MACROPROCESO GESTIÓN DE CÓDIGO: IF-P21-PR04

INFRAESTRUCTURA
VERSIÓN: 3
PROCESO EJECUCIÓN DEL
MANTENIMIENTO FECHA: Noviembre de 2012

PROCEDIMIENTO

EJECUCIÓN Y CIERRE DE ORDEN DE TRABAJO DE

MANTENIMIENTO

REVISADO POR APROBADO POR

Jefe de Oficina de Administración de Campus
Coordinadores de la Oficina de Administración del Director de Recursos Físicos
Campus

Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad
Javeriana, quien será responsable por su custodia y conservación en razón de que contiene información de carácter
confidencial o privilegiada. Esta información no podrá ser reproducida total o parcialmente, salvo autorización expresa
de la Oficina de Organización y Métodos de la Pontificia Universidad Javeriana.
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PROCEDIMIENTO
EJECUCIÓN Y CIERRE DE ORDEN DE VERSIÓN: 3
TRABAJO DE MANTENIMIENTO
FECHA: Noviembre de 2012

1. OBJETIVO

Identificar las actividades orientadas a la ejecución de los servicios de

mantenimiento de activos fijos e infraestructura, con el fin de garantizar las
condiciones y herramientas necesarias para la adecuada conservación de los
mismos.

2. ALCANCE

Inicia con la orden de trabajo y termina con la finalización y cierre de la misma.

3. DEFINICIONES

Activo Fijo: es aquel bien mueble o inmueble cuya vida útil es mayor a un año, no
está destinado para la venta dentro del giro normal de la actividad económica de la
empresa y se usa con la intención de emplearlo en forma permanente en la
producción de otros bienes y servicios, para arrendar o simplemente para el uso
administrativo de la entidad.

Mantenimiento: acción eficaz para mejorar aspectos operativos relevantes de un

establecimiento tales como funcionalidad, seguridad, productividad, confort, imagen
corporativa, salubridad e higiene. Otorga la posibilidad de racionalizar costos de
operación. El mantenimiento debe ser tanto periódico como permanente, preventivo
y correctivo.

Orden de trabajo: Registro que se elabora con el fin de aceptar una solicitud de
servicio para la ejecución de un mantenimiento, en el que se especifica el trabajo a
realizar, detalles sobre repuestos y mano de obra y no requiere de formalidades
plenas.

4. CONDICIONES GENERALES

 Es responsabilidad del contratista, del personal técnico y operario de la Oficina

de Administración del Campus cumplir con los requerimientos de seguridad
industrial para la ejecución de trabajos de acuerdo al Manual de normas y
lineamientos generales de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional para
contratistas (IF-P60-MN01).

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PROCEDIMIENTO
EJECUCIÓN Y CIERRE DE ORDEN DE VERSIÓN: 3
TRABAJO DE MANTENIMIENTO
FECHA: Noviembre de 2012

 Las órdenes de trabajo podrán presentar un cambio de alcance posterior a la

visita técnica realizada por el recurso humano asignado, para ello se deberá
determinar el tiempo real de ejecución de la orden y los materiales necesarios
adicionales para la ejecución adecuada del trabajo.

 Es responsabilidad de los Coordinadores supervisar que la información

consignada en las órdenes de trabajo incluya el detalle de ejecución, cambio
de alcance de los trabajos y particularidades encontradas en el activo. Debe
ser procesada en la Oficina de Administración del Campus para su
consolidación y clasificación. A su vez esta documentación servirá de insumo
para el análisis de mantenimientos repetitivos y preventivos.

 Es responsabilidad de los Coordinadores la supervisión de la ejecución de los

mantenimientos.

 Cuando por alguna circunstancia no se ejecute la orden de trabajo

programada, es responsabilidad del técnico informar al coordinador las causas
correspondientes, para definir la fecha de reprogramación y detalles de la
misma.

 Para el cierre de servicios de mantenimiento por garantía, el proveedor deberá

entregar al Coordinador de la Oficina de Administración del Campus, el activo
reparado junto con el formato de entrega a satisfacción, adicionalmente, se
pueden hacer anotaciones en la orden con respecto al resultado de la
reclamación de garantías.

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5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

5.1 EJECUCIÓN Y CIERRE DE ORDEN DE TRABAJO DE MANTENIMIENTO

RESPONSABLES
No. DESCRIPCIÓN
UNIDAD CARGO

Revisa a través de ERP las órdenes de Oficina de

1 trabajo creadas o las generadas administración Coordinador
automáticamente por los bucles. del campus

Verifica la disponibilidad del activo para Oficina de

2 realizar el mantenimiento y programa la Administración Coordinador
fecha de ejecución de la orden de trabajo. del Campus

Oficina de
3 Asignación de recursos a la orden de trabajo Administración Coordinador
del Campus

Entrega la orden de trabajo al interno o al

tercero y le explica las particularidades del Oficina de
4 trabajo. Administración Coordinador
del Campus

 Si la orden de trabajo presenta cambio

de alcance.

Informa al Coordinador. Oficina de Técnico de

Administración Mantenimiento /
5
Remítase a la actividad número 6. del Campus / Responsable
Tercero Asignado
 Si la orden de trabajo no presenta
cambio de alcance.

Remítase a la actividad número 9.

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RESPONSABLES
No. DESCRIPCIÓN
UNIDAD CARGO
Analiza el cambio de alcance y documenta en
ERP.

 Si el cambio de alcance requiere

reprogramación.
Oficina de
6 Administración Coordinador
Remítase a la actividad 7.
del Campus
 Si el cambio de alcance no requiere
reprogramación.

Remítase a la actividad 9.

Oficina de
Re-programa la ejecución del
7 Administración Coordinador
mantenimiento.
del Campus

Notifica a la unidad solicitante. Oficina de

8 Administración Coordinador
Remítase a la actividad número 2. del Campus

 Si el mantenimiento lo va a realizar
personal interno.

Remítase a la actividad número 11.

Oficina de
 Si el mantenimiento lo va a realizar un
9 Administración Coordinador
tercero.
del Campus
Elabora la cotización y realiza la
contratación de acuerdo el Manual de
Normas y Lineamientos Generales de
Contratación LE-P11-MN01.

Ejecuta el mantenimiento, realiza la entrega

de los servicios contratados con su
Responsable
10 respectiva acta y factura. Tercero
Asignado
Remítase a la actividad número 14.

Solicita en el almacén el retiro de los Oficina de

Técnico de
11 administración
materiales y herramientas asignadas. Mantenimiento
del Campus

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EJECUCIÓN Y CIERRE DE ORDEN DE VERSIÓN: 3
TRABAJO DE MANTENIMIENTO
FECHA: Noviembre de 2012

RESPONSABLES
No. DESCRIPCIÓN
UNIDAD CARGO

Ejecuta el mantenimiento y entrega el Oficina de

Técnico de
12 servicio al solicitante con la orden de trabajo Administración
Mantenimiento
para visto bueno de recibido. del Campus

Regresan los materiales no utilizados y las Oficina de

Técnico de
13 Administración
herramientas al almacén. Mantenimiento
del Campus

Oficina de
14 Finaliza la Orden de Trabajo en el ERP. Administración Coordinador
del Campus

Realiza la evaluación del servicio a través de

ERP.

 Si el trabajo fue entregado a satisfacción

del solicitante.
Unidades de la Usuario
15
Remítase a la actividad número 17. Universidad responsable

 Si el trabajo no fue entregado a

satisfacción del solicitante.

Evalúa el motivo de la insatisfacción.

 Si el trabajo requiere reprogramación.

Oficina de
16 Administración Coordinador
Remítase a la actividad 7.
del Campus
 Si el trabajo no requiere reprogramación.

Unidades de la Usuario
17 Realiza el cierre de la orden en el sistema.
Universidad responsable

Oficina de
Documenta y almacena la información en Técnico de
18 Administración
Físico. Mantenimiento
del Campus

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PROCEDIMIENTO
EJECUCIÓN Y CIERRE DE ORDEN DE VERSIÓN: 2
TRABAJO DE MANTENIMIENTO
FECHA: Febrero de 2010

6. DIAGRAMA DE FLUJO

A continuación se presenta el diagrama de flujo que describe en forma general el

procedimiento “EJECUCIÓN Y CIERRE DE ORDEN DE TRABAJO DE
MANTENIMIENTO”. Las convenciones utilizadas en este diagrama son las
siguientes:

SÍMBOLO NOMBRE DESCRIPCIÓN

Terminal Indica el inicio y el fin del procedimiento

Permite dar continuidad a las actividades, evitando

la intersección de líneas. Representa una conexión
Conector de rutina
entre actividades del procedimiento de la misma
página o entre páginas.

Representa el enlace entre la última actividad de

Conector de pagina
una página y la primera de la siguiente.

Indica en el recuadro superior tanto el cargo como

la unidad responsable y en el recuadro inferior la
Operación
descripción de la actividad desarrollada en del
procedimiento.

Indica el punto dentro del procedimiento en donde

Decisión o alternativa
surgen posibles caminos alternativos.

Representa cualquier tipo de documento asociado al

Documento
procedimiento.

Referencia un procedimiento establecido a nivel

Procedimiento predefinido
institucional o al interior de la Facultad/Unidad.

Representa el archivo de documentos asociados al

Archivo
procedimiento.

Rutina de Sistemas de Representa actividades ejecutadas a través de los

Información diferentes Sistemas de Información.

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FECHA: Febrero de 2010

5.1 EJECUCIÓN Y CIERRE DE ORDEN DE TRABAJO DE MANTENIMIENTO

INICIO

Coordinador
Oficina de administración del campus
Revisa a través de ERP las órdenes de trabajo creadas
o las generadas automáticamente por los bucles.

Coordinador
Oficina de administración del campus

Verifica la disponibilidad del activo para realizar el

mantenimiento y programa la fecha de ejecución de la
orden de trabajo.

Coordinador
Oficina de administración del campus
Asignación de recursos a la orden de trabajo

Coordinador
Oficina de administración del campus
Entrega la orden de trabajo al interno o al tercero y le
explica las particularidades del trabajo.

La Orden de trabajo presenta cambios?

SI
Técnico de Mantenimiento / Responsable Asignado
Oficina de Administración del Campus / Tercero

Informa al Coordinador

Coordinador NO
Oficina de administración del campus
Analiza el cambio de alcance y documenta en ERP.

Requiere reprogramación? NO

Uso de Personal Interno?

2
SI
NO
Coordinador
Coordinador Oficina de administración del campus
Oficina de administración del campus Elabora la cotización y realiza la contratación de
acuerdo el Manual de Normas y Lineamientos
Re-programa la ejecución del mantenimiento.
Generales de Contratación LE-P11-MN01

Responsable Asignado
Coordinador Tercero SI
Oficina de administración del campus
Ejecuta el mantenimiento, realiza la entrega de los
servicios contratados con su respectiva acta y factura.
Notifica a la unidad solicitante.

Técnico de Mantenimiento
Oficina de administración del campus
Solicita en el almacén el retiro de los materiales y
A herramientas asignadas.

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PROCEDIMIENTO
EJECUCIÓN Y CIERRE DE ORDEN DE VERSIÓN: 2
TRABAJO DE MANTENIMIENTO
FECHA: Febrero de 2010

5.1 EJECUCIÓN Y CIERRE DE ORDEN DE TRABAJO DE MANTENIMIENTO

Técnico de Mantenimiento
Oficina de administración del campus
Ejecuta el mantenimiento y entrega el servicio al
solicitante con la orden de trabajo para visto bueno de
recibido.

Técnico de Mantenimiento
Oficina de administración del campus
Regresan los materiales no utilizados y las
herramientas al almacén.

Coordinador
Oficina de administración del campus
1
Finaliza la Orden de Trabajo en el ERP

Usuario responsable
Unidades de la Universidad

Realiza la evaluación del servicio a través de ERP.

Trabajo entregado a Sarisfacción?

NO

Coordinador
Oficina de administración del campus

Evalúa el motivo de la insatisfacción.

SI Requiere Reprogramación?

2 NO

SI
Coordinador
Oficina de administración del campus

Realiza el cierre de la orden en el sistema.

Coordinador
Oficina de administración del campus

Documenta y almacena la información en Físico.

FIN

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PROCEDIMIENTO
EJECUCIÓN Y CIERRE DE ORDEN DE VERSIÓN: 2
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FECHA: Febrero de 2010

7. RELACIÓN DE REGISTROS

NOMBRE CÓDIGO

8. DOCUMENTOS ASOCIADOS

IDENTIFICACIÓN DEL
NOMBRE
DOCUMENTO
Manual de Normas y Lineamientos Generales de
INTERNO
Contratación LE-P11-MN01.

EXTERNO

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