PROCEDIMIENTO

Un procedimiento es una secuencia definida, paso a paso, de actividades o acciones (con puntos
de inicio y fin definidos) que deben seguirse en un orden establecido para realizar correctamente una
tarea. Los procedimientos repetitivos se denominan rutinas.

Segun Koontz: “Los procedimientos son planes por medio de los cuales se establece un método para
el manejo de actividades futuras. Consisten en secuencias cronológicas de las acciones requeridas.
Son guías de acción, no de pensamiento, en las que se detalla la manera exacta en que deben
realizarse ciertas actividades. Es común que los procedimientos crucen las fronteras
departamentales. Por ejemplo, el procedimiento de tramitación de pedidos de una compañía
manufacturera involucrará casi indudablemente al departamento de ventas (a causa del pedido
original), el departamento de finanzas (para la confirmación de la recepción de fondos y la aprobación
de crédito al cliente), el departamento de contabilidad (para el registro de la transacción), el
departamento de producción (dado que el pedido implica la producción de bienes o la autorización
para extraerlos del almacén) y el departamento de tráfico (para la determinación de los medios y ruta
de transporte para su entrega). Bastarán un par de ejemplos para ilustrar la relación
entre procedimientos y políticas. La política de una compañía puede conceder vacaciones a los
empleados; en los procedimientos establecidos para la instrumentación de esta política se
determinará un programa de vacaciones para evitar interrupciones en el flujo de trabajo, se fijarán
métodos y tasas para el pago de vacaciones, se especificarán los registros para asegurar que todos
los empleados gocen de vacaciones y se explicitarán los medios para solicitar vacaciones.”
Fuente: “Administración, una perspectiva global” Harold Koontz

¿COMO ESTA COMPUESTO UN PROCEDIMIENTO?

Un procedimiento escrito está compuesto por las siguientes partes:

1. Objetivo: Pequeña declaración de intenciones del documento.

2. Alcance: Hasta que nivel es aplicable el procedimiento.

3. Definiciones (o marco teórico): Listado de todos los conceptos claves mencionados en el

documento. Esto es de vital importancia, debido a que será el marco teórico todo el texto del
documento.
4. Normatividad: En esta sección se hace referencias a las diferentes normas que se manejan en
el procedimiento

5. Responsabilidades: Aquí se debe mencionar todos los actores involucrados y las

responsabilidades de cada uno.

6. Requerimientos: En esta parte se deben destacar todos los pasos y recursos requeridos para
que la tarea se lleve a cabo.

Diagrama de Flujo de procedimiento

El diagrama de flujo (flujograma) es una herramienta utilizada para representar la secuencia e

interacción de las actividades del proceso a través de símbolos gráficos. Los símbolos
proporcionan una mejor visualización del funcionamiento del proceso, ayudando en su
entendimiento y haciendo la descripción del proceso más visual e intuitivo.

En la gestión de procesos, la herramienta tiene como objetivo garantizar la calidad y aumentar

la productividad de los trabajadores. Esto sucede pues la documentación del flujo de las
actividades hace posible realizar mejoras y aclara mejor el propio flujo de trabajo.

Aplicaciones del Diagrama de Flujo

Entre las ventajas de utilizar el diagrama de flujo, es posible resaltar que él:
 Mejora la comprensión del proceso de trabajo.
 Muestra los pasos necesarios para la realización del trabajo.
 Crea normas estándar para la ejecución de los procesos.
 Demuestra la secuencia e interacción entre las actividades / proyectos.
 Puede ser utilizado para encontrar fallas en el proceso.
 Se puede utilizar como fuente de información para el análisis crítico.
 Facilita la consulta en caso de dudas sobre el proceso.

Símbolos del Diagrama de Flujo

Para facilitar el entendimiento y análisis del proceso, el diagrama utiliza una serie de símbolos
para representar las acciones y momentos del proceso. No es obligatorio el uso de todos los
símbolos, debiéndose utilizarlos de acuerdo con las necesidades de las actividades mapeadas.
En general, se puede decir que los símbolos de inicio o fin del proceso y de toma de decisiones
son los más utilizados. Vea otros símbolos:
Símbolo Definición Descripción Símbolo Definición Descripción

Indica una acción o instrucción general que Elementos del entorno (normativas) a
Proceso debe realizar (cambios de valores, Impresión / Tarjeta considerar para el desarrollo de una
asignaciones, operaciones , etc). actividad

Indica una acción o instrucción que puede o

Proceso alternativo Flujo Indica el flujo del proceso
no realizarse.

Indica la comparación de dos datos y

dependiendo del resultado lógico, se toma Muestra cuando multiples ramas
Decisión Y
la decisión de seguir un camino del convergen en un solo proceso
diagrama u otro
Muestra cuando un proceso puede tomar
Datos Indica la entrada de datos O caminos diferentes, es necesario etiquetar
cada rama máximo 4 ramas.

Indica la llamada a una subrutina o Requiere la organizaciòn de datos de

Proceso predefinido intercalar
procedimiento determinado. acuerdo a un formato estandar.

Indica que se debe ordenar de forma

Indica que el archivo o docuemnto se va a
Almacenamiento interno Ordenar ascendente o descendente, clasificación de
guardar en el
datos.

Se gurda un documento de manera

Documento Informe o documento generado Archivo temporal
temporal

Se gurda un documento de forma

Multidocumento Archivo de varios informes relacionados Archivo definitivo
permanente (Archivo muerto)

Se utiliza para indicar el inicio y el final de

Datos almacenqados en forma de diagrama
un diagrama; del Inicio sólo puede salir una
Inicio / Fin Datos almacenados de flujo, y puede utilizarse en cualquier
línea de flujo y al Final sólo debe llegar una
etapa que almacene datos
línea

Representa la conexión con otro Indica la demora o espera en el proceso

Preparación / Interconexión Demora / Espera
procedimiento que no se puede eliminar.

Instrucción de entrada de datos por

teclado. Se debe esperar a que el usuario Almacenamiento de acceso Archivo para intrucciones de lectura o
Entrada manual
teclee un dato que se guardará en una secuencial grabación
variable o constante
Indica el inicio de un procedimiento,
Preparación manual contiene el nombre de este o Nombre del Base de datos Almacenamiento de datos
área en donde se inicio

Indica el enlace de dos partes de un Almacenamiento de acceso Información en soporte digital (disco duro
Conector
diagrama dentro de la misma página. directo de la computadora)

Indica el enlace de dos partes de un Instrucción de presentación de mensajes o

Conector fuera de página Pantalla
diagrama en páginas diferentes. resultados en pantalla.
7. Anexos: Lista de chequeo, formularios y todo lo relevante para la ejecución del procedimiento.