PLAN DE AUDITORIA INTERNA FAC-029

FECHA DE ELABORACION: 11/22/2018 RESPONSABLE: Cristobal Morales .

OBJETIVO DE AUDITORIA
Identidicar las oportunidades de mejoras , debilidades y fortalezas en el area de produccion , sus procesos ,
resposabilidades y y funciones que permitan un mejoramiento continuo .

ALCANCE AUDITORIA

Aplica para el responsable de produccion y equipo de trabajo.

CRITERIOS
REQUERIMIENTO DE LA RESOLUCION 721

EQUIPO AUDITOR:
Auditor Líder: Cristobal Morales Martinez

Auditor 1: Auditor 2

PROCESO /
ACTIVIDAD A FECHA HORA INICIO DURACIÓN AUDITORES RESPONSABLE OBSERVACIONES
AUDITAR

objetivo 5 minutos C.M CM

11/22/2018 09: 45:00 a.m
alcance 11/22/2018 9:50 AM 5 minutos C.M CM

especificar la
secuencia de la 5 minutos C.M CM
auditoria 11/22/2018 09:55 a. m.
describir el método
C.M CM
de calificación 11/22/2018 10:00 AM 5 minutos
ejecución de la
C.M CM
inspección 11/22/2018 10:05 AM 2 hora
retroalimentación de
hallazgos en la C.M CM
auditoria 11/22/2018 5 p.m. 10 min

reunión de cierre 10 min C.M CM

11/22/2018 5.10 p.m.

FIRMAS

Marilyn Riaño Cristobal Morales

DIRECTOR TECNICO JEFE DE C. DE CALIDAD
 LISTA DE CHEQUEO AUDITORIA INTERNA FAC-030
FECHA: 11/22/2018 PROCESO: Trazabilidad de un Producto

ALCANCE AUDITORIA: Verificar el cumplimiento de los lineamientos del procedimiento de control de calidad y registro de la documentación

AUDITOR LIDER: CRISTOBAL MORALES

AUDITORES
1. CRISTOBAL MORALES
TIPO DE
AUDITADOS: AUDITORIA: X PRIMER VEZ: C:CONFORMIDAD
1. LEONARDO GIL INTERNA NC:NO CONFORMIDAD
2. JHON OROZCO
3. OSCAR BOLIVAR
4. RICARDO TARAZONA SEGUIMIENTO: X OM:OPORTUNIDAD DE MEJORA
5. LUIS RAMOS

6. LEINER PEREZ

7. YURANI QUINTERO

HALLAZGO
PREGUNTAS / TEMAS CRITERIO DESCRIPCION / COMENTARIOS
C NC OM
PLANEAR

Se encuentran delegadas la funciones a las manos derechas de la jefe de la planta de

1 ¿Se encuentran segregadas las funciones dentro del área?
produccion Yurani quintero , los cuales son los supervisores que solo son dependientes
de la jefe de planta de produccion en casos puntuales , lo cual los hace independientes
x
en la gran mayoria dl tiempo , al mismo tiempo ellos se delegan funciones a sus lideres
de apoyo, lo cual hace que las funciones dentro del area esten segregadas y claras en la
planta de produccion.

Las lineas de responsabilidad estan establecidas, y se evidencia en el proceso de

produccion , sin embargo las lineas de autoridad no son del todo claras , por que no se
define a nivel general y claro el cargo que ejecutan los operativos que se destacan por su
rendimiento y habilidad en el proceso de produccion . No existe un perfil laboral que
¿Están establecidas las líneas de autoridad y responsabilidad dentro
2 x defina al lider , por competencias , conocimientos y habilidades blandas en los
del área?
procesos del area de produccion. Se comenta que ellos conocen sus funciones , pero en
el momento de aplicarlas se dificulta y se confunde con las funciones del supervisor de
planta, generando controversia y mal entendidos en el area, lo que efectua una
duplicidad de funciones que entorpece las jerarquia orgnizacional de la empresa.

¿Conoce las responsabilidad del cargo y ubica su lugar dentro de la Las personas entrevistadas tiene claro la importancia de su cargo , el aporte que generan
3
organización?
MAC-001, MTH-005 x
para el funcionamiento y mejoramiento continuo de la empresa .

Por parte del personal Aux. operativo , se define que hay opiniones y sugerencias por
aportar pero lo hace dificil la disposicion del espacio y el tiempo para tenerlas en cuenta .
Por otra parte en el personal encargado del personal operativo define que las
¿Se realizan reuniones para conocer las sugerencias de los empleados
4 x sugerencias se hacen llegar a los lideres pero no se concretan ni se difunden , debido a
respecto a los procesos del área? ¿Cada cuánto se realizan?
la saturacion de trabajo . Esto no esta planteado en un cronograma o plan de trabajo ,
solo se evidencia , cuando se presentan problemas que requieren atencion urgente , por
lo general la jefatura de planta prefiere atender estas sugerencias personalizadas.

Se cuenta con el apoyo de las areas de inventario y control de calidad, en el caso de

¿El área tiene un plan de acción eficiente para prever la ausencia de emergencia en la falta de personal o exceso de la demanda sobre la oferta , y en
5 x
algún trabajador por enfermedad o calamidad? algunos casos se cuenta con un plan alternativo , de apoyo de personal externo , la
alternativa ejecutada es eficiente para el area de produccion.
 ¿En caso de que el equipo presente ruidos o daños o falta de mantenimiento Los inconvenientes presentados con los equipos de trabajo son informados
6
estos son informados?
FMT-009 x
verbalmente, oportunamente al personal de mantenimiento.

Se realiza control en ocaciones , cuando el personal no esta cumpliendo con la limpieza y

Se tiene establecidos controles de la higiene del personal operativo y las PAC-021, FRP-014, presentacion personal mediante un llamado de atencion verbal , pero no tiene
7
instalaciones
x
FAC-015 establecido como tal un control de la higiene personal e instalaciones , se apoya con los
controles del area control de calidad .

La falta de comunicación entre areas es el principal motivo sobre la afectaciones de las

¿Las decisiones tomadas por jefes de otras áreas afectan al área de decisiones en produccion , se es conciente que no existe una comunicación efectiva
8 x
producción? entre las areas que evite los contratiempos en el rendimiento de produccion y
contradiciones entre las areas .

A pesar de que no se tiene un perfil de lider establecido , el personal operativo tiene la

¿Se toma en cuenta el personal de producción para ascensos en esta oportunidad de ascender debido a las habilidades y destrezas que desarrolle en las
9 x
y diferentes áreas? diferentes etapas del proceso. Los ascensos se dan para lider de produccion y
Jabonero .

Debido a la dinamica de trabajo que se aplica en la planta de produccion , todo el

personal debe estar capacitado para cubrir cualquier relevo , ya que desde que inician
¿Los empleados se encuentran capacitados en los procesos para
10 x su proceso en la planta , rotan constantemente hasta dominar y conocer los procesos de
cubrir algún reemplazo o incapacidad?
enavasado , empaque , fajillado y codificado.Sin embargo No se evidencia en ninguno
registro de capacitaciones .

Como tal un cronograma no hay , debido a que se utilizan herramientas como la

plataforma de Siigo , que registra el consumo , por el cual se pronostica el consumo
11 ¿Existe algún cronograma de solicitud de materia prima? x promedio de acuerdo a los descargue de las ordenes de produccion , y se respalda con
las cuentas T , que logran generar una alerta para enviar las solicitudes de compra de
materia prima.

HACER
 Por parte del personal Aux operativo no se evidencia reconocimiento por el esfuerzo ,
logros adquiridos y mejora en su rendimiento , no hay un incentivo no financiero que
motive al operario a seguir mejorando. La jefatura de la planta de produccion no cuenta
¿Se da incentivos o estimulos a los empleados por el cumplimiento de con el recurso finaciero para motivar a sus empleados por este modo , tampoco cuenta
12 x
metas de producción? con la disposicion de tiempo para incentivar a supersonal con tiempo libre debido carga
laboral , por lo cual procura realizarlo individualente en los casos que se presentan ,
cuando analiza que un operario aprende a envazar , o mejora su rendimiento en las
etapas del proceso , se lo hace saber.

¿Existen tiempos muertos en los que no se aproveche la maquinaria u si , se evidencias tiempos muertos , en donde las maquinas quedan sin funcionamiento y
13 x
otras herramientas? la prodcccion se ve afectada.

¿Existe una buena comunicación con el área de almacen al momento si , la comunicación con el area de inventario es acertiva , para el cruce de informacion
14 x
de realizar seguimiento al inventario entregado? sobre el inventario entregado al finalizar cada mes.

Se reconoce la importancia con la calidad del producto , se trata de apoyar con su

compromiso de supervisar y velar por la calidad del producto , sin embargo algunas
15 ¿Conoce usted la importancia de su labor con la calidad del producto ? x
veces prima mas la entrega a tiempo , por falta de un stock de inventario y una plan
maestro de produccion.

VERIFICAR

Por que cree usted que los documentos (planillas y formatos ) , no se Se evidencia que el lider del grupo no ejerce la autoridad para lograr que su grupo
16 x
diligencias a tiempo , o simplemente no se diligencia ?. diligencie los formatos correspondientes a tiempo.

Todo el personal conoce y se regula bajos los tiempos de cada proceso , ya que este se
17 ¿Existe un control de tiempos para cada proceso? x
ve relacionado en los controles en proceso de cada etapa .

Que cree usted que puede estar fallando para al momento de control Falta de implementos para la realizacion de las actividades de aseo , y compromiso de
18 x
el desoden de la planta de produccion ? todo el personal y las areas involucradas.

Se evidencian malas contumbres laborales debido a la demanda de trabajo que se

¿por que cree usted que se evidencian inconvenientes , en la
19
identificacion de no conformes en produccion , (promocional) ?
realiza en la planta , comentarios como ( "eso pasa asi , por que es promocion " o " con
la tapa no se ve" son contumbres que se ha generado desde la jefatura , supervision y
lideres , al personal operativo . la duplicidad de funciones tambien genera inconvenientes
x
, por que personal al que no le corresponde la aprobacion y rechazo del producto , toma
papeles en el asunto debido a la necesidad de su area , generando confuncion en el
resto del personal . aun no existe en la totalidad de las etapas los patrones bajos los
cuales se establece si es no conforme o conforme el producto en proceso.

Se envidencia que areas como inyeccion interfieren directamente con el area de fajillado
20 Cree que otras areas interfieren en la calidad del producto ? x y envasado , ya que las espeficiones de tarros (molde viejo - molde nuevo ), Varia la
facilidad de fajillar y envazar.

Se evidencias cuellos de botella a nivel de proceso , el area de fajillado manual es una

etapa que genera retrasos en produccion y requiere de mas personal , actualmente
¿Existen cuellos de botella?
21 x existe una maquina fallijadora y codificadora , pero su dominio aun no es efectivo , ya
(Mencione algunos casos)
que presenta tiempos muertos por funcionalidad o mantenimiento . A nivel hombre , las
ausencias de personal afecta directamente el ritmo de produccion.

ACTUAR

No se utilizan las acciones preventivas y correcctivas , para garantizar un seguimiento y

¿Se Utilizan herramientas como las acciones preventivas y correctivas control al inconveniente , pero se previenen por medio de un control de registro de
22 x
para mantener una mejora continua en los procesos? observaciones, y reportes que generan supervisores y lideres . Se previene las posibles
fallas de acuerdo a las tendencias y experiencia que tiene el personal encargado.
 Se realizan reuniones , no con una frecuencia establecidad , pero se ejecutan para
¿Se se ejecutan acciones para mejorar continuamente el desarrollo de
23 x socializar y controlar los pendientes o mejoras que planea el equipo de trabajo , con
los procesos.?
respecto a metas de produccion , objetivos por definir etc.

FIRMA DE AUDITORES: Cristobal Morales FIRMA DE AUDITADOS:

 INFORME DE AUDITORIA INTERNA FAC-031

PROCESO: PRODUCCION
Cristobal Morales FECHA AUDITORIA
EQUIPO AUDITOR
11/22/2018
PERSONAS ENTREVISTADAS
Leonardo Gil
Yurany Quintero
Leiner Perez
Jhon Orozco
Ricardo Tarazona
Luis Ramos
RESUMEN DE LA AUDITORIA
ASPECTOS POSITIVOS
1. Actitud ; La disposicion para realizar el ejercicio de auditoria interna , es agradable y oportuno , lo cual permitio que se
ralizara el ejercicio de una manera amena que contribuyo a la identificacion de oportunidades de mejora y analisis autocritico .

2.Capacidad de mejora ; Se evidencia que existe un interes comun en el area de produccion , el equipo de trabajo (Jefe -
supervisor y lider ) tienen claro el concepto de mejora continua, se ejecutan planes funcionales.

3. Compromiso con su labor dentro de la empresa ; El grupo de trabajo de produccion demuestra un alto grado de
resposabilidad con el cumplimiento de su labor con respecto a entrega de los pedidos y ordenes de produccion.

4. Flexibilidad y adaptacion al trabajo ; la capacidad para buscar alternativas y ajustarse a las condiciones que exige la
demanda de la empresa . (metodos de trabajo)

OPORTUNIDADES DE MEJORA
1. Motivacion al personal operativo ; Establecer los parametros para determinar el empleado del mes , en conjunto con el
area de recurso humano, se comunican las novedades por las cuales se podran selecccionar el candidato a empleado del
mes , esto contaria con el voto de los mismo operarios de planta .
2. Fortalecimiento de la comunicacion y el trabajo en equipo entre areas ; Comunicar las metas productivas a los
grupos interesados para facilitar y hagilizar los procesos de produccion , facilitando los controles y despacho del producto
terminado , fortaleciendo el trabajo en equipo entre las areas de la empresa.

3.Balance de prioridades; La prioridad es cumplir con satifacer la demanda del mercado , sin dejar a un lado temas
relcionados con su actividad . Motivacion al personal - Orden y aseo y registro de planillas.
4. Formalizacion documetal ; Establecer las , competencias , habilidades y conocimientos que determinen los parametros ,
por los cuales se pueda seleccionar los lideres de produccion , formalizar el perfil y actualizar manual de funciones.

RESULTADO DEL SEGUIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS ANTERIORES.

RESUMEN DE NO CONFORMIDADES
SE REPORTARON NO CONFORMIDADES
ITEM HALLAZGO
2 Duplicidad de funciones que entorpece las jerarquia orgnizacional de la empresa.

13 No hay plan de contigencia para los tiempos muertos. (Factores externos)

 CONCEPTO SOBRE LA EFICACIA DEL PROCESO

Existen estrategias , experiencia , y conocimiento empirico e intelectual que garantiza la eficacia de los proceso de la planta
de produccion.
CONCLUSIONES GENERALES

Abrir mas espacios y hacer sentir la importancia del personal operativo en la actividad economica de la empresa , para
combatir la ausencia , alta rotacion del personal y baja motivacion que se evidencia en el ambiente de trabajo. Se evidencias
cambios positivos pero es una trabajo de cosntancia .

FIRMAS DEL EQUIPO AUDITOR

Cristobal Morales
RECIBIDO DE TOTAL CONFORMIDAD Y COMPRENSIÓN DEL INFORME EN SU TOTALIDAD
POR RESPONSABLE DEL PROCESO AUDITADO
FIRMA RESPONSABLE DEL PROCESO
FECHA: 11/22/2018