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900003
09 de junio de 2016.
SENA.
Centro de Gestión Administrativa
Organizar eventos que promuevan
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INTRODUCCIÓN
El día 9 de Junio queremos conmemorar la vida y la multitud de dones a nombre del evento
“Age-SENA awards 2016” organizado por las fichas 900002 y 9000003 en el cual se reconocerá
el trabajo en equipo, innovación y talento; tomando como referencia las distintas décadas y sus
tendencias; premiados en las categorías a mejor foto, baile o canción; incluyendo como actividad
de enlace una ruleta para fortalecer los vínculos entre los aprendices y las distintas fichas.
Todas las actividades cumplirán con una etiqueta y protocolo; este evento tendrá una duración
TABLA DE CONTENIDO
Introducción…………………………………………………………………………...…..2
III. Agenda…………………………………………………………………………………….6
VI. Invitaciones………………………………………………………………………………10
X. Soportes documentales…………………………………………………………………..16
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Yuli Rodríguez
Sandra Montoya
Junsun Sunico
Laura Páez
Comité de promoción: John Palencia, Yerson Castañeda, Tatiana Villamizar, Eduardo Moscoso,
III. AGENDA
7.1. Nominados
7.2. Baile
7.3. Deliberación
7.4. Premiación
V. LOGÍSTICA
Antes del evento:
El día 6 de junio se define los que serían los miembros del comité de logística.
El día 10 se baja al auditorio para hacer un conteo de sillas.
El 11 de mayo se decide utilizar la mayor parte de los recursos de decoración de materiales
reciclables.
El mismo 11 se buscan los recursos reciclables en el área de bienestar.
El mismo día se habla con el señor coordinador adelantándole algunos detalles del evento y
solicitando información de que recursos nos podrían aportar para el evento.
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El día 17 de mayo se hace la distribución por pisos y se pega un afiche alusivo a la década
correspondiente.
El día 18 de mayo se pasa nuevamente por los pisos aclarando las dudas que quedaron de la
información entregada el día anterior y solicitando los correos grupales.
El 19 de mayo se toman medias del piso para elaborar el tapete rojo.
El 21de mayo se empiezan a mirar diferentes formas de adornar el auditorio.
El martes 24 de mayo se compran los materiales para elaborar la ruleta.
El mismo martes se define que se utilizaran telones para decorar la tarima.
El 25 de mayo se pasa por las fichas aclarando dudas y solicitando la información de los
integrantes de cada ficha.
El día 26 de mayo se baja al auditorio para confirmar el número de sillas nuevamente y el
espacio donde se distribuirán los asistentes y el modo en que se organizaran los adornos.
El mismo día se define cuantos asistentes tendrá la cena y se decide que tendrá 13 instructores
invitados, 36 aprendices conformados por la suma de las dos fichas y un invitado especial que
participara en el evento.
El día 1 de junio se pasa por las fichas solicitando la información de los que participaran en el
evento.
El día 2 de junio se define quienes serán los que entregan los premios en la gala de premiación.
Ese mismo día se solicita de madera formal al señor coordinador mediante una carta el préstamo
del auditorio.
El día 7 de junio se compra el telón y el plástico que forman parte de la decoración del auditorio.
El mismo día se elaboran y se pintan las estrellas que forman parte de la decoración del evento.
El 8 de junio se hace el video de apertura del evento y se organiza la forma de cómo se
presentaran los dominados.
El mismo día se define quienes se presentaran en el baile de los anfitriones.
También se pintan los premios óscar se entregaran como premio.
Se llega más temprano para empezar a decorar el auditorio siendo la hora pactada 20:00.
A las 23:30 los anfitriones suben a cafeterita para dar comienzo a la cena con los invitados.
Después de terminar la cena se coordinan los últimos detalles como colgar los telones y pegar los
últimos adornos.
Se hace el último control de sonido para verificar que este en óptimas condiciones.
Se gestiona para ensayar la presentación del baile y la presentación de los premios del evento.
El evento comienza a las 3:15 con el ingreso de los asistentes al evento previamente llamados
por los anfitriones.
Cuando se organizan los asistentes da comienzo de manera formal el evento con la presentación
he introducción con el video de apertura.
Se asigna a unos compañeros para la entrega de los premios.
El evento termina de manera satisfactoria.
Se organizan los comités para recoger la basura y organizar el auditorio.
Se entregan y luego se recogen unas encuestas para medir el nivel de éxito y aceptación del
evento.
Se asignaron a unos compañeros para que recojan unos platicos que fueron olvidados el día del
evento.
Se reúnen las conclusiones de lo bueno, lo malo y lo feo del evento para mejorar y aprender para
próximos eventos.
VI. INVITACIONES
Dirigido a instructores:
Página del evento en redes sociales, para invitación a aprendices del CGA:
- https://www.facebook.com/premiossenaage2016/
Señores
Aprendices ficha 900003
Comité responsable Bitácora Evento AGE SENA AWARDS 2016
Centro de Gestión Administrativa
Bogotá. D.C.
Cordialmente,
Presupuesto Evento
AGE SENA AWARDS
2016
PRESUPUESTADO $500.000,00
TOTAL
PRESUPUESTO $397.042
TOTAL GASTOS $384.750
SALDO
PRESUPUESTO $12.292
Refrigerio / comida
Comida $206.250
Tortas premios $36.000
Dulces/ agua $9.000
Otros
Totales $251.250
Decoración
Flores $15.000
Promoción
Salon /velo $34.000
Logistica
Salon $33.500
Papeleria
Fotocopiado / Inpresion $15.000
Huegos y espectaculos
Ruleta $36.000
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Señores
AGE SENA AWARDS 216
Centro de Gestión Administrativa
Bogotá. D.C.
El comité de alimentos decidió realizar el cierre del evento con una comida, la cual
contaba con: un coctel de frutas, una porción de arroz con pollo, papas a la francesa y
ensalada, para 53 personas, con un costo de $7.500 por persona para un total de
$397.500, se dieron unas palabras de agradecimiento a cargo de la aprendíza de la
ficha 900003 Angie Bello, y por parte del coordinador académico.
Cordialmente,
IX. EVALUACIÓN
elementos. (Banderas y
sonido).
X. SOPORTES DOCUMENTALES
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ACTA 01
AUSENTES: No hay.
DESARROLLO
1. Verificación del quórum
El compañero Albert Forero nombrado por la ficha en unanimidad como Director del proyecto
aprobó el comienzo de la reunión.
2. Lectura y aprobación del acta anterior
3. Organización de comités
El invitado Instructor Marlon Yair Mosquera Balanta indica cuales son los comités a conformar
y hace un listado en el tablero, poniendo como proposición que el mayor número de integrantes
lo conformaran los comités de logística y seguridad y el de promoción.
Los comités a conformar son: Organizador, programación y recepción, alimentos y bebidas,
presupuesto, logística y seguridad, promoción.
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Luego de elegir El Director del evento empezaremos a elegir el resto del comité, la propuesta
que se hace de parte de los demás aprendices es que cada uno elija en el comité que quiera estar,
esto porque sería el comité en el que se sienta más cómodo y en el que trabaje mejor.
Lo siguiente que se hace es elegir a la secretaria quien tomará nota de las actas y decisiones que
se hagan de ahora en adelante en cada reunión, será la mano derecha del director.
Sandra Ramírez
Hernando Huspian
Luego de crear los comités por elección de cada aprendiz se hacen los siguientes acuerdos y se
nombrar encargados de video y bitácora que son los soportes del entregable final.
Encargado de video: Angie Bello
John Palencia
Daniela Cardona
John Moreno
COMPROMISOS
Luego de organizar los comités se hacen acuerdos para que cada uno se valla encargando de
averiguar e ir cuadrando todo lo que consideren que deben llevar el evento.
Se deben llevar diferentes propuestas para la próxima reunión o para clase de eventos.
ACTA 02
AUSENTES: No hay.
DESARROLLO
1. Verificación del quórum
El compañero Albert Forero nombrado por la ficha en unanimidad como Director del proyecto
aprobó el comienzo de la reunión.
2. Lectura y aprobación del acta anterior
Se hace reunión de las fichas 900002 y 900003 con el propósito de acordar los pormenores
del evento, en el que expongamos las ideas las dos partes y se realice compromisos y se
planteen trabajos a seguir.
Se define la época a representar las fichas organizadoras “ÉPOCA 50”, mediante sorteo en el
que el instructor Marlon Balanta saca un papelito para definir.
Se organizan que se va a premiar y las actividades del evento.
PREMIACION ACTIVIDAD
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Se realiza el cronograma del evento teniendo en cuenta el tiempo para cada evento.
Premiación Ruleta
Entrada y Protocolo Premiación Ruleta Premiación Ruleta Baile
ubicación fotografía canto baile cierre
Piso 4= Los 40
Piso 5= Los 80
Piso 6=Los 2000
Piso 7=Los 90
Piso 8=Los 60
Piso 9= Los 30
Instructores= Los 70
Los diferentes comités se deben organizar para presentar presupuestos de posibles gastos.
ACTA 03
AUSENTES: No hay.
DESARROLLO
Se plantea los costos del vestuario, donde queda realizar cotizaciones para su comparación,
para definir el vestuario utilizado de parte de las fichas organizadoras.
El comité de comida presenta cotización de creps por un valor de 3000, como opción de
comida para el complemento del evento.
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5. Conclusiones
ACTA 04
AUSENTES: No hay.
DESARROLLO
Definimos el Objetivo principal del evento, “Promover e integrar en diferentes actividades las
facultades de los aprendices”.
Se tiene en cuenta las diferentes actividades y obligaciones de cada comité, de lo que se plantea
que:
El comité de Logística: apoya el evento
El instructor Marlon habla sobre las diferentes dificultades de la actividad, de las que dice que:
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Tema de financiación----- la ficha 900003 ya tienen 160000 con entrega final para el martes.
4. Conclusiones
El instructor solicita más unión del grupo
Tema de financiación----- la ficha 900003 ya tienen 160000 con entrega final para
el martes.
ACTA 05
AUSENTES: No hay.
DESARROLLO
2. Verificación del quórum
Se coordina que la fecha del evento queda para el nueve de junio del presente año partir de las 3
horas, con un breve preámbulo antes del evento de comida para coordinador, instructores y
fichas organizadoras.
Se llega al acuerdo que el alimento que se ofrece es arroz con pollo, y de debida coctel, en el
piso 11 del centro. La hora acordada para este evento será de las 00:00 hasta las 1:30.
3. Conclusiones y compromisos
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Se organiza para el miércoles 25 de mayo de 2016, estar a paz y salvo con el dinero para
la financiación del evento.
se coordina la entrega de la bitácora para el día 24 de mayo, por parte de Joven John de la
ficha 900003.
El equipo de promoción y logística se encargara de traer el martes los carteles
respectivos a cada época, y promocionar el evento a los aprendices, se deja claro que
logística tiene que estar el dia del evento a las 22 horas en el auditorio, para la
organización previa del evento, en donde debe tenerse claro la organización y su papel
dentro del evento, durante, antes, y después, del evento.
El evento tendrá un compromiso desde su inicio hasta su final, donde la planificación y
agenda debe tener un cronograma desde el inicio hasta su final, donde se deja claro que el
que falla debe traer un soporte médico.
El día del evento el instructor encargado escogerá a 4 aprendices para formar la calle de
honor conformado de 4 hombres y 4 mujeres.
comité de presupuesto, deberá presentar un cuadro de Excel, con la distribución y el gasto
del dinero.
ACTA 06
AUSENTES: No hay.
DESARROLLO
4. Verificación del quórum
Comité Programación: Se escogieron las actividades de la ruleta, de igual forma se dividió a los
comités y directores con las subdirectoras la distribución de la misma.
Se selecciona de las fichas organizadoras para que sean presentadores en nuestro evento; de la
ficha 900002 Camilo Moreno, y de 900003 de Eduardo Moscoso, con la instructora con Milena
Barreto.
Se finalizó con los presentadores de los premios por cada comité se seleccionó, y quedo de la
siguiente manera:
4. Conclusiones
Para la próxima semana se debe contar con el presupuesto completo.
Los diferentes comités deben presentar una carta para la solicitud del dinero requerido,
además luego anexarle los debidos soportes como facturas.