PRIMERA PARTE INFORME DE CONSULTORIA DE CONTROL

ACTIVIDAD 7

PRESENTADO POR:

LUCY SANCHEZ QUINTERO ID 717071

YULI LORENA SALAZAR MUÑETON ID 706495
SANDRA MILENA MANRRIQUE ID 712677

CORPORACION UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS – UNIMINUTO

ADMINISTRACION EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
PRIMERA PARTE INFORME DE CONSULTORIA DE CONTROL
ADMINISTRATIVO
PROCESOS ADMINISTRATIVOS
NEIVA - HUILA
AÑO: 2020
 PRIMERA PARTE INFORME DE CONSULTORIA DE CONTROL
ACTIVIDAD 7

PRSENTADO A:
CARLOS ALBERTO HERNANDEZ
NRC 15790

CORPORACION UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS – UNIMINUTO

ADMINISTRACION EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
PRIMERA PARTE DE INFORME DE CONSULTORIA DE CONTROL
FINANCIERO
PROCESOS ADMINISTRATIVOS
NEIVA - HUILA
AÑO: 2020
 INTRODUCCION

Por medio de este trabajo se pretende que el lector se relacione con los diferentes aspectos
de la planeación en las organizaciones, además se encontrara con una serie de definiciones
que da claridad a muchos interrogantes sobre la planeación y generalidades como: su
concepto, importancia, tipos de planeación, diseño de planeación y toma de decisiones.
 PRIMERA PARTE INFORME DE CONSULTORIA DE CONTROL

1. CONCEPTO DE CONTROL ADMINISTRATIVO

El proceso administrativo como un sistema integral se caracteriza por su complejidad,

interactivo, flexible, dinámico, cumple un papel en las áreas funcionales de una
organización, y es integrado por que se compone de la parte gerencial, productiva,
financiera, humana y de marketing.

1.2 APLICACIÓN EN LA ORGANIZACIÒN

Dentro de las organizaciones, el control administrativo tiene como propósito

identificar oportunidades de mejora, que proporcionen el mejoramiento de los procesos,
mediante la disposición de medios y acciones oportunas para asegurar que sus
miembros internalicen los objetivos de la organización de manera que puedan ser
alcanzados. La planeación es muy importante en las actividades de organizaciones por
que ayuda a:

 Definir los objetivos

 Responder a los cambios
 Optimizar el uso de recursos
 Orientar las decisiones
 Reducir la incertidumbre
 Definir criterios de desempeño
 Lograr los objetivos

2. ANALISIS DE ENFOQUE

Es usual que las organizaciones diseñen e implementen indicadores de control par

antes, durante o después de que un proceso o evento ocurra. Estos tipos de control se
denominan: control anticipado o preventivo, control durante o concurrente, y control
posterior o retroalimentación.

 CONTROL PRELIMINAR: Se realiza antes de dar inicio a las operaciones, en

cual tiene como objetivo asegurar que las actividades sean ejecutadas
 adecuadamente, dando cumplimiento a las políticas, procedimiento y reglas
establecidas por la organización.

 CONTROL CONCURRENTE: Tiene como objetivo proporcionar informes de

seguimiento y control en tiempo real, que permitan conocer el estado actual y
desarrollo de la organización para la toma de decisiones.

 CONTROL DE RETROALIMENTACION: Este control se realiza con base a

los resultados anteriores, que permita identificar la eficacia de los resultados con
base a lo previsto y es esencial para retroalimentar los resultados.

2.1 PROCESO DEL CONTROL

 Establecimiento de estándares e indicadores: Verificar que los resultados finales

estén conforme a lo planeado, este control se realiza con base a indicadores o
unidades de medición de resultados.

 Medición de resultados: Se realiza con base indicadores que permitan medir las
actividades y los resultados de las acciones realizadas, considerando aspectos como:
que es exactamente lo que se quiere medir, y como se medirá, cada cuanto se mide y
cuál es la fuente que proveerá la información la información a medir.

 Comparación de los resultados con los estándares: Consiste en comprar los

resultados obtenidos con los estándares, que permita verificar si hay desvió o
variación (falla o error), que requieran acciones de mejora que ayuden al
cumplimiento del objetivo propuesto.

 Evaluación de resultados y toma de acciones: En un proceso de control, es

importante evaluar los resultados de las actividades realizadas por la organización
con base a lo establecido para el cumplimiento de los objetivos, y de esta manera
poder realizar ajustes y/o implementar un plan de acción encaminado que se ajuste a
dicho logro.

 Retroalimentación y reinicio del proceso de control: Una vez realizad a la

evaluación de resultados y la toma de decisiones a implementar, se debe informar y
socializar al personal implicado, dando inicio nuevamente a proceso de control.
3. USO DEL TABLERO DE MANDO

El cuadro de mando integral ofrece a la compañía una visión global de la empresa,

mediante la planificación de estrategias a corto, mediano y largo plazo. Facilita la
información pertinente para la toma de decisiones, que permita la disminución de riesgos,
mejora la comunicación y alinea los objetivos de cada proceso.
Sugiere que las organizaciones se analicen y evalúen desde las siguientes perspectivas:

 Perspectiva financiera: Consiste medir en tiempo real y de manera precisa el

desempeño financiero de la organización, en función de su comportamiento
presente y futuro.

 Perspectiva del cliente: Mide la perspectiva que tiene el cliente hacia la

organización con base a la prestación y calidad del servicio.

 Perspectiva interna o de procesos de negocios: Esta perspectiva tiene como

objetivo identificar las mejoras en los procesos, para dar cumplimiento a los
objetivos propuestos por la organización.

 Perspectiva de la innovación y el aprendizaje: Evalúa e identifica las habilidades

de la organización, para el mejoramiento continuo.

3.1 HERRAMIENTAS DE CONTROL ADMINISTRATIVO DE LA

ORGANIZACIÓN
Las principales herramientas de control administrativo, podemos encontrar:
Herramienta 1.

Análisis financiero: Les permite a los directivos evaluar el desempeño de la empresa sobre
la base de datos de periodos anteriores y con información de indicadores de desempeño de
la industria y su respectivo sector. El objetivo fundamental de la contabilidad de una
empresa es suministrar información sobre la misma a un amplio conjunto de posibles
usuarios o destinatarios de dicha información para ayudarles a tomar decisiones.
Una buena gestión financiera integral, brinda beneficios a los accionistas e inversionistas a
través de:

 Adecuada planificación financiera

 Manejo de liquidez

 Cálculo óptimo de necesidades de financiamiento

 Gestión de riesgos

 Manejo fiscal

 Gestión de activos

 Estructura de capital

 Herramienta 2.
Sistema de información gerencial (MIS):
El MIS es un sistema que utilizan las empresas para generar y proporcionar información a
los directivos de forma oportuna y regular, con el propósito de contar con información
confiable para la toma de decisiones. Los SIG ayudan a los directivos de las empresas, sin
importar su tamaño, a. Su aplicación está en todos los niveles, desde los operativos hasta
los directivos y en cada uno de ellos entrega información importante, oportuna y en la
medida que sea necesaria. Contribuyen a mejorar la implementación de tecnologías de
información, generan ventajas competitivas, mayor rentabilidad y procesos de negocios
más eficientes porque van de la mano con la automatización.

 Herramienta 3.
Círculos de calidad:

Equipos de personas en la empresa que se reúnen periódicamente para analizar y resolver

problemas que afectan la calidad en el trabajo. La importancia de los Círculos de Calidad
consiste en crear conciencia de calidad y productividad en todos y cada uno de los
miembros de una organización, a través del trabajo en equipo y el intercambio de
experiencias y conocimientos, así como el apoyo recíproco. La importancia de un Círculo
puede resumirse en la misión que éste tiene dentro de la organización:

• Mejoras en la calidad de los productos y en la productividad de la empresa.

• Reducción de costos.
• Mejora en la moral del personal.
• Promoción de la satisfacción del personal por su trabajo.
• Autodesarrollo del personal.
• Creación de conciencia por la calidad y la productividad.
• Mejora en las relaciones humanas dentro de la empresa.
• Promoción de la colaboración y el trabajo de grupo.
• Mejora en las relaciones comerciales cliente – empresa.
• Mejora en la comunicación y lealtad ante la empresa.
• Promoción de la creatividad y la inteligencia de la fuerza de trabajo
• Incremento en la participación del mercado.
• Mejora de la reputación y prestigio de la empresa.

 Herramienta 4.
Normas internacionales de calidad ISO:

Conjunto de normas internacionales de la calidad que dan directrices uniformes para los
procesos, con el fin de garantizar que los productos cumplan con especificaciones para el
cliente. Las ventajas del cumplimiento de estas normas está en que la empresa tiene que
crear un modelo de trabajo y organización estándar. Para ello, es muy relevante la
formación mediante la documentación. Esto ayuda a la eficacia de la propia empresa, a
nivel organizativo, alcanzar los objetivos que se haya marcado, mejorar los procesos
continuamente, además de la eficacia de éstos, etc.
Las normas ISO 9000 lo que hacen es ayudar a la gestión y organización empresarial. Por
muy bueno que sea el producto, siempre necesita una estructura. Si no fuera así, los
problemas económicos de la entidad podrían ser muy graves.

4. PLAN DE MEJORA QUE LE RECOMIENDA A LA ORGANIZACIÓN PARA

OPTIMIZAR SU SISTEMA DE CONTROL
1) Definir los procesos que forman la organización y los indicadores clave más importantes
de cada fase del proceso. Es necesario conocer los indicadores y medirlos para saber dónde
se deben llevar a cabo las mejoras. Ejemplo: digitalizar la parte administrativa de la
empresa. Los indicadores clave serían, por ejemplo, la reducción del tiempo en tareas
manuales, ahorro de costes, entre otros.

2) Definir la fase o fases del proceso en la cual se buscará mejorar el indicador que se ha
elegido en un inicio. Es mejor modificar de una en una las fases ya que así se conocerán en
exactitud los resultados logrados. Si se cambian demasiadas cosas a la vez, no se conocerá
que ha influido positivamente y que no.

3) Una vez se ha escogido la fase, o fases, que se deben mejorar se planifica el proyecto.
Primero se debe diseñar el proceso y tener claro qué objetivos se pretenden conseguir. Una
vez se ha establecido el diseño, se deben escoger los recursos tecnológicos para llevar a
cabo los procesos, medir sus resultados, etc.

4) Marcar los objetivos adecuados. Es importante marcar los objetivos que se quiere llegar,
así como identificar las oportunidades de mejora y qué recursos se necesitan para alcanzar
dichos objetivos.

5) Analizar los resultados obtenidos. Es importante disponer de herramientas para analizar

los resultados obtenidos con la mejora del proceso. En este paso, se debe analizar el
indicador inicial y ver si se han conseguido los objetivos. Se deben analizar tanto los
resultados cuantitativos como los cualitativos y ver si se han conseguido los objetivos
definidos en un principio y si se ha podido implementar los cambios para mejorar el
proceso.

6) Controlar y seguir constantemente el proceso, utilizando las métricas. Los objetivos que
se dieron en un proceso de mejora pueden cambiar con el tiempo. Se tienen que revisar
constantemente los procesos y ver si estos cambian, además de si se han conseguido las
mejoras que se querían.
 BIBLIOGRAFIA

https://www.docsity.com/es/actividad-11-procesos-administrativos/4956249/

https://es.calameo.com/read/003403552f7a7a851af74

https://www.fullstep.com/actualidad/blog/cuadro-mando-que-es-para-que-sirve/