Manual Doctopus

Doctopus es un complemento para nuestras hojas de cálculo de Google Docs que nos
facilita el compartir un documento plantilla, puede ser una presentación, documento u
hoja de cálculo. Podemos crear una copia en google drive para cada alumno, cada equipo
o para todo el grupo habilitando los permisos necesarios. Además nos crea un folder
individualizado de tareas, de cada alumno, un folder para ver y otro para editar en grupo.
En todos los casos el que crea los documentos es el propietario y los distribuye con
permisos de edición o copia, pudiendo más adelante rescindir esos permisos.
Nos permite tres opciones de distribución: individual, pequeño grupo y grupo completo.
Es ideal para crear los llamados e portafolios, que son una poderosa herramienta para
organizar los trabajos de los alumnos y dar un seguimiento preciso de su proceso de
aprendizaje y evaluación.
Con esta herramienta los alumnos recogerán, seleccionarán, interpretarán
reflexivamente, y presentarán evidencias para apoyar sus afirmaciones acerca de lo que
han aprendido, saben y pueden o deben hacer.
La evaluación mediante e portafolios se sitúa dentro de una concepción de la evaluación
continua y formativa. Constituye una metodología de evaluación a la vez que una técnica
e instrumento de gestión de la propia evaluación que obliga a mejorar la concreción de
criterios y evidencias en la misma. En conjunto, representa un modelo innovador que
permite que ambos, docentes y estudiantes, alcancen y mejoren sus competencias
profesionales.

Cómo instalar el complemento Doctopus

Creamos a documento de hoja de cálculo en Google Drive
En el documento de hoja de cálculo, activamos el menú Complementos y luego la opción
Obtener complementos…

Se nos abre una ventana para acceder a la tienda de complementos para hojas de cálculo
y buscamos en ella el complemento Doctopus

Al darle clic a la imagen, y se nos presenta la siguiente ventana:

 Damos un clic al botón
+ GRATIS

Se abre una ventana donde el complemento solicita una

serie de permisos que son necesarios para su
funcionamiento, nos vamos hasta abajo y le damos al
botón Aceptar

Al regresar a la hoja de cálculo, la pantalla se ve así:

Con ello terminamos con la instalación del complemento Doctopus y a partir de este
momento el complemento estará disponible para cualquier hoja de cálculo que creemos en
el futuro.
Funcionamiento de Doctopus
Antes de emplear el complemento Doctopus para crear una estructura de carpetas
personalizadas para los alumnos debemos tener una hoja de cálculo con los siguientes
campos: NOMBRE, APELLIDOS, CORREO.
Como se muestra a continuación:

Una vez que

tengamos lista la hoja de cálculo con la información correspondiente, damos un clic en el
menú Complementos

Nos aparece lo siguiente:

Ahora un clic en Doctopus y aparece

Damos un clic en Launch y aparece la siguiente ventana del lado derecho.

Damos un clic en Seleccionar

Y seleccionamos la opción Crear un listado nuevo

Aparece la opción Seleccionar método

Al darle clic a la nueva opción aparecerá lo siguiente:

Elegimos la opción En esta Hoja

La ventana se verá sí:

Damos clic en el botón CREAR LISTADO

La hoja de cálculo se verá así:

Nótese que se ha creado una nueva hoja de cálculo llamada Nuevo listado.

Ahora regresamos a la hoja de cálculo llamada Hoja 1, y copiamos los datos de los
alumnos (sin incluir los encabezados) y los pegamos en la hoja Nuevo listado, la hoja se
verá así:

Ahora damos un clic en el botón Actualizar

Se presenta la siguiente ventana del lado derecho:

Introducimos un nombre al listado, por ejemplo Grupo 2404

(Si por alguna razón el programa ya no te permite continuar,

entonces deselecciona y vuelve a seleccionar rápidamente la
casilla de verificación Crear carpetas)

La ventana se verá como sigue:

Ahora da un clic al botón CREATE AND SHARE FOLDERS

Después de un rato (dependiendo de cuantos alumnos tengamos en nuestro listado), la hoja

se verá de la siguiente manera:
Damos un clic al botón Guardar listado y continuar

La ventana de la derecha nos presenta la siguiente

información:

En este momento el complemento Doctopus ha creado las carpetas personalizadas por

alumno. Si usted lo desea aquí puede terminar la ejecución de Doctopus.

Al regresar a su cuenta de Google Drive verá que existe una nueva carpeta llamada Grupo
2404 (igual al nombre que le dio al listado)
Si le damos doble clic veremos la siguiente estructura de carpetas

La carpeta llamada Edición - Grupo 2404, está configurada para que todos los alumnos del
listado tengan derecho de edición, sobre cualquier archivo que usted “suba” a esta carpeta.

En la carpeta La Clase puede Leer – Grupo 2404, todos los alumnos solo pueden leer, los
archivos que usted suba a esta carpeta.

La carpeta Profesor – Grupo 2404, está destinada para uso exclusivo del profesor, por
ejemplo, para “subir” por ejemplo los archivos de la clase.
En la carpeta Grupo 2404 – Alumnos, están las carpetas
personalizadas por cada alumno del listado, si usted le da
doble clic a esta carpeta, vera algo similar a esto:

Estas carpetas personalizadas, están configuradas de la

siguiente manera: usted como profesor es el propietario
(con todos los derechos) y el alumno en cuestión tiene
permiso de edición. El resto de grupo no tiene acceso a la
carpeta personalizada del alumno. La idea es que en esta
carpeta el alumno “suba” todos sus trabajos académicos
en distintos formatos (ya sea texto, hoja de cálculo,
presentaciones, imágenes, etc.)

Continuar la ejecución del complemento Doctopus

Si usted decido continuar con la ejecución de Doctopus, entonces tendrá que elegir 4
métodos para distribuir un archivo o una carpeta a sus alumnos, los cuales son los
siguientes:
Tarea Individual - Todos la misma tarea: Crea el mismo documento individual, para cada
alumno.
Tarea Individual - Distinta según Nivel: Crea un documento distinto para cada alumno en
base al nivel asignado, en la columna Grupo del Listado.
Tarea en Grupos - Diferenciada o Igual: Crea un documento para cada grupo de trabajo de
los asignados en la columna Grupo del Listado.
Tarea para toda la clase: Lectura
TAREA INDIVIDUAL – TODOS LA MISMA TAREA
Al elegir esta opción, la ventana presenta la siguiente información:

Ahora tenemos que definir los permisos para la clase (sin acceso,
solo lectura o solo comentarios)

Los permisos de acceso para los alumnos (edición, solo lectura o solo
comentar)

Y desactivar o activar la casilla de verificación para que los editores

puedan o no cambiar los permisos de acceso al archivo o carpeta.

Ahora presionamos el botón Guardar y continuar

La ventana presenta la siguiente información:

Ahora tenemos que especificar en qué carpeta se encuentra el

archivo o la carpeta que deseamos distribuir de manera individual
(por defecto es la carpeta del profesor. Pero si lo desea puede elegir
otra carpeta dándole clic al botón de abajo (Selecciona una carpeta
diferente)

Damos clic en Actualizar, y posteriormente seleccionamos el

archivo o carpeta que deseamos distribuir (en nuestro ejemplo es el
documento Archivo de prueba)

Damos clic en el botón Guardar y continuar

La ventana ahora presenta la siguiente información:

En la primera parte de la ventana tenemos que especificar como se

llamará la carpeta donde podremos acceder al archivo personalizado
que distribuimos entre los alumnos. En este caso nosotros cambiamos
el nombre (sustituimos Lista de alumnos por Tarea 1). Damos clic en el
botón Create new folder

La ventana ahora muestra:

En la zona de abajo podremos decidir cómo se llamará el archivo personalizados de los
alumnos (en este ejemplo el archivo se llamará con el nombre del alumno seguido de un
guión Tarea 1)
También podemos nombrar los archivos, con el nombre del correo electrónico, por el
identificador de carpeta del alumno, empleando las variables $
Si activamos la casilla de verificación entonces se mandará una notificación a los alumnos
en su correo electrónico, además se activará la zona de abajo para mandar un mensaje
personal.

Ahora damos clic al botón Guardar y continuar.

La ventana presenta lo siguiente:

Un resumen de todas las elecciones realizadas anteriormente, si
está de acuerdo con ellas haga clic en el botón Run copy and share
Si desea cambiar algo, haga clic en el botón Back

Después de varios minutos (dependiendo del número de alumnos y

el tamaño del archivo distribuido)

La hoja de cálculo se verá así:

Si damos clic en el botón Manage & asseas this assignment, la ventana
cambiara así:
Presentando las siguientes opciones:
Instalar/Añadir extensión Goobric (el cual permite distribuir rubricas
entre los alumnos)
Actualizar última edición
Bloquear para calificar (si deseamos que los alumnos ya no tengan
acceso a sus carpetas personalizadas)
Enviar comentarios por correo
Transferir propiedad a alumnos (cuando deseemos ceder los derechos
de propietario a los alumnos)

Ahora veremos la estructura de carpetas que fueron creadas por Doctopus, si accedemos a
la carpeta del profesor nos daremos cuenta que se ha creado una nueva carpeta llamada
Grupo 2404 - Tarea 1 – 8/8/15 (nótese que Doctopus puso la fecha de creación de la
carpeta), como se puede ver a continuación:

Si accedemos a esa carpeta con doble clic veremos lo siguiente:

Esto es, el archivo que distribuimos de manera personalizada a cada alumno del listado (ya
que solo el estudiante puede editar ese archivo), pero también podemos acceder al archivo
personalizado, si accedemos a la carpeta Grupo 2404 – Alumnos y entramos a las carpetas
personalizadas de los alumnos.
Es decir podemos acceder al archivo personalizado de dos formas.

Tarea en Grupos - Diferenciada o Igual: Crea un documento para cada grupo

de trabajo de los asignados en la columna Grupo del Listado.
Ahora vamos a distribuir un archivo diferenciado para cada equipo de trabajo
Primero creamos una nueva hoja de cálculo Grupo 2404 Equipos y damos clic al menú
Complementos (sugerimos que la nueva hoja de cálculo sea creada en la carpeta del
profesor (Profesor – Grupo 2404)
Ahora damos clic (o solo llevamos el puntero) en Doctopus y luego activamos la opción
Launch
Se abrirá una ventana en la parte derecha con la siguiente información:

Elegimos Seleccionar

La ventana cambia así:

Elegimos la opción Grupo 2404 y activamos el botón Usar este listado que aparece.
Ahora la nueva hoja de cálculo se ve así:

Obsérvese que en la zona inferior derecha, podemos añadir o eliminar alumnos, siguiendo
las instrucciones, es decir, eliminamos o agregamos filas al listado para eliminar o añadir a
un alumno y una vez realizado esto, damos clic al botón Actualizar la hoja.
Si no deseamos modificar el listado entonces hacemos clic en el botón Next.

La ventana muestra lo siguiente:

Elegimos el método de distribución Tarea en grupo – diferenciada

o igual

Ahora tenemos que definir los permisos para la clase (sin acceso,
solo lectura o solo comentarios)

Los permisos de acceso para los alumnos (edición, solo lectura o solo
comentar)

Y desactivar o activar la casilla de verificación para que los editores

puedan o no cambiar los permisos de acceso al archivo o carpeta.

Ahora presionamos el botón Guardar y continuar

La hoja de cálculo, cambia de la siguiente manera:

Como podrá observar Doctopus, asigno a los estudiantes (ordenados alfabéticamente) en
equipo nombrados por letras. Nosotros podemos cambiar esto la asignación y poner
nuestras propias etiquetas (por ejemplo, Equipo 1, Equipo 2, etc.), quedando la hoja de
cálculo así:
Damos clic al botón Actualizar

Y la ventana derecha cambia así:

En la primera zona de la ventana debemos elegir la carpeta en donde
se encuentran los archivos que vamos a distribuir de manera
diferencias a cada equipo.
Si desea cambiar de carpeta active el botón de abajo (Seleccionar una
carpeta diferente)
Ahora debemos elegir el archivo que vamos a distribuir para cada
equipo

La ventana se verá así:

Damos clic en el botón Guardar y continuar

La ventana se ve así:

Cambiamos el nombre de la carpeta a Grupo 2404 – Equipos – 8/8/15

El Nombre para las tareas queda así: Grupo $grupo – Equipos

Activamos el botón Create new folder

La ventana nos muestra:

Damos clic en el botón Guardar y continuar

La ventana ahora cambiará de esta manera:

Un resumen de todas las elecciones realizadas anteriormente, si está

de acuerdo con ellas haga clic en el botón Run copy and share

Si desea cambiar algo, haga clic en el botón Back

Después de varios minutos (dependiendo del número de alumnos y el tamaño del archivo
distribuido)

La hoja de cálculo se verá así:

Damos clic al botón Manage & asseas this assignment, la ventana
cambiara así:
Presentando las siguientes opciones:

Instalar/Añadir extensión Goobric (el cual permite distribuir rubricas

entre los alumnos)
Actualizar última edición
Bloquear para calificar (si deseamos que los alumnos ya no tengan acceso
a sus carpetas personalizadas)
Enviar comentarios por correo

Ahora veremos la estructura de carpetas que fueron creadas por

Doctopus, si accedemos a la carpeta del profesor nos daremos cuenta que se ha creado una
nueva carpeta llamada Grupo 2404 – Equipos – 8/8/15
Y dentro de ella, los archivos distribuidos para cada equipo