DESARROLLO

AUDITORIAS
INTERNAS

INSTRUCTOR: Marysel Arango E

Ingeniera de productividad y Calidad.
ETAPAS DE A AUDITORIA INTERNA

 Planeación

 Preparación

 Ejecución

 Documentación

 Seguimiento
 PLANEACIÓN

A MAYOR CONFIANZA, MENOR

FRECUENCIA
GESTIÓN DE UN PROGRAMA DE AUDITORIA
SEGÚN LA NORMA ISO 19011
 PROGRAMA DE AUDITORIA

 Pueden efectuarse solicitudes

internas o externas

 En todos los casos se deben cubrir

todos los procesos que forman
parte del sistema de gestión.

 En esta etapa se selecciona el

equipo auditor
 OBJETIVO Y ALCANCE DE LA
AUDITORIA INTERNA

OBJETIVO:
Verificar el cumplimiento de las disposiciones establecidas
en el proceso de compras y su mejora continua.

ALCANCE:
Verificar las actividades de
selección, clasificación y
calificación de proveedores
de un servicio efectuado en
el ultimo año.
 LISTAS DE CHEQUEO O
VERIFICACIÓN

Herramienta que se elabora

como guía para la ejecución de
la auditoría y para el registro de
hallazgos y conclusiones de la
auditoría.
 PREPARACIÓN HOJA DE VERIFICACIÓN

 Partir de la norma y los documentos

aplicables para el alcance
seleccionado.

 Identificar los cargos que se

relacionan con el alcance de la
auditoria

 Identificarafirmaciones en los
 Identificar registros que se documentos aplicables
deriven de las disposiciones
o documentos a auditar

 Analizar actividades con

posibles riesgos de generar
no conformidades
 COMO ELABORAR LA LISTA

1. Objetivo del proceso

2. Alcance del proceso (Donde inicia y

donde termina)
3. Relación con la Política integral y Objetivos integrales

4. Actividades desarrolladas + (controles al producto, servicio y

al cumplimiento de requisitos en SST , ambientales y legales en la
operación,

5. Salidas del proceso, riesgos, aspectos e impactos y evaluación

de su significancia (clientes, controles, medición de satisfacción de
clientes, y partes interesadas)
 COMO ELABORAR LA LISTA

6. Indicadores de gestión Calidad, S&SO y ambientales, (Mejora,

Acción correctiva y preventiva)

7. Documentos aplicables (Control de

documentos y registros)
 EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA

• Reunión de apertura

• Recolección de evidencia
objetiva
• Reunión de Balance

• Reunión de cierre
 REUNION DE APERTURA

1. Presentación de los
participantes (Rol)
2. Recordar objeto y alcance de
auditoria
3. Confirmar el plan que se va a iniciar
4. Forma de desarrollar la
auditoria
5. Confirmar asignación de
recursos
6. Acordar la reunión de cierre
7. Recordar la Confidencialidad
 ACTITUD FRENTE AL AUDITADO

LO EQUIVOCADO

DETECTIVE: ¿Usted tiene algo que esconder o no?

ARROGANTE: Yo puedo encontrar lo que esta mal sin su ayuda

CONSULTOR: Por que no lo hace de este modo

 ACTITUD FRENTE AL AUDITADO

UN AUDITOR NO ES UN AUDITOR ES

 Un juez
Un facilitador, cuya principal
 Un verdugo labor es ayudar a la Empresa
a mejorar su Sistema de
 El que manda en la Gestión
auditoría
 ACTITUD FRENTE AL AUDITADO

LO ACERTADO

 Hacer buenas preguntas

 Permitir al entrevistado responder y demostrar cómo son

manejados los asuntos

 Dar tiempo al entrevistado para que revise los hallazgos y para

identificar los elementos del sistema que tienen deficiencias

 Cumplir con el propósito de la auditoría

 TÉCNICAS DE ENTREVISTA

 Mantenga contacto cara a cara

 Muéstrese interesado
 Tome notas en un tiempo mínimo
 Exprese en otra forma la pregunta si
Escuchar
no se entiende
Cuidadosamente
 Acepte la información con una
 inclinación de cabeza ocasional
 Observe el lenguaje del cuerpo
 Hable claro y cuidadosamente
 Conozca sus preguntas
 REUNION DE BALANCE

La reunión de balance se realiza con el equipo auditor

para elaborar el informe final teniendo en cuenta las
evidencias y los criterios de evaluación obtenidos en la
auditoria…
 RECORDEMOS QUE ES…

•Criterios de auditoría: Conjunto de políticas,

procedimientos o requisitos usados como
referencia frente al cual se compara la evidencia Estos dos
de la auditoría. componentes
integran el
•Evidencia de auditoría: Registros, hallazgo.
declaraciones de hechos o cualquier otra
información que es pertinente para los criterios
de auditoría y que es verificable.
 REDACCIÓN DE HALLAZGOS…

Existen 3 tipos de hallazgos: Fortaleza, Observación-Oportunidad

de Mejora y no conformidad, vamos a centrarnos en las no
conformidades.

Teniendo en cuenta todo lo anterior, el hallazgo de auditoría es el

resultado de comprar la evidencia de auditoría con los criterios de
auditoría, si la evidencia no demuestra que se cumple el criterio de
auditoría aplica una No conformidad.
 RECORDEMOS QUE ES…

OPORTUNIDAD DE NO CONFORMIDAD
MEJORA- OBSERVACION

declaración realizada durante

una auditoria interna
relacionada con la falta de
claridad en la ejecución El no cumplimiento de un
una actividad o que genera requisito especificado.
riesgo para la organización o
el sistema de gestión.
 CLASIFICACIÓN DE HALLAZGOS

Inicio Se Si Genera Si
incumple riesgo Registro
un para el
requisito? S.G ?

Encuentro un No No
hallazgo

La situación Si
Es un aspecto por
genera riesgo
mejorar
para el S.G ?
No

Es una
fortaleza?
No
Registro

Si
NO ES UN
HALLAZGO
(No se registra)
Registro
 REDACCIÓN DE HALLAZGOS

El enunciado de las no conformidades debería:

 Ser auto – explicito para todos y estar relacionada con el aspecto del
sistemas.

 No se ambiguo, ser gramaticalmente correcto, lo mas preciso que

sea posible

 Debería ser capaz expresarse en una, o cuando mas en dos

oraciones,

 Debería expresarse en términos medibles; números, fechas,

porcentajes; hay que recordar que una auditoria es un ejercicio que
se da en un espacio muestral una NC es un hallazgo de la misma.
 REDACCIÓN DE HALLAZGOS

Para redactar una no conformidad debemos en lo posible incluir el criterio

de auditoria, la evidencia y el impacto: Ejemplo 1
 REDACCIÓN DE HALLAZGOS

Ejemplo 2…
Incumplimiento del requisito 10.2 no conformidad y
acción correctiva ISO 9001, ISO 1400y y 4.5.3.2
OHSAS 18001 , puesto que no se evidencian
acciones correctivas para el proyecto en el año 2017,
impidiendo mejorar continuamente la eficacia del
sistema integrado de gestión.

Incumplimiento Evidencia Impacto

 PRESENTACION DE HALLAZGOS

Ejemplo 3 y 4…
(ISO 9001,
ISO 14001, Descripción del requisito
OHSAS Riesgos
Descripción del Hallazgo NC. Obs. que se incumple o se
18001, Ley o Asociados
pone en riesgo
documento)
No se encontró identificado La organización debe
como producto no conforme el asegurarse de que el producto
que no sea conforme con los Entrega de
pedido 346, el cual se encontró Numeral 8.3 productos no
X requisitos, se identifica y
por fuera de especificaciones en ISO 9001 controla para prevenir su uso o conformes al
las pruebas realizadas el entrega no intencional cliente.
pasado 7 de octubre.
Se encontró que las salidas de
almacén 147, 728 y 489 del mes Descuadre de
de septiembre se encuentran inventarios y
X perdida de
firmadas por personas
productos.
diferentes al jefe de almacén.
 REUNION DE CIERRE

LO QUE NO SE DEBE INCLUIR

 Crítica a individuos
 Opiniones subjetivas
 Detalles triviales
Información confidencial
 Observaciones o no
Declaraciones ambiguas conformidades no discutidas
en reunión de cierre
 SEGUIMIENTO

Responsabilidades del auditor:

 Acordar la fecha de la auditoria de seguimiento

 Desarrollar las auditorias de seguimiento de acuerdo con las

acciones correctivas y preventivas.

 Presentar e informar los resultados de la auditoria de seguimiento

 Evaluar la eficacia de las acciones correctivas implantadas.

GRACIAS