Google Drive

GOOGLE DRIVE

Del 16 de noviembre del 2019.

Universidad Autónoma Metropolitana.
Sede: Rectoría General.
Horario: de 09:00 a 14:00 hrs.

Nombre del Participante

___________________________________________

Instructor: Lic. Oswaldo Avila Pardo

 GOOGLE DRIVE

Manual del participante: Google Drive

Este manual fue desarrollado por el Oswaldo Avila Pardo, para la Universidad Autónoma
Metropolitana. Como una guía práctica para poder ser utilizado por participante. Prohibida su
reproducción total o parcial sin autorización previa o por escrito de los autores o dependencias
involucradas. Octubre del 2019.

1
Contenido
Manual del participante: Google Drive.................................................................................1
Objetivo General................................................................................................................. 4
Unidad 1. Introducción........................................................................................................4
Unidad 2. ¿Qué es Google Drive?......................................................................................5
2.2. Características y ventajas de Google Drive..............................................................5
Unidad 3. Como acceder a la plataforma............................................................................7
3.1 Requisitos para usar Google Drive............................................................................7
3.2 Ir a Google Drive........................................................................................................8
3.3 La interfaz general...................................................................................................10
1. Menú de documentos:............................................................................................10
2. Nuevo:....................................................................................................................10
3. Carpetas:................................................................................................................ 11
4. Documentos:.......................................................................................................... 11
5. Configuración:........................................................................................................11
3.4. Interfaz en móviles:.................................................................................................12
Unidad 4. Colaboración en línea.......................................................................................13
4.1 Gestionar Elementos...............................................................................................13
4.2 Crear Carpetas........................................................................................................ 13
4.3 Formatos compatibles..............................................................................................16
Unidad 5. Herramientas disponibles..................................................................................17
5.1. Google Docs...........................................................................................................17
5.2. Google Sheets........................................................................................................17
5.3. Google Slides.........................................................................................................18
5.4. Google Forms.........................................................................................................18
Unidad 6. DOCS. ------- Word........................................................................................19
6.1 ¿Qué encontramos en la interfaz?...........................................................................19
6.2 Creación de un nuevo documento...........................................................................21
6.3 Guardado de Documento.........................................................................................22
6.4 Compartir y Publicar un documento.........................................................................22
Unidad 7. Sheet. ------- Excel.........................................................................................27
7.1 ¿Qué encontramos en la interfaz de la hoja de cálculo?.........................................27
Paso 1: Crea una hoja de cálculo..................................................................................29
Paso 2: Edita una hoja de cálculo y dale formato..........................................................29

2
 Paso 3: Comparte contenido y trabaja con otras personas............................................29
7.2 ¿Cómo insertamos una función?.............................................................................30
7.3 ¿Cómo descargamos nuestras hojas de cálculo?....................................................30
Unidad 8. Slides. ------- Power Point..............................................................................31
8.1 ¿Qué encontramos en la interfaz de las presentaciones?.......................................31
8.2 ¿Cómo descargamos nuestras presentaciones?.....................................................33
Unidad 9. Forms. ------  Formularios..............................................................................34
9.1 Formularios de Google Drive...................................................................................34
9.2 Edición de formularios.............................................................................................36
9.3 Gestión de formularios.............................................................................................43
Bibliografía y fuentes consultadas.....................................................................................49

3
Objetivo General

Al finalizar el curso el usuario trabajará con documentos de

texto, hojas de cálculo y presentaciones de forma
colaborativa con el personal de su área, optimizando
tiempos, evitando duplicidad de documentos y organizando
cada archivo.

Unidad 1. Introducción.

El número de posibilidades que nos ofrecen las herramientas que podemos

encontrar online es infinito, desde procesadores de texto a hojas de cálculo, disco
duro virtual y un largo etcétera de oportunidades para hacer nuestro trabajo más
sencillo.

Uno de los grandes grupos de herramientas indispensables a día de hoy es

el que nos presenta Google Drive, un servicio de lo más completo y práctico con
capacidad de guardar documentos, editarlos en línea, incluso compartir la edición
con otros usuarios. 

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Unidad 2. ¿Qué es Google Drive?

Google Drive es un moderno y potente servicio de almacenamiento en línea que

además permite acceder a un conjunto de herramientas ofimáticas para crear
documentos, hojas de cálculo, presentaciones, dibujos y formularios fácilmente,
entre otras aplicaciones. Antes recibía el nombre de Google Docs. Como se trata
de un servicio de almacenamiento en la nube, tiene la ventaja de que los archivos
que se guarden en él, estarán disponibles desde cualquier lugar en el que
tengamos una conexión a Internet y con independencia del dispositivo que
estemos utilizando, ya sea una PC, un teléfono móvil o una tableta.
Si compartimos nuestros archivos con otros usuarios, cualquier cambio que
hagamos también estará disponible inmediatamente para ellos sin necesidad de
enviar nuevas versiones por correo electrónico u otros medios. Además, el servicio
es gratuito con un límite de almacenamiento de 15 GB (que se comparten con
Gmail, el correo web de Google, y con Google Fotos), pero puede aumentarse
comprando más espacio. Puedes subir al servicio más de 30 tipos de archivos
entre los que se incluyen vídeos en alta definición, PSD de Photoshop® o AI de
Adobe Ilustrator®.

2.2. Características y ventajas de Google Drive.

 Permite almacenar, administrar y compartir cualquier tipo de archivo; como

su nombre lo indica, es una unidad en línea para almacenar lo que
deseemos. Pero también permite utilizar sus aplicaciones ofimáticas para
crear nuestros archivos.

 Incluye funciones de colaboración en tiempo real para la elaboración de

archivos ofimáticos. Es decir, por ejemplo, es posible editar un documento
entre dos o más usuarios y ver instantáneamente los cambios que cada uno
realiza.

 Google Drive soporta muchos tipos de formatos, por lo que es posible no

sólo guardar, sino también ver archivos en PDF, imágenes, videos, etcétera
e incluso editar algunos de ellos, como los archivos de Microsoft Office.

 Como se trata de un servicio en línea, cualquier mejora que introduzca

Google en sus aplicaciones estará disponible a los usuarios
inmediatamente, sin necesidad de instalar actualizaciones en ningún
dispositivo.

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  Los archivos de Google Drive se graban automáticamente conforme los
vamos creando, por lo que es muy difícil perder información por algún fallo
en el sistema. Asimismo, genera un historial de los cambios realizados, por
lo que es fácil volver siempre a una versión anterior de los mismos.

Para utilizar Google Drive necesitamos básicamente una cuenta de Google, un

navegador y una conexión a Internet. Sin embargo, es importante mencionar que,
aunque no es obligatorio, también podemos instalar la aplicación Google Drive
para PC, Android, Ipad y iPhone, con distintas funciones que podemos
aprovechar, como veremos más adelante.

6
Unidad 3. Como acceder a la plataforma
3.1 Requisitos para usar Google Drive

Como ya explicamos antes, Google Drive es un servicio en línea. Esto significa

que es una aplicación web a la que debemos acceder a través de nuestro
navegador de Internet. Sin embargo, existen diversos navegadores en los distintos
dispositivos, Google Drive es compatible con las dos últimas versiones de los
siguientes navegadores:

• Chrome. Es el propio navegador de Google.

• Internet Explorer y Microsoft Edge, Son los navegadores de Windows. Microsoft

Edge es el último navegador que viene incluido en Windows 10 e Internet Explorer
es el navegador de versiones anteriores de ese sistema operativo.

• Safari. Es el navegador de Internet de los dispositivos de Apple.

Existen otros navegadores de Internet, como Ópera, pero no se garantiza la

disponibilidad de todas las funciones del sistema. Además, el navegador a utilizar
debe tener activado el uso de cookies y JavaScript, aunque ambas funciones
están activas en los navegadores de modo predeterminado. Por otra parte, es
obvio que si vamos utilizar Google Drive, tendremos interés en no tener ningún
problema en el funcionamiento del sistema, por lo que es recomendable utilizar el
propio navegador de Google, Chrome, para evitar cualquier incompatibilidad y,
preferentemente, en su última versión, al momento de escribir estas líneas se trata
de la versión 54, que es el que utilizaremos en este curso, por lo que te sugerimos
instales este navegador o te asegures que se encuentra actualizado.

En el caso de utilizar otros dispositivos, los requisitos mínimos para utilizar Google
Drive son:

•Para teléfonos móviles o tabletas con Android: Versión 4.1

•Para iPhone y iPad: iOS 7.1

Por otra parte, hemos mencionado que además de acceder a Google Drive a
través del navegador de Internet, también podemos usar una aplicación en
nuestros dispositivos de escritorio (también llamada Google Drive, por supuesto)
que nos dará acceso a nuestros archivos almacenados ahí, así como a las
aplicaciones ofimáticas a las que nos vamos referir en el curso. Esta aplicación
también tiene requisitos mínimos según el sistema operativo:

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• Windows: Windows Vista y posteriores.

•Mac: Lion (10.7) y posteriores.

•Linux: No existe una aplicación de Google Drive para este sistema operativo,
aunque sigue disponible a través del uso de navegadores.

Finalmente, reiteramos que el otro requisito indispensable para usar Google Drive
es tener una cuenta de Google.

3.2 Ir a Google Drive

Como ya mencionamos, para poder utilizar Google Drive, es necesario tener una
cuenta de Google, por ejemplo, una cuenta de Gmail, o bien de Google+, o la que
utilizamos con teléfonos con sistema operativo Android, entre otras posibilidades.

Si alguna vez te has registrado en algún servicio de Google (Reader, Sites,

youTube, Blogger, etc...) ya tendrás una, y puedes usarla. Si no tienes una,
puedes obtener una totalmente gratuita.

Una vez que contamos con una cuenta de Google, basta con iniciar sesión con
ella en https://drive.google.com. Inmediatamente nos presentará el formulario para
indicar nuestra cuenta para iniciar sesión.

8
Claro que si eres de los que entran a Google e inician (o mantienen abierta) su
sesión en el navegador, también puedes usar el menú de aplicaciones que está a
la derecha en www.google.com, tal y como podemos ver aquí:

En cualquier caso, podremos trabajar con Google Drive, así que comencemos
conociendo sus elementos de pantalla.

9
3.3 La interfaz general
1. Menú de documentos:

En este espacio encontrarás las categorías en que estarán divididos los

documentos que subas a tu nube de Google. Desde este menú también podrás
acceder a Google Fotos y administrar las imágenes que guardes allí.

2. Nuevo:

Este botón despliega un menú. Desde allí podrás crear un nuevo documento
directamente en la nube de Google o subir un nuevo archivo guardado en tu
computador o dispositivo móvil. También encontrarás una opción para crear una
nueva carpeta.

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3. Carpetas:

Ya que puedes almacenar tantos documentos en la nube, puedes utilizar carpetas

para organizarlos dependiendo del tema, el año o la clasificación que prefieras.

4. Documentos:

En el centro de la página verás los documentos que subas a la plataforma y no

almacenes en ninguna carpeta. Para abrir un documento, haz clic sobre él.

5. Configuración:

Este botón despliega un menú donde encontrarás diferentes opciones para

configurar tu espacio en Google Drive.

11
3.4. Interfaz en móviles:

1. Menú:

Despliega el menú de categorías en que se pueden dividir tus documentos.

2. Carpetas:

En esta zona verás las carpetas que hayas creado.

3. Archivos:

Estarán todos los archivos que subas a la plataforma y no estén guardados en

ninguna carpeta.

4. Botón Nuevo:

Este botón despliega el menú desde donde puedes crear documentos o carpetas
nuevos y subir archivos a la nube.

12
Unidad 4. Colaboración en línea.

4.1 Gestionar Elementos

En esta unidad trataremos todo lo relativo a la administración de archivos y

carpetas: Crearlos, subirlos, descargarlos, copiarlos, visualizarlos, renombrarlos,
editarlos, borrarlos, etcétera. Como veremos, Google Drive es un completo
entorno para crear y administrar una estructura de carpetas y archivos, lo que
implica toda una serie de acciones sobre ellos. En la unidad anterior estudiamos la
pantalla de inicio de Google Drive y ahora es el momento de comenzar a utilizarla.

4.2 Crear Carpetas

Hasta hace algunos años, la única alternativa para guardar y utilizar archivos en
nuestro ordenador eran las unidades de almacenamiento del mismo, usualmente
el disco duro, aunque también podíamos hablar de memorias FlashUSB, CD's o
DVD's, antes aún, disquetes. Y en estas unidades, igual que ahora, solíamos tener
un problema común: conforme va aumentando el número de archivos es necesario
establecer algún criterio y mecanismos para mantenerlos organizados. Dicho
mecanismo es organizarlos por carpetas. Una carpeta, podemos decir, es un
espacio que creamos para colocar ahí archivos de cierto tipo o tema que
deseamos mantener separados del resto. Dentro de una carpeta es incluso
posible crear otra carpeta y dentro de ésta otra u otras. De modo que se va
creando una estructura de carpetas para organizar nuestros archivos.

En Google Drive el principio es el mismo, la diferencia es que la unidad de

almacenamiento no está en nuestro ordenador, sino en la nube. Es decir, en un
servidor de Internet en donde se grabarán estas carpetas y archivos, por lo que
estarán disponibles desde cualquier parte donde tengamos una conexión e,
incluso, con independencia del ordenador o dispositivo que usemos para
conectarnos.

Por tanto, lo primero que debemos ver es cómo crear carpetas en nuestra unidad
de Google Drive, e incluso una estructura de carpetas para que nuestros archivos
estén organizados desde el principio.

Como vimos en la unidad anterior, si acabamos de crear nuestra cuenta de

Google, nuestra unidad de Drive, por tanto, estará vacía y tendrá la siguiente
apariencia:

13
Para crear una carpeta debemos tener presente que ésta se generará en el punto
que esté indicado en el panel de la izquierda (nótese la pequeña línea vertical

azul), por default, Mi unidad.

La indicación de la ubicación también se muestra sobre el área de archivos del

este modo: Como veremos, ambos elementos son muy útiles para
no perdernos entre nuestras carpetas y archivos cuando su número sea muy alto.

Para crear nuestra carpeta, utilizamos la primera

opción del botón nuevo que está sobre el panel de la
izquierda. Al hacer clic en él se despliega su menú en
donde, simplemente, seleccionamos la opción Carpeta.

14
Al hacer clic en esa opción de menú, aparece un cuadro de diálogo donde
debemos indicar el nombre que tendrá nuestra carpeta y luego pulsamos Crear.

Ahora el área de archivos y carpetas mostrará la carpeta recién creada.

En tanto estemos ubicados en Mi unidad, tal y como lo indica la pequeña barra

azul del panel de la izquierda, cada vez que repitamos este procedimiento se
añadirán nuevas carpetas a nuestro espacio en Drive. Una alternativa para crear
carpetas es hacer clic con el botón derecho del ratón sobre un espacio vacío del
área de archivos y carpetas, con ello aparecerá un útil menú contextual, que
usaremos con frecuencia, en donde podemos elegir, otra vez, la opción de menú
Carpeta.

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4.3 Formatos compatibles.

Documentos Docx, Doc, ODT, RTF, PDF, HTML, txt.

Hojas de cálculo xlsx, xls, csv, txt y ods.
Presentaciones pdf, pptx, ppt y txt.
WebM, .MPEG4, .3GPP, .MOV, .AVI,
Video .MPEGPS, .WMV, .FLV.
Imágenes jpeg, .png, .gif, .tiff y .bmp.
Archivos
comprimidos Zip, RAR.
Código CSS, HTML, PHP, C, CPP, H, HPP, JS.
Adobe AI, PSD.
Apple PAGES.
Gráficos vectoriales SVG.
PostScript EPS, PS.
Fuentes TrueType TTF.

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Unidad 5. Herramientas disponibles
Con el transcurso de los últimos años y el avance de la velocidad de internet en
los hogares, los discos virtuales en la nube se hicieron una realidad. Dentro de
este nuevo mercado aparecieron varios de los gigantes de internet tratando de
imponer su marca, entre ellos apareció Google presentando su herramienta de
almacenamiento virtual llamada Google Drive.

Este producto de Google nos permite almacenar nuestros archivos en internet

para tener acceso a ellos desde cualquier computadora. Además, gracias a las
distintas herramientas de Google Drive también podemos crear documentos de
forma online.

A continuación, vamos a ver cuáles son las principales herramientas y cuáles son
sus funciones.

5.1. Google Docs

Nos da la posibilidad de crear documentos de texto de forma online y sin
necesidad de tener instalado ningún programa.

Estos documentos pueden ser creados desde cero a partir de una página en
blanco, o bien crearse a partir de distintas plantillas que nos ofrece Google docs.

5.2. Google Sheets

Esta herramienta de Google Drive es muy similar a la mencionada anteriormente,
nada más que en lugar de permitirnos crear documentos de texto, nos da la
posibilidad de crear hojas de cálculo y distintas planillas.

Es una herramienta muy eficaz y totalmente imprescindible para todas aquellas

personas que trabajan con números, fórmulas, y les gusta ser organizadas.

17
5.3. Google Slides
Al igual que las anteriores esta herramienta nos permite crear documentos en
forma de presentaciones. Es muy utilizada para exponer ideas y conceptos de
forma gráfica y precisa.

5.4. Google Forms

Los formularios que se pueden crear con esta herramienta de Google Drive son
muy populares. Estos nos permiten recolectar información a través de internet que
luego podemos utilizar para hacer distintos análisis de datos.

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Unidad 6. DOCS. ------- Word

6.1 ¿Qué encontramos en la interfaz?

Los Documentos de Google son páginas de texto con formato: colores,

alineaciones, listas, enlaces, imágenes, etc. Tienen todas las características que
podemos darle a un documento con cualquier procesador de palabras moderno.

Utilizando Documentos de Google podemos crear cartas, trabajos de redacción,

oficios de oficina, documentos con las especificaciones de un proyecto... lo que
necesitemos.

En esta unidad comenzaremos a estudiar esta primera aplicación de Google

Drive. En ella veremos todo lo necesario para editar documentos de texto,
desplazarnos, seleccionar, eliminar, copiar, pegar y deshacer. También veremos
cómo buscar y reemplazar palabras y diferentes formas de ver un mismo
documento. En las siguientes unidades veremos cómo dar formato a estos
documentos y cómo usar herramientas avanzadas en los mismos.

Como podemos recordar de la unidad anterior, abrimos la aplicación utilizando

el botón Nuevo de Google Drive, o bien haciendo doble clic sobre un documento
existente.

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1. Menú de Inicio de la Aplicación. Presenta una pantalla con todos los
documentos alojados en nuestra unidad de Google Drive para acceder a ellos
fácilmente, tal como puede verse un poco más adelante.

20
2. Nombre de archivo, destacar y mover. La caja de la izquierda permite definir
el nombre del documento, el icono en forma de estrella permite añadirlo a los
archivos destacados de Google Drive y el tercer icono permite definir una nueva
carpeta de almacenamiento.

3. Barra de menús. Contiene todos los comandos necesarios para la elaboración

del documento.

4. Barra de herramientas. Es el conjunto de iconos con los que también

podemos ejecutar los comandos de la aplicación.

5. Comentarios y Compartir. Permiten añadir comentarios al documento. El

botón Compartir permite indicar que usuarios pueden ver y/o editar el
documento.

 6. Área de escritura. Aquí escribimos y editamos el documento.

 7. Indicador de página. Es una etiqueta que muestra nuestra posición en el

documento. También podemos navegar por el documento desplazando la barra.

 8. Botón Explorar. Permite realizar búsquedas en la Web relacionadas con el

contenido del documento, de modo que podemos encontrar referencias,
imágenes, etcétera.

6.2 Creación de un nuevo documento.

 Comenzaremos por la creación de un nuevo documento de texto. Para ello,

en la interfaz web de Google Drive, haremos clic en “Nuevo”, y elegimos
“Documentos de Google”.

21
   Se abrirá una nueva ventana o pestaña, en la que nos aparece una
pantalla como la que esta abajo.

 Al crear un documento nuevo, en el título aparece como “Documento sin

título”. Para cambiarlo, haz clic sobre el título. Nos aparecerá una ventana
pidiéndonos el nuevo nombre. Pon el nombre del nuevo documento que vas
a crear.

6.3 Guardado de Documento

Google Docs. va guardando automáticamente tu documento. Si ahora cerrásemos

el navegador accidentalmente o apagásemos el ordenador, nuestro documento no
se perdería, y lo tendríamos disponible al iniciar una nueva sesión. Si alguna parte
de él no se hubiese guardado, un mensaje nos daría la opción de hacerlo. Si no lo
hacemos, perderíamos la última parte del documento, pero no lo guardado
anteriormente. Google Docs almacena estas grabaciones, y nos permite volver a
versiones anteriores de nuestro documento.

6.4 Compartir y Publicar un documento

Sin duda, uno de los mayores atractivos que nos ofrece Google Drive es poder
compartir nuestros documentos con otros usuarios. Podemos desde colaborar en
su creación y edición con otros usuarios mediante Google Docs, hasta publicarlo
con una dirección propia, como si de una página web se tratase. Lo primero, y
como nos referiremos a ellos con frecuencia, vamos a definir los tipos de
participantes a la hora de compartir:

Propietario: Es el creador del documento. Puede editar el documento y eliminarlo,

invitar a lectores y colaboradores, y cambiar algunos de sus derechos sobre el
documento. Ningún colaborador puede eliminar la participación del propietario en
el documento.
Colaboradores: Son invitados por el propietario, aunque a su vez pueden invitar a
otros colaboradores (si se lo permitimos como propietarios). Según haya sido

22
configurado por el propietario, pueden tener derecho a leer, comentar, modificar,
guardar e imprimir el documento.

Anotaciones:

Compartir un documento: 

Los pasos a seguir para compartir un

documento son los siguientes: Accedemos a
la ventana “Configuración para compartir”
pulsando el botón “Compartir”, desde la
pantalla de edición, y desde la pantalla de
inicio, seleccionando el documento y
pulsando el botón “Compartir”. 

Empezando por la parte superior, nos

encontramos con el enlace mediante el cual
los colaboradores pueden acceder
directamente al documento.

A continuación, aparece información sobre el

propietario y los colaboradores de este documento, pudiendo modificarlos y
eliminarlos. Podemos invitar a nuevos colaboradores y lectores desde la caja de
texto “Añadir a personas” escribiendo las direcciones de correo de todos los
usuarios, separadas por comas si hay más de una.
Pulsando el enlace “Elegir de los contactos”, accedemos a una lista con nuestros
contactos de Gmail, para poder añadir esas direcciones con un clic. “Los editores
pueden añadir a personas y cambiar los permisos”.

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Estando activo, permite a los colaboradores realizar invitaciones. Si se cambia a
“Solo el propietario puede cambiar los  permisos”, los colaboradores pierden ese
privilegio. Podemos modificarlo en cualquier momento, no sólo al hacer una nueva
invitación. Permitiendo que cualquiera pueda utilizar las invitaciones, un usuario
puede ser invitado indirectamente a través de una lista de correo. Si en algún
momento lo desmarcamos, eliminaremos a todos los colaboradores que no hayan
sido invitados directamente a través de su dirección de correo. Es posible avisar a
los usuarios con los que vamos a compartir el documento si marcamos “Notificar a
las personas por correo electrónico”.
Podemos personalizar el aviso a través del enlace “Añadir Mensaje”, aunque el
aviso ya incluye el texto "He compartido contigo un documento que se llama..." Si
elegimos “Pegar el documento en el mensaje de correo electrónico”, el documento
se enviará en el cuerpo del mensaje. “Enviarme una copia” envía una copia a
nuestro correo. Podemos compartir un documento con un máximo de 100
usuarios, pero solo 10 podrán editarlo de forma simultánea.

Publicar un documento: 
 Desde la misma ventana “Configuración para compartir” pulsando el enlace
“Cambiar…” que aparece junto al texto “Privado: accesible solo para las personas
que se indican a continuación” accedemos a las opciones de visibilidad:

Las opciones de visibilidad son las siguientes:

  Público en la web: Cualquier usuario de Internet puede encontrar el

elemento y acceder a él. 
  Cualquier usuario que reciba el enlace puede acceder al elemento. 
  Organización: Los usuarios de la organización (en nuestro caso la UJI)
pueden encontrar el elemento y acceder a él.

24
   Cualquier usuario de la organización que reciba el enlace puede acceder al
elemento. 
  Privado (por defecto): Solo pueden acceder al elemento las personas a
quienes se les haya otorgado permisos de forma explícita.

Además, para cada opción podemos otorgar permisos para visualizar, comentar y
editar. De este modo, por ejemplo, podemos publicar un documento como “Público
en la web” con permisos de visualización para cualquier usuario de Internet y
actuará de forma similar a una página web.

Revisiones 

 Cuando creamos un documento en Google Docs, estamos constantemente

editándolo y guardándolo. Y puede llegar el momento en el que nos interese
recuperar la versión que teníamos hace un par de días, o simplemente echarle un
vistazo. Pues eso precisamente son las Revisiones de Google Drive.

Las Revisiones de un documento forman un historial de sus versiones anteriores,

copias del documento, pero antiguas. En ellas también aparecen las
modificaciones hechas por nuestros colaboradores, si es un documento
compartido. Y estas revisiones podremos ojearlas, compararlas con otras
versiones más recientes, e incluso recuperarlas. Podemos acceder a la pantalla de
revisiones desde el menú “Mas acciones – Historial de revisiones”, desde aquí
podremos seleccionar revisiones para compararlas o visualizarlas.

25
Descargar y enviar por correo

 Otra opción de la que disponemos, es descargar el documento a nuestro disco

duro, pudiéndolo editar después con otros programas. Primero debemos elegir
cómo lo guardaremos. Para ello debemos tener en cuenta qué vamos a hacer
después con el documento y de qué programas disponemos para leerlo o
modificarlo. Google Docs nos permite guardar nuestros documentos en los
siguientes formatos:

1.  Microsoft Word (.docx) - Necesitarás una versión moderna de Word para

abrirlo.
2.  Microsoft Word 97-2003 (.doc) - Necesitarás alguna versión de Word para
abrirlo. 
3.  Formato OpenDocument (.odt) - Necesitarás tener instalado, por ejemplo,
el OpenOffice para abrirlo.
4.  RTF (.rtf) - Es un archivo de texto con formato, que podrás abrir con la
mayoría de los editores. 
5.  PDF (.pdf) - Se usa principalmente para publicar archivos de texto. Se
puede proteger para que no se modifique.
6.  Texto sin formato (.txt) - Se puede abrir con todos los editores de texto,
pero no soporta el texto con forrmato. 
7.  HTML (.html) - Como una página web. Podrá abrirlo cualquier navegador. 
8.  Zip (HTML comprimido) - Es un formato comprimido para ocupar menos
espacio. 

Podemos descargarlo a nuestro disco duro desde el menú “Archivo – Descargar

como” y posteriormente añadirlo como adjunto a cualquier correo de forma
habitual.

Anotaciones:

26
Unidad 7. Sheet. ------- Excel

7.1 ¿Qué encontramos en la interfaz de la hoja de cálculo?

Hasta ahora, hemos visto cómo utilizar Google Drive para crear documentos de

texto. Pero otra parte fundamental de la aplicación es la que nos permite crear y
trabajar con Hojas de cálculo.

A muy grandes rasgos, una hoja de cálculo es una aplicación que nos permite
realizar cálculos con números organizados en una cuadrícula. Es útil para
realizar desde simples sumas hasta cálculos más complejos como préstamos
hipotecarios.

A continuación, describimos cada parte de la Interfaz de la Hoja de Cálculo en

Google Docs.

27
Para crear una hoja de cálculo nueva desde la pantalla de inicio de Google
Drive, seleccionamos Hojas de cálculo de Google en el menú Nuevo.

Para abrir una hoja de cálculo existente, simplemente hacemos clic sobre su
título.

Recuerda que también puedes subir a Google Drive una hoja de cálculo de tu

equipo, como vimos en la segunda unidad.

En cualquier caso, se abrirá la ventana de edición de hojas de cálculo. En la

siguiente imagen vemos el aspecto que tiene la ventana cuando se trata de una
hoja de cálculo nueva:

El aspecto del interfaz es muy similar al de documentos de texto.

1. Botón de página de inicio de hojas de cálculo. De modo similar a Documentos

de Google, este botón nos lleva a una página en donde podemos ver
exclusivamente nuestras hojas de cálculo almacenadas en Google Drive para su
manejo.

2. El título de la hoja de cálculo que podemos cambiar con un simple clic.

3. La barra de menús. En estos menús se encuentran todas las funciones

disponibles de la hoja de cálculo.

28
4. En la barra de herramientas, encontramos iconos con las funciones de uso
más frecuentes.

5. En la esquina superior derecha tenemos el icono que nos permite manejar

nuestra cuenta de Google y, abajo, los botones para añadir comentarios a la
hoja de cálculo y para compartir el archivo.

6.- Debajo de la barra de herramientas, encontramos la barra de Fórmula, donde

podemos acceder a la fórmula usada en la celda seleccionada.

7. El área de trabajo de una hoja de cálculo está dividida en filas (con

encabezados numéricos) y columnas (con encabezados alfabéticos).

8. En la parte inferior, aparece una barra con los enlaces a las distintas hojas
que podemos tener.

Hojas de Cálculo de Google es una aplicación de hojas de cálculo online que te

permite crear hojas de cálculo y darles formato, así como trabajar con otros
usuarios.

Paso 1: Crea una hoja de cálculo

Para crear una hoja de cálculo:

1. Abre la pantalla de inicio de Hojas de Cálculo en sheets.google.com.

2. Haz clic en Nueva  . Al hacerlo, se abrirá una hoja de cálculo nueva.

También puedes crear hojas de cálculo desde la URL sheets.google.com/créate.

Paso 2: Edita una hoja de cálculo y dale formato

Puedes añadir y editar una hoja de cálculo, así como dar formato al texto, a los
números y a las fórmulas que contiene.

 Editar hojas de cálculo y darles formato

 Añadir fórmulas y funciones a una hoja de cálculo

Paso 3: Comparte contenido y trabaja con otras personas

Puedes compartir carpetas y archivos con otras personas y darles permiso para

que los vean, editen o comenten.

29
7.2 ¿Cómo

insertamos una función?

Para insertar una función tendremos que hacer clic en el icono de la parte superior
Las funciones nos permiten agilizar cálculos y optimizar nuestra hoja de cálculo.

Hay muchas funciones más, pero las funciones básicas que vamos a tratar son:
SUM (), AVERAGE (), MAX (), MIN () y COUNT ().

7.3 ¿Cómo descargamos nuestras hojas de cálculo?

Para descargar una copia local de nuestra hoja de cálculo debemos ir a la barra
de menús, pasamos el puntero sobre “archivo” y después sobre “Descargar
como”. Google Hoja de Cálculo nos permite descargar el fichero en varios

30
formatos (xlsx, ods, pdf, csv, txt, html) hacemos clic en el formato que queramos y
comenzará el proceso de descarga.

Unidad 8. Slides. ------- Power Point

8.1 ¿Qué encontramos en la interfaz de las presentaciones?

Las presentaciones, nos permiten comunicar información de una forma más

visual y amena que un documento de texto o una hoja de cálculo. Y esta es su
función: transmitir información a los demás, de forma agradable y que capte su
atención, ya sea en enseñanza para explicar un tema, exponer los resultados de
un proyecto, o visualizar los puntos a tratar en una reunión.

Crear una presentación en Google Drive resulta muy sencillo, y aunque es

menos potente que otras aplicaciones de escritorio
como PowerPoint u OpenOffice, cada vez incorpora más funciones interesantes.
Y además, el hecho de poder crear la presentaciones en línea, organizar
exposiciones, o publicarlas para que se puedan colocar en cualquier página web
le añaden mucha funcionalidad a esta herramienta.

31
El espacio de trabajo se divide en cuatro secciones:

En la parte superior encontramos la barra de menús, y los botones de Iniciar

presentación, Comentarios y Compartir. A la izquierda se muestra el título del
documento, que podemos cambiar haciendo clic.

En la parte izquierda, encontramos una columna donde se muestran todas las

diapositivas. Una diapositiva es cada una de las páginas de la presentación. En
este caso, al tratarse de un nuevo documento, sólo encontramos una
diapositiva. Sobre esta columna, encontramos los controles que nos permiten
añadir diapositivas.

La diapositiva seleccionada a la izquierda aparece en la parte central para que

podamos editarla. Cuando partimos de alguna de las opciones de formato que
no esté en blanco, aparece un texto de muestra (en la imagen "Haz clic para
agregar un título"). Este texto realmente no está, y no se imprime o visualiza.
Sólo es una ayuda visual para indicarnos dónde escribir. Si hacemos clic ahí,
podemos escribir texto.

32
En la parte superior, de esta ventana de edición encontramos una barra de
herramientas parecida a la que ya hemos visto para los documentos de texto,
que nos permite darle formato.

Los botones de esta barra, o que estén activos, dependen del elemento de la
diapositiva que hayamos seleccionado. Incluso, en algunos casos, la barra
puede verse notoriamente distinta a la que mostramos aquí.

Finalmente, en la parte derecha, tenemos un panel que nos permite seleccionar

un tema de formato para nuestra presentación que podemos aplicar con un solo
clic.

8.2 ¿Cómo descargamos nuestras presentaciones?

Para descargar una copia local de nuestra Presentación debemos ir a la barra de

menús, pasamos el puntero sobre “archivo” y después sobre “Descargar como”.
Google Presentaciones nos permite descargar el fichero en varios formatos (pptx,
pdf, svg, png, jpeg, txt) hacemos clic en el formato que queramos y comenzará el
proceso de descarga.

Anotaciones:

33
Unidad 9. Forms. ------  Formularios

9.1 Formularios de Google Drive

Los formularios de Google Drive nos permiten crear encuestas online, de manera
muy rápida y sencilla, que luego se distribuyen a un público general, y una vez son
realizadas nos ofrecen sus resultados a través de una hoja de cálculo.
Una vez creado un formulario definiremos a qué hora de cálculo queremos que
nos vuelque los resultados.
Los formularios permiten un trabajo colaborativo, pero no soportan ni comentarios
ni revisión de versiones.
Los formularios permiten un flujo inteligente, es decir,
estos formularios pueden diseñarse para empezar en un
punto y acabar en otro, pero también pueden diseñarse
para seguir un flujo que dependa de las respuestas
dadas, así según las respuestas podremos hacer que el
formulario continúe por una página o por otra.
Para crear un formulario pulsaremos el botón Crear, y
dentro pulsaremos Formulario:

34
Definiremos el nombre del formulario y el aspecto visual que va a tener de entre la
lista que se nos ofrece:

Una vez creado el formulario veremos lo siguiente:

9.2 Edición de formularios

Por

defecto vemos que al crear un formulario se añaden algunos elementos por

Anotaciones:
defecto que nos podrán servir o no para el propósito de nuestro formulario.
Hay que recordar que al igual que ocurre con los documentos, hojas de cálculo y
presentaciones, no es necesario pulsar ningún botón guardar cada cierto tiempo
para almacenar los cambios. Google Drive almacena cualquier cambio que se
realice dentro de un formulario de manera automática.
Mientras editamos el formulario los elementos suelen aparecer colapsados, para
expandirlos sólo tenemos que pulsar sobre ellos, y para colapsarlos de nuevo
pulsar en el botón Ok una vez realizados los cambios.

Con todos los elementos que existan en el formulario podremos realizar las
siguientes acciones, previa selección del elemento:

35
  Eliminar: Una vez eliminado el elemento no se podrá recuperar.
Para eliminar el elemento seleccionado pulsar el botón:

 Editar: Para editar el elemento seleccionado o editar directamente sin

haberlo seleccionado. En la edición podemos cambiar cualquier parámetro
del elemento, o incluso su tipo. Es una edición total del elemento.

 Duplicar: Utilizando esta acción duplicamos un elemento. Al

duplicarlo el elemento se colapsa, se crear uno igual, y se queda el
nuevo seleccionado listo para la edición. Podemos duplicar cualquier
elemento las veces que queramos pulsando el botón:

En cualquier momento podemos crear un elemento cualquiera dentro del

formulario, podemos hacerlo con el botón duplicar como hemos visto o a través del
menú Insertar:

Los tipos de elemento que podemos crear, ya

sean elementos de pregunta, o simplemente
de organización del formulario, son los siguientes:

36
 Texto: Es una pregunta de la que se espera una respuesta corta en formato
texto.

 Texto de párrafo: Es una pregunta de la que se espera una respuesta larga

en formato texto.

 Tipo test: Pregunta con formato de tipo test clásico donde podremos añadir
tantas respuestas como queramos. También podemos definir si queremos
que el formulario nos guíe a otra página del mismo formulario según la
respuesta dada, o incluso terminar la encuesta según la respuesta dada.
Este guiado a otras páginas del formulario según la respuesta es muy útil
en caso que queramos realizar formularios de encuesta inteligentes y
complejos.

 Casillas de verificación: Es análogo a los tipos test, pero en este caso se

pueden seleccionar múltiples respuestas. En este caso no podemos hacer
que según la respuesta el formulario avance a otra página.

 Imagen: Permite insertar una imagen en el formulario, que podemos usar

para decorar, o para ser sujeto de algunas de las preguntas del mismo.
Podemos realizar una captura de la imagen si disponemos de alguna
cámara conectada al dispositivo o PC que estamos utilizando, o bien
podemos arrastrar cualquier imagen, o bien podemos seleccionar cualquier
imagen que tengamos en nuestro espacio de Google Drive.

 Vídeo: Permite enlazar un vídeo desde Youtube para ser mostrado en la

encuesta. Hay que recordar que Youtube es otro servicio de Google, y que
con nuestra cuenta de correo de Gmail podemos autentificarnos en
Youtube y subir los vídeos que queramos, para ser utilizados luego para
cualquier menester, por ejemplo, incluirlo en un formulario de este tipo.
Cuando terminemos de editar una pregunta, pulsaremos el botón Ok y se
colapsará.

 Elegir de una lista: Análogo a los tipos test, pero las posibles respuestas se
escogen de una lista desplegable. En este tipo de pregunta tampoco
podemos desviar el formulario a otras páginas según las respuestas.

 Escala: Seleccionamos una escala de entre 1 a 10 pudiendo ser el inicio de

la escala 1 o mayor que 1, y el final de la escala 10 o menos que 10. Cada
valor inferior y superior de la escala llevará asociado una etiqueta.

 Cuadrícula: Este tipo de pregunta genera una cuadrícula de tantas filas y

columnas como queramos. Al realizar la encuesta se podrá seleccionar una
columna por fila.

37
  Fecha: Esta pregunta muestra para seleccionar día y mes, aunque
podemos mostrar si lo deseamos también el año y la hora.

 Hora: Permite seleccionar la hora, expresada en horas y minutos. Si

queremos que se pueda seleccionar segundos debemos activar la opción
Duración.

 Encabezado de sesión: Permite mostrar un texto y una descripción que

podemos usar para separar secciones, y de esta manera organizar mejor el
formulario, lo cual se ha de tener en cuenta si el formulario es largo. Este
elemento se verá resaltado cuando el formulario se muestre al público.

 Salto de página: Se crea un separador entre página y página al que

podemos ponerle un título. Podemos seleccionar también a que página
queremos que nos lleve este salgo de página. Podemos elegir que al llegar
a este salto de página el formulario se termine, esta opción combinada con
los elementos tipo test nos permite realizar formularios complejos con
varios itinerarios entre páginas según las respuestas dadas.

Cuando terminemos de editar una pregunta, pulsaremos el botón Ok y se

colapsará.

Editando cualquier tipo de elemento excepto salto de página, encabezado, imagen

y vídeo, podemos cambiar el tipo de uno a otro. Es decir, si estamos editando una
pregunta tipo test en cualquier momento en esa misma edición podemos
cambiarle el tipo de pregunta a cualquier otro tipo.
Todas las preguntas tienen la opción de ser obligatorias o no activando la casilla
Pregunta obligatoria.
Se pueden establecer opciones de validación de las respuestas en la encuesta,
para descartar valores no deseados, en los siguientes elementos:
 Texto: Podemos requerir que el texto contenga o no contenga un
determinado texto, o que sea una URL o un correo electrónico. Se puede
requerir que sea un número y en tal caso que sea mayor que, mayor o igual
que, menos que, menor o igual que, igual a, no igual a, entre, no está entre,
es número, y número entero, en cada comparación estableceremos el
número o intervalo con los que hay que comparar la respuesta.

Se puede requerir que la respuesta cumpla con una expresión regular. Las
expresiones regulares son muy útiles, pero hay que saber utilizarlas.
Podríamos explicarlas como un patrón que buscamos en la respuesta dada,

38
y ese patrón se define a través de unas reglas. En el siguiente cuadro se
detallan las expresiones que Google acepta, y ejemplos de cómo se usa
cada una, hay muchas más:

39
 En cualquiera de los casos se puede establecer un mensaje de error si no
se cumple el requerimiento establecido.

 Texto de párrafo: Se puede requerir que la respuesta tenga un determinado

número mínimo o máximo de caracteres. Se puede requerir también como
ocurre con las preguntas de tipo texto que cumplan con una expresión
regular.

 Casillas de verificación: Se puede requerir que se seleccione un

determinado mínimo de casillas, un determinado máximo de casillas, o un
número exacto de casillas seleccionadas.

En cualquier momento podemos cambiar el tema que hemos escogido al crear el

formulario desde el menú Ver y Seleccionar tema:

O bien podemos hacerlo pulsando el botón Tema:

Se puede mostrar al usuario final una barra de progreso a medida que va

rellenando el formulario, para ello activamos la opción Activar barra de progreso
que se encuentra encima del formulario.

En cualquier formulario se puede definir la página de confirmación y diferentes

opciones en el siguiente cuadro de opciones:

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  El mensaje de confirmación se puede definir en el cuadro de texto.

 Mostrar enlace para enviar otra respuesta: si activas esta casilla, los
usuarios podrán enviar cuantas respuestas quieran.

 Publicar y mostrar un enlace a los resultados de este formulario: si

activas esta casilla, los encuestados tendrán acceso al resumen de
respuestas del formulario.

 Permitir que los encuestados editen las respuestas después de

enviarlas: si activas esta casilla, los encuestados podrán cambiar sus
respuestas del formulario.

Anotaciones:

9.3 Gestión de formularios

Una vez que el formulario este creado con todo su contenido, es hora de
explotarlo, y para ello hay varias cosas a tener en cuenta:

41
 • Enviar el formulario: Para que el formulario empiece a cosechar datos es
necesario enviar su dirección a los usuarios que queramos que lo
cumplimenten, esto podemos hacerlo desde el menú Archivo y Enviar
formulario o directamente desde el botón Enviar formulario:

Vemos la siguiente ventana:

Ahora podemos distribuir la dirección del formulario a través de correo electrónico

o copiando su dirección y difundiéndola de cualquier modo a las personas que
queramos.

42
  Enviar el formulario relleno: Permite enviar la dirección del formulario pero
conteniendo este datos ya pre rellenos. Lo hacemos pulsando en el menú
Respuestas y Obtener URL previamente rellenada:

Aparece el formulario, rellenamos los datos que queremos que vayan pre
rellenados y le damos al botón de enviar, y nos aparecerá la URL que tenemos
que distribuir para acceder a este formulario relleno.

 Abrir y cerrar el formulario: Desde el momento que se crea el formulario se

pueden realizar encuestas con él, siempre se envíe su dirección a otros
usuarios.

En el momento que queramos podemos cerrar el formulario y este ya no admitirá

más respuestas. Para ello pulsaremos en el menú Respuestas y Se aceptan
respuestas o el botón Se aceptan respuestas:

Si tras cerrar el cuestionario queremos abrirlo de nuevo tan fácil como pulsar en el
menú Respuestas y No se aceptan respuestas o el botón No se aceptan
respuestas.

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  Ver las respuestas de manera simple: En el modo edición podemos saber
de un vistazo cuantas respuestas lleva el formulario porque existe un
indicador para ello:

Dentro del menú Respuestas tenemos varias acciones que realizar:

 Resumen de respuestas: Nos muestra un pequeño resumen estadístico

sobre las respuestas dadas:

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 Vincular las respuestas a una hoja de cálculo: Si queremos obtener las
respuestas en un formato más manejable lo ideal es asociarlo a una hoja de
cálculo que puede existir previamente o no.

45
Desde el momento que creemos la vinculación todas las respuestas generadas
por el formulario se irán almacenando dentro de la hoja de cálculo que hayamos
seleccionado. En cualquier momento podemos modificar el contenido de la hoja de
cálculo que esto no afectara a la futura recogida de datos que vayan llegando.
Podemos abrir la hoja de cálculo directamente desde nuestra unidad de Google
Drive o pulsando el botón Ver respuestas:

Podemos desvincular en cualquier momento el formulario de la hoja de cálculo.

Cuando esto se realiza la hoja de cálculo no desaparece, sino que ya no recoge
los datos generados por el formulario. Esto lo haremos pulsando en el menú
Respuestas y Desvincular formulario

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  Eliminar todas las respuestas: Elimina todas las respuestas que existan en
el momento. Las respuestas que se hubieran enviado ya a una hoja de
cálculo vinculada no se eliminarán de la hoja de cálculo, así que sólo se
dará el caso de perder las respuestas de manera definitiva en el caso que
haya habido respuestas cuando el formulario no estaba vinculado a ninguna
hoja de cálculo.

Anotaciones:
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Bibliografía y fuentes consultadas

Google Drive [en línea]. Google.com, 2019 [consulta: 20 de octubre de 2019].

Disponible en: https://drive.google.com/

Google Drive Ayuda [en línea]. Google.com, 2019 [consulta: 21 de octubre de

2019]. Disponible en: http://support.google.com/drive/?hl=es

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