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OBJETIVOS DE APRENDIZAJE
CONCEPTOS PROYECTOS
Portafolio
Conjunto de proyectos o programas y otros tipos de trabajos que se agrupan para facilitar la
dirección eficaz de ese trabajo para cumplir con los objetivos estratégicos del negocio.
Programa
Proyecto
Un proyecto es una tarea temporal que se lleva a cabo para crear un bien o servicio único
Sub-Proyecto
Un elemento más pequeño de un proyecto grande que todavía puede ser dirigido como un
proyecto en sí mismo
Hasta llegar a:
CARACTERÍSTICAS DE UN PROYECTO
• Tienen perfectamente definidos: su alcance, sus límites presupuestarios, los productos finales,
así como una serie de recursos asignados.
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• Son dirigidos de manera directamente proporcional a su envergadura, complejidad e
importancia crítica.
ROLES EN UN PROYECTO
Patrocinador Ejecutivo
• Financian el proyecto
Director de Proyectos
• Gestionar el plan de trabajo general a fin de garantizar que las tareas necesarias sean asignadas
y completadas en el periodo de tiempo establecido y con el presupuesto disponible.
• Comunicar de manera proactiva, toda la información relacionada con el proyecto a todos los
participantes involucrados.
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• Gestionar proactivamente el alcance del proyecto, a fin de garantizar que sólo lo acordado y
nada más que lo acordado, sea realizado, y en caso de que existan cambios aprobados mediante
el proceso de gestión de alcance.
• Definir y reunir datos para métricas de desempeño: Con el fin de obtener una idea del estado
de avance del proyecto y establecer si los productos finales específicos son de calidad óptima.
• Trabajan de manera directa en la creación de los productos finales específicos que sean óptimos
METODOLOGÍA
• Incluye buenas prácticas de trabajo repetibles, formatos, y el conocimiento previo que ha sido
acumulado.
• Genera un entorno bien orientado que habilita e incrementa las posibilidades de éxito.
• Aplicada flexiblemente
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¿POR QUÉ? ¿QUIÉN?
Estructura ¿CUÁNTO?
Problema organizacional
Visión – Misión
Objetivos Presupuesto
Plan Personas
Materiales
Equipamiento
Matriz de responsabilidad
¿QUÉ? Pedro María Juan ¿CUÁNDO?
EDT
1 R C I
Agenda
2 R A I
Mes 1 Mes 2 Mes 3
3 R I R
1
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¿CÓMO? 3
¿RIESGOS? ¿ADQUISICIONES?
¿INTERESADOS?
ALCANCE
SOSTENIBILIDAD COSTE
CALIDAD
ACEPTACIÓN
PLAZO
DEL CLIENTE
FUENTE: Lledó, Pablo. (2014). Gestión Lean y ágil de proyectos. Trafford: USA
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ENFOQUES EN LA GESTIÓN DE PROYECTOS
PROCESOS Y CONTROL
DE GESTIÓN
VELOCIDAD Y VALOR AL
CLIENTE
ACELERAR sin agregar
costos ni reducir la
calidad
LOGRAR EFICIENCIA
eliminando excesos
Existen dos enfoques para la gestión de proyectos, el estructurado y basado en procesos y control
de la gestión, su expresión más completa y detallada se da en el PMBOK "Project Management Body
of Knowledge“ (Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos) - 6°Edición. Contiene 49
“procesos “ubicados dentro de 10 “Áreas de Conocimiento”: Integración, Alcance, Tiempo, Costos,
Calidad, Recursos, Comunicación, Riesgos, Adquisiciones, Interesados; 5 “Grupos de Procesos” para
la Dirección de Proyectos: Inicio, Planificación, Ejecución, Control, y Cierre. Cada “proceso” cuenta
con sus respectivas técnicas, el trabajo del Director de Proyecto, es identificar y secuenciar dichos
procesos y técnicas, para cumplir de manera exitosa con las 6 restricciones ya mencionadas.
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Inicio Planificación Ejecución Control Cierre
Gestión de la Integración 1, Desarrollar el Acta de 3, Desarrollar el Plan para la 27. Dirigir y Gestionar el trabajo 37. Monitorear y 49, Cerrar el Proyecto o Fase
constitución. Dirección del Proyecto. del Proyecto. Controlar el trabajo del
28, Gestiona el Conocimiento del proyecto..
Proyecto 38. Realizar el Control
Integrado de Cambios.
Gestión de los Costos 18. Planificar la Gestión de 41. Controlar los costos.
- costos.
¿Cuánto? 19. Estimar los costos.
23. Determinar el presupuesto.
Gestión de la Calidad 24. Planificar la Gestión de la 35. Gestionar la Calidad. 44. Controlar la Calidad.
– Calidad.
¿Qué tan bueno?
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Inicio Planificación Ejecución Control Cierre
Gestión de los Recursos 17. Planificar la Gestión de los 30, Adquirir recursos. 45. Controlar de los
– Recursos. 31. Desarrollar el Equipo. Recursos.
¿Quién? 20, estimar los Recursos de las 32, Dirigir el Equipo.
Actividades.
Comunicación – 25. Planificar la Gestión de las 33. Gestionar las 42. Monitorear la
¿Por qué? Comunicaciones. comunicaciones. Comunicaciones.
Riesgos 12. Planificar la Gestión de los 36, Implementar la Repuesta a 43. Monitorear los
– riesgos. los Riesgos riesgos.
¿Qué tan incierto? 13. Identificar los riesgos.
14. Realizar el Análisis cualitativo
de riesgos.
15. Realizar el Análisis
cuantitativo riesgos.
16. Planificar la respuesta a los
riesgo.
Adquisiciones - 26. Planificar la Gestión de las 34. Efectuar las Adquisiciones. 48. Controlar las Cerrar Adquisiciones.
¿Cómo? Adquisiciones. Adquisiciones.
Interesados 2, Identificar a los 4, Planificar el Involucramiento 29. Gestionar la Participación de 39. Monitorear el
¿Quiénes? interesados. de los Interesados. los Interesados. Involucramiento de los
Interesados.
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El otro enfoque vale decir complementario al estructurado, es de las metodología Lean y Ágil de
proyectos, buscan velocidad y crear valor al cliente, es decir un flujo continuo de valor al cliente;
se orientan a acelerar el proyecto sin agregar costos ni reducir la calidad y logran la eficiencia
eliminando excesos.
Recordar que valor es el equilibrio percibido entre lo que la gente consigue y aquello a lo que tiene
que renunciar para conseguirlo.
Parálisis en la toma de decisiones.- Una NO decisión genera un bache de tiempo, que puede
ser peor que una mala decisión.
Ciclos de aprobación recurrente – múltiples aprobaciones burocráticas.- Las áreas funcionales
comentan los cambios propuestos por los demás, y como deben demostrar que no son menos
que los demás, también descubren algo propio. La alternativa es incluirles en etapas tempranas
y si no aportan valor no darles ese poder.
Formalidad de documentos.- Hay que avanzar con buena información preliminar, el resto
resolverlo con una fuerte gestión de cambios.
Reuniones Regulares.- Efectuarlas solo si hay algún intercambio de valor para el proyecto o para
el cliente. En fases iniciales del proyecto son normales semanales, luego hay que espaciarlas.
Colas.- Ojo se ha creado un cuello de botella, debido a una restricción que puede ser política u
de algún parámetro, por lo que la demanda es mayor que la capacidad instalada, por lo que hay
que gestionarla porque son otro bache de tiempo que retrasa el proyecto, una manera de
gestionarla es asignar turnos para que el personal no atendido pueda seguir laborando en el
proyecto.
Dueños de la información.- Crear mecanismos donde los avances de un proyecto no dependan
de una persona en particular.
¡combinación de las anteriores!
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Falta y exceso de información.- Se da por no juntar toda la información necesaria para conocer
las necesidades del cliente, hay que evitar los extremos, contar desde un inicio con la
información necesaria y suficiente.
Distancia físicas.- A mayor distancia física, menor es la probabilidad de comunicarse, por lo que
se recomienda colocar lo más cerca posible a los miembros del equipo.
Pobre elección de los medios.- ¿la comunicación es unidireccional o bidireccional?, ¿cuántos
emisores – receptores hay involucrados?, ¿qué ancho de banda necesitamos es decir la cantidad
de información?. Las respuestas a estas preguntas permiten decidirse por: teleconferencia,
videoconferencia, e-mail, documento, o carta formal.
LOS 10 MANDAMIENTOS
(FUENTE: Lledó, Pablo. (2014). Gestión Lean y ágil de proyectos. Trafford: USA)
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flexibilidad para incorporaciones dentro del marco de la etapa acordada; mantener
abiertas las etapas pre-acordadas el mayor tiempo posible;
Usar herramientas para aclarar las necesidades del cliente: feedback interactivo entre
diseñadores y cliente, prototipos preliminares construidos en base a prueba y error con
los clientes, involucrar a la alta gerencia en el proyecto, diseñadores realizan y utilizan
el producto en desarrollo de la misma forma que lo haría el consumidor final.
6. Codiciarás los métodos visuales.-
Comunicar excepciones en la ejecución del proyecto con métodos gráficos, usando
colores, figuras, símbolos, tablas, prototipos, entre otros, que quede claro lo que se
quiere comunicar y lo que se va hacer al respecto.
7. No matarás los métodos estándares.-
Hubo ya una curva de aprendizaje en los 49 procesos y sus técnicas, dejar la creatividad
para cosas más importantes. El Project Management Institute (PMI), desarrolló una
serie de procesos para la dirección eficiente de proyectos, contenidos en el Project
Management Body of Knowledge (PMBOK). Los métodos estándares ahorran costos y
tiempo, para que estos recursos puedan ser usados más eficientemente para crear
valor.
8. No provocarás largas esperas.-
Trabajar con turnos y reservas, no hacer perder tiempo del proyecto.
9. No olvidarás los recursos críticos.-
Incluir los riesgos de recursos y tecnológicos, es decir el uso de nueva tecnología;
Adicional al método de la ruta crítica, suele ser más importante tener en cuenta cuáles
son los recursos críticos asociados a las actividades, que si esa actividad está o no en la
ruta crítica.
Planifique los próximos tres meses con detalle, el resto que sea a nivel agregado.
Formule el calendario para ejecutar las tareas de alto riesgo lo más pronto posible.
Llevar un control periódico sobre el estado de avance de cada una de estas actividades,
y planificar las mismas con reserva de tiempo para contingencia, para eventuales
contingencias de retrasos.
Herramientas: definir entregables parciales, auditoría en obra, videos, fotos,
En servicios informar 20% de avance si ya comenzó la actividad y el otro 80% solamente
si ya terminó la actividad.
10. Santificarás los proyectos prioritarios.-
Evitar las multitareas simultáneas, es ineficiente estar trabajando al mismo tiempo en
un proyecto y ser parte de un proceso, destinar al menos un medio día diario al
proyecto, de esta manera no se pierde la ilación de los que se está haciendo.
Planificar las actividades en base a prioridades, y además, planificar una reserva de
tiempo para contingencias. Esto significa que el empleado será asignado a tareas de alto
valor que deberán terminar antes de pasar a otra tarea o proyecto;
Poner filtros para impedir distracciones del equipo de su plan de trabajo, incrementa la
productividad de manera exponencial.
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