.
4. En “Controles y complementos de ActiveX”, en

la opción “Descargar los controles no firmados
para ActiveX”, marque la opción “Pedir Datos”.
5. En “Controles y complementos de ActiveX”

en la opción “Ejecutar controles y
complementos de ActiveX”, marque la opción
“Activar”.
6. En “Controles y complementos de ActiveX”

en la opción “Inicializar y activar la secuencia
de comandos de los controles de ActiveX no
marcados como seguros”, marque la opción
“Pedir Datos”.
7. Haga Clic en “Aceptar”, Cuando se despliegue

la ventana de advertencia de cambio de
seguridad de la zona, haga clic en “Si”.

La Firma Digital Avanzada opera de la siguiente forma:
Cuando se envía un mensaje:
Escritura del
Mensaje
Clave
P ública
Al conectar el eToken al
puerto USB, el sistema
compara la clave p ú blica del
FIRMA certificado con la clave
privada del eToken .
Clave Si no son compatibles, arroja
P ública
el mensaje de ERROR.
INTEGRIDAD
Si son compatibles, el
sistema cuenta ciertos
valores contenidos en el
Calcula ? mensaje por enviar.
Clave
P ública
Se encripta (codifica) la clave

ENCRIPTACION
para que esta no pueda ser
vista ni conocida por nadie
Calcula ? más que el usuario que la
Clave ingres ó.
P ública
Se env ía el mensaje
Envío del Firmado, Íntegro y con la
Mensaje
firma Encriptada a un
?a a?
Calcul
CalculClave Clave
Clave Privada
Clave Privada
Pública P ública
repositorio de datos, ubicado

re
en las oficinas del Operador
La seguridad en las comparaciones y verificaciones de los mensajes, se basa en el diseño e

* implementación de ciertas pruebas (como por ejemplo, Prueba de Consistencia de Pares, Prueba de
Comprobadores de Certificados, Prueba de Confirmación de Ingreso Manual de Clave, Prueba de
Generadores de números al azar, etc.), mediante las cuales se asegura por un lado, que quien envía el
mensaje es quien está habilitado para ejecutar esa transacción, y por otro, asegura que el contenido no sea
interceptado ni modificado en el camino, y que sólo pueda ser visto por el receptor a quien estaba
destinado.

Cuando se recibe un mensaje:
El destinatario del Mensaje

puede ver su mensaje, que se ? ?
Calcul
Calcul
a Clave
a Clave
encuentra en la Base de Datos Clave Privada

Pú
Clave
blica ública
P
Privada
del Operador
Se descifra o decodifica la clave

DESENCRIPTACI
DESENCRIPTACION
Calcula ?
Clave
Se verifica la integridad del P ública
documento a trav és de la cuenta
de ciertos valores contenidos en
el mensaje recibido. Si los
valores contados en el mensaje Verificación de
recibido no los iguales a los INTEGRIDAD
contados en el mensaje enviado,
Calcula ?
arroja el mensaje “ERROR,
Clave
Documento no es el Original ” Pú blica
Si los valores contados

coinciden, se comprueba la firma
con el Operador. Si la clave
privada corresponde a la clave Verificación
pública (certificado), y este de FIRMA
certificado no est á revocado, se Clave
abre el mensaje. Pú blica
Lectura del
Mensaje
Clave
Pú blica
De este modo, se ha verificado que el mensaje recibido es fiel al original, y fue realizado y enviado
por el usuario identificado, el cual tiene todas las atribuciones y permisos para realizar la
transacción ejecutada.

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Guía del Alumno

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Descripción Situación Actual................................................................................. 4

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Descripción Situación Actual

Libro de Obra Digital Libro de Obra Tradicional

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El Libro de Obra Digital…mucho más que un Libro de

Copyright Internext S. A. Página 5

Ventajas del Libro de Obra Digital

• Transforma la Información en un Activo de la Empresa:

• Accesibilidad y Disponibilidad. Se dispone de acceso universal al libro,

• Relevancia en la Relación con Contratistas:

• Comunicación Efectiva, integrando en tiempo real a los múltiples usuarios:

• Fortalece la Imagen de Liderazgo en Innovación y Tecnología de la Empresa.

• Incrementa el Nivel de Cumplimiento de Compromisos.

• Facilita una Efectiva Gestión del Conocimiento.

• Evita problemas con la Caligrafía de los usuarios, ya que toda información se

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Estructura Jerárquica del LOD

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Ámbito de Acción: ¿Dónde se usa?

Requerimiento Aprobación Licitación Evaluación Adjudicación Contrato

Inicio Ejecución Término

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Características del Diseño

2. Actualización en línea 3. Requiere de una mínima

4. Dispone de una Mesa de Ayuda 5. Provee a los usuarios la

Copyright Internext S. A. Página 9

6. Acceso desde Internet, proveyendo de acceso fácil y rápido a través de su RUT y

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Funcionalidades del LOD

¿Cómo opera la Firma Digital Avanzada?

2. Certificado de Firma Digital Avanzada: Es un registro en alguna entidad de

1.- Identidad de las partes

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Características de las Firmas Digitales

Copyright Internext S. A. Página 12

¿Cuál es el respaldo Legal que tiene la Firma Digital Avanzada?

Acciones Disponibles según Sistema Operativo y Tipo de Firma

Copyright Internext S. A. Página 13

Copyright Internext S. A. Página 14

Configuración de las Comunicaciones

Dada la variedad de participantes, el Libro de Obra Digital regula las comunicaciones

La creación de este Libro Maestro es obligatoria.

Para contratos simples, el modelo de comunicaciones se refleja en el siguiente diagrama:

Copyright Internext S. A. Página 15

La existencia de un Libro Maestro y Libros Auxiliares permite participar en el uso de esta

a) Contratos que requieran la participación de expertos: Cada especialidad tendrá su libro

Copyright Internext S. A. Página 16

Copyright Internext S. A. Página 17

Copyright Internext S. A. Página 18

Copyright Internext S. A. Página 19

Copyright Internext S. A. Página 20

Libro de Obra Digital

Copyright Internext S. A. Página 21

Atributos / Ventajas / Beneficios

Atributo Ventajas Beneficios

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Copyright Internext S. A. Página 23

Transacciones: Ejemplos de Uso

Constancia: La emiten ambos y sirve para la entrega de: Supervisiones, Fiscalizaciones,