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Los fotógrafos están clasificados en tres niveles de calidad. Para cada nivel se exige un
equipo fotográfico mínimo. El precio por foto de cada nivel lo fija el Dpto. Comercial a
principios de cada año estipulando lo que se pagará a los fotógrafos y lo que se cobrará a
las editoriales.
Los lunes por la mañana tiene lugar una reunión del equipo directivo en la que está
presente una persona de cada departamento. Si hay solicitudes de fotógrafos pendientes
se procede a su evaluación. En función de la documentación aportada se clasifica al
fotógrafo en el nivel correspondiente aceptando su solicitud o rechazando su petición.
Tras la reunión, el Departamento Técnico se encarga de enviar una carta al fotógrafo
comunicándole la decisión tomada y, si ha sido de aceptación, se abre la ficha de
fotógrafo que se guarda en el fichero de fotógrafos.
Las editoriales que trabajan con la agencia se tienen que suscribir previamente.
Habitualmente pasan por la agencia donde un comercial les explica la forma de trabajo y
el tipo de reportajes que se realizan y las tarifas existentes. Si están interesados se les
abre una ficha de editorial cobrándose una cuota en concepto de subscripción. Esta
subscripción da derecho a recibir información de los reportajes disponibles sobre un tema
o acontecimiento determinado.
Ocasionalmente, las editoriales solicitan reportajes en exclusiva sobre temas que no están
cubiertos por la agencia. Las editoriales estipulan el precio que están dispuestas a pagar
por la exclusiva. Cada solicitud es atendida por el departamento Técnico que abre una
ficha de exclusiva asignándole un código y anotando los datos del reportaje. Una copia de
la ficha se deja en el tablón de anuncios.
Los fotógrafos están en contacto permanente con la agencia, tanto para la entrega de
reportajes como para ver las exclusivas que hay solicitadas por las editoriales. Si algún
fotógrafo está interesado en una exclusiva, coge la ficha y va al departamento Técnico
para que se la asignen. Cada exclusiva se asigna a un solo fotógrafo, pero ha de terminar
la que tiene asignada antes de poder solicitar otra. Cuando se asigna la exclusiva, se
entrega al fotógrafo la copia de la ficha de exclusiva para su posterior identificación.
Cuando un fotógrafo finaliza una exclusiva la entrega en Producción junto con la copia de
la ficha de exclusiva. Allí se registra la fecha de entrega y emiten un cheque nominal por
el 40% del precio de la exclusiva (que es la parte que le corresponde al fotógrafo). La
agencia envía la exclusiva a la editorial con un albarán (nota de gasto) a través de un
mensajero que, una vez entregada, devuelve el albarán (nota de gasto) firmado al
Comercial.
Mensualmente también se procede a pagar a los fotógrafos por los reportajes vendidos.
Para realizar esta tarea se revisan para cada fotógrafo los albaranes de los reportajes
entregados y se aplican las correspondientes tarifas. A continuación, se emite un cheque
nominal por el importe total de las comisiones para ser enviado al fotógrafo.
Formularios de apoyo: