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Bitacora
Bitacora
BITACORA DE OBRA
Artículo 93.- El uso de la bitácora es obligatorio en cada uno de los
contratos de obras y servicios; debiendo permanecer en la residencia de
obra, a fin que las consultas requeridas se efectúen en el sitio, sin que la
bitácora pueda ser extraída del lugar de los trabajos.
------I.- Las hojas originales y sus copias deberan estar siempre foliadas y
estar referidas al contrato de que se trate;
------II.- Las hojas originales y sus copias deberan estar siempre foliadas
y estar referidas al contrato de que se trate;
En esta publicación, pretendemos demostrar, en base a una
investigación tanto en campo como en el desarrollo de proyectos ya
realizados, la dificultad del manejo de la información dentro del ámbito
constructivo, y la problemática que genera la dificultad en el llenado de
los datos relevantes en las obras y interpretación de la misma, que
repercute en avances del proyecto y finalmente en lo económico. Una
de las propuestas dadas para el mejor desarrollo de este instrumento,
es el buen uso de los sistemas tecnológicos, dando formatos
preestablecidos, estudiados, y optimizados por medio del uso de la
tecnología y de los sistemas informativos, utilizando la red de
información, por medio del correo electrónico, etc., dando así una
ventaja competitiva y generando la información en tiempo real.
La bitácora de obra que se utiliza en las construcciones de obra pública y en algunas de
obra privada, es un documento que tiene carácter legal. Las empresas constructoras que
tienen contratos con dependencias de gobierno enfrentan con regularidad problemas para
llenar la bitácora, y para interpretar la información que en ella se maneja. Estas malas
interpretaciones, la mayoría de las veces, se traducen en multas y en querellas que inciden
directamente sobre las utilidades de las constructoras.
Los responsables directos del mantenimiento de la bitácora de obra son los residentes
de las constructoras y los supervisores de las dependencias de gobierno. Cuando una
empresa constructora intenta implementar un sistema de control de procesos, en el que se
documentan detalladamente las actividades, las tomas de decisiones, órdenes de cambio, etc.,
el residente se ve obligado a duplicar su trabajo. Esto es, tiene que repetir la información
histórica del proceso de construcción y de sus flujos de información, tanto en la bitácora de
obra como en los documentos que se incluyen en los sistemas de control de calidad y demás
reportes asociados con éste último. En esta situación, la perspectiva de tener que realizar un
doble trabajo puede influir tanto en la correcta alimentación de información en la bitácora de
obra, como en la correcta implementación del sistema de control.
Por otra parte, en las empresas que tienen contratos tanto con dependencias de
gobierno como con empresas privadas, es necesario implementar dos sistemas de control
paralelos. Uno que no incluye a la bitácora, (para las obras privadas), y otro con énfasis en la
bitácora, (para las obras públicas). Este doble sistema representa a su vez un problema para
la estandarización de actividades y otros aspectos relacionados, necesaria para alcanzar
metas de calidad y por ende incrementar la competitividad.
Dado que por lo general como parte de los contratos, los contratistas absorben el sobre
costo (la suma neta de dinero que se pierde al final de un proyecto de construcción) dentro de
sus utilidades, es muy esencial la identificación de las causas que ocasionan tal sobre costo.
Estas causas constituyen los riesgos que en la ejecución de cualquier obra son por regla
general un elemento siempre presente.
Desde el punto de vista del contratista, los riesgos pueden ser controlables o
incontrolables. Los primeros son ejemplificados por la eficiencia, la productividad y el sistema
de procuración de materiales, y son asumidos por el propio contratista. Por estos riesgos el
contratista no puede pedir una remuneración extraordinaria al cliente. Los riesgos no
controlables consisten en factores fuera del control del contratista; tales como inflación,
condiciones climatológicas, condiciones geológicas no previstas, etc. Paradójicamente, en la
mayoría de las casos éstos últimos son asumidos por el contratista también.
Los riesgos que se abordarán en esta investigación, son los riesgos que se generan
por la mala interpretación de la bitácora de obra, y por el obstáculo que en ocasiones
representa el cumplimiento con la presentación de la bitácora de obra, para la implementación
de un sistema nuevo de control. La percepción del “doble trabajo” en la captura de información
por parte de él o los responsables, se enmarca dentro de los riesgos controlables por las
empresas y, por lo tanto, son sujetos de mejora. Por otra parte, las situaciones en las que las
malas interpretaciones se traducen en multas y pérdida de utilidades, constituyen riesgos que
se pueden se ubicar como no controlables.
I. Analizar y evaluar por medio de una encuesta diseñada para el propósito, el
grado de precisión con la que se percibe técnicamente el proceso de llenado de la
bitácora de obra entre las empresas constructoras de la localidad.
Es posible determinar con razonable y confiable precisión el grado de precisión con la
que se interpreta a la Bitácora de Obra en el ejercicio de su ejecución, así como también es
posible mejorar el formato de bitácora existente para hacerla menos susceptible a
ambigüedades al momento de llenarla.
Para realizar con mayor precisión y evitar dicha ambigüedad, es necesario realizar un
formato y un sistema de información mas óptimo y así poder generar dicha información de una
forma más clara y concisa.
Para el correcto desarrollar de dicha propuesta se requiere no solo del esfuerzo técnico
y humano, sino de un sistema de manejo de información establecido:
Los procesos que se plantean para el correcto flujo de información seria el siguiente:
· Esta información que fue llenada por medio de códigos previamente
establecidos en los formatos, se manda automáticamente, por medio de la red
inalámbrica existente en el área por medio de las antenas difusoras y
repetidoras portátiles
· Dicha información pudo ser solo de índole de suministro y mandarlo a los
proveedores que previamente se tienen capturados en una base de datos, o
puede ser como comentaba anteriormente un reporte a los clientes de la
situación de avance de la obra, o tal ves pase a un nivel mas importante en
cuestiones de decisiones… etc.
Este proceso puede tener muchos cambios y problemas a lo largo del manejo de
información si no se estandariza, y el principal objetivo, es el optimizar los tiempos tanto de la
gente de captura de dicha información, como el de la recepción de la misma a tiempo real, y así
poder tener una mayor facilidad para la toma de decisiones sin el problema de la ambigüedad
de la información; es por eso que es de suma importancia, que todos los involucrados dentro
de un proyecto, sepan el proceso y tengan los mismos protocolos para así poder comprender al
máximo el sistema desarrollado.
En este caso en particular, la inversión inicial de esta tecnología podría ser alto, y seria
inicialmente recomendado en obras de gran envergadura en la que se manejan cantidades muy
grandes de información al mismo tiempo, como lo pueden ser en las obras hidráulicas para la
construcción de presas o en obras carreteras, industria petrolera, etc…y el costo que implica la
implementación de este si
stema no representa un costo muy alto en proporción a lo costos totales de las obras,
pero lo bondadoso de este sistema, es que ya implementado, puede ser utilizado en cualquier
tipo de obra, ya sea de mediana o pequeña envergadura.
La gran ventaja competitiva que puede dar este sistema, no solo impacta en las
ventajas de la velocidad del manejo de la información, sino que reduciría los tiempos de
ejecución, disminuiría en lo posible los errores en campo y los tiempos de suministro, y
principalmente esto repercute directamente en lo económico, aumentando así las utilidades de
las empresas.
Referencias
1.- ANOTACIONES DE LA SUPERVISIÓN.
1.1.- EN GENERAL:
Toda clase de ordenes e instrucciones dadas al contratista, acuerdos tenidos con este, e informes sobre
cualquier circunstancia anormal que pueda influir sobre el desarrollo de la obra, los precios unitarios
pactados con el contratista, o la recepción satisfactoria de la obra. En particular, las que se indican a
continuación.
1.23.- Instrucciones que complementen los documentos del proyecto, sobre detalles no contenidos en los
mismos, tales como características de materiales, acabados de edificios, requisitos especiales de
ejecución y croquis complementarios.
1.42.- Acuerdos sobre cambios del programa por trabajos adicionales o extraordinarios.
1.43.- Anotaciones sobre el avance de los trabajos tiempos perdidos por diversas causas y demoras
respecto al programa aprobado.
1.46.- Avisos al contratista de faltas de cumplimiento del programa y sanciones que se le aplicaran, de
acuerdo con el contrato.
2.1.- EN GENERAL.
Observaciones en relación a las ordenes que haya recibido, inconformidad con las mismas o con las
anotaciones hechas por la supervisión, y cualquier circunstancia que a su juicio influya en la ejecución de
la obra y altere los precios unitarios o las condiciones pactadas en el contrato y sus anexos.
2.21.- Solicitudes de información faltante: planos o croquis, especificaciones, requisitos especiales, etc.
2.24.- Solicitudes de "ordenes de trabajo" para que se determinen precios unitarios faltantes.
2.32.- Observaciones, solicitudes o inconformidades respecto a las ordenes a las que se refiere el inciso
anterior.
2.33.- Aclaraciones u objeciones a las anotaciones de la supervisión respecto a falta de materiales, equipo
o personas en la obra, falta de cumplimiento de las especificaciones o procedimientos de construcción
inconvenientes.
2.34.- Mal tiempo, falta de materiales a cargo de PEMEX, paros obligatorios otras circunstancias que, a
juicio del contratista se aparten de lo previsto en el contrato o en los análisis de precios unitarios
apropiados.
2.35.- Solicitud de elementos, servicios, facilidades o permisos necesarios para llevar a cabo la obra en
forma normal.
2.41.- Acuse de recibo de ordenes relativas a presupuesto y programa de obra, o modificaciones de los
mismos.
2.42.- Causas de demora no imputables al contratista y solicitudes de ampliación de plazo y/o modificación
del programa de obra.
2.43.- Aclaraciones e inconformidades respecto a las observaciones hechas por la supervisión sobre
demoras y falta de cumplimiento del programa.
3.1.- EN GENERAL:
Observaciones que deba hacer a la supervisión, acuerdos tomados con esta, circunstancias que observe
en la obra y que ameriten acción correctiva, ordenes y solicitudes de información para el análisis de
precios unitarios y comentarios pertinentes respecto a las observaciones hechas por el contratista o la
supervisión en particular, las que se inician a continuación.
3.26.- Falta de autorización o acuerdo escrito para realizar trabajos por administración.
3.27.- Ordenes al contratista para que presente proposiciones y análisis de precios unitarios de obra.
3.33.- Procedimientos de construcción objetables o diferentes a los estipulados en los conceptos de obra
del anexo "c" del contrato.