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Auditoria de Comunicacion
Auditoria de Comunicacion
Antecedentes
La comunicación es uno de los pilares básicos en los que se apoya cualquier tipo de
relación humana y es provechosa en prácticamente todas las esferas de la actividad
humana. Es crucial en una institución tanto para el bienestar de la empresa como del
personal.
Las auditorias en los negocios son muy importantes, por cuanto la gerencia sin la practica
de una auditoria no tiene plena seguridad de que los datos económicos registrados
realmente son verdaderos y confiables. Es la auditoria que define con bastante
razonabilidad, la situación real de la empresa.
Una auditoria además, evalúa el grado de eficiencia y eficacia con que se desarrollan las
tareas administrativas y el grado de cumplimiento de los planes y orientaciones de la
gerencia.
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Justificación:
Dentro de una empresa todo tipo de diálogo es importante para logar un clímax
organizacional sano, que en primera instancia va a favorecer al empleado, resultado que
se va a mostrar a través del desempeño y las ganas que este le pone al trabajo
encomendado, y posteriormente este resultado se verá reflejado en el desarrollo de la
institución.
Es por esta razón que nuestro trabajo surge por la imperiosa necesidad de mostrar o
de dar a conocer la importancia de la comunicación interna dentro de una empresa, en este
caso del Consejo Provincial, ya que como se menciona anteriormente ésta es una
capacidad y necesidad humana con la que todos nacemos y que nos permite aprender y
relacionarnos.
2. Presentación
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la designación de los roles y funciones del profesional a cargo de la que se supone es su
tarea.
5. Diagnóstico
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Para ser confiable y naturalmente instaurador de cambios, la auditoría interna de
comunicación debe contar esencialmente con la participación de la comunidad en
cuestión, para suscitar en ella una actitud de toma de conciencia de los problemas,
necesidades, expectativas comunicativas y por ende una disposición para lograr el cambio
deseado por ellos mismos, siendo la más privilegiada la organización y los miembros que
la conforman.
El diagnóstico pretende:
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La sede de esta institución se encuentra en la capital manabita, es decir Portoviejo.
Actualmente el prefecto es el Sr. Mariano Zambrano.
Misión: Una administración provincial técnica y eficiente que trabaja por hacer de Manabí
un modelo de producción y desarrollo Integral en beneficio de sus habitantes.
Marco Referencial:
7. Nuestros Objetivos:
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Nuestro objetivos de este trabajo de investigación son:
8. Marco Teórico:
Respecto a la auditoría:
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Objetivos: La auditoría de comunicación interna constituye un examen sistemático,
metódico y actualizado del estado de las comunicaciones internas que persigue
identificar las necesidades prioritarias de las empresas en materia de comunicación
interna. El objetivo de este tipo de auditoría es retratar el conjunto de mensajes,
intereses, relaciones y flujos de los públicos internos, respecto al conjunto de la
empresa y al funcionamiento de sus áreas, departamentos y servicios, mediante el
estudio de los elementos de comunicación interna utilizados.
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Se seleccionaron técnicas e instrumentos de acuerdo a las necesidades que marca la
investigación del problema priorizado como es conocer la situación actual de la
comunicación en el Consejo Provincial de Manabí.
Datos cuantitativos:
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Para su obtención, se emplearon las siguientes técnicas.
Encuesta
Entrevistas
Elaboradas a manera de conversación para indagar acerca de los problemas con los que
se tropieza con preguntas que permiten recoger información (datos, opiniones, ideas,
críticas, planes, etc.)
Observaciones
Instrumentos
Guía de entrevista:
Guías de observación:
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11. Análisis cuantitativo y cualitativo
Anexo:
1
0
90
80
70
60
50
40
30
20
10
0
Entorno Laboral
Formacion y des.
Conocimiento de la institución
El 90% de los
encuestados El 50% de los
indica que hay encuestados indica
un buen que existe Un 75% dice
ambiente comunicación e que si existe
información interna. El 60% manifiesta que
formación y existe progreso
desarrollo. profesional y satisfacción.
El otro 50 manifiesta Un 25% está
que hay falencia. indeciso. Un 25% dice que a veces
y un 14 lo niega
1
1
SI 29% SI 29%
NO 56%
NO 56%
GRADUAL
10%. GRADUAL (A veces)
NR 5% 10%
Cuadro no. 3
CONOCIMIENTO ADECUADO
Conocimiento 25%
Adecuado 25%
Conocimiento CONOCIMIENTO MEDIO
medio 22% 22%
Falta de inf.y
capacitaciòn 6% FALTA DE INFORMACION Y
CAPACITACION
NR 11% 6%
Informe:
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Tenemos a bien dirigirnos a usted para hacerle llegar el presente informe sobre la realización
de la auditoria de Comunicación Interna, realizada en las instalaciones del Consejo Provincial
de Manabí; durante los días lunes 10 de octubre, hasta el 19 del mismo.
ANALISIS FODA
FORTALEZAS OPORTUNIDADES
1
3
Cordialidad entre los diferentes departamentos. Relación directa con el estado ecuatoriano
DEBILIDADES AMENAZAS
1
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Los canales de comunicación disponibles.
Los flujos de comunicación que sigue cada tipo de información, desde su fuente hasta
sus destinatarios finales.
Prácticas de comunicación.
Entorno laboral
Formación y Desarrollo
Relaciones de trabajo
El resultado del análisis puso de manifiesto una serie de puntos críticos que se resumen a continuación:
1
5
Los miembros de la institución no son consciente de la importancia de la
comunicación interna para la promoción institucional. Por ejemplo, de lo que implica
la mejora de las infraestructuras o la realización de actividades de gran interés como
estrategia global de promoción.
El Dir. Com del Consejo Provincial no tienen claro qué información debe comunicarse
y con qué grado de profundidad, sus posibles destinatarios, los medios existentes ni el
procedimiento para comunicar, si se detectan rupturas de los flujos informativos. Por
ejemplo, el Dir. Com se encarga de manejar la comunicación externa de la institución
dejando a un segundo plano a la comunicación interna.
Plan estratégico:
1
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Reestructuración del departamento de comunicación:
Recursos
Público interno que cuenta con la capacidad necesaria para llevar a cabo el buen
funcionamiento del departamento, pero se recomienda la implementación de un
profesional en investigación social, quien debe indagar sobre el clima organizacional y
a la vez sugerir cambios que vallan acorde a lo encomendado.
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Se sugiere comprar 2 impresoras y los utensilios necesarios para la misma (hojas,
tinta, etc.)
Cuadro no. 4
Reestructuración del Departamento de Comunicación del Consejo Provincial de Manabí
Departamento de
Comunicación
Corporativa
1
8
Prensa Protocolo y Producción audio Información y
Relaciones visual contenido
Pública organizacional
Periodista
Relacioni Publicista Investigador
Secretaria sta Público Camarógraf social
Camarógrafo Comunicador
organizacional
c) Apoyar todas las estrategias y actividades que propendan a mantener una imagen
positiva de la institución, con la publicación de informativos internos, revista anual y
periódicos murales, etc.
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e) Asesorar al consejo Provincial de Manabí y prefectura en asuntos relacionados con la
comunicación institucional, la organización de eventos de carácter público,
Estas hojas deben ser diseñados y estructurados mensualmente, pero si se da el caso estos
pueden llegar a ser comunicados quincenal o semanalmente, la información que aquí se va a
transmitir debe ser clara y concisa.
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0
meses entre todos los integrantes de la institución, estos deben estar diseñado con letra
legible, colores sutiles, etc.
Esta revista deberá ser entregada a cada miembro de la organización, para que conozcan un
poco más de las funciones y logros de los demás compañeros.
Capacitación al personal: Para una mayor eficiencia del personal se deberá capacitar al
público interno dos veces al año, la capacitación deberá hacerse independientemente a cada
departamento, esta capacitación tendrá una duración de diez horas que deberán ser distribuida
en tres días.
La capacitación que se propone deberá tratar temas de interés para cada departamento.
También se deberá dar una pequeña capacitación o una charla de motivación. Esta debe ser
colectiva entre todos los miembros de la institución, y se recomienda que se realice en un
lugar tranquilo y recreativo.
Buzón de sugerencia: Esta es la mejor manera de saber lo que siente el personal, es por esta
razón que se recomienda que se implemente en la pág. web un servicio de esta índole, el
Departamento de comunicación deberá responder instantáneamente las dudas o atender las
sugerencias. El DIRCOM tiene que revisar las opiniones diariamente, para así disipar
cualquier rumor.
Otras de las informaciones que deben ir anotadas aquí es las actividades a efectuarse durante
el mes; en esta gaceta se detallará las festividades, actividades, días laborables entre otras
informaciones de interés para el personal. En esta gaceta se debe brindar un homenaje a todos
los cumpleañeros del mes a través de de un listado que señale quienes son por medio de una
foto y una pequeña información que indique las funciones que cumple en la empresa.
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Recmendaciones y
conclusiones
Encuestas…
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