Está en la página 1de 35

GESTIÓN DE PROYECTOS

CASO DE ESTUDIO: PROYECTO EDUCATIVO EN HAITÍ

1. Antecedentes

1.1. El 12 de enero de 2010, un terremoto de una magnitud de 7,3 grados sacudió Haití:

murieron aproximadamente 222.750 personas, 1,2 millones quedaron sin hogar y

500.000 fueron desplazadas. En los departamentos más dañados, gran parte de la

infraestructura quedó destruida, lo cual produjo un intenso éxodo a Puerto Príncipe y

ejerció gran presión sobre una red de servicios sociales que ya se encontraba

debilitada.

~Página
GESTIÓN DE PROYECTOS
DE DESARROLLO

1.2. Incluso antes del terremoto, Haití empezaba a recuperarse de una serie de huracanes

y otros impactos externos que afectaron al país en 2008 y pusieron a prueba a un

sector educativo de recursos escasos y bajo rendimiento, caracterizado por un acceso

limitado y calidad deficiente, y un Ministerio de Educación y Capacitación Profesional

(MENFP, por sus siglas en Francés) institucionalmente débil e incapaz de regular y

supervisar el sector.

1.3. El terremoto también exacerbó los desafíos que planteaban las circunstancias

descritas líneas arriba. Aproximadamente el 50 por ciento de las escuelas fueron

destruidas, y se calcula que los daños y la destrucción del sector educativo asciende a

US$ 478,9 millones.

1.4. En agosto de 2010, un programa para reorganizar el sector educativo sentó las bases

para lograr un sistema educativo para todos los niños, bien administrado, sin

matrículas escolares, financiado públicamente y dedicado a brindar servicios

educativos de calidad, además de un conjunto de servicios sociales, durante un

periodo de cinco años. El costo aproximado es de US$ 4,3 mil millones. Se prevé que

un nuevo modelo escolar consolide las etapas preescolar, primaria e intermedia (de

12 a 92 grado) en una sola escuela, en vez de tener tres (preescolar, escuela primaria

[de 12 a 62 grado] y escuela intermedia [de 79 a 92 grado]).

2. El plan educativo del gobierno

2.1. Este proyecto de US$ 30 millones es el primer paso para responder a las necesidades

de corto plazo para la reconfiguración del sistema educativo y sienta las bases para el

apoyo a largo plazo a la reforma educativa en Haití.

2.2. El proyecto comenzó el 3 de enero de 2011 y se planificó una duración de dos años.

2.3. La meta final de este proyecto es mejorar el suministro y la calidad de los servicios

educativos en el nivel preescolar y primario en 30 escuelas.

2.4. Los objetivos de este proyecto son: (i) suministrar infraestructura de calidad, (ii)

mejorar la calidad de toda la educación y abastecer útiles escolares, y (iii)

implementar una campaña efectiva de apoyo y aceptación del proyecto.

Página
PMLIR
GESTIÓN DE PROYECTOS

2.5. Los costos del proyecto son los siguientes:

Tabla de costos (en US$)

Categorías Financiamiento %
1. Provisión de infraestructura de calidad 23.750.000 79%

1.1. 30 escuelas construidas 18.450.000 62%

1.2. 30 escuelas equipadas 4.850.000 16%

1.3. 30 escuelas con contrato de mantenimiento 450.000 1%

2. Mejora de la calidad de la educación 2.750.000 9%

2.1. 300 profesores capacitados 1.000.000 3%

2.2. 9.000 paquetes escolares producidos y entregados 1.750.000 6%

3. Apoyo y aceptación del proyecto 1.500.000 5%

3.1. Campaña de comunicación diseñada 450.000 1%

3.2. Campaña de comunicación difundida 1.050.000 4%

4. Gestión exitosa del proyecto 2.000.000 7%


4.1. Proyecto completado 1.380.000 5%

4.2. Evaluaciones completadas 310.000 1%

4.3. Auditorías internas y externas completadas 310.000 1%

Total 30.000.000 100%


11~ P á g i n a
pmqR
GESTIÓN DE PROYECTOS
DE DESARROLLO

3. Marco lógico

Resumen narrativo Indicadores Medios de verificación Supuestos

Meta final (impacto) • Registros de estudiantes


• Mejorar el suministro y la calidad de • 80% de los estudiantes pasa las pruebas finales con • Notas de graduación
los servicios educativos en el nivel una nota de 70 puntos sobre 100 comparadas con otros años
preescolar y primario de las escuelas
Hay una revisión permanente
Objetivo 1 • Informes semestrales de
• 30 nuevas escuelas en operación que cumplen con los de las políticas que hay que
consultores de supervisión
Provisión de infraestructura de educación implementar para mejorar la
códigos de construcción y directrices de diseño y de las unidades de control
de calidad calidad de la educación básica

Los equipos y mobiliario son


Resultados
asignados a las aulas
• 30 escuelas construidas • 30 escuelas construidas, equipadas y con contratos de • Informe del asesor o correspondientes y se dan las
• 30 escuelas con equipamiento instalado mantenimiento ingeniero externo recomendaciones para el uso
• 30 escuelas con contratos de adecuado por parte de los
mantenimiento docentes y alumnos

Hay coherencia entre los


Objetivo 2 • 300 maestros capacitados imparten nuevos • Informes semestrales de
diferentes contenidos
conocimientos en el salón de clases con nuevo consultores de supervisión
Mejora de la calidad de la educación en curriculares de la educación
y de las unidades de control
las 30 escuelas material educativo básica

• 90% de los docentes asiste, participa activamente en


Resultados los talleres • Guías de observación de
• 80% de los docentes aprueba con suficiencia los medición del desempeño
• 300 maestros capacitados Los docentes participan
exámenes de evaluación docente docente en aula
• Paquetes escolares para maestros, activamente en la asistencia
• 90% de los docentes aplica los paquetes escolares • Estadística educativa e
producidos y entregados técnica
adecuadamente en su desempeño pedagógico informes de especialistas y
• Paquetes escolares para estudiantes,
• 100% de los estudiantes registrados recibe y usa los docentes
producidos y entregados
paquetes escolares
GESTIÓN DE PROYECTOS
DE DESARROLLO

Objetivo 3 • Aceptación positiva del proyecto • Encuestas a la población Hay coherencia entre los
• La población meta entiende los objetivos del proyecto meta diferentes contenidos de
• Implementación de una campaña
efectiva de apoyo y aceptación del comunicación
proyecto
Resultados • 80% de la población meta ha escuchado los mensajes • Encuestas a personas que Las personas de la población
en las diferentes radios tienen y usan radio meta tiene tiempo para
• 5000 minutos de spots en 15
• 40% de la población ha visto los spots en los canales • Encuestas a personas que escuchar los spots de
radioemisoras
de televisión tienen y usan televisor comunicación
• 200 spots de televisión en cuatro
canales

Matriz de resultados

Meta del proyecto Mejorar el suministro y la calidad de los servicios educativos en el nivel preescolar y primario de las escuelas

Componente Base S1 S2 S3 S4 Meta

Objetivo 1: Provisión de infraestructura de calidad

Resultados

30 escuelas construidas 0 5 15 10 0 30

30 escuelas equipadas 0 5 5 10 10 30

30 escuelas con contratos de mantenimiento 0 5 5 10 10 30

Objetivo 2: Mejora de la calidad de la educación

Resultados

300 maestros capacitados 0 50 50 100 100 300

300 paquetes escolares para maestros, producidos y entregados 0 50 50 100 100 300

9000 paquetes escolares para estudiantes, producidos y entregados 0 1000 2000 3000 3000 9000

Objetivo 3: Implementación de una campaña de apoyo

Resultados

pmqR
GESTIÓN DE PROYECTOS
DE DESARROLLO

200 spots de televisión en cuatro canales 0 50 50 50 50 200

5000 minutos de spots en 15 radioemisoras 0 1000 1000 1000 2000 5000


GESTIÓN DE PROYECTOS

1 Gestión del proyecto

1.1 Junta directiva del proyecto. El directorio de supervisión del proyecto está compuesto por el

director técnico del Ministerio de Economía y Finanzas (MEF), quien desempeña la función

de presidente del directorio, un director comisionado del Ministerio de Educación (ME), un

director comisionado del Ministerio de Obras Públicas (MOP), un delegado del Fondo de

Asistencia Económica y Social (FAES), un representante de la Asociación de Maestros

Acreditados y un delegado de la sociedad civil en representación de los padres y alumnos.

1.2 El gerente del proyecto fue elegido antes del comienzo del proyecto e iniciará su trabajo el día

10 de enero de 2011.

1.3 Ejecución del proyecto. El Ministerio de Economía y Finanzas (MEF) ejecutará el programa

a través de FAES.

1.4 En el futuro, la unidad ejecutora estará compuesta por el gerente del proyecto, bajo la

supervisión del director técnico del MEF, con tres especialistas que administrarán, cada uno,

los componentes del 1 al 3. El personal adicional incluirá un especialista financiero-contable,

un especialista en adquisiciones, un especialista responsable del control y la evaluación y un

técnico en informática.

1.5 Debido al proceso de contratación y estructuración interna, se presume que la unidad no

estará operativa durante los primeros dos meses del inicio de proyecto.

IMMÁVIV.Págin
a
PMLIR
GESTIÓN DE PROYECTOS
P,ROLLO

LECTURA ADICIONAL

Cronograma e hitos del proyecto

1 Objetivo 1: Provisión de infraestructura de calidad

1.1 Construcción. Se infiere que los contratistas seleccionados pueden construir las 30

escuelas dentro del cronograma planificado.

• La construcción se concederá a través de una licitación internacional, un proceso que,

se anticipa, necesitará dos meses hasta la firma del contrato.

• Al igual que en la mayoría de los procesos de adquisiciones, en este caso, el sector de

mitigación de riesgos sugirió prever un mes de tiempo muerto entre la firma del

contrato y el inicio de su ejecución.

• Se estima que los servicios de supervisión de la construcción y la revisión estructural

tomarán tres meses hasta la firma del contrato.

1.2 EQuipo y trabajo externo. El diseño de los jardines y la instalación de los equipos en las

áreas de juegos infantiles deben realizarse una vez finalizada la construcción de las

escuelas. La duración de cada tarea es de 50 días.

1.3 Equipo escolar. Una vez que la construcción haya finalizado, las escuelas se equiparán con

mobiliario, computadoras, cocina y biblioteca.

• Se prevé que la fabricación de todo el equipo necesitará 100 días desde la firma del

contrato y que todos los equipos serán de origen extranjero.

• El contrato de mantenimiento deberá empezar una vez que se hayan adquirido e

instalado los equipos.

1.4 Mantenimiento escolar. Todos los directores de escuela recibirán capacitación en

mantenimiento (una semana de duración) antes de la apertura de las escuelas; para ello,

utilizarán el manual y las instalaciones disponibles de FAES.

pmqR
GESTIÓN DE PROYECTOS

2 Objetivo 2. Mejora de la calidad de la educación

2.1 Paquetes escolares. Se propone utilizar el Programa Nacional de Alimentación Escolar para

el empaque y distribución de los paquetes escolares. El precio de la distribución ya está

incluido en los costos de los paquetes escolares. FAES ya cuenta con un acuerdo

contractual con el Programa Nacional de Cantinas Escolares (PNCS).

2.2 El diseño y desarrollo de todos los materiales para los paquetes de los estudiantes y los

maestros se realizará en secuencia para lograr un mejor control de calidad. Se contratará

una imprenta extranjera para que imprima todo el material.

2.3 Se asume que la impresión de cada elemento tomará un máximo de 50 días desde la firma

del contrato.

2.4 Desarrollo profesional. Se brindará capacitación a los 300 profesores de las 30 nuevas

escuelas. Se asume que la capacitación durará 100 días y se llevará a cabo durante las 4

semanas previas al inicio del año escolar.

3 Objetivo 3. Apoyo y aceptación del proyecto

3.1 El objetivo se concentra en desarrollar una campaña de comunicación para lograr el apoyo

y aceptación del proyecto. La campaña empezará en agosto de 2011 y durará hasta

febrero de 2013. Ya se ha firmado un memorándum de entendimiento (MoU, por sus

siglas en inglés) con el MENFP.

3.2 La campaña será difundida usando los medios más populares de comunicación del país, el

objetivo es conseguir el apoyo y aceptación del proyecto y demostrar que, poco a poco, las

actividades escolares volverán a la normalidad.

4 Objetivo 4. Gestión del proyecto

4.1 Eiecución del proyecto. Recordatorio: después de que empiece el proyecto oficial, se

necesitarán 2 meses para que se constituya la unidad de ejecución.

4.2 Evaluación intermedia y final. Se necesitará aproximadamente un mes para cada una; el

proceso de adquisición hasta la firma del contrato necesita 2 meses.

4.3 Auditorías anuales del proyecto. FAES tendrá la responsabilidad de contratar a un auditor

externo que cumpla con los requisitos del financiador para realizar dos auditorías anuales

que se presentarán dentro de los 60 días posteriores al final de cada año calendario.

Página
PMEIR
GESTIÓN DE PROYECTOS
rnnl

Costos del proyecto

1 Objetivo 1: Provisión de infraestructura de calidad (US$ 23,75 millones)

1.1 Construcción. La construcción de las escuelas representa un costo de US$ 15.000.000. Los

pagos se realizarán bajo las mismas condiciones al inicio y al final de la celebración del

contrato. Se considera contratar una empresa de arquitectura, una de construcción y otra

de supervisión.

1.2 El proyecto contabilizará el avance de las obras en porcentajes para calcular tanto los

pagos al contratista como el valor ganado.

1.3 Equipo y trabaio externo. El diseño y construcción de jardines costará US$ 900.000 para las

30 escuelas, y el equipo para el área de juegos infantiles costará otros US$ 900.000 para

las mismas30 escuelas.

1.4 Equipo y muebles. Monto total US$ 4,85 millones. A continuación se muestran los costos

estimados:

Mobiliario escolar US$ 30.000 por escuela

Equipo eléctrico US$ 20.000 por escuela

Mobiliario para la biblioteca US$ 20.000 por escuela

Computadoras US$ 30.000 por escuela

1.5 Mantenimiento escolar. El mantenimiento por escuela está estimado en US$ 15.000 por

año.

2 Objetivo 2. Mejora de la calidad de la educación (US$ 2,75 millones)

2.1 Paquetes escolares para niños. El diseño, desarrollo e impresión de los paquetes escolares

para niños se estima en US$ 66,67 cada uno. Los paquetes también incluirán los útiles

escolares.

Página
PMLI
GESTIÓN DE PROYECTOS

2.2 Paquetes escolares para profesores. El diseño, desarrollo e impresión de los paquetes

escolares para los profesores se estima en US$ 36,36 cada uno. Los paquetes también

incluirán material de enseñanza.

2.3 Desarrollo profesional. Se estima que se necesitarán 5 meses para la capacitación, la cual

se llevará a cabo 4 semanas antes de la aprobación escolar. Los costos para el desarrollo

profesional de 300 profesores para las 30 escuelas son de US$ 600.000,

3 Objetivo 3. Apoyo y aceptación del proyecto (US$ 1,5 millones)

3.1 Este elemento utilizará US$ 1.500.000 para poner en práctica la estrategia de

comunicación. El objetivo se realizará en dos fases: una para el diseño de la estrategia de

comunicación, que incluye el material, y la segunda para el pago a los diferentes medios de

comunicación.

3.2 La campaña de comunicación usará los medios de comunicación disponibles en el país, que

incluyen televisión, radio y prensa escrita. Se estima que los costos serán de

US$ 1.050.000.

4 Objetivo 4. Gestión exitosa del proyecto (US$ 2,0 millones)

4.1 Proyecto completado. La ejecución del proyecto no utilizará más del 5% de todo el

programa. La distribución de costos por fases del proyecto se realizará de forma

prorrateada e indirecta.

4.2 Evaluación intermedia y final. Se estima que los costos serán de US$ 310.000.

4.3 Auditorías anuales del proyecto. Se estima que los costos serán de $310.000.

pmqR
GESTIÓN DE PROYECTOS
, JLLO

Adquisiciones del proyecto

Debido a la alta demanda de obras y a la falta de empresas que tengan la capacidad y el equipo

necesarios, se espera hacer una licitación pública internacional para la contratación de las

empresas de arquitectura, construcción y supervisión, evaluación y auditoría.

La compra de muebles se hará mediante una licitación pública nacional para incentivar la

industria local. Los contratos de instalación y mantenimiento de las computadoras se harán

también mediante una licitación pública nacional.

Debido a la falta de capacidad local, el desarrollo tanto de los paquetes de capacitación como de

la estrategia de comunicación será contratado mediante una licitación privada a empresas

internacionales. La campaña de comunicación y difusión de los mensajes será contratada con

una empresa local mediante una contratación directa.

Se tratará en lo posible de agrupar las especialidades de servicios para reducir el número de

licitaciones. La compra, instalación y mantenimiento del equipo eléctrico se licitará a una sola

empresa.

La capacitación de los profesores será llevada a cabo por consultores calificados que serán

contratados una vez que todo el material de capacitación sea entregado y aprobado por el

proyecto.

~Página PMLIR
GESTIÓN DE PROYECTOS

Riesgos del proyecto

Riesgos de la gestión del proyecto relacionados con la implementación

1. La dificultad para reclutar personal de calidad para la unidad ejecutora puede producir

retrasos en el inicio del proyecto.

2. La capacidad limitada del sector de la construcción para ejecutar actividades de construcción

escolar planificadas según los nuevos códigos de construcción puede conducir a un retraso en

el cronograma.

3. La escasez de materiales de construcción de calidad para cumplir con los requisitos de

construcción a prueba de huracanes y terremotos puede exceder el costo y el tiempo

previsto.

4. Es posible que la revisión del código de construcción a través del Ministerio de Obras

Públicas, Transporte y Comunicaciones (MPWTC, por sus siglas en inglés) no se complete

según lo programado (se espera la aprobación y firma del ministro para la primera semana de

febrero de 2011). De los diez códigos aprobados anteriormente, cinco tuvieron un retraso de

30 días en ser aprobados. Estos retrasos pueden ocasionar otros en la entrega de las obras al

ME y su uso.

5. Las últimas temporadas de huracanes han sido desmedidas; las fuertes lluvias pueden

retrasar la ejecución del proyecto. La temporada de huracanes es de junio a noviembre.

6. Existen informes que establecen que los paquetes escolares son muy limitados y que con

frecuencia no sirven para el propósito que se les atribuyó. El ministerio eligió el modelo

canadiense para desarrollar el contenido, pero existe la probabilidad de un rechazo del nuevo

sistema por parte de los profesores.

7. Las próximas elecciones presidenciales pueden modificar de manera negativa el compromiso

del gobierno con el proyecto. Las elecciones se realizarán en abril de 2012. La probabilidad de

que cambie el gobierno es del 60%.

8. El porcentaje de rotación de personal calificado hacia otras unidades ejecutoras es muy

elevado. En los cinco proyectos en ejecución, se identificó un 40% de rotación debido a varias

causas.

~Página
mg'
GESTIÓN DE PROYECTOS
nnrsi

9. El salario de los maestros es muy bajo y el pasado ha demostrado que, por lo general, no se

los motiva a cambiar sus métodos de enseñanza. La probabilidad de que el gobierno apruebe

un incremento salarial es del 50%.

10. La existencia de estaciones radiales y de televisión en la comunidad es muy imprevisible. De

las 30 estaciones de radio, 15 ya empezaron a cerrar.

11. El transporte de equipos y otros materiales sufre algunos retrasos debido a la prioridad que

se le da al transporte de alimentos y medicinas hacia los campos de refugiados. La

probabilidad de retrasos en transporte es del 80%.

Supuestos del proyecto

Supuestos del proyecto al inicio de la planificación

• El proyecto realizará una licitación internacional para la compra de todos los equipos;

se espera contar con una bodega de almacenamiento para acumular todo el equipo

necesario. El costo de la bodega será subsidiado por el gobierno.

• Los profesores apoyarán el proyecto.

• Los alumnos son en un 50% huérfanos y se espera que el Ministerio de Bienestar Social

logre terminar los trámites para la identificación y registro de cada estudiante. El 80%

de los estudiantes no tiene sus registros escolares.

• El proyecto usa un modelo de construcción que se aplicó en la República Dominicana,

los costos y estimados de tiempo usan información histórica, se asume que los tiempos

de construcción serán similares.

• El proyecto espera que los padres de familia den su apoyo al proyecto, existen algunos

trabajos en las áreas verdes que serán contribución de los padres de familia, como

trabajos de plantar y sembrar.

• Se recibió confirmación oral de que la fábrica de cemento tendrá capacidad de

producir el material requerido para las 30 escuelas.

Página
GESTIÓN DE PROYECTOS

• El gobierno aprobará la ley que permite los cambios en el sistema educativo, en

especial lo referente a cambios en el material educativo. Se espera la aprobación de la

ley para el mes de junio de 2012.

• El gobierno se comprometió a aprobar los terrenos seleccionados para las 30 escuelas;

algunas de ellas tendrán que ser construidas en parques de propiedad estatal que

actualmente están siendo usados como campamentos para las familias que perdieron

sus casas con el terremoto.

Interesados (stakeholders) del proyecto

• Director técnico del Ministerio de Economía y Finanzas. Tiene mucho poder e influencia y

exige información en detalle sobre el uso y destino de los fondos del proyecto cada

trimestre.

• Director comisionado del Ministerio de Educación. Le preocupa el cambio de la

metodología actual de educación, en especial el método canadiense, que no conoce; la

nueva metodología fue elegida por el Ministerio y se usará para desarrollar los paquetes de

educación.

• Director comisionado del Ministerio de Obras Públicas. Tiene muchas otras prioridades en

su trabajo y nunca asistió a las reuniones del proyecto; se espera que logre apoyar el

proceso para aprobar los nuevos códigos de construcción y los planes de las nuevas

escuelas. Inicialmente, el proyecto se enteró de que el director no está muy de acuerdo con

el diseño de las escuelas, que es una copia de un proyecto en la República Dominicana, y

que él esperaba que el diseño tuviera una identidad local.

• Representante de la Asociación de Maestros Acreditados. El representante se está

postulando en las nuevas elecciones al cargo de ministro de Educación y está muy ocupado

preparando su campaña.

Página
GESTIÓN DE PROYECTOS
DE DESARROLLO

• Delegado de la sociedad civil en representación de los padres y alumnos. Tiene varios

conflictos con los padres de familia y no parece tener influencia para convencerlos de que

apoyen el proyecto.

• Director comisionado del Ministerio de Comercio e Industria. El director aprueba los

contratos de importación de bienes al país y solo da prioridad al transporte de alimentos y

medicinas. Tiene influencia sobre el director de obras públicas.

• Padres de familia y alumnos. El 90% perdió sus hogares y vive en campos de refugiados;

diez de las escuelas serán construidas en cinco de los campos de refugiados y esto está

empezando a causarles temor de perder sus espacios.

• Emisoras de radio y televisión. Han sido muy afectadas por el terremoto y ante la falta de

contratos de publicidad, muchas están cerrando.

• Donante-financiador del proyecto. Pide que los reportes estén completos para aprobar los

desembolsos. Aprueba adquisiciones y cambios en el alcance y tiempos del proyecto.

Página
PWIR
GESTIÓN DE PROYECTOS

Organigrama del equipo del proyecto

Junta de Dirección del


Proyecto (JDP)

Director Técnico del


MEF (DT)

Equipo del Proyecto


Gerente del
Proyecto (GP)

Especialista Especialista Especialista Especialista Especialista


Obras Civiles Educación Comunicación Contable Monitoreo y
(E0) (EE) (EC) Financiero (EF) Evaluación (EM)

Técnico Técnico Especialista Técnico


Técnico Obras
Educación Comunicación Adquisiciones Informática
Civiles (TO)
(TE) Videos (CV) (EA) (TI)

Técnico Capacitador Técnico


Equipamiento Educación Comunicación
(TQ) (CE) Impresa (CI)

Miembros de la JDP

• Director técnico del Ministerio de Economía y Finanzas (MEF)

• Director comisionado del Ministerio de Educación (ME)

• Director comisionado del Ministerio de Obras Públicas (MOP)

• Delegado del Fondo de Asistencia Económica y Social (FAES)

• Representante de la Asociación de Maestros Acreditados (AMA)

• Delegado de la sociedad civil en representación de los padres y alumnos (DSC)

MEV P á g i n a

pm'
GESTIÓN DE PROYECTOS

Fotografías

Página
PMLI
-Ty

Ejercicio: Acta de constitución

Instrucciones: Lee el caso de estudio y completa el acta de constitución del proyecto siguiendo
las instrucciones de la guía PM4R. El acta de constitución no está completa, tu objetivo es
completar la información en cada sección de la siguiente plantilla a partir de tu comprensión
del caso de estudio.

Acta de constitución del proyecto

Proyecto: Proyecto educativo

Código: HT2011-12

Fecha: 01/10/2010

En agosto de 2010, un programa para reorganizar el sector educativo sentó las bases para lograr un sistema
educativo para todos los niños, bien administrado, sin matrículas escolares, financiado públicamente y dedicado a
brindar servicios educativos de calidad, además de un conjunto de servicios sociales, durante un periodo de cinco
años. Este proyecto de US$ 30 millones es el primer paso para responder a las necesidades de corto plazo para
la reconfiguración del sistema educativo y sienta las bases para el apoyo a largo plazo a la reforma educativa.

Objetivos del proyecto:


Mejorar el suministro y la calidad de los servicios educativos en el nivel preescolar y primario en 30 escuelas.
Los objetivos de este proyecto son los siguientes:

(i)
(ii)
(iii)

Estrategia del proyecto:


El proyecto enfoca los objetivos mediante la contratación de empresas especializadas para la entrega de obras
y servicios dentro del cronograma, presupuesto y normas de calidad. El proyecto ha identificado el
componente de comunicación como la estrategia para lograr la aceptación y apoyo al proyecto de los
diferentes interesados (stakeholders).
Estructura de gobernabilidad:

El directorio de supervisión del proyecto está compuesto por el director técnico del Ministerio de Economía y
Finanzas (MEF), quien desempeña la función de presidente del directorio, un director comisionado del Ministerio
de Educación (ME), un director comisionado del Ministerio de Obras Públicas (MOP), un delegado del Fondo de
Asistencia Económica y Social, un representante de la Asociación de Maestros Acreditados y un delegado de la
sociedad civil en representación de los padres y alumnos.

Página
Gerencia del proyecto:

Organigrama del proyecto

Gerente del
Proyecto (GP)

Especialista
Monitoreo y
Evaluación (EM)

Todas las solicitudes de cambios al proyecto deberán ser presentadas al gerente del proyecto, quien evaluará el
impacto tanto en el área técnica como en el área programática. Esto también servirá para determinar las
ventajas del proyecto en relación con los costos y tiempos que el cambio requerirá. El gerente del proyecto
entregará las solicitudes de cambio junto con el análisis correspondiente a la junta del proyecto para su
aprobación. Una vez aprobada la solicitud, el gerente del proyecto procederá a realizar los cambios en los
planes.

Aprobado por:

pmqR
PE-SI-10N DF PRC

Ejercicio: Estructura desglosada de trabajo (EDT)

Instrucciones: Lee el caso de estudio y completa la estructura desglosada de trabajo siguiendo


las instrucciones de la guía PM4R. Las siguientes actividades no tienen un orden establecido,
pero representan el trabajo que el proyecto Haití debe realizar. Son 30 actividades de los
componentes 1 y 2, entre ellas se encuentran productos y paquetes de trabajo. Tu objetivo es
completar la EDT que se encuentra en la siguiente página asegurando que cada trabajo esté en
el área correspondiente. La EDT ya incluye algunos elementos para ayudarte en el ejercicio.
Recuerda colocar en la EDT el resultado de las actividades, no la actividad en sí misma. Por
ejemplo, el resultado de la actividad 20 "Instalar 30 equipos de cocina" es: "30 equipos de
cocina instalados"; esto es lo que se debe colocar en la EDT, el resultado, no la acción.

.
º sc on del trabajo º ,Descripción del traba jo

1 30 nuevas escuelas en operación 16 Entregar paquetes de educación

2 Mejorar la calidad de la educación 17 Escuelas con contrato de mantenimiento

3 Comprar equipos y muebles 18 Escuelas equipadas

4 Construir 30 escuelas 19 Infraestructura de escuelas construida

5 Construir 30 áreas de juegos 20 Instalar 30 equipos de cocina

6 Construir 30 áreas verdes 21 Instalar 30 muebles biblioteca

i Contratar capacitación 22 Instalar 300 computadoras

8 Contratar desarrollo del material 23 Instalar muebles para 300 salas

9 Contratar empresas constructoras 24 Licitar equipos

10 Contratar mantenimiento 25 Mantener equipos por un año

11 Desarrollar 300 paquetes para profesores 26 Mantener estructura por un año


Desarrollar material de capacitación para 300
12 profesores 27 Preparar 30 terrenos

13 Desarrollar 9000 paquetes para estudiantes 28 Profesores capacitados

14 Diseñar paquetes para estudiantes 29 Proveer capacitación a 300 profesores

15 Diseñar paquetes para profesores 30 Proyecto Apoyo a la Educación Haití

~Página
pmqR
(Nota: Se simplifica el trabajo y solo se presentan los componentes uno y dos).

Mejorar el suministro y la calidad de los servicios educativos en el nivel preescolar y primario de las
escuelas

,
componentes

Componente 2: mejora de la calidad


Componente 1: provisión de infraestructura de calidad r
de la educación
Maestros capacitados imparten
30 nuevas escuelas en operación que cumplan con los
nuevos conocimientos en el salón de
códigos de construcción y directrices de diseño
rt,Ircst rrNel fl r,va

1.1 1.2 1.3 2.1 2.2


o
30 escuelas con 9.000 paquetes
contrato de escolares
o
mantenimiento producidos y
entregados

1.1.1 1.2.1 1.3.1 2.1.1 2.2.1

1.1.2 1.2.2 1.3.2 2.1.2 2.2.2


Equipos con Material de
mantenimiento capacitación
para 300
profesores
Paquetes de trabajo

desarrollado

1.1.3 1.2.3 1.3.3 2.1.3 2.2.3


Muebles para
300 salas
instalados

1.1.4 1.2.4 2.2.4

1.1.5 1.2.5 2.2.5


30 áreas de 9.000 paquetes
ji - parn ecte idinrstr,
construidas desarrollados

1.2.6

Página
pm'
Ejercicio: Ruta crítica

Instrucciones: Lee el caso del estudio y completa el diagrama de red y la ruta crítica siguiendo las
instrucciones de la guía PM4R. Las siguientes actividades representan el trabajo dentro del componente
1 del caso de estudio. El diagrama de red no está completo, tu objetivo es completar la información en
cada elemento, completar el diagrama de red que se encuentra en la siguiente página, calcular la
duración de cada una de las cuatro rutas e identificar la ruta crítica. El diagrama de red ya incluye
algunos elementos para ayudarte en el ejercicio.

Componente 1. 30 nuevas escuelas en operación Duración


1.1 Infraestructura de escuelas construida

1.1.1 Contratar empresas constructoras 50 días


1.1.2 Preparar 30 terrenos 50 días
1.1.3 Construir 30 escuelas 250 días
1.1.4 Construir 30 áreas verdes 50 días
1.1.5 Construir 30 áreas de juegos 50 días
1.2 Escuelas equipadas

1.2.1 Licitar equipos 50 días


1.2.2 Comprar equipos y muebles 100 días
1.2.3 Instalar muebles para 300 salas 50 días
1.2.4 Instalar 30 equipos de cocina 50 días
1.2.5 Instalar 30 muebles biblioteca 50 días
1.2.6 Instalar 300 computadoras 50 días
1.3 Escuelas con contrato de mantenimiento

1.3.1 Contratar mantenimiento 50 días


1.3.2 Mantener equipos 50 días
1.3.3 Mantener estructura 50 días

~Página
pm'
1.1.2 1.1.3 1.1.4 1.1.5
50 50

1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4 1.2.5 1.2.6


50 50

4.1101•1•21211M
1.3.2 1.3.3 ~me»

50
1.3.1

Actividad 1.2.1 empieza después de la actividad 1.1.1

Actividad 1.2.3 empieza después de la actividad 1.1.3

Actividad 1.3.1 empieza después de la actividad 1.2.2

Actividad 1.3.2 empieza después de la actividad 1.2.6

Actividad 1.3.2 empieza después de la actividad 1.1.5 y después de la actividad 1.2.6

Calcular la duración de las siguientes rutas:

1.1.4 1.3.3 Total


1.1.1
Ruta A 50 50
50 --- ---
días
1.2.3 1.2.5 1.3.3 Total
1.1.2
Ruta B 50 50
50 50
días
1.2.3 1.3.2 1.3.3 Total
1.1.1
Ruta C 50 50
50 50
días
1.2.1 1.2.2 1.3.3 Total
Ruta D 50 100 50
días

pmqR
—\,[:Cs"f
PROYECTOS I

Ejercicio: Curva de uso de recursos (curva S)

Instrucciones: Lee el caso de estudio y completa la curva de uso de recursos siguiendo las

instrucciones de la guía PM4R. Los datos de la curva S representan la información del


presupuesto del primer año del proyecto y se distribuyen en doce meses. Al cabo de seis
meses, los datos de los costos actuales se representan en cada mes. Con base en esta
información, completa el presupuesto y grafica la curva S de los costos planificados y los costos
reales. (Puedes imprimir la hoja para graficar la curva manualmente).

Plan operativo anual del provecto. Primer ario

Costo Costo
Costo Costo
Mes planificado real
planificado real
acumulado acumulado

Enero 300.000 300.000 100.000

Febrero 600.000 900.000 350.000 450.000

Marzo 800.000 750.000

Abril 1.300.000 3.000.000 1.250.000 2.450.000

Mayo 1.500.000 1.750.000

Junio 2.500.000 7.000.000 2.000.000 6.200.000

Julio 2.500.000 -

Agosto 1.500.000 -

Septiembre 1.300.000 12.300.000 -

Octubre 800.000 -
Noviembre 600.000 -
Diciembre 300.000 14.000.000 - -

~Página

pm'
CEIS 1.1(-)N DE PROYEGTOS

16,000,000

14,000,000

12,000,000

1
10,000,000 +

8,000,000

Valor Planificado Acumulado

6,000,000 Costo Real Acumulado

4,000,000

2,000,000

o .o _so so 40 n/e.
4,1>-‘
k'S „."
4:1


11.111rPágina
PmqR
5TI1-)N1 PROYECTOS

Ejercicio: Matriz de adquisiciones

Instrucciones: Lee el caso de estudio y completa la matriz de adquisiciones siguiendo las

instrucciones de la guía PM4R. La matriz de adquisiciones no está completa, tu objetivo es

completar la información en cada columna para cada uno de los paquetes de trabajo del
proyecto. Al completar la matriz, debes identificar aquellas actividades que están en la ruta

crítica.

Presupuesto de adquisiciones del proyecto

Inicio Final
ED
• LJUI CILIUI I 00/MM/AA DO/MM/AA / Monto
AA AA
1.1.1 Empresas constructoras contratadas 50 días 3/1/2011 11/3/2011 $18.450.000
1.2.2 Equipos y muebles comprados 100 días 23/5/2011 7/10/2011 $4.850.000
1.3.1 Mantenimiento contratado 50 días 10/10/2011 16/12/2011 $450.000
2.1.1 Capacitación contratada 50 días 3/1/2011 11/3/2011 $1.000.000
2.2.1 Desarrollo de material contratado 50 días 27/2/2012 4/5/2012 $1.750.000
3.1.1 Empresa de comunicación contratada 50 días 3/1/2011 11/3/2011 $450.000
3.2.1 Contratos para difundir comunicaciones 50 días 23/5/2011 29/7/2011 $1.050.000
4.2.1 Consultor para evaluación contratado 50 días 31/1/2011 8/4/2011 $310.000
4.3.1 Consultor para auditoria contratado 50 días 12/8/2013 18/10/2013 $310.000


~Página
pmqR
n:ION DE PROYECTOS

Matriz de adquisiciones

Fechas estimadas

mooanaaa
Producto o Tipo de Presupuesto
Código EDT Inicio Final
de
entregable adquisición estimado
adquisición DD/MWAAADD/MM/AAA
A A

1.1.1 Empresas
1.1 30 escuelas
constructoras Bienes 3/1/2011 11/3/2011 $18.450.000
construidas
contratadas

Licitación
1.2.2 Equipos y
1.2 30 escuelas pública
muebles 23/5/2011 7/10/2011
equipadas internacion
comprados
al
1.3 30 escuelas con 1.3.1 Licitación
contrato de Mantenimiento Servicios pública 10/10/2011 16/12/2011 $450.000
mantenimiento contratado nacional

2.1.1
2.1 300 profesores
Capacitación Servicios 3/1/2011 11/3/2011
capacitados
contratada

2.2 9.000 paquetes


escolares
Bienes 27/2/2012 4/5/2012 $1.750.000
producidos y
entregados

3.1 Estrategia de
comunicación Licitación
3/1/2011 11/3/2011 $450.000
aprobada privada

3.2.1 Contratos
3.2 para difundir 23/5/2011 29/7/2011 $1.050.000
comunicaciones

4.2 Evaluaciones
Servicios 31/1/2011 8/4/2011
realizadas

4.3.1 Consultor
4.3 para auditoría Servicios 12/8/2013 18/10/2013 $310.000
contratado

Página
pmge
Ejercicio: Matriz de riesgos

Instrucciones: Lee el caso de estudio y completa la matriz de riesgos siguiendo las indicaciones
de la guía PM4R. La matriz de riesgos no está completa, tu objetivo es completar la información
en cada columna para cada uno de los riesgos del proyecto. Al completar la matriz, debes
identificar el nivel de impacto y probabilidad para cada riesgo, y completar tu evaluación.

Matriz de riesgos

Tipo de Evaluación
N2 C/P Riesgo
riesgo
Valor Nivel
La dificultad de reclutar personal de
calidad para la unidad ejecutora puede
1 4.1 Gestión 1 1 1 Bajo
producir retrasos en el inicio del
proyecto.

Una capacidad limitada del sector de la


2 construcción para ejecutar actividades de
Técnico 2 3 3
construcción escolar planificadas según
los nuevos códigos de construcción.
Escasez de materiales de construcción de
calidad para cumplir con los requisitos de
3 1.1 Calidad 2 2 4 2 Medio
construcción a prueba de huracanes y
terremotos.
Es posible que la revisión del código de
construcción a través del Ministerio de
Obras Públicas, Transporte y
4 1.1 Calidad 3 1 3 2 Medio
Comunicaciones (MPWTC, por su sigla en
inglés) no se complete según lo
programado.
Las últimas temporadas de huracanes
han sido desmedidas; las fuertes lluvias
pueden retrasar la ejecución del
5 3 3 9
proyecto más de lo planificado. La
temporada de huracanes es de junio a
noviembre.
Existen informes que establecen que los
paquetes escolares son muy limitados y
que con frecuencia no sirven para el
6 2.1 Calidad 3 6 3 Alto
propósito que se les atribuyó. El
ministerio eligió el modelo canadiense
para desarrollar el contenido, pero existe

Página
ppm'
4

T'ION DE PRO EGT"

Tipo de Evaluación
Riesgo I P C
riesgo
Valor Nivel
la probabilidad de un rechazo del nuevo
sistema por parte de los profesores.
Las próximas elecciones presidenciales
pueden modificar de manera negativa el
compromiso del gobierno con el 6
1,2,3,4 Cronograma 3 Alto
proyecto. Las elecciones se realizarán en
abril de 2012. La probabilidad de que se
cambie el gobierno es del 60%.

El porcentaje de rotación de personal


calificado hacia otras unidades
1,2,3,4 ejecutoras es muy elevado. En los cinco 2 4 2
proyectos en ejecución, se identificó un
40% de rotación debido a varias causas.
El salario de los maestros es muy bajo y
el pasado ha demostrado que, por lo
general, no se los motiva a cambiar sus 2 1 2 Bajo
2.2 Calidad
métodos de enseñanza. La probabilidad
de que el gobierno apruebe un
incremento salarial es del 50%.
La existencia de estaciones radiales y de
10 televisión en la comunidad es muy 2 2 1
Alcance Bajo
imprevisible. De las 30 estaciones de
radio, 15 ya empezaron a cerrar.
El transporte de equipos y otros
materiales sufre algunos retrasos debido
11 a la prioridad que se le da al transporte 3 6
.1, 1.2 Alto
de alimentos y medicinas hacia los
campos de refugiados. La probabilidad
de retrasos en el transporte es del 80%.

Probabilidad

Página
pmqR
Ejercicio: Matriz de comunicaciones

Instrucciones:
Lee el caso de estudio y completa la matriz de comunicaciones siguiendo las indicaciones
de la guía PM4R. La matriz de comunicaciones no está completa, tu objetivo es completar la información
en cada columna para cada uno de los requisitos de comunicación de los interesados del proyecto.

Lista de interesados (stakeholders)


que requieren información del proyecto:

• Financiador del proyecto (BID).


• Director técnico del Ministerio de Economía y Finanzas (MEF).
• Director comisionado del Ministerio de Educación (ME).
• Director comisionado del Ministerio de Obras Públicas (MOP).
• Representante de la Asociación de Maestros Acreditados.
• Delegado de la sociedad civil en representación de los padres y alumnos.
• Padres de familia y alumnos.

• Asociación de Maestros.

Información que el proyecto debe enviar:

Reportes de avance del proyecto.


• Informes de estudios de impacto ambiental.
• Objetivos y beneficios del proyecto.
• Reportes de auditoría.

Alcance y cronograma del trabajo del proyecto.


• Contenido y uso de los paquetes escolares.

~Página
-(-2,-rnf• DF opnyílcrOQ

usuario Respor sabilidad Tiempo


¿Qué
¿Por qué? Método de Preparación Envío Fecha inicial
comunicarI Destinatario Frecuencia
comunicación
A fin de identificar las medidas
Ministerio de Obras Públicas Unidad Técnica Durante el
de mitigación de dichos Por los medios Gerente del
(MOP), organismo financiador del proyecto diseño de las En cada caso
impactos. vigentes y exigidos proyecto
(UT) obras
Informes escritos y
Avance del Para monitorear el desarrollo y vía correo oficiales Desde el
Unidad Técnica Semanal,
proyecto cumplimiento de las metas, semanales, arranque del
del proyecto bimestral y
bimestrales y proyecto semestral
semestrales
Director comisionado del
Ministerio de Educación (ME)
Director
Para demostrar la aplicación de Asociación de Maestros A la entrega
Unidad de comisionado
las nuevas técnicas de Acreditados y un delegado de de los
Educación del del Ministerio Cuatrimestral
enseñanza y sus beneficios, la sociedad civil en paquetes
proyecto de Educación
representación de los padres escolares
(ME)
y alumnos
Para evitar la duplicación de
Alcance y
esfuerzos con los gobiernos Reunión de Ministerio de
cronograma
locales y coordinar el apoyo Unidad Técnica Economía y Desde el inicio
del trabajo presentación del
financiero con otras entidades del proyecto Finanzas Semestral
del proyecto proyecto del proyecto
financiadoras o donantes. (MEF)

Para cumplir el contrato y las Organismo Financiador, CSJ,


relaciones con los interesados Informes de Coordinación Tercer mes del
CGR y principales interesados
(stakeholders). auditoría financiera Anual
(stakeholders) año
Objetivos y Para socializar los beneficios del
Unidad de Director Desde el inicio Semanal
beneficios proyecto para conseguir
Comunicaciones comisionado del proyecto
del proyecto aceptación y apoyo de la
del proyecto del Ministerio
población afectada.
de Educación
(ME)

Página
wTK-)N DE Prx

Ejercicio: Matriz de responsabilidades

Instrucciones: Lee el caso de estudio y completa la matriz de responsabilidades siguiendo las


instrucciones de la guía PM4R. La matriz de responsabilidades no está completa, tu objetivo es
completar la información en cada columna para cada uno de los entregables del proyecto.

Lista de personas responsables del proyecto

Cargo Código
Junta de Dirección del proyecto JDP
Director técnico del MEF
DT
Gerente del proyecto GP
Especialista en obras civiles EO
Técnico en obras civiles TO
Técnico en equipamiento TQ
Especialista en educación EE
Técnico en educación TE
Capacitador en educación CE
Especialista en comunicación EC
Técnico en comunicación en video CV
Técnico en comunicación impresa CI
Especialista contable-financiero EF
Especialista en adquisiciones EA
Especialista en monitoreo y evaluación EM
Técnico en informática TI
Director técnico del Ministerio de Economía y Finanzas MEF
Director comisionado del Ministerio de Educación ME
Director comisionado del Ministerio de Obras Públicas MOP
Delegado del Fondo de Asistencia Económica y Social FAES
Representante de la Asociación de Maestros Acreditados AMA

~ifr Página rskA ieR


ti/Peva—e
Delegado de la sociedad civil en representación de los padres y alumnos DCS
Matriz de responsabilidades

Miembros del equipo / interesados del proyecto


EDT Producto / Entregable
A

Provisión de infraestructura de
calidad

1.1 30 escuelas construidas


TO/MOP TQ/AMA

1.2 30 escuelas equipadas GP EA/EO/ME

1.3 30 escuelas con contrato de TQ TO/MOP


mantenimiento

Mejora de la calidad de la educación

2.1 300 Profesores capacitados TE/ME GP/EM/AM


A/DCS

2.2 9.000 paquetes escolares producidos EE EA/CA/ME GP/AMA/D


y entregados
SC

Apoyo y aceptación del proyecto

3.1 Campaña de comunicación diseñada GP EA/CV/CV MEF/AMA


ME

3.2 Campaña de comunicación difundida EC CV/Cl/ME

Gestión exitosa del proyecto


---1-
4.1 Proyecto completado MEF ME/GP/DT/
MEF

4.2 Evaluaciones completadas EM DT/JDP

4.3 Auditorías internas y externas GP MEF ME/GP/DT/


completadas
MEF

~Página
PM11
TIONJ DE PROYEGTOS

Módulo 9

Ejercicio: Gestión del valor ganado

Instrucciones: Lee el caso del estudio y completa la información para obtener los valores de
desempeño del proyecto (gestión del valor ganado) siguiendo las instrucciones de la guía PM4R.

Calcula los valores para:

• Variación del costo (CV)

• Variación del cronograma (SV)

• Índice de desempeño del costo del proyecto (CPI)

• Índice de desempeño del cronograma del proyecto (SPI)

Con base en la información proporcionada:

Datos del proyecto

Valores a los Valores a los


Monto Monto
6 meses 12 meses

PV $8.000.000 PV $16.000.000

AC $9.000.000 AC $14.000.000

EV $7.000.000 EV $17.000.000

CV CV

SV SV

CPI CPI

SPI SPI

1111111rPágina
pm'

También podría gustarte