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INFORME DE SUPERVISIÓN DE CONTRATO No. 168 DE 2019

Prestación de Servicios x Informe No. 03
Suministros
Tipo
Obra ¿Cuál? ________________
Otro
Fecha de perfeccionamiento 26 DEJUNIO DE 2019
Contratista ZAIRA LILIANA JIMENEZ CHILITO
FORTALECIMIENTO A LA SECRETARÍA DE PLANEACIÓN
TERRITORIAL Y DESARROLLO ECONÓMICO COMO APOYO
TÉCNICO EN EL ÁREA AMBIENTAL Y EN LA DEPENDENCIA DE
GESTIÓN DEL RIESGO Y ATENCIÓN DE DESASTRES DEL
Objeto MUNICIPIO DE SAN AGUSTIN HUILA
Clase de adjudicación DIRECTA
Ficha SUIFP- TERRITORIO No. 2018416680083
Fecha de iniciación 1 de julio de 2019.
A PARTIR DE LA SUSCRIPCION DEL ACTA DE INICIO HASTA EL
Plazo Inicial 20 DE DICIEMBRE 2019.
Valor Inicial SEIS MILLONES SEISCIENTOS MIL PESOS ($6.600.000).
EL MUNICIPIO cancelará el valor del contrato de la siguiente manera:
a) Un primer pago por comprendido entre el 01 de julio al 31 de julio
de 2019 por valor de UN MILLON CIEL MIL PESOS PESOS
($1.100.000) MCTE b) Cinco pagos iguales por valor de UN MILLON
CIEL MIL PESOS PESOS ($1.100.000) MCTE por los meses de
agosto, septiembre, octubre, noviembre y diciembre, del primer pago
se descontará lo concerniente a las estampillas pro cultura, adulto
mayor y otros para que el MUNICIPIO pueda adelantar los trámites
administrativos para el pago, el contratista debe acreditar previamente
el cumplimiento de los requisitos de pago, tales como la certificación
expedida por el supervisor del contrato, en la que acredite el
cumplimiento a entera satisfacción del objeto y obligaciones del
contrato en el respectivo periodo y la cancelación de los aportes a la
seguridad social: salud, pensión y riesgos laborales, informe de
actividades ejecutadas, acta de pago parcial, documento de cobro
correspondiente con el cumplimiento de los requisitos fiscales y
legales, acreditación de encontrarse a paz y salvo con el pago
oportuno al sistema de seguridad social, en las condiciones, plazos y
porcentajes exigidos por la normatividad vigente, en donde se deberá
presentar documento recibo de pago o planilla única de pago del mes
o meses correspondientes a la fecha de presentación de la factura o
cuenta de cobro) que acredite encontrarse a paz y salvo. El pago
deberá haber sido realizado dentro del plazo establecido por el
Estado para realizar dicho pago, así como los demás documentos
Forma de pago necesarios para el pago.
Interventor y/o Supervisor SECRETARIO DE PLANEACIÓN
No. CDP 2019000439 de fecha 21 de junio de 2019
2019000504
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Rubro Presupuestal 23171101

Descripción del rubro FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL VIGENCIA 2019.

1. RESUMEN DE ACTIVIDADES

1- Realizar visitas técnicas de inspección solicitadas por la comunidad, ante situación y/o
eventos, que representen algún tipo de riesgo, dando asesoría y dictamen de solución.

De acuerdo a las obligaciones del contrato 168 de 2019, el contratista desarrolló las siguientes
actividades: En el periodo comprendido desde el 01 hasta el 30 de septiembre de 2019 se redirección a
la oficina de Gestión del Riesgo 22 oficios, de los cuales 02 oficios de solicitudes por visitas técnicas
oculares por ola invernal, vendaval, emergencias y/o viviendas en riesgo; a continuación, se manifiestan
el estado actual de los mismos de acuerdo a las inspecciones realizadas por el contratista.

NO. ESTADO
RADICADO
Solicitud de Visita técnica ocular a petición de la señora Melba Hoyos por
4972 vivienda en Riesgo, el cual se vio afectado por un vehículo, de esta manera la
propietaria debe realizar la subsanación de la parte afectada ya que en el
momento no se cuenta con proyectos futuros de Muros de Contención.
Solicitud de Visita técnica ocular a petición de la señora Flor de María Imbachí
5278 por vivienda en Riesgo, en el cual se evidencia deterioro estructural avanzado
de la vivienda. De esta manera es necesario realizar proceso de Reubicación,
sin embargo la propietaria no cuenta con los recursos necesarios para iniciar
proceso de Reubicación, será anexada en base de datos para proyectos
futuros de Viviendas en Riesgo.

2- Apoyo técnico a la interventoría (si es el caso) y/o supervisión a convenios y contratos,

asignadas a la dependencia.

De acuerdo a las obligaciones del contrato 168 de 2019, el contratista durante el periodo comprendido
del 01 hasta el 30 de septiembre el contratista se realizó supervisión del contrato 141 de 2019 con
objeto de: ADQUISICIÓN DE BIENES E INSUMOS PARA LA ATENCIÓN DE LA POBLACIÓN
AFECTADA POR DESASTRES; realizando visitas técnicas de seguimiento a entrega de ayuda
humanitaria a las personas nombradas a continuación:

Evidencias seguimiento ayudas

Usuarios Beneficiados Humanitarias

María Cenaida Tuquerrez

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Carolina Pino

María Angélica Alvear Rojas

María Magnolia Paz

Eliana Marcela Paz

Marleni Erazo Muñoz

3- Presentar informes de las visitas técnicas realizadas a la comunidad, al jefe directo y/o
a quien los solicite de la rama jerárquica.

En el periodo comprendido desde el 01 hasta el 30 de septiembre 2019 se hizo redirección a la oficina de

Gestión del Riesgo 19 solicitudes, de los cuales 02 fueron informes por visitas técnicas por ola invernal,
vendaval, emergencias y/o viviendas en riesgo. De esta manera, en cumplimiento al contrato el
contratista realiza informes de las visitas técnicas.

NO.
SOLICITANTE EVIDENCIAS
RADICADO

4972 Melba Hoyos

5278 Flor de María Imbachí

4- Apoyo técnico a comités, capacitaciones, campañas y demás actividades de la

dependencia de gestión del riesgo y atención de desastres.

En el periodo comprendido entre el 1 de septiembre y el 30 de septiembre el contratista realiza las

siguientes actividades en la dependencia de Gestión del Riesgo y Atención de Desastres así:

 El día
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05 de septiembre en horas de la tarde el contratista participó en reunión técnica en la Oficina de

Gestión del Riesgo, en la cual se desarrolla el caso de las familias residente en el barrio San
José. La reunión finaliza con compromisos adquiridos por las dos partes afectadas el cual se
evidencia en el acta anexada a este informe.

 El día 11 de septiembre el contratista realizó él envió del acta ordinaria Nª 12 al departamento

con el fin de informar la socialización de eventos, emergencias o acuerdos presentando en el
comité mediante radicado de salida AC-123-3459.

 El día 17 de septiembre en la Oficina de Almancen el contratista participó en la reunión

pogramada para realizar seguimiento a contratos suministros 2018 – 2019, con el fin de
evidenciar que los soportes a contratos reposen correctamente. De esta manera no se logro
cumpli con lameta,otorgando un plazo para continuar la revisión.

 El día 18 de septiembre en horas de la mañana el contratista realiza la primera Revisión de

soportes a contratos de suministros de ayuda humanitaria de acuerdo a reunión del 17 de
septiembre.

 El día 18 de septiembre en horas de la tarde el contratista hace entrega de comunicado para

solicitud de Plan de Emergencia Sitio Turístico La Pelota. El cual fue aceptado por parte de
trabajadores del lugar, con el fin de realizar visita de inspección del lugar.

 El día 18 de septiembre el contratista realiza Visitas técnicas por árbol en riesgo en la zona rural
del Municipio de San Agustín con el acompañamiento de funcionarios de la Oficina del DAMA.

 El día 19 de septiembre en el trascurso del día el contratista realiza Segunda Revisión de

soportes a contratos de suministros de ayuda humanitaria. En el cual era necesario revisar
salidas de almacén y realizar búsqueda de solicitud de ayuda humanitaria dirigido a la Oficina de
Gestión del Riesgo.

 El día 23 de septiembre en horas de la tarde en las instalaciones de la Oficina de Gestión del

Riesgo el contratista participa en Reunión para el octavo Simulacro con los integrantes CMGRD,
con el fin de definir: PMU, entes involucrados, vías cerradas y demás acciones a tener en cuenta
para lograr atender la emergencia debidamente.

 El día 24 de septiembre en horas de la mañana el contratista participa en la Capacitación

Simulacro en las instalaciones de la Sede La Argentina con los estudiantes de sexto a noveno,
con el fin de brindar conocimiento en camillaje y de que se hagan partícipe en el simulacro para
estar atentos ante cualquier eventualidad. La capacitación se llevó a cabo gracias al
acompañamiento del Cuerpo de Bomberos Voluntario de San Agustín.

 El día 24 de septiembre en horas de la tarde el contratista participa en la Capacitación Simulacro

en las instalaciones Institución Educativa La Argentina Sede Sevilla con los estudiantes de
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noveno a once y docentes, con el fin de brindar conocimiento en camillaje y de que se hagan
partícipe en el simulacro para estar atentos ante cualquier eventualidad. La capacitación se llevó
a cabo gracias al acompañamiento del Cuerpo de Bomberos Voluntario de San Agustín.

 El día 25 de septiembre en horas de la tarde el contratista participa en la Capacitación

Simulacro en las instalaciones Institución Educativa Los Cauchos sede Los Cauchos con los
estudiantes de cuarto a quinto, docentes y padres de familia con el fin de brindar conocimiento en
camillaje y de que se hagan partícipe en el simulacro para estar atentos ante cualquier
eventualidad. La capacitación se llevó a cabo gracias al acompañamiento del Cuerpo de
Bomberos Voluntario de San Agustín.

 El día 26 de septiembre en horas de la mañana el contratista participa en la el contratista

participa en la Capacitación Simulacro en las instalaciones Institución Educativa Obando con los
estudiantes de decimo y la docente Lilia Nancy con el fin de brindar conocimiento en camillaje y
de que se hagan partícipe en el simulacro para estar atentos ante cualquier eventualidad. La
capacitación se llevó a cabo gracias al acompañamiento del Cuerpo de Bomberos Voluntario de
San Agustín.

 El día 26 de septiembre en horas de la mañana el contratista participa en la Capacitación

Simulacro en las instalaciones Institución Educativa Carlos Ramón Repizo Cabrera con los
estudiantes de decimo y la docente Lilia Nancy con el fin de brindar conocimiento en camillaje y
de que se hagan partícipe en el simulacro para estar atentos ante cualquier eventualidad. La
capacitación se llevó a cabo gracias al acompañamiento del Cuerpo de Bomberos Voluntario de
San Agustín.

 El día 27 de septiembre en horas de la mañana el contratista participa en el pre simulacro en las

instalaciones Alcaldía Municipal, con el fin de dar a conocer: Rutas de evacuación, punto de
encuentro pero ante todo mantener la calma cuando se presente alguna eventualidad. El pre
simulacro fue organizado por brigadistas los cuales son funcionarios en la administración, dando
como resultado una evacuación inmediata.

 Los días restantes se realiza elaboración de informes, respuestas, atención la comunidad,

actualización de base de datos.

5- Apoyo técnico al Plan de Gestión Integral de Residuos Sólidos PGIRS y al Programa de

Uso Eficiente y Ahorro del Agua PUEEA en la Oficina de Desarrollo Agropecuario y
Medio Ambiente DAMA.

En el periodo comprendido entre el 1 de septiembre y el 30 de septiembre el contratista realiza las

siguientes actividades en la dependencia de Desarrollo Agropecuario y Medio Amiente DAMA así:
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 El día 02 de septiembre en horas de la mañana el contratista realiza acompañamiento en la

vitrina Agro productiva en la Plaza Cívica, la vitrina contó con la participación de IPS HORIZOES
con el fin de incentivar a la comunidad establecer los hábitos alimenticios.

 El día 10 de septiembre en horas de la mañana el contratista participa en la reunión en

cumplimiento de la agenda ambiental para dar inicio a la Sexta campaña de recolección de
Residuos de aparatos eléctricos y electrónicos, en la cual se logró organizar lugares en los que
se busca realizar la recolección; de igual manera se trató el tema de COLECTA en el que se
busca dar comunicado a los presidentes de junta para que los envases de plaguicidas tengan un
centro de acopio provisional para poder realizar la debida recolección.

 El día 10 de septiembre en horas de la tarde el contratista lleva a cabo divulgación sexta

recolección RAEE`s en las instalaciones de la Alcaldía Municipal para los funcionarios, con el fin
de dar a conocer el impacto ambiental generado por la incorrecta disposición de residuos sólidos
peligrosos. De esta manera, los funcionarios recibieron de manera atenta los residuos los cuales
será llevados a la Oficina del DAMA.

 El día 11 de septiembre en horas de la tarde el contratista realiza elaboración publicidad sexta

Campaña RAEE`s, con el fin de dar a conocer en zona urbana y rural la recolección de residuos
peligrosos. El punto de recolección es el parqueadero Municipal a partir del 16 de septiembre
hasta el 04 octubre.

 El día 12 de septiembre en horas de la mañana el contratista realiza Divulgación Sexta

Campaña RAEE`s Locales San Agustín con el acompañamiento de Fuerte de Carabineros en
cumplimento al Plan de Gestión Integral de Residuos Sólidos.

 El día 13 de septiembre en horas de la mañana el contratista realiza campaña de aseo vía

Parque Arqueológico con el apoyo de Fuerte de Carabineros, Defensa Civil, Cuerpo de
Bomberos, ICANH. El cual no se cumplió con la meta prevista a falta de participación de la
comunidad, sin embargo está a la espera de nueva fecha para programar y finalizar de manera
eficiente la limpieza

 El día 14 de septiembre el contratista realiza siembra de 60 árboles (Nacedero, Guayacán,

Ceiba, Guadua) con la Colectiva Juvenil, Fuerte de Carabineros DAMA con el fin de otorgar un
túnel vegetal atractivo a la comunidad y demás turistas que transitan la vía.

 El día 23 de septiembre en horas de la mañana en la Plaza cívica el contratista crea punto de

recolección en el día para residuos RAEE`s para que la comunidad haga entrega de los mismos.
Con el
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acompañamiento de Fuerte de Carabineros, ESP el cual se recolecto pilas y baterías.

 El día 26 de septiembre en horas de la mañana en el Centro Poblado de Obando el contratista

realiza recolección de residuos eléctricos y electrónicos para que la comunidad evite arrojarlos en
fuentes hídricas. La recolección se llevó a cabo con el acompañamiento de Fuerte de
Carabineros, ESP el cual se recolectó bombillas, televisores. De igual manera en horas de la
tarde se realizó la recolección en el Centro Poblado Los Cauchos, esta vez con Empresa de
Servicios Publico donde se cumplió con la meta propuesta.

 Los días restantes se realiza elaboración de informes, respuestas, atención la comunidad.

6- Demás que requiera el supervisor del contrato.

 El día 06 de septiembre en horas de la tarde el contratista participa en la séptima reunión

ordinaria de equipo a petición de supervisor del contrato para temas relacionados actividades y
compromisos finales.

 Se estuvo a disposición de demás actividades que requiera el supervisor del contrato.

REGISTRO FOTOGRÁFICO
02/09/2019 Apoyo técnico en Vitrina Agropecuaria.

05/09/2019 Reunión técnica Barrio San José

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06/09/2019 Reunión de equipo

10/09/2019 Reunión Colecta y RAEE`s

10/09/2019 Divulgación sexta recoleccion RAEE`s Alcaldía Municipal

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11/09/2019 Divulgacion 8ª Simulacro de Respuesta a Emergencias Alcaldia Municipal

11/09/2019 Elaboración publicidad sexta Campaña RAEE`s

12/09/2019 Divulgación Sexta Campaña RAEE`s Locales San Agustín

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13/09/2019 Campaña de aseo vía Parque Arqueológico

14/09/2019 Siembra de arboles Colectiva Juvenil

17/09/2019 Reunión seguimiento a contratos suministros 2018 - 2019

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18/09/2019 Primera Revision de soportes a contratos de suminitros de ayuda humanitaria.

18/09/2019 Entrega de comunicado para solicitud de Plan de Emergencia Sitio Turistico La

Pelota
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18/09/2019 Visitas técnicas por árbol en riesgo,

19/09/2019 Segunda Revision de soportes a contratos de suminitros de ayuda humanitaria

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23/09/2019 Campaña recolección RAEE`s plaza civíca

23/09/2019 Reunión para el octavo Simulacro con el CMGRD

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24/09/2019 Capacitación Simulacro Sede La Argentina

24/09/2019 Capacitación Simulacro Institución Educativa La Argentina

25/09/2019 Capacitación Simulacro Institución Educativa Los Cauchos

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26/09/2019 Capacitación Simulacro Institución Educativa Obando

26/09/2019 Recolección Residuos RAEE`s Centro Poblado Obando.

26/09/2019 Capacitación Octavo Simulacro Institución Educativa Carlos Ramón Repizo Cabrera
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27/09/2019 Participación Presimulacro Alcaldia Municipal

2. INFORME DE EJECUCIÒN DEL CONTRATO

 Porcentaje de Ejecución %
 Estado Financiero del Contrato:

Relación De Pagos Fecha Valor

2019000946 correspondiente al
periodo comprendido entre el 01 15/08/2019 1,100,000
de julio al 31 de julio de 2019.
2019001142 correspondiente al
periodo comprendido entre el 01 13/0972019 1,100,000
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de agosto al 31 de agosto de 2019.

3. CERTIFICADO DE CUMPLIMIENTO
Como supervisor del contrato CERTIFICO que el contratista SI _X_ NO__ Cumplió a cabalidad con las obligaciones
y el objeto del contrato No.168 de 2019, en el periodo indicado, por lo tanto, SI _x_ NO__ se autoriza la realización
del pago.

Justificar por qué no fue recibido a satisfacción: __________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________
INCUMPLIMIENTO DEL CONTRATISTA O PROBLEMAS EN LA EJECUCIÓN ATRIBUIBLES AL CONTRATISTA:
Describir sucintamente los hechos de incumplimiento y las acciones emprendidas: _____________
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________

4. PAGO A REALIZAR

TIEMPO DE EJECUCIÓN O LABORADO VALOR A CANCELAR

Del 01 de septiembre de 2019 al 30 de $1.100.000
septiembre de 2019
Observaciones:

Fecha de Elaboración: 07/10/2019

Firma:

Nombre: NIXON GERMAN DIAZ MUÑOZ

Cargo: Secretario De Planeación Territorial Y Desarrollo Económico

Interventor y/o Supervisor