Universidad de La Salle

Ciencia Unisalle
Contaduría Pública Facultad de Ciencias Administrativas y Contables

1-1-2016

Auditoría forense : aplicación de un caso práctico

de una organización sin control
Herly Maritza Paredes Rodríguez

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 AUDITORÍA FORENSE: APLICACIÓN DE UN CASO PRÁCTICO DE UNA
ORGANIZACIÓN SIN CONTROL

HERLY MARITZA PAREDES RODRIGUEZ

Contaduría Pública
Hparedes40@unisalle.edu.co

Resumen

En el presente artículo se aplican los pasos y procedimientos de la auditoría forense, para

el caso de una empresa que ha sufrido del desarrollo sistemático de fraudes financieros
durante dos años, de tal manera que en la actualidad se encuentra con enormes deudas,
teniendo además que reducir considerablemente su personal y sus operaciones. Para ello,
se mencionan generalidades de los fraudes cometidos, así como los procesos
implementados para detectarlos, reconociendo las respuestas que permite establecer la
auditoría forense como medio para producir pruebas y evidencias, y para prevenir nuevas
irregularidades que continúen debilitando financieramente a la empresa.

En particular, los fraudes en la empresa se cometieron debido a la falta de un control

adecuado para medir y evaluar las operaciones, y a la mala fe de personas que tenían
acceso a las cuentas y a los estados financieros. La idea es que el proceso que se aplique
de auditoría forense pueda ser aplicado en cualquier otra empresa que haya sufrido del
fraude, aplicando los principios y los pasos básicos, incluyendo la planeación, el desarrollo,
evaluación y seguimiento.

Palabras clave

Auditoría forense, Control financiero, Evaluación de procesos.

 SUMARIO

IMPORTANCIA DE LA AUDITORÍA FORENSE COMO MEDIO PARA GARANTIZAR EL

CONTROL FINANCIERO 3

HERRAMIENTAS ANALÍTICAS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LA AUDITORÍA

FORENSE 6

Planeación 10

Desarrollo del programa 11

Evaluación 12

Seguimiento y monitoreo 13

APLICACIÓN DE LOS PROCESOS DE LA AUDITORÍA FORENSE EN EL CASO DE

ESTUDIO 13

Planeación 14

Desarrollo del programa 15

 Almacén: 15
 Tesorería: 15
Producción: 16
 Trade: 16
 RRHH: 17

Evaluación y recomendaciones 17

CONCLUSIONES 18

2
 Importancia de la Auditoría Forense como medio para garantizar el control
financiero

La gran mayoría de las empresas deben enfrentar las consecuencias de fraudes financieros
que se presentan a nivel interno, a pesar de los recursos que puedan invertir para
prevenirlo, y de las estrategias implementadas para detectar a tiempo cualquier
irregularidad que se llegara a presentar (Elliot y Schroth, 2003). Principalmente, las
compañías caen en el fraude debido a la aplicación de estratagemas por parte de diferentes
personas de confianza, relacionadas con los procesos y la operación organizacional, que
toman ventaja de su posición, y generan mentiras y engaños que a su vez van formando
vacíos económicos cada vez más grandes, hasta que un momento dado se hacen
insostenibles (James, 1991).

Ante esta situación, explica Badillo (2004) la auditoría forense representa aquella
labor que se enfoca en la prevención y detección del fraude financiero, a través del uso de
técnicas de investigación criminalística, que se conjugan con la contabilidad y los
conocimientos jurídico-procesales, con el fin de recopilar y expresar una información
completa que sirva de pruebas en los tribunales. De allí el carácter integral del auditor
forense, que debe contemplar las diferentes dimensiones y diversidad de operaciones que
se generan en el fraude, contando para ello con la colaboración de personas especializadas
en el campo legal, jurídico, tributario e informático, entre otros.

Cabe tener en cuenta que las competencias del contador público, cuando se
desempeña en el campo forense se relacionan con el fraude en los estados financieros, la
malversación de bienes, el soborno, el fraude en procesos de quiebras e insolvencia y
fraude de impuestos (Leal, Rodríguez y González, 2010). Rosas (2009) expresa que la
auditoría forense debe entenderse como una acción propositiva, como un servicio útil para
la marcha de los negocios, para el crecimiento empresarial, para el desarrollo de la
competitividad y para la evolución constante de la productividad. El servicio de control y
vigilancia que se presta mediante las competencias de la auditoría forense, más que buscar

3
sanciones, debe tener la función de asegurar y garantizar la efectividad de una protección
social mediante la cual sea posible combatir la vulnerabilidad y la inequidad, apoyando el
desarrollo a largo plazo de la sociedad en general, mediante unas medidas óptimas de
control que eviten los fraudes, mejoren los resultados de las entidades y compañías de un
país (Badillo, 2004).

Teniendo en cuenta la importancia de la auditoría forense como medio para

enfrentar de manera efectiva las terribles consecuencias financieras que se generan en el
entorno empresarial a causa de los fraudes, para presentar pruebas contundentes en contra
de los culpables y para apoyar el crecimiento sostenido de las organizaciones, en el
presente artículo se pretenden aplicar los procedimientos y medidas de la auditoría forense
en el caso de una empresa en donde se ha presentado una grave situación de fraude
financiero durante dos años. Con el fin de mantener la confidencialidad y de cumplir con la
reserva legal del caso, no se mencionará el nombre de la empresa ni la industria a la cual
pertenece, aunque sí se realiza una exposición de los hechos y de los procesos de mejora
a partir de la aplicación de la auditoría forense.

Debido a la falta de un control adecuado, de procesos que permitieran medir el

control de las operaciones, y sobre todo a la mala actuación de personas allegadas a la
empresa que obraron de manera fraudulenta, se produjeron una serie de irregularidades
que han hecho que la organización se encuentre debilitada a nivel financiero, y que haya
tenido que endeudarse enormemente para poder mitigar los efectos del fraude.

Algunas de las irregularidades presentadas fueron la presentación de cuentas de

cobro falsas en tesorerías, por medio de las cuales se sacó dinero en repetidas ocasiones,
con cédulas inexistentes que no fueron verificadas. En los inventarios también se ha
presentado el fraude, pues muchos de los artículos y productos que allí se guardan se han
perdido, ya que no hay un control de inventarios riguroso y tampoco hay personas
encargadas de entregar y recibir los artículos.

Además, se presentaron casos en donde debido a la falta de procesos

estandarizados en el área de recursos humanos y administración, las personas afiliaron a
sus familiares a una Empresa Prestadora de Salud (EPS), obteniendo beneficios de créditos
de libranza de hasta 60 millones de pesos. La persona que realizó el fraude pertenecía al

4
área de recursos humanos, lo cual le facilitaba realizar las certificaciones y las validaciones
en los bancos.

Durante estos dos años también hubo fraude comercial por parte de vendedores
con el tema de las comisiones, sacando dinero de manera ilegal de cuentas de personas
con las cuales la empresa tenía una deuda. También se giraron presupuestos a algunos
empleados que nunca se legalizaron, pues no se realizaron a tiempo las facturas. La
situación ha llegado a un punto tan complejo que incluso se aprobaron sobornos para
facilitar actividades en campo, dándole libertad a los manejadores de estos recursos para
actuar sin control.

Como se puede apreciar, en la empresa se han presentado distintos tipos de

fraudes, pues personas inescrupulosas han aprovechado la oportunidad que les presenta
una empresa sin procesos de control, sin una gestión que le permita verificar y evaluar
todas las operaciones financieras y contables, y sin unas estrategias útiles para
anteponerse a cualquier tipo de irregularidad que pudiera generar desajustes a nivel
organizacional. Además, estas personas se aprovecharon de la inexperiencia del gerente
financiero, que no tenía los conocimientos para evitar este tipo de situaciones y que tomó
malas decisiones cuando el desastre ya había adquirido enormes dimensiones.

En la actualidad, como se ha dicho, la empresa se encuentra en una situación crítica,

endeudada y con problemas de flujo de caja. De contar con 120 empleados, hoy en día sólo
cuenta con 20. Por tanto, es importante aplicar la auditoría de gestión, teniendo en cuenta
su carácter propositivo, con el fin de definir las causas por las cuales se produjeron los
fraudes, los medios que se utilizaron para cometerlos y las pruebas que se puedan
presentar en un proceso judicial, con el fin de ayudar a dejar atrás este capítulo en la historia
de la empresa, cimentando las bases de un nuevo comienzo a nivel financiero y comercial,
con principios de transparencia, honestidad y rectitud.

Para ello, es importante reconocer la ausencia de procesos de control al interior de

la empresa, lo cual, como se ha visto, fue aprovechado para cometer los fraudes durante
dos años seguidos. Este análisis permitirá comprender el tipo de empresa que ha servido
como objeto de estudio, con el fin de contar con una serie de conocimientos integrales que

5
facilite aplicar de manera efectiva la contabilidad forense, obteniendo de esta manera las
pruebas que se conviertan en evidencias legales.

Cabe tener en cuenta que se aplicará un proceso de auditoría forense general,

analizando los fraudes cometidos y examinando la forma en que fueron detectados. A partir
de este análisis, se implementan los pasos básicos de un proceso de este tipo, incluyendo
la planeación, por medio de la cual se coordinan y ordenan las estrategias y acciones que
se deben desarrollar; el desarrollo, realizando las acciones planificadas en la primera fase;
y la evaluación, haciendo un seguimiento periódico y sistemático de las acciones
desarrolladas.

En la primera parte del artículo se presentan las herramientas analíticas y la

metodología que se debe considerar para implementar la auditoría forense en la empresa,
reconociendo los pasos y los elementos que se deben tomar en consideración, de acuerdo
a la situación particular de la empresa, a los problemas que se han presentado y a la manera
en que se les ha tratado de dar solución. Posteriormente, en la segunda parte se aplican
concretamente los pasos de auditoría forense con el fin de proponer mejoras que eviten el
desarrollo de fraudes financieros en la compañía.

Herramientas analíticas para la aplicación de la Auditoría Forense

Teniendo en cuenta que la intención de aplicar la auditoría forense en la empresa es que el

proceso implementado se puede desarrollar en otras empresas que han sufrido de fraudes
a nivel financiero, se tendrán en cuenta los pasos generales y más comunes que se utilizan
en la auditoría forense, como medio para detectar los fraudes y evaluar la forma en que se
propiciaron.

Cabe reconocer, en primer lugar que la auditoría forense permite detectar indicios y
evidencias de fraudes corporativos, por medio de un proceso detallado e integral en donde
se revisan los libros contables, las operaciones y balances financieros en una compañía
(Badillo, 2004). Según Bermúdez (2000), es importante tener en cuenta que el desarrollo

6
de la auditoría forense en torno a un proceso de detección y análisis de fraude corporativo,
debe tener en cuenta una serie de procesos específicos:

 Procedimientos jurídicos: Se tipifica el fraude y se establecen las pruebas que

permitan determinar la evidencia probatoria.

 Procedimientos de auditoría: Se realiza el seguimiento a los estados financieros de

la empresa, siguiendo lo establecido por las normas internacionales de auditoría
emitidas por la Federación Internacional de Contadores (IFAC).

 Procedimientos contables: Se analizan y estudian con detenimiento procesos

contables y operaciones comerciales de la empresa, de acuerdo con el reglamento
de contabilidad vigente.

El análisis de estos procedimientos lleva a reconocer la integralidad del auditor forense,

pues debe tener una base de conocimientos importantes en el manejo contable, en los
procesos de auditoría, en la valoración de riesgos y en la normativa legal vigente (Cano y
Lugo, 2009). Además de ello, como es planteado por Fontán (2009) debe poseer
habilidades de comunicación y de litigante, que le permitan presentar y argumentar las
evidencias encontradas en el proceso y buscar soluciones efectivas que ayuden a mejorar
la situación de las empresas que han caído en el fraude.

A través de la auditoría forense se determina si la adquisición, manejo y uso de los

recursos de la entidad intervenida se efectúan dentro del marco legal y de los principios de
eficacia, economía, equidad y valoración de los estados financieros. El carácter de
integralidad le confiere a esta auditoría la posibilidad de examinar distintos aspectos
relacionados entre sí, tales como los sistemas de control financiero, legal, de gestión, de
resultados y de control interno (Saccani, 2010).

De acuerdo con James (1991), la auditoría forense se debe aplicar como un proceso
sistemático, mediante el cual se evalúa la situación económica y financiera, a partir de la

7
aplicación de unos procesos de revisión, con el fin de determinar las pruebas que permiten
evidenciar el incumplimiento de los principios en lo referente al manejo de los estados
financieros y a la gestión contable. Cabe resaltar, además, que el desarrollo de este tipo de
auditorías se encuentra ligado a las normas que son aceptadas en torno a las auditorías en
general, y que se encuentran reguladas según los mandatos legales y las leyes de la nación.

Específicamente, la auditoría forense hace referencia a la necesidad de analizar las

causas que atentaron contra la confiabilidad de los estados financieros (Rosas, 2009). Para
Saccani (2010), la auditoría forense tiene cuatro propósitos centrales, que son: estimar las
causas del fraude cometido, reconocer los daños y perjuicios causados para la empresa,
definir oportunidades de perfeccionamiento y desarrollar recomendaciones de mejora. En
esta medida, se puede afirmar que es un tipo de auditoría que ofrece una evaluación para
orientar la toma de decisiones.

A través de la auditoría forense también se determinan recomendaciones para lograr

que la adquisición, manejo y uso de los recursos de la entidad intervenida se efectúen
dentro del marco legal y de los principios de eficacia, economía, equidad y valoración de
los estados financieros. El carácter de integralidad le confiere a la auditoría la posibilidad
de examinar distintos aspectos relacionados entre sí, tales como los sistemas de control
financiero, de resultados y de control interno.

Cabe anotar que el desarrollo de la auditoría forense en Colombia se establece a

partir de las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF). De acuerdo con el
artículo tercero de la Ley 1314 del 2009, las NIIF son aquellas normas referentes a
contabilidad e información financiera, que corresponde al sistema compuesto por
postulados, principios, limitaciones, conceptos, normas técnicas generales, normas
técnicas específicas, normas técnicas especiales, que permiten identificar, medir, clasificar,
reconocer, interpretar, analizar, evaluar e informar las operaciones económicas de un ente,
de forma clara y completa, relevante, digna de crédito y comparable, que se ponen al día
con el escenario internacional, bajo las nuevas regulaciones aplicadas recientemente en el
país (Cañibano, 2003).

Con el fin de aplicar un proceso de auditoría forense adecuado en el caso de la

empresa objeto de estudio, se deben tener en cuenta cuatro fases, cuya implementación

8
es independiente del tipo de fraude y de organización. En palabras de Ramírez (2013),
estas fases, que se explican a continuación, y que se establecen a partir de la normatividad
planteada en las NIIF, favorecen el desarrollo de una auditoría eficaz y coherente con las
necesidades y problemáticas particulares de la empresa.

Se implementan estas fases teniendo en cuenta que permiten incluir los diferentes
aspectos que se deben evaluar y analizar, como la manera en que se cometieron los
fraudes, la forma en que se detectaron, y las consecuencias generadas a nivel financiero y
económico para la empresa. En la figura No. 1 se presentan cada una de las fases que
orientarán, en este caso, la implementación de la auditoría forense:

Figura 1. Fases de la auditoría forense.

1. Planeación Identificar riesgos e indicadores de

fraude

2. Desarrollo del programa Definición y tipificación del hecho

3. Comunicación de resultados Presentación del informe técnico

4. Seguimiento y monitoreo Confirmación de resultados

Fuente: Ramírez, M. (2013). Metodología y desarrollo de la auditoría forense en la

detección del fraude contable en Colombia

9
A continuación se plantea un análisis más detallado en torno a las fases para la
implementación de la auditoría forense, teniendo en cuenta que su adecuada
implementación y coordinación es vital para el cumplimiento eficaz en un proceso de este
tipo:

Planeación

Se coordinan, definen y ordenan las diferentes estrategias y acciones que se deben

desarrollar para alcanzar los diferentes objetivos, según las necesidades y los recursos
disponibles. Además de ello, en la planificación se definen los plazos establecidos para el
desarrollo de cada una de las actividades, así como los mecanismos de seguimiento
interno. De acuerdo con la Norma Internacional de Auditoría 300 (IFAC, 2009), para el
desarrollo de esta primera fase es vital conocer detalladamente el negocio, el sector y las
variables relacionadas con el posible caso de fraude.

Además de conocer a la organización y a su entorno, en esta fase se identifican

riesgos de fraude, siguiendo la Norma Internacional de Auditoría 320 (IFAC, 2009), en
donde se exponen los siguientes indicadores:

 Personal: Se identifican comportamientos inusuales que puedan estar relacionados

con el desarrollo de un fraude. Dentro de estos comportamientos se puede encontrar
la evasión de los controles, las vacaciones no tomadas, lujos y estilos de vida
costosos, y situaciones anormales dentro del lugar de trabajo, como empleados que
trabajan frecuentemente por en horas que no hacen parte del horario laboral.

 Comerciales y financieros: Se analizan hechos como crecimiento de las ventas,

transacciones fuera de lo común, falta de registros y facturas de las operaciones
contables; ausencia de seguimiento de las operaciones financieras, desajustes
entre los pasivos y los activos, y transacciones que no se cuentan con ningún
comprobante.

 Estructurales: En un proceso de aplicación de auditoría forense se debe analizar

cualquier situación anormal que no sea coherente con el objeto comercial de la

10
 empresa, como el desarrollo de negocios que no guardan relación con la razón
social de la compañía.

 Culturales: Evaluar cambios en la conducta de los líderes y de los empleados, que

por temor a perder el empleo guardan silencio sobre las anormalidades sobre las
cuales puedan tener conocimiento. En una empresa en donde se presenta el fraude,
la cultura organizacional se ve ampliamente deteriorada, por lo cual es importante
analizar las relaciones entre dirigentes y trabajadores, con el fin de notar
comportamientos y actitudes extrañas (Saccani, 2010).

 Materialidad: Se debe analizar detenidamente y por separado cada indicio que

pueda ser objeto de investigación, y que sirva como prueba para aclarar los hechos.

 Controles TIC: Teniendo en cuenta la importancia de la tecnología y de los sistemas

de información para la comunicación y manejo de actividades financieras y
comerciales en las empresas, es importante revisar las tecnologías de información
y comunicación que hayan sido usadas, revisando si han sido manipuladas o
intervenidas de manera ilegal para ocultar información relevante.

Desarrollo del programa

En esta etapa se aplican y se realizan las estrategias y acciones planificadas en la primera

fase, estableciendo, si es necesario, cambios en el plan con la intención de que se adapte
a las posibles dificultades que se presenten en el camino. Consta de cinco fases, que se
explican a continuación:

 Tipificación del fraude: Para el desarrollo de esta fase, es importante seguir la NIA
240, en la medida en que se identifican los factores de riesgo de fraude como hechos
que indican la existencia de un incentivo o elemento de presión que propician la
oportunidad para cometer un fraude. En la tipificación, es importante registrar con
detalle la situación y los hechos que han ocurrido, señalando las oportunidades que
se aprovecharon y las causas que provocaron el desarrollo de la irregularidad.

11
  Recopilación de evidencias: En esta fase se determinan los principios de derecho
probatorio y se analizan a la luz de lo que se encuentra estipulado en las leyes.
Teniendo en cuenta la importancia y dificultad de esta fase, se recomienda contar
con el apoyo de expertos en materia legal, que tengan la capacidad de interpretar
jurídicamente las irregularidades cometidas.

 Cadena de custodia de la documentación: En esta fase se demuestra la

autenticidad de las pruebas y evidencias halladas, garantizando la veracidad de la
información, y certificando que se ha cumplido con las normas vigentes de auditoría
para recolectar los datos que permiten señalar el caso de fraude.

 Evaluación de evidencias e indicios. Para la implementación de esta fase es

importante seguir la NIA 520 (IFAC, 2009), en donde se establecen guías para la
aplicación de procedimientos de revisión analítica de las pruebas y de las
evidencias.

 Elaboración del Informe de Auditoría Forense. En la etapa final se elabora un

informe preciso y detallado, con la mayor claridad posible, en donde se explican los
procedimientos e investigaciones desarrolladas, así como los procedimientos que
se utilizaron para obtener la información. También se describen los fraudes
cometidos, y se proponen las medidas que se deben tomar para mejorar la situación
financiera de la empresa.

Evaluación

En esta última fase se debe hacer un seguimiento periódico y sistemático de las acciones
desarrolladas. La función principal de la evaluación es la de detectar las fallas que se han
cometido, retroalimentar la gestión y realizar ajustes necesarios. Esta fase se aplica antes
de firmar el informe final de auditoría, revisando cada uno de los procedimientos
desarrollados y examinando si no se omitió nada durante el proceso, y si se siguieron al pie
de la letra las normas legales que orientan las funciones del auditor en el país.

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Seguimiento y monitoreo

Esta última fase tiene por finalidad asegurar que los resultados de la investigación forense
sean considerados y tenidos en cuenta por las autoridades pertinentes, con el fin que los
resultados sean considerados como pruebas relevantes en los procesos penales que se
puedan adelantar en contra de las personas que cometieron el fraude.

En general, esta es la metodología que se debe aplicar para la auditoría forense.

Sin embargo, es importante considerar con Ramírez (2013), que en cada caso es el auditor
quien debe aplicar su criterio profesional para aplicar los mecanismos y procedimientos que
sean necesarios, según las particularidades del caso y las necesidades de la empresa
intervenida. Los pasos y elementos que han sido planteados funcionan más como una guía
que debe ser tenida en cuenta para orientar la implementación de la auditoría, que en cada
caso depende de las posibilidades de acceso a la información y de los criterios utilizados
para probar las evidencias del fraude.

Para finalizar, cabe aclarar que el servicio de vigilancia y elaboración de material

probatorio por medio de la auditoría forense, tiene como objetivo esencial apoyar en la
especificación de las sanciones a los culpables, pero también debe tener la función de
asegurar y garantizar la efectividad de unos procesos y recomendaciones mediante los
cuales sea posible combatir la vulnerabilidad financiera de las empresas, apoyando su
desarrollo mediante unas medidas óptimas de control que mejoren sus resultados y su
gestión. Es importante tener en cuenta lo anterior, como un enfoque fundamental en la
aplicación de la auditoría forense para el análisis del caso de fraude presentado en la
empresa objeto de estudio.

Aplicación de los procesos de la Auditoría Forense en el caso de estudio

A continuación se detallan y explican los fraudes cometidos en la empresa objeto de

estudio, aplicando los procesos y pasos explicados anteriormente. Como se ha venido
diciendo, el proceso se explica de una manera general, con el fin que pueda ser aplicado
en otro tipo de empresas y así identificar los fraudes y proponer recomendaciones para
evitarlos.

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 Planeación

Para el desarrollo de la fase de planeación, es importante identificar los riesgos de fraude

en la empresa. En particular, el riesgo que se presentaba en la empresa era la falta de unos
procesos de control adecuados, que permitieran identificar a tiempo cualquier irregularidad
en el inventario y en los estados financieros. Generalmente, los directivos se enfocaban en
tratar de mejorar la producción y rendimiento del negocio, pero nunca se preocuparon lo
suficiente para mejorar el control de los procesos, y garantizar la seguridad de las finanzas
y de las mercancías y productos que llegaban constantemente a la empresa.

El manejo inadecuado de los inventarios produce para las empresas un aumento

de costos y una consecuente disminución de beneficios relevantes. Por tanto, es importante
obtener soluciones eficientes que faciliten la gestión del aprovisionamiento de la empresa,
implementado modelos de planeación de inventarios, que permitan generar una reducción
en los costos de adquisición, compra, almacenaje, transporte y comercialización de los
productos, cumpliendo de manera eficiente con el conjunto de requisitos y necesidades de
los clientes.

Una administración de los inventarios produce para las empresas el desarrollo

adecuado de los diferentes productos, siguiendo unos procesos de control detallados, con
el fin de minimizar errores y pérdidas. Lo que en la empresa se comprende que cada objeto
necesita un tratamiento individual, de acuerdo con su origen, características y funciones,
de tal forma que las decisiones administrativas incidan en el correcto desenvolvimiento del
inventario.

Por otro lado, la empresa no contaba con modelos de planeación, entendidos como
una serie de políticas y controles que tienen la función primordial de monitorear los niveles
de inventario, definir los niveles que se deben mantener a lo largo del proceso productivo,
establecer el tiempo en el que se deben reponer las existencias y ofrecer información sobre
el tamaño que deben tener los pedidos. En conjunto, la ausencia de este tipo de modelos
impedía establecer las políticas operativas con el fin de mantener y controlar los bienes
almacenados.

14
Desarrollo del programa

En esta fase se definen y tipifican los hechos relacionados con el fraude. En particular, en
la empresa se presentaron fraudes a nivel de almacén, tesorería, producción, trade y
recursos humanos.

 Almacén: El fraude presentado en el almacén de la empresa consistía en repartir

los inventarios entre el personal logístico; utilizando como respaldo el envío que se
debe hacer a ciudades de los equipos de audiovisuales para la realización de los
eventos. El problema es que al finalizar el evento, los equipos que debían ser
devueltos al almacén se perdían en el trayecto de regreso, lo cual generaba
enormes pérdidas a nivel económico y de material.

Los equipos que se perdían nunca eran informados a la administración, pues nunca
se hacían reportes sobre los materiales y equipos. La pérdida sólo se reportaba en
el momento en que el equipo extraviado se necesitaba para el desarrollo de otro
evento y no se encontraba ni siquiera la remisión de recibido correspondiente. Esto
permitía justificar el hecho de no responder, por lo cual la empresa tenía que realizar
nuevamente la compra del equipo necesitado. En síntesis, no se realizaba
investigación ni seguimiento alguno a este tipo de inventario.

Tesorería: En el departamento de tesorería, uno de los asistentes tenía la función

de consolidar la información de las transferencias diarias para la operación y pago
de proveedores de la empresa, además de la contabilización de todos los egresos.
Para cuando se presentó el fraude, dicho asistente debía tener contacto directo con
el Gerente Financiero, presentando los correspondientes informes de giro. Sin
embargo, luego de pasar el periodo de prueba, se inició la desviación de dineros a
cuentas de personas pertenecientes al círculo social del asistente.

15
 Hasta la fecha, se han detectado alrededor de $200.000.000 desviados a cuentas
que no pertenecen a proveedores o al personal encargado de operación y gestión.
Para ello, se realizaron cuentas de cobro falsas para la contabilización, pagos con
el nombre de proveedores reales con los datos bancarios del círculo social de la
empleada. Además, hubo una serie de comportamientos que se empezaron a
presentar pero que no fueron tenidos en cuenta en su momento, como la compra de
carros, la realización de cirugías y permisos para viajes al exterior.

Después del retiro del asistente en cuestión, se empezaron a detectar todos los
desvíos, debido a una revisión por parte del Jefe de Tesorería. En este caso se
evidencia una enorme falta de control y atención sobre las actividades de los
empleados. En particular, el asistente había logrado en poco tiempo ganarse la
confianza total del Gerente Financiero, por lo cual no hubo ninguna sospecha y las
actividades fraudulentas tomaron por sorpresa a los directivos, cuando ya no había
mucho por hacer.

Producción: El personal de producción se dedicaba a cobrar comisiones a los

proveedores con los que trabajan en equipo, lo cual generó un aumento en los
precios para la compra de la empresa. Aunque la política de pago es a 45 días
calendario, fue omitida esta condición, generando por intermedio de correos y
presión por el evento pagos de contado. Esto puso a la empresa en un desequilibrio
financiero, ya que el pago por parte de los clientes es a 60, 90 y 120 días.

 Trade: El personal de Trade es el encargado de realizar operaciones a nivel

nacional con contratos fijos para activación de marca. También realizan solicitudes
de pago a personal que no trabaja para la empresa, justificándolo dentro de la matriz
y ubicándolo como un ítem adicional, lo cual les permitía generar comisiones.

Este personal tenía dentro de sus tareas la solicitud de presupuestos para operación
como pago de personal o compra de insumos y transporte, medio por el cual también
justificaron la salida de dinero para cuentas propias. Este dinero no fue legalizado a
la empresa de manera correcta, enviando recibos que no eran válidos

16
 contablemente, pero que respaldados con la firma de gerencia debían ser recibidos
para justificar el gasto del dinero.

 RRHH: Este departamento se encontraba a cargo del Administrador. Por eso el

fraude se presentó de una manera fácil, ya que se podían realizar los movimientos
ilegales sin ningún tipo de control por parte de otro departamento o encargado.

Evaluación y recomendaciones

En particular, se puede decir que debido a la falta de un control adecuado, de procesos de

gestión estandarizados y de modelos de planeación de inventarios, se produjeron fraudes
que, hoy en día, han logrado que la organización se encuentre debilitada a nivel financiero,
y que haya tenido que endeudarse enormemente para poder mitigar los efectos del fraude.

En particular, teniendo en cuenta la naturaleza de los fraudes cometidos en la

empresa, se proponen las siguientes recomendaciones:

 En el momento actual, el objetivo central en la empresa debe ser el análisis y

descripción de un conjunto de prácticas y estrategias útiles para definir una gestión
más adecuada de los proyectos que la empresa aplica, mejorando así sus procesos
de desarrollo tanto internos como externos, su competitividad y calidad de servicio,
satisfaciendo de esta manera las expectativas de los clientes y logrando posicionar
de manera efectiva sus servicios.

 Se debe complementar la operatividad de la empresa con procesos efectivos de

gestión y planificación estratégica, incluyendo un conjunto de prácticas
administrativas, las cuales determinan en gran medida el éxito a la hora de obtener
los resultados esperados en el desarrollo de cualquier tipo de empresa. El problema
es que, a pesar de su importancia, la empresa no puso la atención necesaria en los
procesos de gestión y planificación estratégica, lo cual generó las fallas operativas
que fueron aprovechadas por las personas fraudulentas.

17
  La planificación estratégica en la empresa es fundamental, pues se constituye como
una actividad organizacional en la que se implementan una serie de habilidades y
competencias administrativas, y en donde se aplican herramientas de control que
permiten desarrollar de manera eficiente las actividades comerciales y de
organización, con el fin de obtener unos resultados favorables y positivos para la
empresa.

 Teniendo en cuenta la cantidad de equipos y mercancías que maneja la empresa,

se debe recordar que el desarrollo de modelos de planeación de inventario permiten
garantizar la calidad de servicio, cumpliendo con las expectativas de los clientes y
garantizando el control de la mercancía lo cual se establece como una ventaja
competitiva determinante para la empresa.

 La empresa también debe tener en cuenta que la función primordial de los modelos
de planeación de inventarios gira en torno a crear valor para los clientes y
proveedores de la empresa, y para los accionistas de la empresa, que ven
protegidos sus activos de cualquier intento de fraude o de cualquier tipo de
irregularidad a nivel financiero.

Conclusiones

Teniendo en cuenta los hechos relacionados con el fraude en la empresa, se pueden

establecer las siguientes conclusiones:

 Hubo una cadena de fraudes que involucró la participación de personas que hacían
parte de diferentes áreas, lo cual facilitó el hecho que no hubiera ningún tipo de
control.
 Las personas que participaron en los fraudes sabían desde un comienzo cómo
debían actuar, pasando primero por los procesos de prueba y ganándose la
confianza de sus superiores, para poder cometer los fraudes sin ningún tipo de
vigilancia.

18
  La mayoría de los fraudes se generó por parte de vendedores a través de las
comisiones, sacando dinero de manera ilegal, sin ningún control.
 En los inventarios también se ha presentado una gran cantidad de fraudes, debido
a la falta de un sistema de control, y a la ausencia de personas encargadas de
entregar y de recibir los artículos.
 Debido a la falta de procesos estandarizados en el área de recursos humanos y
administración, algunos empleados obtuvieron beneficios de créditos de libranza.

Como recomendaciones, es importante que la empresa se tenga en cuenta la gestión

estratégica, que pone a disposición de los directivos y partes interesadas un conjunto de
instrumentos de trabajo que les permiten asumir el control de cada una de las actividades
y objetivos a nivel empresarial, estableciendo medidas preventivas para superar las
dificultades que se aparezcan en el camino, logrando de esta manera mejorar la gestión de
las actividades comerciales, y aumentando de manera considerable la productividad y el
rendimiento.

La aplicación de la planificación estratégica es un elemento esencial para asegurar la

administración integral de una empresa, implementando acciones que garanticen el
cumplimento de los objetivos y estableciendo pautas y políticas que se deben seguir y
aplicar para obtener los mejores resultados posibles, evitando, al mismo tiempo, el
desarrollo de irregularidades y fraudes que atenten contra la estabilidad e integridad de la
empresa.

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