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Las siguientes figuras muestran salas típicas de centros de llamadas, donde cada
agente telefónico ocupa un puesto de trabajo con teléfono y PC.
¿Pero cómo es el funcionamiento de un Call Center?
Los clientes acceden al servicio a través de la PSTN (red telefónica pública). Las
llamadas son dirigidas a una PBX (también llamado conmutador), esta maneja el
tráfico telefónico.
Los clientes que llaman son puestos en una “cola de espera”, y son atendidos,
gracias a la modalidad FIFO (First- In, First-Out). Si cuando llega una llamada hay
un agente libre, la llamada es presentada directamente al agente, en este caso el
sistema de ACD se encarga de decidir si existen varios agentes libres y a quién le
corresponde atender la llamada. En de que entre una llamada y todos los agentes
se encuentran ocupados, esta es encolada, cuando esto pasa se proporcionan
mensajes y música de espera a los clientes. Si el cliente decide esperar, finalmente
la llamada es presentada a un agente, sino es así y el cliente corta, la llamada se
considera “abandonada”.
Si todas las líneas urbanas del call center se encuentran ocupadas, el cliente
recibirá tono de ocupado proporcionado por la red pública.
Los clientes que abandonaron la cola de espera, y los que recibieron tono de
ocupado de la red pública, posiblemente traten de contactarse nuevamente
generando “reintentos”. Por otro lado, si la llamada fue atendida por un agente pero
el servicio solicitado no pudo ser completado, es posible que el cliente también
intente contactarse nuevamente, generando nuevas llamadas.