GUÍA TÉCNICA GTC

COLOMBIANA 19

1995-05-10

RELACIONES CLIENTES-PROVEEDORES.
CUESTIONARIO TIPO DE EVALUACIÓN PRELIMINAR
DE UN PROVEEDOR

E: SUPPLIER-CUSTOMER RELATIONS. TYPE

QUESTIONNAIRE FOR PRELIMINARY ASSESSMENT OF A
SUPPLIER

CORRESPONDENCIA: esta guía es equivalente a la NF X

50-168

DESCRIPTORES: relación cliente-proveedor; cuestionario

tipo

I.C.S.: 03.120.10

Editada por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC)

Apartado 14237 Bogotá, D.C. - Tel. 6078888 - Fax 2221435

Prohibida su reproducción
 PRÓLOGO

El Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación, ICONTEC, es el organismo nacional

de normalización, según el Decreto 2269 de 1993.

ICONTEC es una entidad de carácter privado, sin ánimo de lucro, cuya Misión es fundamental
para brindar soporte y desarrollo al productor y protección al consumidor. Colabora con el sector
gubernamental y apoya al sector privado del país, para lograr ventajas competitivas en los
mercados interno y externo.

La representación de todos los sectores involucrados en el proceso de Normalización Técnica

está garantizada por los Comités Técnicos y el período de Consulta Pública, este último
caracterizado por la participación del público en general.

La guía GTC 19 fue ratificada por el Consejo Directivo de 1995-05-10.

Esta norma está sujeta a ser actualizada permanentemente con el objeto de que responda en
todo momento a las necesidades y exigencias actuales.

En Consulta Pública el Proyecto se puso a consideración de las siguientes empresas:

AT Y T DE COLOMBIA MONÓMEROS COLOMBO VENEZOLANOS

CENTELSA S.A. S.A.
CYQUIM DE COLOMBIA P.V.C. GERFOR S.A.
E.E.B. RALCO S.A.
EXTRUCOL ROHMAND HAAS COLOMBIA S.A.
ICASA SANCELA S.A.
INCELT S.A. SHELL COLOMBIA S.A.
INTERPLÁSTICOS SIKA ANDINA
MINIPACK S.A. UNILEVER ANDINA

ICONTEC cuenta con un Centro de Información que pone a disposición de los interesados
normas internacionales, regionales y nacionales.

DIRECCIÓN DE NORMALIZACIÓN
GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA GTC 19

RELACIONES CLIENTES-PROVEEDORES.
CUESTIONARIO TIPO DE EVALUACIÓN
PRELIMINAR DE UN PROVEEDOR

1. OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN

El presente documento tiene por objeto proponer un método de evaluación que se utiliza en caso
que haya que seleccionar un proveedor, o para el examen de desempeño de los proveedores
que ya han sido aceptados.

Un cuestionario estándar para la evaluación de un proveedor (o de un abastecedor de servicios)

es la parte esencial del documento.

Dicho cuestionario, el cual es uno de los medios apropiados para facilitar la evaluación,

- identifica los elementos que le permiten al cliente hacerse una opinión acerca de la
aptitud general de un proveedor de satisfacer los requisitos exigidos

- implica, sobre todo, a los responsables de las siguientes funciones de la empresa:

suministros, compras, calidad

- suministra un marco general que se usa como guía o memorándum, pero que no
tiene por objeto servir de soporte a un sistema de cotización o al ajuste de
variación de precios

- puede entrar a formar parte en el marco de un tratamiento automatizado de la

información.

Actualmente es un bosquejo que el usuario puede disminuir o ampliar según

- las necesidades de su evaluación

- las particularidades de la empresa visitada

- el conocimiento previo que él pueda tener

- la organización de la empresa.

1
GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA GTC 19

El cuestionario podrá ser formulado nuevamente en función de estas exigencias particulares.

Nota. Si el espacio previsto para las respuestas no es suficiente, la empresa suministrará las informaciones exigidas en
el anexo del presente cuestionario.

2. REFERENCIAS

NTC-ISO 8402, Administración de la calidad y aseguramiento de la calidad. Vocabulario

NTC-ISO 9001, Sistemas de calidad - Modelo para el aseguramiento de la calidad en

diseño/desarrollo, producción, instalación y servicio posventa.

NTC-ISO 9002, Sistemas de calidad - Modelo para el aseguramiento de la calidad en producción

e instalación y servicio posventa.

NTC-ISO 9003, Sistemas de calidad - Modelo para el aseguramiento de la calidad en inspección

y ensayos finales.

NTC-ISO 10011-1, Directrices para la auditoría de sistemas de calidad. Parte 1: Auditoría

3. DEFINICIONES

En el marco del presente documento, se aplican las definiciones suministradas en la norma NTC-ISO 8402.

2
GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA GTC 19

4. IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA

Organización:............................................ No. de identificación del proveedor para el

.................................................................... cliente:............................................................
(Proveedor) (A llenar por el cliente)

El presente cuestionario ha sido Datos de la persona autorizada por el

diligenciado el....................................... cliente para establecer contacto con el
proveedor.
por:

Apellido: ................................................. Apellido: ............................................

Nombre: ................................................. Nombre: ............................................

Cargo: .................................................... Cargo: ...............................................

Teléfono: ................................................ Teléfono: ...........................................

Telex: ..................................................... Telex: ................................................

Fax: ........................................................ Fax: ...................................................

Dirección: ............................................... Dirección: ..........................................

................................................................ ...........................................................

Firma Firma

3
GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA GTC 19

Dirección Teléfono/Telex/Fax
Organización que constituye el objeto de
evaluación preliminar

............................................................................... Teléfono: .......................................................

............................................................................... Telex: ............................................................

Dirección: Fax: ...............................................................

..............................................................

...............................................................................

Ciudad:
...................................................................

Apartado Aéreo:
....................................................

Oficina de distribución:
.........................................

...............................................................................

Sede

Dirección: Teléfono: .....................................................

..............................................................
Telex: ..........................................................
...............................................................................
Fax: ............................................................
Ciudad:
..................................................................

Apartado Aéreo:
....................................................

Oficina de distribución:
.........................................

...............................................................................

Otro establecimiento/Oficina/Agencia (por

precisar)

............................................................................... Teléfono: ....................................................

............................................................................... Telex: .........................................................

Dirección: Fax: ............................................................

...............................................................

4
GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA GTC 19

Dirección Teléfono/Telex/Fax
...............................................................................

Ciudad:
...................................................................

Apartado Aéreo:
....................................................

Oficina de distribución:
.........................................

...............................................................................

5
GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA GTC 19

RAZÓN SOCIAL: ......................................................................................................................................................

ESTATUTO
JURÍDICO:.............................................................................................................................................

Está usted integrado a un grupo? si no

Cual? .........................................................................................................................................................................

Posee usted sucursales? si no

(si la respuesta es sí, indique sus nombres, direcciones y el porcentaje del capital invertido).

..................................................................................................................................................................................................

..................................................................................................................................................................................................

Representación en el extranjero: ............................................................................................................................................

..................................................................................................................................................................................................

Acuerdos con otras sociedades, cuales?: ..............................................................................................................................

..................................................................................................................................................................................................

Pertenencia a un Grupo de Interés Económico (G.I.E): .........................................................................................................

..................................................................................................................................................................................................

Principales accionistas:............................................................................................................................................................

Existencia de una casa matriz: ..............................................................................................................................................

Modificaciones previstas o eventuales del estatuto jurídico o de la afiliación (por ejemplo proyecto de fusión, cambio de
propietario): ..............................................................................................................................................................................

CAPITAL SOCIAL:
..................................................................................................................................................................

VOLUMEN DE VENTAS : .......................................................................................................................................................

Volumen anual de ventas para los 3 últimos ejercicios

Año: .............. V.V.: ................

Año: .............. V.V.: ................

Año: .............. V.V.: ................

Volumen de ventas exportado: ................................................................................................................................................

Porcentaje del volumen de negocios:

En el sector de actividad del cliente: .................................................................................................................................

En otros sectores de actividades: ...................................................................................................................................

6
GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA GTC 19

No. de REGISTRO DE COMERCIO/NIT:

............................................................................................................................

LUGAR DE REGISTRO:
..........................................................................................................................................................

FECHA DE FUNDACIÓN: ......................................................................................................................................................

PERSONAL EFECTIVO DE LA EMPRESA:

..........................................................................................................................

incluyendo: ................................... ejecutivos o similares,

.................................... supervisores o técnicos,
.................................... obreros o empleados.

Porcentaje del personal en las funciones:

- mercadeo: ....................................................... - comercial: ........................................

- diseño/desarrollo : ....................................................... - logística: ........................................
- métodos/industrialización: ........................................................
- producción: .......................................................
- compras: .......................................................
- terciario (contabilidad, administración, personal, sistemas, etc.): .......................................................................................

..................................................................................................................................................................................................

- Edad promedio: .....................................................................................................................................................................

- Antigüedad promedio: ...........................................................................................................................................................

- Porcentaje de personal provisional o temporal (administrativo o técnico) ...........................................................................

- Duración promedio de los contratos: ................................................................................................................................

AGREMIACIONES PROFESIONALES

(Indique los nombres y los datos de las agremiaciones profesionales a los cuales pertenece su empresa)

..................................................................................................................................................................................................

..................................................................................................................................................................................................

..................................................................................................................................................................................................

ORGANIZACIÓN GENERAL DE SU EMPRESA

(Reproducir aquí, o adjuntar el organigrama general de su empresa)

Precisar sobre dicho organigrama la localización geográfica de los diferentes establecimientos, servicios,
departamentos, etc.

7
GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA GTC 19

5. IDENTIFICACIÓN DE LAS ACTIVIDADES

5.1 LAS ACTIVIDADES

Principales sectores de actividades, a lo largo de los tres últimos ejercicios (ejemplo:

metalmecánica, alimentos, textil, aeronáutica, sector nuclear, química, etc.)
(Suministrar el volumen de ventas por sector y el de exportación)
..................................................................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................................................

Principales referencias correspondientes a los tres últimos ejercicios (Si usted lo estima
necesario podrá agregar en el anexo una lista de referencias sobre los clientes)
Organismos del sector público: ...............................................................................................................................................
..................................................................................................................................................................................................
Pequeña y Mediana Empresa...............................................................................................................................................
..................................................................................................................................................................................................

Grandes empresas: .................................................................................................................................................................

..................................................................................................................................................................................................

Principales logros de su organización

(Es necesario describir brevemente el total de las metas alcanzadas por su organización en
volumen de producción)
Naturaleza de las realizaciones (indicar, si es posible, el volumen disponible en un plazo determinado)
..................................................................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................................................................

Diseños y desarrollos previstos para los nuevos productos: .......................................................................................................

Producto (s)
¿Está el producto registrado en un catálogo?

..................................................................................................................................................................................................
¿Desde hace cuántos años, el producto en cuestión, ha sido fabricado?

..................................................................................................................................................................................................
¿Cual es la cobertura de la producción mediante las existencias (en días)?

..................................................................................................................................................................................................
¿Cual es la duración de la disponibilidad de las piezas de repuesto para el producto?

..................................................................................................................................................................................................
¿Cubre una compañía de seguros el riesgo de responsabilidad debido al producto?

..................................................................................................................................................................................................
Lista de los proveedores, tipos y orígenes de los materiales de base

..................................................................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................................................................

8
GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA GTC 19

Naturaleza de las actividades

Actividad
Su organización tiene ¿Subcontrata usted ¿En que
actividad para elaborar el al menos una parte establecimiento o
producto o procedimiento de esta actividad? establecimientos se
determinado efectúa dicha
contratación?

SI NO SI NO

Mercadeo --- --- --- --- .................

Diseño/estudios --- --- --- --- .................

Suministros/Compras --- --- --- --- .................

Control de los productos y de

los servicios
comprados --- --- --- --- .................

Métodos --- --- --- --- .................

Producción --- --- --- --- .................

Controles y ensayos a lo
largo de la producción --- --- --- --- .................

Controles y ensayos al
final de la producción --- --- --- --- .................

Despacho, entrega --- --- --- --- .................

Transporte --- --- --- --- .................

Montaje/Instalación --- --- --- --- .................

Puesta en funcionamiento --- --- --- --- .................

Posventa/Mantenimiento --- --- --- --- .................

5.2 MEDIOS DE PRODUCCIÓN

SI NO
Es la empresa propietaria: - ¿del terreno? o o
- ¿de los edificios? o o

Superficie ocupada por la organización objeto de la evaluación

. total: ...............m2
. cubierta: ...............m2
. oficinas: ...............m2
. talleres: ...............m2
. almacenes: ...............m2

9
GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA GTC 19

SI NO
¿Existen posibilidades de ampliación? o o
¿Existe una conexión a una red ferroviaria? o o
¿Existe un aeropuerto cercano? o o
(indicar la distancia: .........................................................................................................................)

Tipo de carretera entre el sitio de despacho y el de entrega (distancia en km)..........................................

........................................................................................................................................................................
Medio que utilizaría para enviar los productos.............................................................................................
........................................................................................................................................................................
Tiempo estimado de entrega de los productos por pedidos........................................................................
........................................................................................................................................................................
Potencia instalada: ......................................................................................................................................
Horario de trabajo: ...... h ........
Organización del trabajo en producción (continuo, equipos): ................................................................
........................................................................................................................................................................

Maquinaria

Composición:
...........................................................................................................................................................
...........................................................................................................................................................
Edad:
...........................................................................................................................................................

SI NO
¿Ejerce usted un mantenimiento correctivo? o o
¿Existe un programa de mantenimiento preventivo? o o
¿Existe un programa de mantenimiento predictivo? o o
¿Que relaciones utiliza usted para evaluar las capacidades
y el funcionamiento de sus máquinas? ................................................................
¿Existe control de los equipos de medición y de los ensayos? o o

SI NO
Existen: ¿locales con aire acondicionado? o o
¿salas disponibles? o o
¿locales especiales? o o
(precisar)...................................................................................................................

10
GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA GTC 19

SI NO
¿Se ha previsto que las inversiones sirvan para aumentar los medios
de producción? o o
¿Posee usted instalaciones o máquinas de alta tecnología (máquinas de
control numérico, láser, etc.)? o o
¿Permite la organización actual afrontar imprevistos? o o
¿Se ha previsto una nueva implementación de sus medios de producción? o o

5.3 ADMINISTRACIÓN Y ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD

¿Ha implementado disposiciones relacionadas con la administración de documentos normativos

y reglamentarios?

¿Dispone usted de un manual de calidad que describa las disposiciones adoptadas en materia de
administración o de aseguramiento de la calidad?

¿Ha implementado usted las disposiciones de aseguramiento de la calidad que respondan a los
requisitos de uno de los modelos siguientes?

SI NO

NTC-ISO 9001 o o
NTC-ISO 9002 o o
NTC-ISO 9003 o o

AUDITORÍAS DE CALIDAD REALIZADAS POR LOS CLIENTES

Suministrar la lista de los principales clientes que hayan realizado auditorías de calidad formales
en la empresa y precisar si dichas auditorías han sido efectuadas según la NTC-ISO 10011-1
..............................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................
.....................................................................................................................................................

¿Un auditor de calidad del cliente podrá tener acceso a diferentes locales de su organización con
el fin de llevar a cabo su misión? SI NO
o o

CALIFICACIONES Y CERTIFICACIONES EVENTUALES (nacionales e internacionales)

(Adjuntar una justificación de los certificados obtenidos)

- Del sistema de calidad:

Por tercera parte (organismo independiente): ................................................................

............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
por los principales clientes (precisar):...........................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................

11
GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA GTC 19

............................................................................................................................................

- del producto .....................................................................................................................

¿Posee usted productos que sean objeto de una marca o sello de conformidad o para los
cuales una marca o sello de conformidad está en curso de otorgamiento? SI NO
o o
..............................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................

- de otros elementos (personal y medios calificados)

..............................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................

PATENTES, LICENCIAS

¿Ha registrado usted las patentes o las licencias? Sí la respuesta es sí. Especifique cuáles.
..............................................................................................................................................................
........................................................................................................................................................

5.4 ORGANIZACIÓN COMERCIAL

¿Está compuesta de agentes comerciales, técnico-comerciales, de agentes que tienen

representaciones exclusivas o de aquellos que tienen varias representaciones o tareas
específicas?
..............................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................

SI NO
¿Existen agencias o concesionarios? o o

¿Dicha organización informa de antemano a sus clientes sobre los proyectos

de abandono de un tipo de producción? o o

¿Cual es su reacción ante el posible aumento de una demora debida

a un evento imprevisible (por ejemplo un incidente de producción,
de aprovisionamientos, informaciones sobre el cliente, solicitud
de derogación )?
..............................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................

12
GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA GTC 19

¿Los materiales se entregan acompañados de una etiqueta de instrucciones

generales y de esquemas (montaje, manejo, mantenimiento)? o o

¿Dichas instrucciones se redactan siempre en el idioma del país destinatario? o o

Si surgen incidentes sobre el material después de la entrega, lo cual se traduciría en un litigio o

exigiría los servicios asociados a dicho producto cuál es el procedimiento que debe seguir el
cliente, y cual es el tratamiento otorgado por el proveedor, teniendo en cuenta que el material
esté o no bajo garantía? ..................................................................................................................
..............................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................

¿Sobre que índices se construyen las fórmulas de revisión de los precios?

..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................

13
GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA GTC 19

DOCUMENTO DE REFERENCIA

ASSOCIATION FRANCAISE DE NORMALISATION. Relations Clients-Fournisseurs.

Questionnaire-type D'évaluation Préliminaire d'un Fournisseur. Paris, 1988, 11p (NF-X 50-168).

14