INTRODUCCIÓN

La administración es interpretar los objetivos propuestos por la organización y

transformarlo en acción organizacional a través de la planeación, la organización, la
dirección y el control de todas las actividades realizadas en las áreas y niveles de la
empresa, con el fin de alcanzar tales objetivos de la manera más adecuada a la situación.

Comprende diversos elementos para su ejecución es necesario establecer

procedimientos mediante los cuales se puedan generar soluciones claras a problemas
determinados, dentro de todo proceso los patrones establecidos siguen una serie de
normativas y controles que permiten regular sus acciones.

Dentro de una organización son muchos los pasos que se deben seguir para lograr la
excelencia, dentro de los cuales esta la integración corporativa, la estructura, los
recursos físicos y humanos y todas aquellas características que permiten que la empresa
se pueda desarrollar dentro de la sociedad.

Las empresas están estructuradas bajo parámetros organizativos en donde se conjugan el

recurso humano y la ejecución de las actividades por parte de las partes que la integran
es necesario que dentro de una organización se deben establecer planes de acción
estratégicos caracterizados por el manejo de políticas adecuadas para el control y la
toma de decisiones dentro de una organización.

Toda organización bien sea pública como privada tiene como objetivo fundamental
obtener el mayor rendimiento de sus operaciones con un uso adecuado de sus recursos
disponibles, por lo cual es indispensable el establecimiento de controles y evaluaciones
de sus procedimientos a fin de determinar la situación real de la empresa, en función de
plantear una efectiva toma de decisiones.

Debido al dinamismo que rodea el ambiente administrativo y las exigencias de un

mundo cambiante, las organizaciones deben incorporar nuevas herramientas
administrativas que le permitan hacer uso efectivo de los recursos propios o asignados.
Todo esto en virtud de hacer más eficaz el proceso administrativo en cualquiera de sus
fases.

El proceso administrativo comprende las actividades interrelacionadas de: planificación,

organización, dirección y control de todas las actividades que implican relaciones
humanas y tiempo.
PROCESO ADMINISTRATIVO

Se refiere a planear y organizar la estructura de órganos y cargos que componen la empresa,

dirigir y controlar sus actividades. Se ha comprobado que la eficiencia de la empresa es mucho
mayor que la suma de las eficiencias de los trabajadores, y que ella debe alcanzarse mediante
la racionalidad, es decir la adecuación de los medios (órganos y cargos) a los fines que se
desean alcanzar, muchos autores consideran que el administrador debe tener una función
individual de coordinar.

El proceso administrativo es un conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se

efectúa la administración que se interrelacionan y forman un proceso integral.

Proceso Administrativo pudiéramos representar de la siguiente manera

Clasificación:

Planificación: para determinar los objetivos en los cursos de acción que van a seguirse. Para un
gerente y para un grupo de empleados es importante decidir o estar identificado con los
objetivos que se van a alcanzar. El siguiente paso es alcanzarlos. Esto origina las preguntas de
que trabajo necesita hacerse? ¿Cuándo y como se hará? Cuales serán los necesarios
componentes del trabajo, las contribuciones y como lograrlos. En esencia, se formula un plan o
un patrón integrando predeterminando de las futuras actividades, esto requiere la facultad de
prever, de visualizar, del propósito de ver hacia delante.

Actividades a ejecutar:

Aclarar, amplificar y determinar los objetivos.

Pronosticar.
Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se hará el trabajo.
Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos.
Establecer un plan general de logros enfatizando la creatividad para encontrar medios nuevos y
mejores de desempeñar el trabajo.
Establecer políticas, procedimientos y métodos de desempeño.
Anticipar los posibles problemas futuros.
Modificar los planes a la luz de los resultados del control.

Organización: para distribuir el trabajo entre los miembros del grupo y para establecer y
reconocer las relaciones necesarias. Después de que la dirección y formato de las acciones
futuras ya hayan sido determinadas, el paso siguiente para cumplir con el trabajo, será distribuir
o señalar las necesarias actividades de trabajo entre los miembros del grupo e indicar la
participación de cada miembro del grupo. Esta distribución del trabajo esta guiado por la
consideración de cosas tales como la naturaleza de las actividades componentes, las personas
del grupo y las instalaciones físicas disponibles.
Estas actividades componentes están agrupadas y asignadas de manera que un mínimo de gastos
o un máximo de satisfacción de los empleados se logre o que se alcance algún objetivo similar,
si el grupo es deficiente ya sea en él numero o en la calidad de los miembros administrativos se
procuraran tales miembros. Cada uno de los miembros asignados a una actividad componente se
enfrenta a su propia relación con el grupo y la del grupo con otros grupos de la empresa.

Actividades a ejecutar:

Subdividir el trabajo en unidades operativas (departamentos)

Agrupar las obligaciones operativas en puestos (puestos región X departamento.)
Reunir los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas.
Aclarar los requisitos del puesto.
Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado.
Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro de la administración.
Proporcionar facilidades personales y otros recursos.
Ajustar la organización a la luz de los resultados del control.

Ejecución: por los miembros del grupo para que lleven a cabo las tareas prescritas con voluntad
y entusiasmo. Para llevar a cabo físicamente las actividades que resulten de los pasos de
planeación y organización, es necesario que el gerente tome medidas que inicien y continúen las
acciones requeridas para que los miembros del grupo ejecuten la tarea. Entre las medidas
comunes utilizadas por el gerente para poner el grupo en acción está dirigir, desarrollar a los
gerentes, instruir, ayudar a los miembros a mejorarse lo mismo que su trabajo mediante su
propia creatividad y la compensación a esto se le llama ejecución.

Actividades a ejecutar:

Poner en práctica la filosofía de participación por todos los afectados por la decisión.
Conducir y retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo.
Motivar a los miembros.
Comunicar con efectividad.
Desarrollar a los miembros para que realicen todo su potencial.
Recompensar con reconocimiento y buena paga por un trabajo bien hecho.
Satisfacer las necesidades de los empleados a través de esfuerzos en el trabajo.
Revisar los esfuerzos de la ejecución a la luz de los resultados del control.

Control: para que se conformen con los planes. Los gerentes siempre han encontrado
conveniente comprobar o vigilar lo que sé esta haciendo para asegurar que el trabajo de otros
esta progresando en forma satisfactoria hacia el objetivo predeterminado. Establecer un buen
plan, distribuir las actividades componentes requeridas para ese plan y la ejecución exitosa de
cada miembro no asegura que la empresa será un éxito. Pueden presentarse discrepancias, malas
interpretaciones y obstáculos inesperados y habrán de ser comunicados con rapidez al gerente
para que se emprenda una acción correctiva.

Actividades a ejecutar

Comparar los resultados con los planes generales.

Evaluar los resultados contra los estándares de desempeño.
Idear los medios efectivos para medir las operaciones.
Comunicar cuales son los medios de medición.
Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y las variaciones.
Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias.
Informar a los miembros responsables de las interpretaciones.
Ajustar el control a la luz de los resultados del control.

Es bien importante destacar que los cuatro aspectos tiene una secuencia sin embargo pueden
tener iteración que genera una retroalimentación entre ellos que permiten tomar acciones sobre
posibles desviaciones del plan.

Etapas:

La Etapa mecánica, es la parte teórica de la administración, en la que se establece lo que debe

de hacerse, es decir, se dirige siempre hacia el futuro y contempla la planeación y organización.

La Etapa dinámica, se refiere a como manejar de hecho y contempla las fases de dirección y
control

Principios administrativos.

Los principios de la administración son verdades fundamentales de aplicación general que

sirven como guías de conducta a observarse en la acción administrativa.

Factibilidad: Lo que se planea ha de ser realizable.

Objetividad y cuantificación: establece la necesidad de utilizar datos objetivos tales como

estadística, estudios de mercado, cálculo probabilístico, modelos matemáticos y datos
numéricos, al elaborar planes para reducir al mínimo los riesgos.

Flexibilidad: es conveniente establecer márgenes de holgura que permitan afrontar situaciones

imprevistas.

Unidad: todos los planes específicos de la empresa deben integrarse a un plan general y dirigirse
al logro de los propósitos y objetivos generales.

Intercambio de estrategias: cuando un plan se extiende en relación al tiempo (largo plazo), será
necesario rehacerlo completamente.

Funciones Administrativas

Las funciones Administrativas en un enfoque sistémico conforman el proceso

administrativo, cuando se consideran aisladamente los elementos Planificación,
Organización, Dirección y Control, son solo funciones administrativas, cuando se
consideran estos cuatro elementos (Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar) en un
enfoque global de interacción para alcanzar objetivos, forman el Proceso
Administrativo.

Fuente: Introducción a la Teoría General de la Administración. Autor:  I. Chiavenato.

Según el libro Administración una perspectiva global de los autores Harold Koontz y
Heinz Weihrick, las funciones del administrador son: Planificación, Organización,
Dirección y Control que conforman el Proceso Administrativo cuando se las
considera desde el punto de vista sistémico. Fayol señala que estos elementos se
aplican en negocios, organizaciones políticas, religiosas, filantrópicas y militares.

La gerencia científica.

Un enfoque que soluciona problemas y mejora las prácticas de gerencia usando y aplicando
métodos científicos. Una teoría desarrollada entre 1890 y 1930, que incorpora principios e
ideas para mejorar relaciones entre los trabajadores y gerentes para incrementar su
productividad.

Planificación:

Es un proceso de preparación de decisiones referentes al futuro del sistema a dirigir con lo que
se condicionan o posibilitan futuras decisiones. Este proceso se basa en un pronóstico,
previamente elaborado según métodos específicos y se articula, basándose en competencias
especializadas, según las áreas de actividad del sistema; por ejemplo: planificación financiera,
planificación de personal, planificación de la producción de bienes o servicios, planificación del
mantenimiento de instalaciones etc.

La planificación es entendida aquí como el conjunto de actividades en que se prepara, por

reflexión y trabajo metódico de preparación y se toman decisiones sobre alternativas de solución
de problemas que posibiliten, enmarquen y ayuden a la futura toma de decisiones y
lanzamiento de actividades del sistema a planificar (por ejemplo: planificación financiera; de la
producción, de personal, de cooperación entre empresas, unidades de la Administración etc.).

La planificación debe entenderse siempre como la primera dimensión de un proceso de

organización y management que debe ir acompañado por el Controlling -sin ese control racional
de lo que se prepara y realiza, ni puedehablarse, en estricto sentido “organizacional”, de una
planificación.

La gerencia científica es de gran importancia visto que realiza el estudio numérico y matemático
del entorno de la empresa, lo que permite considerar los aspectos que puedan afectar el plan o
los objetivos trazados.

Planes:

Los Planes son el resultado del proceso de planeación y pueden definirse como diseños o
esquemas detallados de lo que habrá de hacerse en el futuro, y las especificaciones necesarias
para realizarlos.

Tipos:

Estratégicos.
 Son los que establecen los lineamientos generales de la planeación, sirviendo de base a los
demás planes (táctico y operativos), son diseñados por los miembros de mayor jerarquía de la
empresa y su función consiste en regir la obtención, uso y disposición de los medios necesarios
para alcanzar los objetivos generales de la organización, son a largo plazo y comprenden a toda
la empresa.

Tácticos o funcionales.

Estos determinan planes más específicos que se refieren a cada uno de los departamentos de
la empresa y se subordinan a los Planes Estratégicos. Son establecidos y coordinados por los
directivos de nivel medio con el fin de poner en práctica los recursos de la empresa. Estos
planes por su establecimiento y ejecución se dan a mediano plazo y abarcan un área de actividad
específica.

Operativos.

Se rigen de acuerdo a los lineamientos establecidos por la Planeación Táctica y su función

consiste en la formulación y asignación de actividades más desarrolladas que deben ejecutar los
últimos niveles jerárquicos de la empresa. Los planes operativos son a corto plazo y se refieren
a cada una de las unidades en que se divide un área de actividad.

Conclusión

Podemos concluir que las cuatro funciones fundamentales de la administración están de modo
entrelazado e interrelacionadas, el desempeño de una función no cesa por completo antes que se
inicie la siguiente. Y por lo general no se ejecuta en una secuencia en particular, sino como
parezca exigirlo la situación.

El proceso administrativo comprende las actividades interrelacionadas de: planificación,

organización, dirección y control de todas las actividades que implican relaciones humanas y
tiempo.

El proceso de administración se refiere a planear y organizar la estructura de órganos y cargos

que componen la empresa, dirige y controla sus actividades. Se ha comprobado que la eficiencia
de la empresa es mucho mayor que la suma de las eficiencias de los trabajadores, y que ella
debe alcanzarse mediante la racionalidad, es decir la adecuación de los medios (órganos y
cargos) a los fines que se desean alcanzar.
Todos estos factores determinan el funcionamiento de la empresa los cuales se integran y se
conjugan para mejorar el desenvolvimiento de las actividades de la organización en la cual los
factores trabajan y se conjugan de manera estructural para establecer condiciones de
funcionamientos corporativas y empresariales dentro de una empresa. Uno de los factores más
importantes es el proceso de planeación en el cual cada empresa debe planificar sus acciones
para garantizar una mejor participación por parte de los trabajadores y de los altos ejecutivos de
la organización.

La toma de decisiones también es un aspecto importante debido a que es a través de ella que se
puede abordar los diversos problemas que se presentan y de esta manera plantear la solución
más idónea para mejorar la problemática planteada y planificar una toma de decisión adecuada
y sectorizada por prioridades.

Es importante destacar que todos estos elementos se conjugan e interrelacionan para logra que
la administración de gerencia sea más efectiva.