SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SENA

POLÍTICAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y EL MANEJO DE

ALMACENES

INSTRUCTIVO GUÍA TOMA VIRTUAL DE INVENTARIOS

30 DE ABRIL DE 2016

GIL-G-003 V. 01
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1. INTRODUCCIÓN

En conformidad con el compromiso institucional sobre el fomento e impulso del

sentido de responsabilidad y pertenencia en lo concerniente con la cultura del
cuidado de los bienes de propiedad y en custodia del SENA, en todos sus niveles y
ubicaciones en el territorio nacional y por medio del ejercicio y realización continua
de la Toma Física Nacional SENA en sus diferentes fases o líneas de acción. A
continuación se señalan las directrices, parámetros y lineamientos generales
definidos y estipulados para desarrollar la Toma Virtual de Inventarios de los bienes a
cargo de Cuentadantes (Usuarios), con el fin de establecer y evidenciar la
información acerca de su responsable, ubicación, descripción, cantidad y valor.

El presente documento ampliará y explicara los conceptos, generalidades y

lineamientos acerca del desarrollo y ejecución de la Toma Virtual de Inventarios
(TVI), a desarrollar en la totalidad de Direcciones Regionales y Centros de Formación
SENA.

2. OBJETIVO

Establecer las generalidades y paso a paso para desarrollar sistemática y

coordinadamente la Toma Física Virtual de Inventarios (TVI) de bienes al cuidado y
responsabilidad de Cuentadantes (Usuarios), en cada Dirección Regional y Centro
de Formación SENA; con el fin de establecer periódicamente la cantidad y el valor de
los mismos.

La verificación por medio de la Toma Virtual de Inventarios se realiza para la

totalidad de Cuentadantes (Usuarios) y de bienes al servicio activos en el Sistema de
Información Orions, por medio del aplicativo miinventario.sena.edu.co.

3. ALCANCE
El presente instructivo aplica para la realización de la Toma Virtual de Inventarios de
los bienes en Servicio, que se encuentran al cuidado y custodia de Cuentadantes
(Usuarios) de los diferentes Direcciones Regionales y Centros de Formación SENA.

4. RESPONSABLE

Dirección Administrativa y Financiera, Grupo de Almacenes e Inventarios o quién

haga sus veces en las Direcciones Regionales y Centros de Formación.

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5. DEFINICIONES

 Almacén: Espacio físico destinado para guardar y resguardar los bienes o

mercancías de un ente económico, social, etc., que tenga en su naturaleza el
manejo, suministro y control de bienes. Son una estructura vital para la
administración de inventarios en especial los bienes muebles o de
mercancías con características especiales. Ej. Almacén de abarrotes.

 Almacenista: Persona encargada de administrar y controlar los bienes de

propiedad y en custodia de la Entidad, que se encuentren incluidos en los
inventarios de las bodegas del almacén (es) del Dirección Regional y/o
Centro (s) de Formación que tenga a cargo.

 Aplicativo: En el caso de la Toma Virtual de Inventarios, se refiere a la

aplicación producto del desarrollo que se ha realizado al Sistema de
información Orions, que contiene actualmente dos módulos que soportan y
facilitan los procesos de los Almacenes SENA. El link de ingreso al aplicativo
es: http://miinventario.sena.edu.co.

 Cuenta de Responsabilidad: Acto Administrativo que corresponde a la

transacción realizada en el Sistema de Información de los Almacenes y que
es generada en ocasión a la perdida, robo o daño de bienes asignados a los
Cuentadantes(Usuarios) según sea el caso.

 Cuentadante - Usuario: Servidor Público (Funcionario o Contratista) que

tiene bajo su cargo y responsabilidad bienes de propiedad y custodia del
SENA y que le fueron asignados para el desarrollo de las funciones y
actividades propias de su objeto contractual.

 Cuentadante Individual: Cuentadante (Usuario) que tiene a su cargo bienes

al servicio que se encuentran activos en el sistema de información Orions.

 Cuentadante Múltiple: Cuentadante (Usuario) creado en el sistema de

información Orions, que está compuesto por dos o más Cuentadantes
individuales. Hacer parte de un cuentadante múltiple implica que los
Cuentadantes individuales asociados al mismo, tienen igual responsabilidad
en el cuidado y custodia del bien o bienes a cargo, por estar compartiendo su
uso para el cumplimiento de sus funciones contractuales.

 Faltantes de Inventario: Son todos aquellos bienes registrados en los

inventarios de la Entidad que se encuentran a cargo y al cuidado de los
Cuentadantes (Usuarios), que no fueron encontrados en el momento de la
verificación Virtual de la Toma Virtual de Inventarios.

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 Inventario Físico: Es la verificación periódica sobre la existencia de los

bienes de la Empresa o Entidad, por medio del conteo uno a uno y su
posterior comparación con los registros de Información Internos.

 Placa de Inventario: Identificación de los bienes SENA que contiene el

consecutivo asignado por el Sistema de Información Orions en el momento
del ingreso al almacén. Por medio de la placa de inventario se facilita la
ubicación y rastreo de los bienes y la trazabilidad de sus movimientos y
Cuentadantes a cargo en su línea de tiempo y vida útil en la Entidad.

 Plan de Trabajo: Desagregación ordenada de actividades correlacionadas

que permiten identificar el estado real y avance en el desarrollo de un proceso
especifico en una línea de tiempo determinada.

 Reintegro: Movimiento de bienes pertenecientes a los inventarios del SENA.

El reintegro consiste en el reporte de la entrega por parte del Cuentadante
(Usuario) del bien o bienes que tiene a cargo a los encargados de los
almacenes, para obtener la gestión y/o paz y salvo del área al respecto.

 Serial del Bien: Código alfanumérico asignado por el fabricante para

identificar un bien y diferenciarlo de bienes con sus mismas características y
especificaciones técnicas, de funcionamiento, etc.

 Sistema de Información Orions: Sistema de Información de uso y manejo

de los Almacenes del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, por medio del
cual se realiza el registro de las entradas, salidas y otros movimientos que los
almacenes realizan a la totalidad de áreas y dependencias de la Entidad. La
información contenida en Orions soporta el control de los inventarios desde el
nivel operativo y contable.

 Sobrantes de Inventario: Son todos aquellos bienes que se encuentran

físicamente al cuidado de los Cuentadantes (Usuarios), pero que no están
registrados a su cargo en el Sistema de Información de los Almacenes y
sobre los cuales posteriormente se deberán realizar las acciones que
correspondan para su legalización.

 Tercero: Código asignado por el Sistema de Información Orions a cada

Cuentadante individual o múltiple que lo activa y habilita para que le sean
cargados bines de propiedad y en custodia del SENA.

 Toma Física: Es una estadística física y conteo de los bienes existentes en

una organización o Entidad para identificarlos y confrontarlos contra la
existencia registrada el libros o en los sistemas de información destinados
para tales fines.

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 Toma Virtual de Inventarios: Verificación realizado por las personas que

tienen a cargo los bienes SENA, que le han sido asignados para el desarrollo
de sus funciones y objeto contractual. Se realiza por medios tecnológicos en
un ambiente virtual.

 Traspaso: Movimiento de bienes pertenecientes a los inventarios del SENA.

El traspaso consiste en el reporte de la entrega por parte de un Cuentadante
(Usuario) del bien o bienes que tiene a cargo a otro Cuentadante (Usuario),
con el fin de obtener la gestión por parte de los encargados del almacén al
respecto.

6. MARCO NORMATIVO

 La Constitución Política de Colombia en su Artículo 209.

 Ley 42 de 1993, sobre la organización del sistema de control fiscal financiero
y los organismos que lo ejercen.
 La Ley 734 de 2002 por la cual se expide el Código Disciplinario Único.
 Resolución 2286 de 2006 del SENA, Manual de Procedimientos en Caso de
Perdida y/o Deterioro de Bienes y Recursos de la Entidad.
 Resolución 1944 de 2009 del SENA, por la cual se suprime un Grupo de
trabajo y se crean dos Grupos permanentes en la Dirección Administrativa y
Financiera del SENA.
 Resolución 2668 de 2014, por la cual se ordena la reclasificación de bienes
Devolutivos a Bienes de Consumo de inventario del Servicio Nacional de
Aprendizaje-SENA

7. GENERALIDADES TOMA VIRTUAL DE INVENTARIOS (TVI)

Para la realización de la Toma Virtual de Inventarios, se deberá tener en cuenta:

a) La Toma Virtual de Inventarios (TVI), se realiza con el fin de verificar que las
existencias contenidas en el sistema de Información de los almacenes,
coincida con el inventario fisico que se encuentre a cargo de los
Cuentadantes(Usuarios) en una ubicación determinada, en las cantidades y
tiempos definidos para la Toma.

b) La Toma Virtual de Inventarios se desarrolla por medio del aplicativo

miinventario.sena.edu.co. Por parte de cada Cuentadante (Usuario) que tiene
a cargo bienes al Servicio. Dicha Toma se realiza de manera periódica de
acuerdo a las disposiciones y lineamientos de la Entidad.

c) Se debe comunicar a todos los involucrados sobre los pormenores del

proceso, las fechas en que se habilitará el módulo de Toma de Inventarios
para su realización y el paso a paso para ingresar y realizar a Toma. Para tal
efecto, se podrán utilizar correos electronicos, comunicaciones internas,

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videos, volantes, etc. En las comunicaciones se debera incluir las

generalidades del proceso, las fechas de la Toma, la fecha de corte de
información y la manera correcta de ingresar y realizar la verificacion de los
bienes en el eplicativo.

d) La metodología general para la Virtual de Inventarios (TVI), se expone en la

Guía para la Administración y Control de Bienes (GIL-G-003) que se
encuentra publicada en la página Compromiso.sena.edu.co.

e) Durante la Toma se deberá verificar y asegurar que los bienes de tipo

devolutivo se encuentren marcados e identificados claramente con la placa de
inventario, asignada por el Sistema de Información Orions al ingreso en el
almacén.

f) Cada Cuentadantes (Usuario) dará fe por medio de la Toma Virtual de

Inventarios sobre los bienes que tiene a cargo, su cantidad, descripción, valor
y si es el caso reportara las novedades a que haya lugar a los encargados del
almacén.

g) La Toma Virtual de Inventarios contiene los campos de verificación en que se

elegirá las opciones (SI) o (NO), refiriéndose a que los bienes estén o no a su
cuidado. Si por el contrario, se da el caso en que algún bien presente
novedades tales como pérdida, daño o robo, se deberá reportar dicha
novedad a los encargados del almacén, para continuar con el debido proceso.

El Cuentadante también deberá comunicar al almacén si requiere los plazos

establecidos para presentar o reponer el bien faltante al almacén. En todos
los casos, se deberá dejar registro de dichas novedades en el campo
destinado y habilitado para tal fin.

h) La Toma Virtual de Inventarios deberá ser guardada, validada y enviada por

cada Cuentadante. Las Tomas finalizadas alimentarán las estadísticas e
históricos en el aplicativo con los que posteriormente se podrán realizar los
análisis e informes del proceso.

i) Las novedades dejadas por los Cuentadantes durante la verificación de

bienes en la Toma, serán atendidas por los encargados de los almacenes por
medio del módulo Gestor de inventarios creado para dicho fin.

j) Se deberá realizar seguimiento a la realización de la Toma, para obtener

mejores resultados durante su ejecución, debido a que por lo general se
realiza en periodos de tiempo cortos.

k) Si posterior a que se finalice la Toma Virtual de Inventarios, se presenten

faltantes de inventario, se deberá surtir el debido proceso establecido en la
Guía para la Administración y control de Bienes (GIL-G-003). Si no se tuviere

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información, respuesta o reposición del bien por parte del Cuentadante

(Usuario), en las condiciones y plazos establecidos, se deberá proceder a la
apertura de la correspondiente Cuenta de Responsabilidad como documento
soporte sobre la gestión realizada sobre el bien faltante.

l) Al presentarse Sobrantes del proceso, estos deberán contar con su

respectiva justificación y/o las debidas transacciones generadas al respecto
en el sistema de Información ORIONS.

m) La atencion de las novedades por parte de los encargados de los alamcenes,

despues de finalizada la Toma, yambien tendran un tiempo de duracion
definidio de acuerdo a los lineamientos del proceso

n) Se deberán adelantar acciones de monitoreo y seguimiento sobre el

cumplimiento de las acciones que se adelanten y desarrollen por los
encargados del almacen, sobre las novedades reportadas durante la Toma.
De esta manera se asegura la actulización del Sistema de información Orions
y el mayor control de los inventarios de la Entidad.

o) Para todos los casos se elaborará un informe final detallado con las acciones
adelantadas desde el Grupo de Almacenes e Inventarios de Dirección
General para documentar el proceso y lo atendido y evidenciado por los
encargados del almacén. El reporte final de los resultados de la Toma Virtual
de Inventarios y los informes que se generen al respecto, serán archivados en
medio físico y/o magnético para revisiones o consultas posteriores.

Otras Consideraciones:

 Las Directrices para el manejo y control de los bienes serán emitidas por la
Dirección Administrativa y Financiera, y la operatividad y cumplimiento de los
mismos es responsabilidad de las Direcciones Regionales y los Centros de
Formación, de acuerdo con lo estipulado en el Decreto No. 249 de enero 28
de 2004.

 Todo servidor público que reciba bienes de propiedad del SENA, será
responsable por su buen uso, custodia y conservación, en la medida que los
mismos hacen parte de su cuenta personal y fueron entregados como
suministros para el apropiado desarrollo de sus funciones y objetos
contractuales. Las responsabilidades por la pérdida, daño, deterioro,
disminución o mal uso, se determinará mediante la investigación
administrativa o disciplinaria que se adelante conforme a la normatividad
vigente y cesará cuando se haga entrega formal de los bienes puestos a su
custodia, se efectúe la reposición o pago de los bienes por parte del
responsable en las condiciones y características de los faltantes o se
produzca fallo ejecutoriado de exoneración de responsabilidades
administrativas, disciplinarias, fiscales y/o penales. Sí hay lugar a

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investigaciones de carácter penal, estas le corresponden a la Fiscalía General

de la Nación, previa denuncia.

 La Dirección General, las Direcciones Regionales y los Centros de

Formación, tendrán un área administrativa o funcional, encargada de registrar
los ingresos de bienes y los movimientos de los mismos en el sistema de
información con el objetivo de suministrar información real y confiable.

 El inventario es la relación ordenada, completa y detallada de toda clase de

bienes que integran el patrimonio de la Entidad. Debe corresponder con los
valores históricos registrados en los estados financieros y comprende los
bienes tangibles (muebles e inmuebles) e intangibles, adquiridos, producidos,
y recibidos de terceros mediante convenio, contrato de comodato o donación.

 Los Empleados Públicos,

Trabajadores Oficiales y los
Contratistas del Servicio
Nacional de Aprendizaje -
SENA, que tengan, manejen,
usen, administren, custodien o
transporten bienes de
propiedad de la Entidad, serán
responsables de la pérdida o
daño que dichos bienes sufran
cuando este no provenga del
deterioro natural, de su uso
legítimo o de otra causa
justificada. En consecuencia,
responderán por el valor de los
bienes en caso de pérdida,
cuando se deduzca
responsabilidad en ella, uso
impropio o manejo no
autorizado. Así mismo,
responderán de todo daño o
deterioro ocasionado por el
descuido en la conservación o
uso de las propiedades que
estuvieren bajo su
responsabilidad, sin perjuicio
de la obligación de repararlos o reponerlos.

 A todo Servidor Público (Empleado Público, Trabajador Oficial o Contratista),

al que se le sea asignado un bien para su uso, administración y custodia en
el cumplimiento de sus funciones podrá exigírsele la rendición de cuentas del
mismo en cumplimiento de la resolución 1195 de 2006.

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 La administración, manejo, custodia y responsabilidad de los inventarios de

máquinas y herramientas, equipos de laboratorio, aulas de informática y
talleres de los Centros de Formación, será compartida y solidaria por grupos
de cuentadantes, en cumplimiento de la Resolución No. 1195 de 2006, que
reglamenta el manejo de los inventarios de estos ambientes de formación.

 La administración de los bienes del Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA,

se debe regir por la normatividad específica incorporada al ordenamiento
jurídico colombiano, y las directrices impartidas por medio del Sistema de
Gestión de Calidad de la Entidad.

 El personal encargado de los Almacenes e inventarios o el funcionario

encargado del área, serán responsables de la recepción, organización,
registro, almacenamiento, custodia, manejo, conservación y suministro de los
bienes propios o administrados por la Entidad. Igualmente será responsable
de planear, coordinar y ejecutar con todos los centros de costo, los
inventarios físicos selectivos de autocontrol, gestionar los procesos de bajas
de los bienes inservibles o no utilizables por la Entidad y rendir
oportunamente las cuentas e informes requeridos por la Dirección
Administrativa y los organismos de control y vigilancia.

 El manejo y control de los bienes se realizara utilizando el sistema de

información suministrado por la Entidad para tal fin. Este deberá ser operado
únicamente por los Funcionarios Públicos, Trabajadores Oficiales y/o
Contratistas con funciones de Almacenista en la Dirección General, Dirección
Regional o Centro de Formación.

 Serán objeto de manejo y control administrativo los bienes muebles tangibles

e intangibles adquiridos, producidos, arrendados o recibidos de terceros
mediante convenio o comodato, con la intención de ser usados,
transformados, comercializados, consumidos en actividades de producción de
bienes o prestación de servicios o suministrados en forma gratuita a la
comunidad, en desarrollo del cumplimiento de la misión del SENA; los cuales
requieren un manejo transparente y un control permanente, ya que
constituyen un componente básico del patrimonio, que periódicamente es
sujeto de evaluación por parte de los entes de control.

 El enfoque de control debe estar orientado a garantizar la correcta

valorización de los bienes, la equivalencia de la información contable con el
inventario físico, la asignación de responsabilidades de custodia,
conservación, codificación sistematizada y controlada en forma permanente.

 Anualmente o cuando lo determinen las Directivas de la Entidad, se planeará,

coordinará y adelantará el proceso de verificación de inventarios y valoración
de bienes. Se adelantarán avalúos internos elaborados con normas y criterios
de reconocido valor técnico, que permitan determinar el aumento neto del
valor o el deterioro natural de su utilización. Esto con excepción de los

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semovientes y plantaciones, que se desarrollará trimestralmente, con el

objeto de aplicar el concepto de revalorización o tramitar la baja de aquellos
inservibles o perecederos.

 El Grupo de Almacenes e inventarios o quien haga sus veces en los

Direcciones Regionales o Centros de Formación del SENA a nivel nacional,
será responsable de marcar con las placas que contienen código de barras
todos los bienes muebles de tipo devolutivo, con las herramientas
suministradas por la Entidad. La placa de inventario deberá colocarse en un
lugar apropiado y que no obstruya el funcionamiento o la utilización del bien.

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ANEXO 1
INSTRUCTIVO GUÍA DEL USUARIO TOMA VIRTUAL DE INVENTARIOS
SENA 2016

Para la realización de la Toma Virtual de Inventarios para la vigencia 2016, favor

tener en cuenta lo siguiente:

 Para garantizar una óptima visualización de los contenidos del sitio web, se
recomienda utilizar el navegador Google Chrome.

 El ingreso a la Toma Virtual de Inventarios se deberá realizar bajo el dominio

de red Sena a través del link http://miinventario.sena.edu.co.

 Tener presente durante la Toma Virtual de inventarios que la confiabilidad y

veracidad de la información registrada es únicamente de responsabilidad del
Cuentadante (Usuario).

 Se solicita comedidamente leer detenidamente cada texto que se enuncia en

las ventanas que aparecen durante la realización de la Toma. La información
allí contenida se soporta en la normatividad y regulaciones vigentes a nivel
gubernamental e interno de la Entidad al respecto.

 La Toma Virtual de Inventarios, se dirige a la totalidad de Cuentadantes con

bienes activos en el Sistema de información Orions.

 El sistema clasifica y diferencia a los Cuentadantes (Usuarios), en

Cuentadante Individual y Cuentadante Múltiple, dicha clasificación y
desagregación de bienes se observara y verificara aparte en la Toma. Es
decir, cada Cuentadante verificará los bienes a cargo tanto como
Cuentadante Individual o como Cuentadante Múltiple según el inventario que
tenga a su cargo para la fecha de corte.

 El corte de información para la Toma Virtual de Inventarios, se efectuara el

día 31 de Mayo de 2016.

 Para los Cuentadantes con más de 100 bienes a cargo, se creó la opción de
verificación de sus inventarios por medio de un archivo en formato Excel, que
facilitara la Toma en caso de tener dificultad para realizarla en la pantalla
principal. Dicho archivo aparecerá adjunto a los datos principales del
Cuentadante (Usuario).

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Según el número de bienes que se tenga a cargo y las consultas que al respecto de
los inventarios se requiera realizar, favor tener en cuenta los siguientes paso a paso:

1. CUENTADANTE (USUARIO) CON MENOS DE 100 BIENES A CARGO

Para la realización de la Toma Virtual de Inventarios por parte de los Cuentadantes

(Usuarios) con menos de 100 bienes, tener en cuenta lo siguiente:

PASO 1 - INGRESO AL APLICATIVO:

Al ingresar al aplicativo, se visualizan dos opciones: Consulta Inventario y Realizar

Toma virtual. Seleccionar la opción “Realizar Toma Virtual”.

Posteriormente, con el fin de validar su identidad, el sistema solicitara su cuenta de

correo y contraseña (son las utilizadas para ingresar al correo institucional SENA).
Seleccionar: “Confirmar”

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INSTRUCTIVO - GUÍA TOMA VIRTUAL DE INVENTARIOS SENA 2016

NOTA: Referente a la validación de correo y contraseña, se debe mencionar que si

por alguna razón no se utiliza el correo institucional SENA, el aplicativo permite hacer
uso de otra cuenta de correo, incluidas cuentas personales. Dado este caso,
seleccionar “Ingresar con una cuenta personal”.

El sistema solicitará la información de usuario y contraseña de la cuenta de correo

digitada. Al realizar la validación de los datos, estos se actualizarán en el sistema y
automáticamente se habilitará la Toma Virtual de inventarios vinculada a la cuenta de
correo relacionada. A continuación luego de actualizar la información solicitada por el
sistema y digitar el código de validación, seleccionar: “Validar”.

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INSTRUCTIVO - GUÍA TOMA VIRTUAL DE INVENTARIOS SENA 2016

Aparecerá una ventana en que se enuncia la responsabilidad administrativa y fiscal

que como Cuentadante (Usuario) se tiene sobre los bienes a cargo y sobre el inicio
de la Toma Virtual de Inventarios (Favor leer detenidamente el texto). Seguidamente,
seleccionar “Aceptar”.

PASO 2 – REALIZACIÓN TOMA VIRTUAL DE INVENTARIOS: A continuación se

visualiza la pantalla que contiene toda la información referente a los datos del
Cuentadante (Usuario), la relación de bienes a cargo y los campos habilitados para la
verificación:

 Documento: Número de la Cédula del Usuario.

 Cuentadante: Nombre del Usuario.
 Fecha: de realización de la Toma Física Virtual.
 Tercero: Código asignado en el aplicativo para cada Cuentadante.
 Total de Inventarios: Valor del inventario total de Bienes a cargo.
 Total Elementos: La cantidad de bienes a cargo.
 Especificaciones técnicas, descripción y ubicación de los bienes a
cargo (Placa de inventario, Regional, Descripción, Serial, Marca,
Fecha de Adquisición y Valor de Ingreso).
 Campos habilitados para la verificación de bienes (Con opciones de
selección Si y No).
 Campo para relacionar el estado de uso y de conservación de los
bienes(Con opciones de selección Bueno, Regular, Malo)

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INSTRUCTIVO - GUÍA TOMA VIRTUAL DE INVENTARIOS SENA 2016

Al haber revisado los datos, proceder a realizar la verificación de los bienes en los
campos habilitados para tal fin, que contienen las opciones de selección “Si” y “No”.
Seleccionar para cada bien la opción correspondiente:

Marcar “Si” sí el bien efectivamente se encuentra en posesión del Cuentadante al

momento de realizar la Toma y “NO” en el caso contrario.

Cuando ya se ha realizado la verificación del total de los bienes, continuar con la

selección del Estado del bien (Es el estado físico en que se encuentran los bienes en
el momento de la Toma – NO ES CONCEPTO TÉCNICO – y se refiere a que los
bienes no se encuentren dañados, rotos, deteriorados, incompletos, etc).

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INSTRUCTIVO - GUÍA TOMA VIRTUAL DE INVENTARIOS SENA 2016

En este campo las opciones de selección son: Bueno, Regular o Malo. Seleccionar
para cada bien el estado que corresponda:

NOTA: En los casos en que la opción de selección para el campo verificación sea
“No”, automáticamente se inhabilitaran todas las opciones de selección para el
campo “Estado del Bien”.

En el campo “Añadir información” se podrá dejar el registro breve y claro por la

cual No se verifica el bien, también se podrá dejar registro sobre si se tienen
sobrantes de inventario al momento de la verificación (bienes que se encuentran
físicamente en su poder, pero que no están registrados dentro de su inventario),
entre otros. Las novedades allí relacionadas serán atendidas por los encargados del
almacén.

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INSTRUCTIVO - GUÍA TOMA VIRTUAL DE INVENTARIOS SENA 2016

Nota: Los movimientos de bienes (traspasos y reintegros), no son tenidos en cuenta

en la Toma Virtual de Inventarios como novedades. Estos se relacionan y tramitan
independientemente por el módulo de “Consulta” del aplicativo
miinventario.sena.edu.co.

PASO 3 - Al finalizar la verificación de todos los bienes, seleccionar: “Guardar y

Validar datos”

Después de haber guardado la Toma y seleccionado la opción validar datos, la

pantalla mostrara el campo de validación de cada registro verificado:

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INSTRUCTIVO - GUÍA TOMA VIRTUAL DE INVENTARIOS SENA 2016

NOTA: Si algún bien no fue verificado con las opciones Si o No, automáticamente el
sistema arroja una alerta al respecto que no dejara de aparecer hasta que se
seleccione la opción que corresponda.

PASO 4 – Luego de la validación de la totalidad de los bienes, seleccionar la opción

“Enviar”.

Seguidamente aparece una ventana en la cual se enuncia que se ha finalizado la

Toma (Favor leer detenidamente el texto). Posteriormente seleccionar la opción:
“Aceptar”.

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INSTRUCTIVO - GUÍA TOMA VIRTUAL DE INVENTARIOS SENA 2016

2. CUENTADANTE (USUARIO) CON MAS DE 100 BIENES A CARGO

Para los Cuentadantes (Usuarios) que tienen más de 100 bienes a cargo se habilitó
la opción de descargar la relación de sus inventarios, de tal manera que se facilite la
verificación de los mismos y se agilice el proceso.

PASO 1. Después del ingreso al aplicativo y decidir realizar la Toma con el archivo
adjunto, descargar el archivo en formato Excel que aparece en la ventana principal
de verificación de bienes “Descargar listado de Inventarios”.

El formato en Excel contiene los mismos campos informativos y de verificación que

se encuentran en la Toma por aplicativo.

NOTA: Los archivos de Excel NO deberán ser modificados en

ninguno de los campos informativos de la Toma: Placa de inventario,
Regional, Descripciones del Bien, Serial, Fecha de Adquisición y Valor
Ingreso. El cuentadante solo relacionará información en los campos
de verificación.
En este punto se recuerda que la confiabilidad y veracidad de la
información registrada es únicamente de la responsabilidad del
Cuentadante (Usuario).

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INSTRUCTIVO - GUÍA TOMA VIRTUAL DE INVENTARIOS SENA 2016

PASO 2. VERIFICACIÓN DE BIENES

Campos a diligenciar en archivo formato Excel:

a) Verificado: Se digita la opción que corresponda así: “Si” sí el bien

efectivamente se encuentra en posesión del Cuentadante al momento de
realizar la Toma y “No” en el caso contrario.

b) Estado del bien: Es el estado físico en que se encuentran los bienes en el

momento de la Toma – NO ES CONCEPTO TÉCNICO – se refiere a que los
bienes no se encuentren dañados, rotos, deteriorados, incompletos, etc.). Las
opciones de selección son: Bueno, Regular o Malo.

c) Observación: En este espacio registre de manera breve y clara el motivo por

el cual el bien se reporta como “No” verificado. Adicionalmente, en este
campo se podrán dejar registro sobre si se tienen sobrantes de inventario al
momento de la verificación (bienes que se encuentran físicamente en su
poder, pero que no están registrados dentro de su inventario), entre otros.

Las novedades allí relacionadas serán atendidas por los encargados del
almacén.

d) Ubicación Física del Bien: Digite el nombre del lugar donde se encuentra
físicamente el bien en el momento de la verificación.

PASO 3. ENVÍO TOMA VIRTUAL DE INVENTARIOS: El archivo diligenciado

completamente en todos sus campos se remitirá a la dirección de correo
tomafisicavirtual@sena.edu.co.

PASO 4. FINALIZACION TOMA: Después de la recepción de los archivos, se

gestionará la revisión y finalización de estas Tomas por parte del Grupo de
Almacenes e Inventarios y el soporte técnico del Área de Sistemas.

Nota: Si el archivo presenta alguna inconsistencia al momento de la revisión, el

Cuentadante será contactado por los encargados para realizar las aclaraciones y
correcciones a que haya lugar.

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INSTRUCTIVO - GUÍA TOMA VIRTUAL DE INVENTARIOS SENA 2016

3. MODULO CONSULTA DE INVENTARIOS

Si antes, durante y después de la Toma de Inventarios se requiere realizar la

consulta de los bienes a cargo, se selecciona en la pantalla de ingreso del aplicativo
la opción “Consulta Inventario”.

La consulta de bienes se podrá realizar por número de documento, por placa de

inventario o por el serial del bien a consultar.

3.1. Consulta por Documento: Realizar consulta digitando el número de

documento del Cuentadante (Usuario). Seleccionar “Consultar”.

En la ventana que aparece se enuncia que se listaran los bienes asociados al

documento digitado. Seleccionar “Continuar”.

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INSTRUCTIVO - GUÍA TOMA VIRTUAL DE INVENTARIOS SENA 2016

Seguidamente se listaran los bienes a cargo para la consulta, donde se visualizará

toda la información referente a los mismos.
Si el Cuentadante (Usuario) requiere en algún momento realizar movimientos de
bienes tales como Traspasos y/o Reintegros. Se seleccionara el bien o bienes sobre
el que se realizara la solicitud y el tipo de movimiento que se requiere gestionar.

A continuación se habilita y visualiza el formato correspondiente al movimiento de

bienes (Última versión del Formato GIL-F-015 Formato Movimiento de Bienes), que
se encuentra publicado en la página compromiso.sena.edu.co.

Se diligenciará el formato según la solicitud de movimiento que se requiere realizar.

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INSTRUCTIVO - GUÍA TOMA VIRTUAL DE INVENTARIOS SENA 2016

Después de diligenciar el formato seleccionar: “Validar y Finalizar”.

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INSTRUCTIVO - GUÍA TOMA VIRTUAL DE INVENTARIOS SENA 2016

Posteriormente, los encargados del Almacén realizarán la gestión correspondiente

tanto en el Sistema de Información Orions como en los bienes físicos. Dicha gestión
consistirá en la generación de la transacción en el sistema, la recolección de firmas,
la ratificación de la transacción y el movimiento físico de bienes.

3.2. Consulta por Placa: Realizar consulta digitando el número de la placa

del bien y seleccionar “Consultar”.

Digitar el número de placa y seleccionar “Buscar”. A continuación se

visualizara la información del bien relacionado.

Nota: En esta ventana también se podrá realizar la consulta por el serial del bien.

Grupo de Almacenes e Inventarios

Dirección General.

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