EXCEL TEMA 2 1

FORMATO A LOS DATOS

Para este tema, haga uso del archivo creado en el tema anterior (FACTURA). Vamos a
establecer formatos haciendo uso del cuadro de diálogo, posterior haciendo uso de los
botones.
Seleccionar las celdas A1:E1. Sobre este mismo rango pulsar clic derecho del mouse,

En la ventana que despliega, seleccionar Formato de celdas…

Seleccionar la ficha Alineación,

Horizontal: permite ubicar el texto en la celda:

general, a la izquierda, centrado, derecha y
justificado. Para el ejemplo: General
Vertical: ubica el texto en la celda teniendo en
cuenta la margen superior e inferior: arriba,
abajo, centrado y justificado. Para el ejemplo:
Inferior

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Material creado por Orlando Ospina L.
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Orientación: permite darle inclinación al texto en un Angulo determinado, para ello con clic
sostenido arrastre el botón rojo, bien sea hacia arriba o hacia abajo. Puede hacerlo también
ingresar los grados de inclinación en el cuadro inferior (Grados).

Fuente
Permite definir el tipo de letra, estilo, tamaño y color

Bordes

Asignar líneas de división entre las celdas.

Estilo: tipo de línea a definir
Color: definir el color de la línea
Preestablecidos: pulsar sobre uno de estos botones
según el tipo de borde a asignar a al área seleccionada.
Borde: a través de estos botones se puede establecer la
posición del borde, como también se logra pulsando sobre para interior del cuadro o ventana
que aparece allí.

Relleno.

Establecer el color al interior de la celda.

Efectos de relleno…. Se dispone de algunos efectos.
Mas colores…. Seleccionar otro color o personalizarlo.

Formato a través de botones

Selecciona el rango de datos A2:E10

Una vez seleccionado este rango, a través de cada uno de los botones que proporciona la
ficha Vistas, se puede definir: tipo de letra, tamaño, color, bordes, alineación, orientación,
sangría, etc.
Para definir el tipo de línea de borde y color, desplegar sobre la pestaña de bordes y en el área
de Dibujar bordes, escoger previamente el tipo de línea y luego el color.

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Formato a los números
a) Seleccionar el rango A2:A9
Por la ficha Inicio, pulsar clic sobre el botón inferior derecho, del
grupo número, ingresa a la ventana de Formato de celdas.
,
En la ficha Número, pulsar sobre la categoría Texto.
Escribir en la celda A2, 2-10
En la celda A3, 2-15
Seleccionar el rango A2:A3
Hacer la copia de forma consecutiva de estas dos celdas hacia abajo, la presentación
debe ser similar a la siguiente;

Realiza una copia de forma incremental de 5 en 5.

Formato personalizado.
Seleccionar el rango de celdas D2:D9
En la ficha Inicio, pulsar sobre el botón millares (000), del grupo
Número.

Observar que a los números les asigna separador de millares y dos

decimales. Pulsar en el botón inmediatamente a la derecha para aumentar decimales o el
siguiente para disminuir
Seleccionar el rango de datos E2:E10

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 Ingresar al panel de formato de celdas, luego pulsar sobre la categoría Personalizada, en
el cuadro debajo de Tipo, escribir el formato tal como aparece en la siguiente ventana,

($$##.###.###), los números deben mostrar una presentación similar

Si deseamos que el símbolo $ quede aislado de los números entonces volver al mismo
formato y escribir entre el símbolo $$ y el símbolo # (número), un * e insertar un espacio
($$* ##.###.###).

Filas, Hojas
Siga los siguientes pasos para la manipulación de filas, columnas y hojas.
a) Para seleccionar una o varias columnas. Se pulsa sobre la letra que identifica la columna,
cuando el cursor toma la forma de flecha negra que apunta hacia abajo (), con clic
sostenido se arrastra bien sea a la izquierda o derecha de las columnas.
b) Aumentar o disminuir el tamaño de una o varias columnas. Seleccionada las columnas a
modificar, se lleva el cursor sobre la intercepción de una de las columnas seleccionadas,
con clic sostenido se amplía hacia la derecha y reduce hacia la izquierda. Pulsando doble
clic sobre la intercepción, las columnas se ajustan automáticamente.
c) Insertar columnas. Seleccionar la columna o cantidad de columnas a insertar, luego pulsar
clic derecho sobre el rango seleccionado y seleccionar la opción de Insertar. Las columnas
se insertan por el lado izquierdo de la selección y las referencias de las fórmulas se
actualizan.

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d) Eliminar columnas. Seleccionar la columna o columnas a eliminar, pulsar clic derecho y
seleccionar Eliminar. Las referencias de las fórmulas se actualizan automáticamente.
e) Ocultar columnas. Seleccionar la(s) columna(s) a ocultar, pulsar clic derecho y seleccionar
Ocultar.
f) Restaurar o mostrar columnas ocultas. Se recomienda seleccionar el rango de las
columnas que interceptan las columnas ocultas, pulsar clic derecho y seleccionar Mostar.
Para manipular las filas con los mismos comandos anteriores, se procede de igual forma.
Ejemplo, insertar dos filas por la parte superior de los títulos:
• Seleccionar la fila 1 y 2,
• Pulsar clic derecho sobre el rango seleccionado y seleccionar Insertar
• En la celda A3, escribir FACTURA DE VENTA y pulsa Enter
• Seleccionar el rango de celdas A2:E2
• En la ficha Inicio, pulsar sobre el botón Combinar y centrar. Observe que el texto
FACTURA DE VENTA, ha quedado centrado dentro del rango seleccionado y este
aparece como una sola celda.
Hojas
Por la parte superior de la barra de estado tenemos la barra que nos indica las hojas que tiene
nuestro libro de trabajo

Para el ejemplo, se tiene una hoja que se llama Hoja1.

Copiar. Haciendo uso del comando de Windows, teniendo la tecla Ctrl sostenida y con Clic
sostenido arrastramos hacia la Hoja1 hacia la derecha. Soltar primeramente el clic y luego la
tecla Ctrl.
También se logra pulsando clic derecho sobre la Hoja1 y en la ventana seleccionar Mover o
copiar….
Cambiar nombre. Pulsar clic derecho sobre la Hoja1(2) y en la ventana contextual, seleccionar
Cambiar nombre.
También se logra pulsando doble clic sobre la Hoja1(2)
Mover. Con clic sostenido, se arrastra la hoja hacia la derecha o izquierda de la posición
deseada.
Ocultar. Clic derecho sobre la hoja y en la ventana contextual, seleccionar Ocultar.
Mostrar. Clic derecho sobre una de las hojas y en la ventana contextual, seleccionar Mostrar,
despliega una ventana donde muestra todas las hojas ocultas. Seleccionar la hoja a restaurar
y pulsamos Aceptar.
Eliminar. Clic derecho sobre la hoja a borrar y en la ventana contextual seleccionamos Eliminar.
Excel muestra un mensaje que le indica el riesgo de borrar una hoja. Si pulsa Eliminar procede
el proceso de lo contrario pulsar Cancelar
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Cambiar color de etiqueta. Pulsar clic derecho sobre la hoja, en la ventana contextual,
seleccionar Color de etiqueta…
TEXTOS E ILUSTRACIONES
Pulsar en la ficha Insertar
En el grupo Texto, si no está visible WordArt, pulsar clic sobre la pestaña Texto, y seleccionar
WordArt.
Despliega una ventana con diferentes modelos de texto, pulsar sobre uno de estos botones,

Ahora pulsando dentro del cuadro escribimos el texto respectivo; por ejemplo, escribir su
nombre.
Observe que se ha activado la barra de Herramientas de Dibujo.

A través de esta barra le podemos dar muchas formas atractivas al contorno y texto de
WordArt: estilos, efectos, contornos.
• Para reducir o ampliar el texto se puede hacer directamente desde la ficha de Inicio y
modificar el tamaño de la fuente.
• La forma se modifica desde los puntos
• Para moverla con clic sostenido sobre uno de los bordes
• Para borrarla, pulsar clic sobre uno de los bordes y luego pulsar Supr, Del.
La presentación de efectos, colores etc., queda a para que el estudiante la realice a criterio
personal.
Cuadro de Texto
Los cuadros de texto son de gran importancia a nivel de Excel, pues estos permiten hacer
comentarios o ingresar mucha información adicional tal como si estuviéramos a nivel de un
procesador de texto.
Pulsar en la ficha Insertar
En el grupo Texto, si no está visible Cuadro de texto, pulsar clic sobre la pestaña Texto, y
seleccionar Cuadro de texto.
El curso toma la forma de una barra larga (Ɨ), llevamos el curso a una posición determinada de
la hoja electrónica y pulsamos Clic, el control queda listo para comenzar a escribir. El cuadro
de texto se puede manipular como cualquier objeto, similar a WordArt.

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Ilustraciones
Podemos insertar imágenes desde nuestro computador, imágenes en
línea, formas, SmarArt.

Pulsar clic sobre el botón Imágenes, de la ficha Insertar. Despliega la una

ventana similar a la siguiente.

En ella seleccionamos la unidad y carpeta de donde vamos a insertar la imagen.

Una vez la imagen en nuestra hoja electrónica, la podemos manipular como cualquier objeto:
reducir, ampliar, eliminar, mover.
Se espera que su hoja de trabajo haya quedado algo similar o mucho mejor que la siguiente.

VALIDACION DE DATOS Y FUNCIONES

Para este tema, hacer uso del archivo Guía-Comercial. Este archivo contiene información
preestablecida.

Validación de datos
La validación de datos resulta especialmente útil al diseñar formularios u hojas de cálculo que
otras personas utilizarán para introducir datos, como formularios presupuestarios o informes
de gastos. Este comando establece restricciones respecto a los datos que se van a introducir
en una celda; es decir, impedir que los usuarios escriban datos no válidos, proporcionar
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mensajes para indicar qué tipo de entradas se esperan en una celda, como también ayudar a
los usuarios a corregir los errores.
Seleccionar el rango de celdas A6:A20. En ellas se va a ingresar un código en un rango de 10
a 30, como número entero.
• De la ficha Datos,

• Pulsar clic en el botón Validación de datos,

Permitir, pulsar clic en la pestaña, despliega las siguientes opciones:

Numero entero: permite que dentro de las celdas especificadas solo admite números
enteros (5, 8, 15, etc.).
Decimal: permite ingresar valores decimales (5.4, 10.25, etc.)
Lista: los datos serán traídos o seleccionados de una lista previamente definida.
Fecha: los datos a introducir son fechas o por su defecto el valor equivalente al de una
fecha.
Hora: cumple las mismas reglas de fecha.
Longitud del texto: restringir la entrada a una cierta cantidad de caracteres.
Personalizada: validar la entrada conforme a una fórmula especificada; se puede
condicionar la entrada si el valor de una celda cumple un parámetro en especial, por
ejemplo =Y(A6>10;A6<20). Esto indica que deja entrar el dato en la celda siempre y cuando
el valor de la celda D6 este dentro de este rango.
Para el ejemplo, seleccionar Número entero. Despliega las siguientes opciones,
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Datos: Seleccionar Entre, allí se puede definir otros criterios, dependiendo de la necesita o
condiciones del problema, tales como:

Para el ejemplo, seleccionar entre,

Mínimo: escribir el valor 10

Máximo: escribir el valor 30
Mensaje de entrada. Este tipo de
mensaje aparece cuando un usuario
hace clic en la celda validada. Este
mensaje es importante porque orienta
al usuario sobre lo que tiene que hacer
al ubicar el cursor sobre la celda

Título: escribir en este espacio: Entrada

Mensaje de entrada: escribir el siguiente texto: Digitar un valor entero entre 10 y 30.
Mensaje de error: Este mensaje aparece sólo cuando el usuario escribe datos no válidos y
presiona la tecla ENTRAR.

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 A través de la opción Estilo: se puede elegir entre tres tipos de mensajes de error:
Mensaje de información. Este mensaje no impide la entrada de datos no válidos.
Además del texto que proporciona el usuario, incluye un icono de información, un
botón Aceptar, que introduce los datos no válidos en la celda, y un botón Cancelar, que
restaura el valor anterior de la celda.
Mensaje de advertencia. Este mensaje no impide la entrada de datos no válidos. Incluye
el texto que proporciona el usuario, un icono de advertencia y tres botones: Sí introduce
los datos no válidos en la celda, No regresa a la celda para más modificaciones
y Cancelar restaura el valor anterior de la celda.
Mensaje de detención. Este mensaje no permite la entrada de datos no válidos. Incluye
el texto que proporciona el usuario, un icono de detención y dos
botones: Reintentar regresa a la celda para más modificaciones y Cancelar restaura el
valor anterior de la celda (Microsoft, 2014).
Como ejemplo,
Estilo: Detener
Título: escribir el texto: Error
Mensaje de error: Escribir: Código incorrecto. Debe ingresar un valor entero entre
10 y 30.
• Pulsar el botón Aceptar.
Observe que, al ubicar el cursor en una de estas celdas validadas, aparece un pequeño cuadro
con el mensaje de entrada.
Ingresar un valor inferior a 10 o superior a 30 y observar el mensaje de error. Si en la celda le
muestra una fecha, proceder a cambiar el formato de la celda.

Validación de datos con listas

• Seleccionar el rango de celdas J6:J20. En ellas se va a ingresar el área conforme a la tabla
disponible en el rango R6:R8.
De la ficha Datos,

• Pulsar clic en el botón Validación de datos,

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 En el cuadro de diálogo Permitir, pulsar clic en la
pestaña y seleccionar Lista. Despliega las
siguientes opciones,

Origen: ubicar el cursor sobre esta barra y

seleccionar el rango de la lista de las áreas
(R6:R8).
El Mensaje de entrada y Mensaje de error, siguen
los mismos parámetros explicados con
anterioridad; por consiguiente, ingrese a criterio personal dichos mensajes.

Al pulsar clic sobre la celda J6, observe que en la parte derecha de la celda despliega un
botón, el cual permite desplegar las opciones a escoger (Contabilidad, Costos, Mercadeo).

Termine de llenar todas las celdas.

FUNCIONES

ALEATORIO.ENTRE
Permite generar un número aleatorio en un rango comprendido por un valor inferior y otro
superior. Este valor una vez que se inserte en la hoja electrónica, va estar cambiando a medida
que ocurra un cálculo.
• Ubicar el cursor en la celda H6 e ingresar al asistente de funciones. Buscar la función
ALEATORIO.ENTRE, es de la categoría
Matemáticas y trigonométricas.

Para el ejemplo, ingresar los siguientes

valores:
Inferior: 650000
Superior: 800000
Pular Enter.
Hacer la copia a todo el rango y asignarle formato con 2 decimales. Observe que siempre
serán números enteros positivos.
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ALEATORIO()
No tiene argumentos y genera un valor decimal mayor e igual que 0 y menor a 1.
• Ubicar el cursor en una celda vacía cualquiera y buscar la función ALEATORIO(), es de la
categoría Matemáticas y trigonométricas.

Una vez que ingrese el valor, pulsar la tecla F9 varias veces y observe el comportamiento de
estas dos celdas.
Como insertar esta función dentro de la función creada en la celda H6, para agregarle
decimales.
• Ubicar el cursor en la celda H6, en la barra de fórmulas aparece
=ALEATORIO.ENTRE(650000;800000)
• Pulsar clic al final de la anterior fórmula y escribir: +ALEATORIO()
• Pulsar Enter
En la barra de fórmulas debe mostrar: =ALEATORIO.ENTRE(650000;800000)+ ALEATORIO()
Observe que ahora el valor en la celda aparece con decimales diferentes de cero. Hacer la
copia para todas las otras celdas.

REDONDEAR
Redondea un número al número de decimales que se especifiquen. Pertenece a la categoría
Matemáticas y trigonométricas. Ubicar el cursor
en una celda cualquiera:

Número: número que se va a redondear.

Núm_decimales: número de dígitos después del
punto decimal.
Ubicar el cursor en una celda vacía cualquiera e ingrese los siguientes ejemplos:
REDONDEAR (3.14159265, 4) = 3.146
REDONDEAR (3.14159265, 3) = 3.142
REDONDEAR (3.14159265, 2) = 3.14
Excel redondea por defecto o exceso, es decir, redondeará hacia el número entero más
próximo.
La cantidad de decimales a redondear también puede ser un número negativo.
Ejemplos
REDONDEAR (696648; -1) = 696650
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 REDONDEAR (696648; -2) = 696600
REDONDEAR (696648; -3) = 697000
Hace el redondeo hacia la izquierda del separador decimal.
Para el ejemplo,
• Ubicar el cursor en la celda H6, en la barra de fórmulas aparece
=ALEATORIO.ENTRE(650000;800000)+ ALEATORIO()
• Pulsar clic después del símbolo igual (=),
• Escribir la función REDONDEAR(
• Luego al final escribir punto y coma (;) 1 y cerrar paréntesis
• La fórmula debe quedar como sigue:
• =REDONDEAR(ALEATORIO.ENTRE(650000;800000)+ ALEATORIO();1)
• Pulsar Enter
Observe que ahora el valor ha quedado redondeado; en la celda muestra 2 decimales, pero
un solo digito significativo.

BUSCARV
Esta función busca un valor específico en la primera columna de una matriz de tabla y
devuelve, en la misma fila, un valor de otra columna de dicha matriz de tabla.

La V de BUSCARV significa vertical, lo que indica que la matriz de búsqueda está construida
de forma vertical.

• Ubicar el cursor en la celda I6, y buscar la función

BUSCARV, es de la categoría Búsqueda y
referencia.

Valor_buscado: valor que se va a buscar dentro

de la matriz, para este ejemplo se va a buscar el
valor del sueldo (H6),
Matriz_buscar_en: es la matriz donde se va a buscar el valor referenciado, en este caso la
matriz está en la posición del rango comprendido entre R12:R18.
Indicador_columnas: es la posición de la columna de la cual se va a traer el dato respectivo,
en este caso el dato que está en la columna 2.
Sueldo Cargo
- Sin Cargo
600.000 Oficios Varios
650.000 Operario
700.000 Mensajero
750.000 Auxiliar
800.000 Programador

El indicador de la columna se comienza a contar a partir de la posición de donde empieza

la tabla, observe que la tabla se marcó a partir de la columna R, en este caso la columna
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 R es la primera posición, S la segunda. Como necesitamos que retorne el cargo, entonces
el indicador es 2.
Ordenado: se deja en blanco cuando se desea que retorne el valor por menor e igual; es
decir, si el valor buscado no está en la tabla, Excel retorna el valor que sea menor. Cuando
se desea que buscar un valor exacto, se escribe FALSO.
Ejemplo, si buscamos el valor 655000, y el parámetro se deja en blanco, Excel retorna
como cargo Operario, si en el parámetro se coloca FALSO, retorna el mensaje de error
#N/A, porque dicho valor no está.
Realizar la copia de esta celda hasta la celda I20, observe que algunas celdas generan
error (#N/A). ¿Por qué?
Cada vez que realice un calculo observara que los valores cambian, eso en razón a que,
en la columna del sueldo, los valores están aleatorios.

BUSCARH
Cumple la misma función que la función BUSCARV, su diferencia radica es que la búsqueda
se hace en una tabla construida de forma horizontal que aparece allí.

• Ubicar el cursor en la celda I6 (borre el contenido de esta celda), y buscar la función

BUSCARH, es de la categoría Búsqueda y
referencia.
Valor_buscado: valor que se va a buscar
dentro de la matriz, para este ejemplo se va a
buscar el valor del sueldo (H6),
Matriz_buscar_en: es la matriz donde se va a buscar el valor referenciado, en este caso la
matriz está en la posición del rango comprendido entre S20:Y21.
Indicador_filas: es la posición de la fila de la cual se va a traer el dato respectivo, en este
caso el dato que está en la fila 2.
Los demás criterios son exactamente igual a como se hizo con BUSCARV.

SI
La función SI, es una condicional que permite realizar una pregunta lógica, la cual pueda tener
dos posibles resultados: Verdadero o Falso y actuar de una u otra forma según la respuesta
obtenida.
Al hacer una analogía, con nuestra actividad cotidiana, cuando estamos frente a un semáforo
vehicular:
Prueba lógica: ¿semáforo está en verde? (color que le permite pasar)
Si verdadero: “puedo pasar”
Si falso: “sigo esperando”
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• Ubicar el cursor en la celda P6 y, buscar la
función SI, es de la categoría Lógica,

Prueba_lógica: es cualquier valor o expresión

que pueda evaluarse como VERDADERO o
FALSO.
Para el ejemplo, si el sueldo (H6) es mayor (>) a 700000.
Si el valor de la celda H6 es mayor, la expresión se evalúa como VERDADERO y realizará el
cálculo H6*10% (sueldo x 10%). De lo contrario, se evaluará como FALSO y escribirá el
mensaje “Sin bono”.
En los argumentos puede ir constantes, formulas o referencia a celdas.
En la prueba lógica se puede utilizar cualquier operador de comparación

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