EXCEL TEMA 3 1

CONFIGURAR, REFERENCIAS

Para este tema, hacer uso del archivo Guía-Comercial, usado en el tema anterior. Este
archivo debe contener la información según la práctica del tema anterior.

CONFIGURAR PÁGINA
Bajo esta opción permite definir los parámetros básicos y necesarios para impresión.

Pulsar en el botón del extremo derecho del grupo Configurar página, para ingresar al panel
de este grupo.

Página. A través de esta ficha, se permite

definir la orientación del papel: vertical,
horizontal.
Ajuste de escala
Ajustar al: ____ % del tamaño normal, en
este botón se puede modificar el tamaño
de impresión si en algún momento
queremos que el área de impresión se ajuste, entre más bajo sea el porcentaje, igualmente
se reduce el tamaño de letra.
Ajustar a: __ páginas de ancho por ___ de alto, permite ajustar un área de impresión dentro
de un número determinado de páginas.
Tamaño del papel: especificar el tipo de papel a utilizar: carta, A4, oficio, etc
Calidad de impresión: 300 ppp, 600 ppp (puntos por pulgada)
Primer número de página: definir a partir de que numero debe comenzar a numerar, por
defecto es 1. Si escribe 3 significa que la primera hoja empieza en 3.

Márgenes. Especificar los respectivos márgenes de la hoja,

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Material creado por Orlando Ospina L.
Encabezado y pie de página.

Personalizar encabezado… los parámetros que se definan bajo este botón, aparecerán en
la parte superior de la hoja.
Personalizar pie de página… los parámetros que se definan bajo este botón, aparecerán en
la parte inferior de la hoja; por cualquiera de estos dos botones permite definir los siguientes,

Sección izquierda: lo que se inserte en espacio aparece impreso en la hoja por la parte
izquierda. En cada uno de estos espacios permite escribir o hacer uso de los botones que
aparecen en la barra de la parte superior.
En su orden de izquierda a derecha:
• Definir parámetros del tipo de la fuente. Por ejemplo, resaltar el texto USC y pulsar
este botón A.
• Inserta el número de página &[Pagina]. En la ventana muestra el comando, en el
momento de imprimir o por Vista preliminar genera el número respectivo.
• Genera números de página &[Paginas], muestra el número de páginas que tiene la
impresión.
• Muestra la fecha &[Fecha]
• Muestra la hora &[Hora]
• Muestra la ruta completa donde está ubicado (guardado) el archivo &[Ruta de
acceso]&[Archivo]
• Muestra el nombre del archivo &[Archivo]
• Muestra el nombre de la hoja de cálculo &[Pestaña]
• Permite insertar una imagen como encabezado, &[Imagen], al pulsar en este botón le
lleva a una ventana para establecer de donde desea insertar la imagen
• Formato de la imagen, al insertar una imagen permite darle algunos parámetros de
formato.
Paginas impares y pares diferentes. Activada esta opción, los encabezados realizados
aparecen intercalados entre páginas impares y pares.
Primera página diferente. Activado, la primera página no muestra los encabezados o pie de
página.
Ajustar la escala con el documento. Activado, ajusta los encabezados y pie de página
conforme al ajuste de escala que se haga al documento.
Alinear con márgenes de página. Los márgenes del encabezado y pie de página se alinean
conforme se ajusten en el documento.

REFERENCIAS
Relativas
Es aquella que, al copiar la celda de donde está escrita y pegarla en otra ubicación o al
utilizar "Autorrellenar", se ajusta automáticamente haciendo referencia a otras celdas.
Ejemplo, en la celda I6, al hacer la copia de esta celda hacia abajo, observar que las
siguientes celdas se ajusta automáticamente de acuerdo a la ubicación, en este caso las
filas cambian en razón a que la copia es vertical. (observar los números de las filas: H6, H7,
H8; …).
=BUSCARV(H6;R12:S18;2)
 =BUSCARV(H7;R13:S19;2)

=BUSCARV(H8;R14:S20;2)
Observar que el rango de la tabla de búsqueda (R12:S18), también comienza a cambiar
hacia abajo, por lo tanto en algunas celdas genera error.
Si se llegara copia la fórmula =BUSCARV(H6;R12:S18;2), hacia la derecha o izquierda, las
filas quedaran quietas, cambiarían de posición las letras (columnas).

Absolutas
Es aquella celda que, al copiarla de donde está escrita y pegarla en otra ubicación o al
utilizar "Autorrellenar", esta no se ajusta, queda bloqueada haciendo referencia siempre a
la misma celda. Estas celdas siempre van a tener antepuesto el símbolo $.
Ejemplo, pulsar clic sobre la celda H6, cuya fórmula es: =BUSCARV(H6;R12:S18;2), en la
barra de fórmulas seleccionar el rango R12:S18, luego pulsar la tecla F4. Observar que la
fórmula ha quedado =BUSCARV(H6;$R$12:$S$18;2).
Lo anterior significa que el rango de celdas $R$12:$S$18, ha quedado fijo (celdas absolutas)
o que normalmente se le denomina “amarrado”. Es decir, fijo con respecto a la fila y la
columna.
Nota: Cuando se hace uso de la tecla F4, al pulsar por primera vez, la referencia queda en
absoluto, ejemplo ($R$12). Pulsar por segunda vez, la referencia se convierte en mixta
(R$12, relativo la columna, fijo la fila). Pulsar una tercera vez, la referencia pasa a mixta
($R12, fijo la columna, relativo la fila). Pulsar una cuarta vez, la referencia pasa nuevamente
a relativa (R12).
Para efecto del ejemplo, sobre la celda H6, fijar el rango $R$12:$S$18, luego hacer la copia
de esta celda hacia abajo.

Mixtas
Es aquella que, al copiar la celda donde está escrita y pegarla en otra ubicación o al utilizar
"Autorrellenar", ajusta sólo la letra o el número de la referencia.
Si se le antepone el símbolo $ a la letra, queda bloqueada la columna, si es al número,
queda bloqueada la fila.
Bloquear la fila o columna, depende de las necesidades u operaciones dentro de la hoja de
trabajo. Ejemplo,
Cambiar en la celda I6, la fórmula de la siguiente forma =BUSCARV(H$6;$R$12:$S$18;2),
luego copiarla a la celda G6, esta se va a ver como =BUSCARV(F$6;$R$12:$S$18;2),
observe que, la columna H como está relativa cambia a F, las otras están absolutas, por ello
no cambian.
BUSCAR Y REEMPLAZAR
Esta herramienta te será especialmente útil cuando se trabaja con hojas electrónicas
grandes, en las que no abarca en la misma pantalla toda la información.
La función Buscar se complementa con la denominada Reemplazar, esta última permite tras
la búsqueda de un dato inicial cambiarlo por otro que le indique.
Sin importar donde esté ubicado el cursor, pulsar en la ficha Inicio, en el extremo derecho
aparece el botón,

Seleccionar Buscar,

También se puede ingresar a esta ventana pulsando las teclas Ctrl+B

Buscar: escribimos el carácter, número o texto a buscar
Opciones>>, permite definir otros parámetros,

Formato… establecer el formato bajo el cual debe buscar lo que se ha ingresado en

Buscar:
Dentro de: definir si ha de buscar en la hoja activa o todo el Libro, en caso de tener más
de una hoja.
Buscar: si la búsqueda debe ser de izquierda a derecha (por filas) o de arriba abajo (por
columnas)
Buscar en: si debe buscar dentro de fórmulas, valores o comentarios.
Coincidir mayúsculas y minúsculas. Al activar esta casilla la búsqueda se hace respectando
la escritura de la palabra o texto buscado, de lo contrario puede estar en minúscula o
mayúsculas.
Coincidir con el contenido de toda la celda. Al activar esta casilla significa que lo buscado
debe ser único en la celda.
Una vez definido los anteriores parámetros requeridos, se pulsa uno de los siguientes
botones,
Buscar siguiente, busca la primera coincidencia y ubica el cursor en esta celda,
Buscar todos, busca todas las coincidencias y despliega una ventana mostrando todas las
entradas encontradas. Por ejemplo, se busca la palabra Costos y al pulsar este botón,
muestra una ventana similar a la siguiente,

Al pulsar clic sobre uno de estos

resultados, el cursor se ubica en la
posición respectiva.
Es importante tener en cuenta que, si
ha seleccionado rangos u hojas, la
búsqueda se realiza dentro de estos rangos u hojas.

Reemplazar.
Permite buscar un carácter, valor o texto y reemplazarlo por otro.

Opciones>>, permite definir

los parámetros explicados
anteriormente,
Reemplazar todos, reemplaza
todos los resultados
encontrados en un solo proceso.
Reemplazar, permite ir reemplazando uno a uno.
Buscar todos, realiza una búsqueda de todas las coincidencias y muestra los resultados tal
como se explicó anteriormente, permitiendo pulsar clic sobre la referencia deseada y
reemplazar uno a uno si así lo desea.

FUNCIONES DE FECHA Y HORA

Para esta unidad, hacer uso del archivo Guía-comercial. Este archivo contiene información
preestablecida.

HOY()
Pulsar clic en la celda E3, luego pulsar sobre el botón del asistente de funciones Fx,
(insertar función) y buscar la función HOY(), esta función es de la categoría Fecha y hora,
no tiene parámetros, inserta la fecha actual (fecha que tenga el computador).

Cuando en una celda muestra un resultado como este: , es probable que el valor
resultante no cabe en la celda, por consiguiente, se debe proceder a ampliar el tamaño de
la columna.

FECHA
Ubicar el cursor en la celda D6. Nuevamente ingresar al asistente de funciones y buscar la
función FECHA,

Esta función permite ingresar cualquier

valor de fecha. Ingresar la fecha: Febrero
22 de 1990
Año: 1990
Mes: 02
Día: 22
• Pulsar Aceptar
• Para las demás, ingresar fechas al azar.
• Ubicar el cursor en la celda E6 e ingresar la fecha: septiembre 1 de 2010.
• Para las demás, ingresar fechas al azar.

AÑO
Devuelve el año, en valor entero, de una fecha establecida. Ubicar el cursor en la celda E6
y escribir:
=AÑO(D6). Observar que da como resultado 1990

MES
Devuelve el mes, en valor entero, de una fecha establecida. Sobre la misma celda E6,
escribir:
=MES(D6), da como resultado 2

DIA
Devuelve el día, en valor entero, de una fecha establecida. En la misma celda E6, escribir:
=DIA(D6), da como resultado 22

DIAS
Retorna la cantidad de días que hay entre dos fechas establecidas, ubicar el cursor en la
celda K6,
Fecha_inicial: celda o valor de fecha más
reciente (por interpretación debería ser D6)
Fecha_final: celda o valor de fecha más antigua

NSHORA
Ubicar el cursor en la celda F6 y buscar la función
NSHORA,
Esta función permite ingresar el valor de la hora
en un rango de 00 horas a las 24.
Para ingresar la hora de entrada: 7:10:25 AM
Hora: 7
Minuto: 10
Segundo: 25
• Pulsar Aceptar
• Ubicar el cursor en la celda G6 e ingresar la hora: 5:30 PM. Cuando se trata de horas
pasado el mediodía, se hace uso de la hora militar, para este caso sería:
Hora: 17
Minuto: 30
Segundo: 0
Es importante tener en cuenta que la celda debe tener formato de Horas.

AHORA
Devuelve la fecha y la hora actual (fecha del computador), con formato de fecha y hora.
Para efectos de practicar esta función, haga uso de la celda F7
Insertar la función: =AHORA(), observar que no tiene parámetros, por defecto inserta
la fecha y la hora actual.
Es importante tener en cuenta que la celda debe tener formato de Horas.

HORA
Devuelve la hora del día, en valor entero entre 0 a 23, de una hora establecida. Así, por
ejemplo.
Ubicar el cursor en la celda F8 y escribir =HORA(F6), debe mostrar únicamente el valor de
la hora, en este caso debe ser 7.
Es importante tener en cuenta que la celda debe tener formato de número.

MINUTO
Devuelve los minutos, en valor entero entre 0 a 59, de una hora establecida.
Ubicar el cursor en la celda F8: =MINUTO(F6), debe mostrar únicamente el valor de los
minutos.

SEGUNDO
Devuelve los segundos, en valor entero entre 0 a 59, de una hora establecida.
Ubicar el cursor en la celda F8: =SEGUNDO(F6), debe mostrar únicamente el valor de los
segundos.

CÁLCULOS CON FECHAS

Como realizar algunos cálculos haciendo uso de funciones de fecha y hora.

Edad en Días,
Ubicar el cursor en la celda K7 (si no desea borrar la formula anterior). La edad en días es
el producto de restar la fecha actual menos la fecha de nacimiento; por consiguiente,
ingresar la siguiente formula: =E3-D6
El valor resultante es días, en razón a que la función FECHA devuelve el número de serie
secuencial que representa una fecha determinada. Por ejemplo, la fórmula
=FECHA(2000;1;1), devuelve 36526, el número de serie que representa la fecha, o en otras
palabras, número de días que hay desde 1900/1/1 hasta 2000/1/1.

FRAC.AÑO
Calcula el número de años como fracción, entre dos
fechas establecidas. Ubicar el cursor en la celda L6 y,
buscar la función FRAC.AÑO, es de la categoría Fecha
y hora.

Fecha_inicial: celda donde aparece la fecha de

nacimiento (D6)
Fecha_final: celda donde aparece la fecha de hoy (E3)
Base: la base es un valor entre 0 y 4, que determina la
forma como debe realizar el cálculo Excel; en este caso, cuando se desconoce un
parámetro, en la parte inferior de la ventana hay un botón que permite pedir ayuda sobre
dicha función,
En este caso se toma 1, porque debe tomar las fechas tal como se dieron: febrero de 28 o
29 días y lo divide en según el total de cada año. Si toma el valor 4 por ejemplo, los cálculos
los haría todo sobre meses de 30 días y los dividiría en 360 (esto sería un cálculo ideal para
efectos comerciales).
Si el resultado diera 26,8 (pregunta: ¿son 26 años y 8 meses?)
Averiguar cuantos años, meses y días tiene la persona a esta fecha: Por ejemplo, 26 años,
9 meses, 20 días.
Cuando realice la copia de la celda L6 hacia abajo, recuerde de fijar previamente la celda
E3 en la fórmula.

DIAS360
Ubicar el cursor en la celda M6 y, buscar la función DIAS360, es de la categoría Fecha y
hora.

Fecha_inicial: celda donde aparece la fecha de ingreso a laborar (E6)

Fecha_final: celda donde aparece la fecha de hoy (E3)
Método: se deja en blanco, se toma el método americano.
El resultado que arroja está en días. Convierta este valor en años. Para ello, editar la
fórmula y dejarla bajo la siguiente estructura: =DIAS360(E6;E3)/360
Este cálculo también se podría haber realizado con la función FRAC.AÑO

CÁLCULO CON HORAS

Ubicar el cursor en la celda N6. El número de horas laboradas está dado por la diferencia
entre la hora de salida menos la hora de entrada, por consiguiente, ingresar la siguiente
formula: =G6-F6. El resultado es un numero decimal.
Es importante tener en cuenta que, para Excel, la parte entera de un número, en formato de
fecha y hora, corresponde a una fecha. La parte decimal corresponde a las horas.
Así, por ejemplo: el número 32926,25. En formato de fecha, representa 22/02/1990. En
formato de horas representa 6:00 am.
Las horas van en un rango de 0 a 24, en donde 24 sería la unidad. Bajo el siguiente
gráfico se puede apreciar,
Las 6:00 horas o 6 de la mañana, en fracción de la unidad equivale a 0,25; las 12:00 horas
o 12 del día, equivale a 0,5.
Para convertir esta celda (N6) en formato de horas, pulsar clic derecho y seleccionar
Formato de celdas… seleccionar en Categoría: Personalizada.

Debajo de Tipo: escribir H:M (horas:minutos), pulsar Enter. El

valor decimal queda representado en formato de horas y
minutos.
Si requiere únicamente las horas, basta con escribir únicamente
H, si requiere minutos y segundos, el formato sería: M:S
Ubicar el cursor en la celda O6. Para calcular lo que la persona
se ganó en un día, simplemente realizar una regla de tres.
Por ejemplo, una persona normalmente trabaja 8 horas diarias y 30 días al mes, esto
equivale a 240 horas al mes (30 x 8). Por ejemplo, si la persona se gana $600000 en un
mes (240 horas), ¿cuánto se ganará en una hora? =600000/240 =$2500.
$2500 se multiplica por las horas laboradas (2500 * N6)
Con base en lo anterior, ingresar la siguiente fórmula en la celda O6, =H6/240*N6*24
(Se debe multiplicar por 24, en razón a que en la celda N6, la hora está representada como
valor decimal, y 24 es la unidad).
Existen otras formas de hacer cálculos con horas; sin embargo, se recomienda esta
alternativa por ser la que obtiene un valor con mayor precisión.

FUNCION SI ANIDADA
La función condicional SI es de gran utilidad para el procesamiento y análisis de información
en Excel; más aún cuando se requiere utilizarla en combinación con funciones lógicas Y,
O, los resultados son sorprendentes.
Recordar los parámetros de la función, vistos en la unidad2:
SI(prueba lógica; si_verdadero; si_falso)
Siguiendo el ejemplo de la guía, se realizará la función SI de forma anidada.
Cambiar la BONIFICACIÓN bajo los siguientes parámetros:
a) Si el tiempo de servicio es mayor a 8 años, la bonificación será del 5% sobre el sueldo
b) Si el tiempo de servicio es mayor a 5 años, la bonificación será del 3% sobre el sueldo;
c) De lo contario será del 2% sobre el sueldo

Cuando se trata de resolver situaciones con la función SI anidad o compuesta, se

recomienda no hacer uso del asistente para la función.
Para la primera parte de la condición:
a) Si el tiempo de servicio es mayor a 8 años, la bonificación será del 5% sobre el
sueldo.
Ubicar el cursor en la celda P6 y escribir =SI(M6>8;H6*5%;
En este caso se está respondiente la primera parte, si se cumple la condición.

Para el punto b) Si el tiempo de servicio es mayor a 5 años, la bonificación será del 3% sobre el
sueldo;
=SI(M6>8;H6*5%;SI(M6>5;H6*3%;

Finalmente, para el punto c) De lo contario será del 2% sobre el sueldo

=SI(M6>8;H6*5%;SI(M6>5;H6*3%;H6*2%))
Observar que para este último punto no se requiere volver a preguntar, en razón a que es
la última condición.
Gráficamente se puede ver la función de la siguiente forma, conservando la estructura:

La función permite hasta 64 funciones anidadas (ver descripción de Excel en la primera

lección).
Se recomienda practicar y practicar, es el mejor método para perfeccionar el uso de la
función SI anidada.
Ejemplo haciendo uso de SI con Y y O
En la Actividad3, encuentra el siguiente enunciado:
a) % DE BONIFICACION: Obtenerlo bajo los siguientes parámetros:
Si el centro de costos es 3 o el número de artículos es mayor e igual a 100, el porcentaje
de bonificación es 5%.
 Si el centro de costos es 4 y el número de artículos es mayor e igual a 80, el porcentaje
es 7%
De lo contrario 4,5% de bonificación
Ubicar el cursor en la celda I7 (donde se requiere la respuesta), y escribir la siguiente
función:
=SI(O(C7=3;H7>=100);5,5%;SI(Y(C7=4;H7>=80);7,5%;4,5%))

Observe que todo lo que vaya precedido de la función O, es evaluado así: C7=3 O H7>=100.
Dentro del paréntesis del O se puede realizar más de 29 comparaciones.
Para el caso de la función Y, el procedimiento es similar, es evaluado así: C7=4 Y H7>=80.
Dentro del paréntesis del Y se puede realizar más de 29 comparaciones.