ACTUALIZACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE LA NTC ISO 9001:2015

JOSE LUIS CASTILLO DEJOY

UNIVERSIDAD DEL VALLE

FACULTAD DE INGENIERÍA

ESCUELA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL

GUADALAJARA DE BUGA

2016
TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCION.................................................................................................................................3
PLANTEMIENTO DEL PROBLEMA.......................................................................................................4
OBJETIVOS.........................................................................................................................................5
OBJETIVO GENERAL.......................................................................................................................5
OBJETIVOS ESPECIFICOS................................................................................................................5
MARCO CONCEPTUAL........................................................................................................................6
METODOLOGÍA..................................................................................................................................7
DESARROLLO.....................................................................................................................................8
PASO 1.........................................................................................................................................8
PASO 2.........................................................................................................................................9
PASO 3.......................................................................................................................................10
PASO 4.......................................................................................................................................11
PASO 5.......................................................................................................................................15
CONCLUSIONES................................................................................................................................16
INTRODUCCION

El Sistema de Gestión de Calidad ayuda a que las organizaciones a analizar

requisitos de los clientes, a la definición de los procesos que contribuyen al logro
de productos o servicios aceptables y a mantener estos bajos controles; además
de lo anterior, proporciona las pautas para la mejora continua y por lo tanto
aumenta la satisfacción del cliente cumpliendo las exigencias de los mismos.
Las organizaciones que se encuentran certificadas tienen que velar por el
mantenimiento y el desarrollo de su sistema de gestión para potenciarlo como una
herramienta apropiada, esto implica un proceso de aprendizaje al interior de las
mismas, es por esta razón que se requiere de gran esfuerzo, compromiso,
inversión de tiempo y de recursos.

Zafras S.A. empresa del grupo Fanalca nace en el año 2000, prestando servicios
de transporte a los principales ingenios azucareros del valle como Riopaila,
Castilla, Mayaguez y Manuelita, debido a este tipo de clientes y a las altas
exigencias del mercado la empresa se plantea como objetivo prestar un servicio
de alta calidad que le permita un desarrollo y mejoramiento continuo. Esto atravez
de la implementación del SGC soportada en la acreditación ISO 9001:2015.

El presente trabajo presenta la generación y actualización de documentos

asociados al SGC en el área de transporte bajo los requerimientos de la norma
técnica ISO 9001 versión 2015 con el fin de obtener un método de estandarización
y control de los procesos buscando una mejora continua además de la
acreditación de ISO.
PLANTEMIENTO DEL PROBLEMA

Hoy en día las empresas debido a la alta competitividad del mercado buscan
establecer diversas características que permitan diferenciarse de las demás así
generando un valor agregado.

Las diferentes actividades que se realizan día a día cambian o se reducen debido
a la automatización de procesos o finalización de algunos de estos, lo que genera
una variación en las actividades que no se registran inmediatamente por lo cual
llevar a cabo una actualización de los manuales de procedimientos y los
flujogramas que se tienen es de gran ayuda para poder tener control y trazabilidad
de las actividades que se realizan.

Debido a los cambios realizados en las normas ISO 9001 las empresas deben de
actualizar y realizar las variaciones pertinentes en el sistema de gestión de calidad
manejado en toda empresa para poder renovar la certificación de calidad.

OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
Actualizar e implementar el SGC bajo la norma ISO 9001 versión 2015.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

1. Realizar diagnóstico de la empresa para adquirir conocimiento básico de

sus procesos, productos, proveedores y clientes.
2.

3. Actualizar, mejorar y crear documentos, formatos e instructivos en el

sistema de gestión de calidad.

4.
MARCO CONCEPTUAL

ISO 9001 versión 2015: Norma que establece los requisitos para un sistema de
Gestión de calidad.

Manual de Calidad: Documento por el cual la empresa establece como dar

cumplimiento a los puntos que marca la Norma ISO 9001:2015 y del que se
derivan Instructivos de uso de equipos, procedimientos, formatos. etc.

Política de Calidad: Formato donde se establece la misión y la visión de la

organización orientada a las expectativas de los clientes y al compromiso con sus
objetivos de Calidad.

Mapa de procesos: Presenta una visión general del sistema organizacional de su

empresa, en donde además se presentan los procesos que lo componen, así
como sus relaciones principales.

Documentos:
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia
de las actividades desempeñadas.

Instructivo: Descripción de actividades o instrucciones de trabajo que requieren

ser detalladas minuciosamente y que hacen parte de un proceso o un subproceso.

Formato: Documento empleado para registrar la información necesaria para la

realización de un proceso o actividad.

Documento: Información consignada y su medio de porte, es decir que puede

estar en papel, medio magnético, etc.
Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un
proceso.

METODOLOGÍA

La metodología que va a ser usada en este trabajo pretende identificar, actualizar,

crear e implementar los diferentes documentos que el sistema de gestión de
calidad de la empresa requiera en el área de transporte todo esto enfocado a
cumplir con los requisitos exigidos por la Norma NTC:ISO 9001:2015.
Con el fin de cumplir los diferentes objetivos planteados se establecen una serie
de pasos los cuales van a ser llevados a cabo durante el tiempo de práctica
profesional en la empresa ZAFRAS S.A., a continuación, se muestran los pasos
que se van a realizar para el correcto desarrollo del proyecto.

 Paso 1: Adquirir un conocimiento básico de la empresa, identificando el

personal que la compone, las actividades que en ella se llevan a cabo, las
áreas de la empresa, productos que comercializa y clientes.

 Paso 2: Verificación de los procesos e interacción de estos mismos, el

alcance del sistema de gestión de calidad de ZAFRAS S.A.

 Paso 3: Revisión y modificación de los procedimientos exigidos por la

Norma y los procedimientos documentados de la empresa (teniendo en
cuenta también los listados, instructivos y registros pertenecientes a cada
uno), de Validación por cada una de las sub áreas de transporte para
recopilar sugerencias y adecuarlas al sistema de gestión de calidad,
también se realizará observación directa de las actividades que
desempeñan los trabajadores.

 Paso 4: Creación de nuevos documentos, formatos e instructivos,

revisando que cumplan la Norma NTC:ISO 9001:2015.
  Paso 5: Realizar un resumen del avance realizado del sistema de gestión.

DESARROLLO

PASO 1

Zafras s.a. es una empresa del sector azucarero la cual se encarga de fabricación
de equipo agrícola y principalmente del transporte de caña para sus clientes
(ingenios azucareros) ubicados en el valle del cauca y sus alrededores, la cual
tiene como objetivo brindar a sus clientes un servicio de alta calidad que permita
generar una cadena de valor, que tenga como enfoque principal la mejora
continua de las partes interesadas.

La empresa cuenta con dos instalaciones la sede principal ubicada en Palmira

Valle del Cauca la cual suple todas las necesidades en el sur del valle y una
segunda en ubicada en zarzal en la zona norte del valle la cual da respuesta a los
diferentes requerimientos de dicha zona.

La sede ubicada en Palmira cuenta con un patio de parqueo para la flota de

vehículos, zona de mantenimiento, un área de fabricación de maquinaria agrícola,
área de monta llantas y las oficinas administrativas en las que se realizan todas
las actividades de gerencia financieras y logísticas de la empresa.

Procesos que se realizan en la empresa:

1. Gestión logística de equipo de transporte: en la que se realiza la

coordinación de la flota dando instrucciones y supervisión para la correcta
trazabilidad del proceso.
2. Fabricación de equipo maquinaria agrícola: en la que se realiza el proceso
de diseño y metalmecánica de equipo de maquinaria agrícola
especialmente vagones de transporte de caña y de auto volteo.
PASO 2

Verificando el estado de los procesos de la empresa en compañía del gerente

general y administrativo se lleva acabo el mapa de procesos en el cual se
evidencias los procesos y estos como influencia el funcionamiento de la empresa.

A continuación, se presenta el mapa de procesos de zafras s.a. elaborado:

Se establecieron los diferentes procesos que influencian el funcionamiento de la

empresa y como estos interactúan en este.
PASO 3

Al revisar el área de transporte y cada una de las sub áreas se encontraron que
los procesos que se realizan en esta área son 31 de los cuales 14 están
documentados, pero deben ser actualizados debido a la actualización a la ISO
9001:2015 como se muestra en la tabla siguiente.

Debido a este diagnóstico se puede apreciar la cantidad de documentos a registrar

y a elaborar durante el proceso de prácticas para la implementación del sistema
de gestión de calidad bajo la norma ISO 9001:2015. En la zona de anexos se
encuentra una breve comparación entre la norma ISO9001:2008 y 2015 la cual fue
utilizada para realizar el diagnostico pertinente de los documentos a crear y
actualizar.
PASO 4

A continuación, se presentarán algunos de los documentos creados y los formatos

como ejemplo de la actividad realizada en los anexos se ubicarán los documentos
creados en totalidad debido a la extensión de estos.

CONTROL TIQUETES PAGO DE PEAJES Código: PR-GO-02

1. OBJETIVO

Mantener una cantidad necesaria de tiquetes para el pago de peajes, que

garanticen el paso sin dificultad de los Tracto-Camiones por las carreteras donde
se realice cobro de peaje por la circulación.

2. ALCANCE
Inicia desde la realización de la solicitud de la Valera al Área de Tesorería, hasta
la legalización de dicha solicitud.

3. RESPONSABLE
Es responsabilidad del Auxiliar Operativo y del Director de Operaciones.

4. DEFINICIONES:

4.1 Tiquetes de Peajes: Documento de valor comprado con anterioridad

correspondiente a los derechos de tránsito o circulación por determinados
lugares, como algunas autopistas, puentes, túneles, aduanas, etc.

4.2 Valera: Conjunto de 100 Tiquetes de Peaje.

4.3 Colilla: Documento soporte de pago, que se entrega en las casillas de

recolección de Peajes al pasar por ellos
CONTENIDO

5.1 Para iniciar el proceso se debe analizar, cantidad de tiquetes existentes,

número de operaciones o frentes de trabajo, numero de Tractocamiones,
momento actual (fecha del año) y sitios de recorridos. Con el análisis de las
variables se determina la cantidad de tiquetes a solicitar, luego por medio de un
correo dirigido al Área de Tesorería y a la Gerencia Financiera, se informa la
cantidad, este pedido se deberá realizar con cuatro días de anticipación a su
llegada.

5.2 El Auxiliar Operativo recibe los Tiquetes de peajes, se realiza un acta de

entrega debidamente firmada como constancia de lo que se recibió y se hace el
conteo, la persona que entrega es la encargada de ingresarlo al sistema contable
uno E.

5.3 Los peajes se deben de entregar a las personas encargadas y autorizadas del
frente o supervisores, para la rotación de estos por medio de un recibo de caja
menor, el cual se romperá en cuanto la cantidad entregada se ha legalizado.

5.4 A medida que se van utilizando, se debe devolver las Colillas, que son los
soportes de haber gastado el peaje, entregar directamente al Auxiliar Operativo
para iniciar legalización de peajes.

5.5 Cuando llegan las Colillas se organizan por fecha y se pegan en hojas de
block cuidadosamente, ya que este es papel químico y suele borrarse. Por lo
tanto, después de pegadas se les debe sacar copia y anexar.

5.6 El Auxiliar Operativo relaciona uno a uno los datos de los peajes en el formato
LEGALIZACION DE PEAJES (VALERA). Se adjunta instructivo para diligenciar.
 Código: FO-FI-10
FORMATO
Versión: 01
Página: 1 de 1
LEGALIZACIÓN DE PEAJES (VALERA)
Fecha: 26/08/2015

RESPONSABLE LADY JOANA LEUDO

FECHA 30-dic
$ 5.300
Nº CATEGORIA VLR. CATEGORIA VLR. VLR. TOTAL C. DESCRIPCIÓN
FECHA CONCESIÓN NIT CATEGORIA VLR. CATEGORIA
EFECTIVO PEAJE OPERACIÓN
C. COSTO
PEAJ (ADICIONAL) ADICIONAL C. COSTO
1 30-dic UTDVVCC 830059605-1 3+9 $ 70.700 $ - $ 15.900 $ 86.600 CASTILLA 10016625 ZNL-585
2 30-dic UTDVVCC 830059605-1 3+9 $ 70.700 $ - $ 15.900 $ 86.600 CASTILLA 10016625 ZNL-585
3 29-dic UTDVVCC 830059605-1 3+9 $ 70.700 $ - $ 15.900 $ 86.600 CASTILLA 10016625 ZNL-585
SUBTOTAL 3,00 $ 212.100,00 0 $ - 47.700 $ 259.800

ANTICIPO DE DINERO $ 5.088.000

VLR. LEGALIZADO $ 47.700
SALDO POR LEGALIZAR $ 5.040.300

PEAJES ANTERIORES 200

PEAJES LEGALIZADOS 40
SALDO DE PEAJES 160

N/A
PEAJES ANTE. CATEG. ADICIONAL
PEAJES LEGALIZADOS N/A
SALDO DE PEAJES N/A

ENTREGA APRUEBA RECIBE

Sr. Sr. Sr.
 NOTA: Los peajes deben tener fecha vigente para ser recibidos, es decir si
llega un peaje con fecha de enero este debe ser legalizado en enero y no en
los meses siguientes.

Separar cada categoría para mejor control, tener en cuenta el saldo e ir restando
lo recibido.

Cabe aclarar también que se manejan varias categorías de peajes:

5.7 Después de haber diligenciado el formato con la información de peajes se

debe autorizar por Dirección de Operaciones y proceder a entregar al área de
Contabilidad para finalizar el ciclo.
Control de Modificaciones:

Categoría Valor
I 7.600
Versión FechaIIde Vigencia 9.100 Razón del cambio
00 15 de marzo
III de 2.016 24.500Primera versión del documento
IV 32.000
3+9 92.900
4+9 8.300
Eje Sencillo 5.700
PASO 5

A continuación, se presenta una tabla resumen en la que se puede apreciar el

trabajo y el nivel de avance realizado cabe resaltar que cada uno de los
documentos creados y actualizados fueron aprobados por la gerencia e
implementados en cada uno de los procesos o requerimientos según lo exigía la
norma ISO 9001:2015.

SUB - AREAS POR ACTUALIZAR ACTUALIZADOS POR CREAR CREADOS

Director Operativo 2 2 2 2
Jefe de Logística 3 3 2 2
Coordinador de Flota 2 2 2 2
Contabilidad 2 2 2 1
Planeación 2 2 4 4
Estadística 2 2 2 2
Control Satelital 1 1 3 3
Total 100% 94%
CONCLUSIONES

 En la actualización y creación de documentos para la implementación del

sistema de gestión de calidad bajo la normativa de la ISO 900:2015 se
encontró que los procedimientos, instructivos y demás documentos registrados
debían ser modificado en algunos casos actualizados debido al cambio de la
implementación del SGC anterior.

 Se puede apreciar que la cantidad de documentos creados fueron aprobados e

implementados en el sistema de gestión de calidad en el are de transporte lo
que apoya la mejora continua de los procesos y el manejo de riesgos que se
pueden encontrar de forma administrativa en el área.
 Los documentos que poseen los encargados de cada uno de los procesos se
mantiene actualizados y permiten identificarse de manera fácil.

 Se destaca la importancia que tienen los encargados de los procesos frente a

mantenimiento en regla de cada uno de los registros asociados, permitiendo
tener un control sobre ellos.