Proceso Matrícula

Proceso Matrícula
Fecha y hora de creación 12/03/2018 17:50:00

Guía de formación
Proceso Matrícula
Tabla de contenido
Proceso Matrícula ........................................................................................................ 1
Proceso Matrícula ................................................................................................................ 1
Realizar Inscripción Administrativa................................................................................................. 7
Convenio Sislenguas.................................................................................................................................... 9
Cambio de Clases, Programas y Planes Académicos ................................................................................. 11
Reagrupamiento Cursos Niños .................................................................................................................. 14
Postergación de Pago ................................................................................................................................. 17
Estudiantes en Lista de Espera y Bilingüismo ........................................................................................... 19
Contratos Comerciales ............................................................................................................................... 21
Inscripción después de Inicio de Clase ...................................................................................................... 24
Funcionalidades Proceso Matrícula ............................................................................................... 26
Módulo Comunidad del Campus ............................................................................................................... 26
Asignación Masiva (Persona) ............................................................................................................... 27
Confirmación Proceso de Matr. ............................................................................................................ 34
Indicadores de Servicio (Persona)......................................................................................................... 37
Personas ................................................................................................................................................ 42
Crear Persona ................................................................................................................................... 42
Actualizar o Modificar Personas ...................................................................................................... 51
Módulo Finanzas ....................................................................................................................................... 56
Aplicación de Cobros............................................................................................................................ 56
Contabilización de Alumno .................................................................................................................. 59
Cuentas de Cliente ................................................................................................................................ 64
Liberación Pago Factura ....................................................................................................................... 69
LOG Asignación Exenciones ................................................................................................................ 71
Revisión de Facturas (Estudiante)......................................................................................................... 73
Módulo Notas y Asistencia ........................................................................................................................ 75
Listas de Clase ...................................................................................................................................... 76
Módulo Registro Académico ..................................................................................................................... 78
Activación de Ciclo Lectivo ................................................................................................................. 79
Cargue Masivo de Estudiantes .............................................................................................................. 81
Cierre de Clase ...................................................................................................................................... 86
Consulta Aceptar Matrícula .................................................................................................................. 90
Consultar Tabla Aceptar Políticas y Reglamentos ........................................................................... 91
Reversar Confirmación de Horario y Generación de Factura ........................................................... 92
Creación de Solicitudes......................................................................................................................... 94
Créditos de Examen ............................................................................................................................ 100
Depuración de Listas de Espera .......................................................................................................... 104
Gestión de Solicitudes ........................................................................................................................ 107
Grupos de Alumnos ............................................................................................................................ 109
Asignar Estudiantes a Grupos de Alumnos .................................................................................... 110
Inactivar Estudiante de Grupos de Alumnos .................................................................................. 112
Grupos de Alumnos por Alumno ........................................................................................................ 114
Inscripción Rápida .............................................................................................................................. 116
Ajustar Calificaciones Finales por Inscripción Rápida................................................................... 117
Inscribir Estudiante por Inscripción Rápida ................................................................................... 121
Bajar Estudiante de Lista de Espera Individual .............................................................................. 125
Cambiar Posición al Estudiante en Lista de Espera........................................................................ 127
Bajar Asignatura ............................................................................................................................ 131
Mantenimiento Horario Clases ........................................................................................................... 133
Modificar Clase .............................................................................................................................. 134
Asignar Docente ............................................................................................................................. 135
Reserva de Aulas ............................................................................................................................ 139
Eliminar Modelo de Reunión de Clase ........................................................................................... 142
Detener Inscripción de Clase.......................................................................................................... 144
Proceso de Lista de Espera ................................................................................................................. 146
Programa/Plan de Alumno .................................................................................................................. 150
Cambiar Plan a Estudiante ............................................................................................................. 151
Cambiar Programa a Estudiante ..................................................................................................... 153
Cambiar Estado a Estudiante en Programa Plan ............................................................................ 155
Consultar Estado del Estudiante ..................................................................................................... 157
Resultados de Exámenes ..................................................................................................................... 159
Página ii
Guía de formación
Proceso Matrícula
Funcionalidades Generales ...................................................................................................................... 162

Visor de Consultas .............................................................................................................................. 162
Página iii
Guía de formación
Proceso Matrícula
Proceso Matrícula
Proceso Matrícula
Proceso Matrícula
Realizar matrícula académica y financiera para el grado académico Idiomas

según los cursos ofertados, mediante el autoservicio del estudiante o con
apoyo administrativo.
A continuación, es posible consultar la siguiente información sobre el proceso

de Matrícula:
 Alcance (#1)
 Responsable (#2)
 Entrada y Proveedor (#3)
 Salida y Dependencia/Proceso (#4)
 Actividades del proceso (#5)
 Imagen del Flujo del proceso (#6)
Alcance
El proceso inicia habilitando la oferta en el autoservicio, para la inscripción
por parte de los estudiantes. Seguidamente el estudiante selecciona la clase
(es) a cursar y se finaliza la inscripción validando los prerrequisitos de forma
automática. El estudiante realiza la confirmación de horario, acepta las
políticas y genera la factura. El proceso finaliza con la realización del pago.
De forma administrativa se soportará la inscripción de los estudiantes que se

inscriban en listas de espera, que soliciten cambio de clase o programa
después de generar factura, que provengan de contratos comerciales
directos, entre otras situaciones. La inscripción administrativa incluye la
confirmación de horario, la aceptación de políticas en representación del
estudiante y la generación de factura. El estudiante por su parte recibe la
Página 1
Guía de formación
Proceso Matrícula
notificación de inscripción en la clase y la aceptación de políticas, y luego

proceder con el pago si éste aplica.
Responsable
Coordinación de mercadeo y ventas - Área de información y Matrículas
Entrada y Proveedor
Proveedor
Entrada
Dependencia o proceso que entrega la
Información necesaria para ejecutar el proceso
información de entrada
Estudiantes con notas contabilizadas (en la historia Coordinación administrativa - fin de

académica) en el ciclo/sesión anterior ciclo/sesión
Información y matrículas - fin de
Estudiantes antiguos con ciclo activo
ciclo/sesión
Estudiantes activos en programa plan y clasificados
Coordinaciones Académicas y área
(para nuevos o reintegros) en el programa -con
de información y matrículas
cursos convalidados o inactivados-
Coordinaciones Académicas,
Programación académica habilitada en autoservicio
Coordinación de mercadeo y ventas y
y administrativa
coordinación administrativa
Coordinación administrativa y
Solicitudes de inscripción para cursos empresariales coordinación de mercadeo y ventas -
Proceso de exenciones
Coordinación de mercadeo y ventas -
Calendario académico para la sesión área comercial - Proceso de
facturación a empresas
Generación de informes de orientación
coordinaciones académicas
Lista de chequeo de parametrizaciones
coordinaciones académicas
Solicitud de aplicación de exenciones
Salida y Dependencia/Proceso
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Guía de formación
Proceso Matrícula
Salida Dependencia o Proceso
Información que sale de la ejecución del Al que se le entrega la información de salida

proceso
Estudiantes matriculados (académica y

Estudiantes e información y matrícula
financieramente)
Corporaciones con factura generada Estudiantes e información y matrícula
Grupos de clase cancelados (por falta de Coordinación de mercadeo y ventas -
estudiantes u otras situaciones) Programación académica
Programación académica definitiva con Coordinación de mercadeo y ventas -
asignación de aulas y docentes Programación académica y cancelaciones
Coordinación administrativa - proceso de
Listas de clase y listas de asistencia
notas y asistencia
Horarios de los estudiantes actualizados
Estudiantes
(clases, ubicaciones, horarios, docentes)
Actividades del proceso
¿Cómo se
Actividad Reportes
soporta?
Identificar forma de No se soporta en

realizar la matrícula Epik EAFIT
Consultar oferta de
Autoservicio
cursos para programa
Estudiante
académico
Funcionalidad -
Programa/Plan de
Alumno
Funcionalidad -
Verificar estado del Créditos de examen
estudiante
Funcionalidad -
Resultados de
exámenes
Funcionalidad -
Activación ciclo
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Guía de formación
Proceso Matrícula
lectivo
Funcionalidad -
Petición Informe
Orientación
Funcionalidad -
Indicadores de
servicio
Funcionalidad -
Realizar solicitud de
Creación de
Reintegro
solicitudes
No se soporta en
Inscribir curso
Epik EAFIT
Autoservicio
Estudiante
Inscribir en lista de Funcionalidad -

espera Inscripción rápida
Funcionalidad -
Visor de consultas EA_LISTAS_DE_ESPERA
Realizar Petición
No se soporta en
administrativa de cambio
Epik EAFIT
de programa
Autoservicio
Estudiante
Funcionalidad -
Generar Aceptar
matrícula
Confirmar horario y
generar factura
Funcionalidad -
Consultar Aceptar
Matrícula
Funcionalidad - EA_NI012_Inscritos_Con_Factura
Visor de consultas EA_TASAS_CURSOCLASE
Realiza petición
No se soporta en
administrativa para
Epik EAFIT
cambio de curso
Consultar factura y Autoservicio

realizar pago Estudiante
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Guía de formación
Proceso Matrícula
Funcionalidad -
Consulta cuenta
cliente
Funcionalidad -
Resumen de
Facturas de Alumno
Funcionalidad -
Visor de consultas EA_NI027_EstadisticasExenciones
Funcionalidad -
Confirmación
Recibir notificación de Proceso de Matr
inscripción de curso
Funcionalidad -
EA_NI021_Matriculados_FormasPago
Visor de consultas
Realizar petición de No se soporta en
postergación Epik EAFIT
Recibir y analizar petición Funcionalidad -

de postergación de pago Cuentas de cliente
Funcionalidad -
Dar de baja al estudiante
Proceso de bajas
Funcionalidad -
Cuentas de cliente
Funcionalidad -
Verificar forma de pago
Consultas de pagos
Funcionalidad -
Visor de consultas EA_ALUMNO_ITEM_SIN_APLICAR_QRY
Funcionalidad -
Contabilizar reversión de
Contabilización de
nómina
alumno
Funcionalidad -
Liberación pago
factura
Verificar la correcta
Funcionalidad -
aplicación del cargo por
Aplicación de
deducción de nomina
cobros
Funcionalidad -
Cuentas de cliente
Hacer análisis de punto Funcionalidad -

de equilibrio y listas de Mantenimiento de
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Guía de formación
Proceso Matrícula
espera horarios de clase
EA_CON_MAT_ACADEMI_SIN_FACTURA
Funcionalidad - EA_LISTAS_DE_ESPERA
Visor de consultas EA_PROGRAMACIÓN_ACADÉMICA
EA_CON_MATRICULA_ACADEM_FINANC
Funcionalidad -
Depuración de
listas de espera
Funcionalidad -
Depuración de
listas de espera
Funcionalidad -
Inscripción rápida
Recibir información sobre Funcionalidad -

cambios en la Visor de consultas EA_LISTAS_DE_ESPERA
programación académica
e informar disponibilidad Funcionalidad -
de cupo Personas
Realizar inscripción
Ver Procedimiento
administrativa
Imagen del Flujo del Proceso
Volver al inicio (#Inicio)
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Guía de formación
Proceso Matrícula
Realizar Inscripción Administrativa
Realizar Inscripción Administrativa
Volver al Proceso
El objetivo de este procedimiento es soportar la matricula académica y

financiera de los estudiantes que presenten alguna situación específica que
no les permita realizar la matricula académica y financiera a través del
autoservicio.
A continuación es posible consultar la siguiente información sobre este

procedimiento:
 Alcance (#1)
 Responsable (#2)
 Condiciones Generales (#3)
 Actividades del procedimiento (#4)
 Imagen del Flujo del procedimiento (#5)
Alcance
La inscripción administrativa aplica para aquellos situaciones definidas como
críticas y que requieren soporte por parte del área de informaciones y
matrículas como: Convenios comerciales e institucionales específicos,
Contratos comerciales, ajustes en la situación académica del estudiante,
entre otros.
Responsable
Área de Información y matrícula.
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Guía de formación
Proceso Matrícula
Condiciones Generales
La inscripción administrativa es un procedimiento susceptible de auditoria
para verificar el correcto uso de las acciones en el sistema de información.
Actividades del procedimiento

Para facilitar la comprensión del Procedimiento 'Inscripción
Administrativa', a continuación se muestran cada uno de los casos que le
aplican y sus respectivas actividades:
 Convenio Sislenguas
 Cambio de Clases, Programas y Planes Académicos
 Reagrupamiento Cursos Niños
 Postergación de Pago
 Estudiantes en Lista de Espera y Bilingüismo
 Contratos Comerciales
 Inscripción después de Inicio de Clase
Imagen del Flujo del procedimiento
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Guía de formación
Proceso Matrícula
Convenio Sislenguas
Convenio Sislenguas
Volver al Procedimiento
En el siguiente esquema es posible consultar la siguiente información sobre

este procedimiento:
 Actividades del procedimiento
 Imagen del Flujo del procedimiento
Actividad ¿Cómo se soporta? Reportes
Recibir e identificar
No se soporta en Epik
necesidad de inscripción
EAFIT
administrativa
Funcionalidad - Indicadores
de servicio
Funcionalidad - Asignación
Asignar indicador de No Masiva
pago de matrícula Funcionalidad - Control
indicadores de servicio
Funcionalidad - Visor de
consultas
Funcionalidad - Grupos de
alumno
Asignar estudiante a grupo Funcionalidad - Proceso
de no pago grupos de alumno
Funcionalidad - Grupo de
alumnos por alumno
Funcionalidad - Inscripción
rápida
Realizar la inscripción
Funcionalidad - Creación
grupo de alumnos
Página 9
Guía de formación
Proceso Matrícula
de clases en bloque
Funcionalidad - Fusión
inscripción en bloque
Funcionalidad -
Inscripciones
Funcionalidad - Listas de
clases
Funcionalidad - Generar
aceptar matrícula
Funcionalidad - Cuentas de
cliente
Funcionalidad -
Inscripciones
Funcionalidad - Consultar
Aceptar Matrícula
Funcionalidad - Mensajes
de Cálculo de Tasas
Funcionalidad - Resumen
Confirmar horario y generar
facturas de alumno
factura
Funcionalidad - Ítems por
factura
Funcionalidad - Revisión de
facturas (Estudiantes)
Funcionalidad - Ítems
Corporativos por factura
facturas (Corporaciones)
EA_NI012_Inscritos_Con_Factura
consultas
EA_TASAS_CURSOCLASE
Página 10
Guía de formación
Proceso Matrícula
Volver al Inicio (#HOME)
Cambio de Clases, Programas y Planes Académicos
Cambio de Clases, Programas y

Planes Académicos

este procedimiento:

necesidad de No se soporta en Epik
inscripción EAFIT
administrativa
Funcionalidad - Visor
EA_PROGRAMACIÓN_ACADÉMICA
de consultas
Funcionalidad -
Activación ciclo
Verificar programación lectivo
y oferta del periodo Funcionalidad -
académico Programa/Plan de
Alumno
Funcionalidad -
Petición informe de
orientación
Realizar cambio de Funcionalidad -
plan o programa Programa/Plan de
académico Alumno
Página 11
Guía de formación
Proceso Matrícula
Funcionalidad -
Activación ciclo
lectivo
Gestionar permanencia No se soporta en Epik
del alumno EAFIT
Funcionalidad -
Cuentas de cliente
Funcionalidad -
Verificar forma de pago Consultas de pagos
de consultas
EA_ESTUDIANTES_NUEVOS_INSCRITOS
Funcionalidad -
Contabilizar Reversión
Contabilización de
de nómina
Alumno
Funcionalidad -
Consultar Aceptar
Matrícula
Funcionalidad -
Revertir matrícula Inscripción rápida
financiera y académica Funcionalidad -
Cuentas de cliente
Funcionalidad - LOG
Asignación de
exenciones
Funcionalidad -
Liberación pago
Verificar la correcta factura
aplicación del cargo
Funcionalidad -
por deducción de
Aplicación de cobros
nómina
Funcionalidad -
Cuentas de cliente
Funcionalidad -
Funcionalidad -
Creación grupo de
alumnos
Funcionalidad -
Realizar la inscripción Creación de clases
en bloque
Funcionalidad -
Fusión inscripción en
bloque
Funcionalidad -
Inscripciones
Página 12
Guía de formación
Proceso Matrícula
Funcionalidad - Listas
de clases
de consultas
Funcionalidad -
Generar aceptar
matrícula
Funcionalidad -
Cuentas de cliente
Funcionalidad -
Inscripciones
Funcionalidad -
Consultar Aceptar
Matrícula
Funcionalidad -
Mensajes de Cálculo
de Tasas
Funcionalidad -
Confirmar horario y Resumen facturas de
generar factura alumno
por factura
Funcionalidad -
Revisión de facturas
(Estudiantes)
Corporativos por
factura
Funcionalidad -
(Corporaciones)
de consultas
EA_TASAS_CURSOCLASE
Funcionalidad -
Liberación pago
Facturas
Funcionalidad -
Contabilización Pago Aplicación de Cobros
de Matrícula Funcionalidad -
Contabilización de
Alumno
Funcionalidad -
Cuentas de cliente
Página 13
Guía de formación
Proceso Matrícula
Reagrupamiento Cursos Niños
Reagrupamiento Cursos Niños

este procedimiento:
Actividad Funcionalidad Reportes
necesidad de No se soporta en Epik
inscripción EAFIT
administrativa
Identificar grupo de EA_NI021_Matriculados_FormasPago
de consultas
niños que requieren
cambio de curso Funcionalidad -
Mantenimiento de
Página 14
Guía de formación
Proceso Matrícula
horarios de clase
Funcionalidad -
Horarios de clase
Funcionalidad -
Cuentas de cliente
Funcionalidad -
Verificar forma de pago
Consultas de pagos
curso inicial
de consultas
EA_ESTUDIANTES_NUEVOS_INSCRITOS
Funcionalidad -
Contabilizar Reversión
Contabilización de
de nómina
Alumno
Funcionalidad -
Consultar Aceptar
Matrícula
Funcionalidad -
Cuentas de cliente
Revertir matrícula
financiera y académica Funcionalidad - LOG
Asignación de
exenciones
de consultas
EA_NI027_EstadisticasExenciones
Funcionalidad -
Liberación pago
Verificar la correcta factura
aplicación del cargo
Funcionalidad -
por deducción de
Aplicación de cobros
nomina
Funcionalidad -
Cuentas de cliente
Funcionalidad -
Funcionalidad -
Creación grupo de
alumnos
Funcionalidad -
Realizar la inscripción Creación de clases
en bloque
Funcionalidad -
Fusión inscripción en
bloque
Funcionalidad -
Inscripciones
Página 15
Guía de formación
Proceso Matrícula
de clases
de consultas
Funcionalidad -
Generar aceptar
matrícula
Funcionalidad -
Cuentas de cliente
Funcionalidad -
Inscripciones
Funcionalidad -
Consultar Aceptar
Matrícula
Funcionalidad -
Mensajes de Cálculo
de Tasas
Funcionalidad -
Confirmar horario y Resumen facturas de
generar factura alumno
por factura
Funcionalidad -
(Estudiantes)
Corporativos por
factura
Funcionalidad -
(Corporaciones)
de consultas
EA_TASAS_CURSOCLASE
Funcionalidad -
Liberación pago
Facturas
Funcionalidad -
Contabilización Pago Aplicación de Cobros
de Matrícula Funcionalidad -
Contabilización de
Alumno
Funcionalidad -
Cuentas de cliente
Página 16
Guía de formación
Proceso Matrícula
Postergación de Pago
Postergación de Pago

este procedimiento:
necesidad de inscripción No se soporta en Epik
administrativa EAFIT
Evaluar pertinencia de la de Facturas de Alumno
postergación Funcionalidad - Cuentas de
cliente
Página 17
Guía de formación
Proceso Matrícula
aceptar MatrÍcula
consultas EA_NI012_Inscritos_Con_Factura
Cambiar fecha de Funcionalidad - Fechas de

vencimiento de la factura Pago Matrícula Adic
Aceptar Matrícula
Reversar Matrícula Funcionalidad - Cuentas de

Financiera cliente
Funcionalidad - LOG
Asignación de exenciones
aceptar matrícula
cliente
facturas de alumno
Funcionalidad -
Inscripciones
Aceptar Matrícula
Confirmar horario y facturas de alumno
generar factura Funcionalidad - Ítems por
factura
Facturas (Corporaciones)
consultas EA_NI012_Inscritos_Con_Factura
Página 18
Guía de formación
Proceso Matrícula
Estudiantes en Lista de Espera y Bilingüismo
Estudiantes en Lista de Espera y

Bilingüismo

este procedimiento:
necesidad de inscripción No se soporta en Epik
Verificar programación y EA_PROGRAMACIÓN_ACADÉMICA
consultas
oferta del periodo
académico Funcionalidad - Activación
ciclo lectivo
Página 19
Guía de formación
Proceso Matrícula
Funcionalidad -
Programa/Plan de Alumno
Funcionalidad - Petición
informe de orientación
Funcionalidad -
Mantenimiento de
horarios de clase
Ajustar la configuración
de la clase para la Funcionalidad - Horarios
inscripción de clases
consultas EA_PROGRAMACION_HORARIOS
Cambiar fecha de Funcionalidad - Fechas

vencimiento de la factura de Pago Matrícula Adic
Funcionalidad - Proceso de
lista de espera
Asignar cupos por lista Funcionalidad -

de espera Inscripción rápida
consultas EA_LISTAS_DE_ESPERA
Funcionalidad -
Mantenimiento de
horarios de clase
Ajustar configuración del
estado de la clase Funcionalidad - Horarios
de clases
Funcionalidad - Cierre de
clases
aceptar matrícula
Funcionalidad - Cuentas
de cliente
Funcionalidad -
Inscripciones
Confirmar horario y Aceptar Matrícula
generar factura Funcionalidad - Resumen
facturas de alumno

factura
Funcionalidad - Revisión
de facturas (Estudiantes)
Página 20
Guía de formación
Proceso Matrícula
de Facturas
(Corporaciones)
consultas
EA_TASAS_CURSOCLASE
Contratos Comerciales
Contratos Comerciales

este procedimiento:
Página 21
Guía de formación
Proceso Matrícula
necesidad de
inscripción No se soporta en Epik
Generar solicitud de de Solicitudes
servicio académico
Funcionalidad - Cargue
para facturación a
masivo de estudiantes
empresa con contrato
comercial Funcionalidad - Gestión de
solicitudes
Funcionalidad - Gestión de
solicitudes
Aprobar solicitud de Funcionalidad - Visor de

servicio consultas EA_NI001_SEG_SOL_SER
Funcionalidad - Indicadores
de servicio
Asignar indicador de No Funcionalidad - Control

pago de matrícula indicadores de servicio
consultas
Funcionalidad -
Mantenimiento de horarios
de clase
Ajustar la configuración
de la clase para la Funcionalidad - Horarios de
inscripción clases
Funcionalidad - Inscripción
rápida
grupo de alumnos
de clases en bloque
Realizar la inscripción
Funcionalidad -
Inscripciones
Funcionalidad - Listas de
clases
Funcionalidad -
Ajustar configuración
Mantenimiento de horarios
del estado de la clase
de clase
Página 22
Guía de formación
Proceso Matrícula
Funcionalidad - Horarios de
clases
Funcionalidad - Cierre de
clases
consultas EA_TASAS_CURSOCLASE
aceptar matrícula
cliente
Funcionalidad -
Inscripciones
Aceptar Matrícula
facturas de alumno

factura
Confirmar horario y
generar factura Funcionalidad - Revisión de
Facturas (Corporaciones)
EA_TASAS_CURSOCLASE
consultas
EA_NI09_EstudiantesGrupoCerrados
Página 23
Guía de formación
Proceso Matrícula
Inscripción después de Inicio de Clase
Inscripción después de Inicio de

Clase

este procedimiento:
necesidad de
inscripción No se soporta en Epik
Funcionalidad -
Mantenimiento de
Ajustar la horarios de clase
configuración de la
Funcionalidad - Horarios
clase para la
de clases
inscripción
Cambiar fecha de
vencimiento de la Funcionalidad - Fechas
factura de Pago Matrícula Adic
Realizar la Funcionalidad -
inscripción Inscripción rápida
Página 24
Guía de formación
Proceso Matrícula
Funcionalidad -
Creación grupo de
alumnos
Funcionalidad -
Creación de clases en
bloque
Funcionalidad -
Inscripciones
de clases
Funcionalidad -
Mantenimiento de
horarios de clase
Ajustar configuración
del estado de la Funcionalidad - Horarios
clase de clases
Funcionalidad - Cierre
de clases
aceptar matrícula
Funcionalidad - Cuentas
de cliente
Funcionalidad -
Inscripciones
Funcionalidad -
Consultar Aceptar
Matrícula
Funcionalidad -
Resumen facturas de
alumno
Confirmar horario y
generar factura Funcionalidad - Ítems
por factura
de facturas
(Estudiantes)
de Facturas
(Corporaciones)
consultas
EA_TASAS_CURSOCLASE
Página 25
Guía de formación
Proceso Matrícula
EA_NI027_ESTADISTICAS_EXENCIONES
Funcionalidades Proceso Matrícula
Funcionalidades Proceso Matrícula
En este componente se relacionan las funcionalidades que permiten ejecutar

algunas actividades del proceso de Matrícula, las cuales se encuentran en las
próximas sesiones del manual agrupadas por los módulos en que se
distribuye Epik EAFIT.
Módulo Comunidad del Campus
Módulo Comunidad del Campus
En este componente se agrupan las funcionalidades que se caracterizan por

contribuir a un objeto en común, es decir, tienen una relación sobre la
temática que soportan en el sistema.
Página 26
Guía de formación
Proceso Matrícula
En el módulo de Comunidad del campus se agrupan las funcionalidades que

permiten:
 Mantener y gestionar la información de las personas y organizaciones

que hacen parte de la comunidad Universitaria.
Asignación Masiva (Persona)
Asignación Masiva (Persona)
Esta funcionalidad permite asignar a un grupo de estudiantes que cumplen o

tiene características similares un indicador de servicio que permite identificar
a los estudiantes para acceder o restringir su acceso a un servicio
determinado.
Paso a Paso
1. Ingresar a la siguiente ruta:
Menú Principal > Comunidad del Campus > Indicadores de Servicio >
Personas > Asignación Masiva
2. El sistema abre la página 'Asignación Masiva', donde se debe seleccionar

la pestaña 'Añadir un Valor' e ingresar el 'ID Control Ejecución', el cual no
debe contener espacios, caracteres especiales, acentos o la letra 'ñ', por
ejemplo, ASIGNACION_MASIVA_INDICADOR. Luego se debe hacer clic en
el botón 'Añadir'.
Página 27
Guía de formación
Proceso Matrícula
3. El sistema abre la página 'Asignación Msv', en la cual los campos están

agrupados en las secciones relacionadas a continuación:
 Selección Integrantes (#S1)
 Datos Indicador Servicio (#S2)
 Periodo Efectivo (#S3)
 Detalles Asignación (#S4)
 Información Contacto (#S5)
 Comentarios (#S6)
Debajo de la siguiente imagen se detallan las secciones antes mencionadas.
Página 28
Guía de formación
Proceso Matrícula
Selección Integrantes
 Herram Selección
Este campo contiene tres valores, de acuerdo al seleccionado el

sistema muestra diferentes campos, a continuación, se detallan cada
una de las opciones.
 Archivo Externo
Hace referencia a un archivo de Excel que contenga los ID de los

estudiantes, este dato es requisito de la funcionalidad.
o Cargar Archivo
Este botón permite seleccionar y cargar el archivo.
Cuando se carga un archivo el sistema activa los botones

'Eliminar Archivo' y 'Ver Archivo'.
El archivo de Excel a cargar debe ser con formato CSV

(separado por comas).
o Creación Mapa Campos
Cuando se hace clic en este enlace, el sistema abre la

página 'Mapa Archivo Selec Integrantes' donde se deben
diligenciar los campos descritos debajo de la siguiente
imagen:
* Mapa Archivos
Página 29
Guía de formación
Proceso Matrícula
Ingresar un nombre para referirse a los datos que se usan

del archivo externo.
* Tipo Archivo
Seleccionar el valor que corresponda, 'Separado' o 'Plano'.
Separado: Archivo de Excel formato CSV.
Plano: Archivo de Word formato TXT.
* Separador Campo
Se recomienda seleccionar el valor 'Punto y Coma'.
* Calificador Campo
No modificar el valor que trae el sistema por defecto.
* Fila Cabecera
Solo se usa en caso de que el archivo adjunto tenga

encabezado.
* No. Fila Cabecera
Solo se usa en caso de que el archivo adjunto tenga

encabezado.
* Mapa
En esta pestaña se debe ingresar el valor '1' en el campo

'No. Campo'.
El archivo de Excel debe contener el ID de los estudiantes

ubicados en la columna 'A'.
* Formato
En esta pestaña se debe seleccionar el valor 'Exacto' en el

campo 'Formato Campo'.
Luego de diligenciar los campos antes mencionados se debe

hacer clic en el botón 'Aceptar'.
 Motor Ecuaciones
Página 30
Guía de formación
Proceso Matrícula
Esta opción no se usa para la asignación masiva.
 PS Gestor de Consultas
Para hacer uso de esta opción se requiere tener una consulta

creada en el Gestor de Informes.
o Nombre Consulta
Buscar y seleccionar la consulta que previamente fue

creada.
o Inicio Gestor de Consultas
Se debe hacer clic en este enlace en caso de no tener

creada la consulta previamente.
Datos Indicador Servicio

 Institución
Seleccionar el valor 'EAFIT'
 Cd Indicador Servicio
Seleccionar según corresponda.
 Motivo
Periodo Efectivo
 Ccl Lvo Inicio
El sistema diligencia este campo de forma automática cuando se

selecciona el indicador, trae por defecto el valor '0000'.
Página 31
Guía de formación
Proceso Matrícula
Seleccionar el ciclo en el cuál comienza a ser vigente el indicador

asignado.
 Fin Ciclo
Seleccionar el ciclo en el cual se vence el indicador de servicio.
 Fecha Inicial
El sistema trae por defecto la fecha actual, modificar según

corresponda.
 Fecha Final
Seleccionar la fecha de vencimiento del indicador de servicio.
Detalles Asignación
 Departamento
Hace referencia a la unidad académica responsable o interesado en la

aplicación del indicador.
El sistema por defecto arroja el departamento, pero es posible

seleccionar uno diferente en caso de que sea necesario modificarlo.
 Moneda
Indica el tipo de moneda utilizado por la institución en caso de que el

indicador tuviera un impacto financiero, por defecto el sistema arroja
el valor 'COP'.
Información Contacto
En esta sección es posible relacionar una persona responsable del indicador.
Comentarios
Página 32
Guía de formación
Proceso Matrícula
Ingresar un comentario relacionado con la asignación del indicador. Este

puede ser visualizado por un administrativo. Luego de diligenciar los campos
relacionados anteriormente, se debe hacer clic en el botón 'Guardar'
4. Después de guardar el sistema regresa a la página 'Asignación Msv',

donde se debe hacer clic en el botón 'Ejec' para ejecutar el proceso.
El sistema abre la página 'Petición Gestor Procesos', allí se deben marcar

los procesos que registran en 'Lista Procesos'.
Luego se debe hacer clic en el botón 'Aceptar'.
5. Después de aceptar el proceso, el sistema regresa a la página

'Asignación Msv', donde se debe hacer clic en el botón 'Monitor Procesos'
para validar la finalización del proceso.
Ubicarse en la pestaña 'Lista de Procesos' y seleccionar el último proceso

ejecutado. Tener en cuenta las siguientes variables:
 Estado Ejec
Debe quedar en estado 'Correcto', si el estado se visualiza en 'En cola'

se debe hacer clic en el botón 'Actualizar' hasta que el estado quede
en 'Correcto'.
 Estado Distribución
Debe quedar en estado 'Enviado'.
Página 33
Guía de formación
Proceso Matrícula
Tenga en Cuenta: Se sugiere revisar de manera aleatoria la asignación del

indicador, consultando el ID de un estudiante.
Confirmación Proceso de Matr.
Confirmación Proceso de Matr.
Esta funcionalidad permite configurar el mensaje que notifica a los

estudiantes por correo electrónico que se encuentran inscritos de forma
exitosa en una clase y que han aceptado las políticas de la Dirección de
Idiomas con relación a los servicios ofrecidos por la misma y están
pendientes por el pago de la factura para finalizar su matrícula financiera.
Paso a Paso
Menú Principal > Notificaciones EAFIT > Confirmación Proceso de Matr.
Página 34
Guía de formación
Proceso Matrícula
2. El sistema abre la página 'Confirmación Proceso de Matr.', donde se

debe seleccionar la pestaña 'Añadir un Valor' e ingresar el 'ID Control
Ejecución', el cual no debe contener espacios, caracteres especiales, acentos
o la letra 'ñ', por ejemplo, CONFIR_MATRICULA.
Luego se debe hacer clic en el botón 'Añadir'.
3. El sistema abre una página adicional donde se deben diligenciar, según

corresponda, los siguientes campos: 'Institución Académica', 'Campus',
'Grado Académico', 'Programa Académico', 'Ciclo', 'Sesión'.
Página 35
Guía de formación
Proceso Matrícula
4. Luego de diligenciar los campos antes relacionados, se debe hacer clic en

el botón 'Ejec' para ejecutar el proceso.
El sistema abre la página 'Petición Gestor Procesos' donde solo se debe

5. Después de aceptar el proceso, el sistema regresa a la página principal,

donde se debe hacer clic en el botón 'Monitor Procesos' para validar la
finalización del proceso.

 Estado Ejec

en 'Correcto'.
Página 36
Guía de formación
Proceso Matrícula
6. Hacer clic en el enlace 'Volver a Confirmación Proceso de Matr.' para

regresar a la página principal, donde se debe hacer clic en el botón
'Guardar'.
Indicadores de Servicio (Persona)
Indicadores de Servicio (Persona)
Esta funcionalidad permite asignar atributos a un estudiante y organización

de forma que pueden restringirlos o habilitarlos para algún servicio o
procedimiento. Se clasifican en indicadores de servicio negativos (Retención)
y positivos.
Paso a Paso
Menú Principal > Comunidad del Campus > Indicadores de Servicio >
Personas > Indicadores de Servicio
Página 37
Guía de formación
Proceso Matrícula
2. El sistema abre la página 'Indicadores Servicio Activos' donde se

deben ingresar los criterios de búsqueda: 'ID', ''ID Campus', 'Doc Identidad',
Número Secuencia', 'Apellido', 'Nombre'.
Luego se debe hacer clic en el botón 'Buscar'.
3. El sistema abre la página 'Gestión Indicadores Servicio',

donde arroja una consulta para identificar los indicadores de servicio
asociados a una persona, para esto es posible filtrar en el campo 'Efecto' por
las opciones 'Positivo', 'Negativo' o 'Todos'.
Luego de filtrar se debe hacer clic en el enlace 'Actualizar' para recuperar la

información relacionada.
Página 38
Guía de formación
Proceso Matrícula
4. Para asignar un indicador de servicio, se debe hacer clic en el botón

'Añadir Indicador Servicio', de esta forma el sistema abre la página
'Indicador Añadir Servicio' donde se deben diligenciar los campos
relacionados debajo de la siguiente imagen.
 Institución
Seleccionar el valor 'EAFIT'.
 Cd Indicador Servicio
Hace referencia al código con el cuál fue creado el indicador de

servicio, los indicadores pueden ser financieros, académicos o de
servicio, por ejemplo, 'MOR' - Morosidad.
Página 39
Guía de formación
Proceso Matrícula
 Cd Motivo Indic Servicio
Hace referencia a la causa que genera la asignación del indicador.
 Descripción
Indica un breve detalle del efecto que tiene el indicador en la historia

académica del estudiante, el sistema trae esta información de forma
automática al seleccionar el motivo del indicador de servicio.
 Ccl Lvo Inicio
El sistema diligencia este campo de forma automática cuando se

selecciona el indicador, trae por defecto el valor '0000'.
Seleccionar el ciclo en el cuál comienza a ser vigente el indicador

asignado.
 Fin Ciclo
Seleccionar el ciclo en el cual se vence el indicador de servicio.
 Fecha Inicial
El sistema trae por defecto la fecha actual, modificar según

corresponda.
 Fecha Final
Seleccionar la fecha de vencimiento del indicador de servicio.
 Departamento
Hace referencia a la unidad académica responsable o interesado en la

aplicación del indicador.
El sistema por defecto arroja el departamento, pero es posible

seleccionar uno diferente en caso de que sea necesario modificarlo.
 Moneda
Página 40
Guía de formación
Proceso Matrícula
Indica el tipo de moneda utilizado por la institución en caso de que el

indicador tuviera un impacto financiero, por defecto el sistema arroja
el valor 'COP'.
 Información Contacto
En esta sección es posible relacionar una persona responsable del

indicador.
 Comentarios
Ingresar un comentario relacionado con la asignación del indicador.

Este puede ser visualizado por un administrativo.
 Servicios Afectados
Cuando se hace clic en la información del campo 'Efto Serv', el sistema

abre una página con la descripción sobre el detalle del efecto de
servicio asociado al indicador seleccionado.
5. Luego de diligenciar los campos relacionados anteriormente, se debe

hacer clic en el botón 'Aceptar', de esta forma queda asociado el indicador a
la persona.
Página 41
Guía de formación
Proceso Matrícula
Personas
Personas
Esta funcionalidad permite consultar y modificar los datos biodemográficos de

las personas que son miembros de la comunidad universitaria.
Con esta funcionalidad el usuario puede ejecutar las siguientes acciones:
 Crear Persona
 Actualizar o Modificar Personas
Ruta
Menú Principal > Comunidad del Campus > Información Personal >
Personas
V (#HOME)olver al Inicio (#HOME)
Crear Persona
Crear Persona
Página 42
Guía de formación
Proceso Matrícula
Volver a Funcionalidad
Permite ingresar toda la información básica de una persona para registrarla

en la Universidad.
Paso a Paso
Personas
2. El sistema abre la página 'Personas', donde se debe seleccionar la

pestaña 'Añadir un Valor' y hacer clic en el botón 'Añadir'.
3. En la página que abre el sistema se debe seleccionar la pestaña 'Detalles

Personales' y diligenciar los campos relacionados debajo de la siguiente
imagen:
Página 43
Guía de formación
Proceso Matrícula
 Fecha Efectiva
Ingresar según corresponda.
 Nombre
Ingresar primer nombre.
 Segundo Nombre
Ingresar segundo nombre.
 Apellidos
Ingresar primer apellido.
 Segundo Apellido
Ingresar segundo apellido.
 Fecha Nacimiento
Seleccionar fecha de nacimiento.
 Info Nacimiento
Página 44
Guía de formación
Proceso Matrícula
Cuando se hace clic en el enlace 'Info Nacimiento' el sistema abre otra

página para diligenciar los siguientes campos: 'País Nacimiento',
'Departamento' y 'Ciudad'.
Luego de ingresar la información se debe hacer clic en el botón

'Aceptar' y el sistema regresa a la página anterior.
 Fecha Efectiva
El sistema trae por defecto la fecha del día actual.
 Estado Civil
 Desde
Seleccionar fecha en la que adquiere el estado civil.
 Género
 País
Seleccionar el país al que corresponde el documento.
 Tipo Doc Identidad
Seleccionar el tipo de documento.
 Doc Identidad
Página 45
Guía de formación
Proceso Matrícula
Ingresar el número de documento. Si es necesario registrar más de un

documento de identidad, se debe hacer clic en el botón .
Tenga en cuenta lo siguiente:
 El sistema verifica si existe una persona en el sistema 'Mercurio' con el

tipo y número de documento ingresados, si es así, el sistema recupera
la información básica de la persona.
 Si la persona que se está creando es un empleado, estudiante activo

educación formal, egresado o graduado, el sistema no permite la
actualización de los siguientes datos: Nombres, apellidos, fecha de
nacimiento, lugar de nacimiento, estado civil.
 Si la persona que se está creando, no está dentro los públicos

mencionados en el punto anterior, el sistema permite actualizar toda la
información.
 Si el sistema no recupera información del sistema 'Mercurio', se deben

diligenciar todos los datos requeridos para crear la persona.
 Principal
En caso de registrar más de un documento de identidad, solo se debe

marcar uno como principal.
 Fecha Expedición
Seleccionar la fecha de expedición del documento. Este campo es

obligatorio para documentos nacionales.
 Lugar Expedición
Ingresar el lugar de expedición del documento. Este campo es

obligatorio para documentos nacionales.
 Tipo Dirección
 Fecha Efectiva
 Estado
Página 46
Guía de formación
Proceso Matrícula
El sistema trae por defecto el valor 'Activo'.
 País
 Dirección
Hacer clic en el enlace 'Editar Dirección', el sistema abre otra página

donde se deben diligenciar los siguientes campos:
 Dirección 1
Ingresar la dirección, en caso de requerir más espacio se

debe usar el campo 'Dirección 2'.
 Departamento
 Ciudad
 Estrato Social
 Tipo
Seleccionar el tipo de número de teléfono según corresponda.
 Teléfono
Ingresar el número de teléfono. Si es necesario registrar más de un

número de teléfono, se debe hacer clic en el botón .
Página 47
Guía de formación
Proceso Matrícula
 Ext
Ingresar el número de extensión, si aplica.
 País
Ingresar el número del indicativo del país.
 Preferido
En caso de registrar más de un número de teléfono, solo se debe

marcar uno como preferido.
 Tipo
Seleccionar el tipo de correo según corresponda.
 Correo-E
Ingresar el correo electrónico. Si es necesario registrar más de un

correo, se debe hacer clic en el botón .
 Pref
En caso de registrar más de un correo, solo se debe marcar uno como

preferido.
Si la persona tiene correo institucional, este se marca automáticamente

como preferido cuando se hace clic en el botón 'Guardar'.
 Datos Visado/Permiso
Se debe hacer clic en este enlace para el caso de los documentos de

identidad 'Pasaporte' (PP) o 'Cédula de Extranjería' (CE).
El sistema abre otra página donde se deben diligenciar los campos

relacionados debajo de la siguiente imagen:
Página 48
Guía de formación
Proceso Matrícula
 País
Seleccionar el país correspondiente al tipo de documento de

identidad.
 Tipo
Seleccionar el Tipo de Visado/Permiso:
o Visas (TP1, TP3, T15, RES)
o Permisos (PI2, PI5, PI6)
o Cédula de extranjería (CE)
o Fecha Efectiva
 Número
Ingresar el número de visa o permiso que registra el Pasaporte.
 Fecha Emisión
Seleccionar la Fecha de emisión del Visado/Permiso.
 Fecha Entrada en País
Seleccionar la Fecha Entrada en País.
 Expedidor por
Ingresar la entidad que expide el Visado/Permiso, por

ejemplo, Consulado, Embajada, República.
Página 49
Guía de formación
Proceso Matrícula
 Lugar Expedición
Ingresar el lugar Expedición del Visado/Permiso.
 Duración
Ingresar el número de días, meses o años correspondiente a la

visa o permiso.
 Tipo Duración
Seleccionar según corresponda a la visa o permiso.
 Fecha de Vencimiento
Seleccionar la fecha de Vencimiento del Visado/Permiso o Cédula

de extranjería.
Luego se debe hacer clic en 'Aceptar' para retornar con cambios a la pantalla
anterior.
 Nacionalidad
Cuando se hace clic en este enlace, el sistema abre otra página donde
se deben diligenciar los campos relacionados debajo de la siguiente
imagen:
 País
Seleccionar el país de nacionalidad.
 N° Pasaporte
Página 50
Guía de formación
Proceso Matrícula
Ingresar el número del Pasaporte
 Fecha Emisión
Seleccionar la Fecha emisión del Pasaporte.
 Fecha Vencimiento
Seleccionar la Fecha de Vencimiento del Pasaporte.
 País
Seleccionar el País del pasaporte.
 Estado
Seleccionar el Estado, por ejemplo, Provincia, Departamento.
 Ciudad
Ingresar la Ciudad.
 Expedido por
Ingresar la entidad que expide el Pasaporte, por ejemplo,

Consulado, Embajada, República.
 Comentario
Ingresar un comentario relacionado a la nacionalidad, si aplica.
anterior.
4. Luego de diligenciar los campos antes relacionados se debe hacer clic en

el botón 'Guardar'.
Actualizar o Modificar Personas
Página 51
Guía de formación
Proceso Matrícula
Actualizar o Modificar Personas
Volver a Funcionalidad
Permite modificar la información básica asociada a una persona registrada en

la Universidad.
Paso a Paso
Personas
2. El sistema abre la página 'Personas', donde se debe seleccionar la

pestaña 'Buscar un Valor' y digitar los criterios de búsqueda necesarios.
Adicionalmente se debe marcar el campo 'Corregir Historial', y luego hacer

clic en el botón 'Buscar'.
3. Luego de seleccionar el registro a actualizar de los datos recuperados por

la consulta, el sistema abre una página donde se debe seleccionar la pestaña
'Detalles Personales'.
Página 52
Guía de formación
Proceso Matrícula
En caso de no haber marcado el campo 'Corregir Historial' en la página de

búsqueda, también se puede hacer clic en el botón 'Corregir Historial' en la
pestaña 'Detalles Personales'.
Tenga en Cuenta: El sistema verifica si la persona a actualizar existe en el

sistema 'Mercurio' y si es un empleado, estudiante activo educación formal,
egresado o graduado, el sistema no permite la actualización de los datos
sensibles como: Nombres, apellidos, fecha de nacimiento, lugar de
nacimiento. Si la persona que se está actualizando no está dentro los
públicos mencionados anteriormente, el sistema permite actualizar toda la
información de la persona.
Debajo de la siguiente imagen se relacionan los campos que deben ser

diligenciados:
 Fecha Nacimiento
Modificar la fecha de nacimiento.
 Info Nacimiento
Modificar la información de nacimiento: 'País Nacimiento',

'Departamento' y 'Ciudad'.
 Historial Datos Personales
Se debe hacer clic en el icono para adicionar un registro adicional

con una nueva 'Fecha Efectiva' en caso de modificar campos como:
'Estado Civil' y 'Género'
Página 53
Guía de formación
Proceso Matrícula
 Doc Identidad
Se debe hacer clic en el botón para adicionar un nuevo

documento de identidad.
Ingresar la Fecha de Expedición, es obligatorio para documentos

nacionales.
Ingresar el Lugar de Expedición, es obligatorio para documentos

nacionales.
Solo se debe marcar un documento de identidad como principal.
 Direcciones
Al hacer clic en este enlace el sistema abre otra página donde es

posible editar la dirección o adicionar una nueva.
 Teléfono
Se debe hacer clic en el botón para adicionar un nuevo número

de teléfono.
Solo se debe marcar un número de teléfono como preferido.
 Correo-E
Se debe hacer clic en el botón para adicionar un nuevo correo

electrónico.
Solo se debe marcar un correo electrónico como preferido.
Si la persona tiene correo institucional, este se marca automáticamente

como preferido cuando se hace clic en el botón 'Guardar'.
 Datos Visado/Permiso
Página 54
Guía de formación
Proceso Matrícula
es necesario hacer clic en el icono para adicionar una nueva fecha
efectiva con los cambios a realizar.
Esto aplica para los documentos de identidad tipo Pasaporte (PP) o

Cédula de Extranjería (CE).
anterior.
 Nacionalidad
es necesario hacer clic en el icono para adicionar una nueva
nacionalidad y/o pasaporte.
anterior.
Página 55
Guía de formación
Proceso Matrícula
4. Luego de diligenciar los campos antes relacionados se debe hacer clic en

el botón 'Guardar'.
Módulo Finanzas
Módulo Finanzas

En el módulo Finanzas del alumnado se agrupan las funcionalidades que

permiten:
 Gestionar las diferentes operaciones financieras en las que se puede ver

inmerso un estudiante durante su proceso de formación.
 Soportar la generación de facturas, aplicación de exenciones, reembolsos de

matrículas y pagos por servicios académicos y transversales, gestión de
cobros, gestión y mantenimiento de la información de la cuenta financiera de
los estudiantes.
Aplicación de Cobros
Aplicación de Cobros
El proceso Ejecución Aplicación Cobros permite asignar los cobros sin aplicar
a los cargos elegibles pendientes. Los cobros se pueden aplicar tanto a
cuentas de alumnos como de corporaciones.
Paso a Paso
Página 56
Guía de formación
Proceso Matrícula
Menú principal > Finanzas del Alumnado>Cargos y pagos > Aplicación

de cobros
2. En la pestaña 'Añadir un Valor' digitar el 'ID control Ejecución', dicho

campo no puede contener caracteres especiales, espacios o puntuación y
hacer clic en el botón 'Añadir'
3. En la página 'Aplicación de Cobros' diligenciar los campos relacionados

debajo de la siguiente imagen:
Página 57
Guía de formación
Proceso Matrícula
 Unidad de Negocio
Ingresar la unidad de negocio segun corresponda (obligatorio)
 ID
Se digita el ID del estudiante al que se le quiere hacer el cruce de cargo

y pago.
 ID Org Externa
Se digita el ID de la corporación al que se le quiere hacer el cruce de

cargo y pago.
 Seleccionar Tds IDs
El campo se activa si se requiere para muchos ID tanto estudiantes

como corporaciones, esto inmediatamente grisa todos los demás
campos. esta opción no aplica para la universidad EAFI.
Tenga en cuenta: No se debe hacer a menos de que sea

absolutamente necesario por parte de la Universidad.
4. Se debe dar clic sobre el botón 'Ejec' para ejecutar la aplicación del cobro,
dar clic en el link 'Monitor Procesos' para revisar el estado del cobro y dar clic
en 'Actualizar'.
Página 58
Guía de formación
Proceso Matrícula
Tenga en cuenta:Cuando finaliza exitoso, se consulta la cuenta del alumno

para ver si el cruce del pago y cargo fue aplicado correctamente.
El 'Estado Ejec' y 'Estado Distribución' deben quedar en estado 'Correcto' y

'Enviado'.
Volver al Inicio (#Inicio)
Contabilización de Alumno
Esta funcionalidad permite la aplicación de transacciones financieras en las

cuenta de un alumno, por ejemplo, se puede registrar la información de un
cargo y pago.
Paso a Paso
Menú Principal > Finanzas del Alumnado > Cargos y Pagos >
Página 59
Guía de formación
Proceso Matrícula
2. En la página 'Contabilización de Alumno' diligenciar los campos

relacionados debajo de la siguiente imagen:
 Unidad Negocio
Seleccionar la Unidad de Negocio a la cual pertenece el estudiante.
 ID
Buscar y seleccionar el ID del estudiante al cual se le va a contabilizar

un cargo.
 Tipo de Cuenta
Buscar y seleccionar el Tipo de cuenta según el cargo que se le

aplicara al estudiante.
Ejemplo:
 ACA Académico
 ADM Admisión
 MAT Matricula
 Tipo Ítem
Seleccionar el Tipo de ítem del cargo o pago que va a contabilizar.
Ejemplo de cargos:
Página 60
Guía de formación
Proceso Matrícula
 Cargo administrativo Matrícula Idiomas Belén
 Incumplimiento Becas no formal
 Matrícula Idiomas Medellín
 Matrícula Idiomas Balsos
 Matrícula Idiomas Sur
 Matrícula Idiomas Laureles
Ejemplo de pagos:
 Becas
 Descuento idiomas
 Pagos tarjeta crédito
 Bancos
 Traslado saldo a favor
 Pago deducción de nomina
 ID usuario
El sistema muestra de manera informativa el usuario que está

realizando la contabilización.
 Fecha/Hora Línea Grupo
El sistema muestra de manera informativa la fecha y hora actual.
 N° Secuencia Línea
Es un consecutivo que genera el sistema.
Luego de diligenciar los campos descritos anteriormente se debe hacer clic

en 'Añadir.
3. El sistema abre la página 'Contzn Alumno' donde se visualiza la Unidad

de negocio, ID y Nombre del alumno y el Saldo de la cuenta del estudiante.
En esta página se deben diligenciar los campos relacionados debajo de la

siguiente imagen:
Página 61
Guía de formación
Proceso Matrícula
 Cuentas Alumno
Este link permite obtener mayor información de los movimientos y

saldos del alumno.
En caso de ingresar al link se debe hacer clic en el botón 'Volver' , de

esta forma el sistema regresa a la página 'Contzn Alumno' para
proceder con el registro del cargo.
 Importe
Ingresar el valor del cargo a cobrar o pago sin decimales.
 Moneda
El sistema trae la moneda por defecto y es COP Peso Colombiano.
 Ciclo
Seleccionar el ciclo lectivo al que corresponde el cargo o pago a

contabilizar.
 Pasarela Local
En esta sección es posible seleccionar el 'Tipo Selección Programa

Académico', para esto se debe marcar el campo 'Información
académica' u 'Otro'. El sistema muestra al que el estudiante está
inscrito por defecto.
 Grado Académico
Página 62
Guía de formación
Proceso Matrícula
Seleccionar el Grado Académico al cual pertenece el estudiante. Este

campo es obligatorio.
Tenga en Cuenta: El estudiante debe estar activo para el Grado

Académico seleccionado.
 Programa Académico
Seleccionar el Programa Académico al cual pertenece el estudiante.

Este campo es obligatorio.
 Número Referencia
Este campo permite detallar (en 30 caracteres) el cargo que se está

contabilizando, se debe dar una descripción del cargo o pago que se le
está ingresando al estudiante de forma informativa para el área según
las necesidades.
Tenga en Cuenta:
* En caso de que se haya realizado una deducción se

debe diligenciar el número de documento del empleado.
* Para el caso de una contabilización de una reversa de nómina, se

debe diligenciar el documento de identidad de la persona a la cual se
le esta aplicando la contabilización.
 Fecha Efectiva Ítem
Se debe indicar el día de la contabilización del cargo o el pago

generado al alumno.
 F Vecim
Debe ser una fecha posterior a la del día de la contabilización del cargo
o pago generado al alumno.
 Información Académica
Este link permite acceder a una visualización, solo informativa, de la

historia académica del alumno.
 Contzn
Se debe hacer clic en el botón 'Contzn', de esta forma el sistema

guarda el registro e inmediatamente el campo 'Saldo' ubicado en el
encabezado de la página se actualiza con el valor registrado.
Página 63
Guía de formación
Proceso Matrícula
Adicionalmente al final de la pagina se grisan los siguientes campos

posterior a la contabilización de cargo o el pago del alumno: 'Fecha
Contzn' 'Fecha Efectiva Ítem', 'F Vencim'.
Tenga en Cuenta: La fecha Contzn debe coincidir con el envío a la

contabilidad en Sofsin, cuando se corra el proceso que corresponde.
 Nueva Transacción
Este botón permite registrar mas cargos para el mismo u otro alumno.
Cuentas de Cliente
Cuentas de Cliente
Esta funcionalidad es el lugar donde el usuario administrativo podrá consultar

los movimientos y detalles financieros de un estudiante con la Universidad
EAFIT. En está podrá visualizar información como: cargos pendientes por
pagar, pagos realizados, saldos a favor, becas, descuentos entre otros.
Paso a paso
1. Ingrese a PeopleSoft Campus Solutions y luego acceda a la siguiente ruta:
Menú Principal > Finanzas del Alumnado > Cuentas de Cliente
Página 64
Guía de formación
Proceso Matrícula
2. Una vez se ingresa a la ruta relacionada anteriormente, el sistema

despliega una ventana como la siguiente en la cual se deben indicar los
valores que se posean en los campos de filtros para realizar la búsqueda de
la cuenta.
Se recomienda realizar la busqueda indicando los campos:
 Unidad Negocio
 ID
 Doc Identidad
 Apellido
Página 65
Guía de formación
Proceso Matrícula
3. Después de indicar los valores de filtro, se debe dar clic sobre el botón
"Buscar" para que el sistema arroje el resultado indicado.
4. Una vez se visualice la cuenta deseada, se debe dar clic sobre la misma
para que el sistema despliegue una nueva ventana con el detalle respectivo.
Página 66
Guía de formación
Proceso Matrícula
En esta ventana se encuentra la información detallada de los cargos y

pagos segmentada por las siguientes columnas:
 Tipo de cuenta
Prefijo que indica el tipo de cuenta a la que pertenece el ítem asociado

al cliente. Ejemplo Matricula
 Número de cuenta
Corresponde al número de cuenta a la que se cargó el ítem asociado al

cliente.
 Ciclo
Corresponde al ciclo lectivo en el que se generó el cargo.
 Saldo
Indica el valor del cargo (valor adeudado) por el estudiante.
 Código Moneda
La carga automáticamente el sistema trae por defecto 'COP'.
 F. Apertura
Fecha de generación del cargo.
 Estado
Condición actual de la cuenta del cliente. (Activo o Inactivo)
Página 67
Guía de formación
Proceso Matrícula
5. Si desea ver el detalle de la cuenta del cliente para conocer cada uno de
los cargos que este tiene, haga clic en el enlace "Detalles Cuenta" y en la
ventana que despliega el sistema, se puede visualizar la información
completa.
6. Dando clic sobre la pestaña "Información Adicional", usted puede visualizar

otro tipo de información que le puede ser útil. En este segmento se
encuentran los siguientes enlaces:
 Detalle de transacciones
 Cargos vencidos
 Resumen Ítem
 Planes pago
 Ítems p/Ciclo
 Ítems p/Fecha
Página 68
Guía de formación
Proceso Matrícula
Volver al inicio (#Inicio)
Liberación Pago Factura
Liberación Pago Factura
Esta funcionalidad permite por alumno listar los pagos sin aplicar de un
estudiante para cambiar la prioridad del cargo con la que el pago debe
cruzar.
Paso a Paso
Menú Principal > Finanzas del Alumnado > Cargos y Pagos > Pagos por
Factura > Liberación Pago Factura
Página 69
Guía de formación
Proceso Matrícula
2. El sistema abre la página 'Buscar un Valor' donde se deben diligenciar los

campos de acuerdo a lo que se necesita consultar, es decir, 'Unidad
Negocio', 'Tipo ID', 'N° Id Pago', 'Id empleado', 'Id Org Externa'.
Luego de ingresar los criterios se debe hacer clic en el botón 'Buscar'
3. Ubicado en la pestaña 'Liberación Pago Factura Alumno' se deben

diligenciar los campos relacionados a continuación:
 Lista Prioridad
El sistema muestra por defecto la 'Lista Prioridad Cargo' ALLCARG se

debe seleccionar la prioridad de cargo por la cual se va a realizar el
cambio.
 Pago Sólo Cuenta Intro
Este campo se debe habilitar si se requiere aplicar a la cuenta sobre la

cual se aplicó el pago.
 Restringir Pago a Factura
Página 70
Guía de formación
Proceso Matrícula
Este campo se debe habilitar si se requiere aplicar un pago existente a

una factura específica.
Tenga en cuenta:Solo se debe seleccionar una de las dos opciones

descritas anteriormente.
 N° Factura
Si el estudiante tiene factura en este campo vendrá seleccionada por

defecto, el sistema permite seleccionar la factura sobre la cual se aplica
el pago.
Luego de diligenciar los campos mencionados anteriormente se debe hacer

clic en el botón 'Guardar'.
Tenga en Cuenta: Una vez se cambia la prioridad de Cargo se debe

ejecutar el proceso aplicación de cobros Menú ppal/finanzas del
alumnado/cargos y pagos/aplicación de cobro.
LOG Asignación Exenciones
Esta funcionalidad permite verificar, una vez el estudiante haya confirmado la

matrícula y la factura se genere, la aplicación de una exención asignada,
ocasionando una disminución en el valor inicial de la matrícula o del concepto
al cual se le haya asociado la exención.
Paso a Paso
Menú Principal > Finanzas del Alumnado > Exenciones > Localización >
Página 71
Guía de formación
Proceso Matrícula
2. El sistema abre la página 'LOG Asignación Exenciones' donde se deben

ingresar los criterios de búsqueda: 'Institución Académica', Unidad Negocio',
'Grado Académico'.
Tenga en cuenta: En el caso de que un estudiante tenga más de una

exención asociada, en el listado de búsqueda el sistema va a mostrar una
línea por cada exención.
3. Luego de seleccionar el registro requerido, el sistema abre una página

adicional donde se visualiza información como la relacionada debajo de la
siguiente imagen:
 Ciclo
Página 72
Guía de formación
Proceso Matrícula
 N° Clase
En caso de beca silla vacía, el número de clase se relaciona cuando se

asigna la beca, de lo contrario cuando se aplicó la exención.
 Tipo Beca / Descuento
 Estado
Activo o Inactivo, este último aplica cuando se realizó una reversa, baja
o se eliminó la exención.
 Fecha contabilización
Se guarda la fecha cuando se contabilizó la exención.
 Observaciones
Para Beca Silla Vacía, muestra el código y descripción de beca de

'Bisa'.
Revisión de Facturas (Estudiante)
Revisión de Facturas (Estudiante)
Herramienta para consultar la actividad de facturación de la cuenta de un

alumno, por ID se consulta la información de historial de facturación de un
alumno.
Paso a Paso
Menú Principal > Finanzas del Alumnado > Facturación de Clientes >
Facturas Sistema de Alumnos > Revisión de Facturas
Página 73
Guía de formación
Proceso Matrícula
2. El sistema abre la página 'Revisión de Facturas' donde se deben

diligenciar los criterios de búsqueda: 'Nº Factura', 'ID', Estado Facturación'.
3. El sistema una página donde muestra el detalle de las facturas asociadas

al estudiante, en la pestaña 'ID Empleado Info Factura' se puede revisar el
'Número de Factura', 'Estado de Facturación', 'Total Facturado' 'Fecha de
Vencimiento', entre otros datos informativos.
Página 74
Guía de formación
Proceso Matrícula
4. En la pestaña 'Detalle de Factura' se puede revisar todos los ítems

facturados.
5. En la pestaña 'Mensajes de Facturación' se puede visualizar los

mensajes que por defecto trae la factura impresa, son mensajes informativos
parametrizados.
Módulo Notas y Asistencia
Módulo Notas y Asistencia

En el módulo Notas y Asistencia del alumnado se agrupan las

funcionalidades que permiten:
Página 75
Guía de formación
Proceso Matrícula
 Planificar las actividades de clase, sistemas de calificación, umbrales de

pérdida de un curso por asistencia.
 Realizar seguimiento a la participación que tienen los estudiantes en una

clase y registrar su asistencia.
 Realizar el registro y modificación de las calificaciones obtenidas por el

estudiante durante el desarrollo de las clases.
 Contabilizar en el sistema la nota final obtenida por un estudiante en una

clase y hacer las actualizaciones en la historia académica.
Listas de Clase
Listas de Clase
Esta funcionalidad permite consultar el listado de estudiantes que se

encuentran inscritos en una clase específica. Así mismo, permite consultar
datos del curso como: fechas, horario, aula, número clase y sistema de
calificación.
Paso a Paso
Menú Principal > Gestión Curricular > Listas de Clase > Listas de Clase
Página 76
Guía de formación
Proceso Matrícula
2. El sistema abre la página 'Listas de Clase' donde se deben ingresar los

criterios de búsqueda: 'Institución Académica', 'Ciclo', 'Materia', 'N° Catálogo',
'N° Clase', 'Sección Clase', 'Sesión', 'ID Curso', 'N° Oferta Curso'.
3. Después de seleccionar la clase requerida, el sistema abre la página

'Listado de Clases' donde se deben realizar las acciones relacionadas
Página 77
Guía de formación
Proceso Matrícula
 Estado Inscripción
Seleccionar según la necesidad de consulta los estudiantes pueden

tener estado: Inscrito, Baja, Todos.
 Descargar Tabla Lista de Clase a Excel
Cuando se hace clic en este icono , el sistema exporta la lista de

asistencia a un archivo de Excel.
Módulo Registro Académico
Módulo Registro Académico

En el módulo de Registro Académico se agrupan las funcionalidades que

permiten:
 Introducir, evaluar y procesar toda la información académica de los

estudiantes activos en los programas académicos, mejorando la
calidad y control de la información.
 Configurar los cursos, requisitos de inscripción, activación y cargas de
trabajo de los docentes, activación de estudiantes, programas y
periodos académicos, inscripciones y cancelaciones de clase, entre
otros.
Página 78
Guía de formación
Proceso Matrícula
Activación de Ciclo Lectivo
Activación de Ciclo Lectivo
Está funcionalidad permite activar y consultar un ciclo académico en el cual

un estudiante estará vigente y podrá acceder a los servicios académicos
ofrecidos por la institución
Paso a Paso
Menú Principal > Registro e Inscripciones > Información de Ciclo

Lectivo > Activación de Ciclo Lectivo
2. En la pestaña 'Buscar un valor' seleccionar el 'ID' del estudiante al cual

se le va a activar el ciclo y hacer clic en el botón 'Buscar'.
Página 79
Guía de formación
Proceso Matrícula
3. El sistema abre automáticamente la pestaña 'Activación en Ciclo

Lectivo'.
4. Dar clic en el botón '+' para agregar el nuevo ciclo lectivo.
5.Seleccionar el ciclo lectivo que se requiera activar.
Página 80
Guía de formación
Proceso Matrícula
6. Después de seleccionar el ciclo se debe hacer clic en el botón 'Guardar'.
Volver al Inicio (#Inicio)
Cargue Masivo de Estudiantes
Cargue Masivo de Estudiantes
Esta funcionalidad permite realizar un cargue masivo de estudiantes a la

solicitud de servicios académicos, sólo aplica para los Servicios que
requieren únicamente categoría, servicio, tipo de convenio, organización
externa y grupo de alumnos, aplica principalmente para los servicios
financieros tipo Beca.
Tenga en Cuenta: Cuando se va a realizar una carga masiva de

estudiantes, para un curso cerrado, es necesario que previamente se haya
creado o exista en el sistema un contrato comercial y el atributo de servicio
corporación que se va a unir a la solicitud.
Paso a Paso
Página 81
Guía de formación
Proceso Matrícula
Menú Principal > Registros e Inscripciones > Solicitud Servicios

Académicos > Cargue Masivo de Estudiantes
2. El sistema abre la página 'Cargue Masivo Solicitudes', donde se debe

hacer clic en la pestaña 'Añadir un Valor' e ingresar el 'ID Control
Ejecución'.
3. El sistema abre una página adicional, donde ubicado en la pestaña

'Cargue Masivo Solicitudes', se deben diligenciar los campos relacionados
Página 82
Guía de formación
Proceso Matrícula
 Institución
Seleccionar el valor 'IDIO' - Idiomas.
 Categoría Solicitud
Seleccionar el valor 'ACADID' - Académica Idiomas.
 Código Servicio
Seleccionar el valor 'CTOCIA' - Contrato Comercial.
 Ciclo Lectivo
 Unidad Negocio
 Org Externa
Seleccionar el ID de la organización con la que se cerró el contrato

directo.
 Atributo Servicio
Página 83
Guía de formación
Proceso Matrícula
Seleccionar el número que arroja el sistema cuando se ingresaron los

datos adicionales a la Corporación.
 Nº Contrato
Seleccionar el número del contrato.
 Grupo Alumnos
Seleccionar el valor 'NPAG' - No pago. Esto indica que el grupo de

alumnos a los que la empresa les va a cubrir el pago, no pagan
matrícula.
 Comentario
Ingresar un comentario, si aplica.
 Añadir Anexo
Se debe hacer clic en este botón para seleccionar el archivo contiene la

información de los estudiantes a los cuales se les va a registrar una
solicitud de servicio.
El archivo debe cumplir las siguientes condiciones:
 Formato CSV (delimitado por comas).
 El nombre del archivo no debe contener espacios en blanco, ni

caracteres especiales.
 El archivo debe contener los siguientes campos: Código de programa,

Tipo de documento, Número de documento.
 El tipo de documento debe registrarse en mayúscula sostenida, por

ejemplo, CC.
4. Luego de ingresar la información relacionada anteriormente, se debe hacer

5. Después de guardar, se debe hacer clic en el botón 'Ejec' para ejecutar el

proceso. El sistema abre la página 'Petición Gestor Procesos' donde solo
se debe hacer clic en el botón 'Aceptar'.
Página 84
Guía de formación
Proceso Matrícula
5. El sistema regresa a la página principal donde se debe hacer clic en el

botón 'Monitor Procesos' para validar la finalización del proceso.

 Estado Ejec

en 'Correcto'.
 Detalles
Cuando se hace clic en este enlace, el sistema abre la página 'Detalle

Proceso', donde se puede validar los detalles del proceso.
Para esto se debe seleccionar alguna de las siguientes opciones: 'Reg

Mensajes' o 'Registro/Rastreo', en esta última opción el sistema
Página 85
Guía de formación
Proceso Matrícula
almacena en una sección llamada 'Lista Archivos', el log carga con el

detalle del archivo cargado.
Cierre de Clase
Cierre de Clase
Esta funcionalidad permite hacer un bloqueo de las clases disponibles en la

programación académica de un ciclo/sesión con el fin de que nadie pueda
inscribirse luego de superadas las fechas límites de matrícula.
Paso a Paso
Menú Principal > Gestión Curricular > Programa de Clases > Cierre de
Clase
Página 86
Guía de formación
Proceso Matrícula
2. El sistema abre la página 'Cierre de Clases' donde se debe seleccionar

'Añadir un Valor' e ingresar el ID Control Ejecución.
3. El sistema abre una página adicional donde, ubicado en la pestaña 'Cierre

de Clases', se deben diligenciar los siguientes campos:
 Institución Académica
Página 87
Guía de formación
Proceso Matrícula
Seleccionar el valor 'IDIO', correspondiente a Idiomas.
 Ciclo Lectivo
Seleccionar el ciclo lectivo correspondiente a la clase que se va a

cerrar.
 Sesión
Seleccionar la sesión que se quiere cerrar.
 Organización Académica
Seleccionar la organización académica que corresponde a la clase que

se va a cerrar.
 Acción
Seleccionar el valor 'Cerrar'.
 Número de Días
Ingresar el número de días que se van a tomar como referencia para

cerrar las clases.
Un número negativo indica que se van a buscar las clases cuya fecha
de inicio sea igual a la fecha de ejecución del proceso menos el número
de días indicado.
Un número positivo indica que se van a buscar las clases cuya fecha de
inicio sea igual a la fecha actual más el número de días indicado.
4. Luego de diligenciar los campos antes relacionados, se debe hacer clic en

el botón 'Ejec' para ejecutar el proceso.
El sistema abre la página 'Petición Gestor Procesos' donde solo se debe

Página 88
Guía de formación
Proceso Matrícula

botón 'Guardar'.
6. Después de guardar se debe hacer clic en el botón 'Monitor Procesos'

para validar la finalización del proceso.

 Estado Ejec

en 'Correcto'.
Página 89
Guía de formación
Proceso Matrícula
Consulta Aceptar Matrícula
Consulta Aceptar Matrícula
Esta funcionalidad permite consultar el estado de aceptación de matrícula

que fue generado ya sea por un estudiante o un administrativo, con la
funcionalidad se puede adicionalmente conocer el número de la factura
asociada a una inscripción de clase confirmada. Con la funcionalidad
consultar aceptar matrícula se puede hacer reversas de matrículas
financieras y académicas cuando se requieran hacer modificaciones en el
estado de matrícula del estudiante, ejemplo cuando se presenten
cancelaciones, cambios de grupos, errores en la generación de factura, entre
otros.
A través de esta funcionalidad es posible ejecutar las siguientes acciones en

el sistema:
 Consultar Tabla Aceptar Políticas y Reglamentos
 Reversar Confirmación de Horario y Generación de Factura
Ruta
Menú Principal > Registros e Inscripciones > Inscripción de Alumnos >
Aceptar Matrícula > Consulta Aceptar Matrícula
Página 90
Guía de formación
Proceso Matrícula
Consultar Tabla Aceptar Políticas y Reglamentos
Consultar Tabla Aceptar Políticas y

Reglamentos
Volver a la Funcionalidad
Permite validar que el estudiante o administrativo haya confirmado la

matrícula.
Paso a Paso

2. El sistema abre la página 'Consultar Matrícula' donde se deben ingresar

los criterios de búsqueda para los cuales se tenga información.
3. Después de seleccionar el registro requerido, el sistema abre una página

adicional con los detalles relacionados.
Página 91
Guía de formación
Proceso Matrícula
El campo 'Fecha Ejecución' corresponde a la fecha de aceptación de las

Políticas y Condiciones.
Reversar Confirmación de Horario y Generación de Factura
Reversar Confirmación de Horario y

Generación de Factura
Permite liberar las reservas de cupos y la factura generada cuando se

confirmó una matrícula.
Paso a Paso

Página 92
Guía de formación
Proceso Matrícula
2. El sistema abre la página 'Consultar Matrícula' donde se deben ingresar

los criterios de búsqueda para los cuales se tenga información.
3. Luego de seleccionar el registro requerido, el sistema abre una página

adicional donde se deben realizar las acciones descritas debajo de la
siguiente imagen:
 Seleccionar la línea de la factura que se necesita reversar, marcando la caja

que se encuentra al inicio de esta .
Tenga en cuenta: En caso de no marcar la factura, el sistema permite

continuar pero la reversión no se efectúa.
 Desmarcar o dejar marcado el campo 'Baja Académica' según corresponda

de la siguiente forma:
 Desmarcar
Se debe desmarcar el campo 'Baja Académica' si se requiere que

el estudiante siga activo en la parte académica.
 Dejar marcado
Página 93
Guía de formación
Proceso Matrícula
Se debe dejar marcado el campo 'Baja Académica' si se requiere

que el estudiante permanezca inscrito en el mismo grupo (para no
perder cupo) pero que se cancele la aceptación de matricula y
que esta pase a pendiente.
 En el campo 'Motivo de Reversión' siempre se debe especificar la razón por

la que se está realizando la reversa financiera y/o académica.
 Financiera
Especificar los montos de devolución.
 Académica
Especificar si se trata de cambio de clase o si corresponde a una

liberación total de una reserva de cupo.
4. Luego de seleccionar las acciones requeridas, se debe hacer clic en el

botón 'Reversar', el sistema arroja un mensaje de confirmación al que se
debe hacer clic en el botón 'Aceptar'.
Después de esto, el botón 'Reversar' pasa a grisado .
Creación de Solicitudes
Creación de Solicitudes
Página 94
Guía de formación
Proceso Matrícula
Está funcionalidad permite crear solicitudes de servicio de un estudiante para

un ciclo o sesión académica.
Paso a paso
Registros e Inscripciones > Solicitud Servicios Académicos > Creación

de Solicitudes
2. Completar la información correspondiente en los campos de filtro. Todos

los campos son obligatorios para poder continuar con el proceso. Luego de
esto, hacer clic en el botón "Añadir".
 ID Empleado
Página 95
Guía de formación
Proceso Matrícula
Seleccionar el ID del estudiante al cual se le desea crear la solicitud.
Seleccionar el valor "EAFIT"
Seleccionar el valor según aplique
 Ciclo
 Categoría Solicitud
Seleccionar el valor "ACADID" (Académica Idiomas)
 Código Servicio
3. Dependiendo de la opción seleccionada en el campo "Código Servicio",

se visualizan diferentes campos y botones en la ventana que se genera
posterior al hacer clic en el botón "Añadir", tal y como se observa en los
siguientes ejemplos:
 Ventana para solicitudes tipo: Cancelación de cursos.
Página 96
Guía de formación
Proceso Matrícula
Diligencie la información y complete los campos según aplique para

estos casos.
 Ventana para solicitudes tipo: Club de conversación nivel A1, Club de

conversación nivel A2, Club de conversación nivel B1, Club de conversación
nivel B2 y Examen Clasifica. para nuevos.

estos casos.
 Ventana para solicitudes tipo: Contrato Comercial
Página 97
Guía de formación
Proceso Matrícula

estos casos.
 Ventana para solicitudes tipo: Servicio DUMI

estos casos.
 Ventana para solicitudes tipo: Reclasificación y Tutoría académica
Página 98
Guía de formación
Proceso Matrícula

estos casos.
 Ventana para solicitudes tipo: Reposición de Carné, Supletorio escrito

adultos Med, Supletorio escrito joven/niños, Supletorio oral adultos Medell,
Supletorio oral jóvenes/niños, Supletorio oral Pereira y Supletorio escrito
Pereira.

estos casos.
 Ventana para solicitudes tipo: Beca silla vacía.
Página 99
Guía de formación
Proceso Matrícula

estos casos.
4. Luego de completar la información correspondiente para el tipo de

solicitud que se desea crear, se debe hacer clic en el botón "Guardar" para
confirmar los cambios realizados.
Volver al inicio. (#Inicio)
Créditos de Examen
Créditos de Examen
Esta funcionalidad permite convalidar.
Paso a Paso
Menú Principal > Registro e Inscripciones > Evaluación de

convalidaciones > Créditos de Examen
Página 100
Guía de formación
Proceso Matrícula
2. En la pestaña 'Añadir un valor' se deben diligenciar los campos descritos

debajo de la siguiente imagen y hacer clic en el botón 'Añadir'
 ID
Seleccionar o ingresar Id estudiante
Seleccionar grado académico
 Institución Académico
Seleccionar Institución
3. El sistema abre automáticamente la página 'Detalle' donde se deben

diligenciar los campos descritos debajo de la siguiente imagen y hacer clic en
el botón 'Extraer':
Página 101
Guía de formación
Proceso Matrícula
Seleccionar programa académico para el que aplica la convalidación.
 Plan Académico
Seleccionar plan académico para el que aplica la convalidación.
 Ciclo Articulación
Ubicar en ciclo de articulación el ciclo que asignó el formulario al

momento de inscribirse. Ejemplo: 1716
4. El sistema presenta los exámenes que el estudiante tiene registrados y

que están incluidos en la regla de convalidación, con base en las reglas que
fueron creadas.
Hacer clic en el icono 'Editar Curso Equivalente'. Allí se puede verificar la

información cargada del examen y de los cursos convalidados y hacer
cambios si se requiere. Si hay un error es necesario verificar que estén bien
las reglas de convalidación.
Página 102
Guía de formación
Proceso Matrícula
5.Hacer clic en el botón 'Cancelar'
6. En la pestaña 'Por Ciclo Lectivo' dar clic en el botón 'Calcular' y

luego hacer clic en el botón 'Contz'
Página 103
Guía de formación
Proceso Matrícula
Tenga en cuenta: El sistema calcula los créditos que corresponden a los

cursos convalidados. Los cursos de idiomas no tienen crédito por lo cual no
contabiliza nada.
7. Después de calcular y contabilizar se debe hacer clic en el botón 'Guardar'
Volver al Inicio (#Ini)
Depuración de Listas de Espera
Depuración de Listas de Espera
Esta funcionalidad permite eliminar a los alumnos de las listas de espera de

clase en función de los criterios definidos.
Paso a Paso
Página 104
Guía de formación
Proceso Matrícula
Menú Principal > Registro e inscripciones> Proceso de ciclos lectivos>

Listas de espera> Depuración de listas de espera
2. En la pestaña 'Añadir un valor' colocar un 'ID Control Ejecución' para la

lista y hacer clic en el botón 'Añadir'
4. El sistema abre automáticamente la página 'Depurar Listas

Espera' donde se deben diligenciar los campos descritos debajo de la
siguiente imagen y hacer clic en el botón 'Ejec':
Página 105
Guía de formación
Proceso Matrícula
 Institución Académica
Seleccionar institución académica
 Ciclo
Seleccionar ciclo lectivo en el que se va a realizar la depuración
Tenga en cuenta: Ingrese otro criterio para hacer la depuración más

precisa
4. El sistema abre automáticamente la página 'Petición Gestor Procesos'

donde se debe hacer clic en el botón 'Aceptar' para que el sistema proceda a
ejecutar el proceso.
5. Hacer clic en el enlace monitor de procesos y validar que el estado del

proceso quede en estado correcto y el estado distribución 'Enviado'
Volver al Inicio (#Inic)
Página 106
Guía de formación
Proceso Matrícula
Gestión de Solicitudes
Gestión de Solicitudes
Esta funcionalidad permite gestionar las solicitudes de servicios creadas por

un estudiante o administrativo, la persona que haga la gestión debe estar
asociado al proceso donde se presta el servicio. Por medio de la
funcionalidad se pueden cambiar los estados de seguimiento del servicio y
hacer observaciones al resultado de la solicitud.
Paso a Paso
Menú Principal > Registros e Inscripciones > Solicitud Servicios

Académicos > Gestión de Solicitudes
2. El sistema abre una página adicional, donde al estar ubicado en la pestaña

'Gestión Solicitudes' se debe realizar la búsqueda de las solicitudes de
servicio a través del diligenciamiento de uno o varios campos, por ejemplo,
'Estado Solicitud'.
Luego se debe hacer clic en el botón 'Buscar', de esta forma el sistema trae
el listado de las solicitudes de servicio que cumplen con los criterios de
búsqueda ingresados.
Para abrir la solicitud de servicio requerida se debe hacer clic en la

información del campo 'No. Solicitud'.
Página 107
Guía de formación
Proceso Matrícula
3. Luego de seleccionar el registro deseado, el sistema abre una página

adicional, donde ubicado en la pestaña 'Detalle Solicitud', se deben
diligenciar los campos relacionados debajo de la siguiente imagen:
 Nuevo Estado
Seleccionar el nuevo estado en el cual debe quedar la solicitud, tener

en cuenta la siguiente información:
 Si el nuevo estado requiere hacer devolución del servicio pagado, el

sistema cancela la factura y genera el saldo favor correspondiente.
 Si el nuevo estado de la solicitud, requiere hacer cambio de estado al

estudiante, el sistema cambia el estado del estudiante asociado a la
solicitud según lo definido para el tipo de servicio.
 En caso que el nuevo estado sea 'Final' y los siguientes campos se

encuentren diligenciados: 'N° Contrato', 'Atributo Servicio', 'Grupo
Alumnos', el sistema asocia el estudiante al grupo de alumno indicado.
Página 108
Guía de formación
Proceso Matrícula
 Respuesta
Ingresar la respuesta que se tiene para la solicitud correspondiente, de

acuerdo con el trámite realizado de forma administrativa.
 Aprobador
Se debe seleccionar en este campo a la persona que aprueba la

gestión que se está realizando, en caso de que se requiera una
autorización.
5. Luego de diligenciar los campos antes mencionados se debe hacer clic en

el botón 'Guardar'. De esta forma el sistema envía las notificaciones
y muestra los mensajes correspondientes al estado asignado, según lo
definido en el tipo de servicio.
6. Después de guardar, el sistema desactiva los campos de tal forma que no

es posible realizar cambios.
Grupos de Alumnos
Grupos de Alumnos
Esta funcionalidad permite definir un grupo, para marcar a los alumnos que
pueden ingresar a realizar la inscripción de asignaturas u otra marcación que
requiera la institución.

el sistema:
 Asignar Estudiantes a Grupos de Alumnos
 Inactivar Estudiante de Grupos de Alumnos
Ruta
Menú Principal > Registros e Inscripciones > Información Grados y
Programas > Grupos de Alumnos
Página 109
Guía de formación
Proceso Matrícula
Asignar Estudiantes a Grupos de Alumnos
Asignar Estudiantes a Grupos de

Alumnos
Permite ingresar estudiantes uno por uno a un grupo de alumnos.
Paso a Paso

2. El sistema abre la página 'Grupos de Alumnos' donde se debe

seleccionar el 'ID' del estudiante que se va a ingresar al grupo de alumnos.
Página 110
Guía de formación
Proceso Matrícula
3. El sistema abre una página adicional, donde se deben diligenciar los

campos relacionados debajo de la siguiente imagen:
 Grupo Alumnos
Seleccionar el grupo de alumnos al cual se va a asignar el estudiante.
 Fecha Efectiva
Seleccionar la fecha efectiva.
 Comentarios
Ingresar comentarios, si aplica.
Se debe hacer clic en el icono en caso que sea necesario adicionar

un nuevo registro.
Página 111
Guía de formación
Proceso Matrícula
Tenga en Cuenta: El sistema valida que no se incluya el mismo grupo bajo

dos fechas efectivas.
4. Luego de ingresar la información requerida se debe hacer clic en el botón

'Guardar'.
Inactivar Estudiante de Grupos de Alumnos
Inactivar Estudiante de Grupos de

Alumnos
Permite retirar estudiantes que hagan parte de un grupo de alumnos.
Paso a Paso

2. El sistema abre la página 'Grupos de Alumnos' donde se debe

seleccionar el 'ID' del estudiante que se va a eliminar del grupo de alumnos.
Página 112
Guía de formación
Proceso Matrícula
3. El sistema abre una página adicional, donde se deben diligenciar los

 Corregir Historial
Para realizar la edición de la información, se debe primero hacer clic en

el botón 'Corregir Historial'.
 Estado
Seleccionar el valor 'Inactivo'.
4. Luego de ingresar la información requerida se debe hacer clic en el botón

'Guardar'.
Página 113
Guía de formación
Proceso Matrícula
Grupos de Alumnos por Alumno
Grupos de Alumnos por Alumno
Esta funcionalidad permite consultar todos los alumnos que actualmente

forman parte de un grupo de alumnos determinado.
Paso a Paso
Menú Principal > Registro e inscripciones> Información grados y

programas> grupo de alumnos por alumno
2. En la pestaña 'Buscar un valor' seleccionar la 'Institución Académica' y

el campo 'Grupo Alumnos' y hacer clic en el botón 'Buscar'
Página 114
Guía de formación
Proceso Matrícula
3. El sistema abre automáticamente la página 'Consulta de Grupos de

Alumnos por Alumno', donde se presenta la información general del grupo.
4. En esta nueva página se deben diligenciar los campos descritos debajo de

la siguiente imagen y dar clic en el botón 'Obtener Rtdo':
 Selec Fechas Efectivas
Seleccione la opción de presentación de los datos
 Selección Rango
Dejar la opción por defecto
Página 115
Guía de formación
Proceso Matrícula
5. Hacer clic en el botón ‘Volver a Buscar’ para consultar otros grupos.
Inscripción Rápida
Esta funcionalidad permite de forma administrativa y directa introducir,

actualizar y contabilizar solicitudes de: inscripción, baja de clase
(cancelación), adición, modificación y eliminación de calificación, modificación
de posición y baja de lista de espera, mantenimiento normal, de los
estudiantes que se encuentre activos en la institución para determinado
periodo académico, con el fin acelerar las acciones anteriormente nombradas
y actualizando la historia académica del estudiante cuando estas se ejecuten
correctamente. Está funcionalidad controla el cumplimiento de requisitos
asociados a cada solicitud.

el sistema:
 Ajustar Calificaciones Finales por Inscripción Rápida
 Inscribir Estudiante por Inscripción Rápida
 Bajar Estudiante de Lista de Espera Individual
 Cambiar Posición al Estudiante en Lista de Espera
Página 116
Guía de formación
Proceso Matrícula
 Bajar Asignatura
Ruta
Menú Principal > Registro e Inscripciones > Inscripción de Alumnos >
Ajustar Calificaciones Finales por Inscripción Rápida
Ajustar Calificaciones Finales por

Hacer modificaciones a notas previamente ingresadas.
Paso a Paso

Página 117
Guía de formación
Proceso Matrícula
2. El sistema abre la página 'Inscripción Rápida', donde se debe seleccionar

la pestaña 'Buscar un Valor' e ingresar los criterios de búsqueda: 'ID',
'Institución Académica', 'Grado Académico', 'Ciclo'.
3. Luego de seleccionar el registro deseado, el sistema abre una página

adicional, donde se debe seleccionar la pestaña 'Inscripción Clases' y
Se debe hacer clic en el icono para adicionar una nueva acción.
 Acción
Se debe seleccionar el valor 'Modificar Calif'.
 N° Clase
Página 118
Guía de formación
Proceso Matrícula
Ingresar de forma manual o seleccionar la clase sobre la que se va a

modificar la calificación.
En caso de ser necesario seleccionarla, se debe hacer clic en el icono

de la lupa , el sistema abre la página 'Lista de Inscripción'.
En dicha página se debe hacer clic en el botón (Selección

Inscripción) para seleccionar la clase requerida.
4. Seleccionar la pestaña 'Unidades y Calif', el sistema presenta la

información de la calificación de la clase seleccionada anteriormente.
Luego, en el campo 'Entrada Calif' se debe hacer clic en el icono de la lupa

y seleccionar la calificación correspondiente.
5. Seleccionar la pestaña 'Otros Datos Clase', donde al estar ubicado en la

clase requerida, se deben diligenciar los campos relacionados debajo de la
siguiente imagen:
Página 119
Guía de formación
Proceso Matrícula
 Motivo Acción
Seleccionar el motivo por el cual se está haciendo el cambio de nota.
 Crear Nota Expediente
Cuando se hace clic en el enlace 'Crear Nota Expediente' el sistema

abre la página 'Nota Expediente Acad', donde se deben diligenciar los
campos relacionados a continuación:
 ID Nota Expe Acad
Solo se debe ingresar información a este campo cuando se

presenta una pérdida por inasistencia.
 Nota Expe Acad
En este campo se debe ingresar siempre la justificación de porque

se está modificando la nota final obtenida por el estudiante.
 Mostrar al Estudiante
Página 120
Guía de formación
Proceso Matrícula
Se debe marcar este campo en caso que sea necesario

que la justificación ingresada la conozca el estudiante y la pueda
visualizar en su autoservicio.
Luego de ingresar la información en los campos relacionados

anteriormente, se debe hacer clic en el botón 'Aceptar'.
6. Después se debe hacer clic en el botón 'Enviar' y validar que el proceso

haya quedado en estado 'Correcto'.
7. Por último, se debe hacer clic en el botón 'Guardar'.
Inscribir Estudiante por Inscripción Rápida
Inscribir Estudiante por Inscripción

Rápida
Hacer inscripción de clases para los estudiantes.
Paso a Paso
Página 121
Guía de formación
Proceso Matrícula

2. El sistema abre la página 'Inscripción Rápida', donde al estar ubicado en

la pestaña 'Añadir un Valor' se deben ingresar los siguientes criterios: 'ID',
'Grado Académico', 'Institución Académica', 'Ciclo'.
3. El sistema abre una página adicional, donde se debe seleccionar la

pestaña 'Inscripción Clases' y diligenciar los campos relacionados debajo
de la siguiente imagen:
 Acción
Se debe seleccionar el valor 'Inscribir'.
 N° Clase
Página 122
Guía de formación
Proceso Matrícula
Ingresar el número de clase de forma manual o seleccionarla.

de la lupa , el sistema abre la página 'Entrada Criterios Búsqueda'
donde se debe seleccionar la 'Materia' y el 'Grado Curso'.
El sistema abre la página 'Resultados Búsqueda', donde trae el listado

de las clases disponibles.
Para seleccionar la clase requerida se debe hacer clic en el botón

'Selección'.

botón 'Enviar' y validar que el proceso haya quedado en estado 'Correcto'.
Página 123
Guía de formación
Proceso Matrícula
El sistema puede arrojar otros estados diferentes al 'Correcto', los cuales se

relacionan a continuación:
 Mensajes
La persona quedó inscrita en la clase, pero existe una advertencia en la

inscripción, se debe hacer clic en el enlace para consultarla.
 Errores
Se generó un error en la inscripción, se debe hacer clic en el enlace

para consultarlo.
5. Seleccionar la pestaña 'Modificaciones Clases', en caso que no haya

cupo en la clase y sea necesario inscribir el estudiante a una lista de espera.
Para esto se debe marcar el campo 'Lista Espera Válida'.
Tenga en cuenta: En caso de marcar uno de los campos de las pestañas

'Modificaciones Generales' o 'Modificaciones Clases' el sistema permite
inscribir al estudiante sin validar el requisito que indica el nombre del campo,
por ejemplo, 'Clase Cerrada'.
Página 124
Guía de formación
Proceso Matrícula
6. Luego de ingresar la información requerida en los campos antes

mencionados, se debe hacer clic en el botón 'Guardar'.
Bajar Estudiante de Lista de Espera Individual
Bajar Estudiante de Lista de Espera

Individual
Hacer cancelaciones para asignación de cupos de estudiantes inscritos en

lista de espera
Paso a Paso


Página 125
Guía de formación
Proceso Matrícula

 Acción
Se debe seleccionar el valor 'Bajar en Lista Espera'.
 N° Clase


Página 126
Guía de formación
Proceso Matrícula

4. Luego se debe hacer clic en el botón 'Enviar' y validar que el proceso haya
quedado en estado 'Correcto'.
Cambiar Posición al Estudiante en Lista de Espera
Cambiar Posición al Estudiante en

Lista de Espera
Página 127
Guía de formación
Proceso Matrícula
Hacer cambios de prioridad para asignación de cupos de estudiantes

inscritos en lista de espera.
Paso a Paso



Página 128
Guía de formación
Proceso Matrícula
 Acción
Se debe seleccionar el valor 'Modf Posición Lista Espera'.
 N° Clase



4. Seleccionar la pestaña 'Modificaciones Clases' y hacer clic en el enlace

'Posn Lta Espera' para consultar la posición actual en la que se encuentra el
estudiante en la lista de espera.
Página 129
Guía de formación
Proceso Matrícula
5. Seleccionar la pestaña 'Otros Datos Clase', y en el campo 'Posn LE' se

debe ingresar el número de la nueva posición de la lista de espera en la que
es necesario poner al estudiante.

Tenga en cuenta: Se sugiere validar que la posición en la lista de espera se

haya modificado correctamente, en la pestaña 'Modificaciones clases', en
el enlace 'Posn Lta Espera'.
Página 130
Guía de formación
Proceso Matrícula
Bajar Asignatura
Bajar Asignatura
Hacer cancelaciones de clases para los estudiantes.
Paso a Paso


Página 131
Guía de formación
Proceso Matrícula

 Acción
Se debe seleccionar el valor 'Baja'.
 N° Clase



Página 132
Guía de formación
Proceso Matrícula

Mantenimiento Horario Clases
Esta funcionalidad permite consultar todos los cursos que se han programado
para la oferta académica de un ciclo, además permite añadir, consultar y
actualizar los datos del horario de clases previamente definido.

el sistema:
 Modificar Clase
 Asignar Docente
 Reserva de Aulas
 Eliminar Modelo de Reunión de Clase
 Detener Inscripción de Clase
Página 133
Guía de formación
Proceso Matrícula
Ruta
Menú Principal > Gestión Curricular > Programa de Clases >
Modificar Clase
Modificar Clase
Permite hacer ajustes en la configuración de una clase definida, como por

ejemplo, ubicación, días de inicio y fin, capacidad de inscripción, entre otros.
Paso a Paso

2. El sistema abre la página 'Mantenimiento Horario Clases' donde se

deben ingresar los criterios de búsqueda requeridos.
Página 134
Guía de formación
Proceso Matrícula
3. Cuando se selecciona el registro requerido, el sistema abre una página

adicional donde se debe realizar las modificaciones necesarias a la clase.
Luego se debe hacer clic en botón 'Guardar'.
Asignar Docente
Página 135
Guía de formación
Proceso Matrícula
Asignar Docente
Permite asociar el docente titular y de reemplazo que va a dictar la clase.
Paso a Paso



adicional donde se debe seleccionar la pestaña 'Reuniones' y diligenciar los
Página 136
Guía de formación
Proceso Matrícula
 Modelo
Seleccionar el modelo de clase 'PRIN'.
 Hora Inicio
Ingresar la hora inicio de la reunión.
 Hora Fin
Ingresar la hora fin de la reunión.
Se debe marcar el campo del día de la semana en que se dicta la clase.
Añadir un modelo de clase por cada día de la semana que se dicte la

clase, haciendo clic en el icono de la sección 'Modelo Reunión'.
Tener en cuenta añadir un modelo de clase para semana de receso

escolar.
 Profesores p/Modelo Reunión
Esta sección permite seleccionar el docente para la clase.
Asignación
En esta pestaña se deben diligenciar los siguientes campos:
Página 137
Guía de formación
Proceso Matrícula
 ID
Seleccionar el ID del docente que va a dictar la clase, el sistema

solo muestra los docentes que tienen aprobados cursos para la
organización académica a la que corresponde la clase.
 Rol Profesor
Seleccionar el rol del docente, Titular o Suplente, según sea el

caso.
 Imprimir
Este campo se debe dejar marcado, puesto que de esta forma el

nombre del docente puede ser visualizado en Programación
académica, Autoservicio del estudiante, Autoservicio del docente y
Evaluación docente.
 Acceso
Seleccionar el valor 'Aprobar', esto garantiza el acceso al

cuaderno de notas.
Carga Trabajo
En esta pestaña se deben diligenciar los siguientes campos:
 Tipo Asignación
Seleccionar según corresponda, en caso que el sistema no lo

traiga por defecto.
 Factor Carga
El sistema carga por defecto el valor de este campo al seleccionar

el Tipo de asignación.
 Carga Trabj

 Pct ETC Asignación

Página 138
Guía de formación
Proceso Matrícula
 Cálc Auto
Este campo se debe dejar marcado.

hacer clic en el botón 'Guardar'.
Tenga en Cuenta: El sistema valida que el número de horas programadas

corresponda con la parametrización Control de horas por tipo de curso.
Reserva de Aulas
Reserva de Aulas
Permite indicar cuál es el aula en la que se va a dictar la clase.
Paso a Paso


Página 139
Guía de formación
Proceso Matrícula

adicional donde se debe seleccionar la pestaña 'Reuniones' y diligenciar los
 Modelo
Seleccionar el modelo de clase 'PRIN'.
 Hora Inicio
Ingresar la hora inicio de la reunión.
 Hora Fin
Ingresar la hora fin de la reunión.
Página 140
Guía de formación
Proceso Matrícula
Se debe marcar el campo del día de la semana en que se dicta la clase.
Solo se debe marcar un día, por tanto, si la clase se dicta varios días de
la semana, se debe hacer añadir un modelo de clase por cada día, esto
se logra haciendo clic en el icono de la sección 'Modelo Reunión'.
Tener presente añadir un modelo de clase para semana de receso

escolar.
Tenga en cuenta: Las fechas del modelo de reunión deben estar dentro de
las fechas de la sesión.
 Buscar Aula
Cuando se hace clic en este botón el sistema abre la página

'Disponibilidad de Aulas', donde se muestra el listado de las aulas
que se encuentran disponibles en el horario y días indicados.
Para seleccionar un aula se debe hace hacer clic en el enlace

'Seleccionar Aula' y luego en el botón 'Volver'.
Esta acción debe repetirse para cada día en que dicta la clase.

hacer clic en el botón 'Guardar'.
Página 141
Guía de formación
Proceso Matrícula
Tenga en Cuenta: El sistema valida que el número de horas programadas

corresponda con la parametrización Control de horas por tipo de curso.
Eliminar Modelo de Reunión de Clase
Eliminar Modelo de Reunión de

Clase
Permite hacer ajustes sobre los modelos de la clase definidos, es decir, días
y horas en que se van a dictar las clases.
Paso a Paso


Página 142
Guía de formación
Proceso Matrícula

adicional donde se debe seleccionar la pestaña 'Reuniones' y realizar las
acciones indicadas debajo de la siguiente imagen:
 Secciones Clase
Ubicar la clase para la cual se requiere eliminar el modelo reunión

usando los botones de navegación.
 Modelo Reunión
Ubicar el modelo reunión que se requiere eliminar usando los botones

de navegación.
Página 143
Guía de formación
Proceso Matrícula
Luego se debe hacer clic en el icono , para eliminar el modelo

seleccionado.
Repetir esta acción si se requiere eliminar más modelos de clase.
Tenga en cuenta: Una vez eliminada una reunión, las horas que estaban
programadas en esta deben compensarse en nueva reunión o distribuirse en
las demás reuniones existentes.
4. Luego de realizar las acciones indicadas anteriormente, se debe hacer clic

en el botón 'Guardar'.
Detener Inscripción de Clase
Detener Inscripción de Clase
Permite cambiar el estado de inscripción de una clase.
Paso a Paso


Página 144
Guía de formación
Proceso Matrícula

adicional donde se debe seleccionar la pestaña 'Control de Inscripción'.
4. En el campo 'Estado Clase' se debe seleccionar el valor 'Detener

Inscripción'.
Tenga en cuenta: El estado 'Detener Inscripción' inhabilita el registro de

clases por parte de los estudiantes o administrativos a la clase en particular.
Página 145
Guía de formación
Proceso Matrícula
5. Por último se debe hacer clic en el botón 'Guardar'.
Proceso de Lista de Espera
Proceso de Lista de Espera
Esta funcionalidad permite introducir a los alumnos en la lista de espera para

la inscripción en las clases.
Paso a Paso
Menú Principal > Registros e Inscripciones > Proceso de Ciclos Lectivos

> Listas de Espera > Proceso de Lista de Espera
Página 146
Guía de formación
Proceso Matrícula
2. El sistema abre la página 'Lista de Espera' donde se debe seleccionar la

pestaña 'Añadir un Valor' e ingresar el 'ID Control Ejecución'.
3. El sistema abre la página 'Proceso Lista Espera' donde se debe

 Institución
 Ciclo
Página 147
Guía de formación
Proceso Matrícula
Seleccionar el ciclo lectivo para el cual se ejecuta el proceso.
 Sesión
Seleccionar la sesión para la cual se ejecuta el proceso.
 Materia
Seleccionar según corresponda, opcional.
 ID Curso
 Nº Clase
 Opc Proceso Lista Espera
Seleccionar la opción de proceso lista de espera según corresponda: 'A'

o 'Y'.
 A - Procesar Tds Cdtos LT
Con el valor 'A' se procesan todos los candidatos en la lista de

espera aptos para el proceso de evaluación.
 Y - Procesar Nvos Cdtos LT
Con el valor 'Y' se procesan todos los candidatos nuevos en la

lista de espera aptos para el proceso de evaluación.
4. Luego de diligenciar la información relacionada anteriormente, se debe

hacer clic en el botón 'Ejec' para ejecutar el proceso.
Seleccionar el proceso 'Lista Espera Reg Alumnos' (Tipo Proceso =

'PSJob') y hacer clic en el botón 'Aceptar'.
Página 148
Guía de formación
Proceso Matrícula

botón 'Monitor Procesos' para validar la finalización del proceso.

 Estado Ejec

en 'Correcto'.
6. Luego se debe hacer clic en el botón 'Guardar' y en el enlace 'Volver a

Lista de Espera' para regresar a la página inicial.
Página 149
Guía de formación
Proceso Matrícula
Verificar el Log para revisar que se haya realizado el proceso, si aplica.
Esta funcionalidad permite consolidar la información académica y realizar el

mantenimiento de la información del estudiante a partir de los eventos que
suceden con este, por ejemplo: actualizar el plan de estudios, plan
secundario o indicar si se encuentra en permiso.

el sistema:
 Cambiar Plan a Estudiante
 Cambiar Programa a Estudiante
 Cambiar Estado a Estudiante en Programa Plan
 Consultar Estado del Estudiante
Ruta
Menú Principal > Registro e Inscripciones > Información grados y
programas > Programa-plan alumno
Página 150
Guía de formación
Proceso Matrícula
Cambiar Plan a Estudiante
Cambiar Plan a Estudiante
Permite hacer modificaciones al plan en el que se encuentra activo un

estudiante para cambiarlo a otro plan que se adecue a sus características.
Paso a Paso

2. En la pestaña 'Buscar un valor' seleccionar el 'ID' del estudiante,

seleccionar el campo 'Corregir historial' y hacer clic en el botón 'Buscar'.
Página 151
Guía de formación
Proceso Matrícula
3. El sistema abre automáticamente la pestaña 'Programa del Alumno', dar

clic en el botón '(+)' para agregar un nuevo registro, correspondiente al nuevo
plan de estudios.
4. El sistema abre automáticamente una nueva página donde se deben

diligenciar los campos descritos debajo de la siguiente imagen:
 Fecha Efectiva
Ingresar fecha efectiva a partir de la cual rige el cambio de plan, el

sistema pone por defecto la fecha actual.
 Acción Programa
Seleccionar la "Acción Programa" que corresponda para el nuevo plan,

en este caso se selecciona la acción PLNC Cambio plan.
 Ciclo Admisión
Seleccionar ciclo de admisión que corresponda al nuevo plan.
5. Ir a la pestaña "Plan del Alumno" y seleccionar el plan académico que

corresponda según el cambio de plan.
Página 152
Guía de formación
Proceso Matrícula
6. Después de seleccionar el Plan se debe hacer clic en el botón 'Guardar'.
Volver al Inicio (#inicio)
Cambiar Programa a Estudiante
Cambiar Programa a Estudiante
Permite añadir un nuevo programa de estudios al estudiante.
Paso a Paso

2. En la pestaña 'Añadir' seleccionar el 'ID' del estudiante, en el campo

‘Grado Académico’ ingresar el grado al cual estará asociado el programa
del estudiante y hacer clic en el botón 'Añadir'.
Página 153
Guía de formación
Proceso Matrícula
3. El sistema abre automáticamente la pestaña 'Programa del Alumno',

donde se deben diligenciar los campos descritos debajo de la siguiente
imagen:
 Fecha Efectiva
Ingresar fecha efectiva a partir de la cual rige el nuevo programa, el

Seleccionar la opción Activar.
Seleccionar EAFIT.
Se especifica el nuevo programa en el cual será activado el alumno.
Página 154
Guía de formación
Proceso Matrícula
 Ciclo Admisión
Se indica el ciclo académico desde el cual tendrá vigencia el programa

adicionado.
 Los campos ‘Ciclo Lectivo Condición’ y ‘Campus’ se diligencian

automáticamente al momento de seleccionar el ‘Programa Académico’.
5. Ir a la pestaña 'Plan del Alumno' se debe verificar que se hayan

diligenciado de forma automática los campos 'Plan Académico', ‘Secuencia
Plan’, ‘Fecha Notificación’, ‘Ciclo Lectivo Condición’ y ‘Estado de
Orientación’.
6. Después de verificar el Plan del Alumno se debe hacer clic en el botón

'Guardar'.
Volver al Inicio (#INi)
Cambiar Estado a Estudiante en Programa Plan
Cambiar Estado a Estudiante en

Programa Plan
Permite hacer modificaciones sobre los estados que puede tener un

estudiante durante el desarrollo de un programa, ejemplo: activo, readmitido,
permiso, interrupción, suspensión, cambio grado, baja administrativa, entre
otros.
Página 155
Guía de formación
Proceso Matrícula
Paso a Paso

2. En la pestaña 'Buscar un valor' seleccionar el 'ID' del estudiante,

seleccionar el campo 'Corregir historial' y hacer clic en el botón 'Buscar'.
3. El sistema abre automáticamente la pestaña 'Programa del Alumno', dar

clic en el botón '(+)' para agregar un nuevo registro, correspondiente al nuevo
plan de estudios.
4. El sistema abre automáticamente una nueva página donde se deben

diligenciar los campos descritos debajo de la siguiente imagen:
Página 156
Guía de formación
Proceso Matrícula
 Fecha Efectiva
Ingresar fecha efectiva a partir de la cual rige el cambio de plan, el

Seleccionar la "Acción Programa" que corresponda para el cambio de

estado.
 Motivo Acción
Selecciona el motivo acción que corresponda al cambio de estado.
Tenga en Cuenta: En caso que la 'Acción Programa' y el 'Motivo

Acción' sea ‘Cambio de programa’, se deberá seleccionar en
‘Programa académico’ el nuevo programa que corresponda
 Ciclo Admisión
Seleccionar ciclo de admisión que corresponda al nuevo plan.
5. Después de seleccionar los campos anteriormente descritos se debe hacer

Consultar Estado del Estudiante
Consultar Estado del Estudiante
Página 157
Guía de formación
Proceso Matrícula
Permite consultar en qué estado se encuentra un estudiante durante el

desarrollo de su curso.
Paso a Paso

2. En la pestaña 'Buscar un valor' seleccionar el 'ID' del estudiante y hacer

clic en el botón 'Buscar'.
3. Realizar las consultas requeridas y salir de la funcionalidad.
Página 158
Guía de formación
Proceso Matrícula
Resultados de Exámenes
Grabar Examen de Clasificación
Esta funcionalidad permite registrar el resultado obtenido por un estudiante

en un examen de clasificación o en un examen de suficiencia de forma tal
que se logre asociar al programa académico de la persona, un componente
tipo examen que posteriormente le permitirá realizar una convalidación.
Paso a Paso
1. Ingresar a una de las siguientes rutas
Menú principal > Admisión de Alumnos > Puntuación Exámenes

Externos > Resultados de Exámenes
Página 159
Guía de formación
Proceso Matrícula
Menú principal > Registro e Inscripciones > Evaluación de

Convalidaciones > Resultados de Exámenes
2. El sistema muestra la página de búsqueda de 'Resultados de Exámenes'.

Para realizar una búsqueda debe ingresar ID estudiante o documento de
identidad o consultarlo a través de las opciones de búsqueda y dar clic en el
botón 'Buscar'
Dar clic en el ID de estudiante al cual se le vaya a grabar el examen
3. Seleccionar 'ID Exmn'. Ejemplo: Clasificación ingles adultos, es el tipo de

examen que se presentó. El flag 'Actz Elem Lista Control', se deja
seleccionado
Tenga en cuenta: Para consultar el resultado registrado por el docente el

administrativo debe ingresar por ruta: Menú principal > Registro e
Página 160
Guía de formación
Proceso Matrícula
inscripciones > Gestión de citas > Consultar Agenda del Docente.

En el campo resultado de cita aparecerán las observaciones registradas por
el docente.
 En la sección "Valores p/Def Componentes" puede diligenciar o seleccionar

valores en los campos. Si decide hacerlo, estos valores no son obligatorios
y se replicarán en cada componente adicionado en la
sección "Componentes Examen"
 Fecha Examen
Ingresar fecha de presentación del examen en el campo
 Origen Datos:
Seleccione la institución que ofreció la clasificación.
 Nivel Académico
Seleccionar el Nivel Académico
 En la sección "Componente Examen", se deben diligenciar los siguientes

campos:
 Componente: Para seleccionar el componente se debe escoger

aquel para el cual el estudiante ya alcanzó el nivel, ejemplo: si se va a
grabar examen donde ganó el curso 1, entonces el componente será
aquel que abarque el nivel 2 del plan, (AD002)
 Puntos: Mínimo 3 Máximo 5. El separador de decimal se debe

ingresar con punto (.) o coma (,) dependiendo del navegador que se
esté utilizando.
 Fecha Examen: Es la misma de la fecha de presentación del examen
 Origen Datos: Corresponde a la empresa o institución responsable

del examen
 Nivel Académico (Ejemplo: Idiomas)
Página 161
Guía de formación
Proceso Matrícula
Tenga en cuenta: En caso que se tenga que cambiar de plan dentro de un

mismo programa, se debe adicionar un nuevo de componente de examen y
calificarlo. Se deja la evidencia de todos exámenes.
4. Hacer clic en el botón Guardar
Volver al inicio (#inicio)
Funcionalidades Generales
Funcionalidades Generales
Hace referencia a aquellas funcionalidades que no están relacionadas a un

módulo de Epik EAFIT específico.
Visor de Consultas
Visor de Consultas
Esta funcionalidad permite generar reportes financieros, académicos, y de

cualquier otro tipo de información contenida en Epik, de forma que los
usuarios puedan acceder a informes preestablecidos y hacer consultas de
información. Los Informes son previamente creados vía Query, donde se
puede manipular los filtros y variables de información para construir el
informe deseado.
Paso a Paso
Menú Principal > Herramientas de Informes > Consultas > Visor de

Consultas
Página 162
Guía de formación
Proceso Matrícula
2. El sistema abre la página del Visor de Consultas donde se debe escribir el

nombre de la consulta o en su defecto usar un nombre y adicionar un
comodín, por ejemplo (%EA).
Luego se debe hacer clic en el botón 'Buscar', lo cual permite que el sistema
liste todas las consultas posibles con los criterios dados.
3. En el resultado de búsqueda en la opción 'Vista Carpeta' es posible

seleccionar la carpeta a visualizar Ejemplo FINANZAS.
O seleccionar la opción 'Todas las Carpetas', la cual permite ver todas las
consultas que se tienen creadas en el sistema.
Luego se debe hacer clic en la consulta requerida en el formato en el que se

desea ver el resultado de la consulta:
  Ejecutar en HTML
  Ejecutar en Excel
  Ejecutar en XML
El sistema muestra los criterios Id SET, Unidad de negocio, Tipo de ítem,

Ciclo Lvo Cta, entre otros, sean obligatorios o no.
 Ejecutar en HTML
En esta opción se abre otra página para diligenciar filtros como Unidad
de Negocio, Tipo de ítem y Ciclo Lvo cta, allí se puede descargar el
Página 163
Guía de formación
Proceso Matrícula
resultado de la consulta seleccionada, en 'Hoja de cálculo Excel',

'Archivo Texto CSV' o 'Archivo XML'.
 Ejecutar en Excel
Esta opción abre directamente la página de Excel. Diligenciar los filtros

que pide la consulta en caso de que aplique como Unidad de Negocio,
Tipo de ítem y Ciclo Lvo cta.
Esta opción descarga el resultado en un archivo de Excel.
 Ejecutar en XML
Si se selecciona XML, abre otra página en la cual permite diligenciar

filtros como Unidad de Negocio, Tipo de ítem y Ciclo Lvo cta.
 Añadir a Favoritos
Esta opción va agregando las consultas en la parte inferior de la página,

en una lista llamada 'Mis Consultas favoritas'.
Página 164

Proceso Matrícula

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Proceso Matrícula

Fecha y hora de creación 12/03/2018 17:50:00

Funcionalidades Generales ...................................................................................................................... 162

Realizar matrícula académica y financiera para el grado académico Idiomas

A continuación, es posible consultar la siguiente información sobre el proceso

 Entrada y Proveedor (#3)

 Salida y Dependencia/Proceso (#4)

 Actividades del proceso (#5)

 Imagen del Flujo del proceso (#6)

De forma administrativa se soportará la inscripción de los estudiantes que se

notificación de inscripción en la clase y la aceptación de políticas, y luego

Estudiantes con notas contabilizadas (en la historia Coordinación administrativa - fin de

Solicitud de aplicación de exenciones

Salida Dependencia o Proceso

Información que sale de la ejecución del Al que se le entrega la información de salida

Estudiantes matriculados (académica y

Actividades del proceso

Identificar forma de No se soporta en

Inscribir en lista de Funcionalidad -

Consultar factura y Autoservicio

Recibir y analizar petición Funcionalidad -

Hacer análisis de punto Funcionalidad -

espera horarios de clase

Recibir información sobre Funcionalidad -

Imagen del Flujo del Proceso

Volver al inicio (#Inicio)

Realizar Inscripción Administrativa

Realizar Inscripción Administrativa

El objetivo de este procedimiento es soportar la matricula académica y

A continuación es posible consultar la siguiente información sobre este

 Condiciones Generales (#3)

 Actividades del procedimiento (#4)

 Imagen del Flujo del procedimiento (#5)

Actividades del procedimiento

 Cambio de Clases, Programas y Planes Académicos

 Reagrupamiento Cursos Niños

 Estudiantes en Lista de Espera y Bilingüismo

 Inscripción después de Inicio de Clase

Imagen del Flujo del procedimiento

En el siguiente esquema es posible consultar la siguiente información sobre

 Actividades del procedimiento

 Imagen del Flujo del procedimiento

Actividades del procedimiento

Actividad ¿Cómo se soporta? Reportes

Imagen del Flujo del procedimiento

Volver al Inicio (#HOME)

Cambio de Clases, Programas y Planes Académicos

Cambio de Clases, Programas y

En el siguiente esquema es posible consultar la siguiente información sobre

 Actividades del procedimiento

 Imagen del Flujo del procedimiento

Actividades del procedimiento

Actividad ¿Cómo se soporta? Reportes

Imagen del Flujo del procedimiento

Volver al Inicio (#HOME)

Reagrupamiento Cursos Niños

Reagrupamiento Cursos Niños

En el siguiente esquema es posible consultar la siguiente información sobre

 Actividades del procedimiento

 Imagen del Flujo del procedimiento

Actividades del procedimiento

Actividad Funcionalidad Reportes

Imagen del Flujo del procedimiento

Volver al Inicio (#HOME)