Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
tradicionales que el mismo adquiere para llegar a tener un mayor alcance en el público
objetivo.
La palabra evento proviene del latín eventos-casual, que significa lo que sucede
empresa o institución. Es una reunión planificada de personas que tienen algo en común
e intereses sobre un determinado tema y con un fin específico que es el objetivo del
evento.
1
El origen de los eventos se remonta al año 2,700 a.c en Delfos una ciudad de la antigua
Grecia, donde comenzaron a celebrarse las primeras ferias y es allí donde surgió uno de
los eventos deportivos más importantes de todos los tiempos, los Juegos Olímpicos en el
año 776 a.c en la ciudad de Olimpia. Posteriormente, los romanos tomaron de los
griegos ésta modalidad extendiéndola por toda Europa a medida que iban construyendo el
imperio.
potencial comercial y de este modo nacen las ferias bajo el liderazgo del Príncipe Alberto.
vulgarmente conocida como la “Expo del Cristal Palace”, así fue cómo surgió la primera
mundo inventado, un refugio de fantasía y tiempo festivo. Es decir que, los eventos se
Antonio Ezequiel Di Génova (1999) afirma: “un evento es una herramienta de gestión
táctica del área de Marketing y Relaciones Públicas donde se crea, planifica, organizan y
producen acontecimientos especiales. Las personas que asisten tienen algo en común
que son los intereses sobre un determinado tema de los participantes y tiene un fin
determinado que es el objetivo del evento”. (Di Génova, 2007, p. 203). Importa los
beneficios tanto sea para la prosecución de los objetivos comerciales o sociales como
2
La organización exitosa de un evento requiere de quien ha realizado muchos
acontecimientos especiales, de un sustento teórico que garantice que los objetivos que se
ciencia.
contacto directo y personalizado con una parte de la audiencia objetivo, afianzar lazos y
vínculos y para transmitir determinados conceptos y valores como ser cordialidad, calidez
en el trato, interés por nuestro públicos, entre otros. Asimismo, se puede trabajar para
puertas para contactar en tiempo real a clientes potenciales muy difíciles de persuadir, a
directo, email marketing) y que han resultado infructuosas. También puede resultar una
unidad funcional a los negocios en una empresa o representar una unidad de negocios.
que se espera que suceda en el evento, sino de todas aquellos hechos que no se pueden
pronosticar, que exceden al organizador, para las cuales siempre debe estar alerta y
3
preparado, como la posibilidad de lluvias en un evento programado al aire libre o la
negativa para los objetivos del evento, y en otras, puede resultar positiva. Bien
parte de la estrategia. Es aquí donde el responsable del evento debe sacar a relucir sus
Los imprevistos son la razón de que la organización de un evento, sea única e irrepetible,
Los eventos han demostrado ser una herramienta estratégica de comunicación a través
de las cuales las empresas transmiten mensajes que por su naturaleza consigue impactos
directos e interactivos con sus diversos públicos. Han dejado de ser simplemente
Estas herramientas manejadas con habilidad, pueden convertirse en nuestro mejor aliado
de la compañía.
Según Ferrer (1994), comunicar es llegar a compartir algo de nosotros mismos. Es decir,
es una cualidad racional y emocional específica del hombre que surge de la necesidad de
ponerse en contacto con los demás, cuando intercambia ideas que adquieren sentido o
4
significación de acuerdo con experiencias previas comunes. Aclara que la comunicación
es primordial ya que todo ser nace comunicándose, es necesaria ya que ningún ser vivo
puede vivir si comunicación y es múltiple porque reviste diversas formas que pasan por lo
oral y lo escrito.
punto de que las clásicas reglas de protocolo, los conocimientos básicos para llevar a
cabo un evento y las normas y tradiciones que se aplicaban hasta hoy ya no son
suficientes para culminar con éxito cualquier tipo de celebración. Por ello, es importante
aportar nuevas propuestas y actualizar técnicas y teorías obsoletas para meterse de lleno
imprescindibles para conseguir los objetivos que en estos tiempos buscan las
profesionales del sector, en algunos casos universitarios que capacitan y entrenan tanto
en aspectos teóricos como técnicos, dándose cuenta del gran potencial que significa
organizar eventos.
5
se limita a eso, sino que abarca cualquier acción que haya sido pensada estratégicamente
La tarea de un organizador de eventos implica mucho más que el hábil manejo de los
recursos físicos y materiales. Abarca actividades que exceden las de operar eficazmente
organización del evento, y por tanto, debe ser versátil, con gran capacidad de adaptación
al cambio, y con una mente muy flexible. No cabe la menor duda que debe ser creativo y
dejar su impronta personal en cada acto que organice. Debe ser eficaz en la resolución de
conflictos, tener habilidades de negociación y prestar atención a cada detalle del mismo,
entre otros.
manera dar a conocer los detalles del evento. En algunos casos deberá encargarse de la
6
elaboración de material de promoción, sea en revistas, periódicos, folletos, sitios web y
puede quedar librado al azar sin dirigir y ordenar. No existen dos eventos iguales por lo
que cada uno es único e irrepetible. Nunca se debe suponer nada, creer, entender o
del éxito o fracaso del emprendimiento. Es importante la planificación del mismo para un
eficaz desarrollo y poder cumplir con la expectativa del cliente y participantes. Puede
tanto desde afuera como consultor, como siendo empleado en la organización desde el
se le otorgue.
acuerdos con sponsors y partners que se hagan cargo de las negociaciones y llegue a un
La información que maneja a diario, la experiencia ganada en cada evento que organiza,
cualidades a considerar. Las directivas que pronuncie deben ser respetadas y entendidas
7
La organización de eventos se enmarca dentro de distintas industrias estratégicas como
es la industria turística, del entretenimiento y del ocio, la del deporte y la más atractiva, la
hablando de uno de los sectores más activos económicamente de este país, que necesita,
Habría que destacar que hasta ahora, en el ámbito de las empresas los eventos eran
organización. Son la pieza clave del plan, ya que van a permitir fijar los límites y las
dependerán del tipo de evento que se realice. Los objetivos son necesarios para
8
comunicar el plan a otros miembros de la organización, a las agencias y colaboradores
visión compartida del plan a todos los autores, que tomarán parte en su desarrollo e
implementación.
Masterman y Word (2005), proponen que los objetivos pueden alcanzar una gran
variedad de efectos diferentes por ejemplo desde el reconocimiento de una marca hasta
la compra y fidelidad.
evidente que cuanto mejor sea la labor de estudio y organización, menor es la posibilidad
de que se presenten problemas. A pesar de que este trabajo esté bien hecho, es
Los objetivos específicos pueden ir desde mejorar las relaciones con las empresas-
organización de eventos puede conseguir que el público tenga una experiencia que le
permita alcanzar los objetivos finales de comunicación sean modificar actitudes del
conocimiento.
Cada evento tiene un objetivo diferente, esto permite planificar la temática, ambientación,
escenografía, etc y para que sean realizables y deseables, tienen que estar más
enfocados y centrados en los contenidos del evento que en las cuestiones puramente
formales. Este planeamiento requiere un cambio muy notable respecto a lo que se hacía
9
hasta hace poco, que era otorgarle mayor importancia al lugar o espacio, el catering, la
exponerlos.
Los objetivos deben poder medirse de una forma cuantitativa: porcentaje de ventas
Con los objetivos definidos se trata que se concrete el tipo de acción propuesta, sea
Como se mencionó anteriormente existen varios objetivos fijados por cada empresa; pero
tres son los principales que no deben faltar en una organización: la reducción de costos,
actuales relaciones y para construir esa vital fuente de crear nuevos negocios. No hay
exposiciones, ferias y eventos. Por grande o pequeño que sea un evento, todos tienen
que tener una razón, motivo, causa o justificación por el cual se celebran. La carencia de
un objetivo, como cualquier acción humana, sería como no saber a donde el organizador
10
1.4 Herramientas tradicionales
Las competencias en el área de los eventos crecen cada día a gran escala y nace la
Surgen medios técnicos que se desarrollan y proporcionan nuevas herramientas para una
como una buena herramienta para transmitir mensajes complejos y para comunicarse de
forma más directa con sus públicos. El nivel tecnológico de los instrumentos de
comunicación se dispara y esto favorece cada vez más a los eventos. Las agencias
planificación completa.
Existe una gran cantidad de herramientas de las que hace uso esta disciplina, las cuales
la mayoría suelen ser utilizadas en cada evento. La creatividad, comienza a ser una
sociedad del consumo. Un evento debe tener una calidad organizativa y una puesta en
11
competencia. Lo que realmente impacta y diferencia un evento del otro es la creatividad
que hace posible que un evento sea excepcional y cumpla con sus objetivos. La
creatividad tiene que ser posible y analizable, traducida en ideas originales e innovadoras
La innovación, es otra herramienta fundamental donde se tiene que ser creativo para
docenas de conferencias y eventos y por este motivo el evento se debe destacar por
consistente. Son utilizadas para comunicar de una forma más directa que otras
herramientas más distantes. Por ello, deben buscar la interacción, en vez de una simple
aplicaciones que vinculan a otras redes, enviar mensajes a los fans, crear foros de debate
con consumidores potenciales para testear nuevos productos y anticipar tendencias, entre
Las redes sociales son otra herramienta importante utilizadas como instrumentos de
difusión, como son Facebook, la mejor red para promocionar un evento por el motivo que
permite crear una página del mismo, y comunicarse con los usuarios que asistirán.
Instagram es una gran elección cuando el diseño de los espacios o producto es el centro.
12
Sirve como canal de difusión de la imagen de la marca. Twitter es la red social que te
ayudará a generar más impactos. Porque permite dar difusión al contenido del evento
durante la celebración del mismo. Por último, Linkedin, Idónea si el evento se dirige a
en función del cargo y sector de los usuarios, permite buscar fácilmente eventos
eventos relacionados con la red de contactos que tenga el usuario como también la
Es fundamental que las organizaciones implementen a las redes sociales como canal de
objetivos. Se trata de vías de comunicación más directas, con mayores posibilidades para
obtener una respuesta inmediata, de conseguir mayor transcendencia con sus acciones.
organización de eventos, al igual que han cambiado los consumidores y el espacio en que
digitales.
En cuanto haya una decisión firme para celebrar el evento hay que asegurarse de que se
lance un sitio web atractivo e informativo en el menor tiempo posible y que se actualice a
13
El poder que adquirieron en los últimos tiempos los medios sociales es una oportunidad
vida después, donde los participantes hablen del mismo por un tiempo y no se olviden de
la experiencia vivida.
14
Bibliografía
Corbella, L (2011). Marketing 2.0 y las herramientas para rastrear las opiniones sobre las
empresas
https://www.puromarketing.com/10/9345/marketing-herramientas-para-rastrear-opiniones-
sobre-empresa.html
15