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GUIA METODOLOGICA PARA LA INTEGRACION DEL SUBSISTEMA INTERNO
DE GESTION DE DOCUMENTAL Y ARCHIVOS EN EL SISTEMA INTEGRADO

DE GESTION EN LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE SERVICIOS
PUBLICOS
NORMA MORELY GAONA GUEVARA

LUIS FELIPE LOZANO LEON
ANDRES ALEXANDER VEGA GONZALEZ
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES
ESPECIALIZACIÓN EN SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y GERENCIA DE
DOCUMENTOS
BOGOTÁ
2011
GUIA METODOLOGICA PARA LA INTEGRACION DEL SUBSISTEMA INTERNO
DE GESTION DOCUMENTAL Y ARCHIVOS EN EL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTION EN LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE SERVICIOS
PUBLICOS
NORMA MORELY GAONA GUEVARA

LUIS FELIPE LOZANO LEON
ANDRES ALEXANDER VEGA GONZALEZ
TRABAJO DE GRADO
ASESOR
HECTOR ELÍAS PINZÓN TORRES
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES
ESPECIALIZACIÓN EN SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y GERENCIA DE
DOCUMENTOS
BOGOTÁ
2011
Nota de aceptación:
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Firma del Presidente de Jurado
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Firma del Jurado
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Firma del Jurado
AGRADECIMIENTOS GRUPO DE TRABAJO
Los autores, agradecen su colaboración y apoyo a los docentes Héctor Elías

Pinzón Torres y Pedro Ignacio Galeano Martínez, por su permanente orientación y
compromiso durante el desarrollo de la presente investigación, así como al grupo
de funcionarios de la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos, que
permitieron el avance y presentación del presente documento, Dra., Sonia Jeanet
Arevalo Serrano (Directora Corporativa y de Control Interno Disciplinario), Yomar
López (Profesional Oficina Asesora de Planeación), Dra. Himelda Tapiero Ortiz
(Profesional Especializad Área de Archivo y Recursos Físicos), Dr. German
Benítez España (Director Oficina de Control Interno) y Luz Stella Patiño
(Profesional Oficina de Control Interno).
TABLA DE CONTENIDO
RESUMEN 1
INTRODUCCIÓN 4
1. MARCOS DE REFERENCIA 13
1.1 MARCO CONCEPTUAL 13
1.2 MARCO LEGAL 13
1.3 MARCO NORMATIVO 19
1.4 MARCO INSTITUCIONAL 23
2. COMPONENTES DE LOS SUBSISTEMAS DEL SISTEMA INTEGRADO DE

GESTIÓN QUE CONVERGEN EN EL SUBSISTEMA INTERNO DE GESTIÓN
DOCUMENTAL Y ARCHIVOS EN LA UAESP 26
2.1 CARACTERIZACIÓN DE LOS SUBSISTEMAS 26
2.2 EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y LOS SUBSISTEMAS DE LA UNIDAD

ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE SERVICIO PÚBLICOS- UAESP 44
2.2.1. Sistema de gestión de calidad en la UAESP 45
2.2.2 Subsistema de control interno - Modelo Estándar de Control Interno MECI 48
2.2.3 El subsistema interno de gestión documental y archivos – SIGA, en la UAESP 53
3. INTERACCION DE LOS ELEMENTOS COMUNES DEL SUBSISTEMA

INTERNO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVOS (SIGA) Y LOS DEMÁS
SUBSISTEMAS ASOCIADOS AL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN (SIG)
EN LA UAESP 62
3.1 INTERACCIONES DEL SUBSISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD (SGC).VS SIGA 62

3.1.1 Documentación de procesos, secuencias e interacciones, NTCGP1000 4.2.1 - 4.2.2 62
i
3.1.2 Control de documentos en producción, uso y conservación NTCGP1000 4.2.3 65
3.1.3 Control de registros: recursos de información al interior de la organización NTCGP1000 4.2.4 66
3.2. Interacciones del subsistema de control interno (SCI - MECI).Vs SIGA 66

3.2.1. Componente información MECI 1000:2005, Numeral 2.2 66
3.2.2. Componente actividades de control elementos de control MECI 1000:2005, Numeral 2.1 68
3.2.3. Componente comunicación pública 68
4. PROPUESTA 69
4.1. GUÍA DE INTEGRACIÓN DEL SUBSISTEMA INTERNO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y

ARCHIVOS CON LOS DEMÁS SUBSISTEMAS DE GESTIÓN EXISTENTES EN LA UAESP 72
4.1.1. Documentación de procesos 72
4.1.2. Valoración del recurso información 74
4.1.3. Política de control en producción y acceso y disposición de información documental 76
4.2. RECOMENDACIONES PARA LA INTEGRACIÓN DEL SUBSISTEMA INTERNO DE

GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVOS CON LOS DEMÁS SUBSISTEMAS DE GESTIÓN NO
DISPONIBLES ACTUALMENTE EN LA UAESP 78
4.2.1. Subsistema de gestión de seguridad de la información (SGSI) 78
4.2.2. Subsistema de seguridad y salud ocupacional (S&SO) 80
4.2.3. Subsistema de gestión ambiental (SGA) 82
4.2.4. Subsistema de responsabilidad social (SRS) 84
CONCLUSIONES 86
ANEXOS 88
BIBLIOGRAFÍA 92
ii
LISTA DE ILUSTRACIONES
Ilustración 1 Organigrama UAESP........................................................................... 8
Ilustración 2 Modelo Estándar de Control Interno .................................................. 23
Ilustración 3 Sistema Integrado de Gestión ........................................................... 27
Ilustración 4 Mapa de Procesos del Sistema Integrado de Gestión de la UAESP . 46
Ilustración 5 Pirámide Documental UAESP. .......................................................... 47
Ilustración 6 SIGA y Sistema Distrital de Archivos ................................................. 55
Ilustración 7 el SIG en la UAESP ........................................................................... 69
iii
LISTA DE TABLAS
Tabla 1 Subsistema de Gestión de la Calidad (SGC) ............................................ 28
Tabla 2 Subsistema de Control Interno (SCI) ........................................................ 30
Tabla 3 Subsistema de Gestión Ambiental (SGA) ................................................. 33
Tabla 4 Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO) .......................... 35
Tabla 5 Subsistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI) .............. 37
Tabla 6 Subsistema de Responsabilidad Social (SRS) ......................................... 39
Tabla 7 Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos SIGA ................. 41
Tabla 8 Comparación normativa de la documentación de procesos...................... 73
Tabla 9 Comparación normativa del recurso información ...................................... 74
Tabla 10 Comparación normativa Política de Control en Producción y Acceso y

Disposición de Información Documental ................................................................ 77
iv
RESUMEN
La Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos –UAESP recibió la

directriz de diseñar y establecer en la entidad, el Sistema Integrado de Gestión –
SIG como entidad pública del Distrito Capital a fin de garantizar no solo la óptima
gestión pública, sino también la transparencia administrativa de la entidad,
conformando legalmente 7 subsistemas de gestión.
Con la finalidad de presentar propuestas puntuales que permitan el desarrollo

integral del SIG en la UAESP desde la perspectiva de integración del SIGA con los
demás subsistemas, se planteó dar solución a la pregunta de investigación
“¿Cuáles son los elementos que posibilitan la integración entre el Subsistema
Interno de Gestión Documental y Archivo – SIGA con los demás subsistemas del
Sistema Integrado de Gestión en la Unidad Administrativa Especial de Servicios
Públicos?”, lo que implico la identificación de elementos integradores de cada
subsistema utilizando como herramientas de investigación los siguientes
mecanismos:
a) Descripción normativa en materia documental de cada subsistema integrante

del SIG, a partir del estudio de la norma técnica aplicable para cada caso
mediante estudio de fuentes secundarias
b) Caracterización operativa de los subsistemas implementados en la Unidad, por
medio del levantamiento de información como fuente primaria, por medio de
entrevistas a funcionarios al interior de la entidad.
Como resultado de este análisis, se identificaron tres elementos integradores

principales entre los subsistemas:
1
a) Documentación de procesos organizacionales
b) Valoración del recurso información, control de documentos en producción, uso
y conservación
c) Política de control en producción, acceso y disposición de información
documental
Las interacciones de estos elementos entre subsistemas, se identifican analizando

los procesos, procedimientos y políticas implementadas por la entidad,
encontrando que la documentación organizacional en la UAESP se encuentra
normalizada bajo parámetros de calidad y control interno, sin embargo la entidad
debe aplicar controles permanentes, a fin de garantizar la correcta gestión del
programa de gestión documental.
De la misma forma, la información es valorada al interior de la Unidad, como

recurso y testigo de su actuar administrativo en su función pública, resultando
indispensable implementar políticas asociadas al control en la producción, uso y
conservación de la documentación, en los diferentes procesos y procedimientos
que sean generados dentro del sistema de gestión de calidad.
La Unidad, al no contar con algunos de los subsistemas, carece de políticas claras

frente a la administración de la información, es el caso de lineamientos de
seguridad industrial claramente definidos en los subsistemas S&SO o SRS, así
como restricciones en la disponibilidad de la documentación desde los procesos
de producción y/o recepción que pueden ser regulados con base en el SGSI, así
como criterios para la eliminación de documentos que pueden ser desarrollados
desde el SGA.
2
Como resultado final de este trabajo, se elaboro la guía metodológica para la
integración de los subsistemas, desde la perspectiva documental del SIGA, que en
términos generales permitirá a cualquier entidad que pretenda implementar en su
totalidad el Sistema Integrado de Gestión, contar con las caracterizaciones que
faciliten su aplicación, a partir de elementos comunes de cada componente del
Sistema Integrado de Gestión.
3
INTRODUCCIÓN
Antecedentes históricos. El concepto de gestión de archivos se presenta en las

naciones latinoamericanas como una oportunidad orientada al desarrollo de
políticas, destinadas al aprovechamiento de los recursos de información producto
de la gestión administrativa de las instituciones. Este fenómeno de conciencia de
los gobiernos y estados, se convirtió en la apertura a un concepto de protección
del patrimonio histórico documental, que se cimento en teorías archivísticas que
fueron adoptadas para la conformación de los sistemas nacionales de archivos,
visualizándolos como “sistemas archivísticos o redes de archivos” como se les
denomino en algunos casos, los cuales permitieron mejorar la administración y
modernización de los archivos públicos, al constituirse como una obligación del
Estado para garantizar a los ciudadanos el libre acceso a la información.1
Los sistemas de archivos permitieron elevar el nivel de las instituciones al disponer

de los documentos como un referente natural de los procesos informativos,
haciendo de estos un elemento fundamental de la racionalidad de la
administración pública, mediante el aprovechamiento del concepto de sistema,
llevándolos a un nuevo nivel en el que se conjugó con la gestión de información, lo
que planteó un nuevo término entendido como sistemas archivísticos, los cuales
fueron entendidos a todo nivel como una “política pública de archivo” al garantizar
en forma permanente la conservación, organización y servicio del patrimonio
documental, mediante la aplicación de principios y técnicas modernas de
administración de documentos de manera que apoyase la gestión administrativa;
garantizando de esta forma la transparencia administrativa, la garantía del
1
DRUCKER, Peter. Su visión sobre la administración, la organización basada en la información, la economía,
la sociedad. Bogotá: Norma. Trad.: Jorge Cárdenas Nannetti. 315 p.
4
ejercicio de los derechos ciudadanos, y la administración de la información al
servicio de la comunidad”2
Los sistemas archivísticos nacionales se convirtieron en un referente para las

administraciones latinoamericanas, permitiendo la aparición de principios
archivísticos que darían principal importancia a la documentación, su productor y
la definición de un ciclo vital; que se fundamenta en marcos normativos que darían
sustento a procesos y procedimientos específicos para el desarrollo de las
actividades archivísticas, desde la producción hasta su disposición final, además
de la definición de recursos para su cabal cumplimiento.
Estos sistemas se crearían atendiendo a las estructuras políticas de las naciones,

de acuerdo a requisitos legales y técnicos que darían sustento a los llamados
sistemas archivísticos, que para el caso de Colombia hoy conocemos como
Sistema Nacional de Archivos. Este sistema establecería categorías para los
archivos públicos, permitiendo a cada entidad del estado en sus distintos niveles,
la definición de sistemas o subsistemas que fuesen eficientes, que constituirán el
eje fundamental de su función administrativa.3
De la misma manera, las instituciones y los sistemas de información han

desarrollado una dependencia estratégica de la información que producen y
custodian, siendo estos un elemento crucial para las proyecciones económicas,
comerciales y de posicionamiento las cuales se encontrarían inmersas dentro de
los denominados sistemas de Gestión de Calidad, al crear una interdependencia
entre la Planeación, la Estrategia, la información, la tecnología y el recurso
humano, permitiéndole adaptarse a nuevas circunstancias políticas, sociales
económicas y culturales.
2
ROMERO TALLAFIGO, Manuel. Archivística y archivos: soportes, edificios y organización. Carmona: S&C
ediciones, 1994, p., 73
3
Ibíd. p., 35
5
Para el caso de Colombia, encontramos que de acuerdo a las interpretaciones
dadas a los niveles definidos por James Rhoads en 1983 y 1989, Colombia se
encontraría en un nivel óptimo para la implementación de programas de gestión de
documentos considerando que se cuenta con bases normativas teóricas y legales,
además de los requisitos de valoración mediante instrumentos archivísticos de
valoración y descripción, un ciclo vital definido y sustentado en marcos normativos
y criterios de valoración aprobados a niveles de órganos asesores, así mismo la
estructura del Sistema Nacional de Archivos; la cual ha permitido que en casos
como el del Distrito Capital, se creen subsistemas como el SIGA (Subsistema
Interno de Gestión Documental y Archivos) en las 91 entidades que conformaran
el Sistema Distrital de Archivos.
Para la conformación del Sistema Distrital de Archivos se designó a la Dirección

del Archivo de Bogotá4 de la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá,
organismo al cual se le asignó la responsabilidad de formular las políticas y reglas
para la función archivística en las entidades de la Administración Distrital, y en
aquellas del sector privado que cumplen funciones públicas en el Distrito Capital y
que por tanto el Decreto 514 de 2006, de la Alcaldía Mayor de Bogotá, establecía
que toda entidad pública Distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestión
Documental y Archivos (SIGA) como parte del Sistema de Información
Administrativa del Sector Público, los cuales, deben coordinar la gestión de
procesos archivísticos y de gestión documental con las dependencias
responsables del Sistema Integrado de Gestión, del Sistema de Gestión de
Calidad y los órganos de Control Interno, aplicando los requerimientos dispuestos
en las Normas NTCGP:1000 y el MECI o Modelo Estándar de Control Interno.
4
ALCALDIA MAYOR DE BOGOTA. Decreto Distrital 514 de 2006, por el cual establece que toda entidad
Pública del nivel Distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA), como
parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público. Bogotá: 2006. p., 1
6
Antecedentes institucionales. En 1954, Bogotá se convirtió en Distrito Especial y
el Concejo, junto con la Caja Agraria, contrató un estudio para crear una empresa
que se responsabilizara de las basuras, siendo creada en 1958 la Empresa
Distrital de Aseo mediante el Acuerdo número 30. Asignándole como funciones
principales la limpieza y barrido de las calles, junto con la recolección de basuras.5
En 1960 el Concejo agregó a la empresa el nombre de EDIS asignándole como

nuevas funciones el manejo los mataderos, plazas de mercado y cementerios.
Debido al vertiginoso crecimiento de la ciudad, en 1968 Bogotá tenia 2´224.210
habitantes y un área de recolección de 180 kilómetros creciendo para 1972 a una
población de 3´011.152 habitantes y el área de recolección aumenta a 240
kilómetros.
Para 1988, según la Cámara de Comercio, Bogotá tenía 4´617.850 habitantes y

una producción de 5.000 toneladas de basura diarias, equivalentes a 1´900.000
toneladas anuales. De los 11.000.000 kilómetros de vías se barría un 32 por
ciento, siendo declarada la emergencia sanitaria en la ciudad. El 31 de octubre el
Distrito autorizó la contratación con particulares para prestar el servicio. Siendo
contratados los consorcios privados Ciudad Limpia y LIME en 1989.
La supresión de la EDIS se dio en 1993 mediante Acuerdo 41 del Concejo de

Bogotá dando lugar la posterior creación de la Unidad Ejecutiva de Servicios
Públicos UESP que asumió las funciones de la desaparecida EDIS mediante
Decreto número 782 de 1994. .6
Finalmente, mediante el artículo 113 del Acuerdo número 257 del 30 de noviembre
de 2006, el Concejo de Bogotá transformó la Unidad Ejecutiva de Servicios
5
[En línea]. Disponible en: http://www.uesp.gov.co/
6
Ibib. p., 1
7
Públicos en Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos constituida bajo
el organigrama funcional asociado.
Ilustración 1 Organigrama UAESP
Organigrama UAESP. [En línea] [http://www.uesp.gov.co/] [Consulta 09 de agosto de 2010)]
Descripción del problema. El Decreto 176 de 2010, definió los lineamientos para
la conformación articulada de un Sistema Integrado de Gestión en las entidades
del Distrito Capital, sustentado en el artículo 209 de la Constitución Política, que
este sistema se entiende como el conjunto de orientaciones, procesos, políticas,
metodologías, instancias e instrumentos orientados a garantizar un desempeño
institucional articulado y armónico, por los siguientes elementos:
 Subsistema de Gestión de la Calidad (SGC)

 Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA)
 Subsistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI)
 Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO)
8
 Subsistema de Responsabilidad Social (SRS)
 Subsistema de Gestión Ambiental (SGA)
 Subsistema de Control Interno (SCI)
La Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., a través de la

Dirección Distrital de Desarrollo Institucional, lidera y coordina la articulación de los
Subsistemas de Gestión de Calidad (SGC) y el Subsistema de Gestión de
Seguridad de la Información (SGSI), así como el Subsistema Interno de Gestión
Documental y Archivo (SIGA) en coordinación con la Dirección Archivo de Bogotá,
que con el fin de verificar el nivel de avance del proceso, se elevo consulta a las
entidades que lideran la integración de los subsistemas de conformidad con el
decreto 176, estableciéndose que en la actualidad solo se cuenta con una primera
versión de la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión.7
Es importante tener en cuenta que es obligación del Estado fortalecer la

organización de sus sistemas de información mediante programas eficientes y
actualizados de administración de documentos y archivos, de conformidad con los
literales f, g y h del artículo 4 de la Ley 594 de 2000 y según el artículo 12 de esta
ley, la administración pública será la responsable de la gestión de documentos y
de la administración de sus archivos, y es obligación de los Secretarios Generales
o de los funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía, pertenecientes a
las entidades públicas a cuyo cargo estén los archivos públicos, velar por la
integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos
de archivo y serán responsables de su organización y conservación, así como de
la prestación de los servicios archivísticos.
7
CARTA 2213100 de MIGUEL ALFONSO CASTELBALNCO GORDILLO, Subdirector Técnico, Dirección Distrital
de Desarrollo Institucional – Alcaldía Mayor de Bogotá. Bogotá, 24 de abril de 2011.
9
La Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos - UAESP evidenció la
necesidad de cumplir con esta normativa de manera integral, al estar organizada
como una Unidad Administrativa Especial del orden distrital del Sector
Descentralizado por Servicios, de carácter eminentemente técnico y especializado,
con personería jurídica, autonomía administrativa y presupuestal y con patrimonio
propio, adscrita a la Secretaría Distrital del Hábitat.8
La UAESP tiene por objeto garantizar la planeación, prestación, coordinación,

supervisión y control de los servicios de recolección, transporte, disposición final,
reciclaje y aprovechamiento de residuos sólidos, la limpieza de vías y áreas
públicas, los servicios funerarios en la infraestructura del distrito y el servicio de
alumbrado público.
Delimitación. La investigación se realizó en la Unidad Administrativa Especial de

Servicios Públicos – UAESP localizada en la ciudad de Bogotá, entre el 15 de
enero de 2011 y el 30 de mayo de 2011.
La UAESP como entidad distrital se encuentra bajo el control administrativo de la

Alcaldía de Bogotá por lo cual está sujeta a la normativa rigente en materia de
control estatal distrital.
Como pregunta de investigación se planteó: ¿cuáles son los elementos que

posibilitan la integración entre el Subsistema Interno de Gestión Documental y
Archivo – SIGA con los demás subsistemas del Sistema Integrado de Gestión de
la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos?
8
ENTREVISTA con Sonia Jeaneth Arévalo Serrano, Directora Corporativa y de Control Interno Disciplinario,
UAESP, Bogotá; 20 de abril de 2011.
10
Objetivos del estudio. Con el fin de encontrar la respuesta a esta pregunta, se
proyectó como objetivo general el diseñar una guía metodológica que permitiese
la integración del Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA)
con los demás subsistemas que conforman el Sistema Integrado de Gestión (SIG)
en la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos (UAESP).
Para cumplir el anterior propósito se desarrollaron como objetivos específicos la

identificación y caracterización de los elementos de cada uno de los subsistemas
del Sistema Integrado de Gestión que convergen en el Subsistema Interno de
Gestión Documental y Archivos y la especificación de las interacciones entre los
mismos.
Justificación. Para la gestión pública, dentro de las políticas de efectividad y

transparencia de la administración Distrital, es necesario el cumplimiento de
legislación y normativas nacionales e internacionales que garanticen la
oportunidad, calidad e integridad de los procesos que estructuran los Sistemas
Integrados de gestión, siendo base fundamental de la gestión, los procesos y
procedimientos que sustentan los Sistema de Gestión Documental, que para el
caso Distrital se denominaran Subsistema Interno de Gestión Documental y
Archivos o SIGA.
La integración del SIGA con los diferentes sistemas de control administrativo

facilita la optimización en la gestión de procesos, funciones y recursos
organizacionales en la UAESP como entidad distrital de manera que se fortaleció
la infraestructura de información del Sistema Distrital de Archivos y se garantizo al
ciudadano el acceso a la información y la transparencia administrativa.
El desarrollo de la presente investigación presenta una guía que facilita la

integración sistémica permitiendo encontrar puntos de concordancia y
acoplamiento organizacional de manera que en la UAESP se dé fluidez a
11
procesos transversales y misionales, reduciendo costos, tiempo, recursos, pero
ante todo convirtiendo a la Unidad Administrativa en modelo de Gestión de
Información y documentos a nivel Distrital.
Diseño metodológico. El estudio realizado correspondió al tipo descriptivo

mediante la investigación directa de la aplicación del SIGA y su relación con los
subsistemas asociados al SIG a nivel institucional en la entidad distrital UAESP.
La presente investigación refleja un estudio de caso ya que es un estudio aplicado

a procesos asociados con una entidad específica, la UAESP.
De otra parte las fuentes de información empleadas y las técnicas de análisis para
el presente proyecto fueron de naturaleza primaria y secundaria, la primera se
baso en una encuesta aplicada al interior de la entidad, dirigida a funcionarios
responsables de la gestión en cada uno de los sistemas que componen el SIG, la
segunda se soporto en el acopio de normatividad y regulación en la materia
aplicable a la entidad distrital objeto de estudio.
Mediante el empleo de estas dos fuentes se contó con el suficiente recurso de

información que permitió el análisis y evaluación de elementos de acople del SIGA
con los demás subsistemas del SIG en la entidad.
12
1. MARCOS DE REFERENCIA
1.1 MARCO CONCEPTUAL
Para la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos UAESP como

entidad pública perteneciente al Distrito Capital, la legislación y normalización en
la materia describe y enmarca las referencias conceptuales inherentes al fin
integrador de los diferentes sistemas de gestión institucionales.
Mediante el Decreto 514 de 2006 en su capítulo primero, la Alcaldía Mayor de

Bogotá define los conceptos base para la óptima implementación del Subsistema
Interno de Gestión Documental y Archivos – SIGA, a los cuales se ajusta la
presente investigación.
1.2 MARCO LEGAL
La regulación aplicable al presente proyecto se divide de acuerdo a las

aplicaciones propias de cada uno de los subsistemas en estudio, de la siguiente
manera:
1.2.1 Sistema integrado de gestión en el Distrito

 La constitución política en su artículo 209, establece que “La Administración
Pública, en todos sus ordenes, tendrá un Control Interno que se ejercerá en
los términos que señale la Ley”, de la misma manera su artículo 269 hace
referencia a que “En las entidades públicas, las autoridades
correspondientes están obligados a diseñar y aplicar, según la naturaleza
13
 de sus funciones, métodos y procedimientos de Control Interno, de
conformidad con lo que dispone la Ley”
 En el año 1993 mediante Ley 87, se establecen normas para el ejercicio del
Control Interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras
disposiciones, disponiendo en su artículo 6 “El establecimiento y desarrollo
del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas, será
responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente.
No obstante la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la
calidad, eficiencia y eficacia del Control Interno, también será
responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de
las entidades y organismos.”
 El código disciplinario único, o ley 732 de 2002, en su artículo 34, numeral

31 establece que son deberes de todo Servidor Público “Adoptar el Sistema
de Control Interno y la función independiente de Auditoría Interna de que
trata la Ley 87 de 1993 y demás normas que la modifiquen o
complementen”
 De la misma manera, la Ley 872 de 2003 en el articulo 1º expreso “Crease

el Sistema de Gestión de la Calidad de las Entidades del Estado, como una
herramienta de Gestión sistemática y transparente que permitirá dirigir y
evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción
social en la prestación de los servicios a cargo de las Entidades y agentes
obligados, la cual estará enmarcada en los planes estratégicos y de
desarrollo de tales Entidades. El Sistema de Gestión de Calidad adoptara
en cada Entidad un enfoque basado en los procesos que se surten al
interior de ella y en las expectativas de los usuarios, destinatarios y
beneficiarios de sus funciones asignadas por el ordenamiento jurídico
vigente”.
14
 El Decreto 1599 de 2005, en su artículo 1º adopta el Modelo Estándar de
Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005, el cual
determina las generalidades y la estructura necesaria para establecer,
documentar, implementar, y mantener un Sistema de Control Interno en las
entidades y agentes obligados conforme el artículo 5 de la Ley 87 de 1993.
 El Decreto 4110 de 2004, reglamenta la Ley 872 de 2003, y adopta la

Norma Técnica de Calidad en la gestión pública NTCGP 1000:2004.
 Mediante Decreto No. 4485 de 2009, se adopto la actualización de la norma

técnica de calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000 Versión 2009, la cual
establece las generalidades y los requisitos mínimos para establecer,
documentar, implementar y mantener un Sistema de Gestión de Calidad en
los organismos, entidades y agentes obligados conforme al artículo 2º de la
872 de 2003.
 El Concejo Distrital mediante Acuerdo 122 de 2004, adopto para el Distrito

Capital el Sistema de Gestión de la Calidad, acuerdo que fue reglamentado
por el Alcalde Mayor mediante Decreto 387 de 2004.
 Mediante Decreto Distrital No. 176 de 2010 de define los lineamientos para
la conformación articulada de un Sistema Integrado de Gestión en las
entidades del Distrito.
 La circular 003 de 2005 del Concejo Asesor del Gobierno Nacional en

materia de Control Interno de las Entidades de Orden Nacional y Territorial
en su numera 3 dispone la “Designación del Representante de la Dirección:
El Representante Legal de la Entidad, como único responsable de
establecer, desarrollar y mantener el Sistema de Control Interno, designara
a un Directivo de Primer Nivel de la respectiva Entidad, distinto al Jefe de la
15
Oficina de Control Interno que establece el Anexo técnico MECI 1000:2005,
quien actuara bajo las políticas establecidas por el Comité de Coordinación
de Control Interno”.
 La circular No 1000-002-07 del Departamento Administrativo de la Función

Pública y la circular conjunta 018 de 2006 de la Secretaria General de la
Alcaldía Mayor de Bogotá y la Veeduría Distrital, recomiendan que para la
implementación de los dos sistemas se designe un único Representante de
la Dirección y que los equipos de trabajo institucionales se homologuen
dado que son ejercicios complementarios.
a. Sistema de control interno
 Ley 87 de 1993: Por la cual se establecen normas para el ejercicio de

control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras
disposiciones, La norma que obliga a la creación del control interno y
elimina el control posterior en las instituciones de carácter público.
 Decreto 1599 de 2005: Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control
Interno para el Estado Colombiano. Establece la obligatoriedad de su
implementación.
 Decreto 2145 de 1999: Por el cual se dictan normas sobre el Sistema
Nacional de Control Interno de las Entidades y Organismos de la
Administración Pública del Orden Nacional y Territorial y se dictan otras
disposiciones.
 Decreto 1537 de 2001: Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de
1993 en cuanto a elementos técnicos y administrativo que fortalezcan el
sistema de control interno de las entidades y organismos del Estado.
16
 Directiva 08 de 2006: Establece los lineamientos y responsabilidades
básicas para la implantación del Modelo Estándar de Control Interno para el
Estado Colombiano, MECI 1000:2005, en el Distrito Capital.
 El Decreto 1826 de 1994, Decreto 280 de 1996, Decreto 2145 de 1999
normativa que reglamenta el control interno en las entidades del orden
público.
 La ley 734 de 2002 norma de referencia para asegurar la existencia del
control del elemento Acuerdos, compromisos y protocolos éticos
b. Sistema de gestión de calidad
 Ley 872 de 2003 por medio de la cual se estable de manera obligatoria la

implementación del sistema de gestión de la calidad en las entidades de la
rama ejecutiva del poder público a nivel central y descentralizado.
 Decreto 4110 de 2004: Por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se
adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública.
 Decreto 2913 de 2007: Modelo Estándar de Control Interno y el Sistema de
Gestión de la Calidad son complementarios (armonización).
 Decreto 387 de 2004: Se adopta la implementación del SGC (Sistema de
Gestión de Calidad) en el Distrito de manera obligatoria.
 Acuerdo 122 de 2004: Por el cual se adopta en Bogotá, D.C. el sistema de
gestión de la calidad creado por la Ley 872 de 2003
c. Sistema de gestión ambiental
 Decreto 61 de 2003 Por el cual se adopta el Plan de Gestión Ambiental

para el Distrito Capital.
 Decreto 400 de 2004 Por el cual se impulsa el aprovechamiento eficiente de
los residuos sólidos producidos en las entidades distritales
17
d. Sistema de gestión para la seguridad de la información
 Directiva 05 de 2005 Mediante la cual se establece las políticas generales

de tecnologías de información y comunicaciones aplicables a las entidades
del distrito capital.
 Resolución 305 de 2008 La comisión Distrital de sistemas se expidieron
políticas públicas para las entidades, organismos y órganos de control del
Distrito capital en materia de tecnologías de la información y
Comunicaciones, respecto a la planeación, seguridad, democratización,
calidad, racionalización del gasto, conectividad, infraestructura de datos
espaciales y software libre.
e. Sistema interno de gestión documental y archivo
 Decreto 514 de 2006 mediante el cual se establece que toda entidad

pública del nivel distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestión
Documental y Archivos SIGA y que éste debe ser integrado a sistemas
como el de Gestión de Calidad y el de Control interno, entre otros.
 Ley 594 del 2000 Ley general de archivos.
 Decreto 267 de 2007 Establece la Subdirección de archivos Subsistema
Interno de gestión documental y gestión de archivos SIGA en las entidades
f. Sistema de seguridad y salud ocupacional
 Ley 9 de 1979 de la protección del medio ambiente por medio de la cual se

dictan medidas sanitarias.
 Decreto 614 de 1984 por el cual se determinan las bases para la
organización y administración de Salud Ocupacional en el país.
18
 Resolución 2013 de 1986 Por la cual se reglamenta la organización y
funcionamiento de los comités de medicina, higiene y seguridad industrial
en los lugares de trabajo
 Resolución 1016 de 1989 Por la cual se reglamenta la organización,
funcionamiento y forma de los programas de salud ocupacional que deben
desarrollar los patronos o empleadores en el país.
 Decreto 1294 de 1994 Por el cual se determina la organización y
administración del sistema general de riesgos profesionales
 Ley 776 de 2002 Por el cual se dictan normas sobre la organización,
administración y prestaciones del sistema general de riesgos profesionales.
g. Sistema de responsabilidad social
La responsabilidad social se ha desarrollado desde los años 70, pero no existe un

marco legal específico que establezca o estructure el sistema a nivel Distrital.
 Ley 100 de 1993 por la cual se crea el sistema de seguridad social integral
y se dictan otras disposiciones
 Ley 1122 de 2007 por la cual se hacen algunas modificaciones en el
Sistema General de Seguridad Social en Salud y se dictan otras
disposiciones
1.3 MARCO NORMATIVO
Desde hace varios años Colombia se encuentra inmerso en el desarrollo de

políticas de gestión orientadas al mejoramiento continuo y la gestión de calidad,
permitiendo la aplicación de normas desarrolladas a nivel internacional, las cuales
se encuentran dirigidas a entidades de todo nivel, con el propósito de mejorar el
19
desempeño y proporcionar productos y/o servicios que respondan a las
necesidades de sus clientes.
Este fenómeno no ha sido ajeno al sector público, lo que ha implicado en algunos

casos la adopción de Normas Técnicas Colombiana para la Gestión Pública,
mejor conocidas con la siglas NTCGP, que se sustentan en las normas
internacionales ISO, desarrollando el ajuste de terminología, así como la
aplicación de requisitos asociados a las entidades del Estado, basados en
modelos de gestión de mejora continua, la aplicación de buenas prácticas y una
serie de requisitos, asociados con Sistemas de Gestión tradicionales como el
(Ciclo de Deming) mejor conocido como PHVA.
La aplicación de estas normas técnicas se ha desarrollado a todo nivel, afectando

positivamente los procesos en las entidades, aportando requisitos que se asocian
a la gestión de procesos documentales y de información, vinculantes a los
documentos técnicos desarrollados por el Archivo General de la Nación; por lo
tanto para el desarrollo del presente documento, se ha considerado el uso y
aplicación de los siguientes documentos.
a. SGC – Sistema de Gestión de Calidad
 NTCGP:1000
Se ha convertido en una herramienta que nos lleva al mejoramiento
continuo de la calidad mediante un acercamiento sistemático y disciplinado,
usando metodologías prácticas y un enfoque a procesos, cuyo objetivo
primordial es la satisfacción del cliente.
b. SIGA – Subsistema Interno de Gestión Documental Archivos
20
 GUÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
La guía del Archivo General de la Nación, presenta el diseño de un sistema
de información para el Programa de Gestión Documental, concibiéndolo
como un sistema integral, ajustado a los principios archivísticos, cumpliendo
fases de análisis y diseño del sistema integral, acorde con los parámetros y
normas archivísticas, orientando a las entidades públicas y privadas que
cumplen funciones públicas, en su implementación.
 ISO 15489
La Norma ISO 15489 regula la gestión de documentos de las
organizaciones que los han producido, ya sean públicas o privadas, para
clientes externos e internos.
c. SGA – Sistema de Gestión Ambiental
 NTC ISO 14.001

A través de su sistema de gestión ambiental lleva a las organizaciones a
establecer compromisos de prevención de la contaminación y de mejora
continua, así como la identificación de sus aspectos ambientales con el fin
de determinar cuáles producen impactos negativos al ambiente y darles el
tratamiento adecuado.
d. S&SO – Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional
 NTC-OHSAS 18001
Extiende los requisitos presentes en las normas anteriores referentes a la
salud y seguridad en el trabajo, principalmente en materia de prevención del
riesgo, tanto de los empleados de las organizaciones como de las partes
interesadas.
21
e. SGSI – Sistema de Gestión de Seguridad de la Información
 ISO 27000 / ISO 17799.

Los Sistemas de Gestión en Seguridad de la información permiten asegurar
la habilidad de la organización para controlar los riesgos relacionados con
la información que incluye el proceso formal del establecimiento de una
Política de Seguridad. Asimismo, se integra la utilización del Código de
Buenas Prácticas en SI y de especificaciones emergentes relacionadas con
implementación, métricas y administración de riesgo e implementación de
controles.
f. SRS - Sistema de Responsabilidad Social
 SA 8000
Es una norma que rescata la parte social de la empresa, ya que se tomó en
cuenta la calidad y el ambiente, pero se había dejado de lado las
condiciones bajo las cuales se encuentran los empleados en las
organizaciones (ISO 9000 e ISO 14000 toman en cuenta algunos aspectos,
pero no todos los necesarios) Uno de los fines de esta norma es evitar la
explotación de la niñez principalmente, así como garantizar todos los
derechos a los que tienen acceso los trabajadores.
 NTC 26000
Esta norma es el compromiso voluntario que las organizaciones asumen
frente a las expectativas concertadas que en materia de desarrollo humano
integral se generan con las partes interesadas y que, partiendo del
cumplimiento de las disposiciones legales, le permite a las organizaciones
asegurar el crecimiento económico, el desarrollo social y el equilibrio
ecológico.
22
g. Sistema de Control interno
 MECI 1000:2005
El Modelo Estándar de Control Interno se establece en esta norma, con el
fin de proporcionar a las entidades del Estado una estructura orientada al
control efectivo de la estrategia, la gestión y la evaluación permitiéndoles
dar cumplimiento a los objetivos institucionales y los fines esenciales del
Estado Colombiano.
Ilustración 2 Modelo Estándar de Control Interno
Modelo Estándar de Control Interno. INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICAS Y CERTIFICACION. Modelo
Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano. Bogotá: ICONTEC, 2005. 20 p. il. NTCGP MECI 1000:2005.
1.4 MARCO INSTITUCIONAL
El Concejo de Bogotá mediante Acuerdo 257 de 2006, transformó la UNIDAD

EJECUTIVA DE SERVICIOS PÚBLICOS – UESP, en la UNIDAD
ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE SERVICIOS PÚBLICOS - UAESP, adscrita a la
23
Secretaría Distrital del Hábitat, y en relación con su responsabilidad frente al
Fondo Acumulado de la EDIS Liquidada, le asignó específicamente la
administración y custodia de los archivos de la referida entidad.
De acuerdo con lo establecido en el Acuerdo 04 de 2008 expedido por el Consejo

Directivo de la Unidad Administrativa Especial De Servicios Públicos, son
funciones de esta entidad, las siguientes:
a) Diseñar las estrategias, planes, programas y proyectos para el manejo integral

de los residuos sólidos, alumbrado público y servicios funerarios.
b) Dirigir y coordinar la prestación de los servicios públicos propios del manejo
integral de residuos sólidos, el servicio de alumbrado público y los servicios
funerarios.
c) Adquirir por enajenación voluntaria o mediante los mecanismos legales de
expropiación judicial o administrativa, los inmuebles que requiera para el
cumplimiento de su objeto.
d) Realizar el seguimiento y la evaluación de los servicios propios del manejo
integral de residuos sólidos, alumbrado público y servicios funerarios.
e) Promover la participación democrática de los usuarios de los servicios a su
cargo.
f) Formular, ejecutar y evaluar las estrategias dirigidas a lograr la integración y
articulación regional del Distrito Capital en los servicios que debe garantizar.
g) Asesorar a las Alcaldías Locales en las funciones relacionadas con la
prestación de los servicios que debe garantizar la Unidad.
h) Apoyar las instancias de participación comunitaria y del nivel descentralizado
que se constituyan para atender las necesidades de las comunidades locales
relacionadas con los servicios que debe garantizar la Unidad.
i) Las demás que le atribuyan la ley, los acuerdos, decretos y reglamentos
nacionales y distritales, de acuerdo con la naturaleza de la Unidad.
24
De la misma manera en sesión del 30 de julio de 2010, el comité Directivo de
Gestión conforme a sus responsabilidades y roles dentro del Sistema Integrado de
Gestión, reviso, evaluó y aprobó los elementos de la plataforma estratégica de la
Unidad como son Misión, Visión y políticas del Sistema Integrado de Gestión,
conforme a lo consignado en el acta 007 de 2010. Decisiones que fueron
adoptadas mediante Resolución 605, “por medio de la cual se establece y adopta
la Misión, visión y política integral del Sistema integrado de gestión de la Unidad,
se adopta e incorpora nuevas versiones de los documentos del Sistema integrado
de Gestión de la Unidad”, definiéndose se la siguiente manera
Misión
Planear, coordinar, supervisar y controlar la prestación de los servicios de manejo
integral de los residuos sólidos, servicio funerario y alumbrado público, a fin de
contribuir a la construcción de una ciudad moderna y próspera, así como al
mejoramiento de la calidad de vida de sus habitantes, promoviendo la igualdad de
oportunidades en la Ciudad – Región.
Visión
Ser en el 2016 a nivel nacional una Entidad modelo en la gestión de los servicios a
nuestro cargo y de referente en el nivel internacional especialmente en el manejo
integral de residuos sólidos y servicios funerarios, con excelente recurso humano
comprometido con la calidad de los servicios, la cobertura urbano y rural, la
implementación de nuevas tecnologías, fomentando una cultura ciudadana y de
respeto por el ambiente.
Objeto
La Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos UAESP tiene por objeto
garantizar la planeación, prestación, coordinación, supervisión y control de los
servicios de recolección, transporte, disposición final, reciclaje y aprovechamiento de
residuos sólidos, la limpieza de vías y áreas públicas, los servicios funerarios en la
infraestructura del distrito y el servicio de alumbrado público.
25
2. COMPONENTES DE LOS SUBSISTEMAS DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN QUE CONVERGEN EN EL SUBSISTEMA INTERNO DE GESTIÓN
DOCUMENTAL Y ARCHIVOS EN LA UAESP
2.1 CARACTERIZACIÓN DE LOS SUBSISTEMAS
Como punto de partida, esta investigación analizó la normatividad y legislación

aplicable, para la definición de componentes y elementos para el proceso de
integración de sistemas en la entidad objeto de estudio, identificando y
caracterizando cada elemento integrador de los diferentes subsistemas
pertenecientes al SIG, con base en los requisitos establecidos en el Decreto
Distrital 176 de Mayo 12 de 2010 bajo el siguiente planteamiento:
“Entiéndase como Sistema Integrado de Gestión el conjunto de orientaciones,

procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos orientados a
garantizar un desempeño institucional articulado y armónico, que se encuentra
conformado por los siguientes subsistemas (Subsistema de Gestión de la Calidad
(SGC), Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA), Subsistema
de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI), Subsistema de Seguridad y
Salud Ocupacional (S&SO), Subsistema de Responsabilidad Social (SRS),
Subsistema de Gestión Ambiental (SGA), Subsistema de Control Interno (SCI).)” ”9
9
ALCALDIA MAYOR DE BOGOTA. Decreto 176 Por el cual se definen los lineamientos para la conformación
articulada de un Sistema Integrado de Gestión en las entidades el Distrito Capital y se asignan unas
funciones. Bogotá: 2010, p., 2
26
Ilustración 3 Sistema Integrado de Gestión
Elaborado por los autores
Bajo esta perspectiva, la investigación arrojó la siguiente caracterización de

elementos de cada subsistema que convergen con el Subsistema Interno de
Gestión Documental y Archivos – SIGA.
27
Tabla 1 Subsistema de Gestión de la Calidad (SGC)
SUBSISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD (SGC)

Sistema Sistema (SGC)
ISO 9001,
Norma
NTCGP 1000
* Ley 872 de 2003
* Decreto 4110 de 2004,
Legislación * Decreto 2913 de 2007,
* Decreto 387 de 2004,
* Acuerdo 122 de 2004
Se ha convertido en una herramienta que nos lleva al mejoramiento continuo de
la calidad mediante un acercamiento sistemático y disciplinado, usando
Descripción
metodologías prácticas y un enfoque a procesos, cuyo objetivo primordial es la
satisfacción del cliente.
COMPONENTES
Elemento Caracterización
Los procesos organizacionales deben ser estructurados de manera que
permitan el cumplimiento de los objetivos misionales. Estos deben ser:
 Identificados determinando su propósito

 Interrelacionados asociando las interacciones entre los mismos
Documentación de
 Determinación de indicadores de eficiencia y eficacia
procesos, secuencias e
 Analizados en torno a los recursos que requieren
interacciones
 Implementados
NTCGP1000 4.2.1 - 4.2.2
 Monitoreados continuamente
El enlace e interacción entre procesos implica el envío y recepción de

información como nexo básico de interoperabilidad entre los procesos
institucionales.
Los documentos dentro del sistema de gestión deben ser sujetos de
Control de documentos control mediante el establecimiento de una política de administración y
en producción, uso y gestión documental que incluye:
conservación
NTCGP1000 4.2.3  Estructuración de formatos y tipos documentales en etapas de
producción
28
 Racionalización de la producción de documentos
 Control de cambios en la producción documental
 Garantía de permanencia de la característica de legibilidad de
la información documental
 Prevenir el uso inadecuado de la documentación
Mantenimiento de las características legales, administrativas, contables
y operacionales de la información y aseguramiento de la capacidad
Control de registros:
para identificación, recuperación y legibilidad de los mismos como
Recursos de información
testigo y soporte de la ejecución de procesos organizacionales y
al interior de la
actividades ejecutadas. Su conservación debe ser regida por la
organización NTCGP1000
importancia de la información al interior de la organización
4.2.4
determinando los mecanismos de protección, tiempo de retención y
disposición de los registros.
29
Tabla 2 Subsistema de Control Interno (SCI)
SUBSISTEMA DE CONTROL INTERNO (SCI)

Sistema Sistema (SCI)
Norma MECI 1000:2005
* Ley 87 de 1993
* Decreto 1599 de 2005
Legislación * Decreto 1537 de 2001
* Ley 734 de 2002
El objetivo del MECI está definido en el Decreto 1599 de 2005, en los siguientes
términos: El Modelo Estándar de Control Interno que se establece para las
entidades del Estado proporciona una estructura para el control a la estrategia,
la gestión y la evaluación en las entidades del Estado, cuyo propósito es
orientarlas hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales y la
Descripción
contribución de estos a los fines esenciales del Estado. Este Modelo se ha
formulado con el propósito de que las entidades del Estado obligadas puedan
mejorar su desempeño institucional mediante el fortalecimiento del Control y de
los procesos de evaluación que deben llevar a cabo las Oficinas de Control
Interno, Unidades de Auditoría Interna o quien haga sus veces.
COMPONENTES
COMPONENTE
El componente de información, hace parte fundamental de la
INFORMACIÓN
operación de la Entidad, siendo esta insumo indispensable para
la ejecución de los procesos y producto de su gestión
Conjunto de Elementos de
administrativa, de acuerdo a su clasificación de Información
Control, conformado por datos
Primaria y Secundaria, lo que implica tener en cuenta los
que al ser ordenados y
siguientes aspectos:
procesados adquiere significado
para los grupos de interés de la
Entidad Pública a los que va
Información Primaria
dirigido; MECI 1000:2005,
Numeral 2.2
 Establecer mecanismos para la recepción, registro y
30
atención de sugerencias, recomendaciones, peticiones,
necesidades, quejas y reclamos por parte de la ciudadanía
 Definir mecanismos para la identificación de las necesidades
y expectativas de los usuarios y partes interesadas frente a
la prestación de los servicios documentales
 Realizar la Identificación y administración de las fuentes de
información primaria
Información Secundaria
 Contar con instrumentos de valoración Tabla de retención

documental, las cuales deben estar armonizadas con el
control de documentos y registros del SIG
 Administración de fuentes de información interna
 Mecanismos para recibir sugerencias o recomendaciones
por parte de los servidores
Sistemas de Información
Establecer mecanismos organizados o sistematizados para la

captura, procesamiento, administración y distribución de la
información.
La aplicación de los elementos de control, enfocado a la gestión
COMPONENTE ACTIVIDADES de documentos, exigen el cumplimiento de los siguientes
DE CONTROL ELEMENTOS aspectos:
DE CONTROL
 Definición y aplicación de Políticas de Operación
Buscan garantizar el control a la  Definición y aplicación de Procedimientos
ejecución de la función, planes y  Definición y aplicación de Controles
programas de la Entidad; MECI  Definición y aplicación de Indicadores
1000:2005, Numeral 2.1  Manual de Procedimientos (MANUAL DE OPERACIONES)
COMPONENTE El proceso de gestión documental, debe estar alineado a las

COMUNICACIÓN PÚBLICA políticas y planes de comunicación institucional, respecto de los
numerales 21, de la norma Comunicación Informativa, en
31
Elementos de Control, que relación a:
apoya la construcción de visión
compartida, y el Publicación de los trámites y formularios oficiales a través de
perfeccionamiento de las medios tecnológicos o electrónicos, desde la normalización de la
relaciones humanas de la gestión electrónica de documentos y la alineación con los
Entidad Pública con sus grupos subsistemas de Gestión de Seguridad de la Información
de interés internos y externos; (SGSI), y Subsistema de Responsabilidad Social (SRS).
MECI 1000:2005, Numeral 2.3
32
Tabla 3 Subsistema de Gestión Ambiental (SGA)
SUBSISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL (SGA)

Sistema Sistema (SGA)
Norma ISO 14001
Legislación
A través de su sistema de gestión ambiental lleva a las organizaciones a
establecer compromisos de prevención de la contaminación y de mejora continua,
Descripción
así como la identificación de sus aspectos ambientales con el fin de determinar
cuáles producen impactos negativos al ambiente y darles el tratamiento adecuado.
COMPONENTES
La organización debe establecer, documentar, implementar y
Documentación del sistema
mantener el sistema. De igual manera la organización debe definir y
NTCGP 14001, numerales
documentar el alcance de su sistema de gestión ambiental
4.1 - 4.2.4 - 4.4.4
definiendo y documentando el alcance del sistema
Planificación del sistema de Evaluación de procesos, productos y servicios con enfoque de
gestión ambiental, numerales mejoramiento ambiental, gestión de residuos, minimización de uso
NTCCG 1400, numeral 4.3 de papel
Implementación de procesos para:
 Aprobar documentos (formatos antes de su ejecución)
 Revisar y actualizar documentos
Control de documentos
 Control de cambios - administración de versiones
NTCGP 14001, numeral
 Control de distribución de documentos
4.4.5
 Prevenir el uso No intencionado de documentos obsoletos
 Definición de criterios de valoración y disposición final de la
documentación desde el PIGA
Control operacional de los
Identificación y planificación de actividades asociadas a aspectos
procesos organizacionales
ambientales significativos como producción documental y
NTCGP 14001, numeral
eliminación de documentos como disposición final de la información.
4.4.6
La entidad debe documentar el desarrollo del sistema estableciendo
Control de registros NTCGP y manteniendo los registros requeridos para evidenciar el
14001, numeral 4.5.4 cumplimiento organizacional con las políticas implementadas en el
sistema. Estos registros deben estar disponibles mediante la
33
aplicación de procesos de identificación, almacenamiento,
protección, recuperación, tiempo de retención y disposición de los
mismos.
Auditorías internas La organización debe realizar permanentemente auditorías internas
NTCGP 14001, numeral documentadas que permitan el seguimiento por parte de la alta
4.5.5 dirección
34
Tabla 4 Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO)
SUBSISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL (S&SO)

Sistema Sistema (S&SO)
Norma OHSA 18001
* Ley 9 de 1979
Legislación * Resolución 2013 de 1986
* Resolución 1016 de 1989
Extiende los requisitos presentes en las normas anteriores referentes a la salud
Descripción y seguridad en el trabajo, principalmente en materia de prevención del riesgo,
tanto de los empleados de las organizaciones como de las partes interesadas.
COMPONENTES
La política base del subsistema debe ser documentada en referencia a:
 Procesos de organizacionales y riesgos asociados a los
Documentación de la
mismos
política organizacional del
 Mecanismos de evaluación de riesgos
subsistema
 Sistema de control y mitigación de riesgos
OSHAS 8001 4.4.4
 Seguimiento de incidentes
 Acciones preventivas y correctivas ante riesgos detectados
Disponibilidad de la La organización debe disponer de procedimientos establecidos y
política del subsistema documentados que permitan la comunicación y socialización del
disponible sistema, la participación de la totalidad del recurso humano, el uso de
permanentemente para incidentes previos como referente de control y la posibilidad de
consulta. consulta permanente y eficiente de mejores prácticas para mantener la
OSHAS 8001 4.4.3 salud y la seguridad.
Los documentos producidos o recibidos por la organización asociados
al sistema deben ser controlados en los siguientes aspectos:
Control de documentos
en producción, revisión,  Aprobación de documentos previa su producción
aplicación y uso.  Revisión y actualización constante de documentos para
OSHAS 8001 4.4.5 garantizar su vigencia
 Identificación de cambios, control de versiones
 Garantía de disponibilidad de documentación en referencia a
35
legibilidad e identificación de propósito y contenido
 Identificación y depuración de documentos de origen externo
 Prevención del uso malintencionado de documentos
Las actuaciones realizadas dentro del sistema deben ser
Control de registros: documentadas y estar disponibles para consulta de control,
garantía de trazabilidad asegurando el establecimiento, implementación y control de procesos
del sistema que permitan la identificación, almacenamiento, protección,
OSHAS 8001 4.5.4 recuperación, retención y disposición de registros debiendo
permanecer legibles, identificables y rastreables.
36
Tabla 5 Subsistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI)
SUBSISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN (SGSI)

Sistema Sistema (SGSI)
Norma ISO 27001 / 17799
* Directiva 05 de 2005
Legislación
* Resolución 305 de 2008
Los Sistemas de Gestión en Seguridad de la información permiten asegurar la
habilidad de la organización para controlar los riesgos relacionados con la
información que incluye el proceso formal del establecimiento de una Política de
Descripción
Seguridad. Asimismo, se integra la utilización del Código de Buenas Prácticas en
SI y de especificaciones emergentes relacionadas con implementación, métricas y
administración de riesgo e implementación de controles.
COMPONENTES
El subsistema debe documentar la política, objetivos, alcance,
reglas para el uso aceptable de la información, roles y
responsabilidades de los usuarios del sistema en referencia a la
seguridad de la información allí conservada, controles de acceso
y legislación relevante para el sistema, al igual que los
Documentación de política,
mecanismos y técnicas que permitan a la organización identificar
alcance, procesos y recursos
y atender los riesgos asociados a la información institucional.
del subsistema
ISO 27001 Numerales 4.2.1 -
De igual manera el subsistema plantea el análisis documentado
4.2.3 - 6 - 8.2 - 8.3 A.5.1.1 -
de la totalidad de procesos de la entidad desde una perspectiva
A.7.1.3 - A.8.1.1 - A.10.1.1 -
de control de acceso a la información incluyendo el soporte
A.11.1.1 -A.15.1.1
documental de los siguientes elementos:
* Indicadores que permitan medir la efectividad de los controles.
* Auditorias documentadas
* Acciones preventivas
* Acciones correctivas
El sistema implementado debe garantizar la protección y control
Control de Documentos sobre la documentación mediante el establecimiento de
producidos por la organización procedimientos documentados que garanticen la idoneidad de
ISO 27001 Numeral 4.3.2 los documentos previa su emisión, control de versiones
disponibilidad actualizada de los mismos.
37
El subsistema debe contar con mecanismos de control
documentados que permitan administrar los registros de la
Control de Registros organización, garantizando su identificación, almacenamiento,
ISO 27001 Numeral 4.3.3 seguridad, oportuna recuperación, conservación durante el
tiempo de retención y disposición de los mismos acorde a la
política estratégica para ello diseñada.
38
Tabla 6 Subsistema de Responsabilidad Social (SRS)
SUBSISTEMA DE RESPONSABILIDAD SOCIAL (SRS)

Sistema Sistema (SRS)
Norma SA 8000
* Ley 100 de 1993.
Legislación
* Ley 1122 de 2007
Es una norma que rescata la parte social de la empresa, ya que se tomó en
cuenta la calidad y el ambiente, pero se había dejado de lado las condiciones
bajo las cuales se encuentran los empleados en las organizaciones (ISO 9000
Descripción e ISO 14000 toman en cuenta algunos aspectos, pero no todos los necesarios)
Uno de los fines de esta norma es evitar la explotación de la niñez
principalmente, así como garantizar todos los derechos a los que tienen acceso
los trabajadores.
COMPONENTES
3. Salud y Seguridad.
3.4. La organización
establecerá sistemas para La organización mantendrá por escrito registros de todos los
detectar, evitar o accidentes que ocurran en el lugar de trabajo y en la organización
responder por amenazas residente y propiedad.
potenciales para la salud
y seguridad de personal
La alta gerencia de la organización definirá por escrito a trabajadores
en su propio lenguaje las políticas para responsabilidad social y
9.Sistema de Gestión
condiciones de trabajo, y mostrará estas políticas y el estándar SA8000
9.1 La alta gerencia
en un lugar fácilmente visible de la organización para informar del
definirá por escrito
personal que tiene voluntariamente seleccionado para cumplir con los
políticas de la
requerimientos del estándar de la SA8000. Las políticas incluirán los
organización.
siguientes compromisos: requerimientos del estándar, leyes, cambios
en legislación y otros requerimientos de la organización.
Ver que esa política está efectivamente documentada, implementada,
mantenida, comunicada y hecha accesible en un formato comprensible
9.1 En el literal d) para todo el personal incluyendo directores, ejecutivos,
administradores, supervisores y empleados directamente contratados,
en contrato u otros representantes de la organización
39
La organización establecerá, mantendrá y documentará por escrito los
procedimientos a evaluar y seleccionar proveedores, subcontratistas y
9.8. Procedimientos
sub-proveedores teniendo en cuenta su rendimiento y compromiso con
los requerimientos de este estándar.
La organización mantendrá registros apropiados para demostrar
9.16 Registros
conformidad a los requerimientos de este estándar.
40
Tabla 7 Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos SIGA
SUBSISTEMA INTERNO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVOS SIGA

Sistema Sistema (SIGA)
GUÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN
Norma DOCUMENTAL
ISO 15489
Legislación * Ley 594 del 2000
* Esta norma tiene como objeto regular la organización del sistema de gestión
documental llamado a respaldar la parte documental de las normas de calidad,
NTCGP 1000:2005 Y MECI: 2005 fundamentalmente.
* No es una norma de certificación, sino que procura unas directrices orientadas
Descripción a que las organizaciones se doten de sistemas de gestión documental.
* Se convierte así en un referente de “buenas prácticas” que se puede contrastar
con la realidad de cualquier organización, y extraer las oportunas conclusiones.
* Proporciona una amplia visión de los principios y reglas centrales en gestión de
documentos
COMPONENTES
El Subsistema debe estructurarse como parte del Sistema de
Información Administrativa del Distrito Capital, y como tal debe ser integrado
a sistemas como el de Gestión de la Calidad y el Modelo Estándar de
Control Interno, entre otros.
De conformidad con las políticas del SGC, se normalizara la gestión de

documentos de conformidad con la Función Archivística, estableciendo el
Estructuración del
conjunto de procesos y procedimientos necesarios para adelantar la
SIGA
gestión de los documentos, desde la elaboración del documento hasta su
disposición final, de conformidad con los procedimientos definidos en la
GUÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL, como son:
1. Producción de documentos (Ligado al control de documentos del

SIG) (Desarrollo de instrumentos de valoración TRD Tablas de
41
Retención Documental y Cuadro de Clasificación Documental CCD)
2. Recepción de documentos,
3. Distribución de documentos,
4. Trámite de documentos,
5. Organización de documentos,
6. Consulta de documentos,
7. Conservación de documentos (Establecimiento del Sistema
Integrado de Conservación)
8. Disposición final de documentos (Asociado al PIGA o Plan
Integrado de Gestión Ambiental)
Adopción del Reglamento de Gestión Documental, donde se definan

Políticas y Reglas orientadas al correcto desarrollo de la función archivística
la gestión de documentos, por parte de los funcionarios públicos de la
entidad.
El SIGA debe estar conformado por las unidades de información que

conformen la estructura documental de la entidad, por lo tanto, su gestión
debe centralizarse en un grupo administrador de la gestión documental en
la entidad, que apoye el cumplimiento de la misión de la misión institucional.
Adopción de las funciones asociadas en el Decreto Distrital.

La planta de personal debe incluir, Personal Profesional y Técnico
Personal Requeridos, para La dependencia responsable del SIGA, de acuerdo a las
Responsable del unidades de información que existan, lo que implica la actualización de la
Siga estructura orgánica, manuales de funciones y la gestión ante la Comisión
Nacional del Servicio Civil, para la inclusión de nuevos cargos
Realizar la adopción de las Reglas de Producción, Gestión, Archivo y
Valoración, definidas por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de
Normalización De La Bogotá
Producción y
Administración Normalizar la Identificación de los Documentos Producidos en el los
Documental Procesos: La gestión documental debe ser un componente requerido de los
manuales de procesos y procedimientos establecidos por los programas de
gestión de calidad. Las oficinas encargadas de estos programas deben
42
incluir, en el levantamiento de los procesos y procedimientos
administrativos, la identificación de los documentos producidos en los
procesos, siendo acordados con gestión documental, Y aprobados por el
Comité de Gestión Documental, considerando la normalización de la
producción de los documentos en la Tabla de Retención Documental y
Cuadro de Clasificación Documental.
Garantizar la selección, eliminación y transferencias de los

documentos que se producen en su actividad diaria, de tal manera que no
se acumulen en ninguno de los niveles de archivo que conforman el SIGA.
La información primaria (IP) y secundaria (IS) de los procesos y de los

procedimientos constituyen un elemento de control, sobre las cuales debe
garantizarse por parte del responsable del proceso su registro oportuno,
salvaguarda y administración, la cual debe desarrollarse atendiendo las
políticas de gestión documental.
Áreas de Almacenamiento: Cada nivel de archivo debe contar con las

áreas de almacenamientos cuya capacidad, diseño y dotación, debe
considerar el volumen y clase de documentos que deben ser guardados en
ellas, y al desarrollo de los procesos y procedimientos propios del archivo y
su servicio.
Planear el uso de Recursos Informáticos requeridos para el buen

funcionamiento del SIGA, atendiendo las políticas de Tics, y del
SUBSISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
(SGSI)
Planeación presupuestal para la gestión de los procesos de Gestión

Documental y del SIGA. Requeridos para la implementación de los
sistemas internos de gestión documental y archivo (SIGA) en su sistema
administrativo, para lo cual deberán incluirlo en el Plan de Presupuesto
anual en cada una de las entidades.
43
2.2 EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y LOS SUBSISTEMAS DE LA
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE SERVICIO PÚBLICOS- UAESP
La historia del Sistema Integrado de Gestión en la Unidad Administrativa Especial

de Servicios Públicos, se remonta al año 2005, cuando la entonces Unidad
Ejecutiva de Servicios Públicos, adopto el Modelo Estándar de Control Interno
MECI 1000:2005; en el año 2007 mediante resolución 212 de 2007, la UAESP,
crearía el Comité Directivo y el Comité de Gestión de Calidad y Control Interno,
definiéndose el día 7 de octubre de 2008 la revisión y aprobación de los manuales
y procedimientos del Sistema integrado de Gestión.
El Sistema Integrado de Gestión de la UAESP fue adoptado mediante acto

administrativo, Resolución 317 de 2010 expedida por la Dirección General, se
estableció el Sistema Integrado de la Unidad, se designo, el representante de la
Dirección para dicho Sistema, se conformo el Equipo de Trabajo Institucional de la
Entidad, para el diseño, implementación, seguimiento, sostenibilidad, evaluación y
mejoramiento del Sistema, se creó el grupo operativo y se establecieron sus roles
y responsabilidades; de igual manera los documentos soporte del sistema
establecidos mediante Resolución N° 223 de 2008 en relación con manuales,
procesos, procedimientos y el plan estratégico institucional.
El Sistema Integrado de Gestión, en la anterior resolución, se plantea como una

adaptación continua a las exigencias legales y reglamentarias, cumpliendo con los
requerimientos establecidos en los sistemas de Control Interno, gestión de calidad,
gestión ambiental, gestión de seguridad de la información, seguridad y salud
ocupacional, responsabilidad social, subsistema Interno de gestión documental y
archivos SIGA y cualquier otro sistema que se diseñe al interior de la entidad.
44
El Sistema Integrado de Gestión, fue designado a la Jefe de la Oficina Asesora de
Planeación, como representante de la Dirección para liderar la implementación,
sostenibilidad y mejora continua del SIG.10
La política establecida por la entidad, en relación con su Sistema Integrado de

gestión se encuentra planteada como la base de integración de los objetivos
institucionales que se desprenden de la misión y visión institucional integrada con
las políticas de calidad establecidas, arrojando el siguiente planteamiento como
Política de Gestión institucional:
“La Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos a través de la gestión

integral de residuos sólidos, los servicios funerarios y el alumbrado público,
contribuye de la calidad de vida de los habitantes de Bogotá. Está comprometida
con el cumplimiento de requisitos legales con la prevención de la contaminación,
la identificación y control de sus impactos ambientales, el uso racional de los
recursos naturales y la prestación de servicios con estándares de calidad, para lo
cual cuenta con un equipo humano competente buscando la satisfacción de los
usuarios y la innovación tecnológica de los procesos”
2.2.1. Sistema de gestión de calidad en la UAESP
Mediante la resolución 212 de 2007 crea el Comité de Gestión de la Calidad y

Control interno que se encargara de proponer y coordinar las acciones necesarias
para brindar los lineamientos para el diseño, Implementación, adaptación y
mejoramiento continúo del Sistema de Control interno y Sistema de Gestión de la
Calidad de la Entidad, para lo cual se definieron los siguientes aspectos:
10
UAESP. Resolución 212 por medio de la cual se crea el Comité de Gestión de la Calidad y Control interno.
Bogotá, 2007, p. 3
45
2.2.1.1 Mapa de procesos del sistema integrado de gestión
El mapa de procesos de la UAESP, se plantea como una representación gráfica

que permite visualizar los procesos que sustentan su gestión administrativa, donde
se han identificado los procesos que hacen parte integral del sistema de gestión
de la calidad, su secuencia e interacción de los procesos.
Ilustración 4 Mapa de Procesos del Sistema Integrado de Gestión de la UAESP
Mapa de Procesos del Sistema Integrado de Gestión de la UAESP. UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE SERVICIOS
PUBLICOS. Manual de Gestión de Calidad. Bogotá: 2010
Cada proceso desarrollado en la Unidad cuenta con una caracterización, en la que

se detalla el objetivo, alcance, responsables, los procedimientos que se asocian,
además de los registros, los recursos y su soporte legal; así mismo se detalla e
identifican las entradas, los insumos, la información y los proveedores; también la
descripción de actividades, las salidas en términos de productos o resultados y los
clientes. Igualmente se relacionan los puntos de autocontrol y los indicadores de
46
gestión. Actualmente la UEASP tiene implementado únicamente tres subsistemas
integrantes del Sistema Integrado de Gestión SIG, para cada subsistema se
realizó una identificación y caracterización que permitió analizar su aplicación y las
posibilidades de integración entre los mismos.
2.2.1.2 Control de documentos y control de los registros
La estructuración de la documentación asociada al Sistema de Gestión de Calidad

institucional se realizó según orden jerárquico, en cuatro niveles de acuerdo a la
pirámide documental establecida dentro del sistema, acorde con el siguiente
esquema:
Ilustración 5 Pirámide Documental UAESP.
Manual del SIG
Plan Estratégico Institucional o

Corporativo
Manuales, Planes y Procedimientos
Formatos, Guías e Instructivos
Pirámide Documental UAESP. UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE SERVICIOS PUBLICOS. Proceso de Gestión
Documental, Procedimiento Control de documentos del Sistema Integrado de Gestión, SO-GD-PCCDSIG-08, Versión 2.
Bogotá: 2010. p. 4
La UAESP cuenta con procedimientos documentados para la gestión de los

documentos que hacen parte del Sistema Integrado de Gestión, encontrando que
47
la producción y gestión de los documentos del SIG se encuentra documentada
dentro de los procedimientos de Gestión Documental donde se identificó el
Procedimiento: “Control de documentos del Sistema Integrado de Gestión”, bajo el
código SO-GD-PCCDSIG-08, Versión02, el cual presenta un anexo técnico
denominado “Instructivo para la Elaboración De Documentos” en donde se definen
las instrucciones para la elaboración de documentos, teniendo como objetivo
“Establecer las actividades para controlar los documentos del Sistema Integrado
de Gestión –SIG, asegurando su identificación, codificación, revisión, aprobación,
actualización, distribución, almacenamiento y conservación de forma que el
personal de la Unidad tenga la información disponible y vigente” Este
procedimiento se aplica siempre que se actualice o se proyecte un documento del
Sistema Integrado de Gestión en las etapas de elaboración, revisión y aprobación,
en los procesos definidos en la Entidad.
2.2.2 Subsistema de control interno - Modelo Estándar de Control Interno

MECI
El Modelo Estándar de Control Interno surge a partir del Decreto 1599 del 20 de
mayo de 2005, “Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para
el Estado Colombiano MECI 1000:2005”, en su artículo 1 establece la obligación
de adoptar el MECI, el cual forma parte integral del citado Decreto, y sustentado
en las disposiciones dadas en el Código Disciplinario Único, Ley 734 de 2002, en
su artículo 34, numeral 31, establece los deberes de todo servidor público.
“Adoptar el Sistema de Control Interno y la función independiente de Auditoria
Interna de que trata la Ley 87 de 1993 y demás normas que la modifiquen o la
complementen.”
48
A partir de estas normativas, se hizo necesario incorporar y establecer el Sistema,
adoptándose mediante resolución 250 de 2005 la UAESP, sustentado en los
principios de autocontrol autorregulación y autogestión.
La Resolución 465 del 18 de junio de 2009 expedida por la Dirección General,

creo el Comité Directivo de Gestión de esta Unidad, estableció para la Gestión del
Sistema Integrado de Control Interno y de Calidad, dicho Comité presenta la
función de recomendar pautas para la determinación, implantación, adaptación,
complementación y mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestión
(Calidad – MECI).
2.2.2.1 Objetivos del sistema de control interno
Los objetivos específicos del sistema definidos en la Resolución 250 de 2005; “Por
el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 en la
Unidad Ejecutiva de Servicios Públicos – UESP”, definiendo los siguientes
objetivos:
a. Objetivos de control de cumplimiento
i. El establecimiento de acciones que permitan a la Entidad, garantizar el

cumplimiento de las funciones a su cargo, con base en el marco legal
que le es aplicable.
ii. Determinar el marco legal que le es aplicable a la Entidad, con base en
el principio de autorregulación.
iii. Diseñar los procedimientos de verificación y evaluación que garanticen
el cumplimiento del marco legal aplicable.
49
b. Objetivos de control estratégico
i. Crear conciencia en todos los servidores públicos de la Entidad sobre la

importancia del Control, mediante la generación y mantenimiento de un
entorno favorable que permita la aplicación de los principios del Modelo
Estándar de Control Interno en la Entidad
ii. Establecer los procedimientos que permitan el diseño y desarrollo
organizacional de la Entidad de acuerdo con su naturaleza,
características y propósitos que le son inherentes
iii. Diseñar los procedimientos necesarios, que permitan a la Entidad
Publica cumplir la misión para la cual fue creada y proteger los recursos
que se encuentren bajo su custodia, buscando administrar en forma
diligente los posibles riesgos que se pueden generar.
c. Objetivos de control de ejecución
i. Determinar los procedimientos de prevención, detección y corrección

que permitan mantener las funciones , operaciones y actividades
institucionales en armonía con los principios de eficacia, eficiencia y
economía
ii. Velar porque todas las actividades y recursos de la Entidad estén
dirigidos hacia el cumplimiento de su misión.
iii. Establecer los procedimientos que garanticen la generación y registro de
información oportuna y contable necesaria para la toma de decisiones,
el cumplimiento de la Misión y la Rendición de cuentas a la comunidad.
iv. Diseñar los procedimientos que permitan llevar a cabo una efectiva
comunicación interna y externa a fin de dar a conocer la información que
genera la Entidad Pública de manera transparente, oportuna y veraz,
garantizando que su operación se ejecute adecuada y
convenientemente
50
d. Objetivos de control de evaluación
i. Garantizar la existencia de mecanismos y procedimientos que permitan

en tiempo real, realizar seguimiento a la gestión de la Entidad por parte
de los diferentes niveles de autoridad y responsabilidad permitiendo
acciones oportunas de corrección y de mejoramiento.
ii. Establecer los procedimientos de verificación y evaluación permanentes
del Control Interno.
iii. Garantizar la existencia de la función de evaluación independiente de las

Oficinas de Control Interno, auditorías internas o quien haga sus veces
sobre la Entidad Pública como mecanismo de verificación a la
efectividad del Control Interno.
iv. Propiciar el mejoramiento continuo del control y de la gestión de la

Entidad, así como de su capacidad para responder efectivamente a los
diferentes grupos de interés.
v. Establecer procedimientos que permiten integrar las observaciones de

los Objetivos de Control fiscal a los planes de mejoramiento
e. Objetivos de control de información
i. Establecer los procedimientos necesarios para garantizar la generación

de información veraz y oportuna;
ii. Establecer los procedimientos que permitan la generación de la
información que por mandato legal, le corresponde suministrar a la
entidad a los órganos de control externo;
iii. Garantizar la publicidad de la información que se genere al interior de la
entidad;
51
iv. Garantizar el suministro de información veraz y oportuna para el proceso
de rendición de cuentas públicas.
2.2.3 Estructura de control
Con base en los artículos 3º y 4º de la Ley 87 de 1993, relacionados en el

DECRETO 1599 DE 2005, “por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control
Interno para el Estado Colombiano”, el MECI estará integrado por subsistemas,
Componentes y Elementos de Control de la siguiente forma:11
1) Subsistema de Control Estratégico

2) Subsistema de Control De Gestión
3) Subsistema de Control De Evaluación
2.2.3.1 El subsistema de control de gestión
Este subsistema se presenta como el Conjunto de componentes de Control, que al

interrelacionarse bajo la acción de los niveles de autoridad y/o responsabilidad
correspondientes, aseguran el control a la ejecución de los procesos de la entidad
pública, orientándola a la consecución de los resultados y productos necesarios
para el cumplimiento de su misión.12, el cual cuenta con el Componente de
Información, “componente de control”, conformado por un conjunto de datos que
al ser ordenados y procesados adquiere significado para los grupos de interés de
la entidad pública a los que va dirigido. Este componente es parte fundamental de
11
Normatividad sobre archivos. [En línea]. Disponible en:
<http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=16547>. Consulta (230 de Agosto de,
2010)
12
UAESP, Op. cit., p. 3
52
la operación de la entidad siendo insumo para la ejecución de los procesos y a su
vez en producto de los mismos. Garantiza la base de la transparencia de la
actuación pública, la rendición de cuentas a la comunidad y el cumplimiento de
obligaciones de información.13, El componente de información está integrado por
los siguientes elementos de control:
a. Información primaria: Elemento de control, conformado por el conjunto de

datos de fuentes externas provenientes de las instancias con las cuales la
organización está en permanente contacto, así como de las variables que no están
en relación directa con la entidad, pero que afectan su desempeño.14
b. Información secundaria: Elemento de control, conformado por el conjunto

de datos que se originan y/o procesan al interior de la entidad pública,
provenientes del ejercicio de su función. Se obtienen de los diferentes sistemas de
información que soportan la gestión de la entidad pública.15
c. Sistemas de información: Elemento de control, conformado por el

conjunto de recursos humanos y tecnológicos utilizados para la generación de
información, orientada a soportar de manera más eficiente la gestión de
operaciones en la entidad pública.16
2.2.3 El subsistema interno de gestión documental y archivos – SIGA, en la

UAESP
Los sistemas de gestión documental se estructuran a partir del concepto de

programa de gestión documental, respecto de la obligación de fortalecer la
13
UAESP. Resolución 250 Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 en la
Unidad Ejecutiva de Servicios Públicos – UESP. Bogotá: 2005, p 12.
14
Ibíd., p. 12
15
16
53
organización de sus sistemas de información mediante programas eficientes y
actualizados de administración de documentos y archivos, de conformidad con los
literales f, g y h del artículo 4 de la Ley 594 de 2000, la cual en su artículo 12 de la
referida Ley, la administración pública será la responsable de la gestión de
documentos y de la administración de sus archivos, así mismo, la citada norma
estipula, como obligación a los Secretarios Generales o los funcionarios
administrativos de igual o superior jerarquía, pertenecientes a las entidades
públicas, a cuyo cargo estén los archivos públicos, la obligación de velar por la
integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos
de archivo y serán responsables de su organización y conservación, así como de
la prestación de los servicios archivísticos.
Posteriormente se presenta en el Distrito Capital el Decreto 094 de 2006, el cual

está acorde con el Acuerdo 257 de 2006 “Por el cual se dictan normas básicas
sobre la estructura, organización y funcionamiento de los organismos y de las
entidades de Bogotá, Distrito Capital, y se expiden otras disposiciones”, y en
especial con lo dispuesto en su Artículo 48, literal g) que consagra las funciones
básicas de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.,
encontrándose entre ellas, la de formular la política de gestión documental y
archivos, organizar el Sistema Distrital de Archivos y conservar, proteger y difundir
la memoria institucional e histórica del Distrito.
Según el Decreto 094 del 2006, la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de

Bogotá D.C., es la encargada de formular las políticas para el fortalecimiento de la
función administrativa de la Alcaldía Mayor de Bogotá, de los Organismos y
Entidades Distritales, a través del diseño e implementación de instrumentos de
coordinación y gestión, el mejoramiento del servicio al ciudadano, la promoción del
desarrollo institucional, la orientación de la gestión jurídica del Distrito y la
protección de recursos documentales y en el artículo 25 del citado Decreto, otorga
entre otras facultades a la Dirección del Archivo de Bogotá, en su carácter de ente
54
rector del Sistema Distrital de Archivos, la de formular las políticas y reglas que
rigen la función archivística en las entidades de la Administración Distrital, y en
aquellas del sector privado que cumplen funciones públicas en el Distrito Capital.
De conformidad con el Reglamento General de Archivos, establecido mediante el

Acuerdo 07 de 1994, en su artículo 5°, sobre la Categorización de archivos
oficiales, el archivo de la UAESP, de acuerdo con la documentación que conserva,
se encuentra dentro del grupo de los Archivos del Orden Distrital y está integrado
por fondos documentales de los organismos de la Administración Distrital,
custodiados por la UAESP y que se constituyen en un recurso indispensable para
el Distrito y la Nación, considerando que bajo su responsabilidad se encuentran
los Fondos de la Empresa Distrital de Servicios Públicos (EDIS – liquidada), la
Unidad Ejecutiva de Servicios Públicos (UESP)17 y la Unidad Administrativa
Especial de Servicios Públicos (UAESP), posteriormente por medio de la
Resolución 109 de 2007, se creó el Comité de Archivo de la Unidad Administrativa
Especial de Servicios Públicos (UAESP) y se adoptó su reglamento, disposición
que fue modificada por la Resolución 364 de 2008.
Ilustración 6 SIGA y Sistema Distrital de Archivos
SISTEMA DISTRITAL
DE ARCHIVOS
SIGA - UAESP
17
UAESP, Resolución 208 de 2010, por la cual se estructura el Subsistema Interno de Gestión Documental y
Archivos SIGA, como parte integral de Sistema Integrado de Gestión, pagina 2.
55
Con base en las anteriores consideraciones, se identifico la necesidad de adoptar
el Subsistema Interno de Gestión Documental de Archivos SIGA, proceso que se
desarrollo por medio de Resolución 208 de 2010, estableciendo los organismos
administrativos y sus responsabilidades, toda vez que el objetivo de la política
pública de archivo que no exime a la UAESP, es garantizar en forma permanente
la conservación, organización y servicio del patrimonio documental de la ciudad.
2.2.3.1 Principios del SIGA
Para el desarrollo del subsistema se establecieron principios rectores y

generales para el desarrollo de su función, puesto que su gestión se
desarrolla a partir de su gestión dentro de la estructura del Sistema de
Información Administrativa del Distrito Capital, integrándolo a los sistemas de
Gestión de la Calidad y al Sistema de Control Interno, este ultimo a partir del
MECI, para lo cual se establecen los siguientes principios:
a. Principios rectores del SIGA. Los archivos de la UAESP, cumplen con

los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la
comunidad, garantizar la efectividad de los principios, derechos y
deberes consagrados en la Constitución, la conservación y salvaguarda
del patrimonio cultural y los de facilitar la participación de la comunidad
y el control ciudadano en las decisiones que los afecten en los términos
previstos en la ley.
b. Principios generales del SIGA. La función archivística y la Gestión

Documental de la UAESP, se desarrollan con base en los principios
establecidos en la norma internacional ISO 15489, definiéndose los
56
principios generales que rigen el SIGA de la siguiente manera 18:
 El establecimiento de políticas y normas (Reglamento General de
Gestión Documental)
 La asignación de responsabilidades y competencias
 La fijación y promulgación de procedimientos y directrices. (Manual de
Gestión Documental)
 La prestación de una serie de servicios relacionados con su gestión y
uso.
 El diseño, la implementación y la administración de sistemas
especializados para gestión documental.
 La integración de la gestión de documentos de archivo en los sistemas
y los procesos de la organización.
 Ser parte integral y de apoyo del Sistema de Gestión de Calidad y el
Modelo Estándar de Control Interno.
 La realización de sus procesos de manera ordenada, eficaz y
responsable.
 La prestación de servicios de calidad.
 Constituirse en fuente primaria en la definición de políticas y normativas
orientadas a la toma de decisiones a nivel directivo.
 Garantizar la continuidad de la gestión administrativa de la Unidad.
 Garantizar la continuidad de la función administrativa de la Unidad, en
casos de catástrofe, mediante la aplicación de los planes de
contingencia definidos por el Grupo de Gestión Documental.
 Dar cumplimiento a la legislación y normativas archivísticas orientadas
al buen desarrollo de su función
 Apoyar y soportar la gestión Jurídica de la Unidad.
 Ser fuente de información que soporte los procesos misionales de la
18
INTERNATIONAL STANDARD FOR ORGANIZATION. ISO 15489-1 Información y Documentación. Gestión de
documentos y Archivos, 2001
57
Unidad, sus funcionarios y que proteja a su vez los intereses de la
Unidad, y del ciudadano en general.
 Apoyar y respaldar las actividades investigativas, protegiendo y
difundiendo la memoria institucional e histórica del Distrito.
 Ser fuente de información que proporcione evidencias acerca de
actividades personales, culturales y de la Unidad, como producto de
sus funciones y de los fondos que custodia.
 Respaldar el establecimiento de la identidad institucional de la Unidad.
 Garantizar la conservación de la memoria Institucional de la Unidad.
2.2.3.2 Estructura interna del subsistema interno de gestión documental y

archivos (SIGA)
La estructura general del SIGA, se presenta de la siguiente manera:
a) Archivos de gestión: Comprenden toda la documentación que es

sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas
productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite es
realizado para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.
b) Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el
funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos
transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su
consulta es constante.
c) Archivo histórico: aquel al cual se transfiere la documentación del
archivo central o del archivo de gestión que por decisión del
correspondiente Comité de Archivos, debe conservarse
permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la
ciencia y la cultura, para el caso de la UAESP, el archivo Histórico es el
Archivo de Bogotá.
58
d) Centro de documentación: El Centro de Documentación tiene como
objeto la recopilación, organización, registro, clasificación, difusión,
conservación y sistematización de la documentación necesaria para
servir de apoyo a la investigación y generación de nuevo conocimiento
en el área de los servicios públicos a cargo de la Unidad.
e) Unidad de Correspondencia: La unidad de correspondencia tiene
como objetivo la gestión de manera centralizada y normalizada, de los
servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones
oficiales de la Unidad.
Función archivística del SIGA. La función del SIGA en la UAESP, se

presenta como el conjunto de procesos y procedimientos necesarios para
adelantar la gestión de los documentos, su archivo y el manejo de la
correspondencia en cada una de las dependencias, desde la elaboración del
documento hasta su disposición final.
Funciones del SIGA. Las funciones definidas para el Subsistema Interno de

Gestión Documental y Archivos de la Unidad, son delegadas a La Dirección
Corporativa y de Control Interno Disciplinario de la Unidad Administrativa
Especial de Servicios Públicos, en su calidad de dependencia responsable del
SIGA, y con el apoyo del Grupo de Gestión Documental y el Comité de
Gestión Documental, cumpliendo las funciones definidas en el Decreto 514 de
2006.
Órganos de dirección, coordinación y asesoría. Los órganos definidos por

la Dirección de la Unidad, encargadas de dirigir y coordinar la función
archivística de la UAESP, en orden jerárquico son:
a) Archivo General de la Nación: La Ley 80 de 1989 asignó al Archivo

General de la Nación la función de fijar las políticas y reglamentos del
manejo general de archivos.
59
b) Secretaria general de la Alcaldía mayor de Bogotá D.C. – Archivo
de Bogotá: El 6 de agosto de 2003 mediante Decreto 331, se define al
Archivo de Bogotá como ente rector del SDA, Sistema Distrital de
Archivos.
c) Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos. La
dependencia encargada de dirigir y coordinar la función archivística en
la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos, es la
Dirección Corporativa y de Control Interno Disciplinario, para lo
cual se crea el Grupo de Gestión Documental, con el fin de atender y
desarrollar los procesos y procedimientos propios de la función
archivística y de la gestión documental, regulados por el Subsistema
Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA).
d) Comité de gestión documental: Se presenta como el órgano asesor

responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma
de decisiones en los procesos administrativos y técnicos del
Subsistema, y cuyo objetivo principal será coordinar y controlar las
actividades de la gestión de documentos, la administración de los archivos
y del Centro de Documentación, de acuerdo a las Funciones del
Subsistema interno de Gestión Documental y Archivos SIGA.
e. Grupo de gestión documental: Este grupo se encarga de la

coordinación, control y seguimiento de la Administración del SIGA y
tendrá la autoridad para dirigir los procesos y procedimientos propios
de la función archivística, de acuerdo con las políticas definidas por el
Archivo General de la Nación y la Secretaría General de la Alcaldía
Mayor de Bogotá a través del Archivo de Bogotá y el Comité de Gestión
Documental de la Unidad.
60
Programa de gestión documental de la UAESP. El Grupo de Gestión
Documental de la UAESP, diseña y ejecuta programas de gestión de documentos,
haciendo uso de nuevas tecnologías de la información, en cuya aplicación se
observan los principios y procesos archivísticos, garantizando su autenticidad, su
integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.
Disponibilidad de recursos. La Dirección Corporativa y de Control Interno

Disciplinario como responsable de generar las acciones y recursos requeridos
para soportar el funcionamiento del Subsistema Interno de Gestión Documental y
Archivo (SIGA), define los recursos necesarios para la gestión e incluyéndolos en
el Plan de Presupuesto Anual de la Unidad, así como dispone los recursos
informáticos requeridos para el buen funcionamiento del SIGA.
61
3. INTERACCION DE LOS ELEMENTOS COMUNES DEL SUBSISTEMA
INTERNO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVOS (SIGA) Y LOS
DEMÁS SUBSISTEMAS ASOCIADOS AL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN (SIG) EN LA UAESP
El presente capitulo busca desarrollar un análisis especifico de los subsistemas

que hacen parte del SIG, describiendo cada uno de los elementos donde
convergen el Sistema de Gestión de Calidad, el Sistema de Control Interno, y el
Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos, los cuales permitirán
realizar la identificación de cada uno de sus componentes y la definición de las
acciones a seguir para la armonización de cada uno de los subsistemas.
3.1 INTERACCIONES DEL SUBSISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

(SGC).VS SIGA
3.1.1 Documentación de procesos, secuencias e interacciones, NTCGP1000

4.2.1 - 4.2.2
La UAESP, a estructurado procesos organizacionales que permitan cumplir los

objetivos misionales, por lo tanto cuenta con procesos de tipo estratégicos, de
evaluación, misionales y de soporte; los cuales atienden al objetivo especifico para
el cual son creados, la producción de documentos, es asociada a los procesos de
gestión documental, toda vez que la producción debe regularse desde las Tablas
de Retención Documental.
62
Como se observo en el numeral 2.2.1 Sistema de Gestión de Calidad en la
UAESP, el proceso de gestión documental se encuentra inmerso, dentro de los
procesos de soporte, dando cumplimiento a los requisitos de la NTCGP 1000, en
sus numerales, 4.2.3., 4.2.4, 8.2.3, 8.3, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3., el mismo se
encuentra Caracterizado, de la siguiente manera:
Objetivo: Establecer lineamientos orientados al correcto desarrollo de los

procesos de gestión documental, respecto de la información primaria y secundaria
recibida o producida por la Unidad, desde su origen hasta su disposición final,
facilitando el acceso y uso a los usuarios internos y externos, garantizando su
conservación, contribuyendo al desarrollo de la gestión de la Unidad y la
salvaguarda del patrimonio cultural del Distrito Capital.19
Alcance: Inicia con la elaboración del Plan de Acción, contemplando el desarrollo

de procesos de gestión documental y finaliza con el seguimiento de sus
actividades y la formulación e implementación de los Planes de Mejoramiento,
Acciones Correctivas y Acciones Preventivas, para garantizar el mejoramiento
continuo del proceso. 20
De la misma manera se definen responsables del proceso, los procedimientos que

se asocian, además de los registros, los recursos y su soporte legal; se detallan e
identifican las entradas, los insumos, la información y los proveedores; también la
descripción de actividades, las salidas en términos de productos o resultados y los
clientes.
19
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE SERVICIOS PUBLICOS; Manual de procesos y procedimientos,
proceso de gestión documental - caracterización del proceso, versión: 05. Bogotá: p. 3
20
Ibíd., p. 3
63
Se cuenta con Control de documentos y control de los registros, según la escala
de la pirámide documental21, el cual se aplica al procedimiento de Gestión
Documental de la siguiente manera:
a) Plan Estratégico Institucional o Corporativo: Inclusión del procedimiento, como

insumo para los fines de la entidad
b) Manuales, Planes y Procedimientos:
i. Procedimiento Gestión Archivo central SO-GDPCGAC-01
 Anexo 1: Instructivo Certificaciones Archivo EDIS
ii. Procedimiento Gestión de comunicaciones oficiales SO-GD-PCGCO-02
 Anexo 1: Instructivo para el trámite interno para la atención acción de tutela
 Anexo 2. Instructivo producción de documentos
iii. Procedimiento Desarrollo de Colecciones Centro de Documentación SO-GD-PCDCCD-03
iv. Procedimiento Organización de los Documentos en Archivos de Gestión SO-GD-PCODAG-
04
 Anexo 1: Instructivo para Transferencias Documentales de los Archivos de Gestión
al Archivo Central
 Anexo 2: Instructivo organización de la serie contratos
 Anexo 3: Instructivo organización Historias laborales
 Anexo 4. Instructivo para el diligenciamiento del Formato Único de Inventario
Documental
v. Procedimiento Limpieza de Depósitos de Archivo y Documentos SO-GD-PCLDAD-05
vi. Procedimiento Tablas de Retención Documental SO-GD-PCTRD-06
vii. Procedimiento Bioseguridad para Manipulación de Documentos SO-GD-PCBS-07
 Anexo 1: Instructivo Lineamientos de Bioseguridad y Salud Ocupacional para
manipulación de documentos - programa de conservación de documentos –
UAESP.
viii. Procedimiento Control de Documentos del Sistema Integrado de Gestión SO-GD-
PCCDSIG-08
ix. Control de documentos del Sistema Integrado de Gestión SO-GD-PCCDSIG-08
 Instructivo para la Elaboración De Documentos”
21
UAESP. Proceso de Gestión Documental, Procedimiento Control de documentos del Sistema Integrado de
Gestión, Bogotá: 2010, p. 8
64
c) Formatos, Guías e Instructivos; se encuentran desarrollados en el listado Maestro
de documentos del Sistema de Gestión de Calidad
3.1.2 Control de documentos en producción, uso y conservación

NTCGP1000 4.2.3
Los documentos asociados al Sistema de Gestión Calidad, son controlados desde

el proceso de gestión documental (Procedimiento Control de Documentos del
Sistema Integrado de Gestión SO-GD-PCCDSIG-08), sin que esto implique la
regulación de la producción asociada a los Cuadros de Clasificación Documental y
las Tablas de Retención Documental.
El control de documentos y registros, se desarrolla mediante la estructuración de

formatos y tipos documentales, asociados a cada proceso, pero no existen
políticas definidas, para la racionalización directa de la producción de documentos
asociados al SIG y de los procesos que los conforman, el proceso de gestión
documental asocia los documentos del sistema desde la Tabla de Retención
Documental.
El control de cambios en la producción documental, se aplica en dos sentidos:
a) El control de documentos del SGC, desde el procedimiento “Control de

documentos del Sistema Integrado de Gestión” detallados en listado
maestro de documentos, el cual se convierte en una relación de la totalidad
de documentos que integran El SIG y en instrumento para el control de
documentación obsoleta.
b) El proceso de actualización de las Tablas de Retención Documental.
65
Los documentos son asociados a las series documentales que correspondan, toda
vez que se identifican los documentos de origen externo y se controla su
distribución, de conformidad al principio de procedencia y su calidad de
información primaria y/o secundaria, obedeciendo a los procedimientos
establecidos en el Proceso de Gestión Documental.
3.1.3 Control de registros: recursos de información al interior de la

organización NTCGP1000 4.2.4
El control de registros se desarrolla mediante el procesos de valoración

documental, es decir la aplicación de instrumentos archivísticos como son los
Cuadros de Clasificación Documental y las Tablas de Retención Documental,
donde se definen los valores primarios, secundarios así como la disposición final,
garantizando así la conservación de la documentación, como apoyo a la gestión
de la administración de la entidad.
3.2. Interacciones del subsistema de control interno (SCI - MECI).Vs SIGA
3.2.1. Componente información MECI 1000:2005, Numeral 2.2
El proceso de gestión documental Establece las actividades para controlar los

documentos del Sistema Integrado de Gestión -SIG, asegurando su identificación,
codificación, revisión, aprobación, actualización, distribución, almacenamiento y
conservación de forma que el personal de la Unidad tenga la información
disponible y vigente. Este procedimiento se aplica siempre que se actualice o se
proyecte un documento del Sistema Integrado de Gestión en las etapas de
elaboración, revisión y aprobación, en los procesos definidos en la Entidad.
66
Los procedimientos contemplan la viabilidad para la elaboración, modificación o
eliminación de un documento del SIG y finaliza con la conservación y protección
de los documentos para su uso y consulta permanente.
Las disposiciones consignadas en el proceso, se aplican para los procedimientos

requeridos por la Unidad para operativizar sus procesos y los requisitos exigidos
en la NTCGP 1000, en el contexto del SIG.
Información primaria. Los procesos de gestión documental de la Unidad,

establecen pautas para la gestión y administración de la información primaria que
se allega a la entidad en desarrollo de sus funciones públicas, administrativas y
misionales, las comunicaciones oficiales emitidas por la Unidad Administrativa
Especial de Servicios Públicos, son atendidas de conformidad al Acuerdo 060 de
2001, definiendo las pautas para la recepción, radicación, digitalización y
distribución de las Comunicaciones Oficiales como parte integral del Subsistema
Interno de Gestión Documental y Archivos SIGA.
Los procesos de gestión documental están orientados a la prestación de servicios

de acceso y uso de la información, en los términos exigidos por la Ley
Colombiana, de la misma manera se cuenta con, reglas y procesos que
fundamentan el desarrollo de las actividades orientadas al acceso a la
información, la prestación de los servicios de consulta y al procesamiento técnico
de los títulos conformados por las colecciones bibliográficas, hemerográficas y
audiovisuales del Centro de Documentación.
Información secundaria. En la actualidad la UAESP, cuenta con procedimientos

documentados donde se señalan, las pautas y procedimientos para la elaboración
y presentación de las Tablas de Retención Documental (TRD), describiendo el
conjunto de series de las dependencias de la Unidad asignando el tiempo de
retención en cada etapa del ciclo vital de los documentos, la TRD presenta la
67
descripción de los documentos asociados al listado maestro de documentos del
SIG. De la misma manera se cuenta con fuentes documentadas para la gestión
de la información de la Unidad, por parte de sus servidores.
Sistemas de información. En referencia a los sistemas de información

(Correspondencia, Archivos de gestión, archivo central y Centro de
Documentación), se establecieron mecanismos organizados o sistematizados para
la captura, procesamiento, administración y distribución de la información,
mediante sistemas tales como, CORDIS (Gestión de correspondencia), winisis en
los procesos de archivo y Centro de Documentación.
3.2.2. Componente actividades de control elementos de control MECI

1000:2005, Numeral 2.1
El MECI, se encuentra alineado con el SGC y el SIGA, en el sentido que se

encuentran documentados y normalizados políticas de operación y gestión del
proceso de gestión documental, en referencia a procedimientos del SGC,
controles administrativos en la gestión institucional, Indicadores de gestión y su
respectivo seguimiento.
3.2.3. Componente comunicación pública
El proceso de gestión documental, se encuentra alineado a las políticas y planes

de comunicación institucional, tal como se presenta en los numerales 21, de la
norma Comunicación Informativa, toda vez que se cuenta con medios
tecnológicos como la intranet, que permiten la publicación de los trámites y
formularios oficiales, mas no existen políticas orientadas a la Seguridad de la
Información.
68
4. PROPUESTA
GUIA METODOLÓGICA PARA LA INTEGRACION DEL SUBSISTEMA

INTERNO DE GESTION DE DOCUMENTOS EN EL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTION EN LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE SERVICIOS
PUBLICOS
Este capítulo propone la “Guía metodológica de integración de subsistemas de

gestión en la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos- UAESP”,
basada en el estudio de la situación actual de la entidad, el análisis normativo y
legal que regula su gestión administrativa como entidad pública distrital.
Actualmente, el Sistema Integrado de Gestión en la UAESP se encuentra

conformado por 3 Subsistemas; el de Control Interno, el de Gestión de Calidad y
el de Gestión Documental y Archivos- SIGA. Estos se encuentran documentados
y en ejecución. Los restantes de obligatorio cumplimiento para la entidad, aún no
se encuentran implementados.
Ilustración 7 el SIG en la UAESP

SIG
SGA
SCI SIG S&S

A O
SGC SSI
SSS
69
La presente guía pretende orientar el proceso de integración sistémica, entre el
SIGA con los demás subsistemas de gestión presentes en la entidad objeto de
estudio, al tiempo que plantea aspectos metodológicos claves a tener en cuenta
en la planeación, desarrollo y control de los que aún no se encuentran
debidamente implementados en la entidad de acuerdo a los parámetros
normativos y legales, de manera tal que el Sistema Integrado de Gestión permita
aprovechar los diferentes recursos organizacionales maximizando su
aprovechamiento.
La integración del SIGA con los demás elementos integradores del Sistema
Integrado de gestión (SIG) en la UAESP requiere para su óptima gestión, su
armonización mediante la definición de elementos comunes. Los subsistemas
implementados actualmente cumplen con estos criterios, sin embargo resulta
pertinente aclarar que la revisión, ajuste y complementación de los mismos debe
realizarse de manera continua a fin de mantener constante control y armonía al
interior del Sistema Integrado de Gestión, con este propósito, la presente guía
plantea recomendaciones para la integración sistémica, aplicables para todos los
subsistemas de Gestión en la Unidad, los implementados y los que a futuro se
pretenda implementar:
A. Definición de la Política integrada de gestión: En la medida en que sean

implementados y/o ajustados, los subsistemas deberán reflejar su impacto en
la política estratégica de la Unidad.
Esta política deberá contener:

 Objetivo - propósito
 Indicadores de gestión, control y eficiencia
 Alcance de impacto al interior de la organización
70
B. Articulación estratégica de subsistemas: El impacto que ejerce cada uno de
ellos sobre el Sistema Integrado de Gestión debe documentarse evaluando el
momento, frecuencia e importancia estratégica del mismo.
C. El marco estratégico de la Unidad debe contemplar la definición de

procesos organizacionales impactados por cada subsistema, teniendo en
cuenta que usualmente los procesos estratégicos son afectados por SGC, SCI
(MECI), los de evaluación por SCI (MECI) y, los de apoyo o soporte por SIGA,
S&SO, SGSI y SIGA.
D. Definición y especificación de responsabilidades estratégicas, funcionales y

operativas:
La entidad debe diseñar una política clara y puntual de responsabilidades y

competencias que permita definir la posición, compromiso y grado de
responsabilidad de cada subsistema al interior del SIG en la UAESP.
De igual manera, cada subsistema deberá definir claramente el rol responsable

de representarlo al interior del proceso de integración sistémica, de manera tal
que el SIG cuente con una estructura claramente definida de roles,
responsabilidades y competencias en referencia a la gestión de documentos, al
interior de la UAESP.
E. Planeación y gestión de recursos financieros, técnicos, humanos,

tecnológicos y físicos: El SIG debe diseñar una planeación y gestión de
recursos que integre los subsistemas desde la perspectiva de los procesos
documentales, de manera que se planifiquen los mismos de acuerdo al
impacto que sobre los mismos ejerce la gestión documental. En la medida en
que la Unidad integre más subsistemas, estos deben impactar la gestión de
recursos de acuerdo a su nivel de interdependencia con el SIGA.
71
4.1. GUÍA DE INTEGRACIÓN DEL SUBSISTEMA INTERNO DE GESTIÓN
DOCUMENTAL Y ARCHIVOS CON LOS DEMÁS SUBSISTEMAS DE
GESTIÓN EXISTENTES EN LA UAESP
La UAESP tiene conformado su Sistema Integrado de Gestión por tres

subsistemas de gestión: SIGA, SGC y SCI, de los mismos se identificaron en
capítulos previos elementos comunes en materia documental, los cuales son
expuestos a continuación, resultando para cada elemento integrador un
mecanismo de normalización y optimización organizacional propuesto:
4.1.1. Documentación de procesos
El SGC en la UAESP normaliza la producción de documentación asociada a cada

proceso, estandarizando formatos, flujos de información y, racionalizando los
procesos de generación de documentos, a su vez el SIGA gestiona cada
documento generado o recibido en desarrollo de los procesos y el control ejercido
por SCI, exige estricto cumplimiento en la definición de indicadores y controles
para cada procedimiento específico, dentro de las políticas de operación
institucional.
El nexo normativo entre los subsistemas se encuentra conformado de la siguiente

manera:
72
Tabla 8 Comparación normativa de la documentación de procesos
SIGA SGC SCI

NTCGP MECI:1000
NTCGP1000 4.2.1 - 4.2.2
Definición de políticas de acceso y 2.2. Componente Información
uso de la documentación e
Documentación de procesos,
información de la entidad 2.2.1 Información Primaria.
secuencias e interacciones
2.2.2 Información Secundaria.
PROCESOS ARCHIVISTICOS
 Producción
ASOCIADOS
 Recepción
En pro del mejoramiento continuo, cada vez que un proceso organizacional sea
modificado, reestructurado, creado o eliminado del sistema, deben aplicarse los
siguientes controles:
A. Los procesos formalmente constituidos deben ser objeto de identificación,
normalización, identificación de documentos de archivo generados.
B. Tanto los documentos soporte de procesos (política, objetivos, alcance)

como los generados por su operación deben ser identificados, pre-
validados por Gestión Documental, a fin de ser incluidos en TRD y listado
maestro de documentos.
C. Los documentos recibidos de entidades externas en desarrollo de los

procesos organizacionales deberán ser tipificados documentalmente de
manera tal que permita al sistema un control de los mismos y su disposición
acorde con el procedimiento organizacional al cual impacta.
D. Los procesos asociados a la producción documental, deben contar dentro

del diseño del mismo con los instrumentos de medición de calidad,
eficiencia, oportunidad y precisión mediante el establecimiento de
indicadores y políticas de control procedimental.
73
4.1.2. Valoración del recurso información
Para los tres subsistemas el recurso información es considerado como base de su

funcionamiento, siendo para SGC insumo para el desarrollo de procesos
organizacionales y para el SCI, la base probatoria de la gestión administrativa.
Mediante la óptima aplicación del SIGA, la UAESP extrae los valores primarios y
secundarios la información institucional y los salvaguarda con la finalidad de
documentar el actuar de la institución.
De igual manera, de acuerdo con las políticas de SGC y SCI en la UAESP la

documentación debe conservar el valor probatorio consignado en el momento de
la creación o uso del documento en un proceso, esto se hace posible mediante la
aplicación del SIGA en los procesos de organización y conservación preservando
las características de los documentos como autenticidad, integridad, confiabilidad,
no repudiabilidad y disponibilidad.
Tabla 9 Comparación normativa del recurso información
SIGA SGC SCI

NTCGP1000 4.2.4
NTCGP MECI:1000
Adopción de Políticas y Reglas
Control de registros: Recursos de
implementación PGD 2.2.2 Información Secundaria.
información al interior de la
Elemento de Control
organización
PROCESOS ARCHIVISTICOS  Planificación (Programa de Gestión Documental – TRD)

ASOCIADOS  Organización
 Disposición final
74
Con la finalidad de mantener actualizado el SIG en la UAESP identificando e
implementando ajustes que permitan garantizar el control en la producción
documental y su clara disposición, se recomienda tener en cuenta los siguientes
aspectos:
A. En ejercicio de la flexibilidad propia de los procesos, los documentos

producidos o recibidos por la UAESP que no se encuentren incluidos en las
TRD, deben ser tipificados y ajustada la serie documental a la cual
pertenecen de manera tal se mantengan alineados los procesos
documentados en los sistemas de calidad y control interno con el control
documental realizado por SIGA.
B. Las Tablas de Retención Documental deben ser ajustadas de inmediato de

manera que se permita validar la disposición de los documentos al
momento de ser sometidos a procesos archivísticos.
C. Los listados maestros de documentos deben ser evaluados periódicamente

de manera que toda modificación en los mismos, se vea reflejada
igualmente en las Tablas de Retención.
D. Durante el ciclo de vida del documento, el recurso humano que acceda al

material documental debe ser previamente informado y capacitado para
respetar la integridad del documento y, bajo ninguna circunstancia alterar el
mismo.
E. Las fuentes de información primaria y secundaria en la Unidad deber ser

constantemente monitoreadas con la finalidad de identificar nuevos o
75
complementarios requerimientos, nuevas fuentes de información o eliminar
la tipificación de fuentes que no se encuentren activas al interior del SIG en
la UAESP.
F. La Unidad debe controlar permanentemente el desempeño de los

mecanismos implementados para capturar, procesar, administrar y distribuir
la información.
4.1.3. Política de control en producción y acceso y disposición de

información documental
Para la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos resulta imperativo,

garantizar el acceso efectivo y oportuno a la información en el momento en que
sea requerido, este planteamiento se encuentra plasmado en los tres subsistemas
implementados a la fecha y, se encuentra operativizado mediante el SIGA en su
proceso archivístico de consulta.
De igual manera, el SGC al interior de la UAESP plantea la necesidad de verificar

los criterios a aplicar en la administración y control de los registros de la
documentación de la entidad, con el fin de evidenciar la conformación y operación
eficaz del sistema de gestión de calidad; por su parte el SIGA establece la
descripción de requerimientos que se aplicaran a todos los documentos que sean
creados y/o modificados en la entidad con el fin de normalizar la elaboración,
aprobación, revisión, distribución y control de los mismos como política para
control documental, de esta manera, los documentos generados deben ajustarse a
la Ley General de Archivos, Ley 594 de 2000 y a los requisitos definidos por la
Norma Técnica de la Calidad en la Gestión Pública.
76
Finalmente, la información documental planeada por el SGC en la UAESP se
materializa en el proceso archivístico de conservación, seguido del proceso de
disposición final una vez vencidos los términos de vigencia de los valores
primarios asociados a la misma.
Tabla 10 Comparación normativa Política de Control en Producción y Acceso y Disposición de Información Documental
SIGA SGC SCI

Normalización De La Producción y
Administración Documental.
NTCGP1000 4.2.3 NTCGP MECI:1000
Contar con instrumentos de
valoración TRD y TVD, CCD. Control de documentos en Numeral 2.5 Objetivos de Control
producción, uso y conservación de Información.
Adopción de Políticas y Reglas
IMPLEMENTACION PGD
PROCESOS ARCHIVISTICOS  Planificación (Programa de Gestión Documental – TRD)

ASOCIADOS  Organización
 Disposición final
A. Para mantener actualizado el SIG con respecto al real operar de la

organización, resulta indispensable desarrollar sistemáticamente, jornadas de
revisión de procesos, validación de soportes, políticas de acceso documental.
Estas jornadas deben contar con la participación de los líderes de cada

proceso, ser documentadas y estar disponibles para consulta y base de
referencia como herramienta de control de cambios, todo cambio
organizacional que implique ajuste documental debe ser reflejado en los tres
subsistemas de igual manera.
B. La Unidad debe formalizar en sus procesos de producción de documentación

de interés público, tales como trámites y formularios oficiales, su inmediata
publicación bajo las condiciones propias de control de versiones.
77
4.2. RECOMENDACIONES PARA LA INTEGRACIÓN DEL SUBSISTEMA
INTERNO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVOS CON LOS DEMÁS
SUBSISTEMAS DE GESTIÓN NO DISPONIBLES ACTUALMENTE EN LA
UAESP
El Sistema Integrado de Gestión SIG en la UAESP fue creado mediante acto

administrativo del año 2008, percibido como una adaptación a las exigencias
legales, donde se menciona el cumpliendo de los requisitos establecidos en los
sistemas de control interno, gestión de calidad, gestión ambiental, gestión de
seguridad de la información, seguridad y salud ocupacional, responsabilidad
social, de gestión documental y archivos SIGA, sin embargo se pudo establecer
que a la fecha no han sido implementados en la UAESP, el SGA, S&SO, SRS y
SGSI, en ese sentido el presente capítulo plantea una serie de recomendaciones
que, de ser aplicadas, permitirán a la organización contar una visión general de los
aspectos a tener en cuenta en el momento de implementar estos subsistemas y
facilitar su integración con el de Gestión Documental y Archivos.
4.2.1. Subsistema de gestión de seguridad de la información (SGSI)
Al implementar este subsistema la UAESP debe buscar el 100% del control sobre
el acceso a la documentación institucional, teniendo en cuenta los siguientes
elementos de integración:
A. La totalidad de la documentación asociada al SGSI, tal como política,

procesos, alcance, plan estratégico, programas de administración de
información y formatos de presentación de información deben ser integradas al
Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos de la entidad, mediante
la documentación asociada a los procedimientos, incluyendo la documentación
78
física y electrónica asegurando su oportuna disponibilidad para procesos de
consulta.
B. La Unidad debe definir roles de acceso a la información entre sus usuarios,
esta información debe ser relacionada a cada usuario del SIGA, (contratistas,
funcionarios, consultores). De igual manera la documentación institucional
debe ser evaluada y analizada de acuerdo a su nivel de acceso y/o
distribución. Este proceso debe realizarse integralmente con la revisión y ajuste
de las tablas de retención documental.
C. El acceso a la documentación, en el proceso archivístico de consulta debe
ajustarse acorde a la política de seguridad de información definida por la
Unidad.
D. Los procesos de análisis, medición y control, así como los documentos
resultantes de los mismos deben ser relacionados en el SIGA, de manera que
la Unidad pueda evaluar la operación conjunta de los subsistemas SGSI y
SIGA.
E. La producción de documentación debe ser monitoreada constantemente, de
manera tal que los nuevos documentos generados en desarrollo de un proceso
organizacional asociado a la política de seguridad y descrito sus niveles y
características de acceso.
F. La implementación del SGSI debe reflejar su impacto en el reglamento de
Gestión Documental, si ello implica un ajuste al mismo, este se debe realizar
de manera paralela a la implementación del SGSI.
G. Si la entidad implementa procesos de gestión de documentación electrónica, el
SGSI debe incluir dentro de su política las especificaciones en referencia a la
administración de repositorios en materia de acceso y uso.
H. Con la finalidad de proteger y controlar la documentación, la UAESP debe
adoptar y documentar un procedimiento que defina las acciones de verificación
de idoneidad del mismo en las diferentes etapas del ciclo de vida documental.
79
I. La documentación física y electrónica debe contar con mecanismos de control
de acceso, para tal fin y, de acuerdo a la planeación del SGSI la entidad debe
adecuar sus instalaciones y sistemas de seguridad físicos y digitales.
4.2.2. Subsistema de seguridad y salud ocupacional (S&SO)
El Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional en la UAESP tiene que orientar

sus políticas a garantizar la salud y la seguridad del recurso humano en las áreas
dispuestas para desarrollar sus labores, para tal fin y específicamente en materia
de asociación con el SIGA, el S&SO debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
A. El S&SO debe impactar la política del SIGA, mediante la especificación de

criterios técnicos para manipulación segura de documentos de archivo en las
diferentes fases del Ciclo Vital, garantizando no solo la adecuada conservación
del documento, sino también el desarrollo de las actividades archivísticas con
los elementos de dotación indispensables para tal fin.
B. Las unidades de información deben ser adecuadas para el desarrollo de

actividades archivísticas de acuerdo a las recomendaciones técnicas.
C. Los riesgos asociados al tratamiento de la documentación, específicamente en

los temas referentes a la seguridad industrial y riesgo biológico deben estar
plenamente documentados y controlados mediante la generación y aplicación
permanente de mecanismos de evaluación de riesgos.
D. Resulta indispensable para el óptimo desempeño de la organización, la

documentación de riesgos detectados y las acciones preventivas o correctivas
80
derivadas de ellos en la totalidad de procesos que impliquen la manipulación
de material documental.
E. La documentación soporte de la política del S&SO debe permanecer

constantemente disponible para consulta.
F. Teniendo en cuenta que la Unidad cuenta con el SGC implementado, al

momento de planificar el S&SO en la organización, resulta pertinente actualizar
documentalmente los procedimientos ajustándolos para dar cumplimiento a las
normas de seguridad y salud ocupacional específicamente, los procesos
asociados a Gestión documental.
De igual manera, el Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO)

debe contar en el Sistema de Gestión de Calidad SGC, con procedimientos
establecidos y documentados que permitan la comunicación y socialización, de
la misma manera estos procedimientos deben contemplar normas ligadas a la
Seguridad y Salud Ocupación del funcionario de archivo, respecto a la
asociación con el SIGA, los procedimientos deben ser concertados con Gestión
Documental, en relación a la normalización de la producción de documentos
asociados al proceso.
G. Los documentos producidos o recibidos por la UAESP asociados al sistema

deben ser incluidos desde el SGC y controlados desde el SIGA, considerando
los siguientes aspectos:
 Aprobación de la producción de documentos del proceso previa puesta

en producción
81
 Revisión y actualización constante de documentos para garantizar su
vigencia dentro de las TRD
 Identificación de cambios, control de versiones en Listados maestros de
documentos, Cuadros de Clasificación Documental y Tablas de
Retención Documental.
 Generación de políticas asociadas a la preservación y disponibilidad de
documentación
H. Las actuaciones realizadas dentro del sistema deben ser documentadas y

estar disponibles para consulta de control, asegurando el establecimiento,
implementación y control de procesos que permitan la identificación,
almacenamiento, protección, recuperación, retención y disposición de registros
debiendo permanecer legibles, identificables y recuperables.
4.2.3. Subsistema de gestión ambiental (SGA)
El Sistema de Gestión Ambiental, lleva a las organizaciones a establecer

compromisos de prevención de la contaminación, así como la identificación de sus
aspectos ambientales con el fin de determinar cuáles producen impactos
negativos al ambiente y darles el tratamiento adecuado, teniendo en cuenta el
perfil específico de la Unidad como entidad controladora y gestora de la
administración de los servicios públicos en la ciudad de Bogotá resulta
indispensable al momento de implementar el SGA hacer un profundo énfasis en el
impacto ambiental de cada proceso organizacional.
Puntualmente, asociando los puntos de interconexión entre el SIGA y SGA se

deben contemplar los siguientes aspectos:
82
A. La disposición final de los soportes documentales (físicos, ópticos,
magnéticos), debe ser claramente definida por el SGA, para tal fin, la UAESP
debe asumir una política de integración de procedimientos en esta área de
conformidad con los lineamientos del Subsistema de Gestión Ambiental por
medio del Plan Institucional de Gestión Ambiental – PIGA – como instrumento
de planeación que parte del análisis de la situación ambiental de la Unidad.
B. La Unidad debe establecer, documentar, implementar y mantener el sistema,

de manera tal que impacte positivamente la gestión administrativa de los
demás subsistemas, es decir que permita su evolución y la evolución
progresiva del SIG y en particular del SIGA.
C. LA UAESP debe realizar la evaluación periódica de los procesos, productos y

servicios, basados en el ciclo PHVA, con enfoque de mejoramiento ambiental,
la gestión de residuos, el aprovechamiento y reducción en el uso de papel,
estas políticas deben reflejarse en el SIGA, en el Programa de Gestión
Documental, específicamente en procedimientos como producción documental
y Eliminación de Documentos.
D. El SGA deberá mantener control de registros institucionales, en relación con la

producción de documentos desde el SIG y el SIGA, en referencia a:
a) Incluir los criterios definidos por el SGA, en los procedimientos del SIGA
frente a la producción y Eliminación de documentos, (Formatos del SIG,
Actas de Eliminación de Documentos, etc.)
b) Definición de criterios de valoración y disposición final de la
documentación desde el PIGA
E. El SGA en la Unidad deberá garantizar la identificación y planificación de

actividades asociadas a aspectos ambientales en los procesos de gestión
documental, normalizando el uso de soportes en los procesos de producción
83
documental, así como la definición de políticas para la eliminación de
documentos, resultado de la disposición final planteada en las Tablas de
Retención Documental.
F. La Unidad debe realizar la asociación de los registros de los procesos del SGA,
en las Tablas de Retención Documental del programa de gestión documental
del SIGA, y el listado maestro de documentos, como parte integral del SGC
con la finalidad de mantener alineado el funcionamiento de todos los
subsistemas de gestión al interior de la UAESP.
G. Los procesos de seguimiento institucional frente a la aplicación de las políticas

del SGA, particularmente en referencia a los procesos inmersos en el SIGA
deberán ser documentados en el sistema de gestión documental.
4.2.4. Subsistema de responsabilidad social (SRS)
El SRS, es una norma que rescata la parte social de la Unidad, considerando

aspectos tales como, las condiciones bajo las cuales se encuentran los
empleados. Al realizar el análisis de esta norma se encontró que se frente al
SIGA, tiene una afinidad especifica al S&SO, toda vez que su literal 3. Salud y
Seguridad, hace referencia específica a criterios de Seguridad y Salud
Ocupacional a aplicar en la UAESP.
Específicamente, asociando los puntos de interconexión entre el SIGA y SRS se

deben contemplar los siguientes aspectos:
A. Los procesos de Gestión Documental, deberán establecer un entorno
laboral seguro y saludable
B. La Unidad debe contar con espacios adecuados para el desarrollo de las
actividades de Gestión Documental, tomando las medidas adecuadas
84
para prevenir accidentes y lesiones ocasionadas durante el desarrollo de
procesos archivísticos, mediante la limitación de las causas de riesgo
inherentes a la labor del gestor de archivo.
C. Orientar las políticas organizacionales a garantizar la salud y la seguridad
del recurso humano en las áreas dispuestas para desarrollar sus labores,
en concordancia con las políticas del S&SO.
D. El primer elemento a tener en cuenta es la reglamentación de la Gestión
de Documentos mediante la definición de políticas para la administración
de la información y el patrimonio documental y cultural del Distrito capital,
mediante el fortalecimiento de la infraestructura de información del
Sistema Distrital de Archivos, garantizando al ciudadano el acceso a la
información y la transparencia administrativa.
E. La UAESP deberá establecer sistemas para detectar, evitar o responder
por amenazas potenciales para la salud y seguridad de personal, por lo
tanto su asociación al SIGA desde el punto de vista de los diagnósticos
desarrollados frente a Bioseguridad, e implica la definición de políticas
para la mitigación del riesgo asociado a la labor del trabajador de archivo
asociados al S&SO.
F. La alta gerencia debe definir el SRS políticas para responsabilidad social
y condiciones de trabajo, adecuadas a todo nivel, las políticas incluirán,
requerimientos del estándar, leyes, cambios en legislación y otros
requerimientos de la organización, estas políticas desde el punto de vista
archivístico serán ajustables desde el Sistema Integrado de Conservación
del SIGA, los cuales exponen procedimientos que pueden afectar las
condiciones laborales como en el caso de la Bioseguridad.
G. La organización debe mantener registros apropiados para demostrar
conformidad a los requerimientos de este estándar, por tanto los
procedimientos de SRS están asociados a los definidos en los procesos
de gestión documental desde el Programa de Gestión Documental del
SIGA
85
CONCLUSIONES
La presente investigación plantea como resultado final un documento guía para

integrar los subsistemas de gestión implementados en la UAESP, fortaleciendo la
infraestructura de información del Sistema Distrital de Archivos.
Mediante investigación de fuentes primarias y secundarias se identificaron los

componentes integradores en materia documental para cada subsistema de
gestión, encontrando elementos comunes entre los subsistemas implementados
(SIGA, SGC y SCI) los cuales presentan al interior de la Unidad integralidad entre
los procesos comunes.
Como resultado final del análisis, se identificaron tres elementos integradores

principales entre los subsistemas al interior de la Unidad:
• Documentación de procesos organizacionales

• Valoración del recurso información, control de documentos en producción,
uso y conservación
• Política de control en producción, acceso y disposición de información
documental
El análisis adelantado en relación al estado actual del SIG de la UAESP permitió

evidenciar que el sistema como está concebido, cumple con los requisitos que
establece la norma, pero su estructura general no permite su interrelación, es decir
que no existe un canal de comunicación que permita la armonía y control global de
los procesos de gestión documental, asociándolos a los procesos de gestión de
calidad y control interno.
86
Los hallazgos anteriormente descritos dieron sustento a los objetivos propuestos,
en especial a la Guía Metodológica, la cual formaliza y concreta una serie de
recomendaciones para la integración del SIGA con los subsistemas que
actualmente se encuentran en el SIG de la Unidad. Así mismo, presenta un
apartado que orienta a la entidad en la integración de los subsistemas (SGSI),
(S&SO), (SGA), (SRS) en el momento que deseen ser implementados.
El análisis desarrollado a lo largo de la investigación y el producto final obtenido

permiten concluir que los subsistemas implementados actualmente cumplen con
estos criterios de control documental. Sin embargo, resulta pertinente aclarar que
la revisión, ajuste y complementación de los mismos debe realizarse de manera
continua dentro del plan de mejoramiento de la administración, a fin de mantener
constante control y armonía al interior del Sistema Integrado de Gestión.
Es indispensable que la entidad diseñe políticas claras de aplicación de

implementación conjunta al interior de los subsistemas de gestión, donde se
definan responsabilidades y competencias frente a la gestión de los actores al
interior del SIG en la UAESP.
El SIG debe normalizar integralmente los procesos a todo nivel, es decir generar
relaciones directas entre los procedimientos, que permitan la armonía entre el
SIGA y los demás subsistemas, como es el caso de la normalización de la
producción de documentos.
El documento resultante desarrolla necesidades y sustenta el fin esencial de la

guía como instrumento metodológico brindando una herramienta que permita a la
UAESP la restructuración del SIG dentro de la política pública de gestión de
calidad.
87
ANEXOS
Anexo 1 Encuesta
ENCUESTA
INTEGRACION DEL SUBSISTEMA INTERNO DE GESTION DE DOCUMENTOS EN EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
PARTE 1:SISTEMA INTEGRADO DE GESTION

1 Nombre de la entidad: UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE SERVICIOS PUBLICOS - UAESP
Año de creación de la entidad: (Breve reseña)
2
El artículo 113 del Acuerdo número 257 del 30 de noviembre de 2006, el Concejo de Bogotá transformó la Unidad Ejecutiva de Servicios Públicos en
Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos constituida bajo el organigrama funcional asociado. servicio de alumbrado público.
Nombre de la dependencia encargada de atender los procesos de gestión documental: Dirección de Gestión Corporativa y Control Interno
3
Disciplinario
4 Cual es la naturaleza jurídica de la entidad? Publica x Privada Mixta
Sector al que pertenece: Esta organizada como una Unidad Administrativa Especial del orden distrital del Sector Descentralizado por Servicios, de
5 carácter eminentemente técnico y especializado, con personería jurídica, autonomía administrativa y presupuestal y con patrimonio propio, adscrita a la
Secretaría Distrital del Hábitat.
Consigne objetivos estratégicos, misión, visión de la entidad:
Misión
Planear, coordinar, supervisar y controlar la prestación de los servicios de manejo integral de los residuos sólidos, servicio funerario y alumbrado público,
a fin de contribuir a la construcción de una ciudad moderna y próspera, así como al mejoramiento de la calidad de vida de sus habitantes, promoviendo
la igualdad de oportunidades en la Ciudad – Región.
6 Visión
Ser en el 2016 a nivel nacional una Entidad modelo en la gestión de los servicios a nuestro cargo y de referente en el nivel internacional especialmente
en el manejo integral de residuos sólidos y servicios funerarios, con excelente recurso humano comprometido con la calidad de los servicios, la cobertura
urbano y rural, la implementación de nuevas tecnologías, fomentando una cultura ciudadana y de respeto por el ambiente.
Objeto
La Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos UAESP tiene por objeto garantizar la planeación, prestación, coordinación, supervisión y control
de los servicios de recolección, transporte, disposición final, reciclaje y aprovechamiento de residuos sólidos, la limpieza de vías y áreas públicas, los servicios funerarios en la infrae
La entidad cuenta con regionales o sedes locales o regionales? ¿Cuántas y cuales? La entidad cuenta con 4 sedes las cuales son RELLENO
7
SANITARIO DOÑA JUANA, CENTRO DE RECICLAJE LA ALQUERIA, ARCHIVO CENTRAL Y SEDE ADMINISTRATIVA
1.1 Marco normativo (Legislación y regulaciones aplicables)

Relacione el marco normativo que reglamenta la función de la entidad:
Acuerdo número 257 del 30 de noviembre de 2006

Resolución 081 de 2008 Manual de funciones UAESP
1
1.2 Análisis de funciones y /o procesos de negocio

1 ¿La entidad cuenta con un plan estratégico? SI
¿La entidad cuenta con sistema Integrado de gestión? ¿Adoptado mediante que acto administrativo? SI El Sistema Integrado de Gestión de la UAESP
2
fue adoptado mediante acto administrativo, Resolución 317 de 2010
4 ¿la entidad cuenta con mapa de procesos? (anéxelo) SI
5 ¿La entidad cuenta con sus procesos caracterizados? SI
6 ¿Existe un proceso de gestión documental establecido dentro de la organización? SI
7 ¿La entidad cuenta con procesos documentados en un manual? SI
8 ¿La entidad cuenta con manuales de funciones? (Mencione el acto administrativo que lo reglamenta) SI Resolución 081 de 2007
9 ¿La entidad cuenta con mapa de Riesgos? (anéxelo) SI
El Sistema Integrado de Gestión Cuenta con algunos de los siguientes subsistemas

Subsistema de Gestión de la Calidad (SGC), (Mencione el acto administrativo que lo conforma) No hay acto
1 administrativo especifico, el mismo se encuentra incluido en la adopción del SIG (Resolución 317 de 2010 SI X NO
expedida por la Dirección General, se estableció el Sistema Integrado de la Unidad)
Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA), (Mencione el acto administrativo que lo conforma)
2 SI X NO
Resolución 280 de 2010
3 Subsistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI), (Mencione el acto administrativo que lo conforma) SI NO X
4 Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO), (Mencione el acto administrativo que lo conforma) SI NO X
5 Subsistema de Responsabilidad Social (SRS), (Mencione el acto administrativo que lo conforma) SI NO X
6 Subsistema de Gestión Ambiental (SGA), (Mencione el acto administrativo que lo conforma) SI NO X

Subsistema de Control Interno (SCI), (Mencione el acto administrativo que lo conforma) Mediante resolución 250
7 SI X NO
de 2005 la UAESP adopta el modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005
88
1.3 Análisis de sistemas de información e infraestructura tecnológica
¿Existen sistemas de información, aplicativos o herramientas que apoyen las labores de gestión documental en la
1 SI x NO
entidad? (Para el desarrollo de esta sección apóyese en el área de sistemas de su entidad)
Si la respuesta es afirmativa, especifique el tipo de sistema, aplicativo o herramienta: software libre
a) Nombre del sistema, aplicativo o herramienta de información: CORDIS, WINISIS.
2
b) La plataforma en la que se encuentra implementado(a): ORACLE
3 El sistema de información es: Desarrollado por la entidad Libre X Licenciado
PARTE 2: GESTIÓN DOCUMENTAL
2.1 Recursos financieros y fuentes de financiación

¿El área encargada de la gestión documental se encuentra reflejada en el organigrama de la entidad? (Marque con
1 SI NO X
una X)
2 ¿De qué dependencia depende el área encargada de gestión documental? Dirección Corporativa y de Control Interno Disciplinario
3 El presupuesto de la institución refleja rubros destinados a procesos de gestión documental? ¿Detalle los rubros asignados?
Valor Breve descripción Gestión Central
$ 42.550.000 Profesional Bibliotecología y Archivos para gestión documental. x x
Servicios de apoyo archivos de gestión - Optimización archivos

$ 115.300.000 contratación, Publicación portales contratación
x
Servicios de apoyo archivos de gestión - Optimización archivo

$ 145.906.666 central
x
$ 15.600.000 Auxiliar de correspondencia. x

Software de catalogación y préstamo y catálogo Web, Centro de
$ 5.184.000 documentación, Archivo de Contratos y Archivo Central x x
Mantenimiento e implementación de bases de datos
$ 22.700.000 Servicios de Apoyo a la gestión del Centro de Documentación x
$ 7.232.120 Desarrollo del centro de documentación x
2.2 Talento humano
1 La entidad cuenta con profesionales en las área de las Ciencias de la Información
2 Describa el perfil del Funcionario responsable del área de gestión documental
3 Relacione el perfil de los funcionarios que atienden los procesos de gestión documental
Profesión Cargo Tipo de Vinculación Cantidad personas

Profesional en Sistemas Profesional SIGA Contrato PS 1
Profesional
Profesional en economía. especializado Cód. Planta 1
222 grado 02.
Archivista Profesional Contrato PS 1
Quinto semestre en Auxiliar administrativo Planta 1
Técnico Archivística Técnico Archivo Contrato PS 1
Técnico Archivística Técnico Archivo de Contrato PS 1
Auxiliar de Archivo Prestar los servicios Contrato PS 1
Técnico de archivo - Técnico Archivo Contrato PS 1
Auxiliar de Prestar los servicios Contrato PS 1
Técnico, estudiante Técnico Centro de Contrato PS 1
Gestión de archivo,
aplicación de
Auxiliar de Archivo Contrato PS 2
procedimientos
archivísticos, (TRD,
Auxiliar Administrativo Auxiliar administrativo Contrato PS 1
Auxiliar de Archivo Gestión y proyección Contrato PS 2
Egresado en ciencias de Técnico en archivo Contrato PS
Ingeniero de Sistemas Mantenimiento y Contrato PS 1
2.3 Aspectos generales

1 Relacione brevemente las actividades que se desarrollan en materia de gestión documental. (Marque con una X)
a) Organización de archivos de gestión SI x NO
b) Organización de archivo central SI x NO
c) Elaboración y/o actualización de Tablas de Retención Documental SI x NO
d) Organización de Fondos Documentales Acumulados SI NO x
e) Elaboración y/o actualización de Tablas de Valoración Documental SI NO x
f) Gestión de comunicaciones SI x NO
g) Microfilmación o digitalización de documentos SI x NO
h) Otros SI x NO
En caso de que la respuesta sea "Otros", especifique cuáles. Implementación de Software ORFEO, para la gestión de información
2 ¿La entidad tiene creado el Comité de gestión Documental de Gestión Documental? SI x NO
89
En caso de que la respuesta sea afirmativa, especifique el tipo y la fecha de expedición del acto administrativo
Resolución 280 de 2010
3 ¿La entidad tiene establecido un programa de capacitación en gestión documental? SI X NO

En caso de que la respuesta sea afirmativa, especifique el tema de capacitación en gestión documental
a) x Organización de archivos b) x Aplicación de Tablas de Retención Documental

c) x Conservación preventiva de la documentación d) x Organización en historias laborales
e) x Otros Cuáles
4 ¿En la actualidad la entidad ha realizado con anterioridad Diagnósticos en Gestión Documental? SI X NO

En caso de que la respuesta sea afirmativa, especifique el año de realización del diagnóstico. 2010
5 ¿La entidad tiene políticas o Reglamento de gestión documental? SI NO X

6 ¿La entidad tiene un programa de Gestión Documental? SI NO X
Especifique cuál de los siguientes procedimientos de Gestión Documental se encuentran documentado.
a) x Producción documental b) x Recepción de documentos c) x Gestión de comunicaciones ( Distribución y Trámite)
d) x Organización de documentos e) x Transferencias primarias f) x Transferencias secundarias

g) x Consulta de documentos h) Conservación de documentos i) Digitalización y Microfilmación
j) x Disposición final de los documentos k) x Otros Cuáles? Bioseguridad y limpieza de documentos y espacios de archivo
7 ¿La entidad centraliza la producción de documentos y control de registros por intermedio de Gestión Documental? SI NO X
8 Describa el sistema de clasificación y organización del Fondo Documental

Los procesos de gestión documental establecen lineamientos orientados al correcto desarrollo de los procesos de gestión documental, respecto de la
información primaria y secundaria recibida o producida por la Unidad, desde su origen hasta su disposición final, facilitando el acceso y uso a los usuarios
internos y externos, garantizando su conservación, contribuyendo al desarrollo de la gestión de la Unidad y la salvaguarda del patrimonio cultural del
Distrito Capital.
2.4 Valoración Documental
1 ¿La entidad cuenta con las siguientes instrumentos para la administración de los archivos en la entidad?: (Marque con X)
a) Cuadro de clasificación documental SI X NO
Fecha de la última actualización Octubre de 2010
Versión Octubre de 2010
b) Tabla de Retención Documental SI X NO
Versión 01 de 2011
c) Tabla de Valoración Documental SI x NO
Versión 01 de 2011
2.5 Inventarios Documentales

1 ¿Con que volumen de documentos en metros. lineales se encuentra compuesto su fondo documental? 1700
2 a) Cuenta con inventarios documentales en archivos de gestión SI X NO

¿Se encuentra en base de datos? SI X NO
¿Qué aplicación informática utiliza para administrar el inventario documental? WINISIS
3 a) Cuenta con inventario documental del archivo central: SI X NO

¿Se encuentra en base de datos? SI X NO
¿Qué aplicación informática utiliza para administrar el inventario documental? EXCEL
¿El área encargada de la gestión documental tiene identificados los documentos vitales o esenciales de la entidad?
4 SI NO X
(Marque con una X).
En caso de que la respuesta sea afirmativa, especifique el procedimiento o programa establecido para ello.
90
2.6 Transferencias Documentales y disposición final de los documentos
1 ¿El área encargada de Gestión Documental cuenta con un cronograma de transferencias documentales primarias? SI X NO
2 ¿La entidad realiza transferencias documentales del archivo de gestión al archivo central? SI X NO
3 ¿La entidad ha realizado transferencias documentales secundarias? SI NO X
4 ¿La entidad tiene actas de eliminación documental aprobadas por el Comité de gestión Documental de la entidad? SI NO X
En caso de que la respuesta sea afirmativa, especifique cómo se realiza la aprobación de la eliminación documental de la entidad:
2.7 Gestión de comunicaciones Oficiales

1 ¿Se cuenta con una oficina especifica para la atención de los procesos de gestión de comunicaciones oficiales? SI X NO
2 ¿La entidad cuenta con consecutivos de comunicaciones oficiales? SI X NO
3 ¿La entidad cuenta con servicios de outsourcing para el desarrollo del procedimiento? SI NO X
PARTE 3: PROGRAMA DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL
1 Mencione las sedes y los metros lineales de los espacios o depósitos por cada nivel de archivo:
Nivel de archivo Sede Cantidad de depósitos

Archivos de gestión Calle 52 No 9-64 2 - 76 metros lineales
Archivo central Calle 16 No 36-34 4 - 4100 metros lineales
Oficina de correspondencia Calle 52 No 9-64 1- 5 metros lineales
Centro de documentación Calle 16 No 36-34 1
Otro, Cuál?
2 Responda las siguientes preguntas del Sistema Integrado de Conservación:

¿La entidad cuenta con un Sistema integrado de Conservación? SI NO X
¿La entidad cuenta con una plan de prevención y atención de desastres? SI X NO
¿La entidad cuenta con un programa de saneamiento ambiental y Fumigación? SI NO X
¿La entidad cuenta con un programa de limpieza para la documentación ? SI NO X
¿La entidad provee de elementos de seguridad industrial? SI X NO
¿La entidad tiene regulada las unidades de almacenamiento y conservación? SI NO X
Sonia Jeaneth Arévalo Serrano

(Subdirectora Corporativa y de Control
Interno Disciplinario)
Andrés Alexander Vega González
Himelda tapiero Ortiz
Profesional Especializado 222 Grado 02
14 de Abril de 2011 Norma Gaona
Yomar López
Luis Felipe Lozano
Profesional Oficina de Planeación
Germán Gustavo Benítez España

Asesor Control interno
Fecha de Aplicación de la encuesta Nombre y cargo del Encuestado Nombre encuestador
91
BIBLIOGRAFÍA
ALCALDIA MAYOR DE BOGOTA. Decreto 176 Por el cual se definen los

lineamientos para la conformación articulada de un Sistema Integrado de Gestión
en las entidades el Distrito Capital y se asignan unas funciones. Bogotá: 2010
____________ Decreto Distrital 514 de 2006, por el cual establece que toda
entidad Pública del nivel Distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestión
Documental y Archivos (SIGA), como parte del Sistema de Información
Administrativa del Sector Público. 2006
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS.

Guía para la Implementación de un Programa de Gestión Documental. Bogotá:
2005, 138 p.
____________ Seminario del Sistema Nacional de Archivos. Memorias.

(Noviembre 4,5 y 6 de 1992: Santa Fé de Bogotá.) Santa Fé de Bogotá: El
Archivo, 1993.
CARTA 2213100 de MIGUEL ALFONSO CASTELBALNCO GORDILLO,

Subdirector Técnico, Dirección Distrital de Desarrollo Institucional – Alcaldía Mayor
de Bogotá. Bogotá, 24 de abril de 2011.
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA, Red

Universitaria de Extensión en Calidad; Guía de Diseño para Implementar el
Sistema de Gestión de la Calidad bajo la Norma Técnica de Calidad para la
92
Gestión Pública NTCGP 1000:2004. Bogotá: 2007. 71 p.
DRUCKER, Peter. Su visión sobre la administración, la organización basada en la

información, la economía, la sociedad. Bogotá: Norma. Trad.: Jorge Cárdenas
Nannetti. 315 p.
INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICAS Y CERTIFICACION.

Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano. Bogotá:
ICONTEC, 2005. 20 p. il. NTCGP MECI 1000:2005.
INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICAS Y CERTIFICACION. Norma

Técnica de Calidad en la Gestión Pública. Bogotá: ICONTEC, 2004. 53 p. il.
NTCGP 1000:2004
INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICAS Y CERTIFICACIÓN.

Sistema de Gestión Ambiental. Requisitos con orientación para su uso. NTC-ISO
14001. Bogotá D.C. El Instituto. 2004, 31 p.
INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICAS Y CERTIFICACIÓN.

Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional. NTC-OHSAS 18001.
Bogotá D.C. El Instituto. 2007, 24 p.
INTERNATIONAL STANDARD FOR ORGANIZATION. ISO 15489-1 Información y

Documentación. Gestión de documentos y Archivos, 2001
SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMIA SOLICDARIA. Manual de

implementación Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano
MECI 1000:2005. Bogotá: 2005. 67 p.
93
Normatividad sobre archivos. [En línea]. Disponible en: <http:
www.archivogeneral.gov.co>. Consulta (20 de Agosto de, 2010)
Normatividad sobre archivos. [En línea]. Disponible en:

<http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=16547>. Consulta
(230 de Agosto de, 2010)
Quienes somos. [En línea]. Disponible en: <http://www.uesp.gov.co/>. Consulta

(11 de Septiembre de, 2010)
ROMERO TALLAFIGO, Manuel. Archivística y archivos: soportes, edificios y

organización. Carmona: S&C ediciones, 1994
SOCIAL ACCOUNTABILITY INTERNATIONAL. Responsabilidad social 8000. New

York: SAI, 2001. 9p. il International Standard Norma SA8000
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE SERVICIOS PUBLICOS. Manual de

Gestión de Calidad. Bogotá: 2010. 30 p.
____________ Proceso de Gestión Documental, Procedimiento Control de

documentos del Sistema Integrado de Gestión, SO-GD-PCCDSIG-08, Versión 2.
Bogotá: 2010. 25 p.
____________ Resolución 208, por la cual se estructura el Subsistema Interno de

Gestión Documental y Archivos SIGA, como parte integral de Sistema Integrado
de Gestión. Bogota: 2010
94
____________ Resolución 212 por medio de la cual se crea el Comité de Gestión
de la Calidad y Control interno. Bogotá: 2007, 12 p.
____________ Resolución 250 Por el cual se adopta el Modelo Estándar de

Control Interno MECI 1000:2005 en la Unidad Ejecutiva de Servicios Públicos –
UESP. Bogotá: 2005. 28 p.
____________ Manual de procesos y procedimientos, proceso de gestión

documental, caracterización del proceso, Versión: 05. Bogotá: 2010, 4 p.
95

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GUIA METODOLOGICA PARA LA INTEGRACION DEL SUBSISTEMA INTERNO

DE GESTION DE DOCUMENTAL Y ARCHIVOS EN EL SISTEMA INTEGRADO

NORMA MORELY GAONA GUEVARA

NORMA MORELY GAONA GUEVARA

Los autores, agradecen su colaboración y apoyo a los docentes Héctor Elías

1.1 MARCO CONCEPTUAL 13

1.2 MARCO LEGAL 13

1.3 MARCO NORMATIVO 19

1.4 MARCO INSTITUCIONAL 23

2. COMPONENTES DE LOS SUBSISTEMAS DEL SISTEMA INTEGRADO DE

2.1 CARACTERIZACIÓN DE LOS SUBSISTEMAS 26

2.2 EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y LOS SUBSISTEMAS DE LA UNIDAD

3. INTERACCION DE LOS ELEMENTOS COMUNES DEL SUBSISTEMA

3.1 INTERACCIONES DEL SUBSISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD (SGC).VS SIGA 62

3.2. Interacciones del subsistema de control interno (SCI - MECI).Vs SIGA 66

4.1. GUÍA DE INTEGRACIÓN DEL SUBSISTEMA INTERNO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y

4.2. RECOMENDACIONES PARA LA INTEGRACIÓN DEL SUBSISTEMA INTERNO DE

Ilustración 1 Organigrama UAESP........................................................................... 8

Ilustración 2 Modelo Estándar de Control Interno .................................................. 23

Ilustración 3 Sistema Integrado de Gestión ........................................................... 27

Ilustración 4 Mapa de Procesos del Sistema Integrado de Gestión de la UAESP . 46

Ilustración 5 Pirámide Documental UAESP. .......................................................... 47

Ilustración 6 SIGA y Sistema Distrital de Archivos ................................................. 55

Ilustración 7 el SIG en la UAESP ........................................................................... 69

Tabla 1 Subsistema de Gestión de la Calidad (SGC) ............................................ 28

Tabla 2 Subsistema de Control Interno (SCI) ........................................................ 30

Tabla 3 Subsistema de Gestión Ambiental (SGA) ................................................. 33

Tabla 4 Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO) .......................... 35

Tabla 5 Subsistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI) .............. 37

Tabla 6 Subsistema de Responsabilidad Social (SRS) ......................................... 39

Tabla 7 Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos SIGA ................. 41

Tabla 8 Comparación normativa de la documentación de procesos...................... 73

Tabla 9 Comparación normativa del recurso información ...................................... 74

Tabla 10 Comparación normativa Política de Control en Producción y Acceso y

La Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos –UAESP recibió la

Con la finalidad de presentar propuestas puntuales que permitan el desarrollo

a) Descripción normativa en materia documental de cada subsistema integrante

Como resultado de este análisis, se identificaron tres elementos integradores

Las interacciones de estos elementos entre subsistemas, se identifican analizando

De la misma forma, la información es valorada al interior de la Unidad, como

La Unidad, al no contar con algunos de los subsistemas, carece de políticas claras

Antecedentes históricos. El concepto de gestión de archivos se presenta en las

Los sistemas de archivos permitieron elevar el nivel de las instituciones al disponer

Los sistemas archivísticos nacionales se convirtieron en un referente para las

Estos sistemas se crearían atendiendo a las estructuras políticas de las naciones,

De la misma manera, las instituciones y los sistemas de información han

Para la conformación del Sistema Distrital de Archivos se designó a la Dirección

En 1960 el Concejo agregó a la empresa el nombre de EDIS asignándole como

Para 1988, según la Cámara de Comercio, Bogotá tenía 4´617.850 habitantes y

La supresión de la EDIS se dio en 1993 mediante Acuerdo 41 del Concejo de

Ilustración 1 Organigrama UAESP

Organigrama UAESP. [En línea] [http://www.uesp.gov.co/] [Consulta 09 de agosto de 2010)]

 Subsistema de Gestión de la Calidad (SGC)

La Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., a través de la

Es importante tener en cuenta que es obligación del Estado fortalecer la

La UAESP tiene por objeto garantizar la planeación, prestación, coordinación,

Delimitación. La investigación se realizó en la Unidad Administrativa Especial de

La UAESP como entidad distrital se encuentra bajo el control administrativo de la

Como pregunta de investigación se planteó: ¿cuáles son los elementos que

Para cumplir el anterior propósito se desarrollaron como objetivos específicos la

Justificación. Para la gestión pública, dentro de las políticas de efectividad y

La integración del SIGA con los diferentes sistemas de control administrativo

El desarrollo de la presente investigación presenta una guía que facilita la