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Gerencia de Proyectos - M.Sc.

Juan Carlos Cerrón Aliaga


Este material pertenece al Banco Interamericano de Desarrollo (BID) y
cuenta con la autorización respectiva, estrictamente con fines
académicos

CASO DE ESTUDIO: PROYECTO EDUCATIVO EN HAITÍ

1. Antecedentes

1.1. El 12 de enero de 2010, un terremoto de una magnitud de 7,3 grados sacudió Haití:
murieron aproximadamente 222.750 personas, 1,2 millones quedaron sin hogar y
500.000 fueron desplazadas. En los departamentos más dañados, gran parte de la
infraestructura quedó destruida, lo cual produjo un intenso éxodo a Puerto Príncipe y
ejerció gran presión sobre una red de servicios sociales que ya se encontraba
debilitada.
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1.2. Incluso antes del terremoto, Haití empezaba a recuperarse de una serie de huracanes
y otros impactos externos que afectaron al país en 2008 y pusieron a prueba a un
sector educativo de recursos escasos y bajo rendimiento, caracterizado por un acceso
limitado y calidad deficiente, y un Ministerio de Educación y Capacitación Profesional
(MENFP, por sus siglas en francés) institucionalmente débil e incapaz de regular y
supervisar el sector.
1.3. El terremoto también exacerbó los desafíos que planteaban las circunstancias
descritas líneas arriba. Aproximadamente el 50 por ciento de las escuelas fueron
destruidas, y se calcula que los daños y la destrucción del sector educativo asciende a
US$ 478,9 millones.
1.4. En agosto de 2010, un programa para reorganizar el sector educativo sentó las bases
para lograr un sistema educativo para todos los niños, bien administrado, sin
matrículas escolares, financiado públicamente y dedicado a brindar servicios
educativos de calidad, además de un conjunto de servicios sociales, durante un
periodo de cinco años. El costo aproximado es de US$ 4,3 mil millones. Se prevé que
un nuevo modelo escolar consolide las etapas preescolar, primaria e intermedia (de
1º a 9º grado) en una sola escuela, en vez de tener tres (preescolar, escuela primaria
[de 1º a 6º grado] y escuela intermedia [de 7º a 9º grado]).

2. El plan educativo del gobierno

2.1. Este proyecto de US$ 30 millones es el primer paso para responder a las necesidades
de corto plazo para la reconfiguración del sistema educativo y sienta las bases para el
apoyo a largo plazo a la reforma educativa en Haití.
2.2. El proyecto comenzó el 3 de enero de 2011 y se planificó una duración de dos años.
2.3. La meta final de este proyecto es mejorar el suministro y la calidad de los servicios
educativos en el nivel preescolar y primario en 30 escuelas.
2.4. Los objetivos de este proyecto son: (i) suministrar infraestructura de calidad, (ii)
mejorar la calidad de la educación y abastecer útiles escolares, y (iii) implementar
una campaña efectiva de apoyo y aceptación del proyecto.
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2.5. Los costos del proyecto son los siguientes:

Tabla de costos (en US$)

Categorías Financiamiento %
1. Provisión de infraestructura de calidad 23.750.000 79%
1.1. 30 escuelas construidas 18.450.000 62%
1.2. 30 escuelas equipadas 4.850.000 16%
1.3. 30 escuelas con contrato de mantenimiento 450.000 1%
2. Mejora de la calidad de la educación 2.750.000 9%
2.1. 300 maestros capacitados 989.092 2.96%
2.2. 9.000 paquetes escolares producidos y entregados 1.750.000 6%
2.3 300 paquetes escolares para maestros producidos y
10.908 0.04%
entregados
3. Apoyo y aceptación del proyecto 1.500.000 5%
3.1. Campaña de comunicación diseñada 450.000 1%
3.2. Campaña de comunicación difundida 1.050.000 4%
4. Gestión exitosa del proyecto 2.000.000 7%
4.1. Proyecto completado 1.380.000 5%
4.2. Evaluaciones completadas 310.000 1%
4.3. Auditorías internas y externas completadas 310.000 1%
Total 30.000.000 100%
3. Marco lógico
Resumen narrativo Indicadores Medios de verificación Supuestos
Meta final (impacto) • Registros de estudiantes
• Mejorar el suministro y la calidad de • 80% de los estudiantes pasa las pruebas finales con • Notas de graduación
los servicios educativos en el nivel una nota de 70 puntos sobre 100 comparadas con otros años
preescolar y primario de las escuelas
Hay una revisión permanente
Objetivo 1 • Informes semestrales de
• 30 nuevas escuelas en operación que cumplen con los de las políticas que hay que
Provisión de infraestructura de educación consultores de supervisión
códigos de construcción y directrices de diseño implementar para mejorar la
de calidad y de las unidades de control
calidad de la educación básica
Los equipos y mobiliario son
Resultados
asignados a las aulas
• 30 escuelas construidas • 30 escuelas construidas, equipadas y con contratos de • Informe del asesor o correspondientes y se dan las
• 30 escuelas con equipamiento instalado mantenimiento ingeniero externo recomendaciones para el uso
• 30 escuelas con contratos de adecuado por parte de los
mantenimiento docentes y alumnos
Objetivo 2 • 300 maestros capacitados imparten nuevos • Informes semestrales de Hay coherencia entre los
Mejora de la calidad de la educación en conocimientos en el salón de clases con nuevo consultores de supervisión diferentes contenidos
las 30 escuelas material educativo y de las unidades de control curriculares de la educación
básica
• 90% de los docentes asiste, participa activamente en
Resultados los talleres • Guías de observación de
• 300 maestros capacitados • 80% de los docentes aprueba con suficiencia los medición del desempeño
docente en aula Los docentes participan
• Paquetes escolares para maestros, exámenes de evaluación docente
activamente en la asistencia
producidos y entregados • 90% de los docentes aplica los paquetes escolares • Estadística educativa e
técnica
• Paquetes escolares para estudiantes, adecuadamente en su desempeño pedagógico informes de especialistas y
producidos y entregados • 100% de los estudiantes registrados recibe y usa los docentes
paquetes escolares

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Objetivo 3 • Aceptación positiva del proyecto • Encuestas a la población Hay coherencia entre los
• Implementación de una campaña
• La población meta entiende los objetivos del proyecto meta diferentes contenidos de
efectiva de apoyo y aceptación del comunicación
proyecto
Resultados • 80% de la población meta ha escuchado los mensajes • Encuestas a personas que Las personas de la población
en las diferentes radios tienen y usan radio meta tiene tiempo para
• 5000 minutos de spots en 15
• 40% de la población ha visto los spots en los canales • Encuestas a personas que escuchar los spots de
radioemisoras
de televisión tienen y usan televisor comunicación
• 200 spots de tv en cuatro canales

Matriz de resultados
Meta del proyecto Mejorar el suministro y la calidad de los servicios educativos en el nivel preescolar y primario en 30 escuelas
Componente Base S1 S2 S3 S4 Meta
Objetivo 1: Provisión de infraestructura de calidad
Resultados
30 escuelas construidas 0 5 15 10 0 30
30 escuelas equipadas 0 5 5 10 10 30
30 escuelas con contratos de mantenimiento 0 5 5 10 10 30
Objetivo 2: Mejora de la calidad de la educación
Resultados
300 maestros capacitados 0 50 50 100 100 300
300 paquetes escolares para maestros producidos y entregados 0 50 50 100 100 300
9000 paquetes escolares para estudiantes producidos y entregados 0 1000 2000 3000 3000 9000
Objetivo 3: Apoyo y aceptación del proyecto
Resultados

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200 spots de televisión en cuatro canales 0 50 50 50 50 200


5000 minutos de spots en 15 radioemisoras 0 1000 1000 1000 2000 5000

Nota: Este es un extracto de la Matriz de Resultados del proyecto. Para efecto de los ejercicios, se omiten partes de la misma.
Los resultados mostrados en esta matriz equivalen a los productos representados en la EDT.

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1 Gestión del proyecto


1.1 Junta de Dirección del Proyecto. Está compuesta por el director técnico del Ministerio de
Economía y Finanzas (DT), quien desempeña la función de presidente de la Junta, un director
comisionado del Ministerio de Educación (ME), un director comisionado del Ministerio de
Obras Públicas (MOP), un delegado del Fondo de Asistencia Económica y Social (FAES), un
representante de la Asociación de Maestros Acreditados (AMA) y un delegado de la sociedad
civil (DSC) en representación de los padres y alumnos.
1.2 El gerente del proyecto fue elegido antes del comienzo del proyecto e iniciará su trabajo el día
1o de enero de 2011.
1.3 Ejecución del proyecto. El Ministerio de Economía y Finanzas (MEF) ejecutará el programa
a través de FAES.
1.4 En el futuro, la unidad ejecutora estará compuesta por el gerente del proyecto (GP), bajo la
supervisión del director técnico del MEF (DT), con tres especialistas que administrarán, cada
uno, los componentes del 1 al 3. El personal adicional incluirá un especialista financiero-
contable, un especialista en adquisiciones, un especialista responsable del control y la
evaluación y un técnico en informática.
1.5 Debido al proceso de contratación y estructuración interna, se presume que la unidad no
estará operativa durante los primeros dos meses del inicio de proyecto.

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Cronograma e
hitos del proyecto

1 Objetivo 1: Provisión de infraestructura de calidad


1.1 Construcción. Se infiere que los contratistas seleccionados pueden construir las 30
escuelas dentro del cronograma planificado.
• La construcción se concederá a través de una licitación internacional, un proceso que,
se anticipa, necesitará dos meses hasta la firma del contrato.
• Al igual que en la mayoría de los procesos de adquisiciones, en este caso, el sector de
mitigación de riesgos sugirió prever un mes de tiempo muerto entre la firma del
contrato y el inicio de su ejecución.
• Se estima que los servicios de supervisión de la construcción y la revisión estructural
tomarán tres meses hasta la firma del contrato.
1.2 Equipo y trabajo externo. El diseño de los jardines y la instalación de los equipos en las
áreas de juegos infantiles deben realizarse una vez finalizada la construcción de las
escuelas. La duración de cada tarea es de 50 días.
1.3 Equipo escolar. Una vez que la construcción haya finalizado, las escuelas se equiparán con
mobiliario, computadoras, cocina y biblioteca.
• Se prevé que la fabricación de todo el equipo necesitará 100 días desde la firma del
contrato y que todos los equipos serán de origen extranjero.
• El contrato de mantenimiento deberá empezar una vez que se hayan adquirido e
instalado los equipos.
1.4 Mantenimiento escolar. Todos los directores de escuela recibirán capacitación en
mantenimiento (una semana de duración) antes de la apertura de las escuelas; para ello,
utilizarán el manual y las instalaciones disponibles de FAES.

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2 Objetivo 2. Mejora de la calidad de la educación


2.1 Paquetes escolares. Se propone utilizar el Programa Nacional de Alimentación Escolar para
el empaque y distribución de los paquetes escolares. El precio de la distribución ya está
incluido en los costos de los paquetes escolares. FAES ya cuenta con un acuerdo
contractual con el Programa Nacional de Cantinas Escolares (PNCS).
2.2 El diseño y desarrollo de todos los materiales para los paquetes de los estudiantes y los
maestros se realizará en secuencia para lograr un mejor control de calidad. Se contratará
una imprenta extranjera para que imprima todo el material.
2.3 Se asume que la impresión de cada elemento tomará un máximo de 50 días desde la firma
del contrato.
2.4 Desarrollo profesional. Se brindará capacitación a los 300 profesores de las 30 nuevas
escuelas. Se asume que la capacitación para los 4 grupos de profesores durará en total 50 días
y que se llevará a cabo durante las 4 semanas previas al inicio de cada semestre (12,5 días por
grupo).
3 Objetivo 3. Apoyo y aceptación del proyecto
3.1 El objetivo se concentra en desarrollar una campaña de comunicación para lograr el apoyo
y aceptación del proyecto. La campaña empezará en agosto de 2011 y durará hasta
febrero de 2013. Ya se ha firmado un memorándum de entendimiento (MoU, por sus
siglas en inglés) con el MENFP.
3.2 La campaña será difundida usando los medios más populares de comunicación del país, el
objetivo es conseguir el apoyo y aceptación del proyecto y demostrar que, poco a poco, las
actividades escolares volverán a la normalidad.
4 Objetivo 4. Gestión del proyecto
4.1 Ejecución del proyecto. Recordatorio: después de que empiece el proyecto oficial, se
necesitarán 2 meses para que se constituya la unidad de ejecución.
4.2 Evaluación intermedia y final. Se necesitará aproximadamente un mes para cada una; el
proceso de adquisición hasta la firma del contrato necesita 2 meses.

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4.3 Auditorías anuales del proyecto. FAES tendrá la responsabilidad de contratar a un auditor
externo que cumpla con los requisitos del financiador para realizar dos auditorías anuales
que se presentarán dentro de los 60 días posteriores al final de cada año calendario.

Costos del proyecto

1 Objetivo 1: Provisión de infraestructura de calidad (US$ 23,75 millones)


1.1 Construcción. La construcción de las escuelas representa un costo de US$ 15.000.000. Los
pagos se realizarán bajo las mismas condiciones al inicio y al final de la celebración del
contrato. Se considera contratar una empresa de arquitectura, una de construcción y otra
de supervisión.
1.2 El proyecto contabilizará el avance de las obras en porcentajes para calcular tanto los
pagos al contratista como el valor ganado.
1.3 Equipo y trabajo externo. El diseño y construcción de jardines costará US$ 900.000 para las
30 escuelas, y el equipo para el área de juegos infantiles costará otros US$ 900.000 para
las mismas 30 escuelas.
1.4 Equipo y muebles. Monto total US$ 4,85 millones. A continuación, se muestran los costos
estimados:
Mobiliario escolar US$ 30.000 por escuela
Equipo eléctrico US$ 20.000 por escuela
Mobiliario para la biblioteca US$ 20.000 por escuela
Computadoras US$ 30.000 por escuela
1.5 Mantenimiento escolar. El mantenimiento por escuela está estimado en US$ 15.000 por
año.

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2 Objetivo 2. Mejora de la
calidad de la educación (US$ 2,75 millones)

2.1 Paquetes escolares para niños. El diseño, desarrollo e impresión de los paquetes escolares
para niños se estima en US$ 194,44 cada uno. Los paquetes también incluirán los útiles
escolares.
2.2 Paquetes escolares para profesores. El diseño, desarrollo e impresión de los paquetes
escolares para los profesores se estima en US$ 36,36 cada uno. Los paquetes también
incluirán material de enseñanza.
2.3 Desarrollo profesional. Se estima que se necesitarán 50 días para la capacitación, la cual se
llevará a cabo por grupos de profesores 4 semanas antes del inicio de cada semestre. Los
costos para el desarrollo profesional de 300 profesores para las 30 escuelas son de
US$ 1.000.000 (incluye el costo de los paquetes escolares para profesores).
3 Objetivo 3. Apoyo y aceptación del proyecto (US$ 1,5 millones)
3.1 Este elemento utilizará US$ 1.500.000 para poner en práctica la estrategia de
comunicación. El objetivo se realizará en dos fases: una para el diseño de la estrategia de
comunicación, que incluye el material, y la segunda para el pago a los diferentes medios de
comunicación.
3.2 La campaña de comunicación usará los medios de comunicación disponibles en el país, que
incluyen televisión, radio y prensa escrita. Se estima que los costos serán de
US$ 1.050.000.
4 Objetivo 4. Gestión exitosa del proyecto (US$ 2,0 millones)
4.1 Proyecto completado. La ejecución del proyecto no utilizará más del 5% de todo el
programa. La distribución de costos por fases del proyecto se realizará de forma
prorrateada e indirecta.
4.2 Evaluación intermedia y final. Se estima que los costos serán de US$ 310.000.
4.3 Auditorías anuales del proyecto. Se estima que los costos serán de $310.000.

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Adquisiciones del proyecto

Debido a la alta demanda de obras y a la falta de empresas que tengan la capacidad y el equipo
necesarios, se espera hacer una licitación pública internacional para la contratación de las
empresas de arquitectura, construcción y supervisión, evaluación y auditoría.

La compra de muebles se hará mediante una licitación pública nacional para incentivar la
industria local. Los contratos de instalación y mantenimiento de las computadoras se harán
también mediante una licitación pública nacional.

Debido a la falta de capacidad local, el desarrollo tanto de los paquetes escolares para
estudiantes, capacitación de maestros y la estrategia de comunicación será contratado mediante
una licitación privada a empresas internacionales. La campaña de comunicación y difusión de los
mensajes será contratada con una empresa local mediante una contratación directa.

Se tratará en lo posible de agrupar las especialidades de servicios para reducir el número de


licitaciones. La compra, instalación y mantenimiento del equipo eléctrico se licitará a una sola
empresa.

La capacitación de los profesores será llevada a cabo por consultores calificados que serán
contratados una vez que todo el material de capacitación sea entregado y aprobado por el
proyecto.

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Riesgos del proyecto

Riesgos de la gestión del proyecto relacionados con la implementación

1. La dificultad para reclutar personal de calidad para la unidad ejecutora puede producir
retrasos en el inicio del proyecto.
2. La capacidad limitada del sector de la construcción para ejecutar actividades de construcción
escolar planificadas según los nuevos códigos de construcción puede conducir a un retraso en
el cronograma.
3. La escasez de materiales de construcción de calidad para cumplir con los requisitos de
construcción a prueba de huracanes y terremotos puede exceder el costo y el tiempo
previsto.
4. Es posible que la revisión del código de construcción a través del Ministerio de Obras
Públicas, Transporte y Comunicaciones (MPWTC, por sus siglas en inglés) no se complete
según lo programado (se espera la aprobación y firma del ministro para la primera semana de
febrero de 2011). De los diez códigos aprobados anteriormente, cinco tuvieron un retraso de
30 días en ser aprobados. Estos retrasos pueden ocasionar otros en la entrega de las obras al
ME y su uso.
5. Las últimas temporadas de huracanes han sido desmedidas; las fuertes lluvias pueden
retrasar la ejecución del proyecto. La temporada de huracanes es de junio a noviembre.
6. Existen informes que establecen que los paquetes escolares son muy limitados y que con
frecuencia no sirven para el propósito que se les atribuyó. El ministerio eligió el modelo
canadiense para desarrollar el contenido, pero existe la probabilidad de un rechazo del nuevo
sistema por parte de los profesores.
7. Las próximas elecciones presidenciales pueden modificar de manera negativa el compromiso
del gobierno con el proyecto. Las elecciones se realizarán en abril de 2012. La probabilidad de
que cambie el gobierno es del 60%.
8. El porcentaje de rotación de personal calificado hacia otras unidades ejecutoras es muy
elevado. En los cinco proyectos en ejecución, se identificó un 40% de rotación debido a varias
causas.

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9. El salario de los maestros es muy bajo y el pasado ha demostrado que, por lo general, no se
los motiva a cambiar sus métodos de enseñanza. La probabilidad de que el gobierno apruebe
un incremento salarial es del 50%.
10. La existencia de estaciones radiales y de televisión en la comunidad es muy imprevisible. De
las 30 estaciones de radio, 15 ya empezaron a cerrar.
11. El transporte de equipos y otros materiales sufre algunos retrasos debido a la prioridad que
se le da al transporte de alimentos y medicinas hacia los campos de refugiados. La
probabilidad de retrasos en transporte es del 80%.

Supuestos del proyecto

Supuestos del proyecto al inicio de la planificación

• El proyecto realizará una licitación internacional para la compra de todos los equipos;
se espera contar con una bodega de almacenamiento para acumular todo el equipo
necesario. El costo de la bodega será subsidiado por el gobierno.
• Los profesores apoyarán el proyecto.
• Los alumnos son en un 50% huérfanos y se espera que el Ministerio de Bienestar Social
logre terminar los trámites para la identificación y registro de cada estudiante. El 80%
de los estudiantes no tiene sus registros escolares.
• El proyecto usa un modelo de construcción que se aplicó en la República Dominicana,
los costos y estimados de tiempo usan información histórica, se asume que los tiempos
de construcción serán similares.
• El proyecto espera que los padres de familia den su apoyo al proyecto, existen algunos
trabajos en las áreas verdes que serán contribución de los padres de familia, como
trabajos de plantar y sembrar.
• Se recibió confirmación oral de que la fábrica de cemento tendrá capacidad de
producir el material requerido para las 30 escuelas.

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• El gobierno aprobará la ley que permite los cambios en el sistema educativo, en
especial lo referente a cambios en el material educativo. Se espera la aprobación de la
ley para el mes de junio de 2012.
• El gobierno se comprometió a aprobar los terrenos seleccionados para las 30 escuelas;
algunas de ellas tendrán que ser construidas en parques de propiedad estatal que
actualmente están siendo usados como campamentos para las familias que perdieron
sus casas con el terremoto.

Interesados (stakeholders) del proyecto

• Director técnico del Ministerio de Economía y Finanzas (DT). Tiene mucho poder e
influencia y exige información en detalle sobre el uso y destino de los fondos del proyecto
cada trimestre.
• Director comisionado del Ministerio de Educación (ME). Le preocupa el cambio de la
metodología actual de educación, en especial el método canadiense, que no conoce; la
nueva metodología fue elegida por el Ministerio y se usará para desarrollar los paquetes de
educación.
• Director comisionado del Ministerio de Obras Públicas (MOP). Tiene muchas otras
prioridades en su trabajo y nunca asistió a las reuniones del proyecto; se espera que logre
apoyar el proceso para aprobar los nuevos códigos de construcción y los planes de las
nuevas escuelas. Inicialmente, el proyecto se enteró de que el director no está muy de
acuerdo con el diseño de las escuelas, que es una copia de un proyecto en la República
Dominicana, y que él esperaba que el diseño tuviera una identidad local.
• Representante de la Asociación de Maestros Acreditados (AMA). El representante se está
postulando en las nuevas elecciones al cargo de ministro de Educación y está muy ocupado
preparando su campaña.
• Delegado de la sociedad civil (DSC) en representación de los padres y alumnos. Tiene varios
conflictos con los padres de familia y no parece tener influencia para convencerlos de que
apoyen el proyecto.

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• Padres de familia y alumnos. El 90% perdió sus hogares y vive en campos de refugiados;
diez de las escuelas serán construidas en cinco de los campos de refugiados y esto está
empezando a causarles temor de perder sus espacios.
• Emisoras de radio y televisión. Han sido muy afectadas por el terremoto y ante la falta de
contratos de publicidad, muchas están cerrando.
• Donante-financiador del proyecto. Pide que los reportes estén completos para aprobar los
desembolsos. Aprueba adquisiciones y cambios en el alcance y tiempos del proyecto.

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Organigrama del equipo del proyecto

Miembros de la JDP

• Director técnico del Ministerio de Economía y Finanzas (DT)


• Director comisionado del Ministerio de Educación (ME)
• Director comisionado del Ministerio de Obras Públicas (MOP)
• Delegado del Fondo de Asistencia Económica y Social (FAES)
• Representante de la Asociación de Maestros Acreditados (AMA)
• Delegado de la sociedad civil en representación de los padres y alumnos (DSC)

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Fotografías

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